====== Projets en cours ============================================= L intégration entre le logiciel commercial et le site corporatif optimise le travail dans Euro 07 S.A. Un interface a été créée entre les sites corporatifs de la Serbie et la Bulgarie et le système Atlas ERP permettant la maintenance automatique de données portant sur plus de 80 000 articles. Pendant la dernière année la société a réalisé quelques projets dans différentes directions, contribuant au développement de l infrastructure informatique. A l ordre du jour est le choix d une solution BI. YANA VITCHEVA Pendant son histoire étendue sur 16 années, Euro S.A. devient un des 6 distributeurs leaders sur le marché de pièces de rechange et de huiles pour les voitures personnelles et utilitaires. La société est importe directement des articles de plus de 80 sociétés constructeurs leaders d Italie, Espagne, France et du Japon. L organisation dans laquelle travaillent plus de 800 employés, dispose d un réseau personnel d entrepôts et de magasins de vente au gros et en détail tant en Bulgarie (Sofia, Blagoevgrad, Pazardjik, Plovdiv, Stara Zagora, Bourgas, Varna, Rousse, Veliko Tarnovo, Pleven), ainsi qu en Serbie (Belgrade, Novis Sad, Nish) et en Roumanie (Bucarest). La stratégie de développement d Euro 07 inclut l'ouverture de nouveaux sites commerciaux, l élargissement de la gamme des produits, l offre de nouveaux services ainsi que l amélioration professionnelle du personnel. Le but principal de la société est de renforcer son leadership sur le marché au niveau régional. DIRECTIVES LORS DE LA REALISATION DE L INFRASTRUCTURE INFORMATIQUE «Notre société a débuté avec un business de petite envergure. Avec son développement pendant les années il a ressenti de plus en plus le besoin de solutions informatiques appropriées pour l optimisation des activités. Quand les sites marchands sont beaucoup et qu ils se trouvent sur le territoire de différents pays, ces besoins sont encore plus pressants. Pendant les quelques dernières années, parallèlement au temps rapides de notre développement, nous avons réalisé une série de projets IT. Ils concernent non seulement les système de gestion des affaires que nous utilisons, mais aussi la communication entre les bureaux et la politique Internet de l organisation» a expliqué Vladimir Mihaylov, manager «Technologies Informatiques» chez Euro 07 S.A. La planification de nouvelles initiatives de la part du département IT commence par la recherche et l analyse de la solution nécessaire. Le projet est présenté et défendu devant le haut management de la société, et lors de cette étape il est évalué et on prend la décision finale sur le début de sa réalisation. «Si la réponse est positive, nous commençons notre travail sur la réalisation du projet, et de manière usuelle il est géré par des spécialistes de notre département. Il y a une multitude de projets que nous réalisons sans avoir recours a des prestataires externes par exemple dans le domaine de la communication, en relation avec la mise en place
de certains normes par rapport à l infrastructure informatique, et autres» a dit M. Mihaylov. SYSTEMES INFORMATIQUES Pour l automatisation des activités d entrepôt et de commerce, dans la société on utilise la solution Atlas ERP de AS Systems. Les données des magasins et des bureaux de l organisation se consolident au siège social à Sofia. Les représentants de la société travaillent avec des bases de données séparées sous MS SQL qui sont synchronisées sur des intervalles de quelques minutes, et de cette manière l information est regroupée pour les buts des comptes rendus et des analyses. Euro 07 a expliqué que le réseau VPN créé entre les sites en Bulgarie et Serbie permet ceci. Le produit englobe toutes les activités concernant les livraisons, les ventes, la circulation des marchandises et les relations avec les clients. «La solution nous fournit une fonctionnalité complète, qui est nécessaire à la réalisation de notre business vente en gros et au détail» estime Vladimir Mihaylov. Pour l automatisation de ces mêmes activités dans le bureau de la société à Bucarest on utilise le système Riscont d Orak Ingenering. «La raison d avoir choisi un autre produit est l offre de maintenance en Roumanie» ont précisé dans la société. «Les deus systèmes sont satisfaisants pour les besoins actuels, et quand nous avons besoin de fonctionnalités complémentaires les spécialistes des sociétés de développement les réalisent pour nous». Pour les buts de la comptabilité, la société utilise l application WorkFlow de BusineSoft SARL. Il y a une relation créée entre Atlas ERP et WorkFlow, qui permet le transfert automatique des factures pour leur prise en main par la comptabilité. Euro 07 ont partagé leurs commentaires positifs sur le produit STIL-TRZ et LS de EmSoft SARL qui permet l automatisation de la gestion des ressources humaines. Pour le suivi des amendements et de la mise à jour de la réglementation la société a donné son crédit à Ciela. GPS POUR LE SUIVI DES VEHICULES Pour le contrôle et la gestion du parc de transport de la société on a intégré la solution Transport Plus de Rila Solutions, utilisant les cartes de DataMap. Le produit fournit un suivi par GPS des véhicules qui sont à disposition de la société. Pour le transport utilitaire dans le cadre du commerce itinérant, la société a en possession plus de 100 véhicules (sur le territoire Bulgare) et pour les transports lourds, qui est destiné au transport de marchandises entre les entrepôts et les magasins, le transport est réalisé via des véhicules utilitaires et des camions. A l aide de la solution informatique on suit le respect des routes prédéfinies, les kilomètres parcourus, la vitesse, la dépense de carburant, etc. «Le système nous aide tant qu en ce qui concerne la réalisation d un contrôle fiable, qu en ce qui concerne l optimisation des routes. Ceci est prioritaire en ce qui concerne les coûts, car nous utilisons essentiellement notre propre transport. Les uniques exceptions sont pour les livraisons urgentes, pour lesquelles on compte sur les sociétés de transporteurs» ont commenté dans l organisation.
LES PROJETS ACTUELS A partir d Euro 07 nous ont dit quelles sont quelques unes des dernières initiatives IT réalisées. Le site corporatif est développé par Netage et il est utilisé tant en Bulgarie qu en Serbie, et on planifie son lancement en Roumanie. Entre la page web de la société et le système Atlas ERP a été créée une relation qui permet l échange bidirectionnel de données. Le site propose des possibilités de recherche et de commandes en ligne. A partir de la base de données du logiciel, on transfère de La structure informatique optimale suppose le travail en équipe des départements IT et business. Vladimir Mihaylov, Manager IT chez Euro 07 Quand on prend une décision d intégration d un nouveau produit il est important que cette intégration soit nécessaire à la société et non pas une cible non engagée d une part de l équipe. Tous les utilisateurs potentiels doivent réaliser cette nécessité, afin de collaborer au travail en planification. Un autre extrême dans cet aspect sont les cas dans lesquels on a besoin d une nouvelle solution IT, mais on ressent une récalcitrante d une part des employés le plus souvent à cause de la peur des nouveautés. Dans cet aspect le fait de convaincre les trois autres organisations qu une innovation donnée ne sera pas difficile mais va les faciliter dans leur quotidien de travail est un grand défi. L attitude du personnel envers les nouvelles solutions qui d une manière ou d une autre vont modifier leur manière de travail pose toujours un problème. Ce qui est important est qu on ait confiance et une attitude positive envers le département IT de la part des autres employés. Le fait de créer une bonne équipe IT est une tâche difficile mais très importante. Quand on peut compter sur les personnes avec lesquelles on travaille et qu il y a des règles et normes selon lesquels on réalise ses tâches, le focus peut être porté sur la réalisation des projets en cours. Le rôle de chef du département est aussi important lui, de sa part, doit donner des tâches formulées de manière claire, et d être en communication ininterrompue avec les membres de son équipe. Dans le cas contraire les résultats ne sont pas satisfaisants. Ces dernières années le choix d un type de logiciel précis est aussi un grand défi, car sur le marché on offre de plus en plus de solutions de qualité. Ce qui est important dans cet aspect est la bonne communication entre l IT et le business : il est important que les spécialistes IT connaissent les besoins de la branche en question, ainsi que ceux des utilisateurs des produits choisis et intégrés. Afin de pouvoir réaliser une structure informatique optimale, nous devons travailler en équipe et parler dans une même langue avec les autres départements. manière entièrement automatique des informations sur les articles avec leur positions dans l arborescence de l assortiment proposé (leur position par rapport aux autres articles en tant que relations et interchangeabilité) et détails tels que leur stock, leur prix, les escomptes, etc. «Un des défis en ce qui concerne la réalisation de la relation est justement cette structure complexe, qui est exigée de par la nature de nos affaires dans beaucoup de car une pièce de rechange a plusieurs pièces qui sont interchangeables. Le site a une très bonne fonctionnalité dans cette
direction par rapport aux critères de recherche saisis (marque, modèle, modification, année de fabrication, motorisation, etc.) les résultats affichent les articles correspondants aux critères saisis ainsi que toutes les variantes pour la pièce de rechange en question, proposés par d autres sociétés de fabrication. Les commandes passées en ligne s affichent automatiquement dans Atlas ERP après confirmation par un opérateur», a expliqué Vladimir Mihaylov. La conception du projet est faite par le département IT d Euro 07, et il est réalisé en collaboration entre AS Systems et les développeurs de la page corporative. De la société on a dit que la maintenance du site sans cette option aurait été impossible, car il offre plus de 80 000 articles actuels. Pendant la dernière année on a réalisé aussi une modification dans Atlas ERP portant sur le commerce itinérant que la société propose à ces partenaires. Une des dernières améliorations concerne les lignes de crédit des clients. «Cette évolution n est pas encore entrée en exploitation, mais nous planifions de l intégrer vers la mi mars de cette année. Le but essentiel est le suivi automatique des limites, afin de ne pas livrer des marchandises à des clients qui ont dépassé les sommes prédéfinies» a dit M. Mihaylov. Parmi les initiatives IT réalisées dernièrement est aussi la réalisation d un réseau VPN jusqu au bureau de la société à Bucarest et Belgrade, la normalisation des adresses email des employés de toute la société et l unification des logiciels utilisés. Nous avons aussi intégré des règles d utilisation de l Internet : elles consistent dans la restriction de l accès libre du personnel aux sites qui sont inconvénients pour les heures ouvrés, ainsi que dans la définition de différents niveaux d accès s y référant. Nous avons aussi acheté un domaine sr pour le site serbe corporatif, qui a été intégré en tant que standard l année dernière, afin qu il puisse remplacer le domaine de premier niveau.yu pour la Serbie. Nous avons aussi crée une structure de domaine à l aide du contrôler de domaines Windows. «Notre but était de faciliter la gestion de la structure IT à distance», a expliqué Vladimir Mihaylov. EN PERSPECTIVE La base de prise de décision de l équipe directoriale est les comptes rendus générés par le logiciel présent. Les chefs de départements et les manageurs régionaux ont accès à différents reports suivant la nature de leur travail, et le haut management utilise des comptes rendus consolidés. «Nous planifions des améliorations dans cette direction. Nous avons mis en place un projet pour le choix d une solution Business Intelligence (BI). Notre point de départ est de pouvoir trouver une manière plus rapide, plus souple et plus efficace pour la création de comptes rendus. Il est important à l équipe patronale d avoir une vue générale sur l activité, afin de pouvoir prendre des décisions de gestion d une manière très rapide. Étant donné que les systèmes informatiques spécialisés dans le commerce ne proposent pas de si grandes possibilités en ce qui concerne la génération de l information nécessaire, nous sommes à la recherche d autres solutions, et plus précisément le BI», a dit M. Mihaylov. Actuellement le projet est à l étape de recherche et analyse. On estime aussi dans la société l importance du transfert automatique de l information des systèmes de transaction vers le nouveau produit. Dans la société on estime que les grands moyens pour la modification des comptes rendus sans l ingérence des développeurs et des analyseurs business est d importance essentielle pour la gestion.
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