La Direction des Systèmes d Information CONSEIL PROVINCIAL. Rapport d activités. Document 14-15/RA/11

CONSEIL PROVINCIAL Rapport d activités La Direction des Systèmes d Information Document 14-15/RA/11 Rapport d activités 2014 (du 01/01/2014 au 31/12/2014).

Direction des Systèmes d'information Rue Georges Clémenceau, 15 4000 Liège N d'entreprise : 0207.725.104 RAPPORT D'ACTIVITÉS 2014 1. Historique... 4 2. Coordonnées du service... 4 3. Rapport sur la gestion du 1 er janvier au 31 décembre 2014... 6 3.1. Aspects relevant du personnel... 6 3.1.1. Mouvements, promotions, etc.... 6 3.1.2. Formation des agents... 7 3.2. Infrastructure réseau-intranet... 7 3.2.1. Serveurs... 7 3.2.2. Réseau et téléphonie...12 3.3. Maintenance et assistance...15 3.3.1. Acquisitions (aspects relevant de la gestion matérielle)...15 3.3.2. Manifestations...15 3.3.3. Gestion journalière...16 3.4. Projets et développements - Réalisations internes...17 3.4.1. Sites web...17 3.4.2. Ecole virtuelle...24 3.4.3. GiHEP...29 3.4.4. GiADE...32 3.4.5. PiPL...32 3.5. Projets et développements - Réalisations externalisées...33 3.5.1. Portail des rapports au Collège...33 3.5.2. Gestion du courrier entrant et sortant...35 3.5.3. Ecosystème ULIS...36 3.5.4. Logiciel ERP SAP...40 3.5.5. Logiciel de gestion de bibliothèque...41 3.5.6. Gestion des collections muséales...42 3.5.7. PMS/PSE...45 4. Marchés publics passés par le secteur...46 4.1. Contrat-cadre de service pour l'"accompagnement de la Province dans la mise en œuvre de ses systèmes d'information en tant que conseil et fournisseur de services informatiques"...47 4.1.1. Description du marché...47 4.1.2. Procédure négociée avec publicité européenne...48 4.1.3. Phase des candidatures...49 4.1.4. Remise des offres et négociations...49 4.2. Centrales de marchés...49 4.2.1. Contexte...49 4.2.2. En 2014...50 4.3. Ecosystème ULIS...51 Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 2

4.3.1. Renon au contrat...51 4.3.2. Nouveau marché...51 Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 3

1. HISTORIQUE Pour rappel, lors du vote du budget provincial pour l'exercice 1999, la décision a été prise de mettre en place la réalisation d'un Intranet provincial pour l'ensemble des Etablissements et des Services provinciaux. Cette décision s'est concrétisée par l'organisation d'un marché européen pour la "Désignation d une Interface de Conseils et de Coordination en vue de l organisation de services sur l'intranet à la Province de Liège", marché qui a abouti, en octobre 1999, à la conclusion d'un contrat-cadre avec la société INCOTECH, issue de l'association momentanée SMAP-NRB-ALE-AII (contrat remis en concurrence en 2014). L'organisation mise en place dans le cadre de ce contrat comprenait plusieurs organes de gestion, dont la Cellule de Coordination de l'intranet constituée pour accompagner la mise en place de l'intranet et sa valeur ajoutée, composée des chefs des secteurs sous la présidence du Greffier provincial, assisté d'une cellule portant le même nom (voir ancien logo ci-contre), composée de quelques agents issus de différents secteurs, dont le service informatique de l'administration Centrale Provinciale (quelques agents). Considérée comme un secteur indépendant jusqu'en 2011, cette Cellule de coordination de l'intranet, est ensuite devenue la Direction des Systèmes d'information (ciaprès : DSI), et fait à présent partie de la Direction générale transversale (DGT) du Budget, des Ressources humaines, des Affaires générales, des Technologies de l'information et de la Communication (et ce suite à la résolution du Conseil provincial du 24 novembre 2009). Cette direction regroupe le Service informatique, dont les activités et projets seront abordés dans le présent rapport d'activités relatif à la compétence informatisation (voir logo actuel ci-contre), mais également le Service des Archives et le Complexe provincial des Hauts-Sarts (imprimerie blanchisserie). Pour l'ensemble de cette direction, l'année 2014 aura été une année de transition, puisque son Directeur, cheville ouvrière de l'informatisation des services provinciaux, a pris sa retraite, et que plusieurs contrats informatiques importants ont été remis en concurrence. 2. COORDONNEES DU SERVICE Direction des Systèmes d'information Rue G. Clémenceau, 15, 4000 LIEGE Pour tout contact avec la Direction : 04/237.25.00-04/237.25.09 informatique@provincedeliege.be Pour prise en charge d'un problème technique : 04/237.25.10-04/237.25.09 informatique.helpdesk@provincedeliege.be Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 4

Figure 1 - Organigramme : agents incorporés au sein de la DSI (au 31/12/2014) Direction des Systèmes d'information 1 Directrice a.i. 1 Première Attachée Coordination administrative et logistique 1 Attaché 1 Graduée 2 Employées d'administration 1 Ouvrier qualifié (chauffeur) Coordination technique 1 Premier Attaché 1 Chef de bureau spécifique informatique Service "réseau- Intranet" : Réseau, courrier électronique, téléphonie Service "de maintenance et d'assistance": Gestion du parc informatique et assistance utilisateurs 1 Premier attaché Service "Projets et développements" : Applications et simplification admin.: solutions internes et externes 6 Gradués - 1 Moniteur de formation et de réadaptation professionnelle - 1 Employé d'administration 2 Employés d'administration - 5 Agents techniques - 3 Techniciens 3 Attachés - 11 Gradués Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 5

3. RAPPORT SUR LA GESTION DU 1 ER JANVIER AU 31 DECEMBRE 2014 Pour rappel, l'informatique est la science du traitement de l'information, cette dernière possédant une valeur d'autant plus grande qu'elle contribue à l'atteinte de manière efficiente des objectifs de l'organisation. Un système d'information représente l'ensemble des éléments participant à la gestion, au traitement, au transport et à la diffusion de l'information au sein de l'ensemble de l'organisation. Très concrètement, selon le degré d'externalisation adopté, le périmètre du terme "Système d'information" peut être très différent d'une organisation à une autre et peut recouvrir, selon les cas, tout ou partie des éléments relatifs à la gestion, au transport et à l'intégration de l'information : Bases de données de l'entreprise, Progiciel de gestion intégré (par exemple SAP), Outil de gestion de la relation client (PiPL), Applications métiers (par exemple ALEPH bibliothèque -, ULISCMED contrôle médical - ), Infrastructure réseau, Serveurs de données et systèmes de stockage, Postes de travail, Serveurs d'application, Serveurs de courrier électronique, Réseaux de téléphonie interne (téléphonie IP, téléphonie mobile), Services Internet, Dispositifs de sécurité, Dans ce rapport d'activités, après un récapitulatif des aspects relatifs à notre personnel, les différents projets et réalisations 2014 de la Direction des Systèmes d'information seront présentés selon la répartition suivante, correspondant également à l'organigramme du Service informatique : Infrastructure / réseau : A la base de tout système d'information, il y a un réseau qui nécessite une gestion physique et logique quotidienne du réseau mais aussi des différents services y associés (téléphonie interne et mobile, messagerie électronique, sécurité et autres services pilotés par l'informatique, gestion des serveurs). Projets et développements : Grâce à l'intranet, les agents peuvent accéder à tout un ensemble d'applications développées soit en interne, soit par des fournisseurs extérieurs. C'est la valeur ajoutée sur l'intranet, impliquant la nécessité d'une équipe de développeurs et/ou chefs de projet assurant le suivi des différents projets de développement et/ou acquisitions, et le dialogue avec les services provinciaux. Maintenance et assistance : Pour utiliser ces applications et services, il faut du matériel informatique (des postes de travail, des serveurs, des imprimantes ) qui doit être géré et maintenu. Il faut également assurer l'assistance aux utilisateurs. 3.1. ASPECTS RELEVANT DU PERSONNEL Les arrivées 3.1.1. MOUVEMENTS, PROMOTIONS, ETC. Une 1 ère attachée et trois gradués ont rejoint notre équipe en 2014 (trois recrutements et un transfert interne). Une employée d administration a également rejoint notre équipe dans le cadre spécifique de la réorganisation du helpdesk (transfert interne). Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 6

Les départs Le directeur en chef a pris sa retraite au 31 mars 2013. Une employée d administration a obtenu son transfert interne vers un autre service provincial. Des fonctions supérieures ont été accordées à deux de nos agents en 2014. Un service qui s inscrit pleinement dans la politique de diversité menée par la Province La Direction des Systèmes d'information s'inscrit en effet concrètement dans la politique de gestion de la diversité des ressources humaines adoptée par le Collège dès 2008, afin de refléter au mieux la diversité de la société sous l angle du genre, du handicap, de l origine ou encore de l âge, puisque notre équipe est composée de près de 40 agents de 25 à 65 ans, certains d'origine africaine et asiatique et d'autres bénéficiant de la reconnaissance de l'agence Wallonne pour l'intégration des Personnes Handicapées. 3.1.2. FORMATION DES AGENTS Au cours de l'année écoulée, les agents de la Direction des Systèmes d'information ont notamment suivi les formations et assisté aux séminaires, conférences suivants : EPA (Formations organisées par la Province de Liège). 3 agents ont suivi la formation en management et communication (second cycle). Autres formations et séminaires 2 agents ont participé au congrès ICT & Public Sector -> Bruxelles à raison d un jour. 2 agents ont suivi : une formation ORACLE DATABASE 12C Administration->Technifutur à raison de 3 jours. 2 agents ont suivi : un séminaire Microsoft-Exchange 2013 -> XYLOS-Bruxelles à raison d un jour. 2 agents ont suivi : un séminaire Basic Security -> Belnet à raison d un jour. 2 agents ont suivi : un séminaire showroom Alcatel -> Alcatel à raison de 2 jours. 1 agent a suivi : une formation Oracle -> Egilia à raison de 5 jours. 1 agent a suivi : un Certificat en Management de la sécurité des systèmes d information (InfoSafe)-> Université de Namur à raison de 20 jours. 3 agents ont suivi : une formation AB Network -> Evènement SecurActive à raison d une demijournée. La volonté est également de stimuler la formation et le partage de connaissances en interne. Pour ce faire, des demi-journées de formation sont planifiées lors desquelles 1 ou 2 collaborateurs sont invités à présenter des outils, des techniques ou des technologies qui présentent un intérêt pour le service. Cela s inscrit également dans la veille technologique assurée par le service. 3.2. INFRASTRUCTURE RESEAU-INTRANET Pour rappel, l Intranet de la Province de Liège, c est un vaste réseau fibre optique à haute performance reliant plus de 450 bâtiments répartis sur l ensemble du territoire de la province de Liège. Ce vaste réseau permet de mettre à disposition des agents provinciaux un nombre important de services utiles au bon accomplissement de leurs missions. On peut citer par exemple la téléphonie, le courrier électronique, l accès vers Internet et le monde extérieur, les nombreux applicatifs développés en interne ou par nos partenaires extérieurs. Cette infrastructure Réseau- Intranet est gérée par deux équipes (équipe "serveur" et équipe "réseau/téléphonie") qui collaborent au quotidien pour assurer sa gestion et son évolution. 3.2.1. SERVEURS L équipe "serveurs" (composée de deux gradués informaticiens, d un employé d administration et d un moniteur spécialisé) s occupe plus particulièrement de la gestion physique des infrastructures Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 7

système (serveurs, espaces de stockage et réseau permettant d y accéder) et assure la gestion logique de plusieurs services : courrier électronique, stockage et organisation des données des services provinciaux, services d impressions bureautiques, sécurité informatique, connectivité avec les partenaires de la Province de Liège (réseau des bibliothèques), gestion des accès extérieurs pour télémaintenance ou travail à domicile, fourniture d applications diverses, etc. Elle a également pour mission d assurer la maintenance et le suivi des problèmes liés à ces structures logiques et physiques. En plus de cette gestion quotidienne, l équipe "serveurs" collabore activement à la mise en place de divers projets provinciaux par l entremise de l analyse des technologies nécessaires aux projets, la participation aux réunions techniques (avec les services provinciaux ou avec des intervenants extérieurs), la mise en place et l'intégration des technologies dans les infrastructures provinciales, la rédaction de documents techniques et de procédures. Les agents de cette équipe suivent aussi régulièrement des formations ayant pour but de maintenir ou d améliorer leurs connaissances non seulement dans le monde informatique mais également dans le fonctionnement de l institution provinciale. GESTION QUOTIDIENNE ET AMELIORATIONS Gestion des infrastructures Depuis 2010, le centre de données de la Province de Liège est situé à Liège dans le bâtiment "Opéra". Les différents aspects de la gestion quotidienne de ce centre sont assurés par l équipe "serveurs". Quelques exemples : monitoring et maintenance, backup, maintien des performances, gestion de la sécurité informatique, suivi des conditions d hébergement (électricité, systèmes de refroidissement), etc. Depuis 2013, la Province de Liège dispose d une nouvelle infrastructure d hébergement de serveur au sein de sa DMZ située chez le partenaire informatique NRB à Herstal. Une DMZ (Demilitarized Zone) est une zone sécurisée par un ou plusieurs pare-feu où l on héberge des applications plus ou moins critiques. Cette infrastructure héberge différents services ayant pour point commun un besoin de disponibilité aussi bien depuis l Intranet que depuis Internet. Cet investissement a permis de rationaliser les coûts liés à des prestations de services externalisées. Quelques-uns de ces services (liste non exhaustive): Le site web du Gouverneur Le site web de la Fédération du Tourisme de la Province de Liège Gestion des horaires des professeurs de la Haute Ecole Authentification des étudiants utilisateurs du Wifi provincial Courrier électronique La gestion de la messagerie électronique de la Province de Liège est entièrement assurée par l équipe "Serveurs", tant au niveau matériel que logiciel. Elle se doit d évoluer en fonction de normes et de besoins en constante évolution : mobilité, disponibilité, aide à l organisation, sécurité, etc. Pour rappel, la possibilité était déjà donnée à chaque agent d utiliser sa messagerie provinciale depuis Internet via le système de webmail (https://wm.provincedeliege.be) tout comme les conseillers provinciaux. Dans un objectif de mobilité accrue, l équipe "serveurs" peut maintenant connecter les appareils dits mobiles (smartphones et tablettes numériques) au courrier électronique. Depuis 2013, il est également possible d avoir accès à ses fichiers professionnels ainsi qu à la GED depuis les tablettes ou smartphones "provinciaux". Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 8

Toujours dans ce même objectif de mobilité, il est maintenant possible, pour les agents équipés d appareils mobiles, de disposer d un système d archivage dit "online" permettant de disposer à tout moment de ses archives email, quel que soit le support. L équipe assure également la création et la configuration des comptes mail aussi bien pour des agents que pour des services entiers, et offre des aides à la gestion administrative notamment grâce à la mise en place de calendriers collaboratifs en fonction des besoins émis au sein de la Province. Cet outil est largement utilisé dans le cadre de la gestion électronique des prestations. Ces outils de gestion ont été mis en place en 2014 dans plusieurs services (DGT, Services de la Santé, etc.) L aspect sécurité est également pris en compte, et ce à plusieurs niveaux : protection contre les spams, contre les virus et contre les pertes de données. Depuis 2012, la Province a opté pour la solution anti-spam et anti-virus de l éditeur "Websense", mondialement reconnu dans le domaine de la sécurité informatique. La particularité de cet outil est de permettre l analyse des courriels avant même leur arrivée dans les systèmes provinciaux. De plus, ce produit étant une suite logicielle déjà utilisée dans le cadre du filtrage Internet, il présente donc aussi l avantage d être maîtrisé par les agents de l équipe "Serveurs". Quelques chiffres : La Province de Liège c est : o 3 serveurs de courrier, dont 2 en réplication instantanée ; o Un volume de 700 Gigaoctets de mails échangés chaque mois ; o 4.100 boites mails (-100 par rapport à 2013 en raison de la suppression des comptes de l hôpital de Lierneux) ; o Près d un million et demi de mails reçus mensuellement dont 800.000 sont rejetés en temps réel avant d arriver sur nos systèmes (spam connu et certain à 100%) ; 50.000 sont interceptés au moment d entrer dans nos systèmes (spam certain à 99%) ; 800 contiennent des virus et sont bloqués (4 fois plus qu en 2013!) ; 50.000 sont mis en quarantaine par le système anti-spam traditionnel ; De ce traitement automatisé, il reste donc aux environs de 420.000 messages reçus mensuellement par la Province de Liège, ce qui représente une augmentation de 70% par rapport à 2013. La figure ci-dessous indique le nombre de mails et de SPAM reçus chaque mois. Figure 2 - Répartition mails / SPAMS 700000 600000 500000 Répartition mails/spam 400000 300000 200000 SPAM "Vrais" Mails 100000 0 Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 9

Stockage et organisation des données En dehors des applications "métier", chaque agent a besoin d un certain nombre de données informatiques utiles au bon fonctionnement de son service. Ces données doivent être centralisées afin de permettre à plusieurs personnes d en bénéficier et d améliorer ainsi l efficience et la collaboration des services provinciaux, mais doivent également être sécurisées et organisées. L équipe "Serveurs" est ainsi chargée de mener l analyse des besoins au sein des services provinciaux et de mettre en place des solutions de partage de fichiers adaptées à chacun. Elle assure également la sauvegarde de ces données depuis 2012 et offre plusieurs points de restauration par jour (alors que par le passé, il y en avait maximum un par jour). Auparavant, cette sauvegarde était assurée par la société NRB. Depuis 2013, le temps de rétention des sauvegardes est monté à 17 semaines. De plus des copies de sécurité de ces sauvegardes sont maintenant systématiquement envoyées vers l ancien centre de données de Seraing (bâtiment de la DG Enseignement) en cas de problème majeur sur le site de Liège. Impressions bureautiques Dans le but d assurer une rationalisation des impressions au sein des services provinciaux, la Province de Liège fait depuis 2010 l acquisition de systèmes multifonctions (appelés MFP) capables d assumer impressions, photocopies, numérisations de documents, envois et réceptions de fax sur le même matériel, ce qui permet une rationalisation des équipements utilisés et donc des coûts de fonctionnement qui y sont liés. Ces systèmes, de même que les imprimantes classiques, sont configurés et déployés chez les agents provinciaux par l équipe "Serveurs". Celle-ci travaille également à la mise en place de l impression sécurisée. Grâce à celle-ci, chaque collaborateur de la Province pourrait débloquer ses travaux d impression avec sa carte de pointage électronique sur n importe quel MFP, et numériser des documents directement vers sa boite mail. Sécurité du réseau : filtrage d Internet Depuis 2001, la Province de Liège utilise un logiciel de filtrage pour l accès à Internet tant pour l Enseignement de la Province de Liège que pour les secteurs de l administration. Ce logiciel permet de protéger les élèves mais aussi les agents provinciaux des contenus inappropriés qu ils pourraient trouver sur Internet. Mais il assure surtout la protection du réseau et des données de la Province de Liège en bloquant les sites malveillants, porteurs de virus et programmes préjudiciables qui pourraient notamment "voler" des informations. D autre part, il constitue un rempart contre une utilisation contre-productive et chronophage de l Internet. Depuis 2008, la Province utilise la solution de filtrage de l éditeur américain Websense, dont la configuration et la maintenance sont assurées par l équipe "Serveurs". Comme annoncé dans le rapport d activités 2011, la Province de Liège a désormais étendu l utilisation de ce produit au filtrage et à la sécurité du courrier électronique. Avec la mise en place du Wifi dans les établissements d enseignement provincial dans le cadre du projet "Eduro@m 1 " et l utilisation croissante des outils informatiques de manière générale, le nombre de connexions à notre réseau a augmenté de 20% par rapport à 2013. 1 Le service Eduro@m offre à tout utilisateur un accès simple et sécurisé aux réseaux sans fil de la HEPL, mais aussi de toutes les autres institutions participantes en Belgique ou à l'étranger. En effet, il permet aux utilisateurs qui visitent une autre institution reliée à Eduro@m de se connecter au réseau sans fil en utilisant les mêmes informatisations d identification (nom d utilisateur et mot de passe), que s'il était dans son institution d origine. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 10

Quelques chiffres : o Chaque jour, 4.500 utilisateurs du réseau de la Province de Liège se connectent à Internet, cela représente une augmentation de 20% par rapport à 2013 o Près de 4.000.000 de sites sont visités quotidiennement ; o Un volume de surf annuel de 75,5 TeraOctets, soit l équivalent de 19.000 DVD! o Une moyenne journalière de 350 sites porteurs de virus sont bloqués (150 de moins par rapport à 2013 et 350 de moins par rapport à 2012). La figure ci-dessous montre l évolution du nombre de sites Internet visités depuis le réseau de la Province de Liège en 2014. Figure 3 - Nombre de sites Internet visités depuis le réseau de la Province de Liège 7000000 6000000 5000000 4000000 3000000 2000000 1000000 0 Nombre de sites visités Gestion des accès "Extranet" Afin de permettre aux Conseillers Provinciaux d accéder aux documents du Conseil, à la Revue de Presse et à la Photothèque depuis l extérieur du périmètre de l Intranet (par exemple, leur domicile), la Province de Liège a mis en place un système rendant possible ces accès depuis l'extérieur, et ce de manière sécurisée. Compte tenu de l évolution des technologies, nous avons opté pour un système d "Appliance", sorte de boitier tout-en-un qui conjugue les fonctions matérielles et logicielles nécessaires à l établissement de connexions sécurisées depuis l extérieur de la Province (par exemple via l utilisation de la carte d identité électronique). En plus d assurer la maintenance et l évolutivité de ce système, l équipe "Serveurs" doit également faire face aux demandes croissantes de travail à distance (sur ordinateurs portables ou tablettes numériques) de la part de certains agents provinciaux en itinérance. De la même manière, elle fournit également la possibilité aux partenaires et fournisseurs de la Province de Liège d accéder à certaines données ou d effectuer de la télémaintenance. C est également via ce système que des solutions de mobilité ont pu être développées afin de permettre aux agents disposant de tablettes ou de smartphones d accéder à leur fichiers et applications de manière sécurisée et ce depuis n importe où, pour autant qu ils disposent d une connexion à Internet. Enfin, l équipe "serveurs" a adapté ce produit de manière à pouvoir connecter les bibliothèques partenaires de la Province de Liège au réseau ALEPH, et ce sans acquisition de matériel de leur part. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 11

Ce système est en cours de renouvellement depuis début décembre 2014. Au vu de la criticité croissante de ce service, la Province de Liège a opté pour un système fonctionnant sur 2 "Appliances", permettant ainsi une meilleure continuité de service en cas de panne ainsi qu une répartition des charges. Maintenance et Helpdesk L équipe "Serveurs" assure également un suivi des problèmes liés à ses activités et un helpdesk dit de "niveau 2" pour les problèmes techniques relatifs aux infrastructures décrites ci-dessus. Le nombre total de problèmes traités ainsi annuellement par cette équipe s élève à 1.538 (+10% par rapport à 2013 et en prenant en compte uniquement les problèmes encodés dans le logiciel de helpdesk de la DSI). Parallèlement, un des agents de l équipe est dédicacé à la résolution des problèmes techniques rencontrés par les Conseillers et Députés Provinciaux. NOUVEAUX PROJETS L équipe "Serveurs" a participé en 2014 à un certain nombre de projets dont les plus importants seront présentés ici. Parmi ceux-ci, la plupart nécessiteront une gestion plus ou moins quotidienne dès l année prochaine. Ces projets peuvent être internes à la DSI, transversaux au sein des services provinciaux ou directement orientés vers le public ou les partenaires de la Province de Liège dans le cadre de la supracommunalité. Quelques exemples : Renouvellement du système de stockage centralisé : Depuis 2008, la Province de Liège a fait le choix de virtualiser ses serveurs informatiques, de manière à mutualiser les espaces de stockage et à maximiser l utilisation des infrastructures. Les contrôleurs des systèmes de stockage (sorte de cœur ou de moteur du système) ayant été acquis en 2010 et la demande, à la fois d espace et de puissance, ne faisant que croître, la Province de Liège a décidé de les remplacer par un modèle supérieur. L équipe serveur a ainsi été chargée de la migration de ce système, migration qui a commencé au mois de mars 2014 pour se terminer le samedi 8 novembre 2014 ; et ce de manière totalement transparente vis-à-vis des utilisateurs des outils informatiques. Ecran de diffusion : En collaboration avec le Service de la Communication et l équipe "réseau/téléphonie", le service a mis en place un système mutualisé de gestion et diffusion de contenu sur les différents écrans d accueil de la Province. Un des agents de l équipe serveur est chargé de la mise en service et du suivi des écrans de diffusion autant de manière permanente dans les services provinciaux qui en émettent le besoin (par exemple, le bâtiment Charlemagne Place République française qui bénéficie d une excellente visibilité, le service des sports à l occasion des 100 ans de Liège-Bastogne-Liège), que lors d évènements plus ponctuels (Expositions, salons). Connexion des utilisateurs externes et des partenaires : L équipe serveur procède depuis début décembre à la migration du système "VPN" (Virtual Private Network) qui permet de connecter les utilisateurs du travail à domicile, ainsi que les partenaires et fournisseurs de la Province de Liège. La première priorité de cette migration est d intégrer les bibliothèques partenaires de la Province de Liège. Intégration informatique du Château de Jehay : La Province de Liège pourvoyant maintenant aux besoins informatiques de certaines ASBL para provinciales, l équipe serveur a notamment été chargée d intégrer le parc d ordinateurs du Château de Jehay aux infrastructures informatiques de la DSI. 3.2.2. RESEAU ET TELEPHONIE L équipe "réseau/téléphonie" (composée d'un chef de bureau et quatre gradués informaticiens) s occupe plus particulièrement de la gestion physique du réseau et de l infrastructure spécifique à la téléphonie. Elle en assure la gestion quotidienne mais participe également à son évolution. En Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 12

2013, plus de 1.200 interventions de cette équipe (dépannage ou assistance) ont été répertoriées au niveau du helpdesk de la DSI. Quelques chiffres : Le réseau de la Province de Liège c est o Plus de 80 sites interconnectés au travers d une centaine de liaisons physiques ; o 200 km de fibre optique ; o Environ 500 équipements réseaux (switchs, routeurs) gérés et surveillés en temps réel ; o Une téléphonie hétérogène (IP, numérique et analogique) d environ 4000 postes téléphoniques. Ci-dessous, une cartographie du réseau de la Province de Liège disponible sur le portail Intranet : http://www.intranet.plg/intra10/images/network.png affichant en temps réel un aperçu de l état du réseau. Figure 4 - Cartographie du réseau de la Province de Liège GESTION QUOTIDIENNE ET AMELIORATIONS En complément aux interventions d assistance et de dépannage transmises via le helpdesk de la DSI, et à la gestion journalière et la maintenance du réseau informatique, du réseau téléphonique et du serveur anti-virus F-secure (antivirus PC), l équipe réseau/téléphonie a été impliquée en 2014 dans les actions suivantes : Couverture Wifi Dans la continuité des projets de déploiement du wifi qui ont été initiés en 2013, l équipe réseau/téléphonie met en place l uniformisation du service proposé en déployant les mêmes réseaux Wifi sur chaque site provincial qui en dispose. L objectif est de pouvoir fournir une connectivité Internet aux visiteurs, aux étudiants (via le projet d échange Eduroam ) et aux appareils mobiles ainsi qu une connectivité à l Intranet pour les agents provinciaux qui disposent d un ordinateur portable provincial. En 2014, du Wifi a été déployé ou amélioré sur les sites de la Haute école (Eduroam : 27 antennes), de l enseignement secondaire (projet tablette numérique : 8 antennes), et administratif (48 antennes) Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 13

1. Catégorie paramédicale : Barbou, Intermosane, Verviers, Huy 2. Catégorie agronomique : La Reid 3. Catégorie technique : Verviers, Seraing, Liège 4. Catégorie économique : Jemeppe 5. Catégorie pédagogique : Jemeppe, Liège 6. Catégorie sociale : Jemeppe, Liège 7. Ipes Herstal 8. Ep Herstal 9. Ep Huy 10. LTPJ Boets 11. Ipes Crisnée 12. Ipes Ougrée 13. Ep Seraing 14. Ipesp Micheroux 15. Ipes Huy 16. Ps seraing 17. Ps Jemeppe 18. Palais 19. Maison de la formation Téléphonie interne L intégration dans la téléphonie interne de la Province de Liège du site de la Supracommunalité a été réalisée en 2014. Cette intégration d environ 20 postes téléphoniques s inscrit dans la continuité de rationalisation des coûts de communication et uniformisation des technologies utilisées. Dans le but d analyser et tester les nouvelles technologies dites de communications unifiées 1 afin de préparer l avenir de la téléphonie de la Province de Liège en terme de coûts, de fonctionnalités (notamment afin de pouvoir proposer des services de supracommunalité) de mobilité et de disponibilité, deux démonstrations de faisabilité ou POC (Proof Of Concept 2 ) de 6 semaines ont été réalisés avec du matériel Unify (Siemens) et Cisco pour tester en situation réelle avec le service de la DSI. Réseau 1. POC (Proof of Concept) Securactive : SecurActive est un éditeur spécialisé sur les marchés NPM et APM (Network & Application Performance Management) permettant d'obtenir une vision globale de la performance des infrastructures et des applications. Grâce à Performance Vision, on peut surveiller les flux sur des points stratégiques de l intranet, afin de mesurer la performance ressentie par nos utilisateurs ainsi que l'utilisation de notre infrastructure réseau. Moyennant paramétrage correct de l outil et transfert de compétences en faveur de nos agents au début de sa mise en œuvre, nous pourrons donc identifier beaucoup plus aisément à quel stade particulier les lenteurs se produisent, et concentrer notre analyse directement là où c est nécessaire. L installation de cette solution débutera en janvier 2015. 2. Mise en place d un serveur d authentification "Radiator" synchronisé avec l école virtuelle afin de sécuriser les accès à l internet des utilisateurs WIFi de la Haute Ecole (projet Eduroam), internats (Seraing, Barbou, Verviers, Jemeppe, Liège Coronmeuse). 1 On désigne par «Communications unifiées» un ensemble de nouveaux services destinés aux professionnels en entreprise permettant d'intégrer étroitement les moyens de communications interpersonnels temps réel, comme la téléphonie fixe et mobile, la visiophonie, les ponts de conférence audio / vidéo, avec les outils de travail collaboratif (comme la messagerie instantanée, la présence, les systèmes de conférences par le web, de partage et de gestion de documents ) et l'environnement informatique, notamment les outils de bureautique, comme le client de messagerie électronique, l'agenda, le traitement de texte ou le logiciel de visionnage de présentations, tous services auxquels l utilisateur accèdera au moyen d'une interface unique, simple et conviviale, intégrée discrètement dans son environnement de travail habituel. 2 Un POC (Proof of concept), ou encore démonstration de faisabilité, est une réalisation courte ou complète d une certaine méthode pour démontrer sa faisabilité Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 14

3. Mise en place d un accès WIFi, acquisition de 7 écrans et collaboration à la qualité des développements pour l Exposition Phenix 21. 3.3. MAINTENANCE ET ASSISTANCE Le rôle de l équipe "Maintenance et Assistance" est axé sur le service et support à fournir aux agents provinciaux afin qu ils puissent profiter pleinement de l outil informatique dans le cadre de leurs missions. En 2014, le helpdesk a enregistré plus de 5.000 appels via son numéro unique (04/237.25.10) et 1.270 mails via sa boîte générique (informatique.helpdesk@provincedeliege.be), qui ont donné lieu à la planification de plus de 8.700 interventions de maintenance. Selon leur nature, ces appels sont gérés par le Service de Maintenance et Assistance, ou transmis à l'un des deux autres services (Réseau-Intranet ou Projets-développements). 3.3.1. ACQUISITIONS (ASPECTS RELEVANT DE LA GESTION MATERIELLE) Rationalisation des impressions o Afin de poursuivre les objectifs de rationalisation de l impression à la Province de Liège définis en 2010 (principe d acquisition de matériel d impression avec un coût fixe à la page), 20 imprimantes dites multifonctions ont été installées sur différents sites et le renouvellement de 5 imprimantes a été acté. Ces imprimantes à coûts fixes ont permis de rationaliser le nombre d imprimantes à coûts variables (763 au 01/01/2010 contre 502 au 31/12/2014) mais également de supprimer bon nombre de FAX, scanners et photocopieuses et faire diminuer de manière conséquente les coûts de fonctionnement liés à ces équipements. Renouvellement du parc informatique Pour maintenir à jour le parc informatique qui se compose d environ 2000 ordinateurs, une acquisition de 300 ordinateurs fixes, 370 écrans, 37 ordinateurs portables et 10 tablettes numériques a été réalisée. Ces acquisitions doivent notamment permettre le renouvellement d ordinateurs qui supportent le système d exploitation Windows XP qui n est plus maintenu par son éditeur, Microsoft, depuis avril 2014. Le service Maintenance et Assistance procède à l installation et à la configuration de ce matériel grâce à une application développée en interne par un agent et qui permet le déploiement du système d exploitation et d une sélection à la carte des logiciels nécessaires. Cet outil permet de gagner en efficacité et d'être réactif pour la préparation du matériel demandé. 3.3.2. MANIFESTATIONS Le service Maintenance et Assistance a participé aux nombreuses manifestations économiques, sociales, culturelles et sportives organisées par la Province de Liège en 2014. Il y a assuré le prêt, la préparation, la configuration et l installation du matériel informatique utile au bon déroulement des activités présentées, ainsi qu une permanence en cas de problème technique. On peut citer : Salon Bleu vert soleil (février) Salon Jardin Expo (février) Prévention suicide Cité miroir (février) Conférence débat pour le Service Promotion de la Santé (mars) Les jeunes versions nouvelle génération (mars) Salon SIEP (mars) Semaine du numérique (avril) Prestation de serment des agents provinciaux (avril) Salon du Volontariat (mai) Congrès international francophone de gérontologie et de gériatrie (mai) Rencontres Jeunes Théâtre (août) Manifestation Langues en Folie (septembre) Exposition Pan Art (septembre) Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 15

Salon des Langues (décembre) Par la même occasion, toujours en collaboration avec le service réseau, la DSI participe à l Exposition itinérante 14-18 (PHENIX 21) qui s est déroulée en première phase au Campus 2000. L acquisition de 8 TV LG en 55 pouces a été réalisée ainsi que la mise à disposition de deux ordinateurs fixes. L équipe a aussi participé à l Exposition Liège Expo 14-18 via la préparation du matériel pour le site du Musée de la Vie Wallonne en collaboration avec la Société EUROPA 50. Le service Maintenance et Assistance procède également régulièrement au prêt et à l installation d ordinateurs portables et d imprimantes pour différents services de la Province pour diverses manifestations (notamment l organisation des examens provinciaux). 3.3.3. GESTION JOURNALIERE Le graphique ci-dessous représente le nombre d interventions enregistrées dans notre logiciel de Helpdesk depuis 4 ans. On constate que la sollicitation du Service Informatique est en constante évolution. Figure 5 - Evolution du nombre de problèmes soumis au Service informatique L'accessibilité est l'une des valeurs de la Province de Liège. C'est aussi l'un des mots clefs de la Déclaration de Politique Générale actuelle, qui constate également que l'amélioration continue des services de support produit des effets favorables au fonctionnement et au soutien de l'ensemble des secteurs d'activité de la Province. Dans cette optique, la disponibilité des services pour nos utilisateurs faisant face à des difficultés est l'un des objectifs de la Direction des Systèmes d'information. En plus de devoir répondre aux besoins croissants mis en avant ci-avant, le bon fonctionnement de ce guichet unique doit être une priorité pour chacun. Le Service Maintenance et Assistance assure une permanence téléphonique de 08h à 17h du lundi au vendredi. Toujours dans le même contexte, une étude a été menée pour la mise en place d un nouvel outil de Helpdesk qui permettra l intégration de la gestion du stock informatique, de l inventaire du parc informatique et des processus de Helpdesk selon les normes ITIL 3. Le choix s est porté sur le produit Synexsys de la société SDCO. Ce nouvel outil se voudra orienté vers l utilisateur grâce à un portail d intervention et permettra un meilleur suivi des interventions des équipes techniques. L analyse de la structure des données et des processus liés au traitement des incidents a été 3 ITIL - Information Technology Infrastructure Library - est une méthodologie de gestion des systèmes d'information Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 16

réalisée en 2014. Une validation et un passage en production sur ce nouveau système aura lieu début 2015. Au-delà, de l aspect matériel, le parc logiciel est également mis à jour en permanence en fonction des nouvelles versions produites par les éditeurs. Ces mises à niveau nécessitent un apprentissage permanent des nouveaux produits disponibles sur le marché ainsi que l utilisation de technologie adaptée pour leur application rapide et contrôlée. On peut notamment citer l arrivée de Windows 8 (et bientôt Windows 10), Office 2013, ou des applications métiers telles que Adobe Creative Cloud, Autocad, Archicad, Le service Maintenance et Assistance a participé également aux déménagements de nombreux services provinciaux. On peut citer : La cellule Supracommunalité et la DGI vers l ancien bâtiment de la FTPL situé Boulevard de la Sauvenière La cellule CMO (DGT à l Opéra vers le Palais provincial) Le service Médecine du Voyage (bâtiment Charlemagne vers l Institut Malvoz). 3.4. PROJETS ET DEVELOPPEMENTS - REALISATIONS INTERNES Depuis le 1 er avril 2013, le Service Projets-Développements est sous la supervision d un Premier Attaché, issu de l équipe en place. A l intérieur de ce service, les agents en charge des sites Internet sont gérés par un Attaché. Voici les projets qui ont connu des évolutions cette année. 3.4.1. SITES WEB Pour mémoire, durant de la législature 2012-2018, le Collège provincial veut poursuivre deux objectifs principaux en termes de communication : 1. Développer davantage les propres outils de communication de la Province pour informer son public cible de l actualité des services qu elle offre. 2. Proposer de la supracommunalité en faisant bénéficier ses partenaires, les communes, de ses différents vecteurs de communication, et ainsi les aider à relayer certaines de leurs initiatives et/ou évènements. Dans ce cadre et dans celui du projet ENVOL ("Simplification administrative" axe 5.0), un nouveau site web de la Province de Liège a été mis en ligne le 28 mai 2013. Centré sur une approche "utilisateur", plus intuitive et portée vers l avenir, il devient l unique site des différents services afin de renforcer encore l unicité d image de la Province. Sa page d accueil se présente comme une véritable "Une" d actualités provinciales gérées par le Service Communication. Les objectifs à atteindre reposent donc sur les mots-clés du projet de simplification, et se fondent dans une stratégie de communication résolument orientée "utilisateur": Accessibilité : reprise dans les trois valeurs de la Province, mais également comme objectif de la Déclaration de politique générale 2012-2018, l accessibilité se traduit par la création d un site web qui se veut ouvert, proche de ses utilisateurs en utilisant leur logique et un langage simple, et à l écoute de leurs besoins. Transparence : en incluant un espace sécurisé dédié aux usagers ("La Province, c est MOI"), le nouveau site provincial, permet à ses publics cibles d avoir connaissance des informations, décisions ou dossiers qui les concernent personnellement. Ce souci de rendre compte de l activité provinciale contribue à établir une relation de confiance avec l usager. Lisibilité : l information présente sur le nouveau site provincial est compréhensible, utile et facile d accès. Il s agit de se détacher du style institutionnel pour se rapprocher des habitudes de l utilisateur final. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 17

Simplicité : le vocabulaire utilisé est universel et compréhensible pour les utilisateurs. Le jargon doit laisser la place à des termes plus engageants, plus parlants pour le lecteur. L information doit être livrée clairement et simplement. Rappelons ici que si l objectif de notre projet est de donner à la Province une unicité d image sur le web, il entend néanmoins respecter les spécificités de chaque secteur. Il est donc possible pour l internaute, en tapant une adresse url précise (par exemple, "viewallonne.be", "chateaujehay.be", "bibliothequechiroux.be", "provincedeliege.be/social", "mafutureecole.be" ) d arriver directement sur la partie du site consacrée à ce sujet précis. L'équipe web de la DSI et le Service Communication ont œuvré, main dans la main, depuis 2012, pour concrétiser ces différents objectifs au sein de ce nouveau site. Les sites à rapatrier Pour mémoire, dans la Déclaration de Politique Générale 2006-2012, le souhait du Collège provincial était de "redéfinir une unicité d image, cohérente, moderne et dynamique" et donc mettre en place une nouvelle image provinciale. Avec l ancien portail, plusieurs dizaines de sites web provinciaux subsistaient encore, ce qui donnait aux utilisateurs une vision hétéroclite de la Province de Liège. L'ensemble de ces informations a donc été rassemblé au sein d'un seul site web. Ce rassemblement a d autres avantages comme l amélioration du référencement de nos pages web ou la réduction massive de la charge de travail nécessaire à l intégration de nouveaux contenus. Cependant, il reste encore quelques sites, dont Ça balance et Volontariat, qui n ont pas encore été rapatriés. Ceux-ci seront réintégrés dans le nouveau site web durant le premier semestre de l année 2015. A l avenir et sauf choix contraire du Collège, les sites consacrés à des projets ou à des événements organisés par les services provinciaux seront également intégrés dans le nouveau portail, comme ce fut le cas dans le cadre des Fêtes de Wallonie et de l évènement commémoratif Liège 14-18. En fonction de la spécificité du sujet abordé ou du caractère ponctuel de l évènement traité, une identité visuelle spécifique pourrait être développée, comme ça sera le cas avec "Ça balance" et "Page1". Ma Province Le web repose sur l appropriation par l internaute d un espace d échanges et de convivialité. Le citoyen, l'entreprise, l'association ou la commune qui accède au site de la Province de Liège doit pouvoir y trouver des informations à caractère général, mais également des informations qui le/la concernent personnellement (suivi de ses demandes). Notre site web intègre un espace sécurisé dans lequel les usagers pourront progressivement suivre leurs échanges avec la Province, trouver des informations et suivre les dossiers qui les concernent personnellement, ainsi que la généralisation progressive des formulaires en ligne. La Province est un pouvoir de proximité, et le Collège provincial traite donc chaque semaine des demandes émanant de ses citoyens, de ses associations, des communes ou entreprises, demandes qui pourraient être suivies par ceux-ci en ligne, dans un espace sécurisé. Les premières briques de cette construction sont déjà bâties, les autres le seront dans le courant de l année 2015. Elles seront à termes, toutes rassemblées au sein de l espace ma.provincedeliege.be, accessible avec des coordonnées d'accès uniques. Actuellement, cet espace sécurisé permet l accès aux services suivants : L'Ecole Provinciale d'administration, pour consultation et recherche au sein des catalogues, et inscription de leurs agents par les responsables du personnel des pouvoirs locaux et ceux des services provinciaux ; Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 18

Le sel de déneigement, avec un accès pour les communes afin de commander et gérer leur stock de sel, avec une gestion globale des stocks par le STP. Figure 6 - Espace réservé : Portail de l'ecole provinciale d'administration Figure 7 - Espace réservé : Sel de déneigement Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 19

Nous développons également un outil de gestion des utilisateurs. Cet outil permettra aux communes et autres pouvoirs publics de gérer leurs propres accès aux différents services mis en ligne (pour que chaque fonctionnaire communal n'ait accès qu'aux services qui relèvent de ses compétences). Un administrateur sera désigné et aura la possibilité de donner des accès restreints aux personnes concernées par le projet. Durant l année 2015, d autres services viendront étoffer Ma Province : L'espace emploi dans lequel les citoyens pourront poster leur candidature spontanée ou s'inscrire à un examen ; L espace 'ambassadeurs', pour consultation des rubriques qui leur sont réservées. Pour rappel, les ambassadeurs ont pour mission essentielle d'attirer en Province de Liège, notamment des visiteurs et des investisseurs, d'améliorer l'image de cette région à l'extérieur et de maintenir un lien entre les Liégeois et leur région d'origine. Afin d'assurer ces missions, ces ambassadeurs disposent déjà d'un accès sécurisé à une "Valise" virtuelle qui renferme un texte d'informations générales dont ils ont besoin pour promouvoir les atouts de Liège, mais également à la liste des autres ambassadeurs et à un guichet permettant un dialogue direct avec le BREL ; L'intégration du portail des Conseillers provinciaux ; L espace clubs sportifs dans lequel les clubs pourront gérer leurs informations et ainsi alimenter le cadastre des sports en Province de Liège ; L espace marchés publics permettra de parcourir les marchés groupés initiés à ce jour par la Province et qui intéressent les villes et les communes ainsi que les collectivités locales. Réseaux sociaux En 2013, afin de renforcer l'une des trois valeurs de la Province de Liège, l'accessibilité, le nouveau site web provincial ainsi qu'une chaine Youtube Province voyaient le jour. Dans la Déclaration de Politique générale 2012-2018, il était clairement formulé que l un des principaux objectifs en termes de communication était de développer davantage les propres outils de communication de notre institution pour informer le public de l actualité des services qu elle offre. En 2014, nous avons donc poursuivi dans cette voie avec la création d une page Facebook pour la Province, et de quelques pages "laboratoires". Figure 8 - Site web provincial : page réseaux sociaux La création de pages Facebook est soumise à des règles édictées par le service communication. Il n est pas souhaitable de développer des pages pour tous les services ou entités provinciales, il doit y avoir une plus-value au regard du public ciblé. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 20

Responsive web design De nos jours, de plus en plus d internautes consultent les sites web via leur téléphone ou leur tablette. Cela implique de repenser l'approche de création d'un site pour mieux anticiper les différentes contraintes liées à chaque support. Le responsive web design est aujourd'hui une solution incontournable si l'on veut conserver sa présence sur le web et ce, quel que soit le support de navigation emprunté. Un site responsive web design est conçu pour offrir à l utilisateur une présentation optimale du site en facilitant la lecture et la navigation. Le visiteur peut ainsi consulter le même site web via différents appareils (ordinateur, smartphones, tablettes, TV, etc.) sans avoir recours au défilement horizontal ou au zoom avant/arrière. Le site s adapte automatiquement à l'espace disponible sur l'écran afin d éviter des manipulations qui pourraient rendre la lecture moins agréable. Actuellement, 25% des visites du site de la Province se font via un smartphone ou une tablette. En 2013 ce chiffre était de 20% contre 15% seulement en 2012 : on constate donc une nette progression de cette pratique, c est pourquoi l adaptation du site web provincial est l un de nos projets principaux en 2015. Il s agit d un travail conséquent, nécessitant de repenser complètement la navigation, la disposition du contenu, la priorité des informations mises en avant, etc. Des premières expériences ont pu être menées via le site du Gouverneur et le site de la Commémoration de Liège 14-18. Gouverneur Suite à la demande des services du Gouverneur et conformément à la convention qui nous lie, le service informatique a développé un nouveau site web, en collaboration avec leur service Communication. Mis en ligne le 14 août 2014, ce site a été pensé "responsive web design", c'est-à-dire qu il est compatible sur tous les devices (pc, tablette, gsm). Ceci a permis à nos développeurs d acquérir de l expérience dans ce domaine en vue d adapter prochainement le site web provincial. Figure 9 - Site web du Gouverneur de la Province de Liège Liège 14-18 Vu l'importance historique des événements ayant eu lieu à Liège lors de la Première Guerre mondiale et afin d'appuyer l'ambitieux programme de manifestations du Centenaire, un logo et un site web spécifiques ont été créés en collaboration avec le Service communication. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 21

En raison de la spécificité du thème abordé, il était opportun de réaliser un site web avec une identité graphique propre. Le site a été pensé "responsive web design", il est compatible sur tous les terminaux (pc, tablette, gsm). Quatre points de menu déroulant dirigent l utilisateur vers une page spécifique. Pour une navigation plus intuitive, nous avons mis en place des pavés qui contiennent des thèmes clés, principalement les plus recherchés. La page d accueil propose également un carousel de 3 actualités. Figure 10 - Site web Liège 14-18 : vue sur ordinateur de bureau ou tablette à haute résolution Figure 11 - Site web Liège 14-18 : vue intermédiaire Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 22

Figure 12 - Site web Liège 14-18 : vue sur smartphone à faible résolution Carte de vœux électronique Depuis l année 2001, le Collège provincial a souhaité uniformiser la carte de vœux émise par les autorités provinciales et les différents services à l occasion de la nouvelle année. Cette volonté a été confirmée en 2008 dans le cadre de l adoption d une charte graphique provinciale avec pour objectif l unicité d image de l institution. Afin d avoir une approche plus moderne, qui pourra toucher davantage de destinataires et permettra progressivement des économies au niveau de l impression "papier", une version électronique de cette carte de vœux a été développée par les Services Communication et Informatique. Tout en véhiculant le même thème que la carte de vœux "papier", elle permet aussi à l'utilisateur de personnaliser le message d accompagnement et d effectuer des envois à des listes de distribution. La carte de vœux électronique comporte une animation qui peut être partagée sur les réseaux sociaux au départ de la webtv www.youtube.com/provincedeliegetv. Figure 13 - Application carte de vœux électronique Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 23

Statistiques En 2014, le site web provincial a comptabilisé 1.487.488 sessions/visites, ce qui correspond à une période pendant laquelle un utilisateur est actif sur le site web. 833.748 utilisateurs ont exécuté au moins une session sur notre site, ce nombre correspond aux visiteurs uniques. En comparant les chiffres de l année précédente sur la période du 28 mai (date de la mise en ligne) au 31 décembre nous constatons les faits suivants : Le nombre de sessions et de visiteur unique a augmenté de +/- 12% La durée des visites reste identique Figure 14 - Site web provincial : Statistiques du 1er janvier au 31 décembre 2014 3.4.2. ECOLE VIRTUELLE L'Ecole Virtuelle (EV) est le portail web interne de la Haute Ecole de la Province de Liège (HEPL). Elle facilite les échanges d informations (pédagogiques, organisationnelles, administratives, événementielles) entre étudiants, professeurs et membres des secrétariats de la HEPL. L'EV permet aussi aux étudiants d'entrer en contact avec les anciens ou avec des entreprises. Le développement de l'ecole Virtuelle a démarré en novembre 2002. L accès a été ouvert en mai 2003 aux départements informatique et ingénieur de l'ex-hers. Toutes les sections de la Haute Ecole ont progressivement rejoint l EV entre 2003 et 2008. 2008 a été marquée par la naissance de GiHEP, l'application de gestion informatisée de la Haute Ecole. GiHEP fournit à l Ecole Virtuelle toutes les données qui lui sont nécessaires : programmes de cours, étudiants inscrits L Ecole Virtuelle donne accès à ses membres à certaines informations administratives contenues dans GiHEP via l espace GiHEP.Net. MISE EN ŒUVRE L'Ecole Virtuelle est une application web, c'est-à-dire une application accessible à partir d'un simple navigateur, depuis Internet et dans l'intranet. Depuis fin 2010, les accès à l EV sont cryptés pour Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 24

mieux protéger les données personnelles qui transitent sur le réseau Internet. Des développements sont en cours depuis septembre 2013 afin d optimiser l accès à l Ecole Virtuelle à partir de dispositifs mobiles du type tablette ou smartphone. Ces développements seront mis à la disposition des utilisateurs courant 2014-2015. Le développement de l'application est assuré conjointement par deux maîtres assistants à la HEPL et un Premier Attaché de la DSI. Un des maîtres assistants a rejoint le projet en septembre 2009. Les deux maîtres assistants ont obtenu en juin 2006 un DES en Pédagogie de l'enseignement supérieur. En septembre 2013, une Coordinatrice E-learning a rejoint l équipe de l Ecole Virtuelle pour développer et stimuler les initiatives en matière d apprentissage en ligne au sein de l Enseignement de la Province de Liège. Depuis le 25 février 2013, l Ecole Virtuelle et GiHEP sont hébergés sur une nouvelle infrastructure hautes performances et haute disponibilité chez NRB. Trois environnements sont exploités : production, homologation et développement. L équipe de développement n a donc plus à sa charge la surveillance et la maintenance de l infrastructure physique. La nouvelle infrastructure a passé avec succès à deux reprises la rentrée académique, période où l activité est maximale. Depuis cette fin d'année 2013, la synchronisation entre l'ecole Virtuelle et les structures des sections du supérieur de la Promotion Sociale ainsi qu'entre les enseignants et leurs attributions et les inscriptions des étudiants de ces sections est opérationnelle. Depuis cette rentrée académique 2014, l Ecole Virtuelle est capable de gérer les inscriptions multiples et hybrides (exemple : un étudiant peut être dans plusieurs sections différentes de la Haute Ecole et être simultanément un étudiant de la Promotion Sociale Supérieur). FONCTIONNALITES Les fonctionnalités de l'ecole Virtuelle peuvent être regroupées selon quatre catégories : communication en interne, communication avec les entreprises, outils pédagogiques et outils administratifs (GiHEP.Net). Selon leur profil (étudiant, professeur, secrétaire, ancien ), les utilisateurs ont accès à plus ou moins de fonctionnalités. De même, les informations affichées sur chaque page du site sont personnalisées. Ainsi, par exemple, un étudiant ne voit que les informations qui concernent ses cours. Une brève description de chaque fonctionnalité est donnée dans le tableau ci-dessous. Figure 15 - Fonctionnalités de l'ecole virtuelle Fonctionnalité Description Communication en interne Les news Valves virtuelles : absences, informations pratiques Agenda Calendrier des dates importantes de l'année scolaire : examens, travaux à rendre, stages et congés. Les utilisateurs ont la possibilité de noter dans leur agenda leurs activités. Forums Espaces d échanges sur les cours et la vie à l école. Les forums sont modérés par les professeurs. Centre des Bibliothèque virtuelle dans laquelle les professeurs peuvent ressources déposer des documents concernant leurs cours. Il répond également à l obligation imposée par la Communauté Française aux Hautes Ecoles, dans son décret du 19/7/2010, de mettre à disposition des étudiants une version électronique des notes de cours. Messagerie Les utilisateurs peuvent avoir des contacts individuels via la messagerie interne. Cette fonctionnalité a été entièrement redéveloppée afin de répondre à de nombreuses demandes des utilisateurs. Parmi les nouveautés développées, citons la création de sous-dossiers pour classer les messages et la possibilité de joindre des documents aux messages. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 25

Travaux Les professeurs ont la possibilité de transmettre des travaux à leurs étudiants. Les étudiants peuvent consulter les consignes et voir leur cote une fois le travail corrigé. Horaires Horaires de cours et d'examen mis en ligne par les secrétariats. Notes de service Notes de service adressées par les Directions aux enseignants. Copa Zone sécurisée d échange de documents pour les Commissions Paritaires. L accès est réservé aux personnes concernées. Communication avec les entreprises CV Les étudiants de dernière année peuvent mettre en ligne leur CV au format pdf ainsi que leur passeport langue. Offres d'emploi Les entreprises et institutions qui en font la demande peuvent obtenir un accès à l'ev pour y déposer des offres d'emploi et consulter les CV des étudiants. Outils pédagogiques Questionnaires Le système de questionnaires en ligne peut être utilisé pour réaliser des interrogations (certificatives, formatives ou informatives) des étudiants. Séquences d'apprentissage Les professeurs peuvent créer sur l'ev des séquences d'apprentissage. Il s'agit d'un parcours interactif dans lequel des questions sont posées à l'étudiant pour l'amener à assimiler une matière ou réaliser des activités de remédiation. Chaque étudiant peut progresser à son rythme et peut suivre un cheminement personnalisé en fonction des difficultés qu'il rencontre. Outils administratifs (GiHEP.Net) **P ECTS Encodage par les enseignants de leurs fiches ECTS (pour les cours soumis au décret "Bologne" ainsi que pour les unités d enseignement du décret "Paysage"). La cohérence des fiches ECTS est assurée par rapport aux modalités d'évaluation. **P Modalités Encodage par les enseignants et les coordinateurs de section d'évaluation des évaluations organisées lors d'une session d'examen. Ces informations sont indispensables pour l'organisation des délibérations ainsi que l'encodage de notes. P Listes et notes Les professeurs peuvent obtenir les listes des étudiants suivants leurs cours et encoder les notes d'évaluation (partiel ou examen) y compris pour les sessions ouvertes, sessions prolongées ou prolongations de session. P Attributions Les directeurs de catégorie peuvent encoder les attributions des enseignants. Ces derniers peuvent les consulter en ligne. P Mon cursus et Bulletin en ligne P Informations administratives Réinscription Inscription à la 2 ème session Stages ** P Profil d'enseignement ** P Supports de cours Les étudiants peuvent visualiser leur programme personnalisé. La visibilité du bulletin en ligne est conditionnée par la publication des résultats par le/la secrétaire du jury. Permet à un étudiant de savoir si son dossier administratif est en ordre ainsi que ses différents paiements. Il obtient également son code à barre pour les distributions de supports de cours. Réinscription en ligne pour l année académique suivante sous certaines conditions Inscription en ligne à la 2 ème session Consultation des horaires de stages (dates et lieux) pour les étudiants et les professeurs du paramédical. Pour chaque formation, les enseignants ont la possibilité de désigner les compétences et capacités qu'ils développent dans leurs différents cours en fonction d'un référentiel défini par un coordinateur. Cette fonctionnalité a été entièrement redéveloppée en 2013. Elle permet aux enseignants de définir les supports de cours qu'ils utiliseront l'année académique suivante. Les supports de cours passent ensuite une série d'étapes de validation qui sont systématiquement tracées. Les directeurs de catégorie peuvent Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 26

également générer des bons de commandes pour l'imprimeur des supports de cours et les personnes adéquates peuvent distribuer les supports de cours aux étudiants en vérifiant que ceux ci ont bien payé. La distribution peut se faire par colis ou individuellement. Une architecture "Business to business" a été développée en concertation avec l'entreprise chargée de reproduire les syllabus. Lors de l année 2013-2014, cette architecture a été modifiée suite à diverses demandes de l imprimeur. Les bons de commande sont désormais communiqués automatiquement par mail. New Droits d accès Une nouvelle politique de gestion et de vérification des droits d'accès pour GiHEP.net a été mise en place. La granularité est maintenant le rôle disponible pour soit une catégorie, une implantation ou une formation en fonction de l'utilisateur connecté. New Statistiques Cette fonctionnalité permet de suivre l évolution des inscriptions à la HEPL d obtenir différents indicateurs sur les taux de réussite des étudiants en fonction des formations, des sessions et des différents cours et représente un tableau de bord indispensable aux directions de catégorie. New Info. PSE Permet de générer différentes listes pour le logiciel DOSMED utilisé par les PSE. Les fonctionnalités marquées de ** ont connu des changements significatifs en 2013-2014. Les fonctionnalités marquées de P ont été adaptées lors de l année 2013-2014 pour intégrer le décret Paysage mis en application en septembre 2014 à la Haute Ecole dans les premiers bacheliers. Toutes les sections sont concernées et la plupart des fonctionnalités sont impactées et ont été revues pour fonctionner quel que soit le décret régissant la section, le cycle et l année d étude concernée. Les fonctionnalités marquées d un New sont nouvelles. Figure 16 Exemple de fonctionnalité : le Centre des ressources (espace de diffusion des notes de cours, de fichiers pour les laboratoires ). Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 27

SERVICES CONNEXES L Ecole Virtuelle intervient également dans d autres services connexes offerts aux membres de la HEPL : Inscriptions en ligne : o Des formulaires d'inscription en ligne ont été développés pour différentes manifestations de la Haute Ecole : Job day, Chaire numérique et journées d'immersion. Espace programme enseignement secondaire o Un espace virtuel permet aux utilisateurs de déposer et/ou de lire des documents relatifs aux programmes de l'enseignement secondaire. Tirage au sort informatique pour les candidats aux sections kinésithérapie et logopédie. [nouvelle fonctionnalité] Prise de rendez-vous pour les candidats non-résidents : o Les candidats non-résidents peuvent déposer, via l'ecole Virtuelle, leur dossier décrivant leur passé. Lorsque, sur base de l'examen d'un dossier le candidat est potentiellement finançable, il est invité à prendre rendez-vous en ligne afin de finaliser son inscription. INTEGRATION DE LA PROMOTION SOCIALE SUPERIEUR Les instituts supérieurs de la Promotion Sociale ont été intégrés à l'ecole Virtuelle. Cela représente 7 instituts, 1651 étudiants, 139 enseignants et 57 administratifs. Ces utilisateurs bénéficient des forums, travaux, questionnaires, notes de services, messagerie, centre des ressources et horaires. Des séances d'information pour les enseignants et le personnel administratif sont actuellement organisées. Un ensemble de mécanismes de synchronisation automatique entre la base de données de la Promotion Sociale et celle de l'ecole Virtuelle ont été mis en place en ce début d'année académique. E-LEARNING Une note de synthèse concernant une première évaluation des aspects techniques et technologiques d un déploiement de l e-learning au sein de l ensemble l Enseignement de la Province de Liège a été rédigée et finalisée en juin 2013. Ce travail a été réalisé par un groupe de travail composé notamment de membres de l équipe Ecole Virtuelle et fournit un relevé précis des dispositifs e-learning déjà implémentés et utilisés à l heure actuelle dans l enseignement provincial. Suite à cette note, une «cellule e-learning» a été créée pour travailler, entre autres, au développement des actions préconisées dans cette note de synthèse. Un travail et une réflexion pédagogique ont été menés en collaboration avec les membres de l équipe Ecole Virtuelle dans le cadre de la révision de celle-ci. Ces réflexions ont principalement eu pour sujet l ergonomie et les usages par les enseignants, ainsi que l usage pédagogique des questionnaires. Une réflexion et une analyse ont également été entamées à différents niveaux concernant la possibilité d adjoindre un LMS (Learning Management System) existant à l Ecole Virtuelle : forces, faiblesses, opportunités et contraintes? Une étude technique est en cours avec le LMS Claroline Connect. Parallèlement au travail de réflexion entamé, diverses actions ont été menées : Accompagnement personnalisé d enseignants pour la création de questionnaires et de séquences en ligne ; Formations à l Ecole Virtuelle pour les nouveaux enseignants (et les plus anciens qui le souhaitent) de la HEPL et des établissements de Promotion Sociale ; Création d un espace «e-learning» régulièrement étoffé d offres de formations extérieures, de tutoriels en ligne et de diverses ressources utiles dans le domaine ; Mise en ligne d outils pour l aide à la réussite (questionnaires, guide orthographique et grammatical ). Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 28

STATISTIQUES Le nombre total d'utilisateurs s'élève à 18.211 ce 10 décembre 2013 dont 11.391 étudiants et 1.774 professeurs. Les autres utilisateurs sont les membres du personnel administratif et les anciens. Les étudiants se répartissent entre 9609 étudiants pour la Haute Ecole et 1.651 étudiants pour les sections supérieures de la Promotion Sociale. Le graphique ci-dessous donne le nombre mensuel de connexions à l'ev depuis sa mise en service en mai 2003. On remarque, comme chaque année, une progression en 2013-2014 (10 % de connexions supplémentaires par rapport à 2012-2013). Figure 17 - Nombre mensuel de connexions à l'ecole Virtuelle (graphique) 300000 250000 200000 150000 100000 50000 0 Sep Oct Nov Déc Jan Fév Mars Avril Mai Juin Juil Août 2003-2004 2004-2005 2005-2006 2006-2007 2007-2008 2008-2009 2009-2010 2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 3.4.3. GIHEP GiHEP est l application de gestion de la Haute Ecole de la Province de Liège. GiHEP est développée en symbiose avec l'ecole Virtuelle. L'objectif de GiHEP est d'identifier les besoins de la Haute Ecole et ses importantes interactions avec la Fédération Wallonie-Bruxelles de manière à unifier la gestion administrative de terrain et les besoins pédagogiques. Cette intégration permet de suivre l étudiant pédagogiquement et surtout administrativement, tout au long de son cursus. Il est tout aussi primordial de prendre en compte les interactions entre la Haute Ecole et la Direction Générale de l'enseignement ainsi que la comptabilité provinciale gérée par les Services du Directeur financier Provincial. L'analyse fonctionnelle du projet est réalisée par une équipe composée de deux Maîtres assistants de la Haute Ecole et d'un Premier Attaché de la DSI. Les développements sont pris en charge par une équipe informatique mixte placée sous l'autorité dde la Direction de la DSI, composée d'agents de la DSI et de la Haute Ecole (au total, 5 agents employés à temps plein). LES PRINCIPES DE GIHEP Quelques principes simples ont guidé la conception de GiHEP : Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 29

Les procédures mises en place par la Cellule "Qualité" de la HEPL doivent être respectées. GiHEP constitue pour chaque étudiant un dossier électronique à l image du dossier "papier". Ce dossier électronique est individualisé et comprend une série de pièces nécessaires à sa complétude. Ce processus a été mis en place de manière à faciliter la gestion de chaque dossier étudiant au sein des différents secrétariats. Une donnée ne doit être encodée qu'une seule fois. Un maximum de contrôles automatiques protège des erreurs. Les informations gérées par GiHEP et à destination des étudiants et des enseignants sont diffusées au travers de l Ecole Virtuelle (dans l espace GiHEP.net). LES FONCTIONNALITES DE GIHEP GiHEP est une application Windows classique qui accède à une base de données centralisée. Ses mises à jour sont effectuées automatiquement pour le plus grand confort des utilisateurs. Son accès est protégé par mot de passe. Les tableaux ci-dessous reprennent les différentes fonctionnalités de GiHEP, selon leur état d'avancement. Figure 18 - Fonctionnalités de GIHEP Fonctionnalités implémentées Gestion des étudiants Ceci inclut la gestion de leur parcours antérieur (académique ou non). Gestion des grilles de cours et des Ceci inclut aussi la gestion des grilles documents 8 (programmes des minimales de la Fédération Wallonie-Bruxelles cours) (FWB). New P Gestion des unités Gestion des UE et des AA pour tous les cursus d enseignement et des activités (même si uniquement les premiers bacheliers d apprentissage sont impactés en 2014-2015) P Gestion de cours à choix Pour certains cursus, il est possible d effectuer des choix de cours ou d activité d apprentissage dès l inscription. ** P Articles spéciaux et Conformément au décret de Bologne et au programmes personnalisés décret Paysage, il est possible de définir des programmes à la carte pour les étudiants ainsi que la gestion des contrats. P Gestion des groupes internes GiHEP gère les différents groupes constitués sur le terrain pour l organisation de certains cours et travaux pratiques. P Gestion du financement Impression des virements et gestion du caractère finançable des étudiants. Remontée des informations financières dans la comptabilité provinciale (SAP). Génération automatique des fichiers de créances pour SAP. P Récupération des paiements Paiements simples ou fractionnés des droits d inscription et des droits d inscription spécifiques récupérés automatiquement dans GiHEP à partir des fichiers CODA de Belfius P Gestion des remboursements et En liaison avec les Services du Directeur des états collectifs Financier Provincial New Gestion des absences Permet de gérer les différentes absences de l étudiant et de les réutiliser facilement notamment lors des délibérations. ** P Conseil de classe de Janvier Fonctionnalité ainsi que les rapports inhérents complètement revus pour janvier 2015 ** P Délibérations Gestion du planning de délibération et monitoring complet disponible aux directions Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 30

de catégorie. Aide électronique à la délibération ainsi qu impression des différents documents et procès-verbaux pour la FWB. PV jury restreint Informatisation de la procédure de recours et de jury restreint à l'issue des délibérations. Supplément "diplôme" Génération d'un ensemble de documents détaillant diverses facettes de la formation de l'étudiant. P Stages Aide à l organisation et à la gestion des stages effectués par les étudiants. Ce module est déjà utilisé dans le paramédical et est utilisé pour certaines autres catégories. Inscription automatique des étudiants en soins infirmiers à la plateforme du CHU. P Traçabilité des dossiers spéciaux Mise en place d'un "work flow" permettant le suivi des articles spéciaux dont bénéficient les étudiants inscrits à la HEPL soumis au décret BOLOGNE ou Paysage. Programmes personnalisés des ERASMUS IN ERASMUS OUT Gestion des dosimètres P Gestion des étudiants codiplômés avec d'autres instituts Gestion des droits d'accès Mise en place d'un module permettant de gérer le programme personnalisé des étudiants ERASMUS IN ainsi que la génération d'un certain nombre de documents les concernant. Intégration de la convention pour les étudiants Erasmus out Gestion des dosimètres que doivent porter les étudiants exposés aux radiations en stage. Ce module permet la traçabilité des dosimètres et la récupération automatique des données à partir d'un fichier Excel. Ce module permet d'exporter et d'importer les informations relatives aux étudiants inscrits dans des sections de co-diplômation pour lesquelles nous n avons pas l habilitation. Les échanges d'information se font aux formats XML et via services Web 4. La granularité des droits d accès est l'item des menus en fonctions de l'utilisateur connecté. Les fonctionnalités marquées de ** ont connu des changements significatifs en 2013-2014. Les fonctionnalités marquées de P ont été adaptées lors de l année 2013-2014 pour intégrer le décret Paysage mis en application en septembre 2014 à la Haute Ecole dans les premiers bacheliers. Toutes les sections sont concernées et la plupart des fonctionnalités sont impactées et ont été revues pour fonctionner quel que soit le décret régissant la section, le cycle et l année d étude concernée. Les fonctionnalités marquées de New ont été introduites en 2013-2014. Depuis cette rentrée académique 2014, GiHEP est capable de gérer les inscriptions multiples et hybrides (exemple : un étudiant peut être dans plusieurs sections différentes de la Haute Ecole comme étudiant régulier et être simultanément un étudiant régulier, étudiant libre ou étudiant ERASMUS IN). 4 Un service web est un ensemble de fonctionnalités d un système d information mis à disposition d autres systèmes d information au travers d Internet ou d un intranet à l aide de technologies standardisées (HTTP/HTTPS, XML, SOAP ). Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 31

LES UTILISATEURS GiHEP compte actuellement 151 utilisateurs effectifs qui sont dispersés sur 14 implantations et qui gèrent plus de 9.000 étudiants. Des formations sont organisées lorsque des fonctionnalités majeures sont introduites. Ces formations ainsi que le support sont assurés par l équipe GiHEP. Ce dernier point représente une lourde charge pour l'équipe. ASPECT TECHNIQUE Les serveurs (production, homologation et développement) sont, depuis février 2013, les mêmes que ceux de l Ecole Virtuelle. L équipe GiHEP assure l administration des applicatifs installés. OFFICE 365 Chaque étudiant et enseignant de la Haute Ecole bénéficie d un compte Microsoft Online User (Office 365). Ce compte lui permet d avoir accès aux fonctionnalités d Office365 dont une messagerie et un espace collaboratif de stockage et de gestion de contenu. La création des comptes est complètement automatisée à partir de GiHEP. 3.4.4. GIADE L équipe Ecole Virtuelle et GiHEP assurent depuis deux ans une mission d analyse, de consultance et de développement dans la Gestion Informatisée des agents de la Direction Générale Enseignement (GiADE). GiADE a pour but de remplacer les applications existantes de gestion du personnel. Il s agit d assurer la gestion du signalétique, au sens large, de l agent, de sa carrière (depuis ses candidatures jusqu à sa pension), de ses désignations ainsi que de ses congés. Il s agit également de permettre la récupération des données existantes dans les anciens logiciels toujours en utilisation. 3.4.5. PIPL Pour rappel, l application PIPL est une application web disponible depuis l Intranet provincial et qui permet à ses utilisateurs de partager les données relatives aux différents interlocuteurs de la Province de Liège. Dans l application PIPL, nous considérons comme interlocuteur toute personne physique ou morale pour laquelle une entité provinciale possède des informations permettant de la contacter. L application PIPL a pour but : De permettre le partage de l information. D avoir une base de données commune et cohérente. D éviter la répétition des modifications sur les mêmes données. De faciliter l accès et la modification de l information. La confidentialité des données gérées par un service. L année 2014 a été consacrée à la présentation de l application PIPL, l intégration des données des services, la formation et le support aux utilisateurs de l application PIPL. Durant cette année, une nouvelle fonctionnalité a été ajoutée. NOUVELLE FONCTIONNALITE Afin de faciliter la mise à jour et l intégration des données des différentes écoles utilisant l application PIPL, une fonctionnalité d importation et de mise à jour groupée des données a été développée. Cette fonctionnalité permet, en un clic, d intégrer dans PIPL toutes les données de contacts des étudiants (par école) contenues dans la base de données de l Enseignement. Ci-dessous vous trouverez une capture d écran de la nouvelle fonctionnalité : Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 32

Figure 19 - Import groupé d interlocuteurs INTEGRATION DE NOUVEAUX SERVICES DANS L APPLICATION PIPL Ci-dessous vous trouverez la liste des différents services dans lesquels l application a été déployée durant l année 2014 : Service Projets-Développements Protocole Service provincial de la Jeunesse Secteur Musique Service des Sports de la Province de Liège Direction Générale de l'enseignement (DGEPL) Institut provincial d'enseignement supérieur de promotion sociale de Seraing Institut provincial d'enseignement secondaire de promotion sociale de Seraing - Orientation technique EPLNET 3.5. PROJETS ET DEVELOPPEMENTS - REALISATIONS EXTERNALISEES 3.5.1. PORTAIL DES RAPPORTS AU COLLEGE [Solution développée avec le concours de la société NRB] RAPPEL : GESTION DES RAPPORTS AU COLLEGE La déclaration de politique générale 2006-2012 stipulait que, dans le cadre de "l informatisation des méthodes de travail [ ] en vue d améliorer encore le fonctionnement interne et l efficacité du suivi des dossiers [ ] sera mis en œuvre au cours de cette législature, l informatisation du processus décisionnel du Collège provincial." C'est dans ce cadre que le Collège provincial a marqué son accord sur la mise en place d'un portail des rapports soumis à l'exécutif, partagé par l'ensemble des établissements provinciaux, première phase d'un vaste projet de gestion documentaire, mise en production à partir de juillet 2009. Depuis 2011, l'application est déployée dans l'ensemble des services provinciaux, et ce sont plus de 1.000 utilisateurs qui l'utilisent régulièrement. Il s'agit donc d'une application stratégique, tant en raison des processus qu'elle sous-tend, qu'en raison du nombre important d'agents concernés. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 33

NOUVEAUTES Afin d améliorer le fonctionnement de la GED et faciliter le travail des utilisateurs, plusieurs développements ont été réalisés et mis en production pendant l année 2014. L environnement de production de la GED est passé de la version 1.6 à la version 1.7.2 (voir l image ci-dessous) : Figure 20 - Version environnement de production GED Outre diverses améliorations liées à l'organisation des séances du Collège (adaptation des horaires par défaut pour la mise à l'ordre du jour des dossiers, informations plus précises gérées au niveau du PV en cas d'absence du Gouverneur, ou possibilité d'apporter des précisions relatives à un Député en particulier lors d'une séance ex. participation par vidéoconférence), on notera entre autres l'ajout de la notion de 'bénéficiaire' dans un dossier. En effet, plusieurs demandes ou problèmes ont été émis auprès de notre service, auxquels nous pourrons plus facilement répondre en identifiant plus exactement dans les rapports les bénéficiaires de la décision du Collège pour ensuite croiser et intégrer les données. Ces bénéficiaires seront à terme de plusieurs natures, mais nous avons choisi de commencer par les communes (les autres - agents provinciaux, associations - seront traités ultérieurement). Une ligne "bénéficiaire" a donc été ajoutée dans le signalétique du dossier, suivie d une icône appelant une fenêtre qui contiendra, au final, sous forme d onglets, les différents types de bénéficiaires (commune, agent provincial et ASBL & associations). A ce stade, seul l'onglet 'Communes' est disponible, et permet de sélectionner une ou plusieurs communes de la province de Liège, ou la notion 'Supracommunal', signifiant que toutes les communes sont concernées. Lorsqu on ajoute un bénéficiaire de type "Commune", le service "G9 Cellule Supracommunalité" est automatiquement ajouté comme Service concerné pour être informé de la décision du Collège. Concernant la recherche, les types de bénéficiaires ont été ajoutés au formulaire de recherche existant, pour rechercher les dossiers relatifs à une ou plusieurs communes. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 34

Figure 21 - Sélection d'un bénéficiaire 3.5.2. GESTION DU COURRIER ENTRANT ET SORTANT [Solution développée avec le concours de la société NRB] Le projet de gestion du courrier entrant et sortant est né de l envie de la Province de Liège de se doter d un système de gestion informatisée du courrier entrant et sortant, reposant sur le même outil de GED que l application GesRaco (Gestion des rapports au Collège). Ce projet a pour objectifs de : Faciliter l accès aux informations dans un contexte de travail collaboratif. Constituer un conteneur unique pour toutes les informations entrantes et sortantes. Disposer instantanément de l accès au courrier pour tous les intervenants. Mettre en place des procédures mieux contrôlées de diffusion du courrier. Pouvoir plus facilement retrouver les traces d un courrier (date d envoi, objet, ). Disposer d un environnement de classement virtuel uniformisé. Assurer un meilleur suivi de l activité de traitement des dossiers. Disposer d outils d aide à la gestion. Disposer d un classement uniformisé des documents papier. Comme mentionné dans le rapport d activité 2013, plusieurs réalisations liées à la phase 1 (étude préliminaire, présentation POC et analyse documentaire et fonctionnelle) du projet ont eu lieu. Dans la continuité durant l année 2014 nous sommes passés à la phase 2 du projet qui a consisté à la validation de l'analyse documentaire et fonctionnelle (analyse déjà décrite dans le rapport d activité 2013, mais également à : L'ANALYSE D UN DOCUMENT SPECIFIQUE POUR CHAQUE DIRECTION PILOTE Afin de montrer aux différents services pilotes l utilité de la solution "Gestion du Courrier entrant" et les avantages que cette solution pourrait leur apporter, une analyse d un type particulier de document a été réalisée pour chaque direction pilote. Cette analyse nous aidera à développer une fonctionnalité particulière permettant de gérer facilement un type de document complexe par direction pilote. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 35

L'ORGANISATION DES DIRECTIONS PILOTES L aspect organisationnel étant très important pour la réussite de la solution "Gestion du Courrier entrant", c est la raison pour laquelle les équipes ci-dessous ont été créées au sein de chaque direction pilote : Equipe d utilisateurs clés : c est une équipe constituée d agents possédant une expertise métier sur les différents domaines fonctionnels couverts par la solution de "Gestion du Courrier entrant". Elle suivra une formation complète sur l utilisation de la solution de "Gestion du Courrier entrant". Equipe de numérisation : équipe chargée de la préparation du courrier entrant. Elle suivra une formation sur l utilisation de la solution de numérisation et sur tous les outils de numérisation mis en place. L'ANALYSE ET VALIDATION DE L OFFRE DE REALISATION Cette partie consiste à l analyse de l offre pour la mise en place de la solution "Gestion du Courrier entrant" incluant le développement, la fourniture de la solution de numérisation, la mise en œuvre et l assistance au démarrage du projet "Gestion du Courrier entrant". Il est à noter que l'évolution de ce projet avec le fournisseur NRB a été conditionnée par la remise en concurrence du contrat-cadre de services informatiques (cf. point xx). Ce n'est donc que lors de la toute dernière séance de décembre, après retour de la tutelle, que le Collège a pu se prononcer favorablement sur cette offre, dont la mise en œuvre sera donc largement évoquée dans le prochain rapport d'activités. 3.5.3. ECOSYSTEME ULIS [Solution développée par le SeGI, Université de Liège] CONTEXTE Plus qu'un simple logiciel de paie basé sur les signalétiques du personnel, le SeGI tente depuis 2011 de faire évoluer son logiciel ULIS vers un écosystème correspondant davantage aux exigences d'une administration moderne et déployant progressivement une réelle politique de gestion des ressources humaines. Au sein de la Province de Liège, cet écosystème ULIS comprend : ULISCS : l'outil utilisé de façon centrale par la Direction des Ressources humaines de la DGT, pour la gestion des contrats, des profils horaires, la gestion pécuniaire, la gestion des cadres et organigrammes. ULISweb : qui permet aux services de trouver les informations utiles relatives à leurs agents, d'envoyer des informations au service central (avis de reprise, modifications du signalétique ) ou de gérer leurs pointages et leurs congés (lorsqu'ils bénéficient déjà du système de pointage informatisé). En cours d année 2014, quelques adaptations d ordre cosmétique ont été apportées par le SeGi de manière à rendre l application plus attractive et surtout plus accessible en termes de lisibilité pour les utilisateurs (mise en page, couleurs, etc.). ULISCMED : le logiciel de contrôle médical utilisé par le service provincial du même nom, pour les agents provinciaux mais également pour la gestion de ses clients extérieurs. Datamart ULIS : un datamart ULIS qui a été déployé en 2013, et nous permettra de concrétiser des projets d'informatique décisionnelle, notamment au moyen d'indicateurs relatifs aux ressources humaines. Thot : Thot est un module complémentaire intégré à ULISCS pour permettre l'analyse et la gestion prévisionnelle des données d'effectifs et des données budgétaires y associées. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 36

REALISATIONS ET ANALYSES 2014 Deux volets ont poursuivi leur évolution en 2014 : la gestion des prestations et la gestion des cadres. Gestion des prestations L'objectif initial du projet était la mise en œuvre de la gestion informatisée du pointage sous ULIS, de façon à libérer certains services de support du lourd travail d'encodage journalier des arrivées/départs des agents, mais également une gestion globale des absences/présences, permettant une visualisation par les agents de leur situation, tenant compte également des autres types d'absence possibles (congés légaux, dispenses et autres), et avec un objectif en matière de sécurité des bâtiments (possibilité de savoir à n'importe quel moment quelles personnes se situent dans un bâtiment, utile en cas d'incendie par exemple, ou dans le cadre d'événements particuliers, comme l'ont démontré les événements de décembre 2011 à Liège). Techniquement, le projet est orienté comme suit : Capture et stockage des informations relatives au pointage via les pointeuses et le serveur KABA. Ces pointeuses électroniques remplacent progressivement les anciennes pointeuses mécaniques en fin de vie au sein des différents établissements. La gestion du calcul du temps de travail et des congés (congés légaux, récupérations, prestations extérieures, formations, congé de circonstance) peut se faire intégralement dans le logiciel ULIS, un grand nombre d'actions étant mises à disposition des secrétariats au travers d'ulis web (l accès au menu "gestion du temps" étant octroyé aux gestionnaires du temps désignés au sein des secrétariats d établissements). La visualisation par les agents et la validation des demandes de congé se font dans une interface webisée développée par la DSI, baptisée 'Mon.Intranet.plg'. Très rapidement, le projet a mis en évidence l'impérieuse nécessité d'une gestion informatisée des congés/absences prévus au niveau du statut du personnel, d'une part car il est impossible de profiter complètement des bénéfices de la solution de gestion des pointages sans traiter par ailleurs les nombreuses situations de congés et absences, d'autre part car il apparaît à l'expérience que les services ne maîtrisent pas toujours toutes les dispositions statutaires ou les ont interprétées différemment, ce qui peut induire une certaine différence de traitement des agents provinciaux d'un service à l'autre Ceci met d'ailleurs en évidence l'un des autres objectifs du projet : permettre d'avantage d'harmonisation dans l'application des règles, tant en matière de pointage qu'en matière de congés. En ce qui concerne les congés, la traduction de ces dispositions dans la gestion informatisée par ULIS, de façon à faciliter au maximum le travail des services de support, a pour objectif de calculer automatiquement (en début d année ou à la date éventuelle de la prolongation du contrat de l agent) les différents pots de congés (légaux et exceptionnels) compte tenu des règles en vigueur à la Province de Liège. En ce qui concerne les absences, en 2014, différents rapports ont été intégrés au logiciel ULIS permettant ainsi de sortir des statistiques quant aux différentes natures de celles-ci (ex. absence avec ou sans compensation, arrivées tardives, maladie, récupération, etc ). En 2014, un nouveau règlement de travail destiné au personnel non enseignant, contractuel ou statutaire, subventionné ou non a été avalisé par le Collège provincial en date du 27 février, pour une entrée en application au 1 er janvier 2015. Ce règlement qui fixe les conditions générales de travail et informe chacun de ses droits et obligations implique des modifications au niveau de la gestion du temps (ex. en formalisant la notion de pauses "détente" de 10 minutes par demijournée intégrées au temps de travail, en définissant des périodes de référence de 4 mois, en fixant le crédit autorisé à 34 heures ou encore en comptabilisant les prestations du samedi à 150% pour tous). En cours d année, un travail a donc été réalisé sur l adaptation des règles de calcul du temps de travail développées au sein du logiciel ULIS. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 37

En collaboration avec la Direction des Ressources humaines, le DSI a progressé sur ce projet en listant d'une part les améliorations à apporter au logiciel ULIS pour répondre d'une façon complète et intégrée aux besoins, puis en déployant progressivement la solution complète au sein de différents établissements. C est ainsi que courant 2014, de nouveaux services (après le Brel, la Maison des langues, le Greffe, le Musée de la Vie Wallonne, etc.) ont pu bénéficier de la gestion complètement informatisée des prestations (pointages et congés, à la fois dans ULISweb et dans le portail Mon Intranet) ainsi que de l initialisation automatique en début d année du droit aux congés légaux et exceptionnels, compte-tenu des règles en vigueur à la Province et selon la situation particulière de chaque agent : DGT, Bâtiment Boulevard de la Sauvenière (cellule supracommunalité et DGIE), Bâtiment Malvoz (DGASS) Soit près de 886 agents soumis à la gestion informatisée des prestations au 1 er janvier 2015. Figure 22 - Nouvelle pointeuse KABA Le projet continuera donc à être déployé au sein de nouveaux établissements provinciaux de manière à tendre vers l objectif du nouveau règlement de travail : une harmonisation des règles pour atteindre une équité entre les travailleurs tous services confondus. Gestion des cadres : création d un rapport intitulé "Outil de travail mixte incorporations/affectations" Les gestionnaires disposent à présent d'un rapport exploitant les informations encodées dans ULIS, et permettant de montrer l occupation d un cadre à un moment donné, dans un tableau présentant 2 formes, l une détaillée, l autre résumée, avec un code "couleurs" permettant la lisibilité immédiate de la situation. En juillet 2013, le Collège a chargé la Direction des Ressources humaines de produire un organigramme de terrain sous forme d'une vue graphique, avec un certain nombre d'informations relatives aux agents composant chacune des entités (en particulier, au départ, mise en évidence au moyen de couleurs ou autres artifices visuels des agents proches de la pension, la situation des agents par rapport au cadre, et les postes vacants). Dans un premier temps, des travaux ont été réalisés complètement manuellement (donc moyennant un temps de travail énorme, pour un résultat en décalage avec la réalité de terrain et un risque d'erreur important), et dans des fichiers EXCEL. Après plusieurs réunions de travail et une impossibilité en interne de développer à l identique le rendu manuel, la solution préconisée a été la suivante : Une vue graphique des organigrammes, issue de Thot, imprimable mettant en évidence les liens hiérarchiques entre services et fournissant quelques informations globales pertinentes par rapport à chacune des "boîtes" représentant ces services ; Une vue logique, sous forme de rapport à développer dans ULIS (pour mise à disposition dans ULISCS et ULISWEB) mettant en évidence les agents proches de la retraite, un certain Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 38

nombre d'informations utiles relatives aux agents incorporés dans les services concernés par le rapport, ainsi qu'une sélection d'informations de nature cadre. En 2014, le SeGi a donc été chargé de créer ce nouveau rapport (sous forme de document EXCEL) partant de tout élément de structure (service provincial) et combinant des éléments d informations relatifs à l incorporation et à l affectation des agents au sein de celui-ci. Rapport que l on appellera "Outil de travail mixte incorporations/affectations" Figure 23 - ULISCS & ULISweb Outil de travail mixte incorporations/affectations La lecture de l'extrait de rapport ci-dessus illustre par exemple d'une façon visuelle que 2 agents sont proches de la retraite (la couleur rose soutenu met en évidence les agents présents dans la tranche 60-65 ans, la couleur rose pâle identifie les agents de la tranche 55-60 ans) et que 10 agents sont nommés sur le cadre du service sur lequel porte la recherche, et sont donc mis en évidence au moyen de caractères gras (on parle d'"affectation" à ce cadre). Module Thot En termes de gouvernance, l'actuelle Déclaration de politique générale affirme que l'administration doit entres autres être guidée par les principes d'efficience et de gestion responsable des ressources humaines. La gestion performante des moyens humains est d'autant plus prépondérante dans le contexte socio-économique actuel. La Gestion des Ressources Humaines (GRH) est en outre un volet important du portefeuille de projets Envol, relatif à l optimalisation et la simplification des services. Les récentes évolutions de l'écosystème ULIS vont dans ce sens, en particulier le module Thot d'analyse des données opérationnelles, de simulation et de gestion prévisionnelle des données budgétaires et d'effectif, qui vient consolider et affiner les modules existants (gestion des carrières, gestion des cadres et des rémunérations) par l'ajout d'une fonctionnalité de simulation et de gestion prévisionnelle portant sur les données qui y sont gérées. Aux côtés d'un datamart (littéralement "magasin de données "), qui devrait permettre d'alimenter aisément des tableaux de bord en matière de ressources humaines, grâce à des agrégats de données issues du reste de l'écosystème ULIS, ce module de simulation et de gestion prévisionnelle va grandement faciliter le travail du service de gestion pécuniaire du personnel, en remplaçant des heures de travail de manipulation de données dans les fichiers Excel. Il va exploiter le datamart pour fournir des analyses opérationnelles et stratégiques en parfaite imbrication avec les données réelles de la Province, combinées à des scénarios et hypothèses de travail des gestionnaires. Ce faisant, la Direction des Ressources humaines pourra aisément et exactement mesurer l'impact financier de décisions envisagées par le Collège en termes de nomination par exemple, éventuellement service par service et fonction par fonction, ou suivre plus précisément le budget 'personnel' Ce module pourra concrètement aider la Direction des Ressources humaines dans le cadre des opérations telles que : Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 39

Établissement du budget des dépenses de personnel, Projections budgétaires dans le cadre de plan de nominations, modification de cadre, création de services, Suivi mensuel des dépenses de personnel. De plus, Thot fournit également des vues sous forme d'organigramme ("arbre"), dont deux qui ont été retravaillées pour répondre aux souhaits du Collège : une vue "Ressources Humaines" et une vue "Budget" toutes deux imprimables et exportables en Excel ("listes"). La vue "Ressources Humaines" permet de visualiser graphiquement l ensemble de la structure provinciale avec identification du responsable, indication du grade effectif, fonction de grade et l ensemble des ETP extraits d Ulis. La vue "Budget" permet la visualisation par services ou par département complet avec leur coût budgétaire estimé et effectif. Ce projet a démarré fin 2013 et sera opérationnel fin du 1 er trimestre 2015. Le projet comporte en effet plusieurs étapes plutôt techniques : élaboration du budget issu de Thot en parallèle avec le budget existant, établissement de scénarios en parallèle avec l existant, monitoring mensuel de réconciliation des données issues de Thot et d Ulis, réception du suivi budgétaire et d évènements et ensuite possibilité de travailler à l élaboration du budget. De la qualité de ce travail d'analyse préalable dépendront les résultats ultérieurs de simulations et prévisions budgétaires. Il était donc important d'investir du temps en ce sens, ce qu'ont fait plusieurs services de la DGT (Gestion pécuniaire du personnel, service du budget et Services du Directeur financier). RENON AU CONTRAT Le déploiement de ces nouvelles fonctionnalités a mis en exergue le fait que le marché conclu avec le SeGI, à l'instar du contrat-cadre conclu avec NRB, devait être remis en concurrence. Ce point est explicité dans le point 4.Marchés publics passés par le secteur. 3.5.4. LOGICIEL ERP SAP [Solution fournie par la société NRB] Un progiciel de gestion intégrée (PGI, équivalent du terme anglais Enterprise Resource Planning ou ERP) est défini comme "Un progiciel qui intègre les principales composantes fonctionnelles de l'entreprise: gestion de production, gestion commerciale, logistique, ressources humaines, comptabilité, contrôle de gestion, paie." A l'aide de ce système unifié, les utilisateurs de différents métiers travaillent dans un environnement applicatif identique qui repose sur une base de données unique. Ce modèle permet d'assurer l'intégrité des données, la non-redondance de l'information, ainsi que la réduction des temps de traitement. La solution SAP mise en place à la Province de Liège en 2003 dans le cadre du passage à la nouvelle comptabilité provinciale pour la gestion budgétaire et comptable, est une solution de ce type, et pour rappel, la Province de Liège utilise actuellement SAP pour couvrir les besoins suivants : Budget et comptabilité (modules FI/CO/BCS) Gestion des formations dispensées par l Ecole Provinciale d Administration (module LSO) Cockpit à destination du Collège (modules BW/BI) SAP est reconnu par chacun comme étant un outil financier robuste, fiable et stable, mais il faut déplorer son manque de convivialité pour les acteurs occasionnels ou nouveaux. C est probablement l une des raisons qui a pu freiner son déploiement comme réel ERP au sein de la Province de Liège. Au cours de l année 2014, nous avons entamé une réflexion sur l architecture informatique future à mettre en place autour de SAP afin de répondre à une série de besoins identifiés à ce jour (projets en attente d une solution informatisée ou solutions existantes à améliorer). Cette réflexion été balisée par les éléments suivants : Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 40

Passée leur mise en place, les solutions proposées devront permettre à la Province de rester au maximum autonome, en fonction des compétences dont elle dispose sur le plan métier et/ou informatique. Le contexte de l architecture d'informatique décisionnelle (tableaux de bords) doit être intégré dans la réflexion globale. Le souhait d une analyse de faisabilité pour des autres provinces d exploiter notre logique, voire de l offrir aux communes. 3.5.5. LOGICIEL DE GESTION DE BIBLIOTHEQUE [Solution fournie par la société NRB Sous-traitant : ExLibris] HISTORIQUE En décembre 2004, le Collège provincial a marqué son accord sur l acquisition du logiciel de bibliothèque Aleph (société ExLibris) avec l application de garantie de bonne fin conformément au contrat cadre, ainsi que sur une enveloppe budgétaire maximale s'élevant à un montant total de 3.773.394,60 pour une durée de cinq ans arrivée à échéance fin 2009. L'enveloppe initiale de 2004 constituait un réel plan d'investissement couvrant l'implémentation de la nouvelle solution, son exploitation et sa maintenance logicielle. Par la suite, ces éléments ont été scindés au sein de différents contrats : L'exploitation, couverte par le contrat de service pour l'exploitation de l'ensemble des applications hébergées chez NRB. La maintenance (corrective, évolutive, adaptative et préventive) de l'application de gestion de la bibliothèque de la Province de Liège et de ses bibliothèques partenaires, incluant la fourniture des nouvelles versions du logiciel pour lequel nous disposons déjà des licences d'utilisation. Ce contrat inclut également l acquisition programmée de nouvelles licences pour faire face à l adhésion de nouveaux partenaires. Pour rappel, les coûts liés à l intégration des partenaires, supportés par le budget du service informatique, sont en partie récupérés grâce à la redevance mensuelle par utilisateur qu ils paient. UN PROJET AU SERVICE DES COMMUNES ET AUTRES PARTENAIRES Au travers de ce projet, la Province de Liège répond donc aux besoins de ses bibliothèques et centres de documentation, et met à disposition des bibliothèques des communes partenaires qui le souhaitent un service intégré (répondant à des besoins métiers et aux besoins informatiques y associés) qui profite à leur population. La Déclaration de Politique Générale 2012-2018 entend d'ailleurs bien intensifier le rayonnement de ce réseau ALEPH, réel enjeu de supracommunalité dans le domaine de la Culture. MONTEE EN PUISSANCE EN 2014 Acquisition de licences ALEPH 500 et OPAC web complémentaires et régularisation des licences partenaires Au vu du succès rencontré par ce projet, le Collège a décidé en 2014 d acquérir 20 licences ALEPH 500 complémentaires, 20 licences OPAC web complémentaires ainsi que de régulariser le nombre de licences partenaires. Effectivement : De plus en plus de bibliothèques désirent devenir partenaires (Engis, Huy, Limbourg, Saint- Nicolas, ). Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 41

Le nombre de connexions simultanées augmente et dépasse le plafond fixé, ce qui peut avoir comme conséquence, notamment dans le cas des licences ALEPH, de couper l accès à l ensemble des utilisateurs. Il est important de préciser qu il était difficile d évaluer la croissance du nombre de licences au moment du renouvellement du contrat. Remise sur pied du Comité de pilotage (COPIL) Le COPIL s est réuni en 2014 afin d envisager l avenir de ce projet qui monte en puissance au fil des mois et d établir une feuille de route SIBG (Système intégré de gestion de bibliothèque) pour les années à venir. 3.5.6. GESTION DES COLLECTIONS MUSEALES [Solution fournie par la société NRB Sous-traitant : CIT] LE PROJET EN QUELQUES MOTS Le projet d informatisation de la gestion des collections du Musée de la Vie wallonne tel qu approuvé par le Collège provincial le 26 juin 2014 a pour particularité de répondre à un besoin de plus en plus pressant des agents des Musées de voir leur environnement informatique mis à jour mais aussi de rencontrer l axe II de la déclaration de politique générale dans ses aspects de développement culturel et dans un second temps, l axe V de supracommunalité. Jusqu à présent, le Musée disposait d un fichier de base de données décrivant, de manière plus ou moins précise selon les cas, une partie des pièces de collection d un type donné. Pas de base de données unique, une partie seulement des collections encodées et une exploitation pour les agents du Musée seuls sur une plateforme technique (Microsoft Access) dont le fabriquant, Microsoft, annonçait la disparition future il y a 15 ans déjà. LE PROJET ET SES PHASES PREVUES Dans sa première phase, le projet dotera, par l intermédiaire d un logiciel spécialisé dans la gestion muséale, la Province d un outil qui permet à la fois la gestion d un catalogue unique de pièces de collection, mais aussi de gérer les données liées (auteurs, collectivités, lieux géographiques ) et les processus qui font la vie d un musée (prêts, organisation d expositions, ). Cela répondra aux besoins des agents de terrain de pouvoir disposer d outils actualisés. Dans sa seconde phase, le projet offrira à la Province, par la même plateforme technique, un outil de valorisation de ses collections sur Internet. Les recherches seront alors proposées au public dans la mesure choisie, en termes de pièces de collection autorisées ou non comme en termes de niveau d information. Cela répond à l axe II de la Déclaration de Politique générale. Dans sa troisième phase et à l instar de ce qui a été fait pour la bibliothèque, le projet devrait permettre à la Province de proposer le service correspondant aux musées de plus petite envergure permettant ainsi aux communes, qu elles soient elles-mêmes propriétaires de Musées ou qu elles en disposent sur leur territoire, de pouvoir mettre en évidence leur patrimoine culturel, artistique ou ethnographique. Nous serons alors dans l axe V de la Déclaration de Politique générale. EN PARALLELE, DANS LES EQUIPES "METIER" Pour les agents métiers, le projet a également été l occasion d effectuer un travail de normalisation des informations et d actualisation des normes anciennes dont l index élaboré dans les années 60 n avait pas été restructuré depuis. Ce travail est terminé pour une bonne partie des listes et thésaurus et sera poursuivi dans les mois à venir. La gestion des adaptations de ces listes et termes de référence est simple à faire évoluer dans la solution logicielle retenue. Le travail d encodage des pièces de collection non encore répertoriées et le récolement des collections seront également facilités par l outil. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 42

LE PROJET AUJOURD HUI En ce début décembre 2014, le logiciel TMS sélectionné pour rencontrer les besoins du projet est mis à disposition des agents du Musée. Ces derniers ont été formés au logiciel et le paramétrage, toujours en cours de finalisation, leur offre déjà une plateforme permettant l encodage de nouvelles pièces de collection et des recherches partielles. La reprise du catalogue est en cours et devrait être terminée pour la fin janvier 2015. Toutes les archives sont déjà disponibles pour les agents du Musée. L écran d accueil de l application présente, une fois l agent identifié dans le système, l ensemble des modules de gestion dont les deux premiers (gestion des pièces de collection et gestion des personnes et institutions) comportent déjà les données du Musée pour ce qui est des archives. Figure 24 - Logiciel de gestion des collections muséales Un menu simple permet alors la recherche de pièces de collection sur différents critères. Ce menu est enrichi d options plus complexes permettant d effectuer des recherches avancées, sur base de valeurs dans des listes de référence, sur base de valeurs dans des champs libres et sur base de recherches "comme dans google", sur l ensemble des informations descriptives de la pièce de collection. L affichage résultant peut être détaillé, pièce par pièce ou global, sous forme d une liste structurée en tableau, ou encore sous forme de succession de cartels avec illustration de la photo ou de l image principale de l objet. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 43

Figure 25 - Logiciel de gestion des collections muséales - Résultats de recherches La richesse de l information qu il est possible de mémoriser comme d exploiter pour chaque pièce de Musée dans le logiciel est énorme. Figure 26 - Logiciel de gestion des collections muséales - Informations relatives à une pièce Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 44

L exploitation de ces informations permet également de naviguer dans les données et aller de l affiche à son concepteur, pour ensuite faire la liste de toutes les affiches du même concepteur. Il en est de même pour un événement, un lieu géographique, une exposition toutes ces opérations pour lesquelles la mémoire collective devait prendre le relais de l informatique auparavant. Le module de gestion des personnes et institutions place l agent dans un environnement similaire mettant comme pilier de recherche ou d encodage l individu ou l institution intervenant dans les pièces de collection. Les détails relatifs à la personne comme les pièces de collection qui lui sont liées selon différents rôles permettent là aussi d exploiter bien plus largement nos collections ou la partie cataloguée de celles-ci dans un premier temps. Figure 27 - Logiciel de gestion des collections muséales - Gestion des personnes et institutions 3.5.7. PMS/PSE Nos centres PSE (Promotion de la Santé à l Ecole) utilisent un logiciel (DOSMED, sous Access) qui a atteint ses limites depuis quelques années déjà. Les Provinces du Hainaut, de Namur et du Brabant Wallon sont par ailleurs dans la même situation que nous. En plus de ce constat, la tendance de la Communauté Française et de vouloir regrouper en centres de guidance les PMS et les PSE pour permettre un dossier élève unique traitant conjointement de ses aspects médicaux et psycho-sociaux. La Direction générale de la Formation souhaite devancer cette tendance et remettre ainsi l enfant ou l adolescent au centre de l organisation à son service. Nous avons analysé le marché des solutions permettant de pouvoir disposer d une plateforme techniquement apte à prendre en considération toute notre population scolaire concernée et rassembler les aspects PMS et PSE. La solution OMNIPRO (exploitée par la Province du Luxembourg pour les PSE et chez nous pour la gestion des cabinets médicaux) est la seule exploitée en Belgique. Nous avons établi le cahier des charges après avoir déterminé la manière attendue de fonctionner à l avenir, ceci en étroite collaboration avec les services concernés. Le logiciel OMNIPRO a été acquis fin mars 2014 ainsi que le matériel informatique nécessaire à sa mise en œuvre. Des adaptations sont requises pour que le logiciel réponde parfaitement aux besoins des PMS-PSE, les Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 45

tests et ajustements se poursuivent jusque décembre 2014 et la formation des utilisateurs en février 2015, avant déploiement progressif au sein des PSE d'abord, puis des PMS. 4. MARCHES PUBLICS PASSES PAR LE SECTEUR Le contrat-cadre tel que contracté par la Province de Liège et reconduit jusqu'au 16 septembre 2014 a été dénoncé par le Collège provincial en sa séance du 4 décembre 2008, en conformité avec la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, qui stipule, en son article 37, que "La durée totale, y compris les reconductions, ne peut en règle générale dépasser quatre ans" Or, notre contrat était conclu pour une durée de 5 ans, renouvelable pour des durées similaires. Dans cette même décision le Collège chargeait la DSI : de l étude et analyse complète des activités/projets stratégiques, en cours ou à venir, pour lesquels un système de contrat-cadre doit être conservé pour des motifs résultant de nécessités d analyse de situation existante, de conception de projets et d élaboration de cahiers des charges en découlant, ainsi que d obligation de garantie de bonne fin et de garantie financière, notamment, en partenariat avec les services concernés, d analyser la suite à donner aux contrats de gestion informatique en cours (exemple : taxes, paie, prêts ), pour l aspect technique, en synergie avec ce que l'on appelait encore alors l administration centrale provinciale, pour l aspect et la gestion administrative, d examiner les possibilités d organiser des marchés visant l acquisition de fournitures ou de services pour l ensemble des établissements et services provinciaux. Rappelons les règles actuellement en vigueur en ce qui concerne la qualification du type de marché au niveau informatique : Sont considérés comme des marchés de fournitures : o L achat, la location et le leasing de matériel o L achat d un logiciel existant, les mises à jour de logiciels existants et la maintenance de ces logiciels (OS, progiciels ) Sont considérés comme des marchés de services : o L acquisition d un logiciel sur mesure (développements) o Les services d implémentation o La consultance o Les services de télécommunication Et, lorsque l on se trouve dans le cas fréquent- de marchés mixtes (ex. achat de matériel avec services de support y associés, achat d un logiciel avec les services d implémentation y associés), c est la part financière la plus importante qui emporte la qualification du marché. Comme évoqué dans le précédent rapport d activités, l analyse préalable à la remise en concurrence du contrat-cadre conclu avec NRB en 1999 et prolongé tacitement à 2 reprises, a donc été l occasion d une vaste réflexion sur la remise en concurrence des différents contrats informatiques, dont les résultats commencent à se concrétiser : Un contrat-cadre de services informatiques a été attribué en novembre 2014. L adhésion à des centrales de marchés pour les fournitures en mai 2014 nous permet de gérer les acquisitions qui reposaient jusqu'à présent sur le contrat-cadre d'une part, mais également de mieux gérer les petites acquisitions ponctuelles qui se faisaient sur bons de commandes. Un marché relatif au maintien en exploitation technique et fonctionnelle de l écosystème ULIS a été attribué par le Collège en décembre 2014. Une remise en concurrence de nos contrats 'télécommunications' (abonnements de téléphonie mobile, téléphonie interne ) sera ensuite envisagée après analyse sur base d'une consultance éventuelle qui elle, repose déjà (et reposera probablement encore) sur le contrat-cadre de services. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 46

4.1. CONTRAT-CADRE DE SERVICE POUR L'"ACCOMPAGNEMENT DE LA PROVINCE DANS LA MISE EN ŒUVRE DE SES SYSTEMES D'INFORMATION EN TANT QUE CONSEIL ET FOURNISSEUR DE SERVICES INFORMATIQUES" 4.1.1. DESCRIPTION DU MARCHE Suite à la dénonciation, pour des raisons expliquées très largement dans le rapport d activités 2013, du contrat-cadre qui courait jusqu au 16 septembre 2014, le Collège provincial a marqué son accord, en novembre 2013, sur l organisation d une procédure négociée avec publicité européenne, pour un contrat-cadre de services pour l accompagnement de la Province dans la mise en œuvre de ses systèmes d information en tant que conseil et fournisseur de services informatiques. Ce contrat-cadre constitue donc, pour rappel, un engagement de collaboration dans le cadre de la mise en œuvre de nos systèmes d'information, soit en vue de l'étude et de l'exécution d'un projet, soit au fur et à mesure de l'évolution des besoins, en vue de la réalisation progressive d'un projet global dont les facettes précises de l'exécution restent indéterminées, leur détermination ne pouvant résulter que de l'exécution du contrat. Cette collaboration prendra la forme d'un contrat-cadre de services informatiques à valeur ajoutée avec un interlocuteur principal destiné à assurer et/ou assister la Province dans l'étude, la réalisation et la coordination de services et solutions destinés à maintenir, compléter et transformer les systèmes d'information qu'elle met en œuvre pour elle-même et/ou pour ses usagers, dans le respect des objectifs globaux qu'elle s'est fixés, à savoir : mise en œuvre d'un écosystème mobile et collaboratif, support à l'organisation orienté simplification administrative, recherche de l'efficience dans la gestion des coûts récurrents relatifs aux systèmes d'information, conformité aux dispositions légales en matière de systèmes d'information. Le prestataire jouera donc dans ce cadre une double fonction : Une fonction de conseil, de conception et de coordination (analyse de la situation existante et proposition de solutions spécifiques à chaque projet envisagé, selon les besoins), seul ou en appoint à la Direction des Systèmes d'information. Dans ce cadre, le prestataire assurera davantage des services de consultance de haut niveau, capable de neutralité et d'indépendance, au tarif horaire qui sera défini dans le contrat-cadre (suite aux négociations). Une fonction de fournisseur de services, dans le cadre de projets particuliers en assumant une responsabilité complète de la phase de réalisation à l'égard de la Province de Liège (garantie de résultat), et des éventuels partenaires publics avec lesquels elle pourrait mener conjointement ses projets. Dans ce cadre, le prestataire assumera la prise en charge du projet au sens large, c'est-à-dire, potentiellement, l'ensemble du projet depuis l analyse des besoins jusqu'à la mise à disposition de la solution, en passant par la rédaction des cahiers de spécifications (fonctionnelles et techniques), si nécessaire en ayant recours à l'assistance d'une consultance spécialisée dans le domaine concerné, la définition des architectures de solutions qui permettent de rencontrer aux mieux les besoins métiers et enfin le développement, ou la fourniture de la solution répondant aux besoins identifiés ainsi que son exploitation et l'assistance aux utilisateurs. Si nécessaire et pour autant que cela reste accessoire au sens de la Législation Marchés publics 5, l'acquisition de fournitures dans le cadre de ces projets sera également envisagée. A l'issue de la fonction de conseil, conception et coordination dans le cadre d'un projet particulier, la Province de Liège restera libre de passer, ou non, à la réalisation du projet, voire de mener cette 5 Soit en fonction de leur valeur respective, soit lorsque ces fournitures peuvent objectivement être considérées comme indissociables, imposées par l'objet même du projet, le montant respectif des différentes prestations n'étant alors qu'un critère parmi d'autres à prendre en compte. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 47

réalisation en dehors du contrat-cadre, sur base des résultats de l'étude réalisée, si elle le juge pertinent. Les facettes de ce projet global sont les suivantes : La gestion des projets informatiques au sens large, c'est-à-dire, potentiellement, l'ensemble du projet depuis l analyse des besoins jusqu'à la mise à disposition de la solution, en passant par la rédaction des cahiers de spécifications (fonctionnelles et techniques), si nécessaire en ayant recours à l'assistance d'un consultant spécialisé dans le domaine concerné, la définition des architectures de solutions qui permettent de rencontrer aux mieux les besoins métiers et enfin le développement, ou la fourniture de la solution répondant aux besoins identifiés ainsi que son exploitation. Si nécessaire et pour autant que cela reste accessoire, l'acquisition de fournitures dans le cadre de ces projets sera également envisagée. o Dans ce cadre, le prestataire jouera la double fonction de conseil et de fournisseur de service. L exploitation, c'est-à-dire la gestion des infrastructures et des serveurs pour une partie des services à couvrir (la Province prenant elle-même en charge une partie de cette gestion), en mode IAAS, PAAS voire SAAS 6 selon les besoins et avec un niveau de disponibilité qui sera défini dans les contrats partiels. o Dans ce cadre, le prestataire jouera la double fonction de conseil et de fournisseur de service. Helpdesk et maintenance : pour l'ensemble des outils et solutions informatiques mis à disposition des utilisateurs, la Province dispose d'un guichet unique auquel ils peuvent s'adresser lorsqu'ils rencontrent un problème, que la réponse soit apportée directement par les services provinciaux, ou que ceux-ci doivent faire appel à un fournisseur. Dans ce cadre, le prestataire pourrait donc être amené à jouer un double rôle : fournir un service de helpdesk pour les services qu il assurera, selon un niveau de service à définir ensemble, mais également, le cas échéant, assister la Province dans l amélioration de ses propres services de helpdesk. o Dans ce cadre, le prestataire jouera la double fonction de conseil et de fournisseur de service. Télécommunications : à l'heure des connexions unifiées, du mobile et des solutions de type collaboratif, rien de tout cela ne peut fonctionner sans ce maillon essentiel, qui permet la connexion entre eux des différents éléments cités ci-dessus (postes de travail, fixes ou mobiles, serveurs, téléphones ). Les lignes louées, abonnements Internet, abonnements de téléphonie mobile et autres qui permettent ces connexions, constituent ensemble l'intranet de la Province de Liège, et c'est de leur qualité que dépend également la qualité de la valeur ajoutée qui pourra être mise à disposition de nos utilisateurs. o Dans ce cadre, le prestataire jouera uniquement la fonction de conseil. Les différents contrats relatifs aux dépenses récurrentes (abonnements) seront traités en dehors du contrat-cadre. 4.1.2. PROCEDURE NEGOCIEE AVEC PUBLICITE EUROPEENNE Le Collège a marqué son accord sur le choix d'une procédure négociée avec publicité européenne : procédure négociée : puisque nous sommes dans une situation où les spécifications du marché ne peuvent être établies avec une précision suffisante (art. 26 2, 3 de la loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics). publicité européenne : puisque l'estimation du montant du marché est de toutes façons supérieure à 200.000. La DSI et les Marchés publics ont mené ensemble ce dossier complexe. 6 Le cloud computing est un modèle offrant un accès réseau pratique, à la demande, vers un ensemble de ressources informatiques configurables (serveurs, stockage, applications ) partagées, élastiques (capacités affectées et libérées rapidement) et permettant la facturation à l usage (pay-per-use). Il existe trois catégories principales de services qui peuvent être offerts selon ce modèle : IaaS (Infrastructure as a Service), PaaS (Platform as a Service) et SaaS (Software as a Service), selon la répartition des domaines de responsabilité entre le client et le fournisseur de services Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 48

Le marché repose en outre sur une procédure restreinte en deux phases : seuls les candidats qui remplissaient les conditions de sélection qualitative ont reçu le cahier spécial des charges et ont été invités à remettre une offre. Au niveau des conditions de sélection qualitative, une attention toute particulière a été réservée à la capacité financière. En effet, au regard des garanties demandées (garantie de résultat sur les projets menés sur base du contrat cadre) et des processus stratégiques qui reposent sur le contratcadre (processus décisionnel du Collège, budget, architecture réseau ), il importe que le prestataire soit solide financièrement parlant, et qu il puisse assurer la Province d une solution en cas de défaillance d un sous-traitant. 4.1.3. PHASE DES CANDIDATURES Deux dossiers de candidatures nous ont été remis en janvier 2014, toutes deux acceptées par le Collège provincial : L un par la firme NRB SA, de Herstal (BE) L autre par la firme MICROPOLE SA, de Levallois Perret (FR) 4.1.4. REMISE DES OFFRES ET NEGOCIATIONS Les offres devaient être remises pour le 4 avril 2014 et seule la firme NRB SA a remis une offre régulière, ce qui n a pas empêché le service informatique de négocier avec le soumissionnaire pour obtenir une 'best offer' avantageuse pour la gestion des systèmes d'information de la Province de Liège pour les 4 prochaines années. Le Collège provincial a dès lors décidé le 20 novembre 2014 d attribuer le marché à NETWORK RESEARCH BELGIUM (NRB) de Herstal. La tutelle a approuvé l attribution du marché le 16 décembre. La lettre de notification ayant été envoyée à NRB le 22 décembre, le nouveau contrat-cadre a dès lors débuté le 23 décembre 2014 pour se terminer quatre ans plus tard, le 22 décembre 2018. En synthèse, on retiendra de l'offre finale de la société NRB de Herstal, seul candidat à avoir remis offre, qu'elle allie les avantages de la continuité (pas de coûts de transition entre l'adjudicataire précédent et le nouveau) à ceux du renouveau, puisque le cahier des charges identifie clairement de nouveaux défis à relever, et que la philosophie de l'offre y répond tout-à-fait (une gouvernance actualisée, des réponses d'ordre technologique autant que méthodologique, des coûts revus à la baisse), le tout au service des objectifs provinciaux (objectifs informatiques, mais également objectifs stratégiques tels que définis dans Envol 2.0). 4.2. CENTRALES DE MARCHES 4.2.1. CONTEXTE Jusqu en mai 2014, la situation en matière d acquisition de fournitures était la suivante : Le petit matériel (GSM, tablettes, imprimantes locales, petit matériel informatique et périphériques comme clefs USB, souris, disques durs, ), au vu des montants et de la rapide évolution du marché, faisait, jusqu alors, l'objet d'acquisitions ponctuelles au fur et à mesure des besoins, le plus souvent par bons de commandes. Cette pratique avait déjà fait l'objet de remarques de la part des services financiers, car dans certains cas, elle pouvait être considérée comme de la scission de marchés. Les consommables (cartouches, toners, CD ) faisaient quant à eux l'objet de marchés publics (marché stock depuis 2008) pris en charge par le Service des Marchés publics de la DGT. Mais la Province avait également recours au contrat-cadre NRB arrivant à échéance en septembre 2014 pour l'acquisition d'une partie du matériel informatique (MFP, postes de travail, Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 49

demandes spécifiques comme le mur vidéo du Charlemagne ou le matériel multimédia du parcours muséal ) avec application de la garantie de bonne fin. Outre les acquisitions représentant une part accessoire d'un projet, baser ces acquisitions sur un marché de service s'expliquait car ils ont longtemps été envisagés comme un 'tout' tant au niveau matériel que logiciel, maintenance et formation des utilisateurs (ce qui n'est plus vraiment le cas maintenant, en raison de la prise en charge des formations par le Département Formation d'une part, et par la demande du Service du budget d'évoluer de la location de service à l'acquisition de matériel sur le budget d investissement). 4.2.2. EN 2014 L acquisition de fournitures informatiques par marchés publics n est pas quelque chose de facile : outre les complexités inhérentes à toute procédure de ce type, l impossibilité de pouvoir spécifier des marques ou modèles auxquels nous sommes habitués, dont nous connaissons la robustesse et la parfaite capacité d intégration dans notre écosystème informatique, pourrait mener à des difficultés importantes. Nous ne nous sentions pas encore totalement prêts à mener ce genre de marchés. En outre, dans le cadre de notre analyse du marché, nous avons pu découvrir les possibilités qu offrent certaines centrales de marchés. Qu est-ce qu une centrale d achat ou de marchés? Il s agit d un Pouvoir adjudicateur qui acquiert des fournitures ou des services destinés à des pouvoirs adjudicateurs, à des entreprises publics ou conclut des accords-cadres de travaux, de fournitures ou de services destinés à des pouvoirs adjudicateurs, à des entreprises publiques ou à des entités adjudicatrices. Concrètement, un pouvoir adjudicateur (commune, province, région, hôpital, intercommunale) "consommateur" qui recourt à une centrale de marchés est dispensé de l obligation d organiser luimême une procédure de passation 7 (pour autant, naturellement, que la centrale ait elle-même respecté la règlementation relative aux marchés publics). Ce pouvoir adjudicateur peut ainsi accéder à un éventail de produits adaptés à ses besoins en profitant à la fois : de la mutualisation des coûts, de conditions plus avantageuses grâce à un volume d achat plus important, et, bien sûr, des compétences et de l'expérience du pouvoir adjudicateur qui a organisé la centrale d'achat/de marché. La DSI a principalement identifié 3 structures avec lesquelles travailler dans ce cadre : le SPW : le Service public de Wallonie le GIAL : le Centre de gestion informatique des administrations locales. Basé à Bruxelles, le GIAL fournit des services informatiques aux administrations depuis 1993. Fort de son expérience avec la Ville de Bruxelles, le GIAL a étendu son offre aux services publics communaux, provinciaux, régionaux, communautaires ainsi qu'aux ASBL paracommunales. l ETNIC : l Entreprise publique des Technologies nouvelles de l Information et de la Communication. Installée également à Bruxelles, l ETNIC propose, depuis 2002, des solutions complètes de développement et de gestion de l outil informatique pour les services de la Fédération Wallonie-Bruxelles et des organismes d intérêt public qui en dépendent. Après analyse des marchés en cours organisés par ces différents organismes, nous avons proposé au Collège provincial de répartir les acquisitions de fournitures comme suit : Gsm/Smartphone/tablettes : SPW MFP : SPW Imprimantes : GIAL Serveurs : GIAL PC/portables : ETNIC LAN/WLAN composants actifs : GIAL 7 Article 15 de la loi du 15 juin 2006 Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 50

Il est cependant important de préciser que rien ne nous empêche de changer d optique en cours de route tant que nous respectons les règles établies par les conventions respectives des 3 entités susmentionnées. Nous pourrions donc opter pour d autres marchés que ceux-ci (ex. téléphonie mobile), tout en restant libre d organiser nos propres marchés. Le Collège provincial a donc marqué son accord en mai 2014 sur l adhésion de la Province de Liège aux centrales de marchés du SPW, du GIAL et de l ETNIC pour l acquisition des fournitures informatiques (GSM, Smartphones, MFP, Imprimantes, PC, Serveurs, Portables, LAN/WAN, composants actifs ). Sur cette base, la DSI a procédé à 3 phases d acquisition de matériel en juillet, octobre et décembre 2014. Un bilan sur le fonctionnement de ces centrales de marchés sera dressé en 2015. 4.3. ECOSYSTEME ULIS 4.3.1. RENON AU CONTRAT Comme explicité au point 3.5.3 relative à l écosystème Ulis, le déploiement d une série de nouvelles fonctionnalités a mis en exergue le fait que le marché conclu avec le SeGI, à l'instar du contratcadre conclu avec NRB, devait être remis en concurrence. En effet, le marché conclu en 1995 prenait alors effet pour une durée minimale de 3 ans au terme de laquelle il serait prolongé pour une durée indéterminée. Cette durée indéterminée est contraire au principe de concurrence propre à la Législation sur les marchés publics, entre autres l'article 37 2 de la Loi du 15 juin 2006 spécifiant qu "un marché peut comporter une ou plusieurs reconductions [ mais que] La durée totale, y compris les reconductions, ne peut en règle générale dépasser quatre ans à partir de la conclusion du marché". A l instar de la situation rencontrée avec le contrat-cadre, il fallait donc dénoncer le contrat. La Région wallonne s'est retrouvée dans une situation similaire vis-à-vis du SeGI et du logiciel ULIS suite à la dénonciation du contrat avec le GIEI. Dans ce cadre, il faut savoir que la seule étape de rédaction du cahier des charges pour décrire uniquement l'existant en matière de gestion administrative et pécuniaire du personnel a été estimée par ses services à un an / homme. Ils ont donc opté pour une étape intermédiaire de régularisation (procédure négociée sans publicité avec comme interlocuteur le seul SeGI) avant lancement d'un marché public en procédure ouverte. Le Collège a donc décidé de dénoncer le contrat actuel courant 2014 et de s'inspirer de l'expérience de l'autorité de tutelle. En mai 2014, le Collège provincial a dès lors notamment : dénoncé ce contrat ; chargé les services compétents de l'organisation d'une procédure négociée sans publicité telle que proposée, laquelle a abouti à une décision d attribution ce 18/12/2014 marqué son accord sur la nécessite d'entamer une réflexion pour le choix d'un système d'information de gestion des ressources humaines au-delà de ce maintien en exploitation de transition. 4.3.2. NOUVEAU MARCHE CHOIX DU MODE DE PASSATION - JUSTIFICATION Le marché a été passé par voie de procédure négociée sans publicité sur base de l article 26 1, 1 f de la loi du 15 juin 2016 (exclusivité/spécificité). Il est donc attribué à la seule firme consultée pour autant que son offre soit conforme et régulière. Il peut être traité par procédure négociée sans publicité entre autres pour des raisons de monopole de fait ou de droit : le marché de travaux, fournitures ou services ne peut être confié qu à un seul prestataire déterminé pour des raisons techniques, artistiques ou tenant à la protection de droits d exclusivité. Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 51

En effet : Nous devons maintenir en exploitation technique et fonctionnelle la solution de gestion administrative et pécuniaire des agents provinciaux au 1er janvier 2015, et continuer de bénéficier, au-delà de cette date, des services de support et d'assistance y associés. Il n'est pas possible, fonctionnellement, de se passer de cette solution. Nous souhaitons en outre combler le déficit de documentation technique relative à cette solution qui pourrait rendre difficile toute réversibilité dans les années à venir. Le seul interlocuteur capable de répondre à ces besoins maintien en exploitation technique et fonctionnelle de l'écosystème ULIS (ULg Information System) tel que mis en œuvre à la Province de Liège, support et assistance et fourniture d'une documentation technique relative à cette implémentation est le SeGI (Service général d'informatique de l'ulg), prestataire actuel, qui a écrit et développé une partie des applications spécialement pour la Province de Liège et qui, par conséquent, est le seul à parfaitement les maîtriser ainsi que leur environnement d exploitation. La spécificité technique de l environnement applicatif ULIS est donc telle qu il est aujourd hui indispensable de poursuivre avec ce prestataire actuel, à savoir le SEGI. Nous sommes donc dans une situation permettant l'application de l'article 26 1er 1 f), à savoir que "les services ne peuvent, pour des raisons techniques ( ) être confiés qu'à un ( ) prestataire de services déterminé". Le cahier des charges a été approuvé sans réserve par la Région wallonne (à laquelle un avis préalable a été demandé) et a donc été transmis au SEGI. DESCRIPTION DU MARCHE Un marché de services pluriannuel a donc été lancé. En voici la description faite au cahier des charges : "Ce marché a pour objet d assurer la pérennité des services de gestion du personnel et de liquidation des rémunérations d agents actuellement prestés par le SeGI grâce à l'écosystème informatique ULIS (ULg Information System), tel qu'adapté spécifiquement aux besoins de la Province de Liège. Ces services sont actuellement régis par un contrat conclu avec le SeGI qui prendra fin le 31 décembre 2014. ULIS est une application existante "critique" du parc applicatif de la Province de Liège, en ce qu elle gère tout son personnel ainsi que leurs rémunérations. L'arrêt du service rendu par le prestataire signifierait la paralysie pure et simple de l'administration : il est donc primordial de prendre toutes les mesures qui garantiront la continuité du service, et ce dans le respect des règles régissant les marchés publics. Le présent marché d une durée maximale de 4 années (2 ans plus deux possibilités de reconduction d un an) porte sur les services d exploitation, de maintenance et de support et assistance pour les applications de gestion du personnel. Il doit assurer la pérennité de l'écosystème ULIS tel que mis en œuvre à la Province de Liège pour la gestion du personnel et la liquidation des rémunérations d agents de la Province de Liège pendant le temps nécessaire à la définition et à la mise en œuvre d une nouvelle solution informatique, ainsi que la fourniture d'une documentation technique et fonctionnelle relative à l'implémentation actuelle, et toutes autres prestations permettant la réversibilité au terme du présent marché. A terme donc, le pouvoir adjudicateur se propose d'ouvrir à la concurrence les services relatifs à l'informatisation de la gestion de ses ressources humaines, et ce conformément à la législation relative aux marchés publics." Cette description intègre donc bien l accord du Collège sur la réflexion à mener pour le choix d un système d information de gestion des ressources humaines au-delà du maintien en exploitation d ULIS, qui ne constitue qu une solution de transition (2 ans + deux possibilités de reconduction d 1 an). Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 52

1 ERE OFFRE ET NEGOCIATIONS La DSI a reçu l offre du SEGI en novembre 2014 et quelques problèmes ont été soulevés au sein de celle-ci. Même si seul le SEGI était concerné par ce marché, nous avons profité au maximum des opportunités offertes par la procédure négociée, et exigé des modifications relatives au contenu de l offre, notamment au niveau financier. Une première offre corrigée a été transmise, qui a encore fait l'objet de remarques par la DSI, avant acceptation de l'offre finale (Best and final offer BAFO), et proposition de cette dernière au Collège provincial. OFFRE FINALE La négociation portait donc sur un plus grand respect de certains éléments du cahier des charges, l'apport de davantage de clarté quant à certains éléments de cette offre et les possibilités d'en revoir les tarifs à la baisse. L offre finale ("best offer") qui en résulte répond à ces demandes. Le Collège provincial a dès lors attribué le marché au SEGI en décembre 2014. ** * Informatisation - Rapport d'activités de la Direction des Systèmes d'information 2014 - page 53