Gestion des fonds dans le bilan et hors du bilan de letat

SAGEFI Directive dexøcution No 18 07.018.01 Gestion des fonds dans le bilan et hors du bilan de letat Emetteur : Destinataires : Service d analyse et de gestion financières (SAGEFI) Secrétaires généraux Contrôle cantonal des finances Chefs de service Responsables financiers départementaux Site Intranet http://intranet.etat-de-vaud.ch Finances Table des matières 1. Bases légales...2 2. But...2 3. Champ d'application...2 4. Principes généraux...2 4.1. Définition...2 4.2. Suivi administratif et financier...2 4.3. Rémunération des fonds...3 4.4. Personnalité juridique...3 5. Ouverture d'un fonds...3 6. Fermeture d'un fonds...4 7. Comptabilité...4 7.1. Fonds du bilan...4 7.1.1. Principes comptables...4 7.1.2. Exemples de comptabilisation...4 7.2. Fonds hors bilan...6 7.2.1. Principes comptables...6 7.2.2. Exemples de comptabilisation...7 7.3. Bouclement annuel...8 7.3.1. Performance GFE...8 8. Entrée en vigueur...10 Annexe : Résumé des activités de chaque entité : Service titulaire Service gérant SAGEFI

1. Bases légales Loi sur les finances (LFin) du 20 septembre 2005, article 48 ; Actes constitutifs ou statuts des fonds (actes de donation, testament) ; Lois spécifiques et décrets adoptés par le Grand Conseil (pour les fonds du bilan) ; Règlements des fonds arrêtés par le Conseil d Etat ; Avis de droit du Service juridique (SJL) du 14 juillet 2006 ; Décision du Conseil d'etat du 31 janvier 2000 sur les prélèvements sur les fonds. 2. But Cette directive a pour but d'informer les services de l'administration des dispositions prévues pour la gestion financière et administrative des fonds du bilan et hors bilan de l'etat de Vaud. Elle traite notamment des exigences en matière d'ouverture et de fermeture des fonds, ainsi que des principes comptables retenus pour leur utilisation. 3. Champ d'application Cette directive s'applique à tous les services de l'etat. Elle ne s'applique pas au Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) qui dispose de son propre règlement. 4. Principes généraux 4.1. Définition L'article 48 LFin précise que les fonds sont des capitaux affectés à un but spécifique. Il existe deux catégories de fonds : les fonds du bilan et les fonds hors bilan. Les fonds du bilan sont expressément créés par une loi ou un décret du Grand Conseil. Ils servent obligatoirement à l'exercice de tâches publiques, soit de tâches attribuées à l'etat par la Constitution ou par la loi (art 48, 2 ème al. LFin). Ils sont alimentés par le budget ordinaire de l'etat, voire par des taxes affectées. Ils ont en principe une affectation spécifique distincte des tâches financées par le budget ordinaire de l'etat. Ils figurent au passif du bilan de l'etat. Les fonds hors bilan sont des capitaux cédés à l'etat par des tiers avec obligation pour l'etat de les affecter à un but spécifique conforme aux vœux des donateurs. Ils servent à l'accomplissement de tâches que la loi ne met pas à la charge de l'etat. Ils sont dès lors alimentés principalement par des sources externes à l'etat (dons, legs, etc.). Rien n'interdit cependant à l'etat de financer, dans une moindre mesure, un fonds hors bilan. Comme toute dépense, le principe d'une telle contribution devra être prévu par la loi. Les fonds hors bilan figurent dans l'annexe aux comptes de l'etat. 4.2. Suivi administratif et financier Tous les fonds appartiennent à un service titulaire (UB propriétaire). Leur gestion administrative peut être confiée au même service ou attribuée à un autre (UB gérante). Les rôles dévolus au service titulaire et au service gérant sont définis par la loi ou le règlement du fonds. Le service titulaire est responsable du fonds et n est pas autorisé à en dépasser les ressources. C'est lui qui, au travers du chef de service, d'une commission ou d'une personne déléguée, décide des sommes à octroyer. Si un service gérant est désigné, il exécute les ordres du service titulaire et

veille au respect des directives légales concernant le fonds, notamment en vérifiant que les dépenses et recettes comptabilisées correspondent aux buts du fonds. Cas particulier des prélèvements d'un fonds ou d'attributions dépendant de la compétence du Conseil d'etat Pour les fonds soumis à une décision du Conseil d'etat lors d'un prélèvement, il est rappelé que toute proposition de prélèvement ou d'attribution d'un fonds sera accompagnée d'un état de ce fonds et d'un rappel de l'ensemble des attributions décidées antérieurement à la proposition, lors de l'exercice en cours et de l'exercice précédent (décision du Conseil d'etat du 31 janvier 2000). 4.3. Rémunération des fonds Seuls les fonds hors bilan sont rémunérés. La fortune des fonds hors bilan est gérée sous mandat auprès de la Banque cantonale vaudoise (BCV). Principes de gestion de la GFE La GFE (Gestion des fonds de l'etat de Vaud) est un portefeuille regroupant l'ensemble de la fortune des fonds hors bilan de l'etat de Vaud. Ce portefeuille est géré par la BCV depuis 1998 sur mandat du SAGEFI. La politique de placement est décidée conjointement par la BCV et le SAGEFI sur proposition de la BCV. Un pourcentage d'allocation pour chaque type d'actif est défini. En fonction de l'évolution des marchés et des performances, la composition du portefeuille peut être revue. La BCV et un comité du SAGEFI se réunissent au minimum une fois par année. A cette occasion, la banque annonce la performance en cours d'année et résume l'activité des marchés ainsi que les perspectives futures. C'est lors de cette réunion que de futures options sont envisagées et décidées. Un procès-verbal est rédigé par le SAGEFI. En cours d'année, le SAGEFI renseigne les services possédant des fonds sur demande. Il leur communique les performances intermédiaires mais ne fait pas de prévisions sur l'évolution future des marchés. 4.4. Personnalité juridique De manière générale, les fonds au bilan et hors bilan ne peuvent pas être dotés de la personnalité juridique, ce qui les empêche d'être titulaires de droits et notamment propriétaires de biens. L'Etat demeure seul titulaire de ces droits et les services titulaires doivent agir au nom de l'etat. En cela, les fonds se distinguent des personnes morales et notamment des fondations de droit public qui peuvent être titulaires de droits en leur nom propre. 5. Ouverture d'un fonds L'ouverture d'un fonds du bilan n'est possible que si une loi ou un décret du Grand Conseil le prévoit expressément. La base légale doit mentionner le nom exact du fonds et son but. Pour le surplus, la loi ou son règlement d'application éventuel porteront notamment sur les points suivants : nom du fonds dotation initiale et alimentation future du fonds utilisation du fonds autorisations de prélèvements par les instances concernées (service, commission, Conseil d'etat)

services responsables de la gestion administrative et financière du fonds (UB propriétaire et UB gérante) date d'entrée en vigueur Pour les fonds hors bilan, il appartient au service bénéficiaire (UB propriétaire) de s'enquérir des vœux du ou des donateurs. Si ceux-ci sont peu précis ou volontairement généraux et sans demande particulière, il est de la responsabilité du service bénéficiaire d'attribuer le montant au fonds hors bilan qui correspond le mieux au souhait exprimé ou d en créer un si le service n'en possède pas. Par contre, si les vœux sont clairs et que la personne physique ou morale demande que son nom soit associé durablement à ce don, un fonds spécifique doit être créé ainsi qu'un règlement. Pour toute ouverture de fonds, une proposition au Conseil d'etat est rédigée par le service concerné (UB propriétaire). Cette proposition reprend les éléments mentionnés ci-dessus. Elle inclut également la loi permettant l'ouverture du fonds ou, si nécessaire, un règlement du fonds. Pour les fonds hors bilan, et du fait que la fortune de ces fonds est placée sous mandat GFE, il devra être fait mention si seuls les rendements de la fortune sont utilisables pour réaliser le but poursuivi ou si la fortune peut être utilisée dans son entier. Avant envoi au Conseil d'etat, le SAGEFI et le SJL sont consultés. En cas d'acceptation de l'ouverture d'un fonds par le Conseil d'etat, le service titulaire transmet au SAGEFI le numéro d'unité budgétaire (UB) propriétaire et gérante. Le SAGEFI communique en retour le numéro du fonds du bilan généré par PROCOFIEV ainsi que la date d'entrée en vigueur de l'acte fondateur qui déterminera également celle de l'ouverture du fonds. 6. Fermeture d'un fonds La fermeture d'un fonds du bilan intervient par l'abrogation de la loi ou du décret qui l'a institué. La fermeture d'un fonds hors bilan intervient principalement lorsque son but ne peut plus être atteint (souvent parce qu'il est devenu obsolète), mais également parce que la fortune à disposition est épuisée. Dans ce cas, la fermeture d'un fonds doit être soumise au Conseil d'etat avec proposition d'affection du solde résiduel. Le solde peut être affecté à un autre fonds dont les buts sont proches, pour autant que la loi le permette, ou encore viré dans le compte «Pertes et Profits» de l'etat. 7. Comptabilité 7.1. Fonds du bilan 7.1.1. Principes comptables Toutes les dépenses et recettes relatives aux fonds du bilan sont comptabilisées en premier lieu dans les fonds concernés. Lors du bouclement des comptes, ces mouvements doivent également apparaître dans les comptes de fonctionnement de l'etat par le biais des rubriques 3801 (attribution aux fonds) et 4801 (prélèvement sur fonds). Au 31 décembre de l'exercice, les fonds enregistrés sous la rubrique 2201 du bilan de l'etat de Vaud sont présentés pour leur capital résiduel. 7.1.2. Exemples de comptabilisation Dépenses

Les dépenses effectuées en cours de période pour le compte d'un fonds sont comptabilisées au débit du fonds (exemple 1). Puis, au plus tard en fin d'année, elles sont ventilées, groupées par rubrique, dans les comptes de fonctionnement concernés, avec pour contrepartie un prélèvement sur le fonds enregistré sous forme de revenu (4801 prélèvement sur un fonds du bilan) (exemple 2). Exemple 1 : Achats d'équipement de laboratoire et versement d'une subvention à une association d'aide aux toxicomanes en cours d'exercice par le biais d'un fonds 2201 Fonds No XXX 1003.101 BCV 496.999.0 Exemple 2 : Les dépenses annuelles du fonds sont ventilées dans les comptes de fonctionnement de l'etat, au plus tard en fin d'année 3116 Equipement et matériel spécialisé d'enseignement et de recherche 4801 Prélèvement sur un fonds du bilan 3655 Aide et subventions pour l'aide et la prévoyance sociale NB : Les dépenses effectuées en cours d'année ont un fonds pour base légale. L'imputation dans les comptes de fonctionnement a pour unique but d'enregistrer le total de la charge par source de financement d'utilité publique. Les éventuels dépassements de rubriques budgétaires ne font pas l'objet de demandes de crédits supplémentaires. Ils sont expliqués dans les commentaires de la page de droite de la brochure des comptes selon la formulation suivante: «Dépassement d'un montant de CHF XXX entièrement compensé par un prélèvement sur le fds XXX à la rubrique 4801». Recettes Les recettes des fonds sont subdivisées en trois catégories : les recettes diverses, les recettes affectées et les attributions budgétaires. A) Les recettes diverses Les recettes encaissées en cours de période pour le compte d'un fonds du bilan sont comptabilisées au crédit du fonds (exemple 1). Puis, au plus tard en fin d'année, elles sont ventilées, groupées par rubrique, dans les comptes de fonctionnement concernés, avec pour contrepartie un apport au fonds enregistré sous forme de charge (3801 Attribution à des fonds du bilan) (exemple 2). Exemple 1 : Encaissement sur un fonds d'un émolument dû ou d'une subvention fédérale en vue d'une exposition 1003.101 BCV 496.999.0 2201 Fonds No XXX Exemple 2 : Les recettes annuelles du fonds sont ventilées dans les comptes de fonctionnement de l'etat, au plus tard en fin d'année

3801 Attribution à des fonds du bilan 4313 4503 Emoluments administratifs Participations fédérales à des charges de culture, de loisirs ou de sport B) Les recettes affectées Dans certaines situations, la loi prévoit expressément que seule une partie du résultat de la perception d'une taxe est affectée à un fonds du bilan. Dans ce cas précis, la perception de la taxe est comptabilisée directement dans le compte de fonctionnement (exemple 1), puis la part réservée au fonds est virée dans celui-ci en fin d'année (exemple 2). Exemple 1 : Des émoluments sont encaissés dont la loi prévoit que le 30 % est affecté à un fonds (mise en compte du 100 %) 1003.101 BCV 496.999.0 Contributions de tiers pour le trafic 4657 et l'énergie Exemple 2 : En fin d'année, ou en cours d'année dans l'hypothèse ou les ressources du fonds ne permettent pas de faire face aux dépenses, la partie des recettes de fonctionnement à attribuer légalement au fonds est comptabilisée dans celui-ci (attribution du 30 %) 3801 Attribution à des fonds du bilan 2201 Fonds du bilan No XXX C) Les attributions budgétaires Les attributions budgétaires aux fonds du bilan prévues par une loi ou un règlement doivent être dûment budgétées et comptabilisées au crédit du fonds du bilan en début d'exercice (exemple 1). Exemple 1 : 3801 Attribution à des fonds du bilan 2201 Fonds du bilan No XXX 7.2. Fonds hors bilan 7.2.1. Principes comptables Les opérations en cours d'année sont comptabilisées directement dans le compte capital 2900 des fonds hors bilan concernés. Les avoirs des fonds hors bilan sont confiés à la Banque cantonale vaudoise (BCV) qui les gère sous contrat de mandat appelé GFE (Gestion des fonds de l'etat de Vaud). Les entrées et

sorties de fonds sont effectuées par le compte de trésorerie général de l'etat. La contrepartie de ces mouvements est comptabilisée automatiquement dans le compte 2009. La régularisation de la situation du fonds s'effectue par des apports et retraits GFE initiés par le SAGEFI auprès de la BCV. Chaque année, une comptabilité comprenant un bilan et un compte d'exploitation est présentée sur base Access par le SAGEFI pour chaque fonds hors bilan. Ces documents sont remis aux services titulaires. Les fonds hors bilan sont présentés en annexe de la brochure des comptes de l'etat pour leur capital augmenté ou diminué du résultat de l'exercice. Par mesure de prudence, le résultat financier non réalisé n'est pas capitalisé, mais porté en diminution des placements du fonds. Dans le bilan de l'etat, le portefeuille de la GFE est présenté pour sa valeur boursière au 31 décembre de l'exercice (exception à l'article 51 de la LFin). Comptes ouverts dans Procofiev Contrairement aux fonds du bilan qui ne disposent que d'un numéro de compte (2201), plusieurs comptes sont créés par le SAGEFI lors de l'ouverture du fonds dans PROCOFIEV. Il s'agit des comptes suivants : 1017 Autres débiteurs (compte dans lequel s'imputent automatiquement les factures créées par le service titulaire) ; 2009 Autres engagements courants (compte de contrepartie automatique qui sert de liaison entre le fonds hors bilan et les comptes de l'etat ; un solde débiteur représente le montant dû par l'etat au fonds, un solde créancier représente le montant dû par le fonds à l'etat) ; 1020 Placements (ce compte représente la partie de la fortune placée sous forme de papiers-valeurs auprès de la BCV) ; 204X Intérêts réservés (partie utilisable de la fortune lorsque le règlement précise que seuls les produits du fonds sont mis à disposition) ; 2049 Provisions fluctuations de cours (correctif d'actif calculé sur les réévaluations annuelles de positions titres non réalisées) N.B : Le module fonds de PROCOFIEV ne permettant pas la gestion des comptes libres, les montants enregistrés dans le compte 2049 sont reclassés en correctif d'actif lors de la présentation des comptes sur la base Access ; 2900 Capital (partie utilisable de la fortune sauf si une clause restrictive figure dans le règlement du fonds) ; 4221 Intérêts et dividendes (compte représentant le résultat annuel produit par les titres comptabilisés dans le compte 1020) ; 7.2.2. Exemples de comptabilisation A) Ouverture du fonds XXX par la réception d'un don 1003.101 (Etat) Compte BCV 496.990.0 2900 (Fonds) Capital Fonds XXX

Libellé : Réception don en faveur du fonds XXX Date valeur : Date du crédit bancaire N.B. Dans ce cas-là, l'etat est maintenant débiteur du fonds. Le SAGEFI est chargé d'effectuer la régularisation par un apport au portefeuille GFE. B) Utilisation du fonds dans le cadre imposé par le règlement 2900 (Fonds) Capital Fonds XXX 1003.101 (Etat) Compte BCV 496.990.0 Libellé : Paiement du fonds XXX Date : Date du débit bancaire N.B. Dans ce cas-là, l'etat est créancier du fonds. Le SAGEFI est chargé d'effectuer la régularisation par un retrait du portefeuille GFE. C) Attribution d'un crédit budgétaire 3802 (Etat) Attribution à des fonds hors bilan 2900 (Fonds) Capital Fonds XXX Libellé : Attribution budgétaire au fonds No XXX Date : Date du jour N.B. Dans ce cas-là, l'etat est débiteur du fonds. Le SAGEFI est chargé d'effectuer la régularisation par un apport au portefeuille GFE. 7.3. Bouclement annuel Les fonds hors bilan sont bouclés en fin d'année selon les principes comptables en vigueur à l'etat. Les UB gérantes sont tenues de comptabiliser toutes les écritures d'attributions budgétaires au plus tard début décembre. Après comptabilisation des dernières écritures courant janvier, elles sont responsables d'effectuer les opérations de virement au compte capital (2900) de tous les comptes de fonctionnement pour les fonds qui en possèdent, à l'exception du compte 4221 pour lequel un bouclement automatique est effectué. Le SAGEFI procède à la comptabilisation des résultats financiers (fin janvier) ainsi qu'au bouclement automatique des fonds (courant février). Le module fonds de PROCOFIEV n'ayant pas été créé pour gérer des comptabilités annexes pour un grand nombre de fonds, le SAGEFI procède à l'extraction des données de PROCOFIEV de tous les fonds sur base Excel et les transfère dans un fichier sur base Access. Il créé le bilan et le compte d'exploitation dans cette base puis remet un exemplaire des comptes du ou des fonds à chaque service titulaire concerné. 7.3.1. Performance GFE Le contenu des rubriques utilisées pour la comptabilisation de la performance du portefeuille est détaillé ci-après : Bilan

Placements Cette rubrique comprend la partie de la fortune du fonds placée sous forme de papiers-valeurs (GFE). Correctif d'actif sur placements Cette rubrique totalise l'accumulation annuelle des réévaluations sur titres non réalisés. Ce montant fait partie intégrante de la fortune du fonds mais ne peut être utilisé pour des acquisitions éventuelles. Il représente une réserve pour d'éventuelles performances de cours négatives lors d'années baissières. Capital Cette rubrique comprend la partie de la fortune utilisable pour des acquisitions ou des charges diverses. Le capital est chaque année augmenté du résultat net du fonds (produits./. charges, excepté le revenu sur titres non réalisés) et figure dans le bilan sous «Excédent de produits» (respectivement «de charges» les mauvaises années). Exploitation A) Produits Intérêts et dividendes Cette rubrique totalise les revenus provenant de dividendes d'actions et d'intérêts d'obligations réalisés par la GFE durant l'année, qui sont attribués au fonds au prorata de sa fortune. Plus-values réalisées sur placements Ce poste totalise les revenus provenant d'opérations d'achats et de ventes de titres réalisés par la GFE durant l'année, qui sont attribués au fonds au prorata de sa fortune. Plus-values non réalisées sur placements Ce poste représente les revenus potentiels mais non réalisés sur les titres en portefeuille. Le montant provient de la différence de cours entre la clôture de l'exercice et la clôture précédente sur les titres non réalisés. Il est également attribué au fonds au prorata de sa fortune. Par mesure de prudence, cette somme ne fait pas partie du résultat. Elle est placée en correctif d'actif; c'est pourquoi elle est comptabilisée dans les charges sous «Attribution correctif d'actif pour fluctuations de cours». Dissolution correctif d'actif pour fluctuation de cours Voir rubrique «Charges : Moins-values non réalisées sur placements». Excédent de charges Perte nette de l'exercice. B) Charges Moins-values réalisées sur placements Ce poste totalise les pertes provenant d'opérations d'achats et de ventes de titres réalisées par la GFE durant l'année, qui sont attribuées au fonds au prorata de sa fortune. Moins-values non réalisées sur placements Ce poste représente les pertes potentielles mais non réalisées sur les titres en portefeuille. Le montant provient de la différence de cours entre la clôture de l'exercice et la clôture précédente sur les titres non réalisés. Il est également attribué au fonds au prorata de sa fortune. Cette

somme ne fait pas partie du résultat. Elle est retranchée du correctif d'actif et figure dans les produits sous «Dissolution du correctif d'actif pour fluctuations de cours». Si la moins-value non réalisée est supérieure au montant du correctif d'actif ou si il n'en existe pas, elle est laissée en charge de l'exercice. Attribution correctif d'actif Voir rubrique «Produits : Plus-values non réalisées sur placements». Excédent de produits Bénéfice net de l'exercice. 8. Entrée en vigueur Cette directive entre en vigueur au 1 er janvier 2008. Le Chef du Département des finances et des relations extérieures Pascal Broulis

ANNEXE Résumé des activités de chaque entité Service titulaire (UB propriétaire) Les principales tâches et responsabilités du service titulaire de fonds sont les suivantes : Initier l'ouverture d'un fonds eu égard à une loi ou un don, préparer une proposition au Conseil d'etat (PCE). Etablir un règlement éventuel (joint à la PCE). Proposer des utilisations du fonds, en rapport avec son but. Faire respecter le système d'attribution d'aides ou subsides si le règlement en a prévu un (passage devant une commission, devant le CE, décision du chef de service). Veiller à ne pas dépasser les ressources du fond y compris si celles-ci ne représentent qu'une partie du capital du fonds. Rédiger un rapport d'activités si le règlement du fonds le prévoit. Veiller à ne pas conserver des fonds dormants, dont le but n'existe plus ou n'est plus atteignable. Initier la fermeture d'un fonds, préparer une PCE. Service gérant (UB gérante) Les principales tâches et responsabilités du service gérant de fonds sont les suivantes : Effectuer et libérer les paiements. Comptabiliser les charges et les produits, excepté les résultats financiers. Veiller à ce que le but du fonds et plus généralement le règlement soit respecté lors de son utilisation. Comptabiliser les écritures de bouclement en fin d'année, excepté pour le compte 4221. SAGEFI Le SAGEFI est chargé de plusieurs opérations spécifiques dans le cadre de la gestion des fonds : Ouverture du fonds dans PROCOFIEV (fonds bilan et hors bilan). Ouverture du fonds auprès de la BCV (fonds hors bilan). Passation des apports et des retraits. Il s'agit des montants qui doivent être versés ou au contraire retirés du fonds en fonction des dons reçus ou des montants utilisés. Ces opérations permettent la mise à zéro du compte 2009. Passation des résultats financiers annuels provenant du portefeuille GFE géré par la BCV (fonds hors bilan). Etablissement des comptes annuels sur logiciel Access transmis aux services (fonds hors bilan).

Fermeture dans PROCOFIEV (fonds bilan et hors bilan). Fermeture auprès de la BCV (fonds hors bilan).