Document de présentation de la plateforme de travail des instances de la Francophonie Rappel du contexte Le cadre PGS Initié en 2008, le Plan de gestion stratégique est un projet structurant pour la modernisation de l Organisation. Dans le cadre de l objectif «Adopter une structure organisationnelle et décisionnelle simplifiée», une plateforme de travail a été élaborée. Justification Depuis plusieurs années, le nombre de réunions des instances augmente et, en conséquent, le nombre de documents. Cela entraîne un accroissement des coûts environnementaux et financiers liés à l impression et à la diffusion de l ensemble des documents relatifs aux réunions des instances. Objectifs Aller dans le sens d une gestion électronique des documents en accord avec le PGS, confortant ainsi une démarche de gestion rationnelle des ressources et de développement durable ; Faciliter la préparation des réunions pour les délégations par l amélioration des délais de réception des documents et la simplicité d utilisation de la plateforme de travail ; Faciliter les flux de communication entre le service des Instances de l OIF et les délégations, ainsi qu au sein de chaque délégation.
Contenu de la plateforme Calendrier de travail Documents Archives Ce calendrier de travail interactif indique l ensemble des réunions à venir. Sont concernés le Sommet, la CMF, le CPF, mais également les Commissions, Comités ad hoc et autres groupes de travail. Voir Annexe 3. Tous les documents relatifs à l ensemble des réunions à venir sont mis en ligne sur la plateforme et directement téléchargeables (projets d ordre du jour, documents de travail, projets à adopter ). Voir Annexe 2. Les documents correspondant aux réunions passées seront également disponibles. À terme, la plateforme mettra à disposition près de 20 années d archives institutionnelles. Textes de référence L ensemble de textes de référence de la Francophonie, les règlements des instances, les statuts des différents organes, les accords de coopération avec les autres organisations internationales, etc., seront présents sur la plateforme. Contacts Outre les contacts de la division Instance de l OIF, les délégations trouveront sur la plateforme les coordonnées des bureaux de chaque commission, en vue de faciliter les prises de contact. Une grande facilité d utilisation Interface ergonomique et professionnelle La plateforme de travail dispose d une interface ergonomique permettant l accès à tous les documents depuis la page d accueil en seulement quelques clics. À vocation professionnelle, la plateforme est accessible aux États et gouvernements membres des instances, ainsi qu aux institutions de la Francophonie. Voir Annexe 1. Téléchargement optimal Outil de recherche avancé Code couleur L ensemble des documents sont mis en ligne sous un format allégé permettant un téléchargement optimal pour tous les types de connexion internet. Un outil de recherche avancé est intégré à la plateforme. Il permet aux délégations d effectuer une recherche précise par mot clé / thématique / type de document / date de publication. Un code couleur précise quels sont les documents ayant vocation à être adoptés (en orange), à l inverse des documents de référence qui n ont pas vocation à être modifiés (en noir). Voir Annexe 2.
Optimisation du rendement dans un cadre de développement durable Économies Meilleure réactivité Grâce à la plateforme, d importantes économies seront faites sur le papier, sur les coûts d impression et sur les frais d envoi postal. La plateforme permet en outre un gain de temps considérable pour l envoi des documents aux délégations. Ces meilleurs délais dans la réception des documents offriront plus de temps aux délégations pour la préparation des réunions. Cet accès anticipé à la documentation donne également davantage de temps à l ensemble des capitales et à leurs administrations pour élaborer leurs positions. Un accès sécurisé à la plateforme Contrôle des accès Différenciation L accès à la plateforme de travail des instances nécessite un identifiant et un mot de passe personnalisés (voir la note d information du service des Instances). Ainsi, chaque délégation autorisera l accès aux documents pour les personnes concernées. L accès aux catégories de documents présents sur la plateforme est fonction du statut de l État ou gouvernement membre qui se connecte. Conclusions Disponibilité des informations Possibilité d évolution Un premier pas Toutes les informations nécessaires au travail des délégations en vue de la préparation des réunions sont disponibles et téléchargeables sur la même plateforme : dates des réunions, lieux, horaires, projets d ordre du jour, documents à adopter, documents de référence de la Francophonie Cette plateforme de travail a vocation à évoluer via des modules complémentaires en fonction des besoins identifiés par les délégations. La plateforme est un premier pas qui ouvre la voie à la réflexion à mener sur le fonctionnement des commissions et les modalités de rapports.
Annexe 1. Page d accueil de la plateforme de travail 1- Retour à la page d accueil 2- Menu des instances 3- Zone d accès au contenu (contextuel selon la page choisie) 4- Cartouche de connexion 5- Cartouche de recherche avancée 6- Outils : accès au calendrier et aux contacts
Annexe 2. Exemple de la réunion du 80 e CPF Les documents de travail et documents à adopter sont affichés en couleur orange. Une fois le CPF terminé et les documents adoptés, le statut des documents en ligne sera donc modifié. «Ordre du jour de la 80 e session du CPF» se substituera alors à «Projet d ordre du jour de la 80 e session du CPF».
Annexe 3. Le calendrier de travail interactif Une réunion affichée en gras est un lien vers la page de cette réunion contenant l ensemble de la documentation s y rapportant. Dans le cas des manifestations francophones importantes telles que la Journée internationale de la Francophonie, le lien renvoie au site internet dédié à la manifestation.