Sommaire I Table des matières 1 Introduction...1 2 Menu principal...1...3 3 Gestionnaire du parc...7 4 Étape 1 - Établir des emplacements/départements...9 5 Étape 2 - Configuration de la planification de MP...12 6 Étape 3 - Ajouter des véhicules/équipements...14 7 Planification et suivi de réparations...16 8 Pop-ups de notification 9 Calendar...17 10 Émission/Mise...18 à jour d'un bon de travail...22 11 Gestion des bons de travail...23 12 Visualisation de l'historique de maintenance...25 13 Émission de rapports I
1 Fleet Maintenance Pro Version 12 1 - Introduction Bienvenu dans Fleet Maintenance Pro! Cette section a été pensée pour vous aider à rapidement installer et configurer le Fleet Maintenance Pro. Si vous avez déjà utilisé le Fleet Maintenance Pro et avez assimilé le fonctionnement du programme, certaines informations dans la section "Débuter" peuvent être passées outre. Toutefois, vous pourrez y trouver quelques astuces pouvant s'avérer utiles et vous faire gagner du temps. Nous vous recommandons de suivre le guide de démarrage rapide quelle que soit votre expérience. Le Fleet Maintenance Pro est livré avec un petit échantillon de données comprenant une variété de types d'équipement différents. Nous recommandons d'utiliser l'échantillon de données afin de vous familiariser avec les fonctionnalités les plus populaires contenues dans le Fleet Maintenance Pro. Une fois le programme assimilé, vous pouvez supprimer manuellement l'échantillon de données. Dans les premières sections, nous examinerons les rubriques du menu principal et du Gestionnaire du parc, qui sont les premiers écrans du programme. Ensuite, nous examinerons pas à pas la procédure de configuration du programme et l'encodage de l'équipement. Enfin, nous verrons les fonctionnalités les plus courantes du programme comme l'enregistrement des maintenances effectuées, les bons de travail (Édition Shop), l'affichage de l'historique de maintenance et les rapports. 2 - Menu principal Le menu principal est l'emplacement central duquel vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités du programme. Tout comme dans nombre d'applications, vous trouverez un menu déroulant et également une barre d'outils de menu principal reprenant les fonctionnalités les plus communément utilisées. La barre d'outils du menu principal et les menus déroulants sont abordés ci-dessous : Barre d'outils du menu principal : (Visualisation sur édition Shop) Cliquez sur le bouton "Ajouter" pour ajouter un nouvel équipement. Commande de menu correspondante : Fichier/Ajouter... Cliquez sur le bouton "Editer" pour modifier ou visualiser les informations générales de l'équipement sélectionné qui ont été saisies lors du premier enregistrement l'équipement. Commande de menu correspondante : Fichier/Modifier... Le bouton "Supprimer" supprimera l'équipement sélectionné une fois que vous aurez confirmé votre intention en choisissant "Oui" en réponse au message de confirmation. Commande de menu correspondante : Fichier/Supprimer Le bouton "Assistant BT" active l'assistant d'"émission de bon de travail". L'assistant d'émission de bon de travail émettra automatiquement les bons de travail pour l'équipement dû pour révision. Commandes de menu correspondantes : Parc/Émettre des bons de travail. (Édition Shop uniquement) Le bouton "Bons de travail" active l'écran "Gestion des bons de travail". Depuis cet écran, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des bons de travail ou simplement visualiser le statut des bons de travail. Commande de menu correspondante : Parc/Gestion des bons de travail... (Édition Shop uniquement)
- Édition Shop - 2 Le bouton "Planif. de MP" affiche l'écran "Configuration de planification de MP". Depuis cet écran, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer les planifications de maintenance. Les planifications de maintenance contiennent les révisions de maintenance préventive que vous désirez suivre, relatives à votre équipement. Commande de menu correspondante : Configuration/Planification de MP... Le bouton "Réparations" affiche l'écran "Gestion des réparations planifiées". L'écran indique une liste les réparation en attente relatives à votre équipement qui ont été rapportées par une personne ( p. ex. un opérateur). Commande de menu correspondante : Parc/Gestion des réparations planifiées... Le bouton "Compteur" affiche l'écran "Actualisation des relevés de compteurs". Depuis cet écran, vous pouvez facilement actualiser les relevés des compteurs pour l'équipement mesuré. Commande de menu correspondante: Parc/Actualiser les relevés de compteurs... Le bouton "Employés" affiche l'écran "Gestion des employés". Utilisez cet écran pour suivre les informations concernant les employés, y compris l'ajout, la modification ou la suppression des dossiers d'employés. Commande de menu correspondante : Configuration/Base de données des employés... Le bouton "Vendeurs" affiche l'écran du "Gestionnaire de la base de données des vendeurs". Utilisez cet écran pour ajouter, modifier ou supprimer des informations de vendeur. Commande de menu correspondante : Configuration/Base de données des vendeurs... Le bouton "Pièces" affiche l'écran "Gestion de l'inventaire des pièces". Utilisez cet écran pour gérer les pièces reprises dans la liste de votre inventaire. Commande de menu correspondante : Inventaire/Inventaires des pièces... (Éditons Deluxe et Shop uniquement) Le bouton "Quitter" vous permet de sortir du Fleet Maintenance Pro. Commande de menu correspondante : Fichier/Quitter Commandes du menu principal : Les commandes du menu se situent sur une ligne horizontale en haut du menu principal et vous permettent d'accéder à toutes les fonctionnalités du Fleet Maintenance Pro. Fichier : Ajouter, modifier, dupliquer ou supprimer un équipement. Elle comprend également les fonctions de sauvegarde / restauration de la base de données et permet l'accès aux options du programme. Réglage : Modifier les révisions de MP, les catégories d'équipement, les employés, les vendeurs, les données des pièces et les listes de choix déroulantes. Équipement : Les fonctions spécifiques d'équipement, telles qu'enregistrer la maintenance effectuée, planifier une réparation, visualiser l'historique de maintenance, etc. Parc : Contient les fonctions "lot" comme l'"assistant de vérification de MP", l'actualisation des relevés de compteurs, la gestion des réparations, l'analyse des coûts, etc. Inventaire (Éditions Deluxe et Shop uniquement) : Visualiser l'inventaire des pièces, les reçus enregistrés, les bons de commande et l'inventaire du carburant.
3 Fleet Maintenance Pro Version 12 Facturation (Édition Shop uniquement) : Émettre des factures pour les bons de travail, enregistrer les paiements de factures. Outils : Contient les fonctionnalités de la base de donnée telles que sauvegarder/restaurer, optimiser/ réparer, les utilitaires de purge/d'actualisation et les options du programme. Rapports : Contient tous les rapports disponibles dans ce programme. Fenêtre : Si applicable, les options de ce menu vous permettront d'ouvrir des fenêtre en mosaïque et/ou en cascade à l'écran. Sécurité : Un module complémentaire qui vous permet de définir des restrictions d'accès pour des utilisateurs individuels ou des groupes d'utilisateurs à un niveau de composant (p.ex. fonctionnalités ajouter, modifier et supprimer). Aide : Fournit l'aide en ligne, les solutions communes d'aide, l'information de support technique, l'information sur votre version et un accès au site Web. 3 - Gestionnaire du parc De même que pour le menu principal, l'écran Gestionnaire de parc se charge automatiquement dès le démarrage du Fleet Maintenance Pro. Le Gestionnaire de parc est conçu pour exécuter des fonctions spécifiques d'équipement telles que : émettre un bon de travail (édition Shop ), enregistrer la maintenance effectuée, planifier une réparation, visualiser l'historique de maintenance ou enregistrer les données relatives au carburant pour un équipement donné.
- Édition Shop - 4 Écran Gestionnaire de parc : (Visualisation sur édition Shop) Commandes du Gestionnaire de parc : Sélection emplacement/catégorie : Le Fleet Maintenance Pro vous permet de ranger par catégorie votre équipement dans "Emplacements" et "Catégories". Vous verrez comment définir les "Emplacements" et "Catégories" dans la section " Définir les emplacements/catégories". Vous pouvez utiliser les commandes de sélection Emplacement et Catégorie pour filtrer l'équipement affiché dans la liste de l'équipement. Sur le tableau ci-dessus, l'emplacement "Tous les emplacements" et la catégorie "Toutes les catégories" sont sélectionnés. Par conséquent, tout l'équipement compris dans votre parc sera affiché dans la liste des équipements. Vous remarquerez dans l'écran ci-dessus que deux équipements sont surlignés en "rouge" et un en " jaune". Quand une ligne est surlignée en rouge, cela indique que l'équipement doit ou aurait dû être amené en révision. Quand une ligne est surlignée en jaune, cela indique que l'équipement doit prochainement être amené en révision. Les indicateurs codés en couleur apparaissent automatiquement quand l'équipement doit être prochainement amené en révision selon les paramètres de maintenance préventive définis par vous pour votre équipement. Nous aborderons dans une section ultérieure la configuration des planifications de maintenance préventive.
5 Fleet Maintenance Pro Version 12 L'équipement listé affiche également, à la gauche de l'équipement dû pour révision, des indicateurs graphiques de maintenance due. Les indicateurs de maintenance due vous indiquent si l'équipement en question est dû pour maintenance préventive, réparation ou immatriculation/certification à date fixe. Vous pouvez en un coup d'oeil déterminer à quel type de révision sera soumis votre équipement selon l'icône affichée à gauche de la ligne d'équipement : De plus, en cliquant sur l'indicateur "+" à gauche de l'équipement, la ligne de l'équipement va se détailler afin de montrer quels sont exactement les révisions MP, les réparations et expirations d'équipement dues ou prochainement dues, comme l'indique l'image suivante : Au-dessus de la liste d'équipement, vous trouverez également une case déroulante "Montrer l'équipement" vous permettant de filtrer la liste d'équipement afin de n'afficher que l'équipement dû ou prochainement dû pour révision. Vous remarquerez en bas à gauche de l'écran "Gestionnaire de parc" que deux options de visualisation sont prises en charge : "Vue en liste" et "Vue en tableau" : "Vue en tableau" (par défaut) : La vue en tableau affiche votre liste d'équipement au format lignes et colonnes. Cela vous offre la possibilité de visualiser une liste d'équipement si de multiples équipements existent dans une même catégorie. Cette vue vous permet également de trier, chercher et filtrer vos données d'équipement de plusieurs façons. "Vue en liste" : La vue en liste affiche les enregistrements d'équipement individuellement au format page afin que vous puissiez voir tous les détails d'un équipement donné dans un format organisé. Pour permuter d'un équipement à l'autre, il vous suffit de cliquer sur l'équipement désiré à gauche de votre écran. En vue en tableau, si vous souhaitez organiser vos tableaux différemment, il vous suffit de cliquer sur le titre de la colonne (p.ex. "Marque"). Si les données ne sont pas déjà triées de cette manière dans la colonne choisie, vos données seront triées en ordre ascendant et une flèche apparaîtra, pointant vers le haut sur le titre de la colonne. Si la colonne sur laquelle vous cliquez est déjà triée en ordre ascendant, elle sera alors triée en ordre descendant et vice versa. En "vue en tableau", la sélection multiple est prise en charge, vous permettant de sélectionner l'équipement désiré afin d'établir des rapports. Maintenez enfoncée la touche sur votre clavier et cliquez, pour les sélectionner, sur les groupes d'enregistrement d'équipement ou maintenez enfoncée la touche et cliquez sur des enregistrements individuels d'équipement pour les sélectionner.
- Édition Shop - 6 Filtrer et rechercher Vous pouvez rechercher et filtrer n'importe quelle donnée d'équipement en utilisant le filtre déroulant situé dans chaque titre de colonne. Par exemple, vous désirez peut être n'afficher que l'équipement de l'année "2007" OU que les relevés de compteur supérieurs à 2000, juste comme exemple. Vous pouvez en savoir plus sur les options de recherche, filtrage et tri dans notre section "Filtrage des données" de la section "Trucs et astuces" de l'aide en ligne. Vous pouvez également filtrer/rechercher en cochant la case "Affichage du filtre par ligne" sur le bouton de la barre d'outils de l'écran "Gestionnaire de parc". De plus, il existe un bouton "Rechercher" qui recherchera parmi TOUTES les lignes le texte que vous aurez indiqué. Rem arque : La plupart des grilles de données dans les divers écrans du Fleet Maintenance Pro prennent en charge les fonctionnalités de filtre et recherche autom atique. Sous la liste d'équipement, vous trouverez une autre barre d'outils vous permettant de naviguer à travers les enregistrements d'équipement ainsi que les informations d'équipement ajoutées, éditées, effacées, filtrées ou imprimées. Astuce : Vous pouvez ajuster la taille de la fenêtre du Gestionnaire de parc à la dimension désirée afin que s'affichent plus ou moins d'équipements sans avoir besoin de les faire défiler. Vous pouvez également ajuster la taille ou réarranger n'importe quelle colonne en vue en tableau. Pour déplacer une colonne, il vous suffit de cliquer et faire glisser la colonne à la position voulue. Le Fleet M aintenance Pro gardera en mémoire vos préférences de configuration de mise en page, même une fois sorti du programme. Barre d'outils du Gestionnaire de parc : Émettre un BT - (Édition Shop) : Cliquez sur ce bouton pour émettre un bon de travail pour l'équipement sélectionné. L'écran "Émission d'un bon de travail" s'affichera, vous permettant de choisir entre plusieurs options, y compris la possibilité de remplir automatiquement le bon de travail avec les révisions MP et les réparations dues ainsi qu'avec les pièces/main d'oeuvre requises (si prédéfinis). -OUEnregistrement Mtc (Éditions Deluxe & Standard ) : Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une maintenance préventive ou corrective effectuée sur un équipement sélectionné. L'édition Deluxe vous permet également de remplir automatiquement l'entrée de maintenance avec les révisions MP et réparations dues. Planifier une réparation : Cliquez sur ce bouton pour planifier ou consigner une réparation à effectuer sur l'équipement donné. Cela est utile pour consigner et suivre les réparations inattendues à effectuer sur un équipement. Vous pouvez consigner une ou plusieurs réparations et, si vous le souhaitez, même les planifier pour réalisation à une date précise. Tout comme la maintenance préventive due, les réparations planifiées seront surlignées en rouge quand la date spécifiée sera atteinte ou passée. Enregistrer le carburant : Cliquez sur ce bouton pour rapidement consigner une transaction concernant le carburant pour l'équipement sélectionné. Maintenance due : Si une maintenance est due ou prochainement due, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour afficher l'écran "Maintenance due". L'écran "Maintenance due" indiquera toutes les révisions dues ET la date de leur dernière exécution, l'intervalle de suivi et la date de prochaine exécution. Si vous souhaitez visualiser la maintenance due pour plus d'un équipement, utilisez plutôt le rapport de "Maintenance due" que vous trouverez sous la rubrique menu RAPPORTS --> MAINTENANCE --> Maintenance due (détaillée).
7 Fleet Maintenance Pro Version 12 Statut MP : Cliquez sur ce bouton pour visualiser le statut actuel de TOUTES les révisions de maintenance préventive pour l'équipement sélectionné. L'écran de statut de MP indique les dernières révisions effectuées, l'intervalle de suivi et la date de prochaine exécution. Si des révisions MP sont dues (ou prochainement dues), elles apparaîtront codées en couleur à l'écran. Les tâches non dues pour révision apparaîtront dans la couleur par défaut. Historique : Cliquez sur ce bouton pour afficher un historique complet de la maintenance pour l'équipement donné. Cet écran affichera toutes les MP effectuées, les réparations, les pièces, la main d'oeuvre et les coûts associés pour l'équipement sélectionné. DernièreMP : Cliquez sur ce bouton si vous devez configurer manuellement les paramètres "Dernière exécution" (date ou unités comptabilisées) pour les révisions MP affectées à l'équipement sélectionné. Quand vous ajoutez un équipement dans le logiciel, vous avez l'opportunité de visualiser cet écran et configurer la date de "Dernière exécution" et/ou les valeurs comptabilisées afin que le Fleet Maintenance Pro puisse déterminer automatiquement l'échéance. Une fois la configuration initiale effectuée, vous ne devriez pas avoir besoin de vous rendre à nouveau sur cet écran puisque le Fleet Maintenance Pro mettra automatiquement à jour ces valeurs lors de l'enregistrement dans l'historique d'une entrée de maintenance ou d'un bon de travail. Carburant : Cliquez sur ce bouton pour afficher un historique complet de transactions carburant pour l'équipement sélectionné. Cet écran affichera toutes les transactions carburant y compris les statistiques économiques et les coûts associés au carburant. 4 - Étape 1 - Établir des emplacements/départements Le Fleet Maintenance Pro vous permet répertorier votre équipement par emplacement et catégorie. Vous pouvez créer autant d'emplacements et de catégories que vous le désirez. Même s'il n'est pas nécessaire de classer votre équipement, si vous le faites, il vous sera plus facile de le gérer et de l'organiser. Cela vous donne également la possibilité de générer et filtrer des rapports par emplacement et catégorie. Par exemple, si vous avez deux emplacements différents, vous pouvez avoir respectivement deux emplacements appelés "Emplacement A" et "Emplacement B". Ensuite, vous pouvez définir les catégories pour chaque emplacement comme "Voitures et Camions", "Équipement d'excavation" et "Remorques" pour "Emplacement A". "Emplacement B" peut comprendre "Compresseurs à air", "Monte-charges" et "Générateurs". Utiliser l'écran de "Configuration emplacement/catégorie" afin de définir différents emplacements et/ou catégories pour votre parc. Si vous ne souhaitez pas classer votre équipement, il vous suffit simplement d'utiliser l'emplacement/catégorie par défaut indiqué lors de l'ajout d'équipements/véhicules dans le Fleet Maintenance Pro. Si vous le souhaitez, vous pouvez affecter un emplacement ou une catégorie à une date ultérieure en cliquant deux fois sur l'équipement et en modifiant l'affectation de l'emplacement/ catégorie sur l'onglet "Général". Pour accéder à l'écran "Configuration emplacement/catégorie", sur le menu principal, cliquez sur l'élément de menu "Configuration" puis choisissez "Configuration emplacement/catégorie".
- Édition Shop - 8 Écran Configuration d'emplacement/département : Comment : Ajouter un emplacement : Pour ajouter un emplacement, cliquez sur le bouton "Ajouter un emplacement". Un petit écran s'affichera vous demandant d'indiquer un nom d'emplacement. Encodez le nom du nouvel emplacement et choisissez "OK". Le nouvel emplacement sera créé et s'affichera dans la liste. Comment : Ajouter une catégorie : Pour ajouter une catégorie, sélectionnez l'emplacement pour lequel vous désirez ajouter une catégorie. Ensuite, cliquez sur le bouton "Ajouter une catégorie". Un petit écran s'affichera vous demandant d'indiquer un nom de catégorie. Saisissez le nom de la nouvelle catégorie et choisissez "OK". La nouvelle catégorie sera créée sous l'emplacement sélectionné. CONSEIL : Un emplacement doit contenir au moins une catégorie avant de pouvoir être assigné à un équipement. Cet écran vous permet également de copier-coller des structures d'emplacements en utilisant la méthode de clic avec le bouton droit. En Vous éviterez ainsi de devoir tout encoder manuellement si vous avez de multiples emplacements avec essentiellement les mêmes catégories.
9 Fleet Maintenance Pro Version 12 5 - Étape 2 - Configuration de la planification de MP Avant d'ajouter votre équipement dans le Fleet Maintenance Pro, vous devez définir les planifications de maintenance qui seront affectées à votre équipement en utilisant l'écran "Configuration de planification de MP". Une planification de maintenance comporte une ou plusieurs révisions de maintenance préventive (MP) requises pour l'exécution à un intervalle de dates ou compteur. Un exemple simple de révision de maintenance préventive que l'on peut facilement envisager serait "Changement d'huile et de filtre à huile" tous les 3 mois ou 3 000 miles ou kilomètres. Il existe plusieurs intervalles de suivi pouvant être spécifiés pour vos révisions MP tels que jours, semaines, mois, années, miles, kilométrage ou heures. Le Fleet Maintenance Pro utilise ces paramètres d'intervalle pour vous informer automatiquement des échéances de maintenance dues pour votre équipement. Lors de la définition de vos planifications de maintenance, si possible, nous vous recommandons de les définir pour les "groupes" d'équipements similaires que vous allez suivre. Par exemple, si vous avez 10 monte-charges suivant les mêmes cycles de routine de maintenance, il vous est possible de créer une unique planification de maintenance dans le Fleet Maintenance Pro pour les 10 "Monte-charges". De cette façon, si vous veniez à changer la planification à une date ultérieure (p.ex. vous modifiez un intervalle de maintenance, ajoutez une révision MP, etc.), tous les équipements liés à cette planification bénéficieront de ces changements sans que vous ayez à modifier manuellement dix planifications de maintenance. Une fois vos planifications de maintenance définies, à l'ajout d'équipement dans le Fleet Maintenance Pro, vous pouvez choisir une planification de maintenance pour l'équipement à suivre. Lors de l'assignation d'un équipement à une planification, l'équipement est lié de manière automatique aux révisions MP de la planification choisie. Comme indiqué auparavant, vous pouvez assigner une même planification de maintenance à autant d'équipements que vous désirez. Vous pouvez de même définir un nombre illimité de révisions MP pour chaque planification. CONSEIL : Même si plus d'un équipement peut être assigné à une même planification de maintenance, chaque équipement comportera sa propre et unique de dernière date exécution et/ou dernier compteur d'exécution pour chaque révision MP dans la planification de maintenance. En d'autres mots, chaque équipement affecté à la même planification de maintenance peut avoir son échéance de maintenance propre et différente d'un autre équipement. Pour ajouter une planification de maintenance : 1) Dans le menu principal, cliquez sur l'icône.
- Édition Shop - 10 (Visualisation sur édition Shop) 2) Ensuite, cliquez sur le bouton "Ajouter" dans la section "Planification" en haut de l'écran. 3) Saisissez le nom de votre nouvelle planification comme "Monte-charges". 4) Sous le nom de la planification, cochez les cases en regard des intervalles que vous souhaitez suivre pour cette planification. Par exemple, si certaines révisions MP définies pour cette planification seront suivies selon un intervalle de dates, cochez la case "Suivre par date". Si certaines révisions MP définies seront suivies par intervalle de compteur kilométrique, cochez la case "Suivre par compteur", puis choisissez quel type de compteur. Les versions Deluxe et Shop du Fleet Maintenance Pro vous permettent également le suivi par plusieurs compteurs ce qui vous permet de suivre par compteur "secondaire" si vous le souhaitez. 5) Finalement, cliquez sur le bouton "Enregistrer". Vous pouvez désormais ajouter des révisions MP à cette planification. Pour ajouter une révision MP à une planification récemment créée : 1) Dans la barre d'outils "Révision" vers le bas de l'écran, cliquez sur le bouton "Ajouter". 2) Vous pouvez saisir le nom de la révision et définir les valeurs d'intervalles de dates et/ou de compteur souhaitées. 3) Cliquez sur le bouton "Enregistrer". Afin de gagner du temps lors de la configuration des planifications de maintenance, vous pouvez importer des révisions MP depuis d'autres planifications. Certaines de vos planifications peuvent légèrement différer d'autres et les importer vous évitera de saisir à nouveau les mêmes révisions MP déjà saisies dans une autre planification. Pour importer des maintenances depuis une autre planification :
11 Fleet Maintenance Pro Version 12 1) Cliquez sur le bouton "Importer" pour afficher l'écran "Importer des révisions de maintenance". 2) À gauche de l'écran, choisissez la planification que vous souhaitez importer à l'aide de la liste déroulante "Importer depuis la planification". Les révisions MP associées à la planification sélectionnée seront remplies dans la boîte de dialogue "Services disponibles". 3) Dans la boîte de dialogue "Services disponibles", cliquez sur la ou les révisions que vous souhaitez importer. Vous pouvez sélectionner plusieurs révisions en utilisant les combinaisons Ctrl-Clic ou ShiftClic. Si vous importez TOUTES les révisions, cochez la case "Sélectionner toutes les révisions" sous la liste source afin de mettre en surligner TOUTES les révisions de maintenance dans la listes source. 4) Cliquez sur le bouton pour ajouter (importer) la ou les révisions sélectionnées à la "Planification actuelle" à droite de l'écran. 5) Cliquez sur "OK" pour revenir à l'écran "Configuration de planification de MP". Pour de plus amples informations sur l'écran d'importation, veuillez vous référer à la rubrique d'aide Écran d'importation de révisions de maintenance.
- Édition Shop - 12 6 - Étape 3 - Ajouter des véhicules/équipements L'ajout d'un équipement est un processus simple ne requérant que peu de détails sur l'équipement. Ici, nous montrerons en exemple l'ajout d'un équipement avec les informations de base. Pour ajouter un nouvel équipement : 1) Dans l'écran de menu principal ou le gestionnaire du parc, cliquez sur le bouton "Ajouter". (Visualisation sur édition Shop) 2) Saisissez un "Numéro d'unité" unique pour votre équipement comme un chiffre ou une combinaison de chiffres et caractères. CONSEIL : Le cham p "Identification" sera autom atiquem ent rem pli lorsque vous rem plirez les cham ps " Numéro d'unité", "M arque" ou "M odèle". L'"Identification" est utilisée dans de nom breux rapports afin de faciliter l'identification de l'équipem ent. Vous pouvez m odifier cela selon vos besoins ou sim plem ent laisser le logiciel définir ce cham p pour vous. 3) Dans le groupe "Suivi de MP", choisissez la "Planification de maintenance" à affecter à l'équipement et qui contient les affectations de révisions MP que vous souhaitez suivre. Rem arque : Si la planification que vous choisissez est liée à un suivi par "Com pteur", les étiquettes des cham ps "Actuel" et "Base" (sous la sélection "Planification de m aintenance") afficheront le type de com pteur assigné à la planification choisie. 4) Si la planification choisie est liée à un compteur actif, saisissez la valeur de lecture "Actuel" du
13 Fleet Maintenance Pro Version 12 compteur, la valeur "Base" du compteur et la "Date de base". IMPORTANT: Les informations de base (date et lecture du compteur) sont utilisées pour l'initialisation des paramètres des dernières révisions MP effectuées (p.ex. Vidange) pour cet équipement. Les paramètres de dernière exécution sont utilisés pour calculer l'échéance de la maintenance. Par exemple, dans l'écran ci-dessus, quand l'équipement sera enregistré, TOUTES ses révisions MP (pour la planification choisie) indiqueront pour date de dernière exécution "11/12/2008", et pour dernière lecture de compteur "0" (p.ex. Vidange; dernière exécution le 11/12/2008 @ 0 h). Lors de l'ajout d'un équipement, le Fleet Maintenance Pro (par défaut) suppose que vous partez de zéro en ce qui concerne le suivi de la maintenance de cet équipement et que les informations de base, par défaut, sont la date actuelle et la lecture actuelle du compteur. Si vous êtes envisagez d'introduire d'anciens enregistrements de maintenance dans le Fleet Maintenance Pro, introduisez les plus anciens date et compteur pour lesquels vous avez des enregistrements dans les champs "Date de base" et "Compteur de base". Les paramètres de dernière exécution (date et compteur) de chaque révision MP peuvent être précisés après chaque ajout d'équipement. Nous aborderons le sujet à l'étape 7. 5) Ensuite, dans la zone "Affectation", choisissez l'"emplacement" et la "Catégorie" si vous avez répertorié votre équipement. Si vous ne désirez pas affecter d'emplacement ou de Catégorie, utilisez simplement ceux par défaut. Vous pouvez toujours les modifier ultérieurement en modifiant les informations d'équipement. Rem arque : Nous avons saisi toutes les inform ations requises. Vous pouvez introduire autant ou aussi peu d'inform ations que vous souhaitez dans les autres cham ps. Champs personnalisés : Il existe plus de 25 champs personnalisés que vous pouvez définir dans les onglets d'informations d'équipement. Ces onglets qui contiennent les étiquettes personnalisées sont "Général" (5), "Spécifications" (18), "Achat" (2), "Expirations" (2) et "Prêt/Leasing" (1). Par défaut, tous les champs personnalisé précisent "(champ personnalisé)" à l'ajout d'un nouvel équipement. Il vous suffit simplement de cliquer sur le texte "(champ personnalisé)" pour définir l'étiquette. Un petit écran s'affichera, indiquant le nom actuel de l'étiquette. Modifiez le nom à voter guise et cliquez sur "OK". CONSEIL : Une fois les étiquettes personnalisées à votre guise, pour vous éviter de saisir à nouveau ces données, il vous est possible de les enregistrer comme paramètres par défaut pour chaque équipement que vous ajoutez ensuite, en cochant la case en bas de l'écran "Enregistrer les étiquettes personnalisées en tant que paramètres par défaut". De plus, si vous désirez modifier les champs personnalisés pour plus d'un équipement après l'ajout de l'équipement dans le Fleet Maintenance Pro, vous pouvez utiliser la fonctionnalité "Importer les étiquettes personnalisées" située sous l'élément du menu OUTILS --> DONNÉES --> Importer les champs personnalisés. 6) Cliquez sur le bouton "Sauvegarder" pour enregistrer votre équipement. 7) Enfin, il vous sera proposé de configurer les données de "Dernière exécution". À nouveau, les données de "Dernière exécution" sont utilisées pour calculer l'échéance de la maintenance. Vous devez indiquer au Fleet Maintenance Pro quand les dernières révisions ont été effectuées ou laisser le Fleet Maintenance Pro supposer que les données de Date de base et de Kilométrage de base de la dernière exécution servent de point de départ. Choisissez "Oui" ou "Non". Vous pouvez toujours configurer les données de "Dernière exécution" ultérieurement en cliquant sur le bouton sur l'écran Gestion du parc.
- Édition Shop - 14 7 - Planification et suivi de réparations Le Fleet Maintenance Pro comprend un module de planification de réparation vous permettant de planifier ou signaler des réparations inattendues remarquées lors de l'utilisation de votre équipement. Le Fleet Maintenance Pro gardera en mémoire ces réparations car elles sont également un facteur déterminant dans le calcul de l'échéance de la date de révision. Par exemple, un des conducteurs remarque que l'ampoule du feu de position avant droit ne fonctionne plus sur l'équipement. L'opérateur (ou toute autre personne) peut consigner ce problème dans le Fleet Maintenance Pro afin que la réparation soit signalée, suivie et mise en oeuvre. ASTUCE : Alternativement, dans l'édition Shop, vous pouvez simplement générer un bon de travail pour une réparation inattendue. Toutefois, au cas où vous ne voudriez pas créer un bon de travail pour une réparation mineure, utiliser la fonction de planification de réparation peut s'avérer une alternative pratique. Pour enregistrer une réparation inattendue à effectuer : 1) sélectionnez l'équipement approprié sur l'écran "Gestionnaire de parc" et cliquez sur le bouton. 2) Sur l'écran "Planification de réparation", vous pouvez enregistrer les articles requérant l'attention dans la section "Consigner les réparations nécessaires". Il vous suffit de cliquer que bouton "Ajouter" pour ajouter une nouvelle réparation à la liste et consigner les informations identifiant le problème. 3) Si nécessaire, la réparation peut être planifiée pour une date prochaine selon la disponibilité de l'équipement. S'il s'agit d'une réparation mineure qui ne nécessite pas une réparation immédiate, cochez la case "Reporter la notification jusqu'à la prochaine MP" et la notification de réparation sera supprimée de la liste des notifications jusqu'à ce que l'équipement soit dû pour maintenance préventive. 4) Cliquez sur le bouton "Enregistrer". Une fois la réparation consignée, à supposer que les options de date, unités ou délai aient été définies,
15 Fleet Maintenance Pro Version 12 l'équipement sera signalé comme dû sur l'écran "Gestionnaire de parc" avec la ou les réparations indiquées. La réparation sera indiquée par une icône en forme de clé "rouge" comme mentionné dans la section "Gestionnaire de parc". Remarque : Pour indiquer que des réparations en attente (ou des MP) ont été corrigées, vous pouvez consigner une entrée de maintenance (éditions Standard ou Deluxe) ou générer/clôturer un bon de travail (édition Shop). Nous aborderons cette procédure dans une section prochaine. Écran de Gestion de réparations planifiées Pour visualiser une liste des réparations en attente indiquées pour un équipement, vous pouvez visualiser la "Gestion des réparations planifiées". Afin d'afficher l'écran "Gestion des réparations planifiées", cliquez sur le bouton "Réparations" sur la barre d'outils du menu principal. Vous pouvez ajouter, éditer ou effacer des réparations planifiées depuis cet écran. Écran de Gestion de réparations planifiées :
- Édition Shop - 16 8 - Pop-ups de notification Lors de son premier démarrage de la journée, le Fleet Maintenance Pro va exécuter une vérification des "Notifications" pour la maintenance due, le renouvellement concernant l'équipement (p.e. les immatriculations) et le renouvellement concernant les employés (p.ex. les permis des conducteurs, les bilans de santé, etc.) Si apparaissent de nouvelles notifications autres que celles vous ayant déjà été rapportées, le Fleet Maintenance Pro affichera un ou plusieurs panneaux de notification qui apparaîtront en bas à gauche de l'écran du "Menu principal". Nouvelles notifications de maintenance : Ce tableau vous permet de choisir entre trois options : Créer des bons de travail (Édition Shop uniquem ent) : Cette fonction permet de générer des bons de travail pour tous les nouveaux articles de maintenance qui sont dus ou prochainement dus. Envoyer des e-m ails de notifications (Deluxe et Shop uniquem ent) : Envoyez par e-mail les nouveaux articles de maintenance aux contacts de la liste concernant l'équipement. Cliquez sur le bouton "Aperçu avant envoi" afin de réviser vos e-mails avant envoi. (Visualisation sur édition Shop) Indiquer les notifications : Fait apparaître l'écran maintenances MP et correctives dues avec une liste déroulante permettant de sélectionner l'équipement avec de nouveaux articles de maintenance. Une fois votre option sélectionnée, cliquez sur "Continuer". Si vous ne souhaitez visualiser les articles de maintenance qu'ultérieurement, cliquez sur "Me le rappeler plus tard". Le tableau de "Nouvelles notifications de maintenance" peut être désactivé soit en cochant "Désactiver cette fenêtre de notification afin qu'elle ne s'affiche plus" ou en désactivant les notifications dans Outils -> Options depuis la barre d'outils du menu principal. Nouvelles expirations des employés : Ce tableau vous permet de choisir entre deux options : Visualiser l'écran de gestion des employés : Affiche l'écran de gestion du personnel. Imprimer les notifications : Imprime une liste des expirations dues concernant les employés. Une fois vos options sélectionnées, cliquez sur "Continuer". Si vous ne souhaitez visualiser les articles à expiration qu'ultérieurement,, cliquez sur "Me le rappeler plus tard". Le tableau des "Nouvelles expirations des employés" peut être désactivé soit en cochant "Désactiver cette fenêtre de notification des employés afin qu'elle ne s'affiche plus" ou en la désactivant dans Outils -> Options depuis la barre d'outils du menu principal.
17 Fleet Maintenance Pro Version 12 9 - Calendar Fleet Maintenance Pro comprend un équipement calendrier de service qui vous permet de visualiser les tâches de PM et les réparations qui sont programmés sur votre équipement. Cela vous permet de visualiser rapidement quels services seront dus à des dates précises. Vous pouvez consulter l'entretien et les réparations dues, et même donner des ordres de travail en utilisant le calendrier. Calendar: (Visualisation sur édition Shop) Equipement raison ou bientôt exigibles pour le service sera affiché sur le maintien de jour correspondant est due pour cette pièce d'équipement. Pour voir l'entretien en raison, placez le pointeur de votre souris sur l'équipement ou double-cliquez sur l'équipement pour une vue détaillée des services requis. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs morceaux en raison de l'équipement sur le calendrier pour émettre automatiquement des ordres de travail (Shop Edition) ou des entrées de gestion des dossiers (Deluxe Edition) pour les services dus. Pour générer un ordre de travail unique ou l'entrée de l'entretien, il suffit de cliquer sur une pièce d'équipement dans le calendrier et cliquez sur ""Emettre le Bon de Travail" ou «Tenue de dossiers". Dans l'édition de la Shop, pour générer de multiples ordres de travail, il suffit de cliquer sur les cases à cocher à côté de l'équipement que vous désirez et cliquez sur "Emettre le Bon de Travail".
- Édition Shop - 18 10 - Émission/Mise à jour d'un bon de travail Le Fleet Maintenance Pro contient un système interne de bons de travail qui émet et suit les bons de travail que vous générez concernant votre équipement. Les bons de travail peuvent contenir la maintenance préventive et/ou corrective, les détails des pièces, les détails de main d'oeuvre et bien plus. Vous pouvez émettre des bons de travail individuels concernant votre équipement ou créer un lot unique avec tous les bons de travail. Quand les bons de travail sont créés, leur statut par défaut est "Ouvert", signifiant "non effectué". Si la maintenance du bon de travail est effectuée physiquement, le "Statut" du bon de travail peut être passer à "Fermé". Quand un bon de travail sera fermé, au besoin, le Fleet Maintenance Pro réinitialisera les paramètres de révision de maintenance préventive "Dernière exécution" et supprimer toutes les réparations mentionnées dans le bon de travail. En outre, un enregistrement d'historique sera consigné pour l'équipement, mentionnant les révisions effectuées, les coûts et autres informations complémentaires.
19 Fleet Maintenance Pro Version 12 Pour émettre un bon de travail : 1) Dans l'écran "Gestionnaire du parc", sélectionnez un équipement. 2) Cliquez ensuite sur le bouton l'écran suivant apparaîtra :. Si l'équipement choisi est dû pour révision, Écran Émettre un bon de travail : Depuis cet écran, vous pouvez "Émettre des bons de travail" pour "Tous les équipements", l'" Équipement sélectionné", la "Catégorie sélectionnée" ou les "Catégories et sous-catégories sélectionnées". Le choix par défaut est l'"équipement sélectionné", cependant vous pouvez modifier ce choix en créant des bons de travail pour plus d'un équipement en une seule fois. Vous pouvez également effectuer votre sélection à partir de plusieurs "Options d'émission" : Bon de travail vierge : crée un bon de travail vierge qui peut être rempli manuellement. Inclure toutes les maintenances requises et les alertes (par défaut) : crée un ou plusieurs bons de travail et les remplit automatiquement le bon de travail avec la maintenance due ou prochainement due. Inclure uniquement la maintenance requise : Crée un ou plusieurs bons de travail et remplit automatiquement le bon de travail avec la maintenance actuellement due. Inclure uniquement les maintenances et révisions sélectionnées : Crée un ou plusieurs bons de travail et les remplit automatiquement avec uniquement les tâches de maintenance sélectionnées dans l'écran "Gestionnaire du parc". Le bouton "Avancé" vous offre des choix de filtres additionnels comme plages de date, sélection de
- Édition Shop - 20 certaines révisions MP et bien plus. Une fois vos choix faits, cliquez sur le bouton "OK". Si plus d'un bon de travail a été émis, l'écran " Résultats d'émission de bons de travail" s'affichera, vous offrant des options telles que la visualisation, l'impression ou l'envoi par e-mail du lot de bons de travail créé. Si vous n'avez émis qu'un bon de travail, l'écran "Nouveau bon de travail" s'affichera : Écran Nouveau bon de travail : Vous remarquerez que la majorité des informations sont pré-remplies dans le bon de travail, y compris la maintenance due ou prochainement due. Vous pouvez alors simplement enregistrer, imprimer ou envoyer par e-mail le bon de travail, à moins que vous ne souhaitiez ajouter des tâches supplémentaires de maintenance ou remplir plus de détails. Avant d'enregistrer, vous pouvez éventuellement cocher l'une des cases en bas à gauche de l'écran pour immédiatement imprimer, envoyer par e-mail ou émettre une facture depuis le bon de travail. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer". CONSEIL : Le Fleet Maintenance Pro vous permet d'associer des pièces à la maintenance préventive. Par conséquent, quand des tâches de maintenance préventive sont dues et remplies sur le bon de travail, le Fleet Maintenance Pro indiquera automatiquement les pièces requises pour l'exécutions des tâches MP. Vous pouvez configurer des Associations MP via l'élément de menu "CONFIGURATION --> Associations MP" dans l'écran du menu principal.
21 Fleet Maintenance Pro Version 12 Comme mentionné ci-dessus, si vous émettez plus d'un bon de travail à la fois, l'écran "Résultats d'émission de bons de travail" s'affichera. Cet écran reprend en résumé les bons de travail émis : Il vous suffit de simplement fermer cet écran ou de choisir l'une des options suivantes : Gest. BT : ouvre l'écran Gestion des bons de travail, qui affichera les bons de travail que vous avez créés. Tout imprimer : Imprime tous les bons de travail émis. Tout envoyer par e-mail : Envoie par e-mail tous les bons de travail émis sous réserve que les adresses e-mail aient été configurées pour l'équipement adéquat. Copier dans le presse-papier : copie les messages de l'écran vers le presse-papier ce qui permet de les copier dans un document texte.
- Édition Shop - 22 11 - Gestion des bons de travail L'écran de "Gestion des bons de travail" est le centre de commande relatif à vos bons de travail. Depuis cet écran, vous pouvez modifier, supprimer ou imprimer des bons de travail. Vous pouvez également ajouter des bons de travail. Toutefois la méthode la plus efficace pour créer les bons de travail consiste à le faire directement depuis l'écran "Gestionnaire du parc" comme décrit dans la section précédente. Écran Gestion des bons de travail : Quand l'écran "Gestion des bons de travail" est ouvert, par défaut, il affiche les bons de travail actuellement "Ouverts" dans le système. Toutefois, vous pouvez modifier la zone d'"options d'affichage" dans le coin inférieur gauche de l'écran afin d'afficher les autres statuts de bons de travail.
23 Fleet Maintenance Pro Version 12 CONSEIL : Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le statut de l'affichage par défaut de l'écran "Gestion des bons de travail" dans les options du programme. Fermeture des bons de travail Si vous devez ajouter ou mettre à jour des informations concernant le bon de travail avant de le fermer, il vous suffit de cliquer deux fois sur le bon de travail que à modifier ou de le sélectionner et cliquer sur le bouton "Modifier". L'écran "Modifier un bon de travail" s'affichera. Effectuez les ajustements nécessaires (p.ex. ajouter des pièces, indiquer des détails de main d'oeuvre, des maintenances supplémentaires, etc.), puis définissez le "Statut" du bon de travail à "Fermé". Finalement, définissez la "Date d'achèvement" à la date d'achèvement appropriée et cliquez sur "Enregistrer". Si vous souhaitez simplement fermer le bon de travail sans le modifier, utilisez le bouton "Basculer" sur le coin inférieur droit de l'écran "Gestion des bons de travail". Après avoir cliqué sur le bouton "Basculer " sur un bon de travail "Ouvert", le statut du bon de travail sera automatiquement défini sur "Fermé" et la "Date d'achèvement" sera définie à la date actuelle. Remarquez que vous pouvez également utiliser le bouton "Basculer" pour ouvrir à nouveau un bon de travail fermé. Dès le moment où un bon de travail est fermé, sous réserve que toutes les maintenances dues (ou prochainement dues) aient été effectuées, l'équipement n'apparaîtra plus en couleur dans l'écran " Gestionnaire du parc". Les données de maintenance ont été mises à jour pour les tâches effectuées et les valeurs date/compteur seront automatiquement avancées aux prochaines échéances date/ compteur. De plus, les détails des bons de travail seront consignés dans l'historique de maintenance de l'équipement. Pour quitter l'écran, cliquez sur le bouton "Fermer". Expirations : Les expirations d'équipement comme les renouvellements d'immatriculation, les notifications MVI, les émissions, etc. peuvent être mises à jour depuis l'écran de gestionnaire du parc en cliquant avec le bouton droit sur la liste déployée de révision et en sélectionnant "Mettre à jour les expirations". Un échéancier s'affichera, vous permettant de sélectionner une nouvelle date d'expiration. 12 - Visualisation de l'historique de maintenance Lors de l'exécution de la maintenance sur un équipement (Éditions Standard et Deluxe) ou si les bons de travail sont fermés (Édition Shop), un enregistrement est consigné dans l'historique de maintenance, indiquant qu'une maintenance ou réparation préventive a été effectuée, l'implication pièces/main d'oeuvre, les coûts, voire plus. L'historique de la maintenance est utile quand il s'agit d'analyser les coûts et les tendances en matière de négligence, abus et vieillissement de l'équipement. Pour visualiser l'historique de maintenance de votre équipement :
- Édition Shop - 24 1) Sélectionnez un équipement. 2) Cliquez sur le bouton. Écran d'historique de maintenance : (Visualisation sur édition Shop) Selon l'édition de Fleet Maintenance Pro achetée, vous trouverez jusqu'à 5 onglets sur l'écran d'historique : "Entrées d'historique", "Révisions MP ", "Réparations", "Pièces", et "Main d'oeuvre".
25 Fleet Maintenance Pro Version 12 (Visualisation sur édition Shop) L'onglet des "Entrées d'historique" indique les enregistrements consignés pour l'équipement choisi sur l'écran "Gestionnaire de Parc". Afin de visualiser davantage de détails, choisissez un enregistrement individuel dans l'historique puis cliquez sur les autres écrans d'onglets pour visualiser les entrées MP, les réparations, les pièces, la main d'oeuvre, etc. De plus, plusieurs enregistrements dans l'historique peuvent être sélectionnés à l'écran en utilisant les touches ou. En sélectionnant plusieurs enregistrements dans l'historique, les onglets MP, réparations, pièces et main d'oeuvre se rempliront de tous les détails relatifs à TOUS les enregistrements choisis. Au bas de l'écran, vous remarquerez les paramètres de visualisation des intervalles de dates concernant tous les MP, réparations, pièces et main d'oeuvre : (Visualisation sur édition Shop) Les réglages d'intervalles de dates vous permettent de visualiser l'historique sur une certaine période. Par exemple, les sociétés dont l'historique de l'équipement est important ne désirent peut-être visualiser que l'historique de l'année en cours. Cochez la case "Activer la plage de dates" et utilisez les commandes de sélection du calendrier pour ajuster les dates selon vos préférences. Les paramètres d'intervalles de dates peuvent également être définis dans les options du programme afin que les mêmes réglages soient conservés à chaque fois que s'affiche l'écran d'historique de maintenance. La section "Totaux" est calculée selon les entrées d'historique qui sont visualisées. Si vous avez configuré un intervalle de dates pour l'année en cours, les totaux ne seront calculés que pour cette année. Le coût par mi/km/h (situé juste au-dessus de la section "Totaux") est calculé de manière identique. 13 - Émission de rapports Le Fleet Maintenance Pro expédie de nombreux rapports détaillant quasiment tous les aspects des données de votre parc. Tous les rapports peuvent être activés depuis le menu déroulant "Rapports" de l'écran du menu principal. Les rapports sont classés de telle manière que vous puissiez facilement trouver ce que vous cherchez. De plus, de nombreux écrans du Fleet Maintenance Pro proposent un bouton "Imprimer" vous permettant d'émettre des rapports associés à cet écran.
- Édition Shop Lorsque vous choisissez un rapport à imprimer, l'écran suivant apparaît : Selon le rapport que vous choisissez, les commandes de filtre disponibles s'affichent sur cet écran. 26
27 Fleet Maintenance Pro Version 12 Options de filtrage et de classement Le Fleet Maintenance Pro vous permet de définir les données que vous désirez voir apparaître dans le rapport grâce à des critères de filtrage. Selon le rapport choisi, des options de filtrage et de classement apparaissent sur votre écran. Les options de filtrage et de classement pour chaque rapport varient selon le type de rapport à imprimer. Par exemple, un rapport n'ayant pas de critère de dates disponible, n'affichera pas les options de filtrage par date. Vous trouverez ci-dessous une description des méthodes de filtrage disponibles : Filtrer une sélection d'équipement : Si le rapport sélectionné concerne l'équipement (p.ex. l'historique), les options de filtrage d'équipement s'affichent : Cette fonctionnalité permet d'imprimer par sélection de l'équipement. Les choix sont : "Tous Équipements" : imprime le rapport sélectionné pour l'entièreté du parc. "Équipement sélectionné uniquement" : imprime le rapport sélectionné pour l'équipement sélectionné dans l'écran "Gestionnaire du parc". Vous pouvez également faire une sélection multiple dans l'écran "Gestionnaire du parc". "Catégorie sélectionnée" : imprime le rapport sélectionné pour l'équipement dans la catégorie sélectionnée comme choisi dans l'écran "Gestionnaire du parc". "Emplacement sélectionné" : imprime le rapport sélectionné pour l'équipement dans l' emplacement sélectionné comme choisi dans l'écran "Gestionnaire du parc". Vous pouvez également attribuer au rapport un filtre par statut au moyen de la liste déroulante "Filtre par statut". Filtrage par date Si le rapport sélectionné contient des informations de dates, l'option de filtrage par date s'affiche : Cochez la case "Imprimer les enregistrements où..." afin d'activer le filtrage par date dans le rapport sélectionné. Ensuite, s'il existe plusieurs champs de date dans le rapport, choisissez le champ de date pour lequel vous souhaitez que appliquer le filtre. Dans l'exemple ci-dessus, "Date d'achèvement" est le champ de date sélectionné.