Page 1 Les commandes Le service Commandes de Kiubi, est associé à la formule e-boutique. Dans ce service, figure toutes les informations relatives au suivi des commandes et à la gestion des paiements. Une e-boutique facile à gérer pour vous et intuitive pour les internautes, c est le pari gagné de Kiubi!
Page 2 1 Régler les configurations...3 1.1 Les modes de paiements...3 1.2 Les frais de port...3 1.3 Les e-mails de confirmation...5 2 Le traitement des commandes...6 2.1 L état des commandes...6 2.2 Editer une commande...7 2.3 Commande HT et TTC...8 2.4 Exporter les commandes...11 2.5 Les flux RSS...13 3 Le processus achat de l internaute...14 3.1 Le détail du panier...14 3.2 L authentification ou la création d un compte...15 3.3 Adresse de facturation et de livraison...15 3.4 Choix du mode de paiement...17 3.5 Confirmation du mode de paiement...18 3.6 Validation de la commande...19
Page 3 1 Régler les configurations Pour régler les modes de paiements reportez-vous au service Commandes : ils figurent dans les Paramètres accessible sur la barre latérale de droite. 1.1 Les modes de paiements Kiubi propose 4 différents modes de paiement : PayBox, PayPal, chèque et virement bancaire. Lorsque vous activez chacun de ces modes, vous devez obligatoirement renseigner tous les champs apparaissant pour que le mode de paiement puisse être disponible. Les procédures et configurations sont détaillées sur le site d aide en ligne : http://aide.kiubi.com/modes-de-paiements.html Pour chaque mode de paiement vous pouvez rédiger un message de confirmation. Il apparaîtra pendant le processus de commande lors de la validation du paiement. 1.2 Les frais de port Pour chaque pays, remplissez le montant à partir duquel vous souhaitez que les frais de port soient gratuits, et définissez vos frais de port :
Page 4 Les frais de port se configurent par pays. Comme il y a un seul et unique transporteur, un pays doit avoir au minimum une tranche de frais de port pour être livrable. Une fois le pays sélectionné, cliquez sur Ajouter une nouvelle tranche! Indiquez la tranche de poids, la taxe (que vous avez définie dans les Paramètres du service Catalogue) et le prix en HT ou TTC (Kiubi calcule automatiquement l équivalence). Remarque : les frais de port sont calculés par rapport au poids total des articles commandés.
Page 5 1.3 Les e-mails de confirmation L'email d'accusé de réception de commande est envoyé à l'acheteur à l'enregistrement de sa commande. Vous pouvez ajouter un message personnalisé dans cet email. Un email de notification peut être envoyé à l'acheteur à chaque changement d'état de sa commande (en cours, traitée, expédiée, annulée). Ces emails permettent ainsi à l internaute de suivre l état de sa commande (une copie est envoyée au contact principal du site). Vous pouvez ajouter un message personnalisé dans cet email. C est lors de l édition d une commande, que vous précisez si vous souhaitez envoyer ou non une notification par email : Ces modèles de mails sont pré-formatés : vous pouvez les personnaliser si vous utilisez un thème graphique personnalisé.
Page 6 2 Le traitement des commandes 2.1 L état des commandes Lorsque vous accédez au service Commandes, vous visualisez directement le nombre de commandes à traiter, en cours de traitement, traitées, expédiées et annulées. Une commande annulée réincrémente le stock Pour les commandes dont les paiements sont effectués par chèque et virement, vous devez mettre manuellement leur statut en Payée (une fois que vous avez reçu le paiement). Les commandes abandonnées Les commandes listées ici ne sont jamais supprimées et peuvent correspondre à deux cas de figures : 1. Les commandes abandonnées par vos clients qui ne sont jamais allés au bout du processus de paiement sur les sites de PayBox ou de PayPal. 2. Les commandes que vos clients ont bien payées mais qui ont rencontré un problème temporaire, empêchant votre fournisseur de moyen de paiement (PayBox ou PayPal) d'informer Kiubi que le paiement a bien été effectué. Vous avez donc un crédit sur votre compte bancaire qui ne correspond à aucune commande À traiter. Il vous est impossible de distinguer le cas n 1 du cas n 2. Cependant, cette espace vous permet de réintégrer les commandes du cas n 2 dans la liste des commandes À traiter (sous réserve que vous ayez bien reçu le paiement sur votre compte bancaire).
Page 7 2.2 Editer une commande Pour éditer une commande, cliquez sur Editer dans la liste. L édition d une commande se présente de la manière suivante : La commande est une image figée de l activité sur le site à un instant donné : ses informations ne peuvent être modifiées.
Page 8 1. Dans la barre horizontale du haut, vous précisez si la commande à été payée, son état et l envoi d une notification par mail le cas échéant. 2. Un bouton Localiser vous permet, via Google maps, de situer l adresse de livraison et de facturation. 3. A droite, figure les actions, les informations sur l acheteur, le mode de paiement utilisé et l historique de la commande. Notez que lors d une validation par PayBox, une référence sera inscrite dans l historique que vous pourrez consulter sur votre compte PayBox. 4. Vous pouvez préciser pour chaque commande un numéro de suivi du transporteur. Si l option de notification de changement d état d une commande est active, le client recevra cette adresse pour chacune des notifications (en cours, traitée, expédiée). De plus, vous pouvez exporter la ou les commande(s) en fichier.xls et l importer dans votre outil comptable. Vous pouvez également imprimer la commande sous forme de fichier PDF (barre latérale de droite dans le menu Actions) Attention : Kiubi traite des commandes et non des transactions ou des factures. C est pourquoi il est impératif que vous vérifiiez auprès de votre banque si la transaction a été correctement faite avant de livrer un colis. Par ailleurs, pour vous assurer une bonne gestion de vos factures, un logiciel de gestion comptable est fortement recommandé. 2.3 Commande HT et TTC Pour cette explication nous nous baserons sur la commande d articles similaires. Cas 1 : une commande en HT se base sur la somme du prix des produits en HT. A ce total s ajoute les frais de port en HT et la TVA pour atteindre le coût total TTC :
Page 9 Cas 2 : Une commande en TTC se base sur la somme du prix des produits en TTC. Une fois les frais de port TTC ajoutés, le total final est le même que dans le cas 1: Les erreurs d arrondis Kiubi a intégré un système de 4 chiffres après la virgule pour minimiser les erreurs d arrondis. En effet, la conduite des calculs en HT et TTC peut donner des totaux différents. Ces 4 chiffres après la virgule sont seulement visibles lorsque vous éditez un produit (zone Variantes). L objectif de ce système est d assurer la conversion la plus juste possible entre HT et TTC, et ainsi éviter un maximum des sommes d erreurs d arrondis (lors du calcul de la TVA). Attention : l écart est surtout présent lors d achat de grande quantité de produits à petits prix. Cas 1 : calcul en HT Considérons un produit à 1,00 HT. Un internaute en achète 100 donc sont total HT est de 100,00.
Page 10 La TVA est de 19,6% sur 100,00 soit 19,6 Le total TTC est donc de 119,60 Cas 2 : calcul en TTC Le même produit est maintenant disponible en TTC. Le prix est affiché en TTC en arrondissant à la seconde décimale soit 1,20 TTC (1,00 HT * 19,6% = 1,196 TTC) Si l internaute achète 100 produits, le total sera donc de 120,00 TTC Même si ce n est que de quelques centimes, il y a bien une différence de prix! Or si, nous n avions pas arrondis à la seconde décimale pour le prix unitaire nous aurions eu le même résultat que dans le cas 1! Par conséquent, la méthode de calcul de Kiubi vise à ce que les totaux soient les mêmes en HT qu en TTC. Généralement, c est quand la troisième décimale est multipliée en grand nombre, que des erreurs d arrondis se produisent. Ce cas reste, cependant, atypique.
Page 11 2.4 Exporter les commandes L export des commandes se fait par groupe de commandes (suivant les filtres sélectionnés) ou par commande unique (Editer la commande). Le fichier Excel contient les données suivantes : Référence Base : HT ou TTC Frais de port Montant TVA Montant TTC Bon de réduction Mode de paiement Payée : Oui ou Non Date de paiement Etat Date de commande Num client Civilité facturation Nom facturation Prénom facturation Société facturation Adresse facturation Code postal facturation Ville facturation
Page 12 Pays facturation Téléphone facturation Civilité livraison Nom livraison Prénom livraison Société livraison Adresse livraison Code postal livraison Ville livraison Pays livraison Intitulé produit Référence variante Variante Quantité Prix unitaire Remise Éco-participation Commentaire commande Pour connaitre le détail des champs : consultez le tableau de description : http://aide.kiubi.com/exporter-lescommandes.html
Page 13 2.5 Les flux RSS Exemple du flux RSS Historique commandes : Via les flux RSS, vous pouvez consulter en temps réel les nouvelles commandes effectuées sur le site et l historique complet de votre activité (commande, validation paiement, état de la commande, ). Pour vous abonner aux flux RSS de vos commandes reportez-vous au menu Actions dans le service Commandes.
Page 14 3 Le processus achat de l internaute 3.1 Le détail du panier Sur votre site les informations suivantes proviennent du widget Panier.
Page 15 3.2 L authentification ou la création d un compte Pour accéder au paiement, l internaute doit se créer un compte (si il en a déjà un, il se connecte et n a pas à ressaisir le formulaire). Reportez-vous à la documentation sur la gestion des Membres, pour plus d informations. Les Conditions d utilisation s éditent dans les paramètres de l'onglet Membres. Attention : tous les champs pour l ouverture d un compte sont obligatoires et ne peuvent pas être personnalisés. 3.3 Adresse de facturation et de livraison Si l internaute a déjà commandé sur votre site, le formulaire se pré remplira automatiquement.
Vous pouvez choisir d être livré à une autre adresse en cochant la case oui : Page 16
Page 17 3.4 Choix du mode de paiement L internaute qui clique sur Enregistrer la commande, en ayant choisi PayPal ou PayBox est redirigé vers le site internet en question. Une fois la transaction bancaire effectuée, la page de confirmation du mode de paiement de Kiubi apparaît.
Page 18 3.5 Confirmation du mode de paiement Paiement par chèque L adresse du chèque est celle que vous avez remplie dans les Préférences de la Console d'administration. Paiement par virement Les coordonnées bancaires sont remplies lors de la configuration des Modes de paiements.
Page 19 PayBox et PayPal Comme dans le cadre d un paiement par chèque ou par virement bancaire, la confirmation d un paiement en ligne comportera un numéro de commande. Si la procédure via PayPal ou PayBox a rencontré un dysfonctionnement, un message d alerte sera visible par l internaute. 3.6 Validation de la commande Vous retrouvez le message de confirmation (ici, pour le mode de paiement par chèque) que vous avez préalablement rempli dans les Paramètres.