Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise Communication Server

Alcatel-Lucent OmniPCX Enterprise Communication Server Alcatel-Lucent IP Touch 408 Phone Alcatel-Lucent IP Touch 408 Phone Alcatel-Lucent 409 Digital Phone

Manuel utilisateur Introduction Comment utiliser ce guide En choisissant un téléphone de la gamme Alcatel-Lucent IP Touch 408/408 & 409 Digital Phone, vous faites confiance à Alcatel-Lucent : nous vous en remercions. Votre poste IP Touch 408/408 & 409 Digital Phone vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante. Actions Décrocher. Clavier Clavier numérique. Un grand écran graphique permet, à l'aide des touches et du navigateur, de téléphoner, configurer et programmer votre téléphone, Raccrocher. Clavier alphabétique. un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple, Touche spécifique du clavier numérique. des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie, un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom. Navigateur Déplacer la touche de navigation vers le haut, le bas, la gauche ou la droite. Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages (Menu, Perso,...) et de revenir aux écrans de téléphonie. Afficheur et touches afficheur Touches audios Dupond Guy Vue partielle de l afficheur. Touche afficheur. Écoute amplifiée, mains libres. Réglage moins. Réglage plus. Touches programmables et icones Touche d appel. Autres touches fixes Touches Hold et Transfer. Icone associée à une touche. Touche MENU. Touche d'accès à la messagerie. Autres symboles utilisés Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Menu. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Perso. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Info. Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur. Signifie que la fonction est accessible par appui sur une touche programmée - voir Programmer les touches de la page Perso ou du boîtier d extension. De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.

Sommaire Toc Découvrir votre téléphone.................................... p. 1. Description des écrans et du combiné Bluetooth................. p. 7 1.1 Ecrans d accueil.......................................................... p. 7 1. Ecran de gestion des appels................................................ p. 8 1. Ecran d application....................................................... p. 8 1.4 Combiné IP Touch Bluetooth Wireless..................................... p. 9. Téléphoner................................................. p. 10.1 Etablir un appel.......................................................... p. 10. Recevoir un appel........................................................ p. 10. Téléphoner en mode 'Mains libres'.......................................... p. 10.4 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) - Écoute amplifiée......................................................... p. 11. Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l entreprise).............. p. 11. Appeler par touches d appels programmées.................................. p. 11.7 Appeler un numéro du répertoire collectif.................................... p. 11.8 Rappeler............................................................... p. 11.9 Rappeler un appel resté sans réponse....................................... p. 1.10 Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé... p. 1.11 Recevoir un appel interne en interphonie..................................... p. 1.1 Émettre en fréquences vocales.............................................. p. 1.1 Vous isoler de votre correspondant (secret).................................. p. 1. En cours de communication................................... p. 14.1 Appeler un second correspondant en cours de communication................... p. 14. Recevoir un second appel en cours de communication.......................... p. 14. Passer d un correspondant à l autre (va et vient)............................... p. 14.4 Transférer un appel...................................................... p. 1. Converser simultanément avec correspondants (conférence)................... p. 1. Converser simultanément avec plus de correspondants........................ p. 1.7 Conférence au fil de l'eau................................................. p. 1.8 Mettre votre correspondant en attente (garde)................................ p. 1.9 Mettre un correspondant externe en attente (parcage)......................... p. 1.10 Entrer en tiers dans une communication interne............................... p. 1.11 Régler le niveau sonore................................................... p. 17.1 Signaler les appels malveillants.............................................. p. 17 4. L Esprit d Entreprise......................................... p. 18 4.1 Répondre à la sonnerie générale.......................................... p. 18 4. Filtrage patron/secrétaire................................................. p. 18 4. Intercepter un appel.................................................... p. 18 4.4 Groupement de postes.................................................... p. 18 4. Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip)................ p. 19 4. Répondre au bip sonore de votre récepteur portatif........................ p. 19 4.7 Appeler un correspondant sur son haut-parleur............................... p. 0 4.8 Envoyer un message écrit à un correspondant interne........................... p. 0 4.9 Envoyer une copie d un message vocal....................................... p. 0 4.10 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion................. p. 1 4.11 Diffuser un message sur les haut-parleurs d un groupe de postes.................. p. 1. Rester en contact............................................ p..1 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)..................... p.. Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale.............................. p.. A votre retour, consulter votre messagerie vocale.............................. p..4 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne......... p.. Faire suivre vos appels à partir d un autre poste............................... p.. Effectuer un renvoi sélectif;.............................................. p..7 Annuler tous les renvois................................................... p..8 Annuler un renvoi particulier............................................... p..9 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation)... p..10 Ne pas être dérangé...................................................... p..11 Laisser un message d absence à vos appelants internes........................... p..1 Consulter les messages écrits laissés en votre absence.......................... p. 4. Gérer vos coûts.............................................. p..1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients.............. p.. Connaître le coût d une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste....................................................... p. 7. Votre poste s ajuste à vos besoins............................... p. 7.1 Initialiser votre messagerie vocale........................................... p. 7. Personnaliser votre accueil vocal........................................... p. 7. Modifier le mot de passe de votre poste..................................... p. 7.4 Modifier le mot de passe de votre messagerie vocale........................... p. 7. Régler votre sonnerie.................................................... p. 7 7. Régler le contraste de votre écran (Alcatel-Lucent IP Touch 408/409 Digital Phone) p. 7 7.7 Sélectionner la page d'accueil.............................................. p. 7 7.8 Choisir la langue......................................................... p. 8 7.9 Programmer les touches de la page Perso ou du boîtier d extension............... p. 8 7.10 Effacer une touche programmée............................................ p. 8 7.11 Programmer un rappel de rez-vous...................................... p. 8 7.1 Connaître le numéro de votre téléphone.................................... p. 9 7.1 Verrouiller / Déverrouiller votre poste...................................... p. 9 7.14 Configurer la prise audio de votre poste..................................... p. 9 7.1 Appeler le poste associé................................................... p. 9 7.1 Renvoyer les appels vers son numéro associé.................................. p. 9 7.17 modifier le numéro associé................................................ p. 0 7.18 La configuration Tandem.................................................. p. 0 7.19 Constituer, modifier ou consulter votre liste d'interphonie (10 numéros max)....... p. 0 7.0 Installation d'un combiné Bluetooth Wireless Technology (appairage)........... p. 0 7.1 Utilisation du combiné Bluetooth Wireless Technology........................ p. 1 7. Installation d'un casque Bluetooth Wireless Technology (appairage)............. p. 1 7. Utilisation d'un casque Bluetooth Wireless Technology........................ p. 1 7.4 Suppression d'un accessoire (casque, combiné,...) Bluetooth Wireless Technology.. p. 1 8. ACD : Poste agent/poste superviseur............................ p. 8.1 Poste agent............................................................. p. 8. Ouvrir une session superviseur (LogOn)...................................... p. 8. Écran d accueil de l application ACD......................................... p. 8.4 Fermer une session agent (LogOff).......................................... p. 8. Poste superviseur........................................................ p. 8. Ouvrir une session superviseur (LogOn)...................................... p. 8.7 Groupe de traitement- Entrée/sortie d'un superviseur........................... p. 8.8 Supervision ou acceptation d'une demande d'assistance.......................... p. 8.9 Fermer une session superviseur (LogOff)..................................... p. Garantie et clauses........................................... p. 4

Combiné téléphonique (possibilité de combiné sans fil - Bluetooth - uniquement Alcatel-Lucent IP Touch 408 Phone) Découvrir votre téléphone Réglage de l'inclinaison de l'écran Voyant lumineux Vert clignotant : arrivée d un appel interne Orange clignotant : arrivée d un appel externe Rouge clignotant : appel prioritaire ou alarme Afficheur et touches afficheur Comporte plusieurs lignes et pages donnant des informations sur les communications et les fonctions accessibles par les 10 touches associées aux lignes de l'écran. Icone renvoi : l'appui sur la touche associée à cet icone permet de programmer ou de modifier la fonction renvoi (en rotation quand un renvoi est activé). Casque branché. Rez-vous programmé. Mode silence activé. Poste verrouillé. Touches afficheur : l'appui sur une touche afficheur active la fonction qui lui est associée sur l'écran. Navigation Touche OK :permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration. Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre. Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page. Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages d'accueil (Menu, Info, ) et de revenir aux écrans de téléphonie. Pages d accueil Page menu : contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d appel direct à programmer. Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rez-vous, Prise pour la connexion d'un casque, d'un équipement mains libres ou d un haut-parleur Clavier alphabétique Présentation des appels Touches audios Appel entrant. Communication en cours. Touche Raccrocher : pour terminer un appel. Touche Mains libres/haut-parleur : pour prre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher. Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court). Clignotement en mode haut-parleur (appui long). Touche Interphonie/Secret En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous ente plus. Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à décrocher. Appel en attente. Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie Dans le cas de deux appels simultanés, il est possible de passer d'un appel à un autre en appuyant sur les touches afficheur associées à chacun des appels. Navigateur Gauche-Droit : permet de consulter les appels. Boîtier d'extension Un boîtier d'extension peut équiper votre poste. Il dispose ainsi de touches supplémentaires configurables en touches de fonction, touches de ligne, touches d'appel Pour mettre en place les étiquettes : ramener la languette de maintien du cache de touches vers soi et soulever le cache. Installer l'étiquette sous le bloc de touches, dans le logement prévu à cet effet, et mettre à nouveau le cache en place. Touches de fonction et touches programmables redial Touche Information : pour obtenir des informations sur les fonctions de la page et pour programmer les touches de la page 'Perso'. Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie : le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message texte. Touche 'Bis' : pour rappeler le dernier numéro émis. Hold : votre correspondant est mis en attente. Transfer : transférer un appel vers un autre poste.

1 Description des écrans et du combiné Bluetooth Other Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d appel direct à programmer. Le navigateur haut-bas permet d'accéder à l'ensemble des touches d'appel direct (autres que celles affichées par défaut). La programmation ou la modification d'une touche d'appel direct se fait par l'intermédiaire de la touche Information. 1.1 Ecrans d accueil Page menu Page perso Page info Heure et icone d'états Date Icone renvoi d'appel : Fixe : pas de renvoi activé. En rotation : renvoi activé - bleu : renvoi immédiat - orange : renvoi si occupé ou absnt Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rez-vous, Barre de défilement : indique la position dans une page Affichage du contenu de la page sélectionnée Page menu: contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Depuis cette page, il est entre autre possible de régler la sonnerie et le contraste de l'écran, de programmer une heure de rez-vous, de verrouiller le poste, de définir la page affichée par défaut, de configurer la messagerie, et d'accèder à des fonctions téléphoniques telles que le rappel de l'un des 10 derniers numéros ou l'interception d'appels. Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre. Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page. 7

1 Description des écrans et du combiné Bluetooth 1. Ecran de gestion des appels 1. Ecran d application Date Icone arrivée d'un appel Heure et icone d'états Date Nom de l application (si application installée) Icone appel en garde Icone appel en cours Lun 1 août 004 Heure et icone d'états Affichage contextuel des fonctions accessibles en cours de communication Ecran de présentation d'un appel entrant. Cet écran s'affiche temporairement à l'arrivée d'un appel et présente le nom et/ou le numéro de l'appelant. Ecran d évènements Ecran d application A chaque onglet correspond un appel dont l'état est symbolisé par son icone ((en cours, en garde, arrivée nouvel appel). En cours de communication, utiliser le navigateur gauche-droit pour consulter les appels en garde ou entrant. Ecran d application: affichage d'informations utiles à la programmation ou la configuration du poste. Ecran d évènements: affichage d'évènements liés à la programmation ou la configuration en cours, confirmation, refus, erreur,... Utiliser le navigateur haut-bas pour afficher les fonctions accessibles. Ces fonctions (transfert, conférence, ) sont directement liées à l'état de l'appel consulté. Par exemple la fonction transfert ne sera pas disponible entre un appel en cours ou en garde et un appel entrant. Touche Retour/Sortie : pour passer d'un écran téléphonique à un écran applicatif. Permet, par exemple, en cours de communication de chercher un numéro, de programmer un rappel de rez-vous,... Il est également possible de gérer ses appels à partir de la page Perso. En cours de communication, appuyer sur la touche Retour/Sortie et afficher la page Perso. Les communications en cours ou en attente s'affichent sur les différentes touches de ligne. Il est alors possible de converser avec le correspondant de son choix en appuyant sur la touche qui lui est associée. 8

1 Description des écrans et du combiné Bluetooth 1.4 Combiné IP Touch Bluetooth Wireless (Uniquement disponible sur poste Alcatel-Lucent IP Touch 408 Phone) Présentation de la batterie Touches Décrocher/Raccrocher et Volume/Secret 1 Voyant lumineux Vert clignotant : fonctionnement normal. Vert fixe : combiné en charge (le voyant s'éteint lorsque le combiné est chargé). Orange clignotant : charge de batterie faible ou combiné hors zone de couverture. Orange fixe : fonctionnement défectueux. Décrocher/Raccrocher : appuyer sur cette touche pour prre ou terminer un appel Volume/Secret : appuis courts successifs pour modifier le niveau sonore du combiné ( niveaux) appui long pour que votre correspondant ne vous ente plus Emplacement des batteries La batterie se recharge lorsque le combiné Bluetooth est posé sur sa base. Si le combiné Bluetooth est sur sa base, il n'est pas nécessaire d'appuyer sur la touche Décrocher/raccrocher pour prre ou terminer l'appel. Il suffit de décrocher/ raccrocher le combiné Bluetooth. 9

Téléphoner Other.1 Etablir un appel. Recevoir un appel appelle numéroter directement décrocher nº de votre correspondant décrocher (Combiné IP Touch Bluetooth Wireless - Alcatel-Lucent IP Touch 408 Phone) nº de votre correspondant décrocher décrocher (Combiné IP Touch Bluetooth Wireless - Alcatel- Lucent IP Touch 408 Phone) mains libres appuyer sur la touche associée à l'icone 'appel entrant'. Téléphoner en mode 'Mains libres' mains libres nº de votre correspondant touche d appel programmée nom du destinataire Poste au repos : Conversation 00:' vous êtes en communication Pour un appel à l extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. appui court En cours de communication : vous êtes en position mains libres terminer votre appel Conversation 00:' Pour le standard, composer le '9' (par défaut). vous êtes en communication appui court Si le correspondant interne ou externe ne répond pas ou est occupé : En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l appel. Annonce HP Rappeler Message texte passer un message sur le haut-parleur du poste libre demander le rappel du poste occupé transmettre un message écrit Message texte envoyer un message vocal accéder à l écran suivant 10

Téléphoner.4 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) - Écoute amplifiée. Appeler par touches d appels programmées Conversation 00:' la touche Haut-Parleur clignote Hélène vous êtes en communication activer le haut-parleur (appui long) La touche s'éteint 'Perso' rechercher votre correspondant parmi les touches d appels programmées appeler le correspondant de votre choix régler le volume (9 niveaux) désactiver le hautparleur (appui long).7 Appeler un numéro du répertoire collectif Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés. un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant allumé fixe).. Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l entreprise) nº abrégé.8 Rappeler entrer le nom ou les intiales* ou les nom et prénom* de votre correspondant sélectionner le type de recherche souhaitée (nom, nom et prénom* ou initiales*) Affichage de tous les correspondants répondant aux critères de recherche redial touche 'Bis' : Bis rappel du dernier numéro afficher les noms appuyer sur la modifier la recherche précédents et touche associée suivants au correspondant à appeler *Saisir obligatoirement le nom sous la forme nom/espace/prénom. Cette touche permet d afficher l intégralité d un nom lorsque celui-ci est tronqué. 11

Téléphoner.9 Rappeler un appel resté sans réponse.10 Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé Rappeler le dernier appelant : Rappel du dernier appelant Non réponse Dernier app : correspondant interne occupé Rappeler l acceptation du rappel s affiche rappeler le dernier appelant.11 Recevoir un appel interne en interphonie Liste des derniers appelants : Non réponse appels int non répondus appels ext non répondus Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté en mode mains libres. L afficheur indique l identité de l appelant. Pour activer - Poste au repos : la diode associée s allume Rappeler Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. sélectionner un nom ou un numéro Effacer la liste des appels non répondus : Pour désactiver - Poste au repos : La diode associée s'éteint Non réponse appels int non répondus appels ext non répondus.1 Émettre en fréquences vocales En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d un serveur vocal, d un standard automatique ou d un répondeur consulté à distance. Conversation 00:' vous êtes en communication * activer 'FV' Envoyer FV La fonction est automatiquement annulée avec l arrêt de la communication. 1

Téléphoner.1 Vous isoler de votre correspondant (secret) Vous entez votre correspondant mais il ne vous entra plus : Sur le poste: Conversation 00:' vous êtes en communication désactiver le micro La touche s'allume La touche s'éteint reprre la conversation Sur le combiné Bluetooth (Alcatel-Lucent IP Touch 408 Phone) : appuyer sur la touche volume/secret du combiné (appui long) 1

En cours de communication Other.1 Appeler un second correspondant en cours de communication En communication, pour appeler un deuxième correspondant :. Recevoir un second appel en cours de communication Un second correspondant cherche à vous joindre : Menu Perso Perso Conversation 00:' vous êtes en communication le premier correspondant est mis en attente Conversation 00:' vous êtes en communication Répondre à l appel affiché :: Appelle nom ou n de l'appelant pant secondes nº du second nom du second correspondant correspondant Autres méthodes pour appeler un second correspondant Numéroter directement. John Conversation 00: Prre l'appel John Conversation 00: touche d appel le premier correspondant dont l icone est mis en attente clignote Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours : Nom du second correspondant. redial - Pour rappeler le dernier numéro émis (appui long). - Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui court). Touche d appel programmée. John Conversation 00: En conversation touche associée à l'icone 'appel en attente' Pour annuler votre second appel et retrouver le premier : John Conversation 00: Fin d'appel Conversation 00:'. Passer d un correspondant à l autre (va et vient) En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprre : En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. John Conversation 00: touche associée à l'icone 'appel en attente' Conversation 00: votre premier correspondant est mis en attente 14

En cours de communication.4 Transférer un appel. Converser simultanément avec plus de correspondants Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : Vous êtes en conférence avec correspondants. Pour rajouter un correspondant supplémentaire à la conférence : Conversation 00:' John 00: Ajouter vous êtes en communication appuyer sur la touche 'Transfert' nº du poste destinataire transfert nom ou numéro du correspondant Le transfert entre deux correspondants externes n est généralement pas autorisé (dép du pays concerné et de la programmation du système). Insérer Conférence Nombre de participants :4. Converser simultanément avec correspondants (conférence) En communication, pour établir une conférence à trois :.7 Conférence au fil de l'eau Au cours d'une conférence à trois, vous pouvez ajouter jusqu'à trois participants supplémentaires. Conférence Conférence Vous êtes en conférence à trois Ajouter votre correspondant répond code de la fonction Conférence nº du second correspondant converser à trois Annuler la conférence et reprre votre premier correspondant (si la conférence est active) : Insérer nº de votre correspondant Fin conférence Raccrocher avec tous vos correspondants (si la conférence est active) : Fin conférence Si à l issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison :.8 Mettre votre correspondant en attente (garde) Mise en garde exclusive : vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprre ultérieurement sur le même poste. Transfert Conversation 00:' vous êtes en communication En garde votre correspondant est mis en attente 1

En cours de communication Reprre le correspondant en garde : En garde Conversation 00:' Mise en garde commune : pour retrouver votre correspondant, à partir de n importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne. Conversation 00:' Mise en garde vous êtes en votre correspondant communication est mis en attente Reprre le correspondant en garde à partir de n importe quel poste : Pour retrouver votre correspondant parqué : Parcage/reprise de parcage La communication avec l'appel parqué se fait automatiquement en décrochant le combiné du poste destinataire du parcage. Interception d'appel Réglages Mes services Consultation Parcage/reprise parcage Si la communication mise en parcage n est pas reprise dans un temps donné (1mn 0 par défaut), elle est aiguillée vers l opératrice. Conversation 00:' touche associée à l'icone 'appel en attente'.9 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) Parcage/reprise de parcage Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprre à partir d un autre poste : Conversation 00:' vous êtes en communication Parquer l'appel.10 Entrer en tiers dans une communication interne Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n est pas protégé, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : Intrusion Intrusion même touche pour sortie Se protéger contre l entrée en tiers : Protégé contre l'intrusion Un message d'annonce de parcage s'affiche sur l'écran du poste destinataire du parcage. appuyer sur une touche programmée entrer le numéro La protection disparaît lorsque vous raccrochez. 1

En cours de communication.11 Régler le niveau sonore En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné: en conversation vous êtes en communication régler le niveau sonore.1 Signaler les appels malveillants Malveillant Cette touche vous permet de signaler un appel maveillant. Si cet appel est d'origine interne, il est signalé au système par un message particulier.. 17

4 L Esprit d Entreprise Other 4.1 Répondre à la sonnerie générale 4. Intercepter un appel Interception renvoi de nuit En l absence de l opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre : Réglages Mes services Vous entez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. Si le poste qui sonne appartient au même groupe d interception que vous : Intercept app grp traitement Consultation Interception d'appel Interception ren de nuit Consultation Réglages Interception d'appel Mes services Intercept app traitement 4. Filtrage patron/secrétaire Si le poste n appartient pas au même groupement que vous : Interception appel individuel Liste filtrée : La programmation du système permet de constituer des groupes patron/secrétaire permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires. A partir du poste patron ou secrétaire : appuyer sur une touche programmée vos appels sont filtrés par la personne choisie (secrétaire, ) Interception d'appel Réglages Mes services Consultation Intercept app nº du poste qui sonne Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l interception. même touche pour annuler Le filtrage est indiqué sur l afficheur du poste patron et par l icone associée à la touche programmée filtrage. 4.4 Groupement de postes Appel de postes d un groupement : certains postes peuvent faire partie d un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement. 18 nº du groupement

4 L Esprit d Entreprise Sortir temporairement de votre groupement de poste : Sortir du groupement 4. Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) Réglages Mes services Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu il dispose d un récepteur portatif : Recherche Consultation Autres services Sortie groupe nº du correspondant nº du correspondant Réintégrer votre groupement : nº de votre groupement affichage de la recherche en cours Entrer dans le groupement Réglages Mes services Votre correspondant peut répondre à partir de n importe quel poste de l entreprise. 4. Répondre au bip sonore de votre récepteur portatif Consultation Autres services Entrée groupe nº de votre groupement L appartenance d un poste à un groupement n a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. Rép recherche de personne Vous pouvez répondre au bip sonore en utilisant n importe quel poste de l entreprise. votre récepteur portatif sonne Réglages Mes services Consultation Recherche Rép recherche nº de votre poste 19

4 L Esprit d Entreprise 4.7 Appeler un correspondant sur son haut-parleur Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, décrocher son poste à distance : votre correspondant ne répond pas Annonce HP vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s il possède la fonction mains libres) Les 7 messages sont les suivants : 1 RAPPELEZ 1 REUNION LE xx xx xx (*); RAPPELEZ DEMAIN 1 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT 4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) APPELEZ SECRETAIRE 0 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) 7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 1 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) 8 JOIGNEZ PAR BIP RENDEZ-VOUS EXTERIEUR 9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES A L EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) 10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 4 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) 11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI EN REUNION - NE PAS DERANGER 1 VISITEURS EN ATTENTE EN PAUSE DEJEUNER 1 VOUS ETES ATTENDU A L ACCUEIL 7 MALADE 14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique 4.9 Envoyer une copie d un message vocal 4.8 Envoyer un message écrit à un correspondant interne nouveau messa vocal nouveau messa Envoyer mot de passe texte entrer le numéro du destinataire saisir les premières lettres du nom affichage du nombre de nouveaux et d anciens messages Consulter Mgsgerie texte Envoyer un message texte à xxx xxx Msg prédéfini Diffuser msg Mgsgerie texte Enregistrez votre message Finir sélectionner un message prédéfini À compléter Msg à créer Épeler le nom # Envoyer sélectionner un message prédéfini à compléter composer un nouveau message nº du poste destinataire nom du destinataire envoyer le message Mgsgerie texte xxxxxx xxx Valider compléter votre message 0

4 L Esprit d Entreprise 4.10 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion nouveau messa vocal mot de passe Envoyer Mgsgerie vocale Enregistrez votre message Finir enregistrer le message fin de l enregistrement Épeler le nom # nº du poste destinataire nom du destinataire Envoyer Finir envoyer le message fin de diffusion 4.11 Diffuser un message sur les haut-parleurs d un groupe de postes Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : nº du groupe de diffusion parlez, vous disposez de 0 secondes Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entent le message. 1

Rester en contact Other.1 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat).4 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne Ce numéro peut être celui d un domicile, d un portable, d un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d un poste interne (opératrice, etc.). Recherche Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l entreprise : Renvoi immédiat nº du destinataire l acceptation du renvoi s affiche appuyer sur une touche programmée l acceptation du renvoi s affiche Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre.. Faire suivre vos appels à partir d un autre poste. Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale Rv à distance Vous souhaitez que vos appels vous suivent : Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. Rv imm vers MV l acceptation du renvoi s affiche Autre renvoi Renvoi immédiat distance nº de votre poste. A votre retour, consulter votre messagerie vocale l acceptation du renvoi s affiche Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. appuyer sur une touche programmée nº de votre poste nouveau messa vocal affichage du nom de l émetteur, de la date, de l heure et du rang du message. Effectuer un renvoi sélectif mot de passe Vous pouvez renvoyer votre numéro principal et votre ou vos numéros secondaires sur des postes différents. Consulter Réécouter Effacer Réglages Mes services Consultation écouter le message effacer le message Rappeler Sauvegarder Finir Services de ren Sélection ligne principale Sélection lignes secondaires rappeler l auteur du message archiver le message quitter la consultation sélectionner le numéro à renvoyer nº du destinataire du renvoi

Rester en contact.7 Annuler tous les renvois.10 Ne pas être dérangé Ne pas déranger actif/inactif Désactiver Annuler le renv programmer un autre type de renvoi Vous pouvez rre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. Réglages Mes services Consultation.8 Annuler un renvoi particulier touche programmée correspondant au type de renvoi (groupe ou sélectif) Ne pas dérange verrou Ne pas dérange actif/inactif l acceptation du renvoi s affiche.9 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à vous joindre. Renvoi si occupé Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l entreprise :.11 Laisser un message d absence à vos appelants internes Renvoi Autre renvoi Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l écran-afficheur du poste qui vous appelle. nouveau messa texte Rv vers excuse Rv vers excu Renvoi si occupé l acceptation du renvoi s affiche Msg prédéfini À compléter nº destinataire du renvoi sélectionner un message prédéfini sélectionner un message prédéfini à compléter appuyer sur une touche programmée nº destinataire du renvoi l acceptation du renvoi s affiche Msg à créer composer un nouveau message Mgsgerie texte xxxxxx xxx compléter votre message Valider

Rester en contact.1 Consulter les messages écrits laissés en votre absence Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. nombre de messages reçus nouveau messa texte Lire message affichage du nom de l émetteur, de la date, de l heure et du rang du message Rappeler Sauvegarder Msg suivant rappeler l auteur du message enregistrer le message message suivant Réponse texte répondre par un message texte quitter la consultation 4

Gérer vos coûts Other.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. Réglages Mes services Consultation Autres services Code affaire nº du compte client concerné nº de votre correspondant. Connaître le coût d une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste Réglages Mes services Consultation Consultation & rappels Informations de taxation

7 Votre poste s ajuste à vos besoins Other 7. Modifier le mot de passe de votre poste 7.1 Initialiser votre messagerie vocale Réglages Poste Mot de passe le voyant lumineux clignote entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal Valider Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. ancien code (4 chiffres) nouveau code (4 chiffres) 7. Personnaliser votre accueil vocal Vous pouvez remplacer l annonce d accueil par défaut par une annonce personnelle Messagerie voca Options perso Msg d'annonce Annonce perso saisir le nouveau code pour vérification Valider mot de passe Ce code agit comme un mot de passe contrôlant l accès à des fonctions de programmation et de verrouillage du poste par l usager (code par défaut : 0000). Guide standard Annonce perso Mgsgerie vocale Enregistrement de l'annonce Fin pour revenir à l annonce par défaut enregistrer le message fin de l enregistrement 7.4 Modifier le mot de passe de votre messagerie vocale Accepter Réenregistrer Réécouter valider réenregistrer un message réécouter le message Mot de passe Messagerie voca mot de passe Mon MotPasse nouveau code (4 chiffres) Options perso # Options admin Tant que votre messagerie vocale n a pas été initialisée, le mot de passe est 11.

7 Votre poste s ajuste à vos besoins Activer/désactiver le mode sonnerie discrète : 7. Régler votre sonnerie Réglages Poste Sonnerie Un bip avant Trois bips sonnerie avant sonnerie pour désactiver Un bip avant Trois bips sonnerie avant sonnerie pour activer Régler le volume de la sonnerie pant la présentation d'un appel : Choisir la mélodie : Appel interne Appel externe Appel prioritaire Appelle votre poste sonne régler le volume de la sonnerie sélectionner le type d appel auquel associer la sonnerie 7. Régler le contraste de votre écran (Alcatel-Lucent IP Touch 408/409 Digital Phone) Réglages Poste Contraste sélectionner la mélodie de votre choix (1 mélodies) Régler le volume de la sonnerie : Volume sélectionner le volume de votre choix (1 niveaux) augmenter ou diminuer le contraste Activer/désactiver le mode silence : 7.7 Sélectionner la page d'accueil Plus d'options Mode silence Mode silence Cette fonctionnalité permet de choisir la page qui s'affiche par défaut sur le poste. pour désactiver pour activer Réglages Poste Page d'accueil Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) : Plus d'options Sonnerie progressive pour désactiver Sonnerie progressive pour activer sélectionner la page par défaut 7

7 Votre poste s ajuste à vos besoins 7.8 Choisir la langue Autres possibilités : Modifier Effacer Réglages Poste Langue modifier le contenu de l entrée affichée effacer 7.10 Effacer une touche programmée entrer votre mot de passe 7.9 sélectionner la langue de votre choix Programmer les touches de la page Perso ou du boîtier d extension Vous pouvez programmer des numéros d'appel ou des fonctions sur les touches de la page 'Perso' et les touches du boîtier d extension. Page perso Réglages Poste Prog touches Effacer Appel direct Mes services 'perso', si nécessaire sélectionner la touche à effacer 'Perso' à l aide du navigateur Pour programmer un numéro : appuyer sur la touche à programmer pour programmer un numéro pour programmer une fonction 7.11 Programmer un rappel de rez-vous Vous pouvez définir l heure d un rappel temporaire (une fois dans les 4 heures) ou d un rappel permanent (tous les jours à la même heure). Appel direct saisir le numéro saisir le nom Valider valider Rez-vous Rez-vous Entrer l'heure du Rez-vous composer l heure du rezvous Pour programmer une fonction : Mes services Suivre les instructions affichées à l'écran composer le numéro du destinataire du rez-vous L'icone 'Rez-vous programmé' s'affiche sur la page d'accueil. 8

7 Votre poste s ajuste à vos besoins A l heure programmée votre poste sonne : 7.14 Configurer la prise audio de votre poste Par défaut, la prise audio de votre poste permet la connexion d un casque, d un kit mains-libres ou d un haut-parleur. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rez-vous ne suit pas le renvoi. Pour annuler votre demande de rappel : Réglages Poste Prise jack Rez-vous Effacer L'icone 'Rez-vous programmé' disparaît de la page d'accueil. Casque Mains-libres externe 7.1 Appeler le poste associé Haut-parleur externe 7.1 Connaître le numéro de votre téléphone Le numéro de votre poste est affiché sur la page 'Info'. Accéder à la page Info à l aide du navigateur. Le numéro d'un autre poste peut être associé à votre numéro de poste (voir modifier le numéro associé). Pour l'appeler : Réglages Mes services Consultation 7.1 Verrouiller / Déverrouiller votre poste Autour de l'ass Appel de l'asso lancer l appel Verrou votre poste est verrouillé/déverrouillé 7.1 Renvoyer les appels vers son numéro associé suivant les instructions affichées à l écran, entrer votre mot de passe ou valider Si vous avez au préalable défini un numéro associé, vous pouvez faire suivre vos appels vers ce numéro. Réglages Mes services Consultation Autour de l'ass 9

7 Votre poste s ajuste à vos besoins Débordement ve associé Débord si occup vers associé 7.19 Constituer, modifier ou consulter votre liste d'interphonie (10 numéros max) pour un renvoi lorsque vous ne répondez pas pour un renvoi immédiat lorsque votre ligne est occupée Réglages Mes services Déb occupé/abs associé Annuler déborde associé Valider pour un renvoi si vous ne répondez pas ou si vous êtes occupé pour annuler la fonction de débordement vers l'associé 7.17 Modifier le numéro associé Le numéro associé peut être un numéro de poste, le numéro de la messagerie vocale ou le numéro de la recherche de personne. 7.0 Interphonie suivre les indications de l afficheur Installation d'un combiné Bluetooth Wireless Technology (appairage) - Alcatel-Lucent IP Touch 408 Phone Avant de pouvoir utiliser un casque Bluetooth, celui-ci doit être appairé au poste. Réglages Mes services Associé Réglages Poste Bluetooth Modifier l'acceptation de la programmation s'affiche AjouAccessoire un signal sonore composé de notes retentit et la led clignote alternativement vert et orange entrer votre mot de passe 7.18 La configuration Tandem entrer le nouveau numéro associé Cette configuration permet de regrouper deux postes sous un seul numéro d'appel. Votre poste est le poste principal et le deuxième poste, généralement un poste DECT, est le poste secondaire. Chaque poste a son propre numéro d'annuaire mais le numéro du tandem est celui du poste principal. Lorsque vous recevez un appel, les deux postes sonnent simultanément. Lorsque l'un des deux postes pr l'appel, l'autre arrête de sonner. Lorsque toutes les lignes du poste principal sont occupées, le poste secondaire (DECT) ne sonne pas. Le poste secondaire peut toujours être appelé par son propre numéro, mais dans ce cas de figure, la fonctionnalité tandem n'est plus prise en compte. La plupart des fonctions sont communes aux deux postes, ex. renvois, rappel de rez-vous, les divers messages..., d'autres restent spécifiques à chaque poste, ex: répertoire individuel, Bis, hors service, verrouillage du poste... Pour plus d'informations sur cette configuration, contactez le responsable de votre installation. recherche des équipements Bluetooth, attre l'affichage du type d'équipement détecté et de l'adresse appuyer simultanément, combiné éteint, sur les touches du combiné Bluetooth (appui long) sélectionner l'équipement un signal sonore composé de notes atteste de la bonne installation du combiné (la led clignote vert ou orange suivant la charge de la batterie) Ajouter 0

7 Votre poste s ajuste à vos besoins 7.1 Utilisation du combiné Bluetooth Wireless Technology (Alcatel-Lucent IP Touch 408 Phone) 7. Utilisation d'un casque Bluetooth Wireless Technology - Alcatel-Lucent IP Touch 408 Phone Le combiné sans fil Bluetooth permet à l'utilisateur de répondre et de converser en toute liberté dans un rayon de 10 mètres autour du poste. Combiné IP Touch Bluetooth Wireless Un voyant lumineux et deux touches équipent le combiné. Vert clignotant : fonctionnement normal. Vert fixe : combiné en charge (le voyant s'éteint lorsque le combiné est chargé). Orange clignotant : charge de batterie faible ou combiné hors zone de couverture. Orange fixe : fonctionnement défectueux. Touches Décrocher/Raccrocher et Volume/Secret Décrocher/Raccrocher : appuyer sur cette touche pour prre ou terminer un appel. Se reporter à la documentation utilisateur livrée avec le casque. 7.4 Suppression d'un accessoire (casque, combiné,...) Bluetooth Wireless Technology Réglages Poste Bluetooth 7. Volume/Secret : appuis courts successifs pour modifier le niveau sonore du combiné ( niveaux), appui long pour que votre correspondant ne vous ente plus. Installation d'un casque Bluetooth Wireless Technology (appairage) - Alcatel-Lucent IP Touch 408 Phone Accessoires BT Sup accessoire affichage des différents équipements appairés sélectionner l'équipement à supprimer message d'acceptation de la suppression de l'équipement Avant de pouvoir utiliser un casque Bluetooth, celui-ci doit être appairé au poste. Afin de réaliser cet appairage, le casque doit être en mode découvrable*. valider votre choix Réglages Poste Bluetooth AjouAccessoire recherche des équipements Bluetooth, attre l'affichage du type d'équipement détecté et de l'adresse Ajouter sélectionner l'équipement message d'acceptation et affichage de l'icône casque sur l'écran du poste valider votre choix entrer le code PIN du casque * * Se reporter à la documentation utilisateur livrée avec le casque. 1

8 ACD : Poste agent/poste superviseur Other Retrait Cette fonction permet à l'agent d'être 'en retrait' de l'application ACD. La fonction 'en retrait' est activée ; par défaut lors de l'ouverture d'une session agent (configuration système), par le superviseur ou par l'agent lui-même. L'agent change cet état 'en retrait' par appui sur la touche afficheur associée à la fonction. 8.1 Poste agent Une solution centre d'appels permet une distribution optimale des appels aux agents en fonction de leurs disponibilités et de leurs compétences. 8. Ouvrir une session superviseur (LogOn) WrapUp Superviseur Etat FA Après chaque appel ACD, l'agent passe automatiquement en mode Wrap-up. Pant ce mode l'agent ne reçoit pas d'appel ACD et peut effectuer des tâches liées à un appel. Il peut mettre fin à ce mode en appuyant sur la touche afficheur associée à la fonction WrapUp ou attre la fin de la temporisation (configuration système). Lorsque l'agent est en pause, en attente d'appel ou en mode Wrap-up, il appelle directement son superviseur en appuyant sur cette touche. En appuyant sur cette touche, l'agent accède à des informations sur la file d'attente (nombre d'appels en attente, temps d'attente maximum ou moyen, nombre d'agents libres, occupés ou en retrait. LogOn Pour un agent décideur : Liste entrer le numéro d'identifiant entrer votre mot de passe Infos privées Guide présent. L'appui sur cette touche informe l'agent sur la configuration de son poste (état du renvoi, présence de nouveaux messages, poste associé, nom et numéro du poste,...). Cette touche permet à l'agent de configurer les messages d'accueil, l'enregistrement, l'activation/désactivation, le chargement ou l'écoute d'un message d'accueil. L'accès à la configuration des messages d'accueil nécessite d'entrer le numéro d'identifiant de l'agent et un mot de passe. entrer le numéro du groupe de traitement sélectionner le groupe de traitment dans une liste 8. Écran d accueil de l application ACD Gestion ACR Aide L'agent peut agir sur la distribution d'appels ACD en s'affectant ou non des domaines de compétences. L'affectation ou la suppression des domaines de compétences peut se faire une à une ou de manière globale. En cours de communication, l'agent a la possibilité d'émettre une demande d'assistance auprès de superviseurs. Cette demande peut être acceptée par un superviseur ou rejetée en cas d'absence, d'indisponibilité ou de refus de superviseurs. Une fois la session ACD ouverte, l'agent a accès aux fonctions dédiées à l'application ACD. 8.4 Fermer une session agent (LogOff) CC Perso Agent Présent Retrait Perso WrapUp Superviseur Etat FA LogOff Infos privées Guide présent. Gestion ACR LogOff entrer votre mot de passe Valider la session est fermée Postes Alcatel-Lucent IP Touch 408/408 & 409 Digital Phone

8 ACD : Poste agent/poste superviseur 8. Poste superviseur 8.8 Supervision ou acceptation d'une demande d'assistance Le superviseur est un agent auquel des droits supplémentaires sont accordés. Il peut notamment être amené à venir en aide aux agents, superviser l'activité des agents, réaliser une intrusion d'appel, se mettre en écoute discrète. Le superviseur a accès aux fonctions de supervision, soit en acceptant une demande d'assistance de la part d'un agent, soit en appuyant sur la touche de fonction 'Help' de la page 'Perso'. Un superviseur peut également remplir la fonction d'agent à partir du même poste. 8. Ouvrir une session superviseur (LogOn) Écouter Restrictif Annuler Perso Ecoute ACD Numéro agent: Perso Entrée en tiers Permanent LogOn entrer le numéro d'identifiant entrer votre mot de passe Écouter Postes Alcatel-Lucent IP Touch 408/408 & 409 Digital Phone En appuyant sur cette touche, le superviseur lance une procédure d'écoute discrète. Le superviseur peut alors écouter la conversation entre un agent et son correspondant, mais ne peut pas intervenir dans la conversation. Entrée LogOff Guide présent. Perso CC 100 Perso Etat FA Infos privées Gestion ACR Postes Alcatel-Lucent IP Touch 408/408 & 409 Digital Phone 8.7 Groupe de traitement- Entrée/sortie d'un superviseur Entrée tiers Restrictif Permanent Annuler Cette touche permet au superviseur d'entrer en tiers dans une communication. Cette entrée en tiers est signalée à l'agent et à son correspondant par un bip sonore et le superviseur peut intervenir à tout moment dans la conversation. Si l'agent raccroche ou si le superviseur appuie sur la touche 'Help' seuls le superviseur et le correspondant sont en communication. L'agent est en communication avec un correspondant. Cette fonction permet au superviseur de converser uniquement avec l'agent sans que le correspondant ne soit prévenu de cette entrée en tiers (restrictive). Le superviseur peut visualiser sur son afficheur les états dynamiques (hors service, appels ACD, appels privés, Wrap-up, pause,...) et statiques (en retrait, disponible, Log-Off,...) d'un agent en temps réel. L'appui sur cette touche entraîne le rejet d'une demande d'assistance d'un agent. Entrée 8.9 Fermer une session superviseur (LogOff) sélectionner le groupe de traitment dans une liste sélectionner le groupe de traitment dans une liste LogOff entrer votre mot de passe Valider la session est fermée