Département de la Manche Pôle «développement durable» Direction des mobilités et de l exploitation portuaire Service aux usagers des transports Numérisation des fiches d inscription aux transports scolaires et des photos d identité Code CPV 79999100-4 Cahier des charges
SOMMAIRE 1 Contexte de l opération... 3 2 Périmètre de la prestation... 4 2.1 Éléments à numériser... 4 2.2 Nommage et organisation des fichiers à respecter... 5 2.3 Livraison des fichiers numérisés... 6 2.4 Envoi des éléments à numériser... 6 2.5 Retour des éléments fournis... 6 2.6 Suivi de la prestation... 7 3 Bordereau des prix... 8 4 Délais... 8 5 Pénalités financières... 8 Page 2 sur 8
1 CONTEXTE DE L OPÉRATION La gestion des inscriptions pour les transports scolaires est effectuée avec une application numérique spécifique (Pégase) pour l ensemble de la procédure, de l enregistrement des dossiers à la délivrance des titres. La période d inscription démarre le 22 mai 2013, elle se termine le 12 juillet 2013 pour les inscriptions papier et le 25 juillet 2012 pour les inscriptions en ligne. Le processus général d inscription est le suivant : Pour la rentrée scolaire 2013, il y a eu 19 489 inscriptions sur la période de mai à septembre, selon la répartition suivante : - 21 456 reconduction d inscriptions papier et 4 258 nouvelles demandes dont 5 442 inscriptions par internet Page 3 sur 8
2 PÉRIMÈTRE DE LA PRESTATION La prestation demandée consiste à numériser les fiches d inscription et les photos d identité qui sont renvoyées dans le cadre des inscriptions papier ainsi que les dérogations (environ 1000). Une fois numérisée, les fiches et les photos sont liées au dossier informatisé de l élève dans Pégase ce qui permet : - de faire des vérifications de saisie à postériori sur les éléments des fiches ; - d imprimer la photo de l élève sur le titre de transport. 2.1 Éléments à numériser Les fiches d inscriptions sont des feuilles A4, imprimées sur du papier d un grammage de 80 g et mono feuillet. Lorsqu il y a une dérogation jointe au dossier, celles-ci sont des feuilles A4 imprimées sur du papier d un grammage de 80 g et mono feuillet. Ces feuilles sont agrafées à la fiche d inscription. Il faut numériser ces deux éléments en niveau de gris dans un fichier pdf multipages de manière à avoir un seul fichier pour la fiche d inscription et la dérogation. Il n y a pas d océrisation à prévoir. Voici à titre indicatif la fiche vierge utilisée en 2011 pour les nouvelles demandes : Page 4 sur 8
Voici la fiche pré-remplie utilisée en 2011 pour les renouvellements : La photo d identité est collée sur les fiches d inscriptions. Elle doit être numérisée sur toutes les fiches vierges (4 000 fiches) et également pour une partie des fiches pré-remplies (cas des personnes qui souhaitent changer leur photo - le service usagers des transports estime ce nombre à environ 6 000 fiches au total). La photo d identité doit être numérisée en couleur, au format jpeg, sa taille doit être de 2,8 cm x 2,4 cm avec une résolution de 150 x 150 dpi. 2.2 Nommage et organisation des fichiers à respecter Afin de faire le lien facilement avec le logiciel Pégase, le nommage et l organisation suivante doit être mise en place pour les fichiers. L identification des dossiers se fait avec le numéro de dossier Pégase, visible en haut des fiches d inscription, qui est codé sur 10 caractères de façon dactylographiée pour les fiches pré-remplies et de façon manuscrite pour les fiches vierges. Les huit premiers caractères représentent l identifiant de l élève dans la base Pégase et le dernier caractère représente le numéro de demande de l élève. Ex : 20022776-2 : Il s agit de la deuxième demande pour l élève dont l identifiant Pégase est 20022776. Page 5 sur 8
Nommage de la fiche d inscription : Il doit y avoir un répertoire par élève (identifiant) contenant : - un sous-dossier représentant le numéro de demande de l élève contenant : o le fichier pdf de la fiche numérisée «Identifiant_Pégase»_inscription.pdf Exemple pour la fiche 28022776-2 : - 28022776-2 - 28022776_inscription.pdf Nommage de la photo d identité : Les photos d identité sont toutes stockées dans le même répertoire photos. Elles sont nommées en utilisant l identifiant Pégase. Exemple pour la fiche 28022776-2 : - répertoire photos o 28022776.jpg Afin de sécuriser cette partie, le service usagers des transports pourra fournir un fichier excel permettant de faire le lien entre le numéro de dossier Pégase et le nom et prénom de l élève. 2.3 Livraison des fichiers numérisés Les transferts de fichiers se feront au moyen de la plateforme d échanges de fichiers volumineux OODRIVE. Les échanges s effectuent en mode web sécurisé. Les versements se feront selon une périodicité hebdomadaire : - un fichier zip «datedujour»_dossiers.zip pour les fiches d inscription et les dérogations ; - un fichier zip «datedujour»_photos.zip pour les photos. Exemple pour le versement du 14 juin 2013 : 20120614_Dossiers.zip et 20130614_Photos.zip. La prestation intègrera un test de transfert d un fichiers de 100 fiches. 2.4 Envoi des éléments à numériser Les fiches seront préparées puis envoyées par le service des transports scolaires par la Poste (lettre ou colis en fonction du nombre) jusqu à vos locaux. Elles seront séparées en deux lots distincts : - un pour les fiches vierges et les fiches pré-remplies pour lesquelles il faut numériser la photo ; - un pour le restant des fiches pré-remplies (pas de numérisation de la photo). Les envois se feront toutes les semaines à partir du 3 juin jusqu à fin septembre, soit 17 envois environ. Estimation des volumes par envoi : Juin Juillet Août Septembre Entre 1200 et 1500 Entre 1500 et 2500 Entre 500 et 2000 Entre 300 et 500 2.5 Retour des éléments fournis A la fin de la prestation (fin septembre), les fiches devront nous être renvoyées dans leur carton d origine en un seul envoi. Cet envoi sera à la charge du prestataire. Page 6 sur 8
2.6 Suivi de la prestation Afin d assurer un contrôle de la qualité de la prestation par le service des transports scolaires, le prestataire fournira un tableau récapitulatif de suivi de son activité hebdomadaire indiquant le nombre de dossiers reçus par semaine, le nombre de dossiers scannés ainsi que le nombre d anomalies (doublon dans les identifiants, différence entre le nombre de fiches avec double numérisation et le nombre de photos scannées). Ex : Semaine 23 : nombre de dossiers reçus : xx. 4 juin 5 juin 6 juin 7 juin 8 juin Total Nombre de dossiers traités Nombre de dossiers en anomalie Nombre de dossiers hors délai : xx. 3 DÉTAIL ESTIMATIF Les quantités suivantes ont été réalisées en 2012, elles sont données à titre indicatif sans valeur contractuelle. Les quantités maximales attendues sont celles figurant dans le tableau ci-dessous : Description de la prestation 1 - Prix pour la numérisation d une fiche vierge ou d une fiche pré-remplie avec la photo à numériser (double numérisation) 2 - Prix pour la numérisation d une fiche pré-remplie sans la photo à numériser Quantités Réalisées en 2012 Quantités maximales 6000 10000 16000 20000 Page 7 sur 8
4 BORDEREAU DES PRIX Le prestataire doit compléter le bordereau des prix suivant : Description de la prestation 1 - Prix pour la numérisation d une fiche vierge ou d une fiche pré-remplie avec la photo à numériser (double numérisation) 2 - Prix pour la numérisation d une fiche pré-remplie sans la photo à numériser L unité L unité Prix HT Les prix intègrent toutes les sujétions prévues dans ce cahier des charges, notamment le retour des éléments fournis prévus à l article 2-5 et le retour hebdomadaire des fiches qui n auront pu être numérisées (environ 10 par semaine en 2012). 5 RÈGLEMENT DES PRESTATIONS La notification du marché vaut ordre de service de commencer la prestation. La prestation est rémunérée sur présentation de factures mensuelles après vérification du pouvoir adjudicateur. 6 DÉLAIS Le présent marché prendra effet à compter du 3 juin 2013 jusqu au 27 septembre 2013. Le prestataire devra s engager à livrer sur la plateforme d échange de fichiers volumineux 100 % des dossiers dans les 7 jours ouvrés à partir de la réception de ceux-ci dans ses locaux. L offre du prestataire devra parvenir au Département de la Manche à la direction des mobilités et de l exploitation portuaire service des transports scolaires au plus tard le 29 mars 2013, avant 16h00. 7 PÉNALITÉS FINANCIÈRES Comme indiqué plus haut, le prestataire devra s engager à livrer sur la plateforme d échange de fichiers volumineux 100 % des dossiers dans les 7 jours ouvrés à partir de la réception de ceux-ci dans ses locaux. Le titulaire se verra appliquer une pénalité journalière de 1 par dossier non traité dans les délais par jour de retard. Date de remise de l offre : Le titulaire Le pouvoir adjudicateur Page 8 sur 8