Archives départementales du Morbihan Les notices d autorité des collectivités intégrées dans un moteur de recherche Exemple du guide des sources de la Seconde guerre mondiale et de la Reconstruction
Les outils utilisés pour l encodage des notices d autorité et des IR Les Archives du Morbihan utilisent le logiciel ATES pour l encodage des instruments de recherche en XML-EAD (depuis 2005) et des notices d autorité en XML-EAC (depuis 2008). Basé sur l éditeur Xmlmind, ATES est mis à la disposition des Archives du Morbihan par la société IRIUS. Il permet notamment : une structuration et une saisie des informations simples grâce à un masque de saisie une génération automatique des notices au format ODT en utilisant des feuilles de style XSLT (développées par JL Carmona, responsable des ressources informatiques aux AD56)
Historique des producteurs d archives : évolution des pratiques Début progressif en 2004. Dans un premier temps, les présentations historiques des producteurs étaient rédigées dans la zone ISAD 3.2.2 correspondant à la balise <bioghist> en XML-EAD. Inconvénients et dysfonctionnements Répétitions des informations dans chaque instrument de recherche (donc multiples corrections et mises à jour) Ces données contextuelles généraient trop de bruit dans les recherches effectués dans le moteur de recherche (http://www.morbihan.fr)
Élaboration du guide des sources et des notices d autorité collectivité La 1 re notice en XML-EAC : date de 2008 ; concerne la Direction départementale des renseignements généraux L élaboration du guide a accéléré la création de ces notices et a permis : d approfondir nos connaissances en XML-EAD et EAC et ainsi d harmoniser les pratiques au sein de l équipe ; de réfléchir à une bonne répartition des informations ; de générer des liens entre les différents fichiers XML et PDF.
Présentation générale de la structure du guide Introduction Rappelle le contexte historique du département ; explicite les choix archivistiques ; présente globalement l intérêt des différents fonds.
Présentation générale de la structure du guide Corps de l instrument de recherche Deux axes principaux : Organismes du temps de guerre et de la Reconstruction Organismes du temps de paix Les fonds sont présentés en fonction de l administration productrice des documents dans lesquels apparaissent : la description du producteur ; l intérêt du fonds ; l importance matérielle ; un recensement des articles en suivant un plan de classement (le niveau de description est adapté en fonction de l importance et de l intérêt du fonds).
Description des producteurs dans le guide des sources Organismes du temps de guerre et de la reconstruction Résumé en quelques lignes des principales attributions en mettant l accent sur les activités et les organisations spécifiques nées des circonstances de la guerre en utilisant la balise <bioghist> Lien vers une notice d autorité au format PDF en utilisant la balise <corpname> et l attribut <authfilenumber> Organismes de temps de paix Résumé en quelques lignes des principales attributions en mettant l accent sur les activités et les organisations spécifiques nées des circonstances de la guerre en utilisant la balise <bioghist> Seules les notices des services du temps de guerre et de la Reconstruction ont été rédigées.
Notices d autorité des organismes du temps de guerre et de la reconstruction Rédigées avec l aide du logiciel ATES, elles sont conformes à la DTD-EAC. Dans l en-tête EAC <eacheader> sont principalement renseignés : Code d'identification de la notice (une liste des producteurs a été constituée pour l attribution d un numéro) Type Historique des mises à jour Niveau d'élaboration Règles et conventions Langue et écriture
Notices d autorité des organismes du temps de guerre et de la reconstruction Dans la zone description <condesc> sont principalement renseignées : Forme autorisée du nom Dates d'existence Localisation Fonctions et activités Organisation interne Histoire Relations avec d'autres entités : les types de relation sont précisés. Les liens ouvrent d autres notices au format PDF Relations avec les ressources documentaires : les liens ouvrent principalement les répertoires numériques détaillés des fonds d archives correspondant au producteur de la notice (format PDF). Les notices XML-EAC sont converties au format ODT, puis en PDF.
Lien du guide des sources vers une notice d autorité <corpname>
Liens vers un fichier (PDF) d une autre notice d autorité Service départemental des réfugiés
Service départemental des réfugiés
Lien vers un fichier (PDF) d un instrument de recherche Service départemental des réfugiés
Service départemental des réfugiés
État des versements de la série W La rédaction du guide a permis d élargir cette réflexion à la répartition des informations et à la génération de liens entre : l état des versements ; les instruments de recherche ; les notices d autorité.
Lien de l état des versement vers une notice EAC
Lien de l état des versement vers une notice EAC