Mise à jour Stable Gestion des talents juin 2014 Mise à jour de la version stable St. Gallen
Explication des icones Dans chaque communication de mise à jour, les icones utilisés ont la signification suivante: Nouveauté (active) Immédiatement utilisable sans qu'il soit besoin d'activation ou de sélection. Nouveauté (masquée) Certaines nouveautés doivent d'abord être activées pour être intégrées dans l'application. Le mode de personnalisation est accessible via «Personnaliser l'affichage» dans la barre de navigation supérieure. Nouveauté avec nécessité d'adaptation Dans quelques cas, il est important et indispensable qu'un administrateur effectue des modifications pour mettre en place la nouveauté. Elles sont signalées en complément par un éclair. Information page 2
Table des matières [1/3] Nouveautés générales p. 6 Attractivité visuelle des tableaux de bord Texte d'aide Adapter le type de liste de sélection Actions multiples dans les onglets Cloud SSO pour ADFS Nouveautés de l'extension Outlook Protection renforcée lors de la modification du mot de passe Nouveautés dans le module Rémunération p. 16 Degré d'atteinte des objectifs de l'entreprise /du service Nouveautés dans le module Réseau p. 18 Collaborateurs dans un groupe de réseaux par importation page 3
Table des matières [2/3] Nouveautés dans le module Événements p. 20 Inscrire plusieurs collaborateurs à un événement E-mail des participants à l'événement aux supérieurs directs Nouveautés dans le module Planification de la succession p. 23 Saisie du poste et publication interne dans les offres d'emploi Pour les collaborateurs : soumettre, consulter et compléter une candidature Consulter et évaluer toutes les candidatures à un poste Aides à la communication Nouveautés pour les interfaces et les modules complémentaires p. 33 Organigramme Évaluation de plusieurs sondages Sondages pour les entretiens préalables au départ page 4
Table des matières [3/3] Ce qui faut également savoir p. 38 Importation des collaborateurs Ce qui faut également savoir Aperçu des liens pour l'aide en ligne page 5
Nouveautés générales
Attractivité visuelle des tableaux de bord L'apparence de certains tableaux de bord a été mise au goût du jour. Les tableaux de bord individualisés conservent leur apparence actuelle. Si vous avez des question, adressez-vous à notre service après-vente. page 7
Texte d'aide [1/3] Pour les capacités Simplifiez l'évaluation du collaborateur par le supérieur. Définissez les échelles d'évaluation pour les différentes capacités. Enregistrez-les sous forme de textes d'aide pour une évaluation plus précise. Le texte d'aide est affiché dans une petite fenêtre sous forme de remarque lorsqu'on clique sur le symbole d'aide. page 8
Texte d'aide [2/3] Pour les capacités Pour saisir les textes d'aide, accédez dans les paramètres aux listes de sélection et sélectionnez la commande de menu «Listes de capacités». Pour plus d'informations, consultez l'aide en ligne. page 9
Textes d'aide [3/3] Pour les intertitres Les textes d'aide saisis en mode de personnalisation peuvent maintenant être affichés même en présence d'intertitres. page 10
Adapter le type de liste de sélection Dorénavant, vous pouvez définir vous-même la possibilité de sélection adaptée (sélection simple ou multiple) dans différentes listes de sélection. Sélectionnez à cet effet simplement le type de champ de saisie dans le mode d'adaptation. page 11
Actions multiples dans les onglets Dorénavant, différentes actions multiples sont disponibles dans les onglets Entretien avec le collaborateur, Planification de carrière, Rémunération et Personnes externes. Vous pouvez les activer dans le Mode d'adaptation et les adapter en détail. Vous trouverez de plus amples informations au sujet des actions multiples dans notre aide en ligne : Entretien avec le collaborateur Planification de la carrière Rémunération Personnes externes page 12
Cloud SSO pour ADFS Cette nouvelle option a été mise en place pour simplifier l'ouverture de session dans la solution umantis. Le composant umantis Cloud SSO (Single sign-on) permet un accès direct au répertoire actif interne de l'entreprise (Active Directory Federation Services). Cela signifie que les utilisateurs n'ont plus besoin de s'identifier une nouvelle fois pour accéder à la solution umantis. Les 10 premiers clients umantis ont déjà connecté leur solution à leur Active Directory Microsoft via notre Cloud SSO. Ce composant complémentaire payant est maintenant proposé à tous les clients. L'intégration à un ADFS existant demande environ une journée de conseil technique de la part de Haufe-umantis et une journée de présence d'un technicien ADFS de votre côté. Le prix de la location correspond à 20 % du prix d'un module classique. Rapprochez-vous de votre interlocuteur umantis pour obtenir un devis précis. Pour plus d'informations, consultez l'aide en ligne Single Sign On. page 13
Nouveautés de l'extension Outlook L'utilisation de l'extension a été simplifiée avec l'authentification Windows. De même, on a ajouté une sélection distincte des pièces jointes pour l'importation dans la solution. Le module d'extension Outlook est disponible en version 32 bits et 64 bits. Pour plus d'informations, consultez l'aide en ligne. page 14
Protection renforcée lors de la modification du mot de passe Afin de lutter contre toute utilisation malintentionnée, à chaque modification du mot de passe, il faut resaisir l'ancien. page 15
Nouvelles fonctions du module Rémunération
Degré d'atteinte des objectifs de l'entreprise/du service Colonne affichable pour les collaborateurs (Gestion des collaborateurs) Les objectifs de l'entreprise et du service peuvent être évalués. Pour cette raison et depuis peu, le degré d'atteinte de ces objectifs et le commentaire correspondant sont visualisables dans la liste des objectifs de l'entreprise pour les collaborateurs aussi. page 17
Nouvelles fonctions du module Réseau
https://fr.onlinehelp.umantis.com/index.php/imports -> hinten etsprechend ergänzen Collaborateurs dans un groupe de réseaux par importation Si vous souhaitez importer les fichiers Collaborateur dans votre solution, vous pouvez affecter les collaborateurs directement à un groupe de réseaux à l'aide de la variable [Person.NetzwerkMitgliedInGruppe]. Cette nouvelle variable est maintenant intégrée au modèle d'importation dans l'aide en ligne: https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/importe (en allemande, modèle en anglais). page 19
Nouvelles fonctions du module Événements
Inscrire plusieurs collaborateurs à un événement La nouvelle mise à jour permet aux supérieurs hiérarchiques d'affecter plusieurs collaborateurs en même temps à un événement. En tant que supérieur hiérarchique, cliquez sur l'événement correspondant et inscrivez les collaborateurs concernés à l'aide de l'action «Affecter les collaborateurs à l'événement». page 21
E-mail des participants à l'événement aux supérieurs Sur l'aperçu des participants à un événement et sur l'aperçu de l'inscription de tous les événements, une action multiple permet d'envoyer directement un «e-mail au supérieur à partir du modèle». Les variables [Empfaenger._] sont renseignées par les données du supérieur, les variables [Person._] par celles du collaborateur sélectionné. Top Labs-Idee : Envoyer un e-mail au supérieur à partir du modèle page 22
Nouveautés dans le module Planification de la succession
Extensions dans le module Planification de la succession Une bonne planification de la succession comprend l'affectation des postes. Souvent, il est cohérent de rechercher le successeur approprié parmi le personnel de l'entreprise. Afin de simplifier le processus d'affectation des postes, de nombreux éléments ont été ajoutés dans la planification de la succession sous l'onglet Postes. Les voici : Saisie du poste et publication interne dans les offres d'emploi Pour les collaborateurs : soumettre, consulter et compléter une candidature consulter et évaluer toutes les candidatures à un poste Aides à la communication Remarque : Les personnes a qui est affecté le rôle de module «Planification de la succession» disposent de droits d'accès complets. La visibilité des différentes offres d'emploi est définie par les unités organisationnelles. page 24
Saisie des postes : contenus de publication Avant qu'un poste ne soit publié, on saisit les contenus de publication et les questions de sélection à l'adresse des candidats. Les deux composants sont formulés dans les langues voulues et sont ensuite approuvés pour publication. page 25
Publier un poste : paramètres et publication Une fois que les contenus sont approuvés dans une langue, le poste peut être publié à la date voulue. Les paramètres de publication permettent d'encadrer la visibilité de l'annonce. page 26
Offres d'emploi internes Les offres d'emploi internes (Intranet) fournissent aux collaborateurs une vue d'ensemble des postes qui sont publiés à leur intention. Il est possible de consulter les postes de succession planifiés publiés (publication) et d'y postuler directement. page 27
Poser sa candidature en tant que collaborateur Les collaborateurs peuvent postuler directement aux offres d'emploi internes (onglet Entreprise, Offres d'emploi). Le profil du collaborateur possède l'onglet «Mes candidatures» qui propose un aperçu des candidatures envoyées. De même, le collaborateur peut retirer de lui-même des candidatures actives. page 28
Page des candidats La page des candidats affiche toutes les candidatures actives à un poste donné. Des actions multiples permettent entre autres, la publication simultanée de plusieurs candidats, l'affectation des candidats à une équipe ou à la planification de la succession. page 29
Candidature L'affichage détaillé d'une candidature contient les documents qui ont été téléchargés et un extrait du CV du candidat saisi dans umantis. page 30
Évaluation Sous l'onglet Évaluation, il est possible d'évaluer le candidat. Les réponses aux questions de sélection sont également consultables. page 31
Communication Tous les mails et les fiches de contact en lien avec la candidature se trouvent sous l'onglet Communication. La prise de contact directe avec le candidat simplifie la correspondance. page 32
Nouveautés pour les interfaces et les modules complémentaires
Organigramme Fin de la prise en charge de l'ancien module Orgmanager : L'ancien module Orgmanager a été entièrement remplacé par le nouvel organigramme en temps réel. De ce fait, l'assistance pour l'ancien module Orgmanager est arrêtée à la date du 1.6.2014. Gel de l'organigramme des modèles client personnalisés* : Si vous possédez un modèle personnalisé, la mise à jour bêta va geler l'organigramme dans son état actuel. Cette opération a pour but de garantir une stabilité maximale, afin de protéger l'état de l'organigramme pendant les mises à jour. Pour obtenir des mises à jour de l'organigramme, veuillez contacter l'assistance technique ou votre conseiller umantis. Petites mises à jour correctives * Attention, les organigrammes personnalisés ne peuvent pas être mis à jour automatiquement, car ils sont différents du standard umantis. Chaque organigramme doit être modifié individuellement. page 34
Navigation vers l'organigramme Afin de faciliter la recherche des collaborateurs dans l'organigramme, celui-ci a été intégré dans la fonction de recherche de umantis. Il existe trois options pour atteindre l'organigramme : Via le répertoire des collaborateurs (/Employment/Current) Via les actions dans le dossier collaborateur (/Employment/Current/MA- Nr/Profile/Person) Organigramme Afficher dans l organigramme Via les actions dans SelfService (/SelfService/Social?containerpath=/SelfService /People/MA -Nr/Profile) Organigramme Afficher dans l organigramme page 35
Évaluation de plusieurs sondages Il est maintenant possible d'intégrer les réponses de plusieurs questionnaires dans l'évaluation graphique. Les diagrammes de sondage se trouvent dans la nouvelle zone «Diagrammes des sondages». Lors de l'évaluation, tous les sondages validés d'une référence de sondage sont pris en compte. Ceci peut être utile pour les sondages récurrents, comme les sondages de satisfaction des collaborateurs ou des clients. Les sondages comparables globalement doivent être validés de manière explicite, afin que seuls les sondages d'une référence donnée soient pris en compte dans une évaluation, avec exactement les mêmes questions et possibilités de réponse. Un clic sur «Valider le sondage pour une comparaison globale» permet de valider ce sondage, à condition qu'aucun autre sondage portant la même référence n'ait été déjà validé et qu'il n'existe pas déjà un sondage validé pourtant exactement la même référence. Une fois validé, le sondage ne peut plus être modifié. page 36
Richtiger Screenshot fehlt Sondages pour les entretiens préalables au départ Les collaborateurs ne sont prêts à révéler les vraies raisons de leur départ que si leur anonymat est garanti. C'est la raison pour laquelle les sondages ont été enrichis. Sous les paramètres, il est maintenant possible de sélectionner l'option Anonymat des réponses. Pour plus d'informations, consultez l'aide en ligne. page 37
Ce qui faut également savoir
Importation des collaborateurs L'importation des collaborateurs a été complété par cinq colonnes. Il s'agit des colonnes Catégorie de document, Validité de/à, case à cocher «Afficher pour le collaborateur» au sujet des documents, ainsi que Société et Fonction du collaborateur. page 39
Ce qui faut également savoir Le format de la date dans la solution est reprise directement dans les paramètres du navigateur. La fonction de recherche dans le réseau est enrichie de plusieurs filtres. page 40
Aperçu des liens pour l'aide en ligne [1/2] Nouveautés générales Texte d'aide pour les capacités : https://fr.onlinehelp.umantis.com/index.php/capacit%c3%a9s Adapter le type de liste de sélection : https://fr.onlinehelp.umantis.com/index.php/mode_de_personnalisation Actions multiples dans les onglets : Entretien avec le collaborateur : https://fr.onlinehelp.umantis.com/index.php/action_multiple_collaborateur Planification de la carrière : https://fr.onlinehelp.umantis.com/index.php/r%c3%a9pertoire_des_collaborateurs_- _Plan_de_carri%C3%A8re Rémunération : https://fr.onlinehelp.umantis.com/index.php/module_r%c3%a9mun%c3%a9ration Personnes externes : https://fr.onlinehelp.umantis.com/index.php/personnes_externes Cloud SSO pour ADFS : https://fr.onlinehelp.umantis.com/index.php/single_sign_on page 41
Aperçu des liens pour l'aide en ligne [2/2] Nouveautés de l'extension Outlook : https://fr.onlinehelp.umantis.com/index.php/extension_outlook Nouveautés dans le module Rémunération Degré d'atteinte des objectifs de l'entreprise /du service : https://fr.onlinehelp.umantis.com/index.php/objectifs Nouveautés dans le module Événements Inscrire plusieurs collaborateurs à un événement : https://fr.onlinehelp.umantis.com/index.php/catalogue_des_%c3%a9v%c3%a9nements_po ur_les_sup%c3%a9rieurs Nouveautés dans le module Planification de la succession https://fr.onlinehelp.umantis.com/index.php/postes_%28gestion_des_collaborateurs%29 Nouveautés pour les interfaces et les modules complémentaires Sondages pour les entretiens préalables au départ : https://fr.onlinehelp.umantis.com/index.php/capacit%c3%a9s page 42
Bon travail avec les nouvelles fonctions d'umantis! Haufe-umantis AG Unterstrasse 11, 9001 St.Gallen T +41 71 224 01 01, F +41 71 224 01 02 www.umantis.com, umantis@haufe.com