Avaya one-x Attendant V 3.0 CM Release 1.0 Manuel utilisateur

Avaya one-x Attendant V 3.0 CM Release 1.0 Manuel utilisateur 04/2010 Edition 1.0

Avaya one-x Attendant................................................................ 5 Introduction........................................................................... 6 A propos de la notice............................................................. 6 Matériel....................................................................... 6 Fonctions dépendant du système.................................................... 9 Aperçu des fonctionnalités......................................................... 9 Notice abrégée........................................................................ 13 Installation.................................................................... 13 Configuration.................................................................. 13 Démarrage de one-x Attendant.................................................... 13 Assignation sur l installation de télécommunication.................................... 14 Messages d état des composants one-x Attendant..................................... 15 Téléphoner en mode hors connexion................................................ 18 Assigner (déverrouiller).......................................................... 19 Connexion et déconnexion........................................................ 21 Acheminer de manière interne > externe............................................. 21 Acheminer de manière interne > externe............................................. 21 Désassigner (verrouillage)........................................................ 22 Terminer session............................................................... 22 Fenêtre principale............................................................... 22 Menus et options............................................................... 23 Symboles et fonctions de la barre de symboles........................................ 26 Pavé numérique avec touches de fonction ou de destination.............................. 28 Structure de la boîte de dialogue Standard............................................ 33 Utilisation de l application........................................................ 36 Téléphoner "normalement"....................................................... 38 Mener une conversation.......................................................... 38 Pause........................................................................ 40 Utilisation de la fonction d aide.................................................... 41 Arrêt de one-x Attendant......................................................... 42 Acheminer des appels.................................................................. 43 Transmission d un appel......................................................... 43 Conférence à trois.............................................................. 44 Chaînage d appels.............................................................. 44 Faire attendre l app.............................................................. 45 Applications.......................................................................... 46 Afficher le fuseau horaire......................................................... 46 Fonctions du calendrier.......................................................... 46 Indication de poste occupé........................................................ 47 Indication de poste occupé dans tout le réseau........................................ 50 Liste d appels.................................................................. 52 Liste ITB..................................................................... 53 Travailler avec des conteneurs..................................................... 55 Affichage préliminaire........................................................... 57 Répétition du dernier numéro composé.............................................. 57 Numérotation MF............................................................... 59 Utiliser l annuaire............................................................... 59 Numéroter à l aide de la numérotation directe......................................... 65 Utiliser les propriétés de l usager................................................... 66 Affichage VIP................................................................. 66 Configuration......................................................................... 69 Régler acoustique............................................................... 69 Modifier le mot de passe......................................................... 72 Entrer un numéro d urgence....................................................... 72 2 Avaya one-x Attendant V 3.0 CM - Manuel utilisateur

Modifier les polices............................................................. 73 Configuration de l annuaire téléphonique............................................ 73 Gestion des absences............................................................ 79 Statistiques.......................................................................... 81 Données statistiques............................................................ 81 Paramètres.................................................................... 82 Représentations................................................................ 83 Exporter des statistiques......................................................... 84 Effacer les données statistiques.................................................... 86 Editer un utilisateur................................................................... 88 Démarrer la configuration d utilisateur.............................................. 88 Indications sur un utilisateur...................................................... 89 Insérer, modifier, copier ou effacer................................................. 92 Affecter des profils de travail..................................................... 93 Profils de travail...................................................................... 94 Structure du menu Profil de travail................................................. 94 Structure du menu Editer profil de travail............................................ 95 Travailler avec un profil de travail................................................. 96 Sélectionner un profil de travail................................................... 97 Destinations, fonctions, macros................................................... 98 Editer les touches de raccourci................................................... 101 Configurer le pavé de touches.................................................... 101 Configurer l indication de poste occupé............................................ 102 Indication de poste occupé dans tout le réseau....................................... 104 Configurer Affichage VIP....................................................... 106 Traiter le fuseau horaire........................................................ 106 Propriétés de l utilisateur....................................................... 107 Editer les options de poste d opérateur............................................. 109 Affecter un utilisateur.......................................................... 109 Quitter l édition d un profil de travail.............................................. 109 Service et diagnostic.................................................................. 111 Base de données.............................................................. 111 Export et import de profils...................................................... 111 one-x Attendant Info.......................................................... 113 Annexe............................................................................. 114 Abréviations................................................................. 115 Edition 1.0 04/2010 3

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Avaya one-x Attendant Avaya one-x Attendant Peu importe que vous souhaitiez transférer des appels dans votre activité en tant que transmission pour un large public ou uniquement dans un cadre plus restreint, le poste d opérateur Avaya one-x Attendant met à votre disposition exactement les outils et les fonctions dont vous avez besoin pour la transmission compétente d appels au bon interlocuteur. Le poste d opérateur Avaya one-x Attendant se distingue par une interface utilisateur conviviale. Vous pouvez installer l interface utilisateur conformément à vos souhaits. Vous pouvez ainsi modifier la position et la taille des dialogues et définir individuellement de quels dialogues vous avez besoin. La procédure que vous privilégiez, via le clavier du PC ou via la souris, importe peu lors de l utilisation. Vous pouvez passer dans l utilisation de nombreuses fonctions à tout moment du clavier à la souris et inversement. Edition 1.0 04/2010 5

Introduction Cette notice décrit one-x Attendant. one-x Attendant est un poste d opérateur basé sur PC. Il fonctionne sur l installation de télécommunication Avaya Communication Manager. A propos de la notice Cette notice vous familiarise pas à pas avec l utilisation de l application one-x Attendant. Après avoir lu quelques pages, vous constaterez que toutes les rubriques sont structurées de la même manière : Vous trouvez tout d abord une introduction sur le sujet considéré. Puis des connaissances et des conditions sont souvent décrites. Enfin, c est le tour des directives. Des illustrations ou des exemples permettent d approfondir le sujet. Quelle est l édition existante? La table suivante fournit des informations sur l édition de la présente notice. Edité le: Référence : Opérateur Formes d édition Septembre2009 Application Avaya one-x Attendant avec la version 3.00 GCS/CCD-HW5 - Behnke Aide contextuelle (fichier chm) et fichier d impression (fichier pdf) Où trouver de plus amples informations? Cette notice indique les connaissances et les conditions préliminaires requises et présente des procédures qui vous permettront d utiliser l application one-x Attendant. Pour toutes informations sur l installation et sur la mise en service, veuillez consulter le manuel de service : Avaya one-x Attendant v3.00 à Avaya Communication Manager, manuel de service et d installation, 16-603459 Créer exemplaire imprimé Avec one-x Attendant, nous vous fournissons en plus de l aide un fichier pdf de contenu identique. Celui-ci est doté d une mise en page optimisée pour l impression. Matériel Votre poste d opérateur se compose des éléments suivants : PC Application one-x Attendant 6 Avaya one-x Attendant V 3.0 CM - Manuel utilisateur

Introduction Road Warrior Mode : Haut-parleur et casque audio/headset PC, raccordés à l ordinateur one-x Attendant ou Telecommuter Mode : Un téléphone quelconque dans votre système de télécommunication Installation téléphonique Base de données Les tâches des composants seront expliquées ci-après. PC Système d exploitation : Windows XP, Windows Vista, Windows 2003 Server, Windows 2008 Server. L application one-x Attendant L application one-x Attendant illustre l interface de votre poste d opérateur. Vous pouvez ainsi utiliser un PC traditionnel pour votre activité de transmission. En outre, l application one-x Attendant permet les points suivants, si vous disposez des droits correspondants : Modification des configurations Création et traitement des utilisateurs Création et traitement des profils de travail Création et traitement d un annuaire intégré Analyse de données statistiques Les termes utilisateur et profil de travail sont également expliqués plus en détails dans cette notice. Toutes les données de one-x Attendant sont consignées dans une base de données. Installation téléphonique one-x Attendant est compatible avec le programme Avaya Communication Manager à partir de la version 3.1. Base de données Pour les multiples données et paramétrages, l application one-x Attendant utilise une base de données. La base de données enregistre les données des utilisateurs, les profils de travail et les données de l annuaire intégré. Cette base de données peut se trouver sur un autre PC du réseau. Ainsi, il est possible de garantir une gestion commune des données pour tous les utilisateurs one-x Attendant. Lorsque l application one-x Attendant est installée sur plusieurs PCs, vous pouvez en tant qu utilisateur déverrouiller le poste d opérateur que vous voulez. Votre interface utilisateur habituelle s affiche. Lorsque vous déverrouillez l application one-x Attendant (assignation), le système charge vos données respectives. Pour la base de données, vous ne nécessitez aucune délivrance de licence séparée. Téléphone avec Headset Vous effectuez toutes les activités de transmission exclusivement sur le PC via l application one-x Attendant. Le téléphone en Telecommutor Mode est requis pour téléphoner et il doit idéalement être équipé d un casque. Il est recommandé d utiliser l un des téléphones suivants : Integral T3 Comfort, Integral T3 Classic L utilisation de l Integral T3 Compact n est pas recommandée. Edition 1.0 04/2010 7

Road Warrior Mode Dans la configuration "Road Warrior", il existe une seulement une communication IP entre le PC et le système ACM. Sur le PC doivent être installés un logiciel de commande et un logiciel Audio. Dans notre cas, le logiciel de commande est l application one-x Attendant, qui prend en charge l ensemble de la signalisation et du contrôle des appels. La communication vocale VoIP est gérée par l intermédiaire d Avaya iclarity IP Audio (une application Audio compatible avec le protocole H.323-V2). Avaya iclarity IP Audio est exécuté en arrière-plan. Le programme démarre automatiquement, dès que vous appelez la rubrique Avaya one-x Attendant. Pour la communication, un Headset relié au PC est nécessaire. Une combinaison à partir des hauts-parleurs de l ordinateur et d un micro est aussi possible. Un téléphone USB offre la meilleure solution, puisque la conversion numérique/analogique des données acoustiques est effectuée par le téléphone même. L ordinateur est ainsi soulagé. Telecommuter Mode Dans la configuration "Telecommuter" (Dual Connection), le PC sur lequel fonctionne one-x Attendant et un téléphone sont reliés séparément avec l ACM. Le PC est relié à l ACM par l intermédiaire d un réseau IP (LAN). La signalisation et le contrôle de tous les appels s effectuent par l intermédiaire de cette liaison. La communication vocale s effectue par l intermédiaire d un téléphone quelconque raccordé quelque part sur votre installation de télécommunication (RNIS, analogique, VoIP). Les communications réelles peuvent également être effectuées avec la qualité et le confort habituel. 8 Avaya one-x Attendant V 3.0 CM - Manuel utilisateur

Introduction Fonctions dépendant du système Ce manuel d utilisation/cette aide décrit toutes les fonctions que vous pouvez utiliser avec one-x Attendant version 3.00. Les fonctionnalités dépendant fortement de la configuration de votre système. Aperçu des fonctionnalités Le tableau suivant présente toutes les fonctionnalités du one-x Attendant v3.00. Des explications relatives à ces fonctionnalités sont disponibles dans les chapitres correspondants. Fonctions / applications Caractéristiques de transmission / transmission des appels Transmission interne -> externe Transmission externe -> interne Pavé numérique avec touches de fonction ou de destination Transmission d un appel Conférence à trois Transmission ligne réseau à usager interne Chaînage d appels Introduction du renvoi de nuit Appel PRIO Pénétration renvoi d appel Post Messages Caractéristiques (CIE) Callcenter Assignation / désassignation en tant qu agent Assignation au CC Activation de la fonction pause Temps de traitement supplémentaire Types d appels Appel sur poste Appel central Retour Appel d urgence RWL (tous occupés) Edition 1.0 04/2010 9

RWL (occupé) RWL DND RWL (temporisé) RecallGoToAttendant (Rappel du standard) RUL Basculement vers le poste Basculement sur le poste de nuit Basculement temporisé RWL (SAC) Touche d interrogation générale pour tous les types d appels Signalisation queue d appels dans le PABX Applications one-x Attendant interne Afficher le fuseau horaire Liste ITB Fonctions du calendrier Indication de poste occupé dans tout le réseau Travailler avec des conteneurs Liste d appels Composition avec numérotation directe Répétition du dernier numéro composé Répétition élargie du dernier numéro composé Appel affiche préliminaire Appel d urgence Utiliser l annuaire Utiliser les propriétés de l utilisateur Indication de poste occupé (max. 10 onglets) - Signalisation d utilisateurs occupés en interne Affichage VIP (max. 10 onglets) Indication de poste occupé dans tout le réseau via gestionnaire SVA Etats des postes occupés interne / externe Utilisation de 20 onglets Signalisation de noms & numéro d appel 10 Avaya one-x Attendant V 3.0 CM - Manuel utilisateur

Introduction Signalisation sur renvois d appels lancés Signalisation de données de connexion Absences sur AIS Absences sur Outlook et Exchange Absences dans la fenêtre Absences dans l annuaire Absences dans la NBA Fonction calendrier Fonctions calendrier sur Outlook et Exchange Fonction de calendrier de Lotus Notes Consulter les contacts Outlook des utilisateurs Transmettre les présence et absence à partir du calendrier (Lotus Notes et Outlook) Connexion externe à la base de données Raccordement de bases de données d autre provenance via JDBC, ODBC ou LDAP Traiter l utilisateur Démarrer la configuration d utilisateur Données d un utilisateur Ajouter, modifier, copier ou supprimer Attribution de profils de travail Profils de travail Utilisation de profils de travail variés Destinations Fonctions Macros Editer les touches de raccourci Configurer le pavé de touches Configurer l indication de poste occupé Indication de poste occupé dans tout le réseau Configurer l affichage VIP Traiter le fuseau horaire Propriétés de l utilisateur Edition 1.0 04/2010 11

Attribuer les utilisateurs Configuration Régler acoustique Modifier le mot de passe Entrer un numéro d urgence Modifier les polices Annuaire Statistiques Rédaction des données statistiques Configurer la statistique Représentations Exporter les statistiques Supprimer les statistiques Service et diagnostic Base de données one-x Attendant - Sécuriser - Restaurer Programme d analyse syntaxique d adresses - Standard, France, Espagne - USA, Russie Enregistrer les messages Export et import d utilisateurs Export et import de profils Export et import de destinations Export et import de l annuaire Import de données CM dans one-x Attendant Sélectionner l accès au serveur CTI one-x AttendantInfo Outils de config one-x Attendant Assistant (Diagnostique) 12 Avaya one-x Attendant V 3.0 CM - Manuel utilisateur

Notice abrégée Notice abrégée Connaissances de base Avant d utiliser pour la première fois l application one-x Attendant, ce chapitre vous apporte les connaissance de base nécessaires pour l application one-x Attendant. Vous apprenez comment démarrer l application one-x Attendant, comment commencer votre activité de transmission, comme transmettre des appels et comment mettre fin à votre activité de transmission. Dans la notice abrégé, seul un moyen est montré pour chaque procédure d utilisation, bien que plusieurs possibilités existent. Ces différentes possibilités sont décrites dans les thèmes correspondants. La notice abrégée part du principe que vous travaillez à l aide du clavier. Installation Pour l installation de one-x Attendant, veuillez communiquer avec votre administrateur système. Configuration Afin que vous puissiez utiliser la notice abrégée de la manière décrite, votre responsable compétent doit avoir exécuté les mesures suivantes : L utilisateur et son mot de passe ont été configurés. Un profil de travail a été configuré. L annuaire téléphonique intégré a été configuré avec les usagers correspondants. La position de fenêtre avec le dialogue Standard et l annuaire téléphonique intégré ont été enregistrés. Une combinaison de touches (p. ex. CTRL+ALT+O) doit être configurée afin de permettre un démarrage simple de one-x Attendant. L affichage occupé est configuré en conséquence. Remarque : Afin de pouvoir utiliser différentes fonctions confort de one-x Attendant, comme par ex. le chaînage d appels, ces fonctions doivent avoir été configurées sur le pavé numérique ou sur les touches de raccourci. Il est recommandé d attribuer à chaque utilisateur un profil de travail [ page 94] dans lequel ces touches sont préconfigurées. Démarrage de one-x Attendant Pour démarrer l application one-x Attendant, vous avez plusieurs possibilités. Avec une combinaison de touche (si configurée) : Appuyez sur la combinaison de touches configurée, p. ex. CTRL et ALT et O. En cliquant avec la souris sur un symbole dans la barres des tâches Windows : Sélectionnez Démarrer > Programmes > Avaya > Avaya One-X Attendant > En cliquant avec la souris sur un symbole de votre bureau (si configuré) : Cliquez deux fois sur le symbole one-x Attendant de votre bureau. one-x Attendant. Edition 1.0 04/2010 13

La boîte de dialogue Assignation s affiche. Vous devez tout d abord assigner one-x Attendant à votre installation de de télécommunications [ page 14] pour débuter votre activité de transmission. Assignation sur l installation de télécommunication Afin d utiliser votre poste d opérateur, vous devez tout d abord le présenter à votre installation de télécommunication. Ceci s exécute avec la boîte de dialogue Ouverture de session, qui s affiche automatiquement lors de la première assignation quand vous démarrez one-x Attendant. 1. A l ouverture de session, le système vous demande le numéro d appel du poste secondaire de one-x Attendant et le mot de passe associé. Vous obtiendrez ces deux informations auprès du service de prise en charge de votre système. 2. Si vous ne désirez pas voir la boîte de dialogue Assigner à chaque démarrage, vous pouvez cocher la case de contrôle "Si possible, assigner automatiquement au démarrage de l application". 3. En cas de doute, veuillez absolument convenir des paramétrages restants avec le service de prise en charge de votre système. 4. Après l ouverture de la session s affiche la fenêtre d assignation. Tous les composants importants de one-x Attendant subissent alors automatiquement un contrôle de fonctionnement. Si les composants ne fonctionnent pas encore tous correctement, les boutons des composants associés s affichent en rouge. Une boîte de dialogue de configuration [ page 15] correspondante s affiche automatiquement avec des indications relatives aux erreurs survenues. Vous reconnaîtrez aux deux boutons "Assignation" et "Appel d urgence" en fond coloré que vous avez réussi à assigner one-x Attendant sur votre installation de télécommunication. Remarques : La langue de la boîte de dialogue est identique à celle configurée dernièrement dans one-x Attendant. Si cette langue (le hongrois, par ex.) n est pas disponible dans la boîte de dialogue Ouverture de session, les affichages s effectuent en anglais. L aide contextuelle vous donnera des indications sur les paramétrages. Si vous annulez l ouverture de session, la boîte de dialogue Ouverture de session s affiche de nouveau lorsque vous désirez vous assigner sur one-x Attendant. Modifier les paramètres d assignation Si vous désirez modifier une fois les paramétrages d assignation, vous pouvez le faire par l intermédiaire des paramétrages de configuration du programme Communication Manager. 1. Si one-x Attendant est démarré, veuillez vous y désassigner. 2. Démarrez la fenêtre d assignation à l aide du bouton "Assignation". La boîte de dialogue "Assigner un utilisateur" s affiche. 3. Sélectionnez un nom avec droits de réviseurs et le mot de passe associé. 4. Après avoir validé s affiche le bouton "ConfigSystème". 5. Ouvrez la configuration et sélectionnez la carte à onglets "Communication Manager". 6. Terminez la communication au système Communication Manager avec "Désassigner". 7. Sélectionnez le bouton "Paramètres d assignation" ou démarrez l "Assistant d ouverture de session". 8. Effectuez vos modifications. 9. Cliquez sur le bouton "Assignation". La communication au système Communication Manager est établie avec les nouveaux paramètres. 14 Avaya one-x Attendant V 3.0 CM - Manuel utilisateur

Notice abrégée Messages d état des composants one-x Attendant A chaque démarrage de one-x Attendant, les composants les plus importants sont soumis à un contrôle pour vérifier qu ils fonctionnent correctement. Si un composant n est pas installé ni configuré correctement, un bouton correspondant des composants s affiche en bas dans la fenêtre de démarrage de one-x Attendant. En cliquant sur le bouton, vous appelez une boîte de dialogue de configuration associée. Lorsque les paramètres sont corrigés, les boutons des composants disparaissent. Le contrôle des autres composants est interrompu si une erreur a déjà été trouvée chez les licences ou à la connexion de la base de données. Ces erreurs doivent être corrigées avant tout autre contrôle. Remarque : Toutes les boîtes de dialogue de configuration sont répertoriées dans l outil Configuration du système [ page 20]. Vous accéderez à celui-ci en tant que réviseur à partir de la fenêtre d inscription par l intermédiaire du bouton portant le même nom. Bouton Affichage des erreurs composants one-x Attendant Signification Paramètres relatifs à la licence. Paramètres relatifs à la connexion de base de données. Paramètres relatifs à l annuaire téléphonique. Paramètres relatifs au gestionnaire SVA. Paramètres relatifs à la fonction de calendrier. Paramètres relatifs à l affichage d absence. Configurations relatives à Communication Manager. Edition 1.0 04/2010 15

Licence Désignation du champ de saisie/bouton Serveur de licences URL Demander une licence Signification Adresse complète à laquelle le serveur de licences peut être joint dans le réseau. Configuration par défaut : Pour l adresse préconfigurée, on suppose que le serveur de licence a été installé avec les paramètres standard sur cet ordinateur. Remarque : Une adresse doit uniquement être entrée ici si le serveur de licences WebLM est utilisé ici pour la licence. Teste si l URL permet d établir une connexion au serveur et si on dispose d une licence valide. Base de données Désignation du champ de saisie/bouton Nom du serveur Paramètres de connexion Ouverture de session Nom d utilisateur Mot de passe Zone de statut Etablissement de la liaison Signification Nom du serveur de la base de données Configuration par défaut : <hostname du serveur>_one-x Attendant Redonne la configuration système pour la source de données ODBC "one-x Attendant" Configuration par défaut :TCPIP {port de serveur = 21638} Remarque : Complétez en cas de problèmes avec le raccordement à la base de données le nom de l ordinateur (host), sur lequel le serveur de base de données fonctionne : Exemple : TCPIP {host=ospcserver3;serverport=21638} Nom sous lequel vous êtes inscrit sur le serveur de la base de données. Le mot de passe associé. Messages relatifs au statut actuel. Teste si les paramètres permettent d établir une communication vers le serveur de la base de données. Annuaire Désignation du champ de saisie/bouton Nom du serveur Port Etablissement de la liaison Signification Nom du serveur d annuaire téléphonique Port auquel répond le serveur d annuaire téléphonique Teste si les paramètres permettent d établir une communication vers le serveur. 16 Avaya one-x Attendant V 3.0 CM - Manuel utilisateur

Notice abrégée Gestionnaire SVA Désignation du champ de saisie/bouton Nom du serveur Port NBA Etablissement de la liaison Signification Nom du gestionnaire SVA Port auquel répond le gestionnaire SVA Teste si les paramètres permettent d établir une communication vers le gestionnaire SVA. Calendrier Désignation du champ de saisie/bouton Nom Prénom Etat du calendrier Ouvrir le calendrier Signification Nom de l usager dont le calendrier doit être ouvert. Prénom de l usager dont le calendrier doit être ouvert. Teste si Outlook envoie une information de calendrier de l usager inscrit. Ouvre le calendrier de l usager inscrit. Absence Désignation du champ de saisie/bouton Générer message de test Signification Contrôle la connexion vers le serveur d annuaire téléphonique. Un message de test est demandé. Gestionnaire de communication Désignation du champ de saisie/bouton Désassignation Paramètres de connexion Assistant d ouverture de session Désassigner Signification Interrompt la connexion de one-x Attendant avec l installation de télécommunications. Ouvre une boîte de dialogue dotée de différentes cartes à onglets, dans lesquelles sont configurés les paramètres de connexion entre l installation de télécommunication et one-x Attendant. P. ex. le système décide de travailler ou non en Road Warrior ou en Telecommuter Mode. Configuration commandée par assistant de la connexion de one-x Attendant vers l installation de télécommunication. Etablit la connexion de one-x Attendant avec l installation de télécommunications. Edition 1.0 04/2010 17

Téléphoner en mode hors connexion Avec one-x Attendant verrouillé (hors connexion), vous pouvez réceptionner un appel P.O. et mener une conversation. Un appel P.O. est un appel avec le numéro de poste secondaire de votre poste d opérateur. Le poste d opérateur verrouillé sur ordinateur personnel vous permet également de lancer un appel d urgence vers un numéro d appel prédéfini. Sinon, en Road Warrior Mode, lorsque one-x Attendant est verrouillé, il n est pas possible de téléphoner avec le téléphone USB ou le Headset raccordés. Lorsque vous exploitez one-x Attendant en Telecommuter Mode, le verrouillage (= désassignation) à l ordinateur n exerce aucune influence sur le fonctionnement du téléphone. Vous pouvez alors utiliser le téléphone de manière entièrement normale. Réponse à un appel P.O. L illustration suivante représente le bouton Appel PO. Le bouton indique l état correspondant. Il se trouve dans la fenêtre initiale. Bouton au repos Sonnerie Le combiné est décroché, vous êtes en communication Pour répondre à un appel P.O., procédez comme suit : 1. Le poste opérateur est appelé. Le bouton Appel PO devient jaune. 2. Décrochez le combiné. Vous êtes en communication avec l appelant. Le symbole du bouton Appel PO change. 3. Vous pouvez soit raccrocher le combiné, soit cliquer sur le bouton Appel PO ou Fin pour mettre fin à la communication. Condition préalable pour initier un appel d urgence Pour pouvoir initier un appel d urgence, un numéro d appel d urgence doit être configuré. Ce numéro est configuré par votre responsable système. Initier un appel d urgence L illustration suivante représente le bouton Appel d urgence. Il se trouve dans la fenêtre initiale. 18 Avaya one-x Attendant V 3.0 CM - Manuel utilisateur

Notice abrégée Vous souhaitez initier un appel d urgence. Procédez de la manière indiquée ci-après : 1. Cliquez sur le bouton Appel d urgence. 2. Le système vous demande si vous voulez initier l appel d urgence via le numéro correspondant. Cliquez sur Oui pour initier l appel d urgence. 3. Le numéro d appel d urgence est composé automatiquement. 4. Si vous êtes en communication, le symbole et la désignation du bouton Appel P.O. changent. 5. Vous pouvez soit raccrocher le combiné, soit cliquer sur le bouton Fin pour mettre fin à la communication. Assigner (déverrouiller) Vous pouvez vous assigner en tant qu utilisateur de one-x Attendant dans la fenêtre d assignation. Pour y parvenir, one-x Attendant doit être assigné sur votre installation de télécommunication. Les conditions à remplir pour l assignation sont : Les composants Serveur de licence et Base de données sont raccordés correctement (aucun bouton rouge ne s affiche). Pour vous, un profil de travail doit être validé. Le poste d opérateur doit être désassigné. Veuillez procéder de la manière suivante : Langue 1. Appuyez sur la touche Espace ou sur le bouton. La boîte de dialogue Assigner un utilisateur s affiche. 2. Entrez votre nom d utilisateur. Si vous êtes le dernier utilisateur assigné, votre nom s affiche automatiquement. Appuyez sur la touche ENTREE. 3. Entrez votre mot de passe à six caractères. Appuyez sur la touche ENTREE. 4. Un profil de travail [ page 20] est proposé. Utilisez la préconfiguration. Appuyez sur la touche ENTREE. Le nom d utilisateur et le mot de passe font l objet d une vérification. La boîte de dialogue principale s affiche avec les surfaces configurées de manière correspondantes. Remarques : Après la première assignation en tant qu utilisateur standard à l aide du mot de passe, nous vous conseillons pour des raisons de sécurité de configurer un nouvel utilisateur [ page 19] avec des droits adéquats. Si vous avez entré le nom et le mot de passe d un réviseur, le bouton "Configuration du système" vous permet de configurer tous les composants one-x Attendant [ page 20]. La langue dans la fenêtre d inscription dépend de la langue du système d exploitation. Une langue est assignée à chaque utilisateur. Les affichages de l application one-x Attendant sont ajustés seulement après l assignation à la configuration correspondante. Utilisateur Un utilisateur est tout utilisateur de l application one-x Attendant. Un profil de travail est au minimum attribué à chaque utilisateur. Pour identifier un utilisateur, un nom unique est utilisé. Les utilisateurs doivent s assigner avec ce nom et le mot de passe dans le système. Edition 1.0 04/2010 19

Pour chaque utilisateur, la configuration suivante est enregistrée et déterminée de manière individuelle : Langue spécifique à l utilisateur de l interface de one-x Attendant. Positions de fenêtres individuelles. Droits différents, définis par le type d utilisateur : Revisor Superviseur Standard Auxiliaire Options utilisateur qui règlent le maniement. Configuration du système Toutes les boîtes de dialogue de configuration sont répertoriées dans l outil "Configuration du système". Cette boîte de dialogue est accessible uniquement aux réviseurs. Elle peut être appelée à partir de la fenêtre d assignation en actionnant le bouton du même nom. Chaque composant est affiché avec une carte à onglets. Les configurations erronées affichent des marquages rouges à côté du titre des cartes à onglets. Les différentes cartes à onglets correspondent aux boîtes de dialogue de configuration à l ouverture de session [ page 15] sur l installation de télécommunication. Profil de travail Le profil de travail sert d aide pour la mise à jour des données indépendantes de l utilisateur. Un profil de travail peut être affecté à plusieurs utilisateurs. De ce fait, une modification des données se répercute sur tous les usagers affectés. Si vous vous êtes assigné comme utilisateur et que vous avez sélectionné un profil de travail, vos données d utilisateur et le profil de travail seront chargés dans l application one-x Attendant. Un utilisateur peut disposer de plusieurs profils de travail à sélectionner. A l assignation, l utilisateur est alors obligé de sélectionner le profil de travail souhaité. Vérifier la version Dans la fenêtre d assignation, vous pouvez vérifier les informations suivantes : Numéro de version de one-x Attendant Droits de copie L illustration ci-dessous représente le bouton info. Pour vérifier les informations, procédez comme suit : 1. Cliquez sur le bouton Info. La boîte de dialogue Info sur one-x Attendant apparaît. Le numéro de version et les droits de copie sont affichés. 2. Pour fermer la boîte de dialogue, cliquez sur OK. 20 Avaya one-x Attendant V 3.0 CM - Manuel utilisateur

Notice abrégée Connexion et déconnexion Après l assignation, votre poste d opérateur se trouve dans le statut de poste "Pause". Le statut de poste actuel vous est affiché par un symbole [ page 26] correspondant à gauche de la barre d outils. Dans cet état, vous pouvez uniquement effectuer des appels P.O. Après avoir cliqué sur l icône, votre poste d opérateur est enregistré automatiquement dans la distribution des appels en fonction de la configuration effectuée dans l installation de télécommunication. Distribution d appels Plusieurs postes d opérateurs peuvent être connectés sur votre installation téléphonique. Tous ces postes d opérateur sont configurés sur votre installation téléphonique et joignables en composant un seul numéro d appel. S il y a plusieurs postes d opérateur, il faudra alors distribuer les appels. Cette opération est réglée par la distribution d appels de l installation téléphonique. L installation téléphonique distribue les appels sur tous les postes d opérateurs participant à la distribution d appels. Ceux-ci peuvent également être des postes avec un renvoi de nuit actif. De même, il est aussi possible de retirer de la distribution d appels des postes d opérateur assignés à l installation téléphonique. Dans l installation téléphonique, des postes opérateurs peuvent par ex. être installés de manière à ce qu un poste opérateur ne reçoive que des appels externes et un autre que des appels internes. Acheminer de manière interne > externe Un correspondant appelant souhaiterait parler à un usager externe. La boîte de dialogue Commutation affiche à gauche la boîte Carte de visite-réponse et à droite la boîte Carte de visite de répartition. 1. Vous êtes appelé. La boîte de dialogue Carte de visite-réponse indique l appel. 2. Appuyez sur la touche ENTREE. Vous répondez à l appel. 3. Vous parlez avec l appelant. Il souhaite parler à un usager externe et vous communique le numéro d appel souhaité. 4. Entrez le numéro d appel. Il apparaît dans la boîte de dialogue Carte de visite de répartition. 5. Appuyez sur la touche ENTREE afin de mettre en communication les deux usagers. Acheminer de manière interne > externe Un correspondant vous appelle et souhaite parler à des usagers de votre installation téléphonique. 1. Vous êtes appelé. Un correspondant appelant souhaiterait parler à un usager de votre installation téléphonique. La boîte de dialogue Carte de visite-réponse indique l appel. 2. Appuyez sur la touche ENTREE. Vous répondez à l appel. L application passe automatiquement à la boîte de dialogue Carte de visite de répartition. 3. Vous parlez avec l appelant. Edition 1.0 04/2010 21

Celui-ci souhaiterait parler à un usager de votre installation téléphonique et vous communique le nom de cet usager. 4. Entrez le nom souhaité. Quand les entrées sont uniques, le nom complet apparaît dans la boîte de dialogue Carte de visite. Simultanément, la boîte de dialogue de l annuaire intégré apparaît. Le nom correspondant apparaît en surbrillance. Vous voyez si le poste souhaité est libre ( ou occupé ( ou ). 5. L usage appelé décroche. Annoncez la communication. 6. Appuyez sur la touche ENTREE. Les deux usagers sont maintenant en communication. Désassigner (verrouillage) Si vous souhaitez mettre fin à votre travail de transmission et si un autre participant souhaite s assigner, vous pouvez alors fermer votre session. Veuillez procéder de la manière suivante : 1. Sélectionnez Désassigner dans le menu one-x Attendant. 2. Une fenêtre d interrogation apparaît, vous demandant si les positions de fenêtres actuelles doivent être enregistrées. Cliquez sur le bouton Oui, si vous souhaitez trouver la même interface à la prochaine assignation. 3. one-x Attendant passe à la fenêtre de démarrage et est prêt pour une nouvelle assignation. Terminer session Vous pouvez à tout moment mettre fin à l application one-x Attendant. Si votre poste d opérateur est inscrit dans la distribution d appels, il est retiré automatiquement de celle-ci. 1. Sélectionnez Mettre fin dans le menu one-x Attendant ou appuyez simultanément sur les touches ALT et F4. Le message de confirmation de sécurité Mettre fin à one-x Attendant? apparaît. 2. Marquez le champ de contrôle Enregistrez les positions de fenêtres, lorsque vous désirez modifier la structure de l écran et retrouver la même structure à la prochaine connexion. 3. Appuyez sur la touche ENTREE. L application one-x Attendant est terminée. Fenêtre principale Après vous avoir assigné sur le poste d opérateur, s affiche la fenêtre principale Avaya one-x Attendant. Des fenêtres principales s affichent en fonction de vos paramètres personnels et de votre profil de travail. Barre de titre La barre de titre comprend le symbole et le nom de l application. Les boutons dans la partie droite de la barre de titre vous permettent de réduire l application à une icône, sélectionner l affichage plein écran ou fermer l application. Si plusieurs boîtes de dialogue sont ouvertes en même temps, la barre de titre de la boîte de dialogue active apparaît dans une autre couleur que celle des autres barres de titre. 22 Avaya one-x Attendant V 3.0 CM - Manuel utilisateur

Notice abrégée Barre de menus La barre de menus présente les menus disponibles. Barre de symboles Outre les divers états dans lesquels peut se trouver le poste opérateur, différentes conditions marginales surviennent et sont alors affichées. Des symboles graphiques indiquent ces états dans la barre de symboles. Barre d état La barre d état affiche les informations suivantes de gauche à droite : Remarque relative à la commande actuelle Nom d utilisateur profil de travail date Heure Remarque : Le format de l affichage de l heure est régi par la langue nationale configurée sur le PC dans le panneau de configuration (Démarrer > Paramètres > Panneau de configuration > Paramètres nationaux). Menus et options Les tableaux suivants indiquent les différentes options que vous pouvez trouver sous les différents menus. La fonction des différentes options est explicitée brièvement. Vous trouverez des explications détaillées dans les rubriques correspondantes. Commandes du menu one-x Attendant Le tableau ci-dessous présente les commandes et fonctions du menu one-x Attendant. Commande Désassigner Terminer session Fonction Si vous désirez terminer votre activité comme opérateur et qu un autre utilisateur veut utiliser one-x Attendant, il vous suffit de vous désassigner. Met fin à l application one-x Attendant Edition 1.0 04/2010 23

Commandes du menu Affichage Commande Liste d appels Répétition élargie du dernier numéro composé Indication de poste occupé Fuseau horaire Statistique Annuaire Liste ITB Propriétés d utilisateur Touches de raccourci Pavé de touches Affichage préliminaire Affichage VIP Fonction Affiche ou masque la liste d appels. Affiche ou masque la répétition élargie du dernier numéro composé. Affiche ou masque l indication de poste occupé. Affiche ou masque un fuseau horaire sélectionné. Affiche la configuration statistique. Affiche ou masque l annuaire téléphonique. Affiche ou masque l annuaire téléphonique intégré. Affiche ou masque les propriétés d utilisateur. Affiche ou masque les touches de raccourci. Affiche ou masque le pavé de touches. Affiche ou masque l affichage préliminaire. Affiche ou masque l affichage VIP Commandes du menu affichage avec indication de poste occupé dans tout le réseau (1st Party) Le tableau suivant affiche les commandes et fonctions supplémentaires du menu Affichage lorsque vous pouvez utiliser l indication de poste occupé dans tout le réseau (seulement avec gestionnaire SVA actif). Commande Indication de poste occupé Commande niveau 2 OS Dans tout le réseau Fonction Affiche ou masque l indication de poste occupé. Affiche ou masque l indication de poste occupé dans tout le réseau. Commandes du menu Edition La table suivante présente les commandes et fonctions du menu Edition. Commande Niveau de commande Fonction 2 one-x Attendant Police Il est possible de modifier la police des boutons. Numéro d urgence Vous pouvez entrer et modifier le numéro d urgence. 24 Avaya one-x Attendant V 3.0 CM - Manuel utilisateur

Notice abrégée Commande Niveau de commande 2 Fonction Modifier le mot de passe - Vous pouvez changer de mot de passe. Un type d utilisateur Auxiliaire ne peut pas modifier son mot de passe. Annuaire Champs Vous pouvez configurer les champs d un annuaire téléphonique. Configurer Vous pouvez configurer l annuaire téléphonique selon vos désirs. Exporter Exporte les données de l annuaire téléphonique. Importer Importe les données d un annuaire téléphonique. Effacer données Vous pouvez effacer les données de l annuaire téléphonique. Destinations - exportation Destinations - importation Vous pouvez exporter les destinations de l annuaire téléphonique. Vous pouvez importer les destinations de l annuaire téléphonique. Profils de travail Traiter Affiche les profils de travail. Vous pouvez éditer les profils de travail. Exporter Exporte les profils de travail comme fichier. Importer Importe les profils de travail à partir d un fichier. Utilisateur Traiter Affiche l utilisateur. Vous pouvez éditer les utilisateurs. Exporter Exporte les utilisateurs comme fichier. Importer Importe les utilisateurs à partir d un fichier. Statistique Effacer Efface les données statistiques définies. Exporter Exporte les données statistiques définies. Audio Options Paramètres relatifs aux appareils audio utilisés Moniteur Informations relatives à la conversation actuelle : Volumes et caractéristiques de qualité Assistant de configuration Volume Configuration guidée par assistant de tous les paramètres Audio Configuration du volume de la tonalité, du haut-parleur et de la sensibilité de micro du Headset (téléphone USB) Edition 1.0 04/2010 25

Commandes du menu Aide Le tableau suivant présente les commandes et fonctions du menu Aide. Commande Rubriques d aide Information Fonction Affiche le sommaire de l aide en ligne. Affiche les informations relatives à l application one-x Attendant. Symboles et fonctions de la barre de symboles La barre de symboles se trouve en bas de la boîte de dialogue principale. Les symboles indiquent diverses conditions marginales du poste opérateur. Tous les symboles sont présentés sous forme de boutons. Vous pouvez exécuter la fonction en cliquant sur le bouton correspondant. Les symboles affichés varient en fonction de l état de la fonction (ils sont par ex. barrés). Symboles et signification La figure suivante affiche la barre d outils comme partie de la boîte de dialogue principale. Pour des significations plus détaillées des différents symboles, veuillez consulter les chapitres respectifs. Symbole Désignation de la fonction Signification Fonction Aucune entrée inscrite dans la liste d appels. Aucune fonction La liste d appel contient des entrées lues. Ouvre la liste d appels Nouvelle entrée inscrite dans la liste d appels. Ouvre la liste d appels Contacts Passe aux contacts de Outlook. On ne peut utiliser cette fonction que pendant une communication ou un appel. 26 Avaya one-x Attendant V 3.0 CM - Manuel utilisateur

Notice abrégée Désactivation de l écoute amplifiée. Symbole Désignation de la fonction Statut de poste Statut de poste Statut de poste Signification Calendrier Statistique Le poste d opérateur est désassigné (poste de nuit actif) et non joignable. Le poste d opérateur est désassigné (poste de nuit actif) mais joignable. Le poste d opérateur est assigné mais non joignable. Fonction Affiche le calendrier Outlook ou Lotus. On ne peut utiliser cette fonction que pendant une communication ou un appel. Appuyez sur la touche pour afficher le calendrier de la personne appelant ou du correspondant. S affiche lorsque l option Statistiques a été activée au profil d utilisateur. Passe en statut de poste "Pause". Passe en statut de poste "Pause". Passe en statut de poste "Pause". Statut de poste Le poste d opérateur est assigné. Passe en statut de poste "Pause". Statut de poste Le poste d opérateur est en pause du fait de la fonction de pause (PK). File d attente Affiche le nombre des appels se trouvant dans la file d attente (ici : 2). Plus celle-ci comprend d appels, plus la liste rouge est longue. A 20 appels, la longueur maximale est atteinte. Dans la deuxième ligne s affiche la durée de l appel en attente le plus long temps. MF MF L émetteur Multifréq./Signalisation multifréquence est activé. L émetteur Mulitfréq./Signalisation multifréquence est désactivé. Les boutons suivants existent uniquement en Road Warrior Mode : Ecoute amplifiée L écoute amplifiée est activée. Fin du statut de poste "Pause". Pour information uniquement. Désactivation de l émetteur Mulitfréq./Signalisation multifréquence. Activation de l émetteur Mulitfréq./Signalisation multifréquence. Edition 1.0 04/2010 27

Symbole Désignation de la fonction Signification Fonction Ecoute amplifiée L écoute amplifiée est désactivée. Activation de l écoute amplifiée. Mains-libres La fonction Mains-libres est activée. Désactivation de la fonction Mains-libres. Mains-libres La fonction Mains-libres est désactivée. Options Audio Moniteur Audio Volume Audio Assistant Audio Activation de la fonction Mainslibres. Paramètres relatifs aux appareils audio utilisés Informations relatives à la conversation actuelle : Volumes et caractéristiques de qualité Configuration du volume de la tonalité, du haut-parleur et de la sensibilité de micro du Headset (téléphone USB) Configuration guidée par assistant de tous les paramètres Audio Pavé numérique avec touches de fonction ou de destination Les réviseurs ou superviseurs peuvent doter de touches de fonction un pavé de touches. Chaque touche est affectée à une fonction. Afin d utiliser une fonction, cliquez sur le bouton correspondant à la situation. L affectation du pavé de touches est déterminée dans votre profil de travail. Ouvrir le bloc de touches Pour afficher le bloc de touches, procédez comme suit : 1. Sélectionnez Bloc de touches dans le menu Affichage. La boîte de dialogue Bloc de touches apparaît. 2. Si vous maintenez le pointeur de la souris sur un bouton pendant un certain temps, vous obtenez une information sur la fonction correspondante. Représentation d un pavé de touches La figure suivante montre un exemple de section d un pavé de touches. Vous pouvez affecter toutes les fonctions configurées dans le gestionnaire de communication aux touches du pavé numérique. 28 Avaya one-x Attendant V 3.0 CM - Manuel utilisateur