TERMES DE REFERENCE Mission n 15SANIN118 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Durée totale des jours prévus 80 Appui à la mise en application du nouveau manuel de procédures administratives, comptables et financières de la PNA Sénégal RSS/Tranverse Capacités de gestion Pharmacie Nationale d Approvisionnement (PNA) Sénégal Contact Expertise France Personne référente Coordonnées ROLLAND Anne-Gaëlle Annegaelle.rolland@diplomatie.gouv.fr II. Justification de la mission La Pharmacie Nationale d Approvisionnement (PNA) est un sous récipiendaire des subventions accordées aux programmes nationaux de lutte contre le Paludisme, le VIH et la Tuberculose. Elle est aussi l outil dédié à l approvisionnement, au stockage et à la distribution en médicaments génériques et produits essentiels des structures sanitaires et programmes nationaux du Sénégal. En 2011, des audits du Bureau de l Inspection Générale du Fonds mondial contre le Paludisme, le VIH et la Tuberculose (GFTAM) et de MSH (financé par l USAID) ont émis des recommandations dont les plus urgentes ont été : la rénovation totale du système de gestion du médicament ; l élaboration d un manuel de procédures techniques ; l élaboration d un plan de développement de la PNA. En outre, il était ressorti d évaluations et de missions d audit que la PNA avait un besoin urgent de mettre à jour son manuel de procédures administratives, comptables et financières : la dernière version qui date de 2004 n ayant pas été mise à jour depuis et nécessitant de nouveaux développements (notamment sur l aspect comptable et l intégration des contraintes réglementaires publiques sénégalaises). Ce travail a été réalisé dans le cadre d une précédente mission Canal 1 de l Initiative 5% durant la période juillet 2013 Avril 2014 et a permis à la PNA de se doter d un cadre de référence en matières administrative, comptable et financière. Termes de références 15SANIN118 1
Ce manuel a été présenté lors d une réunion du Conseil d Administration (CA) de la PNA : le CA a apprécié la qualité du travail effectué et a recommandé à la Direction de revoir la forme de présentation du manuel et d assurer son appropriation et sa vulgarisation auprès des services centraux et déconcentrés de la PNA, notamment en formant les agents sur les nouvelles dispositions introduites ou révisées/adaptées du manuel de procédures. Les besoins d accompagnement qui justifient cette demande d appui technique complémentaire de la PNA se situent à trois niveaux : 1. Le besoin d avoir des outils et supports de gestion accompagnant l application du nouveau manuel de procédures : les agents qui doivent appliquer les dispositions du manuel de procédures ont besoin d avoir des outils et supports de gestion adaptés aux nouveaux circuits de l information administrative, comptable et financière au sein de la PNA. 2. Les besoins en formation du personnel sur le nouveau manuel de procédures : les agents de la PNA se référaient jusqu ici à une version des procédures qui date de 2004. Dix ans après, la structure a connu des mutations profondes et beaucoup de dispositions ne sont plus en vigueur ou applicables du fait des changements internes. Lors des entretiens avec les chefs de service et les agents aux niveaux central et périphérique, les experts ont relevé un grand déphasage entre les procédures officiellement en vigueur et les pratiques courantes en matière de gestion administrative, comptable et financière. Pour éviter que le nouveau manuel ne connaisse le même sort, il est nécessaire de s assurer que tout le Personnel comptable, financier et noncomptable à tous les niveaux (PNA-Siège, PRA) a été formé sur les nouvelles dispositions du manuel de procédures. 3. La réorganisation et le renforcement de capacités du personnel de l Agence comptable (service comptable de la PNA) : les dispositions prévues dans le manuel de procédures nouvellement adopté par la PNA nécessitent que le département comptable et financier soit réorganisé et renforcé en termes de répartition des tâches, profils, description de postes et d activités des différents agents qui y travaillent. Pour une bonne application du manuel, le système comptable doit aussi être à jour en termes d écritures/enregistrements et d édition/production d états de synthèse. Présentement, le département comptable et financier accuse du retard dans ce domaine et cette situation a un impact sur le suivi, le respect et la conformité avec les procédures comptables et financières largement détaillées dans le nouveau manuel. Etant donné que le volet comptable et financier a fait l objet de plusieurs nouveaux chapitres et sections dans le manuel, le département comptable et financier doit être réorganisé, renforcé et outillé pour se conformer auxdites procédures. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission L objectif général de la mission est de renforcer les capacités de la PNA dans la mise en œuvre et l appropriation des procédures de gestion comptable et financière nouvellement adoptées en vue d optimiser les opérations de la structure avec les récipiendaires principaux des subventions du Fonds mondial de lutte contre le Sida, la Tuberculose et la Paludisme au Sénégal. 2) Objectifs spécifiques - Former le personnel de la PNA à la mise en application du nouveau manuel de procédures - Doter la PNA des outils et supports adaptés à ses procédures de gestion comptable Termes de références 15SANIN118 2
- Réorganiser et renforcer l Agence Comptable 3) Résultats à atteindre - L ensemble du personnel de la PNA et des PRA maîtrise les procédures de gestion comptable et financière de l établissement et les appliquent - L ensemble du personnel de la PNA et des PRA dispose des outils et supports adaptés à l application de ces procédures et les utilise - Le manuel de procédure et les différents outils sont édités et disponibles sur l ensemble des sites - L organigramme de l Agence Comptable est actualisé et validé par le Conseil d administration - Les fiches de poste du personnel de l Agence Comptable et, le cas échéant, les changements et/ou nouvelles affectations sont effectués par la PNA IV. Description de la mission 4) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, lesexperts auront à conduire les activités suivantes : 1. Développement d outils et de supports de gestion adaptés au nouveau manuel de procédures administratives, financières et comptables Le nouveau manuel de procédures nécessite d être décliné en outils et supports adaptés au fonctionnement de la PNA et des PRA.. Cet appui au développement d outils et supports de gestion doit aussi inclure l amélioration de la présentation de la version finale validée du manuel en volumes ou tomes selon une édition/infographie qui met en valeur la qualité du contenu technique du manuel et facilite les recherches d information, les ajouts et mises à jour périodiques au fur et à mesure des évolutions internes de la PNA. Sur la base de la proposition des experts, l infographie et l édition du manuel de procédures ainsi que des outils de gestion seront assurés par la PNA et le budget pris en charge par Expertise France. 2. Formation du personnel sur le manuel de procédures administratives, financières et comptables Sur la base du manuel mis en forme et des outils créés, deux sessions de formation à destination des agents de la PNA seront organisées afin de les familiariser avec ces nouveaux supports. Ces formations devront permettre que tout le personnel de la PNA (comptable, financier et noncomptable à tous les niveaux, PNA-Siège, comme PRA) soit formé sur les nouvelles dispositions du manuel de procédures. Cette formation sera aussi un moyen de cultiver l appropriation du manuel par les usagers internes.le cycle de formation se fera en cascade : d abord auprès du personnel du siège de la PNA, ensuite du personnel des PRA. Les cadres comptables et financiers de la PNA-Siege appuieront les experts/consultants pour la démultiplication de la formation auprès des PRA. Les experts seront chargés de la préparation de ces formations et de leur animation. Termes de références 15SANIN118 3
La PNA sera chargée de l organisation logistique de ces formations, sur la base d un budget mis à disposition par Expertise France. A la fin du cycle de formation, les experts effectueront des visites de suivi-supervision sur le terrain aussi bien au niveau PNA-Siege qu au niveau des PRA pour s assurer de l appropriation et de l application des nouveaux outils de gestion. Les cadres comptables et financiers de la PNA-Siege devront disposer des outils de suivi adéquats. 3. Réorganisation et renforcement de capacités du département comptable et financier Le département comptable et financier («Agence comptable») doit être réorganisé afin de pouvoir mettre en œuvre les dispositions prévues dans le manuel de procédures. L organigramme du département doit être repensé afin de répondre aux exigences de gestion et d efficacité de la PNA. La répartition des tâches et les profils de poste doivent être redéfinis en détail pour l ensemble des agents qui y travaillent. Cette réorganisation devra permettre une bonne application du manuel ainsi qu une amélioration de l efficacité du système comptable (particulièrement sur les tâches d écritures, d enregistrements et d édition/production d états de synthèse) pour rattraper le retard et permettre un meilleur suivi financier et opérationnel. Ce travail devra être effectué en relation avec les équipes concernées, la Direction et le Conseil d Administration de la PNA. Un comité de pilotage dédié à cette réorganisation devra être constitué au démarrage des travaux, impliquant des représentants de l Agence comptable, de la Direction et du Conseil d Administration. 5) Livrables attendus A la fin de leur mission, les experts devront livrer les documents suivants : Un rapport de formation du personnel de la PNA sur le nouveau manuel de procédures (incluant les questionnaires pré et post formation) ; Une version du manuel de procédures éditée sous un format plusieurs volumes/modules avec l ensemble des supports/outils de gestion annexés ; Un organigramme de l Agence comptable Les fiches de postes revues/adaptées aux dispositions du manuel pour l ensemble des agents. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 6) Période de mise en œuvre : Juin - Septembre 2015 7) Date de démarrage : 20 juin 2015 8) Date de fin : 30 septembre 2015 La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le bénéficiaire. 9) Durée effective : 80 jours prestés Termes de références 15SANIN118 4
La durée effective des prestations (jours ouvrables) des experts est 80 jours (répartis entre les 2 experts), à réaliser à Dakar. 10) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités 1. Revue documentaire et développement d outils et supports de Gestion 2. Facilitation de deux ateliers de formation du personnel sur le manuel de procédures 3. Réorganisation et renforcement de capacités du département comptable et financier 4. Suivi de la formation au niveau siège et PRA 5. Documentation / rapport de mission Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 : Durée (H/J) Expert 2 Dakar Juin 2015 8 8 Dakar (PNA Siège) Régions (PRA) Dakar Dakar et Régions Juillet 2015 5 5 Août 2015 5 5 Continu sur la mission Septembre 2015 15 15 5 5 Dakar Septembre 2 2 2015 TOTAL 40 40 Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le SCAC et le Conseiller Régional de Coopération en Santé. VI. Expertise et profil demandés 11) Nombre d experts : 2 12) Profil d expert EXPERT INTERNATIONAL EN RENFORCEMENT ORGANISATIONNEL CHEF D EQUIPE A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations, en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : o de communication o de travail en équipe et relationnel Termes de références 15SANIN118 5
o de transmission des savoirs / transfert de compétences o d analyse et de conception d outils o deprise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle, au niveau international, d au moins 10 ans dans ledéveloppement organisationnel et le renforcement des systèmes de santé (RSS) dans les pays en développement. - Expérience professionnelle importante en appui ou gestion de programmes financés par le Fonds mondial. C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience similaire à la mission et parfaite connaissance du contexte sénégalais indispensables (critère éliminatoire). - Solides références dans l élaboration de manuel de procédures et la formation des adultes exigées - Bonne connaissance de la gestion des centrales d achat de médicaments et du système sanitaire sénégalais indispensable - Bonne connaissance souhaitée des acteurs/parties prenantes du domaine de la santé au niveau local. EXPERT NATIONAL EN GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en administration, santé publique, renforcement des organisations ou en gestion ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs / transfert de compétences d analyse et de conception d outils deprise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans dans le secteur de la santé. - Expérience professionnelle,au niveau international, d au moins 3 ans en gestion financière et administrative de projets. C. Expérience professionnelle spécifique - Bonne connaissance de l organisation et du fonctionnement de l administration publique sénégalaise indispensable ; - Bonnes connaissances du fonctionnement et des procédures du Fonds mondial - Expérience avérée à des missions similaires dans le secteur public, parapublic (le secteur des centrales d achat de produits pharmaceutiques serait un plus). Termes de références 15SANIN118 6
VII. Compte-rendu de missions Un rapport de mission rédigé en français (selon modèle fourni) devra être remis dans un délai de 15 jours suivant la fin de la mission. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. Le compte rendu et le rapport de mission devront être envoyés par mail à Expertise France,à la PNA et au Conseiller Régional de coopération en Santé de l Ambassade de France. VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et d Expertise France, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluerpendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Rapport de formation du personnel Manuel de procédure complétés des supports et outils de gestion annexés Plan d organigramme de l Agence comptable Fiches de postes de l Agence comptable Le personnel est formé au nouveau manuel de procédures : il connaît les modifications apportées par rapport aux précédentes versions. Le manuel et les outils de gestion annexés sont disponibles dans l ensemble des sites de la PNA. L organigramme de l Agence comptable est mis à jour. Cette nouvelle version est validée par la Direction et le CA. Les nouvelles fiches de poste de l Agence comptable sont disponibles pour l ensemble des personnes concernées. Le personnel applique les procédures. Les outils de gestions sont compris et utilisés. S/O La réorganisation est effective. Sources de vérification Questionnaires pré/post formation Suivi postformation Rapport de mission Suivi moyen terme par Initiative 5% Rapport de mission Suivi moyen terme par Initiative 5% IX. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition des experts les moyens suivants : - Bureau - Accès internet - Ordinateur, imprimante Toutes les missions d assistance technique au niveau de la PNA sont coordonnées par la Direction. Madame le Directeur sera le point de contact officiel des partenaires d appui technique et des expertschargés de la mission. Termes de références 15SANIN118 7
Cependant, pour une plus grande fluidité dans les canaux de communication et le planning d exécution de la mission, Madame le Directeur de la PNA nommera un point focal opérationnel pour la mission qui est son Conseiller en charge des affaires administratives, comptables et financières. Termes de références 15SANIN118 8