REPUBLIQUE DU BENIN -------o------- MINISTERE DE L AGRICULTURE, DE L ELEVAGE ET DE LA PECHE -------o------- LE MINISTRE -------o------- A R R E T E ANNEE 2013 N /MAEP/DC/SGM/DRH/DIP/SA PORTANT ATTRIBUTIONS, ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LA DIRECTION DE L INFORMATIQUE ET DU PRE-ARCHIVAGE (DIP) LE MINISTRE DE L AGRICULTURE, DE L ELEVAGE ET DE LA PECHE, Vu la loi n 90-032 du 11 décembre 1990 portant Constitution de la République du Bénin ; Vu Vu Vu la proclamation le 23 mars 2011 par la Cour Constitutionnelle des résultats définitifs de l élection présidentielle du 13 mars 2011 ; le décret n 2013-457 du 08 octobre 2013 portant composition du Gouvernement ; le décret n 2012-191 du 03 juillet 2012 fixant la structuretype des Ministères ; Vu le décret n 2012-541 du 17 décembre 2012 portant attributions, organisation et fonctionnement du Ministère de l Agriculture, de l Elevage et de la Pêche ; Vu les nécessités de service ; A R R Ê T E TITRE I : DE LA MISSION ET DES ATTRIBUTIONS Article 1 er : Conformément aux dispositions de l article 57 du décret n 2012-541 du 17 décembre 2012 portant attributions, organisation et fonctionnement du Ministère de l Agriculture, de l Elevage et de la Pêche, la Direction de l Informatique et du Pré-archivage (DIP) assure en relation avec toutes les structures du Ministère, la conception, la mise en œuvre, la coordination et le suivi-évaluation d actions intégrées visant à : - garantir la sécurisation formelle, l authentification et la sauvegarde 1
- des documents administratifs et autres productions intellectuelles ; - assurer la fluidité et l accessibilité de l information ; - faciliter les relations entre les structures du Ministère et les usagers pour un service public plus efficace et plus efficient ; - contribuer à la visibilité de l image, des performances en termes de résultats et de crédibilité du Ministère. Article 2 : La Direction de l Informatique et du Pré-archivage s appuie sur les structures techniques, les organismes sous-tutelle du Ministère et les structures techniques des autres ministères. Elle est dirigée par un spécialiste en informatique ou en sciences et techniques documentaires. TITRE II : DE L ORGANISATION ET DU FONCTIONNEMENT CHAPITRE I : DE L ORGANISATION Article 3 : La Direction de l Informatique et du Pré-archivage comprend quatre (04) services : - un Secrétariat (Se) ; - le Service Informatique (SInf) ; - le Service de Pré-archivage et de la Gestion des Savoirs (SPGS) ; - le Service des Relations avec les Usagers (SRU). CHAPITRE II : DU FONCTIONNEMENT SECTION I : DU SECRETARIAT (Se) Article 4 : Le Secrétariat assure l ensemble des fonctions liées au secrétariat. A ce titre, il est chargé de : - accueillir les usagers de la Direction ; - élaborer le plan de travail et le budget annuels du DIP et du Secrétariat ; - assurer la réception et l envoi des correspondances ; - rédiger le courrier ordinaire ; - assurer la gestion des courriers électroniques ; - enregistrer les courriers à l arrivée et au départ ; 2
- assurer la saisie des documents ; - préparer le courrier à la signature du Directeur ; - assurer la ventilation du courrier conformément aux annotations du Directeur ; - assurer le classement des courriers et documents ; - centraliser et faire acheminer les dossiers relatifs à la gestion administrative du personnel de la Direction ; - gérer les ressources financières et le stock de matériel et fourniture de la Direction ; - assurer la multiplication des documents ; - établir l état d effectif de la Direction au 1 er janvier de chaque année en liaison Service de la Planification, du Recrutement et de la Formation ; - gérer la programmation des réunions de la direction ; - tenir l agenda du Directeur ; - assurer le secrétariat du Comité de Direction (CoDir) ; - élaborer les rapports périodiques d activités du service ; - exécuter toutes autres tâches à lui confiées par le Directeur. Article 5 : Le Secrétariat comprend deux (02) divisions : - la Division Courrier Arrivée (DCA); - la Division Courrier Départ (DCD). SECTION I : DU SERVICE INFORMATIQUE (SInf) Article 6 : Le Service Informatique (SInf) est la structure technique responsable des études informatiques, de la planification, la conception, l implantation et l exploitation des systèmes informatiques au sein du Ministère. A ce titre, il est chargé de : - élaborer le plan de travail et le budget annuels du service ; - programmer les approvisionnements, acquisitions et l entretien du parc informatique, en collaboration avec le Service du Matériel de la Direction des Ressources Financières et du Matériel ; - programmer et superviser les formations spécifiques dans le domaine informatique, en collaboration avec le Service de la Planification, du Recrutement et de la Formation de la Direction des Ressources Humaines ; - établir et négocier les contrats de service, en collaboration avec le Service du Matériel de la Direction des Ressources Financières et du Matériel ; 3
- gérer et administrer les réseaux intranet et internet du Ministère ; - gérer, animer et mettre à jour le site web portail du Ministère, en liaison avec les autres structures du Ministère, notamment avec la Cellule de Communication du Ministre ; - définir les stratégies d intégration et de promotion des Technologies de l Information et de la Communication (TIC) au sein du Ministère et dans ses services extérieurs ; - organiser la maintenance permanente des logiciels et matériels du parc informatique du Ministère ; - élaborer et mettre en œuvre le Schéma Directeur Informatique (SDI) du Ministère et assurer sa mise à jour périodique ; - mettre en place une politique de sécurité du parc informatique du Ministère ; - définir les caractéristiques des matériels et services informatiques à acquérir au profit du Ministère ; - participer à la réception de tout équipement et service informatique acquis par le Ministère et ses structures ; - participer à l inventaire du matériel informatique du Ministère ; - mettre en place et gérer un centre de formation en informatique au sein du Ministère en relation avec la Direction des Ressources Humaines ; - conduire et mettre en œuvre les études majeures réalisées dans le domaine informatique ; - représenter le Ministère au sein des organes nationaux et internationaux du secteur des TIC ; - participer aux séminaires et ateliers nationaux et internationaux du secteur des TIC ; - développer et acquérir des programmes (logiciels) spécifiques au Ministère ; - transmettre les informations au site Web du Gouvernement ; - mettre en place une administration électronique (e-administration) au sein du Ministère ; - centraliser les bases de données du Ministère sur un serveur dédié ; - constituer une banque de données (Data Center) sur le secteur agricole en collaboration avec les autres services techniques compétents du ministère ; - assurer la veille technologique ; - inspecter et suggérer la cession aux enchères des matériels informatiques ; 4
- centraliser les rapports d activités des différents services de la Direction ; - élaborer les rapports périodiques d activités. - exécuter toutes autres tâches à lui confiées par le Directeur. Article 7 : Le Service Informatique (SInf) comprend deux (02) divisions : - la Division du Génie Logiciel et de la Formation (DGLF) ; - la Division de l Administration des Réseaux Informatiques, de la Maintenance et de la Gestion des Equipements (DARIME). SECTION II : DU SERVICE DU PRE- ARCHIVAGE ET DE LA GESTION DES SAVOIRS (SPGS) Article 8 : Le Service du Pré-archivage et de l a Gestion des Savoirs (SPGS) est la structure technique responsable de la gestion et de la valorisation des archives et des savoirs de toutes les entités relevant du Ministère. A ce titre, il est chargé de : - élaborer le plan de travail et le budget annuels du service ; - élaborer la politique globale de gestion rationnelle et harmonisée des archives et des savoirs ; - définir le cadre règlementaire fixant les normes et procédures de gestion des archives et des savoirs du Ministère ; - inventorier, collecter, traiter, conserver et mettre en place une politique de communication sur les archives et des savoirs du Ministère ; - assurer le traitement et la gestion informatisée des archives et des savoirs en collaboration avec le Service Informatique ; - mettre en place et animer des points focaux archives dans toutes les structures du Ministère ; - apporter un appui technique à toutes les structures du ministère en matière de gestion des archives et des savoirs ; - élaborer les rapports périodiques d activités. - exécuter toutes autres tâches à lui confiées par le Directeur. 5
Article 9 : Le Service du Pré-archivage et de la Gestion des Savoirs (SPGS) comprend deux (02) divisions : - la Division de la Collecte et du Traitement (DCT); - la Division de la Conservation et de la Communication (DCC) ; SECTION III : DU SERVICE DES RELATIONS AVEC LES USAGERS Article 10 : Le Service des Relations avec les Usagers (SRU) a pour mission de faciliter les relations entre les structures du ministère et les Usagers/clients pour un service public plus efficace et plus efficient. A ce titre, il est chargé de : - élaborer le plan de travail et le budget annuels du service ; - accueillir, renseigner et orienter les Usagers/clients ; - mettre à la disposition des Usagers/clients des documents et des formulaires utiles à leurs requêtes ; - contribuer à l amélioration des processus de prestation de service fournis par l Administration publique ; - contribuer à l organisation, au besoin, de campagnes de prestations de service mobile ; - tenir une statistique permanente des Usagers/clients et des services fournis ; - élaborer ou actualiser le guide des usagers du ministère en liaison avec les autres structures ; - émettre des avis ou faire des recommandations sur toute question relevant de sa compétence, dans le cadre de l amélioration continue de la qualité des prestations aux Usagers/clients, aux citoyens et autres contribuables ; - exécuter toutes autres tâches à lui confiées par le Directeur ; - élaborer les rapports périodiques d activités. Article 11 : Le Service des Relations avec les Usagers comprend deux (02) divisions : - la Division Accueil, Renseignements et Prestations de Service en Ligne (DARPSL) ; - la Division Relations avec les Structures Techniques du Ministère (DRST). 6
TITRE III : DES DISPOSITIONS DIVERSES Article 12 : Le Directeur de l Informatique et du Pré-Archivage est nommé par Décret pris en Conseil des Ministres conformément à la procédure de dotation des hauts emplois techniques, parmi les cadres de la catégorie A, échelle 1, ayant au moins dix (10) ans d ancienneté dans la Fonction publique et possédant les compétences et aptitudes requises ou parmi les cadres de niveau équivalent, s il devrait être désigné en dehors de l Administration. Article 13 : En l absence du Directeur de l Informatique et du Pré- Archivage, un Directeur Central est désigné pour assurer son intérim. Article 14 : Les Services de la Direction de l Informatique et du Pré- Archivage sont placés sous l autorité des Chefs de Service qui sont responsables devant le Directeur. Article 15 : Les Chefs de Service sont nommés par arrêté du Ministre de l Agriculture, de l Elevage et de la Pêche sur proposition du Directeur de l Informatique et du Pré-archivage parmi les cadres de la catégorie A ayant au moins cinq (05) ans d ancienneté dans la Fonction publique ou de la catégorie B justifiant d une ancienneté supérieure ou égale à dix (10) ans dans la Fonction publique et possédant les compétences et aptitudes requises pour l exercice des emplois qui leurs sont confiés. Le Chef du Service Informatique et celui du Pré-archivage et de la Gestion des Savoirs doivent être des spécialistes de leurs domaines respectifs. Article 16 : Les performances des Chefs de Services sont évaluées systématiquement chaque année suivant la logique de gestion axée sur les résultats. L insuffisance de résultats peut justifier le relèvement de sa fonction. Article 17 : Les Chefs de Service sont aidés dans l exercice de leurs fonctions par des Chefs de Division et des Collaborateurs qui sont, sur leurs propositions, nommés par note de service du Directeur de l Informatique et du Pré-archivage. Article 18 : Les attributions des divisions et des postes sont définies par note de Service du Directeur de l Informatique et du Pré-archivage, après avis des Chefs de Service. Le nombre de divisions et/ou de postes n est pas limitatif. Le Directeur de l Informatique et du Pré-archivage peut en créer en cas de besoin après avis du Secrétaire Général du Ministère. 7
Article 19 : Il est créé un Comité de Direction placé sous la présidence du Directeur de l Informatique et du Pré-archivage et composé des Chefs de Service et des Représentants du personnel. L avis du Comité est consultatif. Le Comité se réunit en séance ordinaire au moins une fois par mois. Des sessions extraordinaires peuvent se tenir en cas de nécessité. Les sessions du Comité de Direction sont consacrées à : - l examen périodique du point de mise en œuvre du plan de travail annuel ; - l analyse des insuffisances et des écarts par rapport aux objectifs fixés ; - l appréciation des conditions et du climat de travail à l interne ; - la définition et au suivi de la mise en œuvre des actions correctrices. Le Secrétariat des réunions du Comité est assuré par le Chef du Service Informatique qui élabore le relevé des tâches arrêtées et est chargé du suivi de leur exécution. Article 20 : La Direction de l Informatique et du Pré-archivage produit des rapports d activité trimestriel et annuel. Les canevas pour la production des données sont arrêtés par note de service du Directeur de l Informatique et du Pré-archivage sur proposition du Comité de Direction. Article 21 : En cas de faute grave matériellement établie, les Chefs de Service ou de division peuvent être révoqués ou déchargés de leurs fonctions. Relèvent des fautes graves, dans le cadre du présent arrêté : - les manquements à l obligation hiérarchique, de discrétion, de compétence, de probité et d équité ; - la concussion ; - la malversation ; - le détournement de deniers publics. Article 22 : Le Directeur de l Informatique et du Pré-archivage est chargé de l application du présent arrêté. 8
Article 23 : Le présent Arrêté qui abroge toutes dispositions antérieures contraires, prend effet pour compter de la date de sa signature et sera publié au Journal Officiel de la République du Bénin. Cotonou, le Fatouma AMADOU DJIBRIL (Le Ministre) AMPLIATIONS : ORIGINAL 1, JORB 1, PR 1, SGG 1, CS 1, PG 1, MAEP 2, AUTRES MINISTERES 25, PREFECTURES 6, IGM 1, SGM 1, CT/MAEP 5, DIRECTIONS CENTRALES 4, DIRECTIONS GENERALES 2, CARDER 6, DG/SOCIETES OFFICES ET AGENCES 11, CNAB 1, CHRONO 1, ARCHIVES 1. 9
ORGANIGRAMME DE LA DIRECTION DE L INFORMATIQUE ET DU PRE-ARCHIVAGE Directeur de l Informatique et du Pré-archivage Secrétariat Division Courrier Arrivé Division Courrier Départ Service Des Relations Avec Les Usagers (SRU) Service de Pré-archivage et de Gestion des Savoirs (SPGS) Service Informatique (SInf) Division Accueil Renseignement et Prestation de Services en Ligne Division des Relations avec les Structures Techniques du Ministère Division Collecte et Traitement Division Conservation et Communication Division Génie Logiciel et Formation Division de l Administration des Réseaux Informatiques, de la Maintenance et de la Gestion des Equipements 10