Compte rendu de l Assemblée Générale Ordinaire 18 janvier 2010 Maison des Associations de Lille

Compte rendu de l Assemblée Générale Ordinaire 18 janvier 2010 Maison des Associations de Lille Déroulement de l Assemblée Générale : 1. Accueil des participants par les membres du Bureau 2. Rapport moral, par Alexandre KUDELA, Président 3. Annexe au rapport moral : rapport d activités 2009 et prévisionnel 2010 par Jacques MERCIER, Secrétaire et Coordinateur 4. Vote du rapport moral 5. Rapport financier, par Daniel LEROY, Trésorier 6. Mise au vote du rapport financier 7. Réponses aux questions posées par les membres 8. Délibérations et vote du CA 9. Questions diverses NOTA : Le Trésorier ne nous ayant pas remis son rapport financier écrit, nous l annexerons à ce compte rendu dès qu il sera disponible. page 1 / 10

1. Accueil des participants par les membres du Bureau : Présents : (24) Alexandre KUDELA Jacques MERCIER Daniel LEROY Foucauld SERRURIER Laurent LACQUEMENT Jean Michel FAUQUEMBERGUE Madeleine VO Nathalie PECQUEUR Marie Emmanuelle BEVENOT Mireille COURTIAL Marie Hélène BOUDIN Géraldine REYMOND Julien VANDEMOËRE Michel LESCAUX Naëlène REGOLLE Roberte HALLOSSERIE Renée BOEREZ Françoise PIERRON Edda URLI Anne VANDERKERKEN Micheline FADLOUN Ahmed FADLOUN Caroline CARELS Frédéric SAUVAGE Personnes excusées ayant donné pouvoir : (3) Eric DELETOMBE, donnant pouvoir à Jacques MERCIER Martine DHORME, donnant pouvoir à Michel LESCAUX Anne SAUVAGE, donnant pouvoir à Frédéric SAUVAGE Personnes excusées : (7) Myriam BAHEUX Jacques DERYM Chantal DERYM Emilie BULOT Justine JOLIVEAU Camille GACHES Elodie ROUSSELIN page 2 / 10

Mesdames, Messieurs, Chers Amis, Je suis heureux de vous retrouver à l occasion de notre 2 e Assemblée Générale de l ABML, après notre premier rendez vous le 15 décembre 2008. Nous reprenons en effet cette année un calendrier normal des réunions, puisque les associations fonctionnent, d un point de vue comptable, sur le principe d année civile du 1 er janvier au 31 décembre. 2009 est la première année de fonctionnement «normal» de l association. Cette année passée est marquée de réussites, d échecs, et de nombreux questionnements en ressortent pour cette année 2010. Les principaux objectifs de cette Assemblée consisteront à d abord établir le bilan de l année écoulée ; faire le point ensemble sur le fonctionnement de l association, et réfléchir à son avenir en 2010. Je commencerai donc par faire le bilan de l année 2009, et par le fait le plus marquant : la nette progression du nombre d ambassadeurs au sein de notre association. Nous avons presque doublé nos effectifs en atteignant 48 membres fin 2009. Cette expansion s est faite majoritairement par bouche à oreille, ou via des partenariats comme avec la maison folie de Wazemmes (8 nouveaux membres lors des 5 ans de la Maison Folie). La participation au Boulevard des Associations ou à la soirée des Etudiants organisée par la Mairie nous a permis de rencontrer d éventuels nouveaux Ambassdeurs. Je vous rappelle que notre méthode de recrutement ne consiste pas à communiquer à outrance, et de ce fait risquer d accueillir des personnes peu impliquées, peu fiables, mais au contraire de privilégier le bouche à oreille, utiliser nos flyers sur les manifestations que nous couvrons pour rencontrer nos futurs membres. Autre élément positif pour 2009 : la popularité de l ABML auprès des associations et institutions de notre Métropole. En effet, nos partenaires sont unanimes pour définir la qualité de nos prestations, notre engagement à leurs côtés, au cœur de leurs évènements. Daniel vous détaillera dans quelques instants la liste de nos partenaires, puisque certaines associations n ont pas hésité à verser une cotisation à l association leur permettant de nous solliciter encore pendant l année. Ces cotisations découlent bien souvent de conventions de partenariat, qui définissent les droits et devoirs des bénévoles, le détail de nos missions. Suite à quelques mésaventures nous sommes beaucoup plus vigilants quand aux missions qui nous sont confiées, et à l accueil qui nous est réservé (je citerai en exemple négatif l association NASDACQ qui s est particulièrement mal comporté avec nous lors de la dernière édition de Festifives).Je tiens par ailleurs à votre disposition un exemple de convention de partenariat que nous faisons signer à nos partenaires. Je voudrais donc, au nom de nos partenaires, vous remercier et vous féliciter pour votre engagement sur les nombreuses manifestations que nous avons couvertes en 2009. Autre point positif, qui fait en revanche le lien avec les points négatifs : il s agit de l excédent financier que nous avons sur le compte au 31 décembre. Je ne veux pas rentrer dans les détails puisque Daniel exposera dans quelques instants son rapport financier, mais je souhaite que nous discutions ensemble de ce point délicat. Vous savez certainement qu une association ne peut faire de bénéfices, aussi je vous propose plusieurs solutions pour gérer notre excédent : la première idée me tient particulièrement à cœur : il s agit de se mettre en projet et d investir un lieu pour l organisation d une petite manifestation : soirée concert avec tenue de bar dans un lieu comme la Maison Folie Moulins. Je pense qu après 5 ans passés à aider de nombreuses associations, nous sommes page 3 / 10

à la hauteur pour mettre sur pied un tel événement. Il y a quelques années, nous avions la possibilité de programmer 2 soirs de concerts à la Maison Folie Moulins, avec le collectif de la girafe. Nous avions alors, avec Jacques, réussi à programmer une dizaine de groupes musicaux pouvant venir jouer gratuitement ; mais cette manifestation a du être annulée, le programme de résidence du collectif de la Girafe ayant été modifié. Je vous parlais delà Maison Folie mais il peut s agir d un autre lieu : Françoise suggérait dans son questionnaire de tenir un stand à la Braderie, c est aussi une bonne idée et il nous faut y réfléchir ensemble. La deuxième idée consisterait à faire profiter les membres de l ABML de notre excèdent en investissant dans des t shirt, polaire, à l effigie de l association. Là aussi il nous faudra débattre tout à l heure à ce sujet car cet investissement doit se faire pour l ensemble des membres, et non pour une quinzaine seulement. Les prix peuvent aller de 10 euros environ par personne pour un t shirt floqué jusqu à près de 25 euros pour une polaire avec logo ou inscription brodée. Je pense que nous évoquerons ensemble, un peu plus tard dans l AG, d autres solutions possibles pour l utilisation de notre excédent et nous prendrons ensemble une décision à ce sujet. Je me suis arrêté dans les éléments négatifs pour cette année, et je vais continuer et évoquer la gestion de l association. Je regrette en effet plusieurs choses : la tenue de réunions d informations trimestrielles que nous avions évoqué lors de notre précédente AG : nous avons du renoncer faute de pouvoir établir suffisamment à l avance un planning complet des manifestations. Je vous proposerai pour 2010 d organiser des temps forts, tous les 3 ou 4 mois, afin que nous nous rencontrions autour d un verre, pour faire le point des mois écoulés, échanger sur nos expériences, discuter des projets et manifestations à venir. Ces temps forts ponctuent la vie de notre association, permettant à ceux qui participent moins souvent aux manifestations de se tenir au courant de nos activités et de garder le contact avec les autres membres. Nous pourrons en discuter tout à l heure ensemble lors des délibérations que nous allons prendre. Deuxième regret, l organisation interne de l association. La vie de l ABML repose sur 2 ou 3 personnes, alors qu elle doit impliquer bureau, conseil d administration. Nous avons manqué de coordination entre nous, notamment sur l engagement ou non de l association sur certaines manifestations. Nous n avons pas donné en 2009 de rôle particulier au Conseil d Administration alors qu il joue un rôle important, notamment dans la prise de décisions importantes concernant la gestion de l association. Je souhaite, pour 2010, que le Conseil d administration retrouve la place qu il aurait du avoir en 2009, à savoir : Elire le bureau et contrôler ses actions Se prononcer sur l admission ou l exclusion des membres Préparer le budget de l association Mettre en œuvre la politique définie par l Assemblée Générale. Nous procéderons tout à l heure à l élection des membres du Conseil d Administration, Conseil qui se réunira en février pour élire le bureau de l association. Voici donc en résumé mes trois priorités pour 2010 : que l Assemblée élise un CA qui devienne un véritable organe de gestion et qui soit impliqué dans la vie de l association ; que nous nous rencontrions plusieurs fois dans l année afin d échanger nos expériences et discuter des projets futurs lors de rencontres, que l association puisse, avec l accord de l Assemblée, se mettre en projet, d une part pour épurer notre excédent, et d autre part pour permettre à l ABML de rayonner davantage dans la Métropole Lilloise. page 4 / 10

Je vous remercie de votre attention. Avant de mettre au vote le rapport moral, je laisse la parole à Jacques qui va nous établir un rapide bilan d activité de l année 2009, et vous donner les prochaines dates à venir. 2. Rapport d activités 2009 par Jacques MERCIER, Secrétaire de l ABML Principales nouveautés en 2009 : Wazemmes l accordéon Lumières de l Inde Tourcoing (service culture) Mel Art Cie du Tire Laine Bals à Fives en janvier, mars, mai, juin, octobre, novembre JANVIER Pendant 2 jours, tenue du bar pour Danse à Lille FEVRIER Pendant 2 jours, tenue du bar pour Danse à Lille Bal à Fives avec l association Beiju MARS Festival Danse à Lille Art Point M à St Sauveur AVRIL Danse à Lille Bal Folk à Bailleul MAI Fête de la Soupe avec Attacafa Z Arts Up à Béthune avec Culture Commune Festi Fives avec Nasdac Wazemmes l Accordéon Fête du Pont à Marcq en B Fête des voisins avec Danse à Lille JUIN Wazemmes l accordéon Gay Pride Festival du Prato à St Sauveur Fête de la musique à Tourcoing page 5 / 10

Fête de l asso Lumières de l Inde JUILLET Carnaval do Axe par Beiju SEPTEMBRE NAME Festival à St Sauveur et TriPostal Bal tango à la Vieille Bourse avec Sous les Marronniers Faubourg des Modes : 2 jours à St Sauveur avec Lille3000 OCTOBRE Danse à Lille à Wazemmes 25 ans d Attacafa à St Sauveur Festival au théâtre du Prato 5 ans de la Maison Folie Moulins Forum des Associations à St Sauveur NOVEMBRE Trail à Lille (asso SEVEN) World Forum Lille au Nouveau Siècle ( 3 jours) Fête aux huîtres à Marcq (3 jours) Paysages Electroniques (7 jours) 100 ans du Gd Boulevard avec Bazar 5 ans de la Maison Folie Wazemmes DECEMBRE Danse à Lille (3 jours) Mel Art Total des manifestations pour 2009 : 334 personnes mobilisées ; 2018h de bénévolat effectuées MANIFESTATIONS A VENIR EN 2010 JANVIER : 13, 14, 15, 16 janvier : Danse à Lille à Roubaix FEVRIER : 1 au 5 février : Festival Petits Pas par Danse à Lille MARS : 19, 20, 21 mars : Trail des Remparts et Lille Raid Nature AVRIL : 24 et 25 avril : Z Arts Up à Béthune page 6 / 10

MAI : 1 er mai : La Fête de la Soupe avec Attacafa 13, 14, 15, 16 mai : Un Monde en fanfare 16 mai : La route du Louvre 23 mai : Entre les lacs à Villeneuve d Ascq JUIN 25 et 26 juin : festival européen de musique à Wattignies SEPTEMBRE : 11 et 12 septembre : Meeting aérien à Lens OCTOBRE 1, 2, 3 octobre : Fête des huîtres à Dunkerque NOVEMBRE 19, 20, 21 novembre : Fête des huîtres à Marcq + World Forum Lille SAISON DES BALS A FIVES 2010 : 6 février : Beiju 27 mars : Lumières de l Inde 24 avril : RIF 26 juin : bal labelisé avec l ARA XX octobre : bal rembetico (grec) 06 novembre : bal hip hop 04 décembre : bal pour enfants 3. Mise au vote du Rapport moral Nombre de votants (y compris pouvoirs) : 27 Contre : 0 Abstention : 0 Pour : 27 4. Rapport financier par Daniel LEROY, Trésorier de l ABML Rapport non transmis par le Trésorier ; sera ajouté au Compte rendu dès qu il sera disponible. page 7 / 10

5. Mise au vote du Rapport financier (Alex) Nombre de votants (y compris pouvoirs) : 26 Contre : 0 Abstention : 0 Pour : 26 6. Réponses aux questions posées par les membres Nous totalisons 8 retours de questionnaire seulement. J ai retenu les questions de 5 personnes, pour les autres il s agit surtout de remarques concernant l année écoulée. Questions de Marie Emmanuelle BEVENOT : Utilisation des rentrées d argent : réponse apportée par Alex et Daniel lors de la présentation de nos rapports respectifs + décision à prendre en Assemblée juste après les réponses aux questions Mise à dispo de documents : je mets à votre dispo le compte rendu de l AG du 15 déc 08, les statuts, documents comptables, exemple de convention de partenariat à la fin de la réunion. Les documents sont à consulter sur place, nous pouvons toute fois vous faire parvenir des photocopies de ces documents si vous le souhaitez. Le CR de l AG sera mis en ligne sur le site la semaine prochaine ou pourra être envoyé avec le prochain départ de courrier. Défraiement téléphonique pour l association : voir avec Daniel : une facture de + de 100 euros a été prise en charge pour défrayer Jacques. Question orale concernant une cotisation d ATTACAFA : l association n a pas été défrayée en 2009 mais le sera en 2010. 4 référents sur la Fête de la Soupe (Alex, Foucauld, Jacques, Laurent) ont participé à l installation, la gestion des bars, démontage et ont reçu chacun 300 pour ce travail. Chacun a géré librement cette somme. Alex a par exemple invité Daniel, avec cette somme, à participer à une réunion d informations à Bruxelles sur le programme Culture 2009. Questions de Renée et Roberte : Réunions du CA dans l année : nous n avons organisé qu une réunion en 2009 pour le CA, en février. Cette réunion avait principalement pour but d élire le bureau de l association et de discuter des projets en cours. Le CR est à disposition. Comme nous l avons dit le rôle du CA va évoluer en 2010 Réunions d infos avant les évènements : rencontres trimestrielles permettant d échanger autour des évènements passés et à venir Question d Elodie ROUSSELIN : Ne faut il pas davantage faire connaître l asso au public? Nous choisissons de communiquer en priorité par le bouche à oreille. Cela a pour but de pouvoir compter sur les Ambassadeurs qui s engagent sur telle ou telle manifestation, et qui assument leur mission correctement. Nous préférons grandir doucement, en connaissant bien nos membres, que communiquer largement et de ne disposer que d un faible pourcentage d ambassadeurs actifs et fiables. page 8 / 10

Questions de Jean Michel : Eviter les permanences régulières de surveillance expo ou accueil : OUI, nous ne nommes pas là pour prendre la place de salariés. Il ne faut pas que les associations la ville de Lille, ou d autres partenaires fassent l économie d embauches en nous sollicitant. A chaque manifestation, nous nous assurons que nous ne prenons pas la place de possible salariés, et d une manière générale, nous évitons les engagements à l année, sur de longues périodes d évènements, sur des missions de surveillance expo ou accueil public. Nous devons garder notre liberté et la possibilité de participer à d autres évènements : c est ce qui fait d ailleurs la spécificité de notre association. Eviter les réunions d infos, formations, briefing : tu fais sans doute allusion au formations distillées par les Artisans du Monde, en vue du Forum de l Economie responsable et solidaire en mai prochain : cette formation n est pas obligatoire pour participer au Forum, il s agit d un plus pour élargir notre culture générale et mieux nous préparer à l événement. Ce n est pas obligatoire pour assumer des fonctions classiques et basiques comme l accueil et l orientation du public, le bar, catering, etc Modification des statuts pour englober plus de possibilités de participation dans des domaines différents ; aujourd hui que la culture, qu en pense l Assemblée : devons nous nous ouvrir à d autres domaines? Prendre délibération lors du point suivant Questions de Françoise PIERRON Concernant le droit de regard sur les comptes : cf intervention de Daniel Suggestions de dépenses pour l asso : nous allons en débattre dans quelques instants ; je rappelle que tu nous a proposé : impression de t shirt à l effigie de l ABML pour être plus représentatifs lors des évènements ; Prise en charge des frais d essence pour les ambassadeurs qui prennent leur véhicule et effectuent un covoiturage, prise en charge des frais téléphoniques de Jacques Concernant le site internet : il est à jour au 6 janvier : les vœux et date d AG y figurent. L agenda 2010, dont nous avons pris connaissance avec Jacques tout à l heure, va y figurer cette semaine. Je lancerai une réflexion avec le CA pour améliorer et alimenter toutes les rubriques du site, y compris les photos. Toutes les bonnes volontés concernant notre site internet, communication via réseaux sociaux ou autres sont les bienvenues. Recevoir toutes les photos prises pendant l année : il faut voir avec moi, Foucauld, Jacques, Ahmed. Nous pourrions mettre en commun et numériser toutes ces photos qui font partie de la mémoire de notre association. (et les mettre en ligne par la suite). Récupérer toutes les coordonnées des ambassadeurs : la loi informatique et liberté nous empêche de te communiquer le fichier des membres. Toutefois nous pouvons voir ensemble ce listing si tu souhaites contacter des membres en particulier. Programmer réunions intermédiaires : proposé juste avant, à voter lors des délibérations Pourquoi l asso ne fait rien pour la braderie, nous pourrions tenir un stand : idée à débattre lors de l utilisation de notre excédent Cours gratuits de la MDA : cf à l accueil de la MDA la liste des formations et leur date Avons nous présenté nos vœux à la mairie et partenaires : j ai personnellement salué, lors de la cérémonie des vœux, Martine AUBRY et lui ai adressé les vœux de la part de l ABML. I dem pour Catherine Cullen, adjointe à la culture. Des mails, SMS ont aussi été passés à nos partenaires. D autres questions personnelles m ont été posées, j y ai par conséquent répondu personnellement sur ta boîte mail, nous pouvons en discuter aussi ensemble en fin de réunion. page 9 / 10

7. DELIBERATIONS GESTION DE L EXCEDENT 2009 : Au 31 décembre 2009, notre compte bancaire dégage un excédent de 621,95. Sur cette somme, il a été décidé, au cours de l AG, de verser un chèque de 260 à l ordre de Mr Jacques MERCIER pour remboursement de ses frais téléphoniques de l année 2009. Il a été envisagé l achat et la souscription d un abonnement téléphonique (forfait bloqué) au nom de l association, pour la somme de 29,99 par mois, au bénéfice de Mr Jacques MERCIER, afin de mener à bien sa mission de coordinateur de l association. L opérateur à ce jour, ainsi que l offre, restent à décider. La décision revenant aux membres du bureau, afin que la ligne téléphonique soit opérationnelle au 1 er février 2010. L Assemblée Générale décide par ailleurs que le Conseil d Administration est compétent pour décider de l attribution de l excédent restant à ce jour, après consultation des membres. MODIFICATION DES STATUTS (pour s élargir à d autres domaines tels que le sport) : Proposition rejetée par l Assemblée Election du CA : Aujourd hui en poste : Foucauld SERRURIER, Michel LESCAUX, Martine DHORME, Jean Michel FAUQUEMBERGUE. Candidats : Marie Emmanuelle BEVENOT, Françoise PIERRON, Jean Michel FAUQUEMBERGUE, Michel LESCAUX, Martine DHORME, Foucauld SERRURIER Résultats du vote : Tous les candidats ont été élus à l unanimité, à l exception de Martine DHORME qui recueille 3 abstentions. 8. Clôture, verre de l amitié page 10 / 10