Groupe Helvetia Code de Compliance
Chères collaboratrices, chers collaborateurs L Helvetia veut être perçue comme un assureur fiable et responsable en matière de compliance. En d autres termes, nous voulons suivre toutes les règles et consignes et respecter des principes éthiques dans nos activités commerciales. Nous défendons nos intérêts dans le respect de principes de loyauté, de transparence et de fiabilité. Il peut arriver que des règles soient enfreintes dans le cadre de l activité quotidienne. Les infractions intentionnelles ne sont toutefois jamais dans l intérêt de l Helvetia. De tels comportements, inappropriés, peuvent engendrer des inconvénients d une importance considérable. Il peut s agir notamment de procédures d enquêtes internes ou administratives complexes, de sanctions, d amendes, de dommages-intérêts, autrement dit des pertes financières et des atteintes à notre réputation. «Une action responsable est capitale afin de préserver la bonne réputation de l Helvetia.» Erich Walser Une action responsable est donc capitale afin de préserver la bonne réputation de l Helvetia et d assurer durablement le succès de l entreprise. Elle profite à l Helvetia, à l ensemble de ses parties prenantes, notamment à ses clients, ses collaborateurs, ses investisseurs et ses partenaires de coopération. Le bon sens et le respect des principes éthiques contribuent grandement à la conformité aux dispositions légales et aux instructions de travail internes. Le management et les cadres dirigeants doivent être exemplaires à cet égard. Le présent Code de Compliance est l expression de notre responsabilité entrepreneuriale et de notre culture d entreprise. Il fait le lien entre la ligne de conduite de l entreprise et les instructions de travail internes. Il esquisse dans leurs principes nos règles de comportement dans les principales thématiques de la compliance. Le Code de Compliance doit vous aider à aborder vos missions de façon responsable. Il vise à protéger l Helvetia et à vous protéger contre des poursuites civiles ou pénales. Nous comptons sur votre discernement et vous remercions de votre contribution au maintien de la bonne réputation et de la confiance dont jouit l Helvetia. Erich Walser Président Stefan Loacker CEO Groupe Helvetia Code de Compliance 3
Table des matières Champ d application Principales thématiques de la Compliance 1. Evolution du droit et pratique commerciale conforme aux règles 2. Protection des données et de la vie privée 3. Sécurité de l information et sécurité informatique 4. Droit des cartels et concurrence déloyale 5. Blanchiment d argent et financement du terrorisme 6. Discrimination 7. Protection du travail et de la santé 8. Escroquerie, malversations, vol 9. Corruption active et passive 10. Conflits d intérêts 11. Propriété intellectuelle et droits incorporels 12. Respect de l environnement 13. Impôts 14. Réclamations 15. Communication avec les médias, les actionnaires et les autorités Mise en œuvre Infractions et sanctions Contact Helvetia Code de Compliance 5
Champ d application Le Code de Compliance (ci-après appelé code) est impératif pour tous les collaborateurs et collaboratrices et établissements du groupe Helvetia. Les dispositions légales spécifiques et les principes établis par les tribunaux doivent également être respectés. En ce sens, le code est complété par des dispositions locales et des règles internes plus exigeantes. 2. Protection des données et de la vie privée L Helvetia protège les données des personnes concernées et respecte la vie privée des individus. Nous sommes conscients de l importance de la protection des données dans le travail quotidien. Nous protégeons les données reçues des clients, collaborateurs, investisseurs, partenaires commerciaux et de coopération contre toute divulgation incontrôlée et respectons leur vie privée. Principales thématiques de la Compliance Les principes et règles de comportement décrits ci-après représentent la ligne directrice de notre comportement d entreprise. 1. Evolution du droit et pratique commerciale conforme aux règles L Helvetia entend respecter les lois et prescriptions en vigueur, les instructions de travail et les directives internes ainsi que les accords contractuels. Nous connaissons les règles en vigueur dans notre domaine d activité et nous y conformons. Nous sommes conscients qu il n est jamais dans l intérêt de l Helvetia d enfreindre ces règles. Protection des données Nous traitons les données personnelles en fonction du consentement qui nous a été donné par la personne concernée. Nous respectons ses droits, notamment celui de consulter, de modifier ou de supprimer ses données personnelles. Nous garantissons une élimination sécurisée des données. Nous veillons à ce que les données transmises à nos partenaires de coopération soient protégées dans le sens de la protection des données. Secrets commerciaux Nous utilisons les informations confidentielles et les secrets commerciaux avec précaution. Cela vaut notamment pour les projets stratégiques et les états financiers non publiés, les prévisions de bénéfices, les augmentations ou réductions de capital, les calculs de produits ou les changements de personnel à des postes-clés non encore officiellement publiés ou annoncés. Délits d initiés Nous empêchons, d abord en nous en abstenant, toute exploitation ou transmission d informations sensibles, inconnues du public, sur des entreprises cotées en bourse ou des transactions financières (informations d initié), ayant pour objectif d assurer à soi-même ou à autrui un avantage pécuniaire grâce à l évolution du cours des actions. 6 Helvetia Code de Compliance Helvetia Code de Compliance 7
3. Sécurité de l information et sécurité informatique L Helvetia vise un haut niveau en matière de sécurité de l information et de sécurité informatique. La sécurité informatique s appuie sur des méthodes éprouvées afin de protéger les données, les systèmes, les appareils, les installations et les réseaux. Restriction à la concurrence Nous évitons les situations problématiques du point de vue du droit de la concurrence. Nous empêchons, d abord en nous en abstenant, toute entente contraire à la concurrence. Nous évitons les pratiques concertées avec d autres entreprises visant ou entraînant une restriction illicite de la concurrence. Sécurité des données Pour la transmission, le classement et l archivage des données et des informations confidentielles, nous n utilisons que des canaux et dispositifs offrant une sécurité suffisante contre les accès et les modifications illicites. Utilisation d Internet et communication électronique Nous utilisons les moyens d information et de communication électroniques de façon responsable, uniquement à des fins professionnelles légitimes ou à des fins dûment autorisées ou approuvées. Nous sommes conscients que l utilisation à des fins illicites ou contraires à l éthique a des conséquences. C est tout particulièrement vrai pour la rédaction, la recherche, le téléchargement ou la transmission d informations ayant un caractère discriminatoire, raciste, pornographique, glorifiant la violence ou portant atteinte de quelque façon que ce soit à la dignité de la personne humaine. 5. Blanchiment d argent et financement du terrorisme L Helvetia empêche le blanchiment d argent et le financement du terrorisme. Nous respectons les devoirs de diligence requis. Nous contrôlons l identité des clients, la vraisemblance des opérations, la procuration du contractant et conservons la preuve des résultats du contrôle. Nous contrôlons les nouvelles affaires et les affaires en portefeuille grâce à des systèmes régulièrement mis à jour. Nous utilisons notamment les listes de sanctions et de terroristes officielles. Nous contrôlons nos opérations avec des personnes exposées politiquement. Nous vérifions tout particulièrement les schémas d action ou de comportement qui sortent de l ordinaire. En cas de soupçons fondés, nous engageons les démarches nécessaires et avisons les autorités compétentes. Nous les assistons dans leurs investigations. 4. Droit des cartels et concurrence déloyale L Helvetia respecte les principes de la concurrence libre et loyale. L Helvetia empêche tout comportement fautif de ses collaborateurs et collaboratrices au regard du droit des cartels. Si nécessaire, l Helvetia collabore avec les autorités. Nous adoptons une attitude indépendante et autonome sur le marché et évitons les comportements faussant la concurrence. 6. Discrimination L Helvetia s engage pour l égalité de traitement et l égalité des chances entre ses collaborateurs et collaboratrices. Nous nous abstenons de toute action discriminatoire en raison du sexe, de la religion, de l âge, de la race, de l origine, d un handicap, de l orientation sexuelle, de l activité politique ou syndicale. 8 Helvetia Code de Compliance Helvetia Code de Compliance 9
7. Protection du travail et de la santé L Helvetia veille à ce que ses collaborateurs et collaboratrices travaillent dans un environnement protégé du harcèlement. L Helvetia veille à protéger la santé et la sécurité de ses collaborateurs et collaboratrices sur leur lieu de travail. Nous nous abstenons de toute forme de harcèlement moral ou sexuel (acharnement, mise à l écart délibérée, humiliation, tentatives de rapprochement ou de dévalorisation, menaces). 8. Escroquerie, malversations, vol L Helvetia prend des mesures appropriées pour identifier précocement et éviter tout acte criminel. L Helvetia sanctionne les actes criminels tels que l escroquerie, les malversations ou le vol, la falsification de documents ou d enregistrements ainsi que l utilisation abusive d informations commerciales confidentielles. Nous nous abstenons de tout acte criminel et nous tentons d empêcher de tels actes. 9. Corruption active et passive L Helvetia empêche toute corruption active ou passive et sanctionne chaque infraction. La frontière entre les petits cadeaux acceptables dans le but d entretenir des relations d affaires stables et la corruption active ou passive visant à obtenir un avantage privé ou commercial déloyal est parfois ténue. Nous nous refusons à faire et à recevoir tout paiement en espèces ou d honoraires, tous cadeaux ou libéralités, à proposer ou à accepter des invitations de partenaires commerciaux ou de titulaires de fonctions politiques ou administratives, ayant pour but d obtenir un avantage privé. Cadeaux et libéralités Nous informons notre supérieur des cadeaux, libéralités, invitations et concessions particulières susceptibles d influencer notre indépendance dans la relation d affaires ou dans un processus décisionnel. 10. Conflits d intérêts L Helvetia est consciente des domaines d activité et activités engendrant des conflits d intérêts potentiels. Il y a conflit d intérêt quand des intérêts privés individuels (personnels ou familiaux) entravent d une quelconque manière les obligations ou intérêts de l Helvetia. Ils peuvent notamment résulter d activités commerciales ou de mandats extérieurs à l Helvetia, par exemple de l appartenance à des conseils d administration, à des associations, de l exercice de fonctions politiques ou publiques, d activités lucratives accessoires (en tant que fournisseur, conseiller) ainsi que de cadeaux, de libéralités et d invitations ou de systèmes d incitation inappropriés. Nous informons notre supérieur de nos activités privées dans lesquelles des intérêts personnels peuvent être en contradiction avec nos missions professionnelles et l accomplissement de nos devoirs. 11. Propriété intellectuelle et droits incorporels L Helvetia respecte la propriété intellectuelle des tiers, par exemple les droits d auteur, le droit des marques et des brevets ou les licences. Nous tenons compte des restrictions concernant l utilisation ou la copie des œuvres protégées en demandant l autorisation (licence) correspondante de l ayant droit. 10 Helvetia Code de Compliance Helvetia Code de Compliance 11
12. Respect de l environnement L Helvetia cherche à éviter une pollution excessive de l environnement. Nous veillons à un usage avisé des ressources naturelles. 13. Impôts L Helvetia respecte les dispositions fiscales applicables et condamne toute forme de délit fiscal. Dans le cadre de notre sphère d influence, nous nous abstenons de toute mesure engendrant des avantages fiscaux illicites pour l Helvetia, ses collaborateurs et collaboratrices ou ses clients. 14. Réclamations L Helvetia prend au sérieux les réclamations de la clientèle. Mise en œuvre Le code ne peut pas décrire toutes les situations critiques auxquelles nous pouvons être confrontés dans notre activité. En cas de doute ou d incertitude, vos supérieurs, les responsables du personnel ou de la compliance répondront à vos questions et vous aideront à prendre une décision lorsque vous êtes face à un dilemme. Si nécessaire, l Helvetia précise le code, pour le travail quotidien, par des instructions de travail internes, dans l esprit des principes et idées maîtresses énoncés. L Helvetia informe les collaborateurs et collaboratrices des règles applicables et veille à ce qu ils soient formés en conséquence. Il incombe aux différentes établissements de l Helvetia et à tous les collaborateurs et collaboratrices, depuis les cadres supérieurs jusqu aux collaborateurs et collaboratrices nouvellement engagés, de se comporter conformément aux règles. Les différents départements des établissements de l Helvetia assument la responsabilité première de faire respecter les règles applicables. Nous examinons les réclamations dans un souci de loyauté et de célérité. 15. Communication avec les médias, les actionnaires et les autorités L Helvetia poursuit une politique de communication et d information franche, honnête et crédible. Nous transmettons systématiquement les demandes des médias, des actionnaires et des autorités aux responsables de la communication compétents. Au cas où une information interne parviendrait de manière non intentionnelle à des tiers, nous veillons à ce qu elle soit détruite sans être reproduite. Nous informons immédiatement les supérieurs et les responsables de la communication compétents.. 12 Helvetia Code de Compliance Helvetia Code de Compliance 13
Infractions et sanctions Contact L Helvetia veut éviter les comportements illicites et contraires à l éthique. Les situations critiques doivent être décelées dès que possible afin d éviter tout préjudice grave pour l entreprise. Un échange d informations fluide et bien synchronisé entre l activité opérationnelle et les fonctions de contrôle et d assistance, telles que le Compliance Management, l audit interne, la gestion des risques, le service juridique et le service du personnel, est déterminant pour une prévention efficace. En cas de doute ou de dilemme, vous pouvez vous adresser au service de compliance locale ou du Groupe: compliance@helvetia.ch ou compliance@helvetia.com téléphone +41 (0)58 280 50 12 ou + 41 (0)58 280 50 11 Infractions L Helvetia compte sur ses collaborateurs et collaboratrices ainsi que sur les institutions représentatives des salariés pour la soutenir, s ils observent des infractions graves. L Helvetia encourage expressément les collaborateurs et collaboratrices à s adresser à leurs supérieurs, aux responsables du personnel ou de la Compliance quand ils observent des comportements contraires aux règles, tout particulièrement dans des cas d escroquerie, de malversation, de corruption, d ententes ou autres infractions restrictives de concurrence, de falsification du bilan ou d autres actes susceptibles d avoir des conséquences pénales ou civiles. Les déclarations de cette nature sont dans l intérêt de l Helvetia. Le collaborateur ou la collaboratrice faisant une telle déclaration n a pas à craindre de représailles, dans la mesure où il a donné cette information en son âme et conscience et dans une intention intègre. Sanctions L Helvetia sanctionne les infractions. Celles-ci peuvent entraîner des conséquences civiles et pénales en plus des conséquences prévues par la législation du travail. Concrètement, ces conséquences peuvent aller d une mise en demeure, d un avertissement ou de sanctions disciplinaires jusqu à un licenciement, à une demande de dédommagement et à une plainte pénale. 14 Helvetia Code de Compliance Helvetia Code de Compliance 15
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