Critères comparatifs

Sommaire Introduction 1. Veille et intelligence économique 1.1. Les sources d information 1.2. Identifier et collecter 1.3. Indexer, analyser et catégoriser 2. Portail d entreprise 3. Intranet documentaire et gestion de contenu 3.1. Annuaires 3.2. Communication 3.3. Travail collaboratif 3.4. Diffusion multi-canal 3.5. Gestion de contenu Critères comparatifs 1. Veille & Collecte 1.1. Types de sources 1.2. Recherche 1.3. Surveillance 1.4. Validation des données 1.5. Fonctions d analyse 1.6. Diffusion de la veille 1.7. Lien avec le collaboratif 2. Intranet documentaire 2.1. Content Management 2.2. Accès, Recherche & Diffusion 3. Travail collaboratif 3.1. Fonctions de base 3.2. Gestion de projet 3.3. Gestion des compétences 4. Portail 5. Administration 5.1. Installation de la solution 5.2. Supervision et maintenance de la solution 5.3. Mise à jour 6. Sécurité 6.1. Annuaire 6.2. Utilisateurs et groupes 6.3. Objets Content Management KM Portail Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 2

1. Veille et intelligence économique Les étapes de la veille dans l entreprise (Source : decisionnel.net) "L intelligence économique peut être définie comme l ensemble des actions de recherche, de traitements et de diffusion (en vue de son exploitation) de l information utile aux acteurs économiques " Henri Martre 1.1. Les sources d information Avec plusieurs milliards de pages théoriquement accessibles avec un simple navigateur, Internet est devenu une source d information qui semble inépuisable. Quel que soit le sujet, on peut être assuré qu il existe une importante documentation disponible et pertinente. Une question ne trouve pas encore de solution réellement satisfaisante : comment faire pour traiter les documents récupérés? D autant qu il existe une partie du Web que l on nomme invisible et qui, par définition, n est pas accessible parce que les pages n ont pas été indexées par les moteurs. Cette partie du Web est surtout constituée de bases de données en ligne auxquelles on ne peut accéder qu avec des outils spécifiques. Il existe aussi les informations issues des services de News, des forums et des mailinglists. Même si le Web est de plus en plus riche, il est loin d être la seule source d information : documents papier (journaux, lettres spécialisées ), bases de données documentaires externes et internes Il existe enfin d autres sources - images, sons, vidéo, plans et fichiers CAO - dont la gestion est plus complexe. 1.2. Identifier et collecter Après avoir identifié les sources, il s agit de les surveiller, pour ensuite déclencher la collecte lorsque de nouvelles informations sont apparues. De nombreux outils sont désormais disponibles : moteurs de recherche et d indexation, plein texte ou sémantiques, méta-moteurs, agents intelligents, outils de cartographie, de catégorisation, de localisation de compétences Content Management KM Portail Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 3

1.3. Indexer, analyser et catégoriser Intelligence économique : "Processus de collecte, traitement et diffusion de l'information qui a pour objet la réduction de la part d'incertitude dans la prise de toute décision stratégique. Si à cette finalité on ajoute la volonté de mener des actions d'influence, il convient de parler alors d'intelligence économique." Carlo Revelli Il s agit ici de classer et d indexer les documents afin de créer un corpus qui rendra la recherche plus efficace et générera des résultats pertinents et utiles. Différents types d outils peuvent être utilisés pour réaliser l analyse et la synthèse des informations stockées dans la base de connaissance : outils de catégorisation pour créer des arbres permettant de classer les informations en fonction des spécificités de l entreprise, outils d analyse de discours pour faire émerger les concepts clés et éventuellement établir des relations entre eux, outils de résumé automatique... Interactions des processus de gestion des connaissances et d intelligence économique (Source Décisionnel.net) Par rapport aux fonctions de collecte et d indexation des documents, les entreprises peuvent être classées en deux catégories : les producteurs d informations et les consommateurs d informations. Toutes les entreprises combinent ces deux activités, produire des documents et en rechercher sur des sources externes. Mais elles peuvent être classées dans l une ou l autre de ces catégories en fonction de la proportion de documents de sources internes et externes qu elles manipulent. 2. Portail d entreprise La notion de portail a largement évolué depuis plusieurs années pour passer d une simple interface ergonomique agrégeant quelques services et offrant un certain niveau de personnalisation à une application au périmètre fonctionnel beaucoup plus large qui constitue le point d entrée du système d information de l entreprise. Il permet aujourd hui d agréger et d intégrer les applications métier, les applications de travail collaboratif, les données structurées et non structurées et différents services sous un «look and feel» que l utilisateur peut personnaliser en fonction de ses besoins, le tout offrant des services d administration et de sécurité. Content Management KM Portail Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 4

Portails d agrégation et d intégration Agrégation de données externes et/ou internes Extension d une solution d EAI Intégration des applications Intranet Portails orientés métier Intégration avec les outils de l entreprise Accès à des services stratégiques : ERP, CRM, Business Intelligence Portails de collaboration et de gestion des connaissances Intégration de services transversaux de type gestion collaborative, workflow, gestion de contenu Portails génériques Base technique du portail d entreprise Extension des serveurs d application par modules Solution technique clé en main Catégories dans l offre des portails (Source : Improve) S il est difficile de mesurer avec précision le retour sur investissement d un portail, les bénéfices attendus sont variables en fonction de l orientation donnée à cette fenêtre sur le système d information de l entreprise : Amélioration de la productivité liée à un accès et à une circulation plus rapide de l information Réduction en impression et en diffusion de documents Achats centralisés Réduction des coûts de communication Par ailleurs, la finalité et le retour sur investissement ne seront pas les mêmes s il s agit d un portail destiné aux utilisateurs de l entreprise ou d un portail conçu pour les partenaires de l entreprise (en mode extranet). 3. Intranet documentaire et gestion de contenu Traditionnellement, les services techniques qui doivent être gérés par un intranet sont les suivants : Annuaires, communication, travail collaboratif, diffusion multi-canal, gestion de contenu. Annuaires La gestion des accès aux ressources (personnes, applications, ressources informatiques, locaux ) et des niveaux de services est une fonction essentielle de l intranet. Elle est censée apporter le niveau de sécurité nécessaire en regard de la confidentialité des informations disponibles sur l intranet. L annuaire est la base de données spécialisée qui est chargée de rendre ce service. Content Management KM Portail Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 5

Particularité des annuaires (Source : Construire un annuaire d entreprise avec LDAP Marcel Rizcallah - Editions d Organisations) : Les annuaires s appuient sur des bases de données mais ils possèdent des spécificités propres Ils sont plus sollicités en lecture qu en écriture Ils ne sont pas destinées à gérer des transactions complexes Ils doivent pouvoir être consultés à distance, quel que soit le niveau d équipement en réseau Ils doivent communiquer entre eux Ils classent les informations de façon hiérarchique Ils offrent un espace de noms homogènes Ils gèrent les habilitations sur les données de l annuaire lui-même Communication La messagerie électronique n est pas nouvelle, les entreprises informatiques ou la communauté scientifique l utilisaient déjà depuis de nombreuses années. Mais les systèmes utilisés étaient lourds, peu conviviaux et propriétaires. Aujourd hui, grâce aux technologies Internet et à une diffusion très capillaire des réseaux (une nouvelle étape va être franchie dans la mobilité avec les nouvelles générations de téléphonie mobile et les réseaux sans fil WLAN), l utilisation de la messagerie est aussi simple que celle du téléphone et à la portée de toutes les entreprises sous de multiples formes. Autour de la messagerie se greffent des applications connexes comme les forums de discussion, les listes de diffusion... Travail collaboratif La travail collaboratif regroupe des fonctions qui, jadis séparées et sous-tendues par des systèmes distincts, sont désormais supportées de manière intégrée dans un environnement intranet. Ces fonctions sont la communication, le travail en groupe et la coordination. Mis en place dans le domaine de la production depuis déjà longtemps sous des formes diverses, il n a été mis en œuvre dans le monde des services que de manière partielle car les outils n étaient pas vraiment disponibles. Parmi les applications phares, on peut citer les agendas partagés ou les systèmes de gestion documentaire Diffusion multi-canal Les terminaux se sont multipliés ces dernières années avec les assistants personnels, les PDA, les téléphones mobiles et ont dépassé le stade de gadget pour devenir de véritables postes clients du système d information. Les intranets doivent désormais tenir compte de cette multiplicité. Gestion de contenu Les services de gestion de contenu (Web Content Management) sont évidemment très complémentaires des services fournis par les solutions de gestion des connaissances. Ils prennent en charge la totalité du cycle de vie de l information, de sa création jusqu à sa diffusion, en passant par la validation, la mise en forme et la mise à jour. La notion de contenu est très générale et peut concerner le texte, le multimédia, les données structurées, les applications Content Management KM Portail Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 6

Sommaire Critères comparatifs 1. Veille & Collecte 1.1. Types de sources 1.2. Recherche 1.3. Surveillance 1.4. Validation des données 1.5. Fonctions d analyse 1.6. Diffusion de la veille 1.7. Lien avec le collaboratif 2. Intranet documentaire 2.1. Content Management 2.2. Accès, Recherche & Diffusion 3. Travail collaboratif 3.1. Fonctions de base 3.2. Gestion de projet 3.3. Gestion des compétences 4. Portail 5. Administration 5.1. Installation de la solution 5.2. Supervision et maintenance de la solution 5.3. Mise à jour 6. Sécurité 6.1. Annuaire 6.2. Utilisateurs et groupes 6.3. Objets Content Management KM Portail Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 7

1. Veille & Collecte 1.1. Types de sources 1.1.1. Internet Sites Web traditionnels Types de fonctions d aspirateur : Limitation de la profondeur Heuristique Filtrage du contenu Types de fichiers sur lesquels il est possible d effectuer des fonctions de crawling : HTML PHP ASP Frames Mode de gestion choisi pour les Frames? Mode de gestion choisi pour les dates du Web : Metatag Date dans le fichier Date du serveur http Mode de copie des fichiers en local : Brut Zip XML transformations Gestion des authentifications : user /pwd Gestion des proxys? Gestion de la NetEtiquette? Si Oui, comment : robots.txt Prise en compte propriétaire Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 8

Présence de fonctions de MétaMoteur? Si Oui, moteurs disponibles? Nombre de recherches simultanées? Possibilité de choix d une stratégie de camouflage? Possibilité de choix de stratégie pour le Web invisible? Volumétrie : Nombre de sites analysables? Nombre de pages web crawlables? Nombre de moteurs? Présence de fonctions de ré-accès? Possibilité de gestion du message d erreur 404? Présence de fonctions d extraction des news? Possibilité de gestion des «Hosts»? Possibilité d analyse de corpus Web & Liens? Forum/NewsGroup Possibilité de gestion native du protocole nntp? Stockage des documents? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 9

Fonctions de recherches sur les champs : Auteur Forum Date Présence de fonctions d analyse des liens entre user/newsgroup? Gestion des mailing lists Gestion native des protocoles : POP3 IMAP4 Choix de l abonnement du robot? Stockage des documents? Fonctions de recherches sur les champs : Auteur Forum Date 1.1.3. Bases de données internes Connecteurs standards supportés Bases de données : Access DB2 Informix MySQL Oracle POstgreSQL SQL Server Sybase GroupWare : Lotus Notes Exchange GED?, lesquels? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 10

ERP et Legacy Systems : Adonix Baan Intentia JD Edwards Navision Oracle Application People Soft SAP Connecteurs à d autres systèmes? Mode d ajout d une base : Développement de code Paramétrage Type de champs supportés par le système? Modes d ajout des champs aux champs standards? Mode de gestion du différentiel? 1.1.4. Bases de données externes Bases de données d informations : AFP Bases de données financières Factiva Lexis.Nexis Reuters Mode de gestion des bases : Par le web Spécifiquement Disponibilité de modules par fournisseur?, lesquels? Accords spécifiques avec des producteurs de données? Quel est le mode d authentification si ces bases sont gérées par le Web? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 11

Origine du lancement des requêtes? Mode de paiement? 1.1.5. Gestion des documents sur l Intranet Type de réseaux supportés : Novell NTFS Samba Unix Méthode du mapping entre Intranet et le Web : Par document Par source Global Mode de gestion de la propagation de la sécurité? Quels types de fichiers sont supportés? 1.1.6. Gestion des documents papier/ocr Présence d un module d OCR dans la solution?, quels modules OCR disponibles? 1.1.7. Gestion des réseaux d experts Présence d un module de réseau d experts? Présence d une fonction de cartographie d experts? Possibilité d extraction automatique des experts? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 12

Présence d un module de visualisation des liens entre experts? Présence de fonctionnalités de recherche d un expert? 1.2. Recherche 1.2.1. Fonctions des outils de recherche pour les veilleurs Recherche Possibilité de recherche plein texte sur tout le corpus? Type de recherche évoluée : Linguistique Sémantique Statistique Type de champs requétables? Possibilité de sauvegarder les requêtes? Niveau de détail de la liste retournée par une requête? Présence d un lien avec la catégorisation? Catégorisation Présence d un système de catégorisation dans la solution? Si Oui, quelles langues sont supportées? Mode de catégorisation : Automatique Cluster Classement Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 13

Interface de navigation? Possibilité de modification des catégories : Niveau d intervention de la catégorisation : Tout le corpus Par recherche Par source Diffusion & Visualisation Mode de visualisation des données : Logique portail Module de visualisation spécifique Possibilité d intégrer la solution à un portail? Si Oui, à quels portails? Dans le cas d un module de visualisation, quelles caractéristiques? Graphes Arbres Technologie : ActiveX Applet Web Win32 Quel est le temps d apprentissage? 1.2.2. Utilisation du Push & Alertes Présence d un module de push? Canaux de Push disponibles : Mail Portail Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 14

En cas de push par mail, types de réglages possibles : Fréquence Type de Mail supporté : Txt HTML Critères sur lesquels s effectue le push : Nouveau document Nouvelle modification Résumé Réglage des modes de push : Au niveau de l utilisateur Au niveau de groupes 1.3. Surveillance 1.3.1. Des pages Web Vérification des modifications sur les pages? Type d alertes fournies sur ces modifications? Liaison entre les alertes et le module de push? Nombre de versions possibles à conserver? Possibilité de régler ce nombre? Possibilité de rechercher dans les pages historiques? Possibilité de cibler les pages sur lesquelles le système suit les modifications? Si Oui, comment? A quel niveau? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 15

1.3.2. Des noms de domaines Présence d un mécanisme de surveillance sur les noms de domaines? Vérification de la suppression? Vérification de l apparition? Possibilité de recherches phonétiques? 1.3.3. Des forums Vérification des apparitions dans les forums? Si Oui, de quelle manière : Sur critère de contenu Par apparition Niveau où s effectue la modification : Fil de discussion Global Liaison entre les alertes et le module de push? Possibilité de cibler les forums sur lesquels le système suit les modifications? Mécanisme de filtres des alertes : Par nom de personnes Par thème Par date Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 16

1.4. Validation des données Fonctions GED manuelles possibles? Si Oui, de quelle manière : Changement de date Changement de titre Changement de résumé Gestion d un niveau de confiance des sources? Possibilité de gérer un niveau de confiance des documents? Possibilité d associer un forum : A une source A une recherche A une catégorie A un document Lien avec le groupware & workflow pour la validation des données? Lien avec les outils de collaboration en ligne pour la validation des données? Autres outils de validation?, lesquels? 1.5. Fonctions d Analyse 1.5.1. Résumé Présence d un système de résumé des données dans la solution? Si Oui, dans quelles langues? Si Oui, à quel niveau : Au niveau du corpus Au niveau des sources Au niveau d un document Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 17

Technologie employée : Extraction Reformulation Où sont visibles les résumés? Possibilité d effectuer des compressions? Temps de calcul par document? 1.5.2. Traduction Présence d un système de traduction des données? Si Oui, dans quelles langues? Si Oui, origine de la technologie employée? Possibilité d ajout de dictionnaires ad hoc? Si Oui, niveau d utilisation : Dans les recherches Dans la catégorisation Temps de calcul par document? 1.5.3. Catégorisation Présence d un système de catégorisation des données dans la solution? Si Oui, dans quelles langues? Niveau de la catégorisation : Au niveau du corpus Au niveau des sources Au niveau d un document Technologie employée : Cluster Temps de calcul par document? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 18

1.5.4. Analyse du discours Présence d un système d analyse du discours? Si Oui, dans quelles langues? Niveau où s effectue l analyse du discours : Au niveau du corpus Au niveau des sources Au niveau d un document Technologie employée? Mode de fourniture des résultats? Outil de visualisation? Opérations nécessaires pour préparer les données? Décrire : Temps de calcul par document? 1.5.5. Cartographie Présence d un système de cartographie dans la solution? Si Oui, dans quelles langues? Niveau où s effectue l analyse du discours : Au niveau du corpus Au niveau des sources Au niveau d un document Technologie employée? Mode de fourniture des résultats? Outil de visualisation? Temps de calcul par document? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 19

1.6. Diffusion de la veille 1.6.1. Système Mode de diffusion du travail de veille : Dans un portail dédié En intégration dans un portail classique En réplication dans le système groupware Mécanisme de diffusion : En différé En temps réel Présence d un outil de statistique de consultation pour le veilleur? 1.6.2. Personnalisation Possibilité pour l utilisateur de créer ses propres recherches? Possibilité pour l utilisateur final d interpeller les veilleurs (demande nouveaux thèmes, critiques etc )? Possibilité pour l utilisateur final de configurer son espace avec ses thèmes favoris? Possibilité pour l utilisateur final de gérer le push? 1.7. Lien avec le collaboratif Possibilité d interconnexion de la solution avec les outils de groupware? Disponibilité des données dans l outil de groupware? Si Oui, lequel : Lotus/Notes Exchange/Outlook Novell Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 20

Possibilité de partager les mails & les utilisateurs? Intégration d un moteur de workflow? Intégration du processus dans un workflow? Si Oui, avec un workflow standard? 2. Intranet documentaire 2.1. Content Management 2.1.1. API Documentaires Présence d API documentaires? Si Oui, sous quelle forme : ODBC C++ C Java Web Services Le système effectue-t-il une copie du document? Mode de l indexation : En direct En différé Mode de regroupement des documents : Par Bases Par Sources Par types Niveau auquel s applique la sécurité des documents? Le document possède-t-il une ou plusieurs fiches documentaires? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 21

Types de champs possibles? Besoin d intégration ou paramétrage : Intégration Paramétrage Quelles sont les limites sur les champs? Quelles sont les limites sur les tailles? Quelles sont les limites sur l indexation? 2.1.2. Acquisition de flux Présence d une gestion de flux documentaire dans la solution? Présence de batches d import? Si Oui, sont-ils schedulables? Présence d une console de monitoring des documents? Gestion des erreurs? Mode de traitement des flux XML? Intégration d une logique de connexion ordonnancée dans la solution? Existence de modules d acquisitions standards? Si Oui, pour quelles données : AFP Factiva Reuters RSS Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 22

2.1.3. Sauvegarde & Archivage Comment se fait la sauvegarde des données? Associée à des logiciels de sauvegarde standards? Possibilité d archiver le corpus : Globalement Par delta Comment remonter une configuration? 2.1.4. Validation Possibilité pour l administrateur de contrôler les données documentaires? Quelles métadonnées peuvent être modifiées? Existence d un processus de validation des documents? Existence d un processus de qualification des données? 2.1.5. Accès aux outils bureautiques Formats de fichiers bureautiques supportés : BM Smart Suite Corel Office OpenOffice Star Office Le système de GED est-il intégrable à un outil bureautique? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 23

2.2. Accès, Recherche & Diffusion 2.2.1. Intégration aux portails existant L outil dispose-t-il d une API pour s intégrer dans un portail? Présence d un portail dans la solution? Si Oui, sous quelle technologie? Possibilité d intégration à un portail du marché? Si Oui, quel(s) portail(s)? Existence de connecteurs aux portails standards et lesquels? Technologies d intégration supportées? Java.NET WebServices ODBC Autre 2.2.2. Recherche / Outils de recherche pour l utilisateur final Back office Type de documents à traiter : Doc Ppt Xls Pdf Txt Xml Possibilité de mélanger des sources de données hétérogènes (ex Web / Fichier)? Metadonnées indexées : Date Titre Extrait Taille Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 24

Comment la date est-elle déterminée pour les pages Web? Quelles sont les technologies sous-jacentes : Statistique Sémantique La solution utilise-t-elle un thésaurus ou un réseau de concepts : Thesaurus Réseau de concept Compatibilité avec les normes européennes? Existence d un module d import de thésaurus? Existence d un outil de classement? Technologie utilisée? Couplage entre recherche et classement? Si Oui, de quelle manière? Front office : module de recherche Type d interface : Interface simple Interface de recherche avancée Type d opérateurs acceptés dans les deux modes? Fonctionnement du moteur de recherche en mode Full Text? Intégration d une logique sémantique dans le moteur? Si Oui, de quelle manière? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 25

Logique de navigation : A plat Catégories Couplées Type de métadonnées que l on peut rechercher : Titre Extrait Abstract Traduction Longueur Date Type de métadonnées visualisable : Titre Extrait Abstract Traduction Longueur Highlight Date Type de processus de Highlight? Fonctions annexes Existence des forums : Sur documents Sur catégories Globaux Existence de fonctions d annotations suite à la recherche et la consultation des documents? Existence d un module spécial de visualisation des résultats et/ou de cartographie du corpus de résultat? Fonctions techniques Quelle est la volumétrie? Nombre maximum de documents? Taille maximum des documents? Nombre maximum d utilisateurs? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 26

Nombre maximum de requêtes / sec.? Temps de réponse moyen? Nombre d utilisateurs simultanés maximum? Nombre de machines/nombre d utilisateurs? Volumétrie de stockage proportionnelle au document? 3. Travail collaboratif 3.1. Fonctions de base 3.1.1. Accès à la messagerie Intégration d une messagerie propriétaire? Protocoles de messageries supportés : POP3 IMAP4 SMTP Intégration en natif de la solution natif avec les logiciels de groupware : Exchange LotusNotes Novell 3.1.2. Workflow Existence d un Workflow? Si Oui, est il paramétrable? Peut-il s intégrer avec d autres applications? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 27

3.1.3. Bookmarks Intégration de Bookmarks dans la solution? Possibilité de paramétrer le look & feel? Les bookmarks sont-ils globaux? Ont-ils des fonctions d annotation? Ont-ils des fonctions de recherche? Comment se fait la sécurité? 3.1.4. News Possibilité de créer, éditer, diffuser des News par la solution? Possibilité de paramétrer le look & feel? Les News sont elles des documents dans le système? Existence d un outil éditorial Web intégré? 3.1.5. Forums L outil gère t-il des forums? Les forums sont-ils propriétaires?, quelle technologie? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 28

Possibilité de paramétrer le look & feel? Intégration des forums des produits suivants : Lotus/Notes OpenText Phorum Si Oui, de quelle manière? Existence d un outil de recherche dans les forums? Possibilité de connecter l outil aux forums publics? Quel est le lien des forums avec le mail standard? 3.1.6. FAQ Existence d un module de FAQ dans la solution? Si Oui, comment sont gérés les droits? Possibilité de paramétrer le look & feel? Les FAQ sont ils arborescents? 3.2. Gestion de projet 3.2.1. Back office Intégration Comment s intégrer avec MS Exchange? Comment s intégrer avec LotusNotes? Comment s intégrer avec Microsoft Project? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 29

Projet global Intégration de la notion de projet dans la solution? Si Oui, quelle est la définition d un projet? Les utilisateurs ont-ils des droits différents? Si Oui, lesquels? Quels sont les types de membres? Pour quels usages? Projet type/template Existence de types de projets paramétrables dans des templates? Possibilité de modifier les templates : Look & feel Processus Gestion du temps Existence d un module de gestion du temps dans les projets? Existence un module d optimisation des ressources? Existence d un module de gestion des coûts associés : Existence d un module de gestion des tâches? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 30

Reporting Comment se fait le reporting des projets? Possibilité d intégrer la solution à des outils standards de reporting? Si Oui, lesquels? Workflow intégré Existence d un module de workflow intégré? Comment fonctionne t-il? Quels sont les processus existants? Possibilité d ajout de processus? 3.2.2. Front office Intégration Possibilité d intégration avec : Outlook Lotus/Notes Navigateur Applicatif (type VB ou autre) Fonctions utilisateurs Types de fonctions : Contact Téléphone Messagerie instantanée Chat, forum Comment se fait pour l utilisateur l intégration des fonctions tâches/agenda? En quoi le projet devient-il un espace de capitalisation de données? Comment se font les recherches dans le projet? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 31

Possibilité de rechercher : Une personne Un projet par son contenu Un projet par ses documents Comment se fait le couplage avec la gestion de compétences? Comment est visible le workflow intégré? 3.3. Gestion des compétences 3.3.1. Back office Intégration Comment se fait l intégration à une base de donnée RH? Comment se fait l intégration à un ERP? Quels sont les modules standards de connexion à un ERP : SAP PeopleSoft Oracle LDAP Compatibilité LDAP : Comment se fait la synchronisation? Fourniture d un annuaire LDAP propriétaire? Avec quels annuaires LDAP est-il compatible? Possibilité de synchronisation avec un annuaire Notes? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 32

3.3.2. Front office Déclaration des compétences Quels sont les types d experts référencés? Auto déclaration des compétences Possibilité pour les experts de s auto déclarer? Existence un processus de validation de cette déclaration? Quel est le rôle de la hiérarchie? Quels sont les champs et éléments que l expert peut déclarer? Nature des choix : Choix contraints Champs en texte libre Déclaration des compétences automatiques Possibilité d automatiser l extraction d expertise : Si Oui, quelle technologie est appliquée? A partir de quels éléments sont t-ils découverts? Sont-ils prévenus qu ils sont devenus experts? Critères de recherche de personnes Comment se fait le choix des compétences? La recherche est-elle en texte libre? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 33

Possibilité d une recherche : Linguistique Sémantique Une compétence non trouvée génère t-elle une alerte pour le responsable RH? Les compétences sont-elles accessibles via une arborescence de compétences? Eléments retournés par la recherche : Nom Personne Téléphone Mail Lieu Etablissement Couplage avec la gestion de projets Compatibilité entre la gestion de compétence et la gestion de projet? Les experts sont-ils dans les projets? Les compétences sont-elles déduites en partie des projets? Intermédiation questions/réponses Le module d expert fournit-il un module de type questions / réponses? Ce module apporte t-il une information pour identifier les experts? Comment sont identifiés les experts pour router les appels? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 34

4. Portail Intégration d un portail standard dans la solution?, lequel? La solution est-elle compatible avec un portail : Portail d infrastructure, lesquels? Portail de publication et d information, lesquels? Mode d intégration de la solution à un portail : API d intégration API de personnalisation API de connexion Adaptation de la solution aux problématiques de Recovery? Adaptation de la solution à la problématique d équilibrage de charge? Adaptation de la solution à la problématique de redondance? Un fournisseur de portail fournit-il les modules applicatifs de l éditeur de la solution KM/intranet/travail collaboratif? Volumétrie maximale : En nombre d utilisateurs En nombre d utilisateurs simultanés En mode requêtage En mode consultation Possibilité d administration de la solution dans le portail? Compatibilité de la solution avec les navigateurs? Internet Explorer, versions? Netscape, versions? Présence de fonctions de Single Sign-On dans la solution? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 35

5. Administration 5.1. Installation de la solution Quels sont les logiciels nécessaires? Système d exploitation : Bases de données : Système d indexation full text : Groupware : Combien de temps faut-il pour installer la solution? Automatisation de la solution? Possibilité de superviser la solution manuellement? L architecture est-elle compatible avec les spécifications RAID 0 à RAID 5?, lesquelles? Peut-elle être réalisée en mode tolérance de pannes? Est elle scaleable? Quelles sont les dimensions? 5.2. Supervision et maintenance de la solution Possibilité de connecter la solution à des outils d administration? Si Oui, lesquels? Possibilité de rebooter sans intervention? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 36

La gestion à distance permet-elle? De démarrer D arrêter D analyser les performances Modes de lancement des alertes : Sur flux Sur charges Sur pannes Compatible de la solution avec le protocole SNMP? Disponibilité de logs? Si Oui, sont-ils : Standards Propriétaires Outils fournis pour analyser ces logs? En cas de reprise sur erreur, combien de temps faut-il pour remonter une installation? Si on perd toutes les données, combien de temps faut-il pour ré indexer tout le système? Type de la sauvegarde : Mode propriétaire Standard type base de données Quelles compétences sont nécessaires dans les domaines suivants : Système d exploitation : Administration de bases de données : Compétences fonctionnelles : L éditeur de la solution a t-il des partenaires qui font de la TMA? Si Oui, lesquels? Y a t-il des retours clients qui permettent de calculer un TCO? Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 37

5.3. Mise à jour Quel est le calendrier des nouvelles versions : Versions majeures : Versions mineures : Possibilité de mise à jour à chaud? Disponibilité de patches? Si Oui, à quelle fréquence? La mise en place des patches se fait de manière : Standard Propriétaire Existence d un extranet pour le téléchargement des patches? Possibilité d automatiser les mises à jour? 6. Sécurité 6.1. Annuaire Présence d un annuaire dans la solution? Si Oui, que gère-t-il? Quelle est la logique de rafraîchissement? L annuaire est-il : Global Local avec des mécanismes de réplication Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 38

Compatibilité de l annuaire avec le protocole LDAP? Si Oui, à quel niveau : En accès En réplication En API Type d annuaire : Propriétaire LDAP (Open Source) Oracle Novell 6.2. Utilisateurs et groupes La sécurité est-elle gérée : Au niveau de l utilisateur Au niveau des groupes Est-il possible de créer des sous-groupes avec des mécanismes d ACL? Quelle est la volumétrie supportée en matière de : Groupes : D utilisateurs : De droit sur les objets : Quels types d interface permet-il de gérer la sécurité : Interface Web Interface de l application 6.3. Objets Quel est le niveau de granularité géré : Global Par source (groupe de documents) Par documents Comment les objets sont-ils organisés : Par type de données Par source Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 39

La sécurité permet-elle de masquer certaines parties d un document? Le résultat d une recherche montre-t-il les documents auxquels l utilisateur n a pas accès? Où est stockée la sécurité par document? Est-elle cryptée? Comment s effectue la synchronisation entre les documents par des applications tierces et la solution qui permet d y accéder? La sécurité s effectue-t-elle par : Rôle En mode d accès : lecture/écriture/édition Content Management - KM - Portail - Intranet documentaire guidescomparatifs.com Mai 2003 Page 40