R Nadine P., Finance Le code de conduite de Ceridian
Table des matières Un message de Kathryn V. Marinello...page 1 Introduction...page 2 Où obtenir de l aide...page 3 Respect, sécurité et comportement sur les lieux de travail...page 4 Renseignements de nature exclusive et autres actifs...page 5 Conflits d intérêts...page 6 Limites en matière de cadeaux, de repas et de divertissement...page 7 Relations avec les fournisseurs et les consultants...page 8 Normes d éthique commerciale...page 9 Organismes gouvernementaux...page 10 Conformité aux enquêtes administratives gouvernementales...page 10 Activité politique...page 11 Rapports financiers et registres comptables...page 12 Lignes directrices sur le commerce international...page 13 Conformité et mesures disciplinaires...page 14 Index...page 15 R Floyd M., Payroll
Un message de Kathryn V. Marinello Présidente et chef de la direction Chères collègues, chers collègues, À titre d employé de Ceridian, chacun de nous a l obligation d agir dans le respect des normes d éthique. C est une responsabilité que nous devons prendre très au sérieux. Plus qu une simple question de conformité sur le plan juridique et réglementaire, les normes d éthique servent d assises à des pratiques commerciales loyales et à des relations fructueuses avec nos clients, nos employés, nos partenaires, nos fournisseurs et les collectivités dans lesquelles nous travaillons. Notre code de conduite reflète notre mission et dicte les principes qui guident nos pratiques et nos décisions d affaires. Il s applique à tous les employés de Ceridian les membres du conseil d administration, les employés à temps plein et à temps partiel et les employés de tous les autres échelons. Consultez-le régulièrement dans le cadre de vos fonctions et avant de prendre des décisions et discutez-en avec votre supérieur. Il est essentiel que tous les employés respectent des normes d excellence fondées sur l éthique et l intégrité. Valeurs fondamentales de Ceridian, l honnêteté et l intégrité doivent faire partie de notre quotidien et de toutes nos interactions. La mission de Ceridian : être juste et équitable dans ses communications, transactions et décisions. Nous voulons que nos employés se sentent à l aise de poser des questions, d exprimer leurs préoccupations et de signaler tout manquement au code. Le but de notre code de conduite n est pas seulement de vous indiquer la voie à suivre sur le plan éthique, mais également de vous aider à signaler et à empêcher les manquements, les violations ou les comportements contraires à nos valeurs. De nombreuses ressources sont mises à votre disposition pour vous permettre d exprimer vos préoccupations et de rapporter, en toute confidentialité ou dans l anonymat, une situation ou une conduite contraire au code. Pour connaître ces ressources, consultez le code de conduite. Recevez, chères collègues, chers collègues, mes salutations chaleureuses. Kathy Marinello Présidente et chef de la direction Ceridian Corporation 1
Introduction Ceridian est résolument tournée vers une culture axée sur le succès qui favorise les grandes réalisations pour chacun des clients, chacun des employés et, à terme, pour l organisation. Cet engagement repose sur une mission et sur un ensemble de valeurs qui dictent chacun de nos gestes. Nous sommes tous tenus de respecter les normes, les valeurs et le code de conduite de Ceridian, ce qui veut dire également signaler toute irrégularité ou soulever des interrogations. N hésitez pas à remettre en question ce qui vous semble contraire à nos politiques, à nos valeurs ou à notre code de conduite, même si c est un geste ou une tâche que votre supérieur vous demande d exécuter. L application des normes d éthique commence d abord par vous. Valeurs fondamentales de Ceridian Excellence en matière de rendement Nous nous efforçons de toujours accomplir nos activités avec constance et fiabilité, d être responsables et de respecter nos engagements. Nous établirons des objectifs et des normes et mesurerons notre réussite à la lumière de ces derniers. Honnêteté et intégrité L honnêteté et l intégrité sont au cœur de nos activités. Nous prêcherons par l exemple en témoignant de la confiance et un esprit d équipe et en faisant preuve de transparence dans toutes nos interactions. Approche axée sur le client Nous prenons les devants pour comprendre les besoins des clients et pour améliorer continuellement notre service. C est le critère ultime sur lequel reposent nos décisions en matière d investissement et de renouvellement du personnel. Des employés très productifs Entreprise axée sur le rendement, Ceridian emploie des personnes passionnées par leur travail, qui se sentent respectées et qui sont en mesure d atteindre leur plein potentiel. Notre personnel reflète la diversité des collectivités au sein desquelles nous vivons et travaillons. Mike B., U.K. 2
Où obtenir de l aide Nous devons respecter le code de conduite et signaler les violations. Bien que les directeurs demeurent les personnes les plus qualifiées pour vous aider au chapitre de l éthique, Ceridian met tout de même à votre disposition d autres ressources pour vous fournir de l aide. Il est primordial de demander de l aide lorsque vous en avez besoin et de signaler tout manquement à notre code de conduite. Soyez sans crainte! Vous ne perdrez pas votre emploi ni ne serez victime de représailles pour avoir remis en question une pratique de Ceridian ou pour avoir dénoncé un manquement aux politiques de l entreprise. Les représailles sont contraires à notre code de conduite. Les politiques et les pratiques comportent parfois des exceptions. Si vous constatez une situation qui n est pas expliquée dans le présent guide ou qui semble justifier une exception, vous devez en parler à votre directeur. Celui-ci consultera la haute direction ou le Service juridique de Ceridian pour déterminer si une exception est justifiée.. Ressources... Un cadre supérieur. Un avocat de Ceridian. Votre conseiller des ressources humaines. Corporate Security. Le Service de la sécurité de l entreprise (1 952 853-5850). La ligne d assistance en matière d éthique de Ceridian 1 952 853-5013 ou 1 800 849-3580. Si vous le désirez, vous pourrez garder l anonymat. Le système Ethicspoint, auquel vous accédez à l adresse www. ethicspoint.com/fr/ ou en composant le 1 866 384-4277, permet de rapporter, en toute confidentialité et dans l anonymat, tout comportement suspect en matière de finances, qu il s agisse de comptabilité, de vérification financière, de gestion de contrats ou de fraudes. Une icône vers le système Ethicspoint est affichée dans notre réseau intranet. Q& R Q. Vais-je me retrouver dans le pétrin si je dénonce une violation au code de conduite?? R. Il est très important de demander de l aide lorsque vous en avez besoin et de signaler tout manquement au code de conduite. Tout signalement fera l objet d une enquête et soyez assuré que nulles représailles ne seront exercées contre vous. Q. Est-il vrai que ma déclaration demeurera confidentielle? R. Oui, dans la mesure du possible. Seules les personnes qui doivent absolument être informées le seront. Toutefois, il faut savoir que, dans certains cas, la loi ou une procédure administrative ou judiciaire oblige l organisation à rendre l incident public. Ceridian fera alors tout en son pouvoir pour garder votre anonymat. L utilisation du système Ethicspoint garantit l anonymat. 3
Respect, sécurité et comportement sur les lieux de travail Nous sommes fiers d offrir à nos employés un environnement de travail sécuritaire qui respecte les lois environnementales ainsi que les lois en matière de santé et de sécurité et qui permet à chacun des employés de contribuer au succès de l entreprise. Ceridian offre un environnement dynamique et enrichissant qui favorise la croissance des employés et leur permet de s exprimer ouvertement.. La diversité de notre effectif et des apports de chacun ainsi que le point de vue des employés enrichissent notre entreprise. En favorisant une culture inclusive, nous permettons à tous nos employés de se sentir intégrés, appréciés et respectés au travail et de ne pas craindre l intimidation. Prendre les mesures qui s imposent pour créer le meilleur environnement de travail qui soit à Ceridian. Traiter tous les employés avec respect et dignité. Demander l aide des ressources humaines si vous croyez être traité injustement. Dénoncer, si vous croyez qu une personne a été victime de représailles. Agir de manière responsable pour protéger les employés et l environnement de travail. & Q. J ai entendu la conversation téléphonique d un collègue qui menaçait une autre personne. Que devrais-je faire? Q R A. Parlez-en à votre directeur afin qu une enquête soit menée. Q. Mon directeur me harcèle et je crois que c est parce que j appartiens à une culture différente de la sienne. Que dois-je faire pour qu il cesse? A. Le traitement respectueux de tous les employés fait partie des valeurs de Ceridian. Parlez de votre situation avec un membre du personnel du Service des ressources humaines. Jody L., Payroll 4
Renseignements de nature exclusive et autres actifs & R l entreprise, mais mon directeur refuse. Pourquoi? Q. Je veux installer mon nouveau logiciel de création graphique sur le portable de R. Ceridian détient une licence d utilisation de plusieurs logiciels et n autorise pas l installation de logiciels dont elle n a pas la licence. Les employés qui ne respectent pas la loi sur le droit d auteur pourraient être tenus de verser des montants en réparation civile ou pourraient faire l objet de sanctions pénales. Notre Service des technologies de l information a établi une politique concernant les logiciels qui peuvent être installés sur les ordinateurs de l entreprise. Consultez-la pour obtenir Nous sommes tous responsables de protéger l information confidentielle et les actifs de l entreprise, c est-à-dire d en empêcher la perte, le vol ou la mauvaise utilisation. Par renseignement de nature exclusive, on entend tout document «confidentiel» ou non divulgué publiquement ou toute information qui pourrait nuire à Ceridian advenant sa divulgation en dehors de l entreprise. Ces renseignements de nature exclusive incluent l information que nous possédons sur nos clients et nos employés. L information contenue dans un document rendu public, tel un communiqué de presse, n est pas confidentielle; vous pouvez donc en parler sans problème. L information concernant l entreprise doit toujours être véridique et complète. Les actifs de l entreprise comprennent les ordinateurs, les logiciels, les présentations contenues dans ces ordinateurs, les cellulaires, les BlackBerry, l équipement de bureau, etc. plus de renseignements sur l installation de logiciels. Q. Puis-je mentionner à un collègue d une autre région qu un nouveau vice-président entrera en fonction la semaine prochaine? R. Vous ne pouvez parler d un changement de personnel qu après son annonce officielle. Q. J ai vu ma collègue inscrire des numéros d assurance sociale sur un bout de papier, puis le mettre dans sa poche. Que devrais-je faire? R. Il s agit là d un manquement grave qui exige une action immédiate. Exemples de renseignements confidentiels à ne pas divulguer : Les renseignements confidentiels sur les employés de nos clients, par exemple les salaires. Les acquisitions, démantèlements et fusions en cours. Les produits et services non publicisés. Les transactions de clients, à moins qu elles n aient déjà été divulguées dans les communiqués de presse. Les stratégies de tarification. Les renseignements confidentiels sur nos employés, incluant les salaires et l état de santé. Les changements de personnel imminents et non encore divulgués. Les litiges. Communiquez cette information à votre directeur ou aux ressources mentionnées dans le code de conduite. Q. J ai un ami qui travaille pour le concurrent de Ceridian et qui me pose souvent des questions à propos de nos produits et de nos chiffres d affaires. Que puis-je lui dire? A. Vous ne devez discuter que de l information déjà rendue publique, tels des communiqués de presse. Les communiqués destinés uniquement aux employés de Ceridian et les documents confidentiels ne doivent jamais être divulgués à l extérieur de l entreprise. 5
Conflits d intérêts Vous êtes tenu d agir dans l intérêt de Ceridian et de ne pas vous exposer à de potentiels conflits d intérêts. Il y a conflit d intérêts ou apparence de conflit d intérêts lorsque vous ou une personne de votre entourage a des intérêts professionnels ou personnels réels ou potentiels en concurrence avec le travail que Ceridian vous a confié et qui peuvent vous empêcher d accomplir ce travail avec impartialité ou d être loyal envers Ceridian. Des situations qui surviennent par suite d activités personnelles, sociales, financières ou politiques ou avec des relations d affaires peuvent vous mettre en position de conflits d intérêts. Il est difficile de décrire tous les conflits d intérêts possibles, mais en voici deux exemples : solliciter des clients de Ceridian en leur offrant des produits ou des services déjà vendus par Ceridian ou en devenant employé, consultant ou membre du conseil d administration chez un concurrent de Ceridian. En outre, vous ne devez pas créer de liens d affaires qui pourraient être raisonnablement perçus comme portant atteinte aux intérêts de Ceridian. Vous êtes tenu de divulguer tout conflit d intérêts potentiel à votre directeur ou aux ressources mentionnées dans le code de conduite. Éviter les conflits d intérêts suivants : Posséder un nombre important d actions d un concurrent. Demander ou accepter de l argent, des cadeaux ou toute forme de rémunération de toute personne dans le but de promouvoir ses intérêts auprès de Ceridian. Utiliser pour son profit des renseignements confidentiels de Ceridian. Agir comme fournisseur ou soustraitant de Ceridian de votre propre chef ou par l intermédiaire d une entreprise dont vous-même, un membre de votre famille ou une personne vivant sous votre toit est copropriétaire. Toute exception à cette règle doit être approuvée par le Service juridique de l entreprise ou, dans le cas d un administrateur non employé par Ceridian, par le conseil d administration ou son délégué. Investir dans une entreprise dans laquelle Ceridian a investi ou est en train d investir sans l approbation du Service juridique de l entreprise ou, dans le cas d un administrateur non employé par Ceridian, par le conseil d administration ou son délégué. Établir des relations d affaires avec d anciens employés de Ceridian moins d un an après leur départ, à moins que ces relations soient approuvées par un membre de la direction ou par un conseiller en ressources humaines d une unité fonctionnelle. Jouer de son influence pour faire embaucher des amis ou des parents comme employés ou consultants de Ceridian ou participer directement au processus décisionnel d embauche. Superviser directement ou indirectement le travail d une personne avec qui vous entretenez une relation amoureuse. Avoir des intérêts d affaires extérieurs qui vous empêchent d exécuter votre travail à Ceridian. & Q. Ma belle-sœur est à la recherche d un emploi. Puis-je la faire embaucher à Ceridian? Q R R. Vous avez le droit de recommander des personnes à Ceridian. Cela dit, vous ne devez pas jouer de votre influence pour faire embaucher des parents ou des amis comme employés ou consultants, ni participer au processus décisionnel d embauche. Q. Ma collègue possède une entreprise d aménagement paysager. J ai remarqué qu elle travaillait pour sa propre entreprise pendant ses heures de travail chez Ceridian. Que devrais-je faire? R. Utiliser le temps de travail ou les ressources de Ceridian à des fins personnelles est un conflit d intérêts. Communiquez ce fait à l une des ressources mentionnées dans le code de conduite. Q. J ai créé du matériel didactique pour le programme MieuxVivre. Suis-je autorisé à utiliser ce matériel pour un cours que je donne ailleurs qu à Ceridian? R. Sans doute pas! Mais comme chaque situation est unique, nous vous suggérons d en discuter avec l une des ressources mentionnées dans le code de conduite. Harrison W., Comdata 6
Limites en matière de cadeaux, de repas et de divertissements Il est de notre devoir de prendre des décisions responsables concernant les cadeaux et les divertissements à donner et à recevoir. Bien que les cadeaux modestes aient souvent pour but l établissement d un climat de bonne volonté avec les clients et les fournisseurs, ils peuvent également être perçus comme des conflits d intérêts ou en créer. Chacune des décisions que nous prenons doit servir d abord et avant tout les intérêts de Ceridian et non les nôtres. Les cadeaux doivent être appropriés, raisonnables et acceptables dans un contexte commercial et n avoir que peu de valeur. Ils doivent également respecter les lois locales ainsi que la politique de l entreprise du destinataire. Les cadeaux ou les divertissements destinés à des fonctionnaires peuvent faire l objet d une réglementation plus stricte. En cas de doute, vérifiez ce qui est permis auprès de votre directeur ou d une ressource mentionnée dans le code de conduite. Ce qu il faut savoir sur les cadeaux Ils doivent être offerts dans un contexte d affaires et être appropriés. Ils doivent avoir une valeur minime, ne pas être offerts dans le but d obtenir des avantages, et NE PAS donner l impression d influencer le destinataire. Ils ne doivent pas enfreindre de lois et respecter les normes d éthique généralement reconnues en matière de lois anticorruption en plus de la politique de l entreprise du destinataire. Ils doivent être acceptables dans un contexte d affaires et respecter les principes d éthiques publics. & R 10e anniversaire de notre relation d affaires? Q.Puis-je inviter mon client dans un restaurant gastronomique pour célébrer le R. La valeur des cadeaux doit être limitée et raisonnable pour ne pas donner l impression d influencer le destinataire en vue de jouir d un avantage concurrentiel ou de le conserver. Les cadeaux doivent également respecter la politique de l entreprise du destinataire. Il existe des façons plus appropriées de souligner ce type d anniversaire. Vous pourriez, par exemple, inviter le client dans un restaurant plus modeste ou lui offrir un article promotionnel arborant le logo de Ceridian accompagné d une carte de remerciement. Q. Un fournisseur potentiel m offre de passer une fin de semaine gratuitement dans un centre de villégiature de golf. Est-ce acceptable? R. Demandez-vous si ce cadeau a peu de valeur et s il donne l impression d influencer votre décision de faire ou non des affaires avec ce fournisseur. Dans ce scénario, vous devez remercier le fournisseur, mais refuser son cadeau. En cas de doute, consultez les ressources mentionnées dans le code de conduite. Vous devez refuser ou retourner les cadeaux qui sont contraires à notre politique. Q. Le fournisseur que je viens d embaucher pour un projet vient de m offrir un chèquecadeau de 50 $ accompagné d une carte de remerciement. Puis-je conserver le chèque-cadeau ou dois-je le retourner? R. Bien que les cadeaux d entreprise de valeur minime soient acceptables, nous vous suggérons de toujours les remettre à des organismes de charité. Dans ce scénario, demandez-vous si le fournisseur tente d influencer vos futures décisions d affaires. Discutez-en avec votre directeur ou avec les ressources mentionnées dans le code de conduite. 7
Relations avec les fournisseurs et les consultants En créant un environnement concurrentiel entre ses fournisseurs, Ceridian s assure d acheter des produits et des services haut de gamme aux meilleurs prix. Les critères d embauche des consultants doivent reposer uniquement sur leurs qualifications et sur nos exigences. Nous devons toujours traiter nos fournisseurs de façon équitable et impartiale et énoncer très clairement nos exigences avant l attribution des contrats. Ne pas laisser entendre à nos fournisseurs qu ils ne peuvent vendre quoi que ce soit à Ceridian à moins d acheter ses produits et services en retour. Cette pratique pourrait entraîner des mesures de réciprocité et empêcher Ceridian d obtenir des produits et des services haut de gamme aux meilleurs prix. Selon le niveau d autorisation exigé, tel qu il est mentionné dans notre politique de délégation du pouvoir d approbation, le gestionnaire responsable d un projet doit approuver le recours à des consultants, et un contrat écrit doit encadrer cette relation. Il va de soi que les consultants ne doivent pas être embauchés pour commettre des actes illégaux ou douteux ni contrevenir à notre code de conduite. & Q. Au cours d une récente présentation de vente à un client potentiel une chaîne de fournitures de bureau ce dernier m a dit qu il n achèterait chez nous que si, en retour, nous achetions toutes nos fournitures de bureau chez lui. Que dois-je lui dire? Q R R. Nos décisions d achat reposent sur le choix de fournisseurs qui répondent le mieux à nos besoins et qui offrent les meilleurs prix. Nous ne pouvons pas accepter d acheter des biens ou des services d un client potentiel ou actuel sans que notre Service d approvisionnement vérifie d abord les conditions d achat. N oubliez pas de consulter notre politique de délégation du pouvoir d approbation pour savoir quelle est la personne autorisée à prendre cette décision. En soi, il n y a rien de répréhensible à acheter des biens ou des services d un client potentiel ou actuel. Q. Ceridian a-t-elle établi des directives précises sur l embauche des consultants? R. Les consultants sont tenus aux mêmes normes d excellence que les employés de Ceridian. Ils doivent également respecter les politiques et le code de conduite de Ceridian. Consultez notre politique de délégation du pouvoir d approbation pour savoir qui peut embaucher des consultants. Un contrat écrit, détaillant notre relation d affaires avec le consultant, et approuvé par un avocat de Ceridian, doit être conclu. Votre unité peut également appliquer ses propres politiques d embauche de consultants. 8
Norme d éthique commerciale Nous vendons les produits et services Ceridian pour servir les intérêts de nos clients. Malgré une concurrence féroce, nous respectons des principes d intégrité très stricts. Il est important de présenter fidèlement nos produits aux clients, que ce soit par le marketing, la publicité, les présentations aux clients potentiels, les offres et les rencontres. Nous sommes fermement convaincus qu il faut faire preuve d une intégrité absolue dans le cadre de nos activités commerciales. C est pourquoi nous avons l obligation morale de ne pas faire mauvais usage de la propriété intellectuelle des clients, fournisseurs, partenaires, concurrents et autres entreprises. Les renseignements exclusifs des autres entreprises doivent être traités comme s il s agissait des nôtres. Vendre les produits et services de Ceridian pour leurs qualités et en fonction des intérêts des clients. Représenter fidèlement nos produits et services, que ce soit au moment de les commercialiser, de les publiciser ou de les présenter à des clients potentiels. Ceridian ne souscrit aucunement, ni directement ni indirectement, au paiement de quelque montant que ce soit dans le but d influencer indûment la décision de clients, de fournisseurs ou de fonctionnaires ou d employés d organismes gouvernementaux en vue d obtenir ou de conserver des avantages concurrentiels, de persuader des dirigeants ou des employés d autres entreprises de ne pas ou de mal exécuter leur travail ou d influer sur le processus législatif. Heath F., HRO & R Q. Je ne trouve pas inapproprié de me faire passer pour un client potentiel auprès d un concurrent afin d en apprendre davantage sur ses produits.? R. Cette pratique est répréhensible. Vous ne devez pas obtenir de l information sur les concurrents par duperie, fausse représentation ou autre subterfuge illégitime. En cas de doute, renseignezvous. Q. Une employée de notre concurrent travaille maintenant pour nous. Puis-je l interroger sur les nouveaux produits que prévoit lancer notre concurrent? R. Non. Nous ne devons jamais obtenir de renseignements sur les concurrents de manière inappropriée, ce qui comprend demander de l information à un ancien employé qui a le devoir de ne rien divulguer. Q. J ai trouvé sur le Web de l information sur les produits d un concurrent. Et je constate que notre produit est de loin supérieur au sien. Puis-je envoyer ce lien à des clients potentiels? R. Toute information que nous utilisons doit provenir d une source fiable. Vous pouvez envoyer le lien, mais à condition de pouvoir confirmer votre source et de ne pas avoir obtenu l information de manière inappropriée. 9
Organismes gouvernementaux Plusieurs règles strictes et précises ont été établies pour guider nos interactions avec les représentants et les employés d organismes gouvernementaux. Nous devons en tout temps nous garder d exprimer tout point de vue sur les lois, les réglementations ou les politiques au nom de Ceridian, à moins d avoir reçu une autorisation préalable du Service juridique de Ceridian à cet égard. Toujours se conformer à la procédure d approvisionnement ainsi qu aux règles et règlements gouvernementaux. Ne pas oublier que de nombreux pays interdisent à leurs fonctionnaires d accepter des cadeaux, des repas ou toute forme de gratification et imposent des règles strictes concernant la sous-traitance, la comptabilisation et l imputation des coûts ainsi que l embauche d anciens employés. & Q. Un fonctionnaire de l administration locale visite notre bureau. Puis-je lui offrir des articles promotionnels arborant le logo de Ceridian pour lui souhaiter la bienvenue? Q R A. Il est possible que le fonctionnaire ait reçu l interdiction d accepter tout cadeau d une entreprise. Accueillez-le chaleureusement et faites-lui part de notre volonté d établir une bonne relation d affaires. Conformité aux enquêtes administratives gouvernementales Dans le cadre de nos fonctions, des organismes gouvernementaux chargés d examiner certaines activités ou décisions concernant nos employés ou clients peuvent communiquer avec nous. Il est vraisemblable que de telles enquêtes gouvernementales soient menées dans le cadre d une loi applicable. Toute demande de renseignements de ce type doit être traitée adéquatement au sein de Ceridian et être transmise à un avocat de Ceridian. Si un avocat veut vous parler, consultez d abord un avocat de Ceridian avant de répondre. Q& R Q. Que dois-je faire si un fonctionnaire veut m adresser, au travail, une citation à comparaître? R. Communiquez immédiatement avec un avocat de Ceridian. 10
Activité politique Nous sommes encouragés à participer au processus politique et à soutenir les candidats de notre choix, à condition de le faire hors des heures de travail et, ce faisant, de ne pas utiliser le nom ni les ressources de Ceridian. Comme entreprise, Ceridian doit respecter des lois qui peuvent restreindre l utilisation de fonds au cours du processus électoral. Q& R Q. J ai reçu au travail le courriel d un collègue sollicitant des dons pour un candidat politique. Est-ce correct? R. Non. Nous avons une politique de non-sollicitation interdisant l envoi d un tel courriel. Consultez l une des ressources mentionnées dans notre code de conduite pour en savoir davantage. Ne pas utiliser les ressources de Ceridian pour soutenir publiquement un parti politique ou un candidat ou pour rembourser les contributions politiques faites personnellement, exception faite de ce que le comité d action politique de l entreprise a autorisé. Les actifs de Ceridian ne peuvent pas servir à financer des activités politiques. Dans les pays où les contributions politiques sont permises, les demandes doivent être soumises au Service juridique de Ceridian. Namita V., LifeWorks 11
Rapports financiers et registres comptables Nous avons la responsabilité de tenir des registres précis, à jour et complets sur nos processus de gestion quotidiens. Les dépenses professionnelles doivent être raisonnables, documentées et soumises en temps opportun et être effectuées dans un but précis. Des contrôles administratifs et comptables ainsi que des vérificateurs externes aident à assurer l exactitude de nos rapports. La politique de conservation des données et des dossiers de Ceridian, qui s applique aux documents papier et aux documents électroniques, doit guider le choix des dossiers à conserver. Toujours consigner et diffuser, que ce soit à l intérieur ou à l extérieur de l entreprise, des renseignements exacts, à jour et complets pour donner une image juste. Se conformer aux politiques de son unité fonctionnelle en matière de frais de déplacement et de représentation. Consigner les coûts comme il se doit, sans les substituer ni les transférer (par exemple, il est interdit de convertir les frais d un repas en frais de taxi ou de les inscrire sous une autre rubrique que la restauration). Les dépenses professionnelles doivent être raisonnables, normales et nécessaires. Elles doivent être liées à un objectif légal et être conformes à l éthique, tant par leur nature que par le montant engagé. De plus, elles ne doivent compromettre d aucune façon l intégrité de Ceridian, de ses employés ou de toute autre entreprise ou personne. Les dossiers ne doivent être conservés que pour la durée de leur utilisation immédiate, à moins que la loi, des litiges ou des ordonnances d un tribunal ne vous obligent à les conserver plus longtemps ou qu ils servent de référence interne ou historique. La politique de conservation des données et des dossiers de Ceridian, qu il est possible de consulter sur notre réseau intranet, doit être respectée. Il est interdit aux cadres, directeurs, employés ou autres personnes agissant sous leur autorité de commettre un acte illégal en forçant, en manipulant, en trompant ou en influençant de façon indue les vérificateurs indépendants chargés de vérifier ou d analyser nos états financiers. & Q. Notre service a désigné une journée annuelle de mise au rebut au cours de laquelle nous sommes tous invités à nous débarrasser de documents et de matériel périmés. Comment faire pour savoir ce qui peut être jeté? Q R R. Consultez la politique de conservation des données et des dossiers de Ceridian. En cas de doute, vérifiez auprès de votre directeur. Q. Lorsque j ai fait un voyage d affaires pour le compte de Ceridian, je suis restée quelques journées de plus pour visiter ma sœur. Puis-je imputer toutes mes dépenses à Ceridian? R. Non. Seule la portion des dépenses de votre voyage d affaires peut être imputée à Ceridian. Consultez notre politique de remboursement des dépenses pour obtenir plus de détails. 12