Web Conférence : Comment se conformer aux nouvelles obligations fiscales et légales du FEC (Fichier des Écritures Comptables)? En partenariat avec
Vos interlocuteurs Annie Morel Directeur Associé E&Y Société d Avocats Maximilien Demeaux Responsable Pôle Dématique Applium Samuel Benelheni Consultant avant-vente OpenText Bertrand Dalaison Directeur Associé Applium 2
Vos Objectifs répondre à l'obligation légale dans les temps s'assurer de la qualité des fichiers à fournir tracer vos opérations comptables étendre votre archivage fiscal aux documents non structurés (fax, email, PDF...)
Sommaire Les obligations liées à l'arrêté du 29 juillet 2013 Présentées par Annie MOREL, Directeur Associé EY Société d'avocats (anciennement Ernst&Young Société d'avocats) - membre des équipes efiscalité et ancienne de la BVCI (Brigade de Vérification des Comptabilités Informatisées) La solution globale SAP Présentée par Maximilien DEMEAUX (Responsable Pôle Dématique et solutions Achat chez Applium) et Samuel BENELHENI (OpenText) L'extraction des données et documents au format réglementaire et leur conservation Présentée par Maximilien DEMEAUX (Responsable Pôle Dématique et solutions Achat chez Applium) La piste d'audit Présentée par Samuel BENELHENI (Consultant avant-vente chez OpenText)
Sommaire Les obligations liées à l'arrêté du 29 juillet 2013 Présentées par Annie MOREL, Directeur Associé EY Société d'avocats (anciennement Ernst&Young Société d'avocats) - membre des équipes efiscalité et ancienne de la BVCI (Brigade de Vérification des Comptabilités Informatisées) La solution globale SAP Présentée par Maximilien DEMEAUX (Responsable Pôle Dématique et solutions Achat chez Applium) et Samuel BENEHLI (OpenText) L'extraction des données et documents au format réglementaire et leur conservation Présentée par Maximilien DEMEAUX (Responsable Pôle Dématique et solutions Achat chez Applium) La piste d'audit Présentée par Samuel BENHELI (Consultant avant-vente chez OpenText)
EY : A leading practice 2013 Ranking - source: Juristes Associés Radiographie n 382 Rank CA 2012 Rank CA 2011 Law firm FY12 Sales Turnover (M ) FY11 Sales Turnover (M ) FY10 Sales Turnover (M ) FY12Nb fee earners 1 1 FIDAL 317.7 309.8 300.0 1,374 2 2 CMS Bureau Francis Lefebvre 159.7 153.2 145.9 370 3 4 Ernst & Young Société d Avocats 147 147.0 136.0 528 4 3 Gide Loyrette Nouel 134.5 133.8 143.2 330 5 5 Landwell & Associés 120.4 113.8 113.2 421 10 12 Baker & McKenzie 86.2 81.6 73.5 172 12 11 Taj 80.7 80.0 74.5 367 39 41 Arsène Taxand 24.7 20.8 18.7 70
Recognized for tax: 65% turn over share Recommended in 2012/2013: «Essential»: Transaction Tax, Tax policy & controversy, International groups Tax, LBO Tax, International mobility «Excellent»: Labour law in M&A, employee savings, Transfer pricing «Strong reputation»: VAT, Social restructuring, Customs, Real Estate Tax, Social security 2013 : 1st M&A Tax structuring team «Tier 3 Ernst & Young Société d Avocats» (2013) «Unique Firm» Recommended in 2013: **Computing law ** Internet law Private Equity: N 4 Social Law: N 4 Intellectual Property: N 5 Recommanded in 2011 European Legal Experts Catégories : «Tax firm», «Employment», «IT Telecoms & the internet», «Intellectual Property», «Full Service» Tax: 1st among Big Four
A natural legal potential moving ahead to 2020! Commercial Law TESCM Law Legal Compliance Indirect Tax Coporate Re-org TESCM Assurance ITS Debt Restructuring IP/IT Data Privacy Advisory Law MDP Strategy TAS/ TT Transaction Law Buy and sell side due diligence BTS HC Corporate Re-org Global mobility Pensions Due Diligence
La 3 ème Loi de Finances Rectificative pour 2012 a rendu obligatoire la présentation de la comptabilité sous format informatique lorsque : Le contribuable est soumis par le CGI à une obligation de tenir une comptabilité La comptabilité est tenue par système informatique Entrée en vigueur : avis de vérification adressé à compter du 1 er janvier 2014 Sanction : la non-communication sous forme électronique entraîne une amende d un montant minimum de 1 500 d amende ou 5 du chiffre d affaires déclaré ou rehaussé, si ce dernier montant est supérieur Le périmètre des données comptables visées : Les exercices visés : Cadre légal Exercices 2013 et suivants : A communiquer obligatoirement sous le format fixé par l arrêté signé le 29 juillet 2013 Exercices antérieurs à 2013 : doivent être communiqués sous forme de fichier mais peuvent être communiqués en retenant le format actuellement proposé dans le cadre de l option offerte de communiquer la comptabilité sous forme de fichier
Cadre légal Le périmètre des données comptables visées : Comptabilité générale et comptabilités auxiliaires : Contenu du fichier des écritures comptables dans le cadre de l al 1 du L47-A-I LPF : L ensemble des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d un exercice est remis dans un fichier unique, dénommé fichier des écritures comptables, dans lequel les écritures sont classées par ordre chronologique de validation. Ce fichier est constitué des écritures après opérations d inventaire, hors écritures de centralisation et avant détermination du résultat comptable. Il comprend les écritures de reprise des soldes de l exercice antérieur et contient, dans l ordre et pour chaque écriture, les informations minimales suivantes (ordre précis à respecter cf. tableur) mais également l ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé comptable de l entreprise. Les écritures sont classées par ordre chronologique de validation Après opérations d inventaire et hors écritures de centralisation Le fichier comprend les écritures de report à nouveau et contient pour chaque écriture l ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé comptable de l entreprise les 18 premières informations devant respecter un ordre précis Le fichier est détruit à la fin des opérations de contrôle
Cadre légal
Déroulement du contrôle ALTO 2 Ce texte pose les bases d une nouvelle approche du contrôle fiscal mené par le vérificateur général (VG) Cette procédure est mise en œuvre par le VG et non par les BVCI (Brigades de vérification des comptabilités informatisées) Le fichier des écritures comptables doit être communiqué lors de la 1 ère ou 2 ème réunion avec le VG. C est, via l utilisation d Alto 2 lisant le FEC, que le VG consulte et analyse la comptabilité de la société vérifiée : Il n y aura plus de communication de balances générale et auxiliaires ni d impression d extraits de comptes Le VG pourra réaliser des opérations simples (tris, extractions, totaux, sous-totaux, ) sur les écritures remises : Rapprochement automatique avec la liasse fiscale (pas de rapprochement automatique avec les CA3) Consultation de comptes et consultation d écritures (sélectionnées dans un compte avec les contreparties) ; Recherche syntaxique (établie sur la lecture des libellés contenus dans le FEC) combinables avec des montants et des dates Analyses statistiques : nombre moyen de transactions par compte / montant maximum et minimum des transactions Calcul de soldes intermédiaires au jour le jour ou mensuellement (position «anormale» d un compte à un instant t caisses débitrices) Analyse TVA Calcul de la capacité d autofinancement Recherches des produits/charges toujours payés par caisse et paiements en espèces supérieurs à 3.000, des charges supérieures a x pour les comptes 6xx Le fichier est détruit à la fin des opérations de contrôle La communication du fichier des écritures comptables n est pas dépendante de la participation des BVCI.
Déroulement du contrôle Le débat oral et contradictoire : Moins de réunions dans les locaux de l entreprise = moins d occasions d échanger avec les agents chargés de la vérification La DVNI propose une démarche de contrôle que se veut transparente et prenant en compte l organisation des sociétés : au début du contrôle Pour les sociétés ayant la réputation d avoir une démarche collaborative, remise d une feuille de route présentant les objectifs du vérificateur et comment va se dérouler le contrôle. Communication d un questionnaire simple pour comprendre l organisation comptable de la société. Le questionnaire explicitera le nombre de FEC que la société a constitué et se propose de remettre aux vérificateurs (un FEC centralisateur et des FEC par établissements, comptabilités auxiliaires, métiers etc ) Les vérificateurs devraient présenter oralement et par écrit la démarche suivie ayant abouti à la sélection de certaines écritures et les sociétés apporteront les réponses justifiant ou non de leur traitement comptable et fiscal. Des analyses automatiques qui sélectionnent des écritures comptables à investiguer des interrogations sur le futur : La formation des vérificateurs et le nombre d analyses standards que va déployer la DGFIP ALTO 2 et le cadre règlementaire : quelles limites aux analyses automatiques réalisées par ALTO 2? Qu est ce que l on entend par traitement simple? Le contenu des propositions de rectification : les analyses automatiques faites dans ALTO 2 doivent elles être explicitées et détaillées? L absence d un tel argumentaire pourrait elle être considérée comme un défaut de motivation?
Comment se préparer à un contrôle? Etre prêt à remettre le fichier des écritures comptables c est : 1. Auditer le fichier afin de valider le respect des conditions de forme posées par l arrêté ministériel : Format des dates, des signes Une structure de fichier a respecter Un fichier exhaustif 2. Auditer le fichier sur la question de la conformité du fichier au regard des règles comptables. Respect des principes de : Chronologie Intangibilité et irréversibilité (sans blanc ni altération) Permanence du chemin de révision Lisibilité de la comptabilité 3. Analyser ses écritures comptables comme le ferait la DGFIP afin d identifier les risques fiscaux et décider de la position de l entreprise versus actions correctrices /gestion du contrôle : Revue fiscale reposant sur un système expert;
L obligation de présenter un FEC Le futur? Les réflexions de la DGFIP et de l OCDE laissent présager que les systèmes d information vont de plus en plus être visés comme source d information et outils de contrôle : En France : Article L 47 A III : La copie et l emport de fichiers/tables (comptabilité et applications métiers) lors des interventions inopinées qui peuvent avoir lieu en première phase du contrôle fiscal PLFR : La remise de la comptabilité analytique (cadre les prix de transfert) et des comptes consolidés pour les grandes entreprises (DGE/DVNI) L OCDE et les États dans le cadre de la lutte contre l évasion fiscale (BEPS) envisagent : Des actions pour suivre et taxer l économie numérique Des actions pour disposer d outils pour aider les états à identifier les zones de risques et le plus tôt possible les positions agressives fiscalement retenues par les sociétés outils basés sur l exploitation d informations communiquées par les sociétés et échangées entre administrations (données agrégées et balances des paiements / données détaillées et états financiers et déclarations fiscales) pour les prix de transfert et la TVA
Sommaire Les obligations liées à l'arrêté du 29 juillet 2013 Présentées par Annie MOREL, Directeur Associé EY Société d'avocats (anciennement Ernst&Young Société d'avocats) - membre des équipes efiscalité et ancienne de la BVCI (Brigade de Vérification des Comptabilités Informatisées) La solution globale SAP Présentée par Maximilien DEMEAUX (Responsable Pôle Dématique et solutions Achat chez Applium) et Samuel BENEHLI (OpenText) L'extraction des données et documents au format réglementaire et leur conservation Présentée par Maximilien DEMEAUX (Responsable Pôle Dématique et solutions Achat chez Applium) La piste d'audit Présentée par Samuel BENHELI (Consultant avant-vente chez OpenText)
Chiffres clés Applium 100% dédié à SAP 11 années d existence 80 consultants fonctionnels et techniques 4 Agences : Paris, Lyon, Lille et Bordeaux 15 recrutements prévus en 2014 10 années d expérience moyenne de nos consultants SAP 8 millions d uro de CA Page 17
Nos prestations Conseil amont : Assistance Maîtrise d Ouvrage, définition des besoins, étude de cadrage, adéquation fonctionnelle, optimisation de processus, mise en place d indicateurs métier Mise en œuvre : conception, prototypage, paramétrage, reprise des données, développement d interfaces et de fonctions supplémentaires, mise en place d outils de reporting et de pilotage, mise en œuvre de solutions de mobilité, ergonomie utilisateurs, pilotage et organisation de projets Optimisation et assistance post-démarrage : Support standard SAP, maintenance applicative (TMA), archivage, optimisation de code, évolutions réglementaires (normes SEPA, Sarbanes Oxley ), évolution des autorisations Administration et infrastructure : installation des solutions SAP, exploitation et administration SAP et bases de données, montées de versions, installation des Support Packages et Enhancements Packages, optimisation des performances Conduite du changement : analyse des processus, formations fonctionnelles et techniques, évolution des métiers, communication projet Page 18
Consulting : Interventions en sous-traitance de SAP France Partenariat SAP Missions Spots : Interventions ponctuelles sur problématiques complexes Missions longues, participation aux projets de mise en œuvre de SAP Formations : Formateurs certifiés SAP Réalisation de formations inter et intra-entreprises Distributeur (DVA) : Distribution de l ensemble des solutions de l offre SAP / Business Objects Intégration des solutions All-in-One pour IM&C (Industrial Machinery and Components) et Prestataires de Services Focalisation sur les PME/PMI Centre de Support Certifié : Réalisation du Support de niveau 1 et 2 Certification SAP PCoE (Partner Center of Expertise) obtenue en mai 2012 Page 19
Notre offre Analyse du SI Mettre en place le programme des écritures de Report à Nouveau Faire tourner le DART et extraire le FEC Avec vos spécifiques Préparer le fichier des écritures de Report à nouveau pour les 3 derniers exercices Contrôler la qualité du format du FEC Vous préparer une procédure pour les prochaines occurrences Entre 2 et 10 jours selon la complexité de vos SI et de vos besoins
Analyse du SI Cartographie système Interfaces de chargement d écritures comptables de systèmes externes dans SAP Volumétrie des données comptables Sociétés Comptes généraux Pièces comptables
Programme d écriture de Report à Nouveau
Les Solutions Solution personnalisée via le DART Programme de report à nouveau (prérequis) Programme DART (outil standard d extraction et d affichage des données) Programmes spécifiques de personnalisation (zones supplémentaires à la demande du client)
Points d attention Le FEC doit répondre uniquement aux normes de la comptabilité française : ne pas tenir compte des écritures relatives à d autres normes (IFRS, IAS, US GAAP ) Gestion du statut de pièce d écriture (réelles, maintenues ) Vérifier la séquence des tranches de numéros Journal des pièces diverses (OD) Problématique des données archivées dans SAP
Points d attention Compression de pièces comptables Modules logistiques MM et SD explication via des reports logistiques Interface avec des applications externes : Compression faite par SAP au moment de l intégration des données explication via les reports de l outil externe (hors périmètre SAP) Compression faite dans un outil externe explication via les reports de l outil externe (hors périmètre SAP) Cas «exotiques» (spécifiques clients, )
Moyens de contrôle du FEC Contrôles de volumétrie : Etude comparative avec les tables comptables (BKPF, BSEG ) Contrôles qualitatifs État standard des postes individuels État standard des soldes Vérifier les soldes des comptes de résultat et comptes de bilan avant et après le report à nouveau
Sommaire Les obligations liées à l'arrêté du 29 juillet 2013 Présentées par Annie MOREL, Directeur Associé EY Société d'avocats (anciennement Ernst&Young Société d'avocats) - membre des équipes efiscalité et ancienne de la BVCI (Brigade de Vérification des Comptabilités Informatisées) La solution globale SAP Présentée par Maximilien DEMEAUX (Responsable Pôle Dématique et solutions Achat chez Applium) et Samuel BENEHLI (OpenText) L'extraction des données et documents au format réglementaire et leur conservation Présentée par Maximilien DEMEAUX (Responsable Pôle Dématique et solutions Achat chez Applium) La piste d'audit Présentée par Samuel BENHELI (Consultant avant-vente chez OpenText)
Présentation OpenText # EIM 60 Offices around the world $1,4 Billion Global Revenue $1 Billion R&D Investment 50k # of Customers 22 years of Innovation 5000 # of Employees 141 Countries # Supported
SAP et OpenText 20 ans de partenariat SAP Portal Content Management SAP Portal Site Management SAP Travel Receipts Management SAP Document Presentment SAP Employee File Management SAP Digital Asset Management SAP Extended ECM SAP Invoice Management 2008 2013 2012 2011 2010 2009 Co-innovation CMIS interface SAP Archiving & Document Access 2007 Co-development of DoD 5015.2 certified Records Management OpenText acquires IXOS 2000 2003 First ISV Powered by SAP NetWeaver SAP CRM co-development 1997 SAP ITS co-development (Internet Transaction Server) 1992 SAP ArchiveLink co-development, IXOS-ARCHIVE for SAP R/3
Transactions Standard SAP CRM SD SAP PLM MM External content FI SAP SRM SAP Document Access par OpentText La solution est basée sur 2 composants : Archive Server : archivage des données transactionnelles des documents entrants et sortants. DocuLink qui permet d accéder de façon transverse à l information sous forme de vues à 360 SAP Document Access d OpenText Vue à 360
La Piste d Audit pour le FEC La Piste d audit concerne l ensemble des documents et des données relatifs aux transactions réalisées par l entreprise. Le système doit permettre de restituer toutes les séquences d évènements ayant participées à ce résultat. L entreprise doit mettre en œuvre des contrôle documentés et permanents pour justifier leurs comptes. Or dans SAP l information est décomposée en transaction, il n y a pas de vue globale à 360 du processus qui rassemble à la fois les documents structurés et non-structurés.
Piste d audit : écran principal
Piste d audit : Commande Clients Les lignes de données en jaune (commandes client) correspondent à des données archivées Les autres lignes correspondent à des données dans la base vivante SAP.
Piste d audit : Commande Clients
Piste d audit : commandes d Achat Ouverture depuis la transaction SAP Axe d analyse Documents papier Documents bureautiques Affichage de l original Documents sortants Intégration d email
OpenText Document Access Coffre-Fort électronique Legacy System Arrêt ancien système SAP ou Non-SAP Données transactionnelles Solution Manager Ready Document Access offre une vue à 360. Document Access facilite le contrôle documenté et permanent. Documents non-structurés (entrants ou sortants)
États standard à archiver Journaux - Journal compact des pièces - Journal des pièces comptables Balances - Comptes généraux - Fournisseurs - Clients Grands Livres - Pour les comptes généraux - Pour les auxiliaires États de contrôle - Nº manquants dans attribution nº de pièces - Numéros de facture attribués en double
L ALV est conservée
En cas de Contentieux Fiscal 6 ans 4 ans INVOICE 10 ans 3 ans LOG 3 ans 2 ans STATS 6 ans 3 ans CMDE 4 ans FEC 39
Signature électronique Le module «Electronique Signature» offre un mécanisme de signature électronique conformes aux normes en vigueurs. Les certificats sont proposés par des Tiers. Une copie image du Grand Livre et de la Liasse Fiscale peuvent être signés électroniquement. 40
Workflows de modification et de validation La création de workflow entièrement graphique permet de répondre à toutes les exigences métiers. Le contrôle et la traçabilité sont garantis de bout en bout, y compris en ce qui concerne les mécanismes de signature. 41
Normes réglementaires 42
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Vos contacts Annie Morel Directeur Associé +33(0)1 55 61 12 62 +33(0)6 74 58 25 78 annie.morel@ey-avocats.com Samuel Benelheni Solutions consultant +33 (0)6 11 44 36 54 sbenelhe@opentext.com Maximilien Demeaux Responsable Pôle Dématique +33 (0)1 70 36 70 46 +33 (0)6 98 84 97 11 maximilien.demeaux@applium.fr Marc-Fabian Jourdain Senior Manager +33(0)1 55 61 17 50 +33(0)6 86 42 25 99 marc.fabian.jourdain@ey-avocats.com Anabel Ribardière Responsable Field Marketing France, OpenText aribardi@opentext.com +33 (0)6 60 24 82 25 Bertrand Dalaison Directeur Associé +33 (0)1 41 05 39 01 +33 (0)6 09 69 90 27 bertrand.dalaison@applium.fr Fabien Grattepain Directeur Commercial +33 (0)1 41 05 39 07 +33 (0)6 14 73 12 95 fabien.grattepain@applium.fr Page 44
MERCI www.applium.fr www.ey.com www.opentext.fr 45
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