Compte-rendu d expérience JURA Elektroapparate AG Simple et rapide La société suisse JURA Elektroapparate AG consolide et budgétise avec un logiciel d IDL Le spécialiste des machines à café, Jura, a connu une croissance continue ces dernières années. Par conséquent, l entreprise avait besoin d un programme de consolidation efficace pour remplacer Microsoft Excel et a décidé de mettre en place IDLKONSIS.
Simple et rapide pour une consolidation performante Fondée en 1931, la société suisse JURA Elektroapparate AG se concentre aujourd hui sur les machines à café de spécialité haut de gamme, innovantes et entièrement automatiques, destinées aux ménages ainsi qu à une utilisation au bureau et dans la restauration. Cette entreprise privée embauche environ 630 employés à l échelle mondiale et comprend 18 sociétés distributrices ou entreprises en joint venture depuis 2008. Pour l exercice 2008, 13 p. 100 du chiffre d affaires total d environ 400 millions CHF ont été générés sur le marché suisse, et 87 p. 100, sur les marchés internationaux. tributaire des normes Swiss GAAP FER. Dans le passé, nous avons assuré la consolidation grâce à Microsoft Excel. Au cours des dernières années, nous avons toute fois connu une croissance continue. Avec l arrivée de quatre nouvelles entreprises en 2008, nous avons tout simplement dû mettre en œuvre un programme de consolidation plus efficace, affirme M. Wehrli. Thomas Wehrli, responsable des comptes de groupes, déclare que l établissement du bilan de la société est Des règles prédéfinies convaincantes En tout, trois systèmes ont été présélectionnés. M. Wehrli et son équipe ont également eu recours à des visites de référence comme critère de sélection. Au fond, la société recherchait une solution clé en main qui garantirait la consolidation financière de manière simple et rapide. Nous recherchions un outil englobant des logiques pour l élimination du capital propre et la consolidation de la dette. Avec les systèmes de grande envergure, il faut définir tout cela de zéro ; il n existe pas de règles prédéfinies. Nous voulions toutefois une solution facile à mettre en œuvre contenant déjà les définitions de base et adaptée par ailleurs à une moyenne entreprise comme la nôtre, explique M. Wehrli. La budgétisation et les prévisions assorties de comparaisons entre les objectifs et les faits devraient également être possibles. Nous voulions par ailleurs une interface simple avec Excel (ODBC) afin de pouvoir importer et exporter directement des valeurs et des formules avec Excel. Il va sans dire que les coûts devraient aussi rester raisonnables. 2
KONSIS L interface avec Excel facilite la mise en œuvre La société a finalement opté pour le logiciel de consolidation IDLKONSIS en association avec l interface d Excel IDLCONNECTOR du fournisseur IDL. La solution nous a particulièrement convaincus en raison de son formulaire de saisie dans Excel qui est très pratique et peut être utilisé sans problème par les entreprises. Avec beau coup d autres programmes, les sociétés distributrices qui doivent saisir les données sont obligées d installer un programme supplémentaire et d en apprendre le fonctionnement. En revanche, avec IDLKONSIS, le programme crée la logique requise dans Excel, et les utilisateurs n ont qu à poursuivre leur travail avec un programme qu ils maîtrisent déjà bien. De plus, la saisie dans Excel oblige les entreprises à vérifier encore les données avant de les transmettre. C était un gros avantage pour nous, déclare M. Wehrli avec conviction. Nous avons également apprécié la collaboration étroite d IDL avec le fournisseur Cubeware qui était déjà bien connu à JURA. La mise en œuvre rapide parle d elle-même : en juin 2008, on a décidé de faire un investissement après la démonstration et les visites de référence récentes de mai, et le projet a été lancé en juillet. Dès août 2008, on a entamé l élaboration du plan comptable et des rapports. La société a travaillé en parallèle avec les deux systèmes jusqu en septembre. Depuis le bilan mensuel d octobre, seul IDLKONSIS est utilisé pour la clôture mensuelle des comptes. Entre-temps, le logiciel a également été utilisé pour l établissement du budget de 2009. Nous procédons à un redressement budgétaire chaque mois et nous envisageons aussi d établir dès l an prochain des prévisions, c.-à-d. des budgets remaniés, et ce, tous les trois ans. D ici là, toutes les données auront été saisies dans le système, et nous pourrons alors établir des comparaisons entre les objectifs et les faits et des ana lyses de dérogation pour chaque entreprise, explique M. Wehrli. Les moyennes entreprises sont les premières à profiter Le logiciel fonctionne sur une banque de données SQL et il est régulièrement utilisé par deux ou trois employés. Il s avère non seulement que l interface d Excel est très conviviale mais aussi que l on peut rapidement se familiariser avec le logiciel lui-même et le mettre en œuvre. M. Wehrli est convaincu de la pertinence de la solution. Les coûts sont restés raisonnables comme nous le souhaitions. La solution est donc particulièrement adaptée aux moyennes entreprises. D après moi, le rapport de saisie dans Excel à l intention des utilisateurs étrangers est une idée particulièrement brillante. Les contrôleurs des sociétés distributrices peuvent l utiliser immédiatement et de façon intuitive. Dans l ensemble, il a déjà remarqué une réduction de la charge de travail liée à la collecte des données du fait que ces dernières ont été rassemblées à l avenant et peuvent être facilement saisies. Par ailleurs, la qualité des données s améliore sans cesse. Les erreurs sont très rares, et l efficacité est globalement accrue. 3
CONNECTOR Par rapport à la situation précédente, la mise en œuvre du logiciel de consolidation est un grand pas en avant que nous devions faire étant donné le nombre accru d entreprises. Par ailleurs, dans Excel, le risque d erreur est élevé. En revanche, dans le nouveau système, on est contraint de respecter certaines règles. Un gros sy s- tème aurait en outre nécessité de faire appel à d autres conseillers et nous aurait obligés à tout définir et mettre en œuvre nous-mêmes. Tout en étant peut-être plus souple, cela aurait exigé plus d efforts. En tant que moyenne entreprise, nous ne disposons tout simplement pas des ressources nécessaires à l exécution d un tel projet. De plus, IDL emploie des conseillers très qualifiés dans les domaines de la comptabilité et de la consolidation qui offrent un excellent soutien, conclut M. Wehrli. DONNÉES, FAITS, CONNAISSANCES... Foundation : 1931 Profil : Collaborateurs : La société suisse JURA Elektroapparate AG conçoit et distribue des machines à café et à expresso haut de gamme, innovantes et entièrement automatiques, destinées aux particuliers ainsi qu à une utilisation au bureau, dans l industrie et dans le secteur de la restauration. environ 630 (à l échelle mondiale) Chiffre d affairs : environ 400 millions CHF (2008) Adresse: JURA Elektroapparate AG Kaffeeweltstrasse 10 CH-4626 Niederbuchsiten www.jura.com IDL 07/2009 4
www.idl.eu Sites du groupe IDL: Allemagne, Autriche, Suisse, France Siège: IDL GmbH Mitte Tannenwaldstraße 14 61389 Schmitten + 49 (0) 6082 9214-0