La GMAO du ba timent "Les Portes de Paris" 1, rue du Rempart 93196 NOISY LE GRAND CEDEX Tel: 01 55 85 09 00 Fax: 01 55 85 09 07 Site: sitealpha.com Email: sam@sitealpha.com V 3.7
Preambule Preambule Avec plus de 400 sites en France et dans le monde, repre sentant une surface de plus de 25 millions de mège re s en maintenance, SAM est devenu, en moins de 5 ans, une GMAO de re fe rence dans la maintenance tertiaire. Les raisons de son succ`s sont simples : il sâagit au depart dâun produit spe cifique au me tier de la maintenance ba timent, cree par des professionnels de ce secteur. Par la suite, SAM a suivi une e volution constante gra ce ç une collaboration fructueuse avec ses utilisateurs. Ainsi, la version 3.7. de SAM, pre sente e dans ce document, est une version particuli`rement compl`te et aboutie dont la sophistication nâexclut en rien la simplicite dâexploitation qui reste un des atouts majeurs de SAM. SAM re pond aussi bien aux pre occupations du gestionnaire ba timent qu'ç celles de l'exploitant de maintenance tant dans un contexte monosite que multisite. Ce dossier vous en donnera un premier aperêu, bien quâil nâen pre sente pas toutes les subtilite s. Nâhesitez pas ç nous contacter si vous souhaitez des renseignements comple mentaires. 2
Structure des donnees Plusieurs possibilites permettent de decrire aussi bien les equipements individualisables et leur reseau, que les revçtements mur/sol/plafond. Pour decrire les e le ments techniques, SAM dispose de trois possibilite s : les e quipements, les composants et les articles. 4 Les e quipements correspondent aux e le ments importants qu'il convient de traiter et de suivre de mani`re individuelle. (exemple : Centrale de traitement d'air, Ascenseur, Chaudie re, Groupe lectroge ne,...) 4 Les composants correspondent ç tous les e le ments du batiment dont le suivi individuel n'est pas ne cessaire mais dont la de finition en quantite et en e tat de sante est ne anmoins importante. (exemple : les revˆtements murs-sols-plafonds, les terminaux techniques, la lustrerie, le parc d'extincteurs, etc...) 4 Les articles correspondent ç toutes les fournitures et pi`ces de tache es ge re es en magasin ou faisant partie de la decomposition d'un e quipement. Une structure amont / aval permet de relier les e quipements entre eux par une notion de re seau. 4 La notion de re seau SAM permet de cre er la notion de reseau par une notion amont / aval. Principe particuli`rement utile pour definir les notions de desserte. (voir page 5) (exemple : lien de distribution du TGBT jusquâau moindre quipement r pertori ). 3
Structure des donnees La description geographique est structuree en quatre niveaux de decomposition. SAM permet de definir les espaces selon quatre niveaux de de composition ge ographique : SITE BATIMENT ZONE LOCAL Chaque niveau de cette decomposition est parfaitement identifie par une fiche signale tique. Une partie de ces fiches est personnalisable pour permettre la prise en compte dâinformations spe cifiques ç chaque base de donne es. Il est notamment possible de definir les types de surfaces (SHOB, SHON, SU, S. Habitable,...). Exemple de la fiche signale tique Les Locaux. On notera que les 4 derniers champs et la notion de regroupement par service sont parame trables par lêutilisateur. 4
Structure des donnees Descriptions geographiques et techniques sont liees : localisation et desserte. 4 La localisation On localise la situation geographique des e quipements et composants. Cette localisation est realise e sans aucune contrainte. Lâutilisateur choisit le niveau de detail souhaite (au choix : ba timent, zone ou local). 4 Les dessertes Les locaux sont e galement relie s aux e quipements par une notion de desserte. On peut aise ment imaginer lâutilite dâune telle fonction : Exemples : Tous les locaux desservis par la CTA12 sont identifi s, il est ainsi possible de d finir instantan ment les cons quences dâune interrruption de service de cet quipement. On peut galement d finir, pour un local s lectionn, tous les l ments amont de son clairage (et ce jusquâau TGBT gra ce la notion de r seau) et d terminer ainsi les quipements pouvant ˆtre incrimin s par une panne. Exemple de liens de desserte entre locaux et e quipements. 5
Gestion des interventions L'organisation du correctif a ete conc ue pour prendre facilement en compte les petites operations qui constituent le quotidien de la gestion ba timent. En maintenance ba timent, la majorite des prestations correctives est constitue e de petites ope rations difficilement inte grables dans une structure classique de GMAO. A titre dâexemples : 4 les de fauts sur les conditions de tempe rature pour lesquels lâe quipement incrimine ne peut û tre de fini ç priori, 4 les interventions sur des petits terminaux techniques (prises telephone arrache es, fuite sur terminaux de plomberie) qui ne sont pas force ment inte gre es dans la base de donne es. La qualite dâun service maintenance est indissociable dâune bonne gestion de ces petites interventions. Pour re pondre ç ce besoin, SAM permet de noter les ope rations sans aucune contrainte. Vous pouvez ainsi de finir une intervention uniquement par un libelle et lâaffecter ç une e quipe, mais rien nâempû che de cre er une fiche compl`te avec notamment : une affectation technique : Domaine, Equipement ; une affectation ge ographique : Ba timent, Zone ou Local. La maintenance corrective peut ˆtre simplement de finie par un libelle en clair. Il est e galement possible de rattacher lêope ration a un domaine, un e quipement, un type de de faut, un b timent, une zone, un local, etcè Il est e galement possible dâautomatiser la saisie gra ce ç lâutilisation du classeur regroupant des formats de saisie pre de finis ou encore dâajouter annotations vocales ou photos nume riques. 6
Le module SOS WEB permet d'utiliser SAM en tant qu'helpdesk Gestion des interventions Demandeurs Consultation Consultation de de l état l état d avancement d avancement des des demandes demandes d intervention d intervention Envoi Envoi automatique automatique d E-mails d E-mails de de confirmation confirmation G.S.M. Demande Demande d intervention d intervention Transmission Transmission automatique automatique de de la la demande demande sur sur le le GSM GSM de de l intervenant l intervenant Prise Prise en en compte compte de de la la demande demande Service Technique La simplicite dâutilisation du Web se met au service du logiciel SAM. Sur un service Intranet ou Extranet, toute personne peut se connecter au service de "Demande dâintervention". Apr`s avoir decrit la situation sur le site, la demande est instantane ment transmise et fait lâobjet dâun traitement rapide : Soit lâintervenant du service technique est contacte par mini message sur son portable GSM ; Soit lâintervenant reêoit un E-Mail et prend connaissance du probl`me. Le demandeur reêoit, quant ç lui, un E-Mail confirmant la prise en compte de son probl`me. Par la suite, il peut consulter le site et se renseigner sur lâe tat dâavancement de sa demande (Inscrite, En cours ou Termine e) ainsi que sur les comptes-rendus. 7
Gestion des interventions La transmission automatique des demandes vers les portables GSM des intervenants remplace avantageusement la fonction de dispatcher. Demande par SOSWEB SOS SAM Confirmation d acquittement par E-Mail Acquittement Message 2 Acquittement Message 1 Dans la gestion des interventions correctives, la priorite est donne e ç la rapidite de reaction des e quipes de maintenance. Le module SMS (Small Messages Service) de SAM offre la solution ide ale pour une optimisation des actions correctives : Une fois la demande enregistre e dans SAM, le syst`me permet de transmettre un message e crit ç la fois sur le portable GSM dâun ou plusieurs intervenants et sur celui dâun superviseur, par exemple. Lâintervenant ainsi contacte peut ç son tour : Cycle d appels jusqu à 4 Refus ou non confirmation dans les délais Acquitter et confirmer son action corrective ; le demandeur et les autres personnes contacte es reêoivent e galement une confirmation dâacquittement ; Refuser lâintervention, le syst`me va alors transmettre le message ç un autre intervenant de lâe quipe se lectionne e. Intervenant 2 Intervenant 1 Un de lai de re ponse est parame trable, afin de pre venir un autre intervenant si le premier fait de faut. 8
Gestion des interventions La mise en place de la maintenance preventive : une simplicite unique en son genre. SAM prend en compte toutes formes de maintenance pre ventive : 4 calendaire : en jours, semaines, mois, anne es. 4 compteur 4 conditionnelle : de clenchement sur seuil de mesure. Le programme de maintenance pre ventive se definit par famille d'e quipements et s'applique directement aux e quipements de cette famille. La mise en place d'un programme pre ventif est donc re alise e en un temps record. Programme preventif Exemple de mise au point d'un programme de maintenance : les gammes de maintenance sont definies par famille, ce programme est affecte a chaque e quipement de la famille par simple validation de la commande "MaJ du programme des e quipements". Famille d'equipements Equipement 1 Equipement 2 Equipement 3 9
Gestion des interventions Enfin des fonctionnalites de maintenance preventive adaptees ` la maintenance du ba timent. Le programme de maintenance applique sur chaque e quipement depuis sa famille est imme diatement ope rationnel mais SAM permet e galement une personnalisation compl`te de ce programme au niveau de chaque e quipement. Citons ç ce sujet quelques spe cificite s de la maintenance SAM : 4 saisonnalite 4 fusion / effacement Exemple : gamme mensuelle qui se fusionne ou s'efface par rapport ç une gamme trimestrielle. 4 date de finie Programmation le premier lundi de chaque mois ou tous les dix du mois par exemple. 4 progression des temps de prestation Adaptation des heures pre visionnelles de prestation en fonction des heures re ellement effectue es. Exemple de fusion / effacement : la gamme trimestrielle se fusionne avec la gamme annuelle. 4 association de compteurs et mesures Permettant un suivi e nerge tique par exemple. 10
Gestion des interventions La vie des interventions : sur ce point aussi, une grande souplesse est permise afin de s'adapter ` toutes situations. 4 La planification et les affectations Dans SAM, toute latitude est permise pour modifier la planification et les affectations de lâope ration. Bien sur, ces modifications sont reserve es aux seuls utilisateurs autorise s par leur code dâacc`s. 4 Les comptes-rendus Une ope ration peut admettre plusieurs comptes-rendus conse cutifs avec cumul des heures. Câest bien pratique pour les petites ope rations journali`res quâil nâest pas souhaitable dâindividualiser, ou encore pour les ope rations se de roulant sur une longue pe riode. Il est e galement possible dâinscrire un compte-rendu direct (ope ration non de finie pre alablement). Dans SAM, on dispose de multiples e crans pour ge rer ou consulter les ope rations. Exemple : cette pre sentation visuelle qui permet entre autres la gestion des ressources. 4 La supervision Lâintervention e tant termine e, elle passe par un e tat de supervision avant dâû tre archive e. Cette notion de supervision correspond ç la fonction de contro leur de maintenance, traditionnelle en gestion ba timent. 11
Gestion des interventions L'analyse statistique est immediate et intû gre de nombreuses possibilites. Les informations saisies dans une GMAO sont nombreuses. Il sâagit dâen tirer le meilleur parti pour optimiser la gestion. SAM propose de nombreuses analyses, disponibles imme diatement, avec la mûme simplicite de fonctionnement que pour toutes les autres fonctions : Exemple dêanalyse : dans le cas pre sent, la se lection porte sur ope rations du domaine "CVCL" re alise es par lêe quipe de travaux "CLIM". Lêanalyse est demande e par type de travaux. 4 vous se lectionnez les ope rations concerne es, 4 vous choisissez la forme dàanalyse qui vous convient, 4 làanalyse demande e est imme diatement disponible. Vous pouvez soit imprimer, soit exporter vers tout tableur ou base de donne es. (macros Excel dàanalyse et de repre sentation graphique fournies gratuitement avec le logiciel). 12
Gestion des stocks Le reporting : automatique et personnalisable La fonction "Rapport dâactivite s" permet dâe diter des reportings adapte s ç votre situation. Automatique Un simple choix sur les dates concerne es et le type de rapport suffit pour obtenir un rapport complet et finalise sous Word en quelques minutes. Personnalisable SAM est fourni avec quelques rapports types pouvant û tre personnalise s pour se conformer tant dans le fond que dans la forme aux besoins les plus spe cifiques. Dans SAM lêe dition dêun rapport est obtenue en quelques clics. 13
Gestion des stocks La Gestion des stocks : simplicite et efficacite. Pour concevoir la gestion des stocks, nous sommes partis du principe quâen gestion ba timent, une gestion des stocks e tait certes ne cessaire mais devait avant tout û tre simple. Nous avons donc conêu le module dans cet esprit, sans pour autant negliger certaines fonctionnalite s que les responsables magasins sauront appre cier. Ainsi, la gestion des stocks de SAM int`gre : Exemple dêune fiche article : remarquez la prise en compte des notions de stock optimum, de point de commande, dêinterchangeables, et la possibilite dêaffecter un "visuel", cêest a dire une repre sentation graphique a chaque article. 4 Le multi magasin, 4 La notion dàinterchangeables, 4 Les catalogues fournisseurs, 4 Làassistance au re approvisionnement, 4 Le lien avec la gestion des commandes, 4 La pre paration automatique de Bons de Re ception Magasin a partir des commandes du module Achat. 14
Gestion budgetaire La Gestion budgetaire : une aide ` la gestion quotidienne, un outil de prevision budgetaire. En mati`re de gestion budge taire, SAM permet : 4 La de finition des budgets par ligne budge taire et le suivi de leurs engagements et facturations (possibilite en version TDC de gerer plusieurs centres de gestion). 4 Le suivi des commandes les commandes peuvent û tre e tablies, soit ç partir des catalogues dâarticles des fournisseurs, soit en texte libre. 4 Le suivi des factures avec le suivi de leur contro le et r`glement. Ces diffe rentes fonctions sont subordonne es ç de multiples contro les de proce dure afin de sâadapter ç lâorganisation budge taire de lâutilisateur. Exemple dêune fiche commande : la fiche permet de re capituler toutes les informations de la commande et des factures correspondantes. Le suivi peut û tre de fini en HT ou TTC suivant le parame trage de fini dans la base, et bien su r en Euros ou en Francs. 15
Ergonomie Gerer la documentation technique : un module de base de SAM. Une bonne gestion documentaire est un impe ratif pour une maintenance de qualite. Dans SAM, on dispose de plusieurs modes de gestion documentaire : 4 soit inte grer les donne es dans le logiciel luiê m me (Fiches, STD, â ), 4 soit permettre d'acce der directement depuis SAM aux diffe rentes informations provenant d'autres logiciels. Dans ce dernier cas, SAM, grè ce a l'armoire multime dia, est le point fe de rateur de toute la documentation technique. Depuis SAM, il est possible d'acce der directement a tout document technique. Ainsi, tout document technique (plan, note de calcul, document e crit ou scanne, photo, son, vide o, ½ ) peut û tre lie ç l'ensemble des donne es de SAM. Il est possible d'y acce der par simple clic. 16
Ergonomie Les compteurs et mesures, les ratios de consommations. 4 De multiples possibilite s de releve s SAM int`gre une notion de compteurs et mesures dont les releve s sont re alise s : soit ponctuellement, soit ç partir de releve s de rondes, soit ç partir dâimports de donne es (GTB par exemple). 4 Un lien avec la maintenance pre ventive Ces compteurs ou mesures permettront dâenclencher les ope rations de maintenance pre ventive qui leur seront lie es. Sur lêe cran "Compteurs et Mesures", on visualise directement les releve s et les indications sur les consommations journali res et totales pour la pe riode se lectionne e. 4 La notion de mesure ou compteur calcule Dans SAM, un compteur calcule est un compteur dont la valeur de releve est definie ç partir dâune ope ration arithme tique liant un ou plusieurs autres compteurs. Un simple exemple vous montrera la puissance de cette fonction : Pour plusieurs batiments disposant de leur propre comptage EDF, vous definissez un compteur par ba timent et vous pouvez pre voir, en comple ment : un compteur calcule additionnant lâensemble des compteurs, des mesures qui permettront de de finir, par ba timent et pour lâensemble de votre patrimoine, la consommation par mède plancher, des mesures calcule es qui permettront e galement de de finir le cou t du KWH par ba timent, et pour lâensemble du patrimoine½ 17
Ergonomie La Fonction Patrimoine : prevoir les travaux de renouvellement ` moyen et long terme. La fonction Patrimoine permet de pre voir les travaux de renouvellement sur le patrimoine ç moyen et long terme. 4 Pre visions par des mod les de vieillissement La pre vision des travaux peut û tre obtenue ç partir de lois de vieillissement des e quipements et composants appele es, dans SAM, des mod`les. Il est possible de personnaliser, au niveau de chaque ba timent, les mod`les applicables. 4 Pre visions par programmes particuliers Il est e galement possible de comple ter les mod`les par des programmes particuliers. 4 Programmes the oriques et valide s SAM definit ainsi un programme pluriannuel pouvant û tre lisse en fonction des possibilite s budge taires. Exemple de programme pre visionnel pluriannuel. La selection sêeffectue sur 5 ans glissants. Les e le ments ainsi valide s peuvent ensuite û tre rattache s ç une ope ration. 18
Ergonomie La gestion des clefs et des badges. SAM peut û tre couple au logiciel GESCLEF qui g`re les organigrammes de clefs ainsi que la distribution des clefs et badges. GESCLEF et SAM sont lie s au niveau des locaux. Le passage dâun logiciel ç lâautre sâeffectue de mani`re transparente pour lâutilisateur en respectant neanmoins les codes dâacc`s, spe cifiques ç chaque utilisateur. La gestion des trousseaux : un simple clic sur le trousseau concerne permet de ge rer son prˆt. 19
Ergonomie Une ergonomie qui a fait ses preuves Tous les e crans de SAM sont forme s selon un principe identique. Lèacc`s a lèinformation est ainsi standardise e. Dans SAM, il suffit de savoir utiliser un e cran pour maıtriser le fonctionnement de tout le logiciel. Le principe dâorganisation de chaque e cran se de compose en trois e tapes: FILTRER Ł LISTER Ł ZOOMER FILTRER C'est de finir une requû te permettant de se lectionner les e le ments recherche s. LISTER C'est obtenir la liste des e le ments correspondant au filtre. ZOOMER C'est voir les de tails d'un e le ment de la liste. Le filtre est re alise selon des crit`res cumulables les plus adapte s ç la fonction. Votre filtre est spe cifique? Peu importe, SAM vous permet de cre er 10 requû tes personnalise es par fonction et par profil! Le plus important dans cette pre sentation câest que filtre, liste et zoom sont affiche s simultane ment ç l'e cran! 20
Ergonomie Mais l'ergonomie du logiciel ne s'arrçte pas au mode de presentation des ecrans. 4 Des menus et des commandes exprime s en clair Tous les menus, toutes les commandes de SAM sont exprime s en clair. 4 Làappel automatique des listes dàaides Losquâil sâagit de saisir une donne e de jç existante dans la base, SAM propose une liste dans laquelle lâutilisateur se lectionne lâe le ment de son choix. 4 Une aide en ligne A chaque rubrique correspond un message dâaide situe en base de lâe cran. Il suffit de positionner le curseur sur la rubrique concerne e. 4 La possibilite de cre er ses propres rapports En mati`re dâimpression, SAM permet ç lâutilisateur de cre er ses propres rapports et de les me moriser. A chaque fenˆtre principale correspond une liste de rapports que lêutilisateur peut comple ter a sa guise. Le contenu des rapports peut ˆtre directement exporte vers un fichier externe. 4 La possibilite dàexporter tous types de donne es Les rapports ainsi crees peuvent û tre imprime s, visualise s ç lâe cran, ou tout simplement exporte s (aux formats dif, sylk, dbase, lotus, de limite, etc..) 21
Cou t d'exploitation reduit La mise en service de SAM. Son exploitation. 4 Une formation rapide Une session de formation normale dure trois jours. Elle peut û tre reduite ç deux jours si la fonction gestion de stocks et achats ne doit pas û tre approfondie (ou mûme ç une simple journe e pour les utilisateurs qui ont la seule charge du SOS maintenance). 4 Un de marrage imme diat du correctif Apr`s la seule journe e de parame trage, il est possible de de marrer lâexploitation de SAM sur les interventions correctives car ces derni`res ne necessitent que tr`s peu de donne es. Si vous souhaitez neanmoins un historique tr`s structure, il sera toujours possible de comple ter par la suite la fiche de ces ope rations, mû me une fois termine e. 4 Làimport des donne es depuis un tableur ou autres applications Nous analysons avec vous les informations dont vous disposez, sous forme informatique, et nous les structurons pour les inte grer directement dans SAM. Si vous ne disposez dâaucune information, nous fournissons un classeur Excel contenant la structure des diffe rents fichiers ç renseigner. Les donne es renseigne es sur ce classeur seront importe es dans SAM par nos soins ou directement par vous si vous le souhaitez. 4 La mise en place imme diate du programme pre ventif Se reporter ç la page 9 pour de plus amples renseignements. 4 Objectif "ze ro administration" respecte La plupart des outils GMAO necessite une administration informatique tr`s lourde. Câest dâailleurs la principale cause de lâabandon de ce type dâoutil apr`s un an ou deux ans dâexploitation. Face ç ce constat, un de nos objectifs a e te de cre er un outil simple dâutilisation ne necessitant pas, ç lâinstar des outils bureautiques, de suivi informatique spe cifique. Ainsi : La planification de la maintenance pre ventive est geree automatiquement sans quâil soit necessaire de relancer pe riodiquement des plans de maintenance. La sauvegarde des donne es ne concerne que trois fichiers (le fichier des donne es alphanume riques, le fichier des donne es images, le fichier de personnalisation de lâapplication). Elle est tr`s facilement automatisable. Lâutilisateur peut, sans connaissance informatique approfondie, gerer des rapports automatiques ou cre er ses propres formats dâe dition. L'historisation des ope rations sâeffectue automatiquement. 22
Configuration SAM est commercialise selon trois versions adaptees ` tout type de ba timent. SAM Standard Il sâagit dâune version comprenant la gestion des donne es, la gestion des mesures et des compteurs, la gestion de lâhistorique des interventions, la gestion des stocks, des achats et la gestion budge taire. SAM Junior Comprend toutes les fonctionnalite s de SAM Standard. Elle est limite e ç 500 e quipements, 250 locaux et 1 500 composants, ce qui la destine aux ba timents de petite et moyenne importance (jusquâç 15 000 ou 20 000 mèselon le niveau de de tail souhaite ). SAM Help Desk Comprend toutes les fonctionnalite s de la version Standard mis ç part lâorganisation de la maintenance pre ventive. SAM Central Comprend toutes les fonctionnalite s de la version Standard. Elle permet, de plus, de consolider des bases SAM de centralise es. Pour comple ter ces versions Làoption Patrimoine Fonctions de pre vision et simulation des travaux de renouvellement selon algorithmes de vieillissement des e quipements et des composants. La fonctionnalite TDC Permet de ge rer les donne es confidentielles. Ainsi, les interventions, les donn e es techniques et les affaires ç caract`re confidentiel, ne pourront û tre visualise es que par les utilisateurs autorise s. La fonctionnalite GESCLEF Cette option permet de ge rer les clefs et badges et leur distribution, et ce, en inte grant la notion dâorganigramme. Extension SOSSAM Elle permet ç un demandeur dâe mettre une demande dâintervention, et de suivre ses demandes de jç e mises. Lâextension nâest disponible qu'ç partir des versions 3.6. Extension SOSWEB Câest la version Intranet (Extranet) de SOSSAM. En dâautres termes les demandes dâintervention sont re alise es ç partir dâinternet Explorer. (ou de tout navigateur Internet) Extension CRWEB Elle permet de consulter par Intranet (Extranet) les ope rations et de ge rer les comptes-rendus de lâe quipe de travaux lie e au code dâacc`s. Une seule e quipe de travaux peut û tre affecte e ç chaque code dâacc`s. 23
Configuration Station de Travail. Configuration reseau. Configuration Processeur Pentium Me moire vive Disque dur Carte graphique 32Mo ou mieux 64 (64 mini pour windows NT et 98) Re server 15 Mo pour lâapplicatif Disque dur Fast IDE, ultradma ou SCSI SVGA : 800x600 minimum Moniteur 15 ou 17 (conseille ) Syst me dàexploitation Imprimante Sauvegarde Windows 95, windows 98, windows NT NT obligatoire pour SOSWeb et CRWeb Toute imprimante compatible Windows Imprimante Laser conseille e Pre voir sauvegarde ç bande, disque amovible ou disquette ZIP Iome ga Gestionnaire de reseau : Tous les gestionnaires supportant le protocole Netbios 3.1. Nous citerons, entre autres : Windows 95, 98, NT. Netware de NOVELL. Lan Manager, Lan Serveur. Topologie de re seau : toutes les topologies supporte es par le gestionnaire. Citons principalement Ethernet et Token Ring. 24