PREMIER MINISTRE SECRÉTARIAT GÉNÉRAL DU GOUVERNEMENT

PREMIER MINISTRE SECRÉTARIAT GÉNÉRAL DU GOUVERNEMENT Renouvellement de l outil de gestion des listes de diffusion de la Documentation française Pour en savoir plus, contacter Sur les aspects administratifs : - Franck Bidault (franck.bidault@df.gouv.fr) Sur le contenu du présent document - Valérie Morin Meyne (valerie.morin@df.gouv.fr) 1

Tables des matières I - Présentation du contexte et des objectifs... 3 1 La Documentation française... 3 2 Les sites gérés par le Département des produits Internet... 3 3 Les lettres d information... 4 4 - Objet de la prestation... 5 II - Détail des prestations attendues... 6 1 Reprise des fichiers d abonnés existant... 6 2 - Gestion de la base des abonnés... 6 3. Formulaires d abonnement et de désabonnement... 7 4 Gestion des lettres et courriels... 7 5 Envois de lettres et courriels... 8 6 Gestion de listes de discussion... 8 7 Administration de la solution... 8 8 Sécurité de la solution... 8 9 Performance de la solution... 9 10 Interconnexion avec des systèmes externes... 9 11 Formation... 9 12 Support technique... 9 Lexique... 10 Annexe 1 Volumétrie... 11 Annexe 2 Cadre de réponse... 13 Annexe 3 Cadre de réponse financier (facultatif)... 18 III - Informations complémentaires demandées à l ensemble des candidats :... 19

I - Présentation du contexte et des objectifs 1 La Documentation française La Documentation française est une direction d'administration centrale des services du Premier ministre, placée sous l'autorité du Secrétaire général du Gouvernement. Elle est chargée : - de rassembler, en vue de la mettre à la disposition des administrations et du public, une documentation générale sur les principaux problèmes d actualité intéressant la France et l étranger - d élaborer, éditer et diffuser des études et des documents d information générale et de vulgarisation - de réaliser, à l occasion de ces diverses activités, une coordination interministérielle, d une part, dans le domaine de la documentation, d autre part, dans celui de l édition et de la diffusion des diverses publications d informations générales des administrations et services publics - d assurer le secrétariat de la commission de coordination de la documentation administrative dont elle prépare les travaux. Elle met en œuvre les décisions du Premier ministre prises sur recommandation ou avis de la commission et prépare les instructions nécessaires à leur exécution ; - d agir comme éditeur pour le compte d administrations et d organismes publics, - de promouvoir des études de documentation informatisée, et de créer, dans les domaines de sa compétence, des banques de données dont elle assure la gestion Dans ce cadre, et pour cette dernière mission, le département des produits internet assure la maîtrise d ouvrage pour la conception, la réalisation et les développements des services internet au public dont la direction est l opérateur, notamment dans les domaines de l information des usagers des l administration et des citoyens. Il veille au bon fonctionnement de leur exploitation. Il est en charge du développement et de la gestion des partenariats, notamment pour le portail de l administration. Le département gère les trois sites que sont : - www.service-public.fr, le portail de l'administration française ; - www.ladocumentationfrancaise.fr, le site qui présente les ressources et les produits de la DF ; - www.vie-publique.fr, un portail pour le citoyen. 2 Les sites gérés par le Département des produits Internet www.service-public.fr, le portail de l'administration française. Public : les usagers de l administration, particuliers et professionnels. Audience 2005 : 27 874 678 visites, 200 486 393 pages vues. www.vie-publique.fr, un portail pour le citoyen. Public : toute personne intéressée par les politiques publiques de la France et de l Europe. Audience 2005 : 3.913.793 visites, 17.941.905 pages vues. www.ladocumentationfrancaise.fr La Documentation française en ligne : promotion des produits gratuits et payantset vente en ligne. Public : les clients actuels et potentiels des publications de centres documentaires de la Documentation française Audience 2005 : 3 993 924 visites, 17 738 868 pages vues 3

3 Les lettres d information La Documentation française offre sur ses sites, l abonnement à différentes lettres de diffusion que l internaute reçoit par messagerie électronique. Sur le site ladocumentationfrancaise.fr, l abonnement est proposé à : - la Lettre de la Documentation française qui informe tous les quinze jours sur les nouveautés éditoriales et documentaires de l institution ainsi que sur les événements auxquels elle participe - la Lettre de la Bibliothèque des rapports publics qui permet de recevoir tous les quinze jours la liste des rapports récemment publiés en ligne et une sélection de rapports sur un sujet d actualité - la Lettre de Problèmes économiques qui informe deux fois par mois sur les principaux sujets traités dans le numéro de la revue publiée (dans la quinzaine) - la Lettre du Courrier des Pays de l Est est une lettre d information mensuelle avec un riche contenu rédactionnel sur les actualités de cette région, un agenda, une bibliographie, qui permet également d être informé du sommaire de chaque nouveau numéro de la revue. La Lettre de Vie-publique.fr, diffusée deux fois par mois aux abonnés, offre un focus qui présente la diversité des ressources du portail sur une politique publique en débat, la liste des informations publiées sur le site pendant les quinze derniers jours et une sélection des derniers rapports publics. L abonnement à la Lettre de Service-public.fr permet de recevoir chaque semaine les dernières informations administratives utiles à la vie quotidienne, organisées en différentes rubriques : Actualités, En bref, Découvrir, Rendez-vous, ainsi que les dernières actualités utiles aux professionnels. Quant aux partenaires de Service-public.fr, ils disposent d une lettre bimestrielle d information sur l avancée des projets et les évolutions de Service-public.fr : la Gazette de Service-public.fr. Ces lettres ont connu en 2004 de bon taux de progression : entre 34% pour la Lettre de la Documentation française et 117% pour la Lettre de Vie-publique.fr. Or, le fonctionnement de ces lettres n est pas satisfaisant : notamment en termes de non évolutivité des contenus diffusés (principalement format de données des lettres et nature des contenus gérés), et d insuffisance des outils de gestion utilisés (principalement carence en gestion de la base de données et absence de mesure d impact des lettres). Par ailleurs, l organisation des bases d abonnés ne permet pas de mettre en place, à la demande, des listes de diffusions promotionnelles, sur un ou plusieurs critère(s), commun(s) aux différentes bases. En raison des problèmes posés, des attentes d évolution qui émergent depuis plusieurs mois, et des limites de l outil de gestion actuel Majordomo, il est retenu de qualifier une nouvelle solution de gestion des listes pour la Documentation française. 4

4 - Objet de la prestation La Documentation française recherche un outil de gestion de listes de diffusion pour gérer l envoi de ses lettres d information (newsletter) et mettre en place l envoi de courriels promotionnels ciblés : une solution en mode ASP, hébergée par prestataire mais que la personne publique puisse totalement gérer et administrer. La prestation comprendra : - La mise à disposition de l outil par abonnement mensuel, outil gérant à la fois les abonnés, les listes de diffusion, la préparation et l envoi des messages - la reprise et le nettoyage des bases d abonnés existantes - la formation à l outil - le support technique Le marché, couvrira une période d un an reconductible une fois à la date anniversaire de son entrée en vigueur, pour une même durée, par envoi d une lettre recommandée au moins deux (2) mois avant cette date. 5

II - Détail des prestations attendues On distingue : - les prestations à caractère obligatoire qui seront «mises en place» au démarrage du marché, selon un échéancier établi par la personne publique. Ces prestations sont identifiées en gras ; - les prestations à caractère optionnel, dont la mise en œuvre sera définie au jour de la notification du marché par décision de la personne publique. Ces prestations sont préfixées du signe [opt] ; 1 Reprise des fichiers d abonnés existant 1.1 Récupération des 7 bases d abonnés. Actuellement, les bases d abonnés ne contiennent que les adresses e-mail des abonnés. La volumétrie de ces bases figure en annexe 1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 Nettoyage des données issues des 7 bases comprenant au minimum : - le dédoublonnage des données - les corrections automatiques de syntaxe - le repérage d erreurs de saisie 1.3 Hébergement des données 2 - Gestion de la base des abonnés 2.1 Contrôle automatique «à la demande» des adresses erronées et des doublons 2.2 Mise à disposition d une interface ergonomique de création, modification et suppression d abonnés 2.2.1 - en mode saisie 2.2.2 - en mode import de fichiers Les fichiers importés seront dans un format standard 2.3 Alimentation de la base directement par le biais de formulaires d abonnements 2.4 Exportation des abonnés (tout ou partie de la base de données 2.5 2.5.1 2.5.2 2.6 2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.6.4 avec requêtage sur les segments) dans un format standard Mise en œuvre de segmentation de base - avec possibilité de déterminer au moins une douzaine de critères de segmentation. Le soumissionnaire précisera les possibilités de segmentation automatisée (du type civilité) - avec possibilité de créer une liste de diffusion par combinaison de critères pour un envoi ponctuel Statistiques sur les abonnés Le soumissionnaire précisera dans sa réponse la nature des statistiques fournies : ex : - Edition de graphiques et possibilités d export dans un format standard - Statistiques pour une base d abonnés - Statistiques pour un segment d une base - Statistiques pour un croisement de segments d une même base Le soumissionnaire précisera également les autres possibilités de combinaison, et notamment s il est possible de faire des statistiques croisées sur plusieurs bases d abonnés, pour une liste donnée 6

3. Formulaires d abonnement et de désabonnement 3.1 L abonnement sera possible - à partir d un formulaire d abonnement unique (cf http://www.service-public.fr/ pour l inscription à la lettre de service-public.fr, et http://www.vie-publique.fr/ pour la lettre de vie-publique) - et / ou à partir d un formulaire d abonnement multiple (cf http://www.ladocumentationfrancaise.fr/informations/lettres/index.shtml pour l inscription aux lettres de la documentation Française. 3.2 Les formulaires d abonnement permettront un contrôle de syntaxe et de doublon de l adresse avant l enregistrement 3.3 Les messages de confirmation système d abonnement et de désabonnement seront édités et paramétrés par les administrateurs fonctionnels, et conformes avec la législation en vigueur 3.4 Les formulaires seront paramétrables par les administrateurs fonctionnels. 3.5 (En complément du 4.5) pour diffuser une nouvelle lettre, l administrateur fonctionnel pourra créer un formulaire alimentant automatiquement la base d abonnés et ses différents champs 3.6 Désabonnement : comme aujourd hui, le désabonnement devra pouvoir se faire à partir de la page d abonnement, ou d un lien posé dans le courriel 4 Gestion des lettres et courriels 4.1 Edition dans un éditeur WYSIWYG intégré à l outil et simple d usage 4.2 Il est recherché une solution pouvant gérer le double format HTML ou texte : le soumissionnaire précisera alors si celle proposée repose sur - un choix d abonné stocké dans la base de données, - ou en multi part (deux formats proposés dans la même lettre) - autre? Le soumissionnaire précisera également si ce double format nécessite une double saisie des données 4.3 Pré visualisation du message et tests de contrôle avant lancement. Le soumissionnaire précisera la nature des tests effectués. 4.4 Conformité du format avec les standards - du point de vue de l HTML utilisé, - et de l accessibilité Le soumissionnaire précisera la conformité de sa proposition sur ces deux points. 4.5 Personnalisation à l aide des données de segmentation (civilités notamment) 4.6 Statistiques - taux d ouverture du message - taux de clics sur les liens le soumissionnaire précisera les possibilités de suivi lien par lien, et / ou pour un type de lien donné (suivi de liens groupés au sein d un même envoi ou de plusieurs envois) et les autres statistiques fournies - statistique pour un envoi, ou consolidé pour une période donnée - édition de graphiques et possibilités d export dans un format standard [opt] 4.7 Archivage des lettres d information : le prestataire proposera une solution pour gérer les archives des lettres qui doivent rester disponibles sur les sites internet de référence 7

5 Envois de lettres et courriels 5.1 Envoi par les serveurs du titulaire. 5.2 Gestion NPAI : le prestataire précisera les différents phénomènes identifiés (Adresse erronée, Boîte mail pleine, Rejet serveur etc ) et les mesures appliquées (systèmes de relance, etc ) 5.3 Planification automatisée d envoi d une lettre 5.4 Possibilité de spécifier un nom d émetteur par liste 5.5 Possibilité de spécifier un objet par liste 6 Gestion de listes de discussion [opt]6.1 Gestion de la liste existante (sur le sujet du co marquage de Service-public.fr http://lecomarquage.service-public.fr/ ) [opt]6.2 Gestion de conversations publiques et de conversations privées au sein d une même liste [opt]6.3 Fonction de modération [opt]6.4 Création par le gestionnaire d une nouvelle liste de discussion selon les mêmes caractéristiques que demandées ici) 7 Administration de la solution 7.1 Gestion de droits des utilisateurs de l application - pour la gestion d une base d abonnés et la création / modification de liste(s) - pour l usage d une liste (notamment envoyer d un message, consultation des statistiques). Le soumissionnaire précisera le niveau de finesse qu il est capable de mettre en œuvre. 8 Sécurité de la solution La Documentation française apportera une attention particulière à ce point (cf Critères de sélection) 8.1 Le soumissionnaire détaillera les dispositifs mis en œuvre sur sa plateforme pour assurer la sécurité des données, de l outil et du compte utilisateur en terme de sauvegardes 8.2 Systèmes anti intrusions : le soumissionnaire présentera son dispositif, notamment en matière d anti spam 8.3 Le soumissionnaire précisera les sécurités sur les données recueillies dans les formulaires d abonnement et de désabonnement 8.4 Envoi protégé par mot de passe. Le soumissionnaire précisera si son dispositif permet d avoir un mot de passe spécifique pour chaque liste. 8.5 Le soumissionnaire présentera les autres dispositifs sécurisant la solution le cas échéant. 8

9 Performance de la solution La Documentation française apportera une attention particulière à ce point (cf Critères de sélection) 9.1 Le titulaire présentera ses engagements pour l envoi d un message de 30 Ko à une liste de 100.000 destinataires. 9.2 Possibilité d envoi «lissé» (par lots afin de ne pas surcharger les accès aux sites suite à l ouverture de la lettre) 9.3 Nombre maximum de listes de diffusion gérables dans l outil 9.4 Nombre maximum de segments gérables dans la base d abonnés 10 Interconnexion avec des systèmes externes Dans les perspectives d évolution des systèmes d information de la Documentation française, (gestion de contenu et gestion de la relation clientèle) les prestations décrites ci dessous permettraient d intégrer la solution au système global de la Documentation française. Le soumissionnaire présenterait donc dans sa proposition les principes de cette intégration et les caractéristiques techniques des fichiers permettant l intégration de données, - dans sa base de données d abonnés - dans l outil de production des lettres d information et le coût des éventuelles prestations afférentes. [opt]10.1 Intégration avec les données en sortie du système de gestion de contenu SPIP pour vie-publique. [opt]10.2 Intégration avec les données en sortie du système de gestion de contenu COPERIA (export d un flux xml) pour l actualité de service-public. [opt]10.3 Intégration avec les données d une GRC pour le e-mailing promotionnel. 11 Formation 11.1 Formation pour les utilisateurs au déploiement initial et aux évolutions de la solution. Dans sa réponse, le prestataire précisera les modalités des formations proposées. 12 Support technique 12.1 Dans sa réponse, le soumissionnaire précisera les modalités de l assistance aux utilisateurs du service. 9

Lexique - outil de gestion de listes de diffusion : applicatif capable de gérer des informations sur des abonnés et de les exploiter pour lancer des courriels réguliers ou ponctuels sur tout ou partie des abonnés. - abonné : détenteur d une adresse mél qui a demandé ou accepté d être répertorié dans une base de d abonnés pour recevoir ponctuellement ou régulièrement des courriels de la part de l organisme auprès duquel il s est inscrit. - liste de diffusion : ensemble d abonnés qui partagent un critère commun et vers lesquels un envoi régulier ou ponctuel peut être effectué. - lettre d information : courriels d information envoyés régulièrement à une liste d abonnés. - liste de discussion : permet la diffusion du courriel de tout abonné à l ensemble des abonnés qui ont tous la possibilité de répondre à la liste des abonnés. Une liste de discussion peut être modérée par son créateur ou un abonné habilité par lui : dans ce cas les messages sont reçus par le modérateur avant d être diffusés à l ensemble de la liste d abonnés. - base d abonnés : base de données (ou bases de données) stockant les données sur les abonnés qui permettent de constituer les listes de diffusion. - segment : critère qualifiant un abonné dans la base. - administrateur fonctionnel : pilote le paramétrage et le fonctionnement général du service. - gestionnaire : utilisateur final du service (édite et envoie la lettre d information ou le courriel ponctuel) 10

Annexe 1 Volumétrie Nb : il s agit des volumes des listes actuellement gérées dans majordomo, y compris la liste de discussion du co marquage (option). Listes existantes Nombre d abonnés au 01/2005 Nombre de nouveaux abonnés en 2005 Nombre d abonnés au 01/06 Périodicité (Nbre d envois par an) Nbre d envois 2006 (chiffre 01/06 x périodicité)* Lettre d actualité 91.513 14.405 105.918 52 5.507.736 de service-public Lettre d actualité 40.394 16.536 56.930 52 2.960.360 de vie-publique Lettre 25.393 7.794 33.187 26 862.862 de ladocumentationfrançaise Lettre de problèmes 6.722 3.871 10.593 26 275.418 économiques Lettre de Courrier 2.224 1.625 3.849 12 46.188 des pays de l Est Lettre 17.523 6.070 23.593 26 613.418 de la Bibliothèque des rapports publics Gazette 458 117 575 6 3.450 de service-public Liste de discussion 164 33 197 120 23.640 du co marquage Total 8 listes 184.391 50.451 234.842 10.293.072 *Hypothèse haute tenant compte des prévisions d augmentation de la périodicité des lettres citées dans l étude des besoins ** En appliquant le taux de progression constaté sur 2005 11

Listes existantes Progression annuelle en nbre d abonnés sur 2006** Estimation totale d abonnés au 01/2007 Nbre d envois 2007 (estimation 01/2007 x périodicité) Progression annuelle en nbre d abonnés sur 2007** Estimation totale d abonnés au 01/2008 Nbre d envois 2008 (estimation 01/2008 x périodicité) Lettre d actualité 14.405 120.323 6.256.796 14.405 134.728 7.005.856 de service-public Lettre d actualité 16.536 73.466 3.820.232 16.536 90.002 4.680.104 de vie-publique Lettre 7.794 40.981 1.065.506 7.794 48.775 1.268.150 de ladocumentationfrançaise Lettre de problèmes 3.871 14.464 376.064 3871 18.335 476.710 économiques Lettre de Courrier 1.625 5.474 65.688 1625 7.099 85.188 des pays de l Est Lettre 6.070 29.663 771.238 6.070 35.733 929.058 de la Bibliothèque des rapports publics Gazette 117 692 4.152 117 809 4.854 de service-public Liste de discussion 33 230 27.600 33 263 31.560 du co marquage Total 8 listes 50.451 285.293 12.387.276 50.451 335.744 14.481.480 12

Annexe 2 Cadre de réponse Le soumissionnaire décrira les conditions de remise des prestations demandées : - en standard, ou au moyen de modalités spécifiques (à détailler) - s agissant notamment des prestations dites optionnelles et apportera toutes les précisions ou informations complémentaires qu il jugera utile. 1 Reprise des fichiers d abonnés existant 1.1 Modalités de récupération des (7) bases d abonnés 1.2 Nettoyage des données des bases : 1.2.1 - dédoublonnage des données 1.2.2 - corrections automatiques de syntaxe 1.2.3 - repérage d erreurs de saisie Autre? 1.3 Type d hébergement des données 2 - Gestion de la base des abonnés 2.1 Organisation du contrôle automatique des adresses erronées et des doublons 2.2 2.2.1 2.2.2 Typologie de l interface ergonomique de création, modification et suppression d abonnés, mise à disposition - en mode saisie? - en mode import de fichiers? 2.3 Conditions d alimentation de la base : directement par le biais de formulaires d abonnements? 2.4 Modalités d export des abonnés : tout ou partie de la base de données avec requêtage sur les segments? 13

2.5 2.5.1 2.5.2 2.6 2.6.1 2.6.2 2.6.3 2.6.4 Contexte de mise en œuvre d une segmentation de base - avec possibilité de déterminer au moins une douzaine de critères de segmentation? Quid d une possibilité de segmentation automatisée (du type civilité)? - avec possibilité de créer une liste de diffusion par combinaison de critères pour un envoi ponctuel? Statistiques sur les abonnés lesquelles? - Edition de graphiques et possibilités d export dans un format standard - Statistiques pour une base d abonnés - Statistiques pour un segment d une base - Statistiques pour un croisement de segments d une même base Quid d autres possibilités de combinaison, et notamment de statistiques croisées sur plusieurs bases d abonnés, pour une liste donnée? 3. Formulaires d abonnement et de désabonnement 3.1 Conditions d abonnement : - à partir d un formulaire d abonnement unique (cf http://www.service-public.fr/ pour l inscription à la lettre de service-public.fr, et http://www.viepublique.fr/ pour la lettre de vie-publique) - et / ou à partir d un formulaire d abonnement multiple (cf http://www.ladocumentationfrancaise.fr/informations /lettres/index.shtml pour l inscription aux lettres de la documentation Française. 3.2 Possibilité d un contrôle de syntaxe et de doublon de l adresse avant l enregistrement 14

3.3 Les messages de confirmation système d abonnement et de désabonnement pourront-ils être édités et paramétrés par les administrateurs fonctionnels? Conformité avec la législation en vigueur? 3.4 Modalités du paramétrage des formulaires par les administrateurs fonctionnels. 3.5 Modalités de création d un formulaire alimentant automatiquement la base d abonnés et ses différents champs, pour diffuser une nouvelle lettre 3.6 Désabonnement : à partir de la page d abonnement, ou a partir d un lien posé dans le courriel? 4 Gestion des lettres et courriels 4.1 Typologie de l édition : dans un éditeur WYSIWYG intégré à l outil et simple d usage? 4.2 Format HTML et/ou texte? 4.3 Contexte de pré visualisation du message et tests de contrôle avant lancement. 4.4 Conformité du format avec les standards - du point de vue de l HTML utilisé, - et de l accessibilité 4.5 Personnalisation à l aide des données de segmentation (civilités notamment) 4.6 Statistiques lesquelles? - taux d ouverture du message - taux de clics sur les liens Quid des possibilités de suivi lien par lien, et / ou pour un type de lien donné (suivi de liens groupés au sein d un même envoi ou de plusieurs envois) - statistique pour un envoi, ou consolidé pour une période donnée - Edition de graphiques et possibilités d export dans un format standard [opt] 4.7 Conditions d archivage des lettres d information 15

5 Envoi de lettres et courriels 5.1 Modalités d envoi par les serveurs du titulaire 5.2 Gestion NPAI : - phénomènes identifiés (Adresse erronée, Boîte mail pleine, Rejet serveur etc )? - mesures appliquées (systèmes de relance etc )? 5.3 Conditions d une planification automatisée d envoi d une lettre 5.4 Possibilité de spécifier un nom d émetteur par liste 5.5 Possibilité de spécifier un objet par liste 6 Gestion de listes de discussion [opt]6.1 Gestion d une liste existante [opt]6.2 Gestion de conversations publiques et de conversations privées au sein d une même liste [opt]6.3 Fonction de modération [opt]6.4 Création par le gestionnaire d une nouvelle liste de discussion 7 Administration de la solution 7.1 Conditions de gestion de droits des utilisateurs de l application - pour la gestion d une base d abonnés et la création / modification de liste(s)? - pour l usage d une liste? 8 Sécurité de la solution 8.1 Dispositifs mis en œuvre sur sa plateforme pour assurer la sécurité des données, de l outil et du compte utilisateur en termes de sauvegardes? 8.2 Systèmes anti intrusions : en matière d anti spam notamment? 16

8.3 Sécurités sur les données recueillies dans les formulaires d abonnement et de désabonnement? 8.4 Conditions d 1 envoi protégé par mot de passe. (spécifique pour chaque liste?) 8.5 Autres dispositifs sécurisant la solution le cas échéant. 9 Performance de la solution 9.1 Engagements pour l envoi d un message de 30 Ko à une liste de 100.000 destinataires. 9.2 Possibilité d envoi «lissé» (par lots afin de ne pas surcharger les accès aux sites suite à l ouverture de la lettre) 9.3 Nombre maximum de listes de diffusion gérables dans l outil 9.4 Nombre maximum de segments gérables dans la base d abonnés 10 Interconnexion avec des systèmes externes [opt]10.1 Intégration avec les données en sortie du système de gestion de contenu SPIP pour vie-publique. [opt]10.2 Intégration avec les données en sortie du système de gestion de contenu COPERIA (export d un flux xml) pour l actualité de service-public. [opt]10.3 Intégration avec les données d une GRC pour le e-mailing promotionnel. 11 Formation 11.1 Régime de formation pour les utilisateurs au déploiement initial et lors d évolutions éventuelles de la solution. 12 Support technique 12.1 Modalités de l assistance aux utilisateurs du service. 17

Annexe 3 Cadre de réponse financier (facultatif) Tant que faire se peut, le soumissionnaire chiffrera son offre en faisant référence à la numérotation fonctionnelle du tableau des prestations attendues. Il expliquera ses principes tarifaires, et fera apparaître clairement les variables de coût (volumes, heures d envoi etc ). Coûts fixes (hors option) Numéro prestation Description Coût ht Coût ttc Total Coûts «variables» (hors option) Numéro prestation Description Coût ht Coût ttc Total Soit un coût total de la prestation (hors option) sur la base de la description fournie (volumétrie, fréquence ), pour 2006 : Coût HT Coût TTC Autres coûts (ex : option) Numéro prestation Description Coût ht Coût ttc 18

III - Informations complémentaires demandées à l ensemble des candidats : Aubervilliers le 29 septembre 2006 Madame, Monsieur, Vous vous êtes porté candidat au marché de renouvellement de l outil de gestion de listes de diffusion de la Documentation française. Pour apprécier pleinement votre offre, nous vous remercions de bien vouloir nous apporter des compléments d information écrits et nous souhaitons vous rencontrer lors d une réunion de démonstration de votre produit, orientée sur ces mêmes questions. Pour ce faire, - ci-après un questionnaire que nous vous remercions de nous retourner après l avoir complété (p.2), - et en pièce jointe une note sur le déroulement de la démonstration, ainsi que les éléments (fichiers d abonnés et exemples d envois électroniques) à utiliser pour cette démonstration. Ces fichiers vous sont également communiqués au format électronique par e-mail en parallèle à l envoi postal. Nb : il se peut que certaines des informations demandées figurent déjà dans votre réponse initiale, auquel cas nous vous remercions de bien vouloir les reprendre dans ce questionnaire. Conditions de remise des compléments d information La date limite de retour des informations complémentaires est le (date d envoi + 8 jours ouvrés). Les démonstrations se tiendront après cette date, dans les locaux de la documentation Française à Aubervilliers, sur RDV pris auprès de Valérie Morin Meyne, au 01 40 15 68 02 Les renseignements d ordre technique peuvent être obtenus auprès de Valérie Morin Meyne au 01 40 15 68 02 Les modalités de réponse sont celles du règlement de consultation : - la transmission des dossiers par voie électronique seulement n est pas admise, - les dossiers doivent être adressés à??? 19

Complément de description des prestations attendues 1 - Concernant la reprise des données, Quelles sont vos préconisations en terme d organisation des données : est il préférable, dans notre contexte (décrit dans le CCTP, et illustré par les éléments de la démonstration) de gérer une ou plusieurs base d abonnés? Selon votre préconisation, merci de répondre aux questions suivantes : Nb : les exemples cités sont extraits des éléments de la démonstration. Préconisation 1 base Existe ou non en standard autres possibilités Possibilité de créer ponctuellement une liste sur plusieurs critères ; par exemple envoyer un e-mail commercial aux abonnées des lettres de Vie publique et de Service publique qui ont accepté de recevoir des infos commerciales et sont intéressés par la politique. Possibilité pour l internaute de se désabonner à une liste uniquement, par exemple de ne plus recevoir d informations commerciales, sans se désabonner pour autant aux lettres, et de se désabonner à une lettre seulement lorsqu on est abonné à plusieurs. Possibilités de statistiques sur les abonnés par liste ; par exemple, suivi des abonnés de la lettre de Vie publique, de façon distincte du suivi des destinataires de la campagne promotionnelle politique etc. Possibilités de consulter les résultats du tracking sur un envoi particulier (la lettre de Vie publique par exemple), avec consolidation par périodes Possibilités de droits fins de gestion par liste ; par exemple, seul Monsieur Dupond est habilité à créer une liste, seul Monsieur Durand peut rédiger la lettre d information de Vie publique et seul Monsieur Martin peut l envoyer. Surcoût(s) financier(s) par création / modification de formulaire d abonnement Préconisation plusieurs bases Possibilités de statistiques consolidées des abonnés au différentes bases: par exemple, suivi consolidé des abonnés à toutes les lettres, et de façon distincte suivi consolidé des personnes ayant accepté de recevoir des e-mails promotionnels, quelque soit la lettre à laquelle ils sont abonnés Possibilité de créer des listes ponctuelles sur plusieurs critères, et sur plusieurs bases. Par exemple envoyer un e-mail commercial aux abonnés des deux lettres qui ont accepté de recevoir des infos commerciales et sont intéressés par la politique Possibilité de se désabonner à un envoi uniquement, par exemple de ne plus recevoir d informations commerciales, sans se désabonner pour autant aux lettres, et de se désabonner à une lettre seulement lorsqu on est abonné à plusieurs. Possibilités de consultation des résultats du tracking sur un envoi particulier (par exemple uniquement sur la lettre de Vie Publique), avec consolidation par périodes 20