Administration: Comment importer les données? Comment gérer les profils? Comment passer de la Mono société à la Multi société? Utilisation: Comment créer un employé? Comment remplir une déclaration?
Table de matière Se connecter... 3 Barre de menu... 4 Changer le mot de passe:... 5 Importer des données:... 6 Gérer les profils... 9 Pour passer de la Mono société à la Multi société:... 12 Changer les coordonnées de l'entreprise... 13 Créer un employé... 13 Création et recherche d'une déclaration d'accident ou de maladie... 14 Etablir une déclaration d'accident Rechercher une déclaration d'accident Création et recherche d'une déclaration maladie Rechercher une déclaration maladie Ajout d'un médecin lors d'une déclaration d'accident / maladie... 17 Ajout d'une localité étrangère... 17 Gestion des employés... 18 Aperçu de la liste des agences Vaudoise Assurances... 19 Configuration email... 20 Installation multi postes... 21 Contact en cas de problème... 21
Se connecter Le programme vous met deux profils d'utilisateur à disposition: Profil avec les droits pour les fonctionnalités basiques du programme: Veuillez laisser les deux champs (Utilisateur et Mot de passe) vide. Profil avec tous les droits pour toutes les fonctionnalités du programme: Nom d'utilisateur: ADMIN ; Mot de passe: admin
Barre de menu Barre d'outils. Vous trouverez cette barre sur toutes les fenêtres. Elle permet d'ajouter, de supprimer, de modifier, de valider, d'annuler ou d'imprimer. Tout cela en fonction des droits de l'utilisateur et des possibilités de l'application. La barre de menu fonctionne de la même façon sur tous les écrans Pour Créer/Ajouter une déclaration d'accident / maladie, un employé, un médecin Pour Supprimer une déclaration d'accident / maladie, un employé, un médecin Pour Modifier une déclaration d'accident / maladie, un employé, un médecin Pour Enregistrer / Valider la modification, la création d'une déclaration d'accident / maladie, d'un employé, d'un médecin Pour Annuler / Sortir du traitement en cours. Si on ne veut pas ajouter ou valider une modification, il faut annuler le traitement avec ce bouton.
Changer le mot de passe: Lors de la première ouverture du programme après l'installation ou suite à une connexion sans nom d'utilisateur ni mot de passe vous arrivez sur la page suivante: Le bouton USER dans un premier temps, affiche l'utilisateur en cours, mais il permet également de verrouiller l'application ou de changer votre mot de passe. Pour changer le mot de passe: Cliquer sur USER et choisissez en suite "Changer de mot de passe" Veuillez saisir les données requises dans la fenêtre suivante: Vous pouvez ensuite consulter la suite de l'aide avec le bouton haut à droite. de l'écran principal en
Importer des données: Pour importer vos anciennes déclarations vous devez être connecté entant qu'administrateur (voir sous se connecter) Cliquer sur "importation des données" dans le menu Divers.
Cliquer sur le bouton "Nouvelle importation". Sélectionner le répertoire où étaient stockées vos anciennes données. Une fois validé si le programme trouve des données dans ce répertoire il les importe automatiquement et les voyants des différentes étapes d'importations passent au vert et le répertoire traité s'affiche dans la table des importations déjà faites pour éviter de le faire une seconde fois.
Quelques précisions: 1. Permet l'importation de vos anciennes déclarations. Lors du clic sur le bouton, il vous sera demandé de sélectionner le dossier qui contient vos anciens fichiers de données. Attention, il est très important que dans le répertoire d'installation de l'application, figure le ou les fichiers d'analyses (.wdd), correspondant à la version de votre ancienne application de déclaration. Ces fichiers vous sont fournis avec le package d'installation. 2. En cas d'interruption de l'importation des données, ou d'erreur, il vous est possible d'y revenir et de continuer l'importation. Pour cela, il vous faudra sélectionner le fichier d'importation dans la table. (voir 3) 3. 4. 5. Table des importations de données. Cette table liste les importations effectuées. Affiche le processus d'étape de l'importation en cours. Ferme la fenêtre d'importation Il vous est désormais possible d'importer vos anciennes déclarations dans la nouvelle version du logiciel. Il se peut que dans les différentes versions du logiciel, certaines informations vous étaient demandées lors de l'établissement d'une déclaration mais qu'en revanche, ce ne soit plus le cas aujourd'hui. L'inverse peut se produire également : une information vous est demandée aujourd'hui, alors qu'elle n'était pas exigée auparavant. Il peut en résulter des différences lors de l'importation des données. Vous pourrez les complétez si besoin est. Une fois tous les voyants passés au vert, il reste à quitter la fenêtre et vous aurez vos déclarations avec les employés concernés. Vous pouvez contrôler en allant dans le menu "Gestions des employés" ou "Rechercher une déclaration" sur la gauche de l'écran.
Gérer les profils L'installateur du programme doit configurer les différents utilisateurs et profils avec leurs droits. Pour faire cela, vous devez soit être connecté en tant qu'administrateur ou être connecté en tant qu'utilisateur qui a le droit de gérer les droits. Si l'écran ne s'affiche pas comme ci dessous, veuillez vous connecter entant que ADMIN. Affecter les droits désirés aux différents profils. Cliquer sur "Gestion des droits" dans le menu "Divers" Cliquer sur l'onglet Utilisateur et affecter le profil désiré à chaque utilisateur. Créer un profil - cliquer sur le bouton puis "nouveau profil" - insérer le nom du profil et cliquer sur - sélectionner ce nouveau profil dans le menu déroulant - cliquer sur le bouton puis "gestion des entités sur le profil" - éventuellement sélectionner la société correspondante dans le champ du bas - cliquer sur la flèche afin d'attribuer l'entité / la société s'affiche au profil sélectionné - sélectionner les droits désirés pour chaque programme dans le champ en haut à droite et liquer sur pour valider
Créer un utilisateur Cliquer sur l'onglet utilisateur - cliquer sur le bouton puis - compléter les informations concernant l'utilisateur - cliquer sur pour valider
Mono société et Multi société Par défaut, le programme s'installe comme Mono société En mode mono société: Vous travaillerez dans un contexte d'entités. Cela vous permettra de gérer plusieurs entités; services, départements. Vous décidez du sens que vous voulez donner à la notion d' "Entité". Mais toutes ces entités seront rattachées à un seule société, telle que vous l'aurez déclarée lors du premier lancement de l'application (voir architecture). De ce fait, l'onglet "Informations divers", ne sera pas visible. En mode multi-sociétés: Pour chaque société, il vous sera demandé les informations sur le numéro de police, la branche LAA ainsi que d'autres informations. Attention : Lors de l'ajout d'une entité ou d'une société, celle-ci ne sera pas encore accessible pour les profils existants. Il faudra impérativement que le compte "Superviseur", affecte la ou les entités (sociétés) aux profils ayant le droit d'accès
Pour passer de la Mono société à la Multi société: Vous devez être connecté entant qu'administrateur (si ce n'est pas le cas, veuillez redémarrer le programme pour vous connecter entant qu'administrateur) Cliquer sur "information sur la société" dans le menu "Divers" Cocher la case "Multi sociétés", cliquer OK
Changer les coordonnées de l'entreprise Sous l'option "information sur la société" dans le menu "Divers" vous pouvez non seulement changer de Mono société à Multi société mais aussi corriger les données de l'entreprise qui ont été enregistrées lors de l'installation du programme. Créer un employé - Cliquer sur l'option "Gestion des employés" dans le menu "Employés" à gauche de l'assistant. - En suite cliquer sur le bouton dans la barre d'outil pour ajouter un employé - Renseigner toutes les données demandées dans les trois onglets - Cliquer sur pour valider
Création et recherche d'une déclaration d'accident ou de maladie Etablir une déclaration d'accident Cliquer sur le Etablir une déclaration dans le menu "Accident" Cliquer sur dans la barre d'outil pour établir une déclaration. - Si vous n'avez pas encore créé d'employé vous devez le faire maintenant. Voir sous Créer un employé - Si vous avez déjà créé les employés: Pour créer une nouvelle déclaration d'accident, commencez par cliquer sur le bouton d'ajout, puis sélectionnez le type de déclaration désirée. Il vous sera demandé ensuite de sélectionner l'employé dans la liste déroulante. - Puis renseigner toutes les données qui sont demandées dans les différents onglets
Rechercher une déclaration d'accident - Cliquer sur "Rechercher une déclaration" dans le menu "Accident" et toutes les déclarations s'affichent. - L'application vous permet de rechercher la déclaration par employé de l'entité ou de l'employeur. - Les informations suivantes s'affichent: 1. Liste des employés ayant une déclaration d'accident 2. Liste des déclarations de l'employé sélectionné 3. Informations sur la déclaration sélectionnée - En mode de recherche, il est possible d'ajouter ou de modifier des informations sur la déclaration sélectionnée
Création d'une déclaration maladie Cliquer sur le bouton correspondant du coté gauche de l'assistant: "Etablir une déclaration" dans le menu "Maladie" - Si vous n'avez pas encore créé d'employé vous devez le faire maintenant. Voir sous Créer un employé - Si vous avez déjà créé les employés: Pour saisir une nouvelle déclaration de maladie, commencez par sélectionner l'employé dans la liste déroulante, puis cliquez sur le bouton d'ajout. - En suite renseignez toutes les données qui sont demandées dans les différents onglets Rechercher une déclaration maladie - Cliquer sur "Rechercher une déclaration" dans le menu "Maladie" et toutes les déclarations s'affichent. - L'application vous permet de rechercher la déclaration par employé de l'entité ou de l'employeur. - Les informations suivantes s'affichent: 1. Liste des employés ayant une déclaration maladie 2. Liste des déclarations de l'employé sélectionné - En mode de recherche, il est possible d'ajouter ou de modifier des informations sur la déclaration sélectionnée.
Ajout d'un médecin lors d'une déclaration d'accident / maladie Lors de l'établissement d'une déclaration d'accident / maladie, si le médecin ne figure pas dans la liste, vous pouvez l'ajouter depuis la barre de menu Avec le bouton Ajout d'une localité étrangère Le programme connaît toutes les localités Suisse mais il est possible d'en ajouter d'autre. Lorsque vous saisissez un NPA inconnu la croix verte devient active et vous pouvez cliquer dessus afin de saisir et d'enregistrer la localité inconnue
Gestion des employés L'option "Gestion des employés" sous le menu "Employés" permet une vue d'ensemble des employés crées. S'affichent: 1. La liste des entités ou sociétés. N'apparaît que si il en existe plusieurs. 2. La liste des employés affectés à l'entité ou à la société sélectionnés. 3. Les informations sur l'employé sélectionné.
Aperçu de la liste des agences Vaudoise Assurances L'option "Gestion des agences Vaudoise" sous le menu "Assureur" permet une vue d'ensemble de toutes les agences de la Vaudoise Assurances. S'affichent: 1. La liste des agences de la Vaudoise Assurances par région. 2. Les informations sur l'agence sélectionnée. Pour chacune d'entre elles, vous avez la possibilité d'ajouter un contact et une adresse email. Ce sont les seules données que vous pouvez modifier.
Configuration email Pour pouvoir configurer l'email, vous devez être connecté entant qu'administrateur ou avec un utilisateur qui dispose des droits de le faire. Cliquer sur "Configurer mail" dans le menu "Divers" La fenêtre suivante s'affiche: - 1. Liste des entités ou sociétés. Visible uniquement si plusieurs éléments. - 2. Informations de configuration de l'élément sélectionné. Cliquer sur pour modifier les données.
Installation multi postes Afin de pouvoir disposer du programme sur plusieurs postes vous pouvez faire une installation multi postes. Apres avoir fait une première installation sur un poste, veuillez installer le programme sur tous les autres postes que vous souhaitez. Lors de l'installation, choisissez le même répertoire de données que vous avez choisi pour l'installation sur le premier poste. Contact en cas de problème Si vous rencontrez des problèmes lors de l'installation ou lors de l'utilisation du programme, veuillez contacter notre helpdesk: Par mail: helpdesk@vaudoise.ch Ou par téléphone le 021 618 8555