RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE DU COMITÉ DE VIGILANCE ET DE LA QUALITÉ DE L AGENCE DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX DE MONTRÉAL (R2007-01) Date d'entrée en vigueur : 30 janvier 2007 Date de révision : Date d'abrogation :
TABLE DES MATIÈRES RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE DU COMITÉ DE VIGILANCE ET DE LA QUALITÉ... 3 CHAPITRE 1 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES... 3 SECTION I - DÉFINITIONS... 3 SECTION II - OBJET ET INTERPRÉTATION... 3 CHAPITRE 2 - OBLIGATIONS DU CONSEIL D ADMINISTRATION VS COMITÉ DE VIGILANCE ET DE LA QUALITÉ... 4 CHAPITRE 3 - COMPOSITION DU COMITÉ DE VIGILANCE ET DE LA QUALITÉ... 4 CHAPITRE 4 - RESPONSABILITÉ, RÔLE ET FONCTIONS DU COMITÉ DE VIGILANCE ET DE LA QUALITÉ... 4 SECTION III - SUIVI DE L APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE RÉGIONAL AUX PLAINTES ET À LA QUALITÉ DES SERVICES OU DU PROTECTEUR DU CITOYEN FORMULÉES AUPRÈS DE L AGENCE... 4 SECTION IV - RÔLE DE VIGILANCE... 5 SECTION V - RECEVOIR, ANALYSER, ÉTABLIR, FAIRE, ASSURER, EXERCER ET VEILLER... 5 CHAPITRE 5 - RÈGLES DE RÉGIE INTERNE... 6 SECTION VI - DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES... 6 ET DURÉE DU MANDAT... SECTION VII - FRÉQUENCE DES RÉUNIONS... 6 SECTION VIII - VACANCE... 6 SECTION IX - QUORUM... 7 CHAPITRE 6 - AUTRES RÈGLES DE RÉGIE INTERNE... 7 SECTION X - PRÉSIDENT... 7 SECTION XI - SECRÉTAIRE... 7 SECTION XII - FONCTIONNEMENT... 7 CHAPITRE 7 - DISPOSITIONS FINALES... 8 de l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal 2
RÈGLEMENT DE RÉGIE INTERNE DU COMITÉ DE VIGILANCE ET DE LA QUALITÉ CHAPITRE 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES SECTION I DÉFINITIONS 1. Dans le présent règlement, à moins que le contexte n indique un sens différent, on entend par : «l Agence» : l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal; «commissaire» : le commissaire régional aux plaintes et à la qualité des services; «comité» : le comité de vigilance et de la qualité de l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal, créé en vertu de l article 412.1 de la Loi; «conseil d administration» : le conseil d administration de l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal; «Loi» : la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., chapitre S-4.2); «membre» : un membre du comité de vigilance et de la qualité; «président» : le président du comité de vigilance et de la qualité; «président-directeur général» : le président-directeur général de l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal; «Protecteur du citoyen» : le Protecteur du citoyen est substitué au Protecteur des usagers en matière de santé et de services sociaux, nommé par le gouvernement du Québec en vertu de la Loi sur le Protecteur du citoyen (L.R.Q., chapitre P-32); «secrétaire» : le secrétaire du comité de vigilance et de la qualité. SECTION II OBJET ET INTERPRÉTATION 2. Le présent règlement a pour objet de déterminer les règles de régie interne ou modalités de fonctionnement du comité de vigilance et de la qualité. 3. En cas de conflit d interprétation entre le présent règlement et la Loi, cette dernière prévaut. de l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal 3
CHAPITRE 2 OBLIGATIONS DU CONSEIL D ADMINISTRATION VS COMITÉ DE VIGILANCE ET DE LA QUALITÉ 4. Le conseil d administration doit créer un comité de vigilance et de la qualité conformément à l article 412.1 de la Loi. 5. Le conseil d administration doit s acquitter de ses responsabilités en matière de qualité des services et de respect des droits des usagers ou des autres utilisateurs de services, relativement aux personnes, organismes ou fonctions qui peuvent faire l objet d une plainte auprès de l Agence en vertu de l article 60 de la Loi. 6. Le conseil d administration décide des recommandations formulées à son attention par le comité de vigilance et de la qualité relevant de ce dernier. CHAPITRE 3 COMPOSITION DU COMITÉ DE VIGILANCE ET DE LA QUALITÉ 7. Conformément à l article 412.2 de la Loi, un comité de vigilance et de la qualité est composé, comme suit : du président-directeur général; de trois (3) autres membres du conseil d administration : une (1) personne en provenance des organismes communautaires; une (1) personne en provenance des comités des usagers des établissements; une (1) personne choisie parmi les autres membres; du commissaire régional aux plaintes et à la qualité des services. Les autres membres du conseil d administration peuvent assister aux réunions du comité, comme observateurs, selon leur intérêt pour les points à l ordre du jour. CHAPITRE 4 RESPONSABILITÉ, RÔLE ET FONCTIONS DU COMITÉ DE VIGI- LANCE ET DE LA QUALITÉ SECTION III SUIVI DE L APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE RÉGIONAL AUX PLAINTES ET À LA QUALITÉ DES SERVICES OU DU PROTECTEUR DU CITOYEN FORMULÉES AUPRÈS DE L AGENCE 8. Conformément à l article 412.1 de la Loi, un comité de vigilance et de la qualité est responsable : d assurer, auprès du conseil, le suivi des recommandations du commissaire régional aux plaintes et à la qualité des services ou du Protecteur du citoyen relativement aux plaintes qui ont été formulées ou aux interventions qui ont été effectuées conformément aux dispositions de la Loi ou de la Loi sur le Protecteur du citoyen (L.R.Q., chapitre P-32). de l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal 4
SECTION IV RÔLE DE VIGILANCE 9. Conformément à l article 412.3 de la Loi, le rôle du comité de vigilance et de la qualité est prescrit, comme suit : veiller à ce que l Agence s acquitte de ses responsabilités prévues à l article 5, conformément à ses fonctions décrites à l article 10 du présent règlement. SECTION V RECEVOIR, ANALYSER, ÉTABLIR, FAIRE, ASSURER, EXERCER ET VEILLER 10. Les fonctions dévolues au comité de vigilance et de la qualité, en vertu de l article 412.3 de la Loi, sont les suivantes : a) recevoir et analyser les rapports et les recommandations transmis au conseil d administration par le commissaire régional aux plaintes et à la qualité des services ou par le Protecteur du citoyen; b) établir les liens systémiques entre ces rapports et recommandations et en tirer les conclusions nécessaires afin de pouvoir formuler les recommandations prévues en c); c) faire des recommandations au conseil d administration sur les suites qui devraient être données à ces rapports ou recommandations dans l objectif d améliorer la qualité des services aux usagers et aux autres utilisateurs de services; d) assurer le suivi auprès du conseil d administration de l application, par ce dernier, des recommandations qu il a faites, en application du paragraphe c); e) exercer toute autre fonction que le conseil d administration jugera utile au respect du mandat confié; f) veiller à ce que le commissaire régional aux plaintes et à la qualité des services dispose des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires pour assumer ses responsabilités de façon efficace et efficiente. 11. Autres fonctions : a) recevoir et analyser les rapports d évaluation de la qualité des services, en assurer le suivi auprès du conseil d administration et formuler le cas échéant des recommandations. de l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal 5
CHAPITRE 5 RÈGLES DE RÉGIE INTERNE SECTION VI DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES ET DURÉE DU MANDAT 12. Dans l exercice de leurs fonctions, les membres du comité de vigilance et de la qualité ont droit de parole et droit de vote sur toute question relevant de leur responsabilité, en vertu du présent règlement ou sur celle soumise par le conseil d administration. Les membres du comité doivent agir en toute confidentialité en cours de mandat, de même qu après la fin de leur mandat au sein du comité de vigilance et de la qualité et veiller notamment à ne pas chercher à identifier un plaignant. 13. La durée du mandat des deux (2) membres du conseil d administration nommés d office, correspond à la durée non écoulée de leur mandat, depuis leur nomination au sein dudit conseil. 14. La durée du mandat du troisième membre du conseil d administration choisi par et parmi les autres membres de ce dernier pour siéger au comité est d une (1) année. SECTION VII FRÉQUENCE DES RÉUNIONS 15. Le comité de vigilance et de la qualité se réunit au moins trois (3) fois par année afin de prendre connaissance des deux (2) rapports ad hoc annuels du commissaire régional aux plaintes et à la qualité des services ainsi que du rapport annuel sur la procédure d examen des plaintes de l Agence, accompagné de celui cumulé des établissements de la région de Montréal, à être soumis au conseil d administration pour approbation. SECTION VIII VACANCE 16. Constitue une vacance : a) la démission d un membre du conseil d administration, autre que le présidentdirecteur général, à titre de membre du comité; b) la perte de qualité pour laquelle un membre du comité siégeait au sein de ce dernier; II y a perte de qualité d un membre du conseil d administration nommé d office ou autrement choisi par et parmi les autres membres de ce conseil pour siéger au comité, parce qu il n exerce plus au sein du collège qu il représentait au moment de sa nomination au conseil d administration. Tout poste laissé vacant au sein du comité, par un membre du conseil d administration, autre que le président-directeur général, est comblé pour la durée non écoulée du mandat, par et parmi les autres membres du conseil demeurant en fonction. de l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal 6
SECTION IX QUORUM 17. Le quorum des réunions du comité correspond à la présence de trois (3) membres sur cinq (5), dont celle du président-directeur général ou du commissaire régional aux plaintes et à la qualité des services. En l absence de quorum, le président-directeur général convient d une autre date, la plus rapprochée possible de celle fixée à l origine, pour la tenue d une prochaine rencontre. CHAPITRE 6 AUTRES RÈGLES DE RÉGIE INTERNE SECTION X PRÉSIDENT 18. Lors de la première réunion du comité, le président-directeur général agira comme président, le temps de procéder à la nomination du président du comité. 19. La durée du mandat du président du comité de vigilance et de la qualité est d une (1) année. 20. Dans le cas de démission du président, le président-directeur général agira comme prévu à l article 18. 21. Le président convoque les réunions du comité, les préside, veille au respect du rôle confié audit comité en conformité de l article 9, ainsi qu à l application du présent règlement. Il agit également comme porte-parole du comité relativement aux recommandations que ce dernier formulera. SECTION XI SECRÉTAIRE 22. Les fonctions de la personne désignée à titre de secrétaire du comité, sont de s assurer de la production de la préparation de l ordre du jour des réunions, de la rédaction des comptes rendus en découlant et de la tenue du registre du comité, de même que de la rédaction des recommandations formulées par le comité. 23. Les dossiers constitués à partir des réunions tenues par le comité sont conservés par la personne désignée à titre de secrétaire du comité, pour l Agence, selon le processus de gestion des documents en vigueur. SECTION XII FONCTIONNEMENT 24. Les réunions du comité se déroulent à huis clos. Un membre ou tous les membres peuvent participer par conférence téléphonique. 25. Un membre du comité en conflit d intérêt ou de rôle devra éviter de prendre part aux discussions ou aux décisions concernant l organisme où il œuvre. de l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal 7
CHAPITRE 7 DISPOSITIONS FINALES 26. Le présent règlement entre en vigueur à la date de son adoption par le conseil d administration de l Agence. Le présent règlement remplace le document Comité de vigilance et de la qualité, daté du 15 juin 2006, portant sur la composition, le mode de nomination des membres, le mandat et le fonctionnement, adopté par le conseil d administration à sa réunion ordinaire tenue le 20 juin 2006. Toute modification au présent règlement doit être approuvée par le conseil d administration. de l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal 8