GUIDE POUR LE SUIVI DES PROJETS, L ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS, LA RÉVISION ET LA PROLONGATION DE PROJETS Pour tous les modèles de rapports, veuillez visiter le site du FNUD : http://www.un.org/democracyfund/information-grantees Ce document établit un guide détaillé pour le suivi et l établissement de rapports ainsi que pour la révision et la prolongation de projets ayant reçu une subvention du FNUD. Les rapports soumis au FNUD sont considérés comme faisant partie du domaine public (à moins d entente contraire) et, à ce titre, peuvent être consultés par le Groupe consultatif du Programme, le Conseil consultatif du FNUD, ou mis en ligne sur le site du FNUD. Le FNUD utilisera également les rapports soumis pendant la durée de vie du projet pour déterminer si le projet en question progresse de façon satisfaisante et pour recommander des ajustements en termes de portée, de mise en œuvre et de financement, en fonction des besoins. Tous les rapports doivent être rédigés en anglais ou en français, les deux langues de travail du Secrétariat de l ONU. 1. Arrangements de gestion de projet L Organisation de la Société Civile (OSC) qui reçoit la subvention doit s acquitter de toutes les responsabilités substantives et financières ainsi que des obligations en matière de suivi et d établissement de rapports auprès du FNUD. Elle est responsable de la gestion du projet dans son ensemble. 2. Suivi de projet Le suivi des projets du FNUD s effectue de différentes façons : A. Toutes les agences de mise en œuvre, pour tous les projets, doivent assurer le suivi de leurs propres activités et sont responsables de la collecte des données de base. L agence de mise en œuvre doit utiliser les données de base recueillies pour effectuer le suivi du projet pendant la totalité de sa durée. De plus, les données de base seront utilisées dans l évaluation finale du projet. B. Des observateurs seront désignés par le FNUD pour observer les objectifs intermédiaires du projet tels que spécifiés dans le document de projet. C. En outre, le FNUD contrôlera l avancée de tous les projets grâce à l examen des rapports intermédiaires et d exécution de projet et mènera à l occasion des visites de suivi du projet selon les besoins. 3. Établissement de rapports de projet L agence de mise en œuvre est tenue de soumettre les rapports suivants : i) Rapports intermédiaires et annuels, ii) Rapport narratif final et iii) Rapports financiers d utilisation. Voir l Annexe 1 pour connaître les dates de remise des rapports. De plus, le FNUD peut demander des mises à jour à tout moment pendant la durée du projet. 1
4. Exigences en matière de suivi et d établissement de rapports pour les projets CSOP Les modèles de rapport financiers et narratifs sont disponibles sur le site internet du FNUD. Les rapports n utilisant pas le modèle approprié ne seront pas acceptés. 4.1 Rapport d observation d une étape-clé Chaque étape-clé et tranche de la subvention correspondante sont indiquées par le bénéficiaire et approuvés par le FNUD lors de la négociation du document de projet. Le bénéficiaire a la responsabilité d'informer le FNUD de tout changement à une étape-clé bien à l'avance de l activité planifiée pouvant conduire à des changements dans le calendrier de décaissement des fonds. Le FNUD désignera un observateur pour évaluer les étapes clés 2 et 3. Cet individu ou cette entité n auront aucune responsabilité vis à vis d aucun aspect de mise en œuvre du projet Afin d organiser le contrôle des étapes clés tels que décrits dans le planning des décaissements du document de projet, l agence de mise en œuvre doit fournir au FNUD les détails logistiques de l activité de l étape clé deux mois avant sa date prévue. Les détails logistiques incluent les dates, les lieux, les coordonnées des personnes à contacter, l ordre du jour et les documents connexes. L observateur du FNUD contactera l agence de mise en œuvre directement pour organiser les derniers arrangements. L observateur assistera à l activité, prendra des notes et des photos et recueillera les documents. L agence de mise en œuvre devra fournir tous les documents nécessaires tels que l ordre du jour des réunions, une liste de présence signée par les participants, les publications, brochures, etc. Par la suite, l observateur compilera tous les détails sur l étape clé et soumettra au FNUD un rapport de d observation d étape-clé. Dans certains cas, le FNUD pourra décider d effectuer un examen sur dossier au lieu de dépêcher des observateurs sur place. Dans ce cas, l agence de mise en œuvre devra soumettre un rapport, des photos de l activité et tout autre document connexe. 4.2 Rapport financier d utilisation Une fois que l étape clé est réalisée, l agence de mise en œuvre doit envoyer au FNUD un rapport financier d utilisation de l étape clé, certifié par le comptable/auditeur indépendant inscrit au document de projet. Dans un premier temps, l'agence de mise en œuvre est tenue de présenter un rapport financier certifié en format Excel. Après approbation par le FNUD, l'agence de mise en œuvre devra, dans un deuxième temps, soumettre le même rapport certifié par le vérificateur indépendant et externe indiqué dans le document de projet Ces rapports financiers doivent être préparés en conformité avec le modèle du FNUD et refléter les montants déboursés à cette date. L objectif du rapport FUR est de comparer les dépenses du projet par rapport au budget total du projet déterminé dans le document de projet signé. Au moins 70% de la première tranche doit avoir été dépensé avant que la tranche suivante ne puisse être versée. Les projets sont tenus de joindre une courte explication pour chaque ligne budgétaire faisant l objet d un surcoût ou d une sous-dépense. Le FNUD passera en revue le FUR et approuvera la dépense ou reviendra vers le projet pour des renseignements ou une discussion supplémentaire. 2
Les modifications apportées au budget du projet approuvé requièrent l accord préalable du FNUD. Toute réaffectation financière faîte sans l approbation du FNUD sera refusée, et un remboursement des fonds au FNUD pourrait être exigé. L agence de mise en œuvre sera tenue responsable de toute dépense supplémentaire. 4.3 Rapport d exécution à mi-parcours Le rapport d exécution à mi-parcours doit être soumis au FNUD au plus tard 13 mois après la Date de début du projet (telle qu indiquée sur la page de couverture du document de projet). Le rapport doit inclure des informations détaillées sur l état de la mise en œuvre du projet : les activités déjà complétées et celles en cours, un bref compte-rendu sur la manière dont les fonds ont été utilisés et sur les produits/résultats et les impacts/effets déjà visibles ainsi que tout changement apporté au projet par rapport au document de projet initial signé. Le rapport doit également justifier tout changement apporté à la mise en œuvre du projet comparativement au document de projet signé. Le FNUD utilisera ce rapport pour déterminer si le projet progresse de manière satisfaisante et si des ajustements devraient être apportés à sa mise en œuvre, ses activités ou son financement. 4.4 Rapport narratif final L agence de mise en œuvre doit soumettre un rapport narratif final un mois après la fin du projet. Ce rapport doit contenir des informations détaillées sur la mise en œuvre du projet et décrire les produits/résultats et les impacts/effets réalisés en accord avec le document de projet signé. Il doit aussi justifier toute modification apportée à la stratégie de projet approuvé comparativement au document de projet signé et souligner toutes les leçons apprises et les bonnes pratiques générées par le projet. 4.5 Rapport financier d utilisation final Un rapport financier d utilisation final, certifié par un auditeur indépendant et externe, doit être soumis au plus tard trois mois après la date de fin du projet. Ce rapport doit inclure tous les détails financiers pertinents, notamment les dépenses et tout revenu ou tous intérêts gagnés. 4.6 Évaluation de fin de projet Le FNUD est chargé de concevoir la modalité d'évaluation finale du projet et informera les bénéficiaires de subventions si une évaluation du projet doit être menée. L agence de mise en œuvre est tenue de prendre toutes les mesures nécessaires afin de faciliter l évaluation de la façon requise et au moment demandé par le FNUD ou par une tierce partie en son nom. Si une évaluation devait être effectuée, le rapport d évaluation final pourrait être publié sur le site Internet du FNUD 3
5. Prolongation et révision de projet 5.1 Révisions de projets Dans les cas où des modifications de fond sont nécessaires à un document de projet et / ou son budget, l'agence de mise en œuvre doit se mettre en communication avec le responsable du programme FNUD qui indiquera les procédures à suivre. Une révision substantielle implique une modification, soit dans l objectif, soit dans les réalisations ou résultats/produits du projet. À condition que le projet continue à entrer dans le cadre des objectifs du FNUD et reste en cohérence avec la proposition de projet, des révisions peuvent être apportées à tout moment pendant le cycle de vie du projet, dans l une des trois circonstances suivantes : A) En réponse à des changements dans le contexte national, régional ou mondial, B) Pour ajuster la conception et l allocation des ressources afin d assurer le fonctionnement efficace du projet dans un environnement en mutation, et/ou C) Pour améliorer la conception ou la mise en œuvre du projet en clarifiant les objectifs, ajustant les résultats, indicateurs, hypothèses ou conditions, et en ajoutant ou supprimant des activités. Tous les changements approuvés doivent être mentionnés à la fois dans les rapports à mi-parcours et narratifs finaux envoyés au FNUD. Toute réaffectation financière pour laquelle une demande d approbation n a pas été soumise préalablement au FNUD peut être refusée. Il peut alors être possible que les fonds doivent être remboursés au FNUD. 5.2 Prolongation de la durée d un projet Le FNUD préfère que les projets soient mis en œuvre conformément au calendrier du document de projet et ne prendra en considération que des prolongations sans contrepartie dans des circonstances exceptionnelles. Dans ce cas, les prolongations de projet doivent être demandées par l agence de mise en œuvre au moins trois mois avant la date de fin de projet initialement prévue. De telles prolongations n entraînent pas de modification du budget global du projet. Veuillez noter que les salaires et les dépenses d'appui ne doivent pas dépasser les montants qui ont été auparavant alloués dans le budget du document de projet final. Les demandes de prolongations ne seront prises en considérations que pour des périodes courtes et justifiées et ne dépassant en aucune circonstance 12 mois. L agence de mise en œuvre après consultation avec le chargé de programme du FNUD est tenue de soumettre le formulaire de demande de prolongation de projet, disponible sur le site internet du FNUD. Outre le formulaire de demande de prolongation de projet, un Cadre de Résultats mis à jour doit être annexé et doit préciser de façon claire les activités déjà complétées au moment de la demande ainsi que celles qui seront mises en œuvre pendant la prolongation du projet. Après approbation de la demande de prolongation, le FNUD indiquera quelles sont les exigences au niveau de l établissement des rapports au cours de la période de prolongation en fonction de la durée de celle-ci. 4
6. Exigences en matière de visibilité du projet L' Agence de mise en œuvre doit s engager à mettre en vedette le FNUD comme donateur dans tout outil de sensibilisation, y compris les bannières, les enseignes, toute la documentation écrite et les publications associées au projet subventionné par le FNUD, ainsi que sur le site internet et les publications de l'agence de mise en œuvre résultant de la mise en œuvre du projet FNUD. Toute présentation inclura le logo du FNUD. Tout accusé de réception doit inclure les mots '' Le Fonds des Nations Unies pour la démocratie ''. Pour se conformer aux lignes directrices en matière de visibilité du FNUD, l'agence de mise en oeuvre doit afficher un communiqué sur la page d'accueil de son site internet au début du projet indiquant qu elle vient de lancer un nouveau projet, financé par le Fonds des Nations Unies pour la démocratie Le communiqué devrait inclure les éléments suivants : - Être mis en évidence sur une page facile à trouver (comme sous la rubrique «Bailleurs de fonds» ou «Projets» ou «Programmes») - Faire figurer un bref résumé d'un ou deux paragraphes décrivant le projet, pas seulement le nom du projet; - Inclure le logo du FNUD - Inclure une photographie d'une activité de groupe, une scène ou paysages liés au thème/emplacement du projet ou pour les nouveaux projets ne disposant pas encore de photos des activités du projet, une photo de votre équipe ou de l' un des lieux / villes où le projet sera mis en oeuvre. 5
ANNEXE I ÉCHÉANCIER DE L ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS DU FNUD Le cas échéant, les modèles de rapports mentionnés ci-dessous sont disponibles sur le site Internet du FNUD. Tous les rapports doivent être envoyés par e-mail au responsable de projets du FNUD en mettant en copie democracyfund@un.org. Titre du rapport Préparé par Soumis par/à Délai Rapport d objectif intermédiaire Rapport financier d utilisation Rapport d exécution intermédiaire Observateur du FNUD L OSC et certifié par un comptable/auditeur indépendant Par UNDEF à l observateur du FNUD Par l OSC au FNUD Suite à l observation d un objectif intermédiaire Après complétion de chaque objectif intermédiaire (n o 2 et 3) L OSC Par l OSC au FNUD 13 mois après la date de début du projet (1) Rapport narratif final L OSC Par l OSC au FNUD 1 mois après la fin du projet ou 25 mois après la date de début du projet (1) Rapport financier certifié final Rapport d'évaluation L OSC et certifié par un comptable/auditeur indépendant Organisme indépendant ou par décision du FNUD avec consultation de l OSC Par l OSC au FNUD Organisme indépendant ou par décision du FNUD avec consultation de l OSC 3 mois après la fin du projet ou 27 mois après la date de début du projet (1) Après soumission du rapport narratif final (1) La date de début du projet est décidée par le FNUD conformément à la date de décaissement de la 1 re tranche de subventions à l OSC. Elle est indiquée sur la page de couverture du document de projet. 6