Messagerie Collaborative Les protocoles à choisir pour se connecter à la messagerie : POP IMAP - MAPI ActiveSync (EAS) POP - IMAP - MAPI Abderrazzek Kaimoussi Avant-vente SECUSERVE
INTRODUCTION Une bonne messagerie donne à ces utilisateurs plusieurs moyens de se connecter au service de messagerie et d accéder à leurs données, à partir : Simple navigateur Web Application de messagerie Pour réceptionner les messages, ces applications doivent se connecter au serveur via un protocole de messagerie. Quatre méthodes de connexion sont disponibles. Celle que vous choisirez dépendra de vos besoins.
IMAP ou POP? MAPI ou Exchange ActiveSync (EAS)? Quel protocole choisir pour contacter le serveur? Vous avez certainement du voir les acronymes POP ou IMAP, ActiveSync et même peut-être MAPI, bien que ce dernier soit plus souvent désigné comme le protocole «Exchange» Comment fonctionnent-ils? Quand quelqu un vous écrit, l email est stocké sur le serveur. Grâce à votre client de messagerie (OUTLOOK ou autre), vous pouvez accéder au nouveau message par 4 moyens (MAPI n est possible qu avec un client OUTLOOK): IMAP POP EAS MAPI
POP : Téléchargez automatiquement vos emails sur votre ordinateur Quand vous vérifiez vos emails avec une connexion POP, les nouveaux messages sont téléchargés sur votre ordinateur dans un fichier (extension.pst sous Outlook par exemple) et ils sont supprimés du serveur du serveur. Par défaut le client de messagerie télécharge le message puis le supprime du serveur. Dans le cas d un message volumineux, vous téléchargez automatiquement et entièrement tout le message, ce qui risque de saturer la bande passant. Pas de possibilité de consulter l historique de vos messages ailleurs que sur votre ordinateur. Si un jour vous perdez ou supprimez des éléments et qu aucun système de sauvegarde a été mis en place sur votre ordinateur, il vous sera impossible de les récupérer. Quand vous accédez à votre courrier à partir de plusieurs endroits, ordinateurs, Smartphones ou logiciels différents, vous n'avez plus tous vos mails à disposition. POP
POP : Téléchargez automatiquement vos emails sur votre ordinateur Possibilité de paramétrer l application pour laisser une copie du message sur le serveur. Vous disposez toujours d espace disponible en ligne. Comme les emails sont téléchargés localement depuis le serveur. Vous pouvez consulter et gérer vos emails sans connexion internet. Le mode «Offline» (déconnecté) est natif, puisque tout est sur le poste de travail, dans l application en local. Vous pouvez visualiser l annuaire du domaine de messagerie en configurant les paramètres LDAP de vos contacts OUTLOOK Vous pouvez visualiser la disponibilité (sans en voir le détails) de vos collègues en paramétrant (des deux côtés : celui qui voit et celui qui publie) l option de disponibilité (FREE-BUSY) dans OUTLOOK
IMAP : Modifiez vos emails directement sur le serveur Quand vous vérifiez vos emails avec une connexion IMAP, vous pré-visualisez, accédez et gérez vos emails directement sur le serveur. Si vous avez un espace de stockage en ligne limité, vous devez supprimer régulièrement quelques emails pour éviter d atteindre votre seuil volumétrique. Besoin de s abonner à des dossiers/archives pour synchroniser les données. Si vous n activez pas la gestion OFFLINE du courrier, il n y a pas de mémoire cache définie et : Lorsque vous relevez votre courrier, vous visualisez seulement les en-têtes des messages. Le transfert de l'information se fait entre le serveur et votre machine uniquement quand vous ouvrez un message et/ou ses annexes. La gestion du courrier électronique est reportée directement sur le serveur (tri, message d'absence, SPAM, etc.) IMAP
IMAP : Modifiez vos emails directement sur le serveur Vous pouvez pré-visualiser votre email, ce qui vous évite d occuper la bande passante en téléchargeant entièrement le message et ses pièces-jointes (l usage de ce protocole est conseillé si vous avez une connexion internet limitée). Vous pouvez consulter et gérer vos emails depuis plusieurs ordinateurs ou smartphones. Une sauvegarde du serveur et de ses données est généralement effectuée régulièrement. De cette manière, si vous supprimez accidentellement un email, votre administrateur peut le récupérer. La plupart des clients de messagerie intègrent une fonction de cache qui vous permet de consulter vos emails hors ligne. Possibilité d augmenter la taille de votre boite de messagerie ou/et activer la fonction d auto-archivage qui permet de libérer de l espace et classifier vos messages dans différents répertoires de votre boite de messagerie La gestion du courrier électronique est reportée directement sur le serveur (tri, message d'absence, SPAM, etc.) votre boîte aux lettres reste donc identique quel que soit l'endroit, l'ordinateur, le Smartphone, le logiciel à partir duquel vous consultez votre courrier électronique. Vous pouvez visualiser l annuaire du domaine de messagerie en configurant les paramètres LDAP de vos contacts OUTLOOK. Vous pouvez visualiser la disponibilité (sans en voir le détails) de vos collègues en paramétrant (des deux côtés : celui qui voit et celui qui publie) l option de disponibilité (FREE-BUSY) dans OUTLOOK.
MAPI : Synchronisez vos emails, vos calendriers et plus encore toutes versions OUTLOOK sauf 2016 Plus communément appelé «Exchange», le protocole MAPI est un protocole propriétaire développé par Microsoft. C est une version améliorée de l IMAP qui intègre l aspect collaboratif et permet la synchronisation des calendriers, des contacts et des tâches. Dans le service Optimails, nous disposons d un Connecteur MAPI émulant ce fonctionnement entre le serveur de messagerie CommuniGate PRO et les clients OUTLOOK (toutes versions confondues) Lourdeur de connexion, dans le cas de connexion faible, utilisateurs nombreux. Boucles infinies sur des erreurs de synchronisation. Possibilité d incompatibilité en cas de mise a jour du connecteur. MAPI
MAPI : Synchronisez vos emails, vos calendriers et plus encore toutes versions OUTLOOK sauf 2016 La connexion bidirectionnelle permanente permet la réception des messages en temps réel que ce soit sur votre client de messagerie OUTLOOK ou sur votre smartphone. En plus des messages, vos calendriers et vos carnets de contacts sont synchronisés sur votre smartphone. Vous avez la possibilité de partager avec d autres utilisateurs différents éléments comme un dossier de messagerie, un calendrier (avec possibilité de voir le détails des RDVs), des contacts, etc. Vous visualisez nativement l annuaire du domaine de messagerie.
ActiveSync : Synchroniser toute la messagerie collaborative sous Outlook 2013-2016 Exchange ActiveSync est un protocole de synchronisation propriétaire de Microsoft, qui permet aux applications de messagerie (Outlook 2013-2016) et les appareils mobiles (smartphones ou tablettes) d accéder aux messages, calendrier, contacts personnels et partagés. EAS
ActiveSync : Synchroniser toute la messagerie collaborative sous Outlook 2013-2016 Affiche seulement le calendrier/contacts personnels Nécessite une procédure spéciale pour l affichage des calendriers partagés (Ajout Alias et création des partages au préalable en Webmail) Nécessite une procédure spéciale pour l accès aux contacts/groupes de l annuaire global (mise en place du service LDAP ) Impossible de créer des groupes de contacts (individuellement) sous Outlook Impossible de copier, importer des données (messages, contact) depuis un.pst vers un compte en ActiveSync Impossible de partager des contacts entre les comptes ActiveSync Impossible de synchroniser des groupes de contact crée depuis le Webmail Pronto! Les indicateurs de suivi des messages ( Aujourd'hui, demain, cette semaine ) sont indisponible
ActiveSync : Synchroniser toute la messagerie collaborative sous Outlook 2013-2016 Synchronisation permanente permet la réception des messages en temps réel que ce soit sur votre client de messagerie OUTLOOK ou sur votre smartphone ainsi que synchronisation des carnets d'adresses, des agendas et des tâches Syncro Emails, Contacts, Calendriers, Tâches Push direct (notification des e-mails en temps réel) toujours actif pour les emails, les contacts, les calendriers et les tâches. Adapté aux connexions lentes SmartSync : Termine simplement une synchronisation qui aurait été réinitialisée Évite les boucles infinies sur des erreurs de synchronisation (Le cas pour MAPI, lourdeur de connexion et boucles de synchronisation) Synchronisation de la structure complète des dossiers (en IMAP besoin de s abonner à des dossiers pour synchronisation) Configuration simple, pas de connecteur : adresse de messagerie, mot de passe, adresse de serveur ActiveSync est idéal pour les connexions faibles, préserve la bande passante qui est utile dans le cas ou le réseau contient nombreux utilisateurs de messagerie Synchronisation à la demande : limitation à 1, 3, 6, 12 mois ou tous les messages. Evite de synchroniser l ensemble des données et permet de libérer de l espace sur le poste de l utilisateur
Tableau de synthèse Fonctionnalités POP IMAP MAPI ActiveSync E-mails Pas de copie sur serveur a configurer Copie sur serveur, prévisualisation Copie sur serveur, prévisualisation Push, SmartSync Contacts Personnels uniquement besoins mettre en service LDAP pour annuaire Personnels uniquement besoins mettre en service LDAP pour annuaire Partagés Personnels uniquement besoins mettre en service LDAP pour annuaire Calendriers Partagés Personnels uniquement besoins mettre place des Alias sur le Webmail pour voir les partages Dossiers de messagerie partagés Personnels uniquement besoins mettre place des Alias sur le Webmail pour voir les partages Connexion/Synchronisation Rapide Rapide Lenteur bug de synchronisation Rapide SmartSync Client de messagerie supportés TOUS TOUS TOUTES VERSIONS d OUTLOOK sauf 2016 OUTLOOK 2013 et 2016 et Clients de messagerie supportant ActiveSync