I Généralités Ce module permet la gestion des pré-inscriptions en ligne par les futurs élèves non déjà inscrits dans l'établissement ou par le personnel administratif (différent du module de réinscription accessible via le module Accès extranet Usagers qui concerne les élèves déjà inscrits dans l'établissement). Note : si le module Pré-inscription n'a pas été acquis, il ne permet pas la gestion des pré-inscriptions par le personnel administratif. Pour personnaliser l'interface du téléservice de pré-inscription en fonction de votre charte graphique, veuillez vous reporter au document intitulé Interface administrateur WebMaster disponible dans l'aide intégrée d'imuse. II Paramètres Extranet Pré-inscription Le paramétrage de l'extranet Pré-inscription est effectué par le personnel administratif en fonction des droits de l'utilisateur. Note pour les multisites -> deux options sont possibles (menu Paramètre - Sites et droits) : soit un paramétrage site par site où chaque site gère ses pré-inscriptions. Par exemple, cas des plateformes multisites départementales ou des communautés d'agglomération sur lesquels les sites sont étanches. soit un paramétrage centralisé. Par exemple, cas des écoles départementales ou des réseaux d'établissements avec gestion centralisée. Dans ce cas, un élève peut se pré-inscrire sur plusieurs sites en parallèle. Pour paramétrer l'extranet Pré-inscription, sélectionner Pré-inscriptions dans le menu Paramètre. Dernière mise à jour : 09/11/2011 Page 1/13
La fenêtre Pré-inscriptions présente plusieurs onglets et s'ouvre sur l'onglet Pré-inscription. 2.1 Onglet Pré-inscriptions Cet onglet permet de paramétrer : la période d'activité du téléservice de pré-inscription. les différents messages d'accueil (avant, pendant et après l'ouverture du téléservice). Dernière mise à jour : 09/11/2011 Page 2/13
- Date de début et Date de fin : renseigner la date de début et de fin de la disponibilité du téléservice des préinscriptions. - Titre de la page de pré-inscription : saisir le titre qui va s'afficher sur la page d'accueil des pré-inscriptions. - Texte de pré-inscription (avant ouverture) : saisir le contenu du texte d'information qui va s'afficher avant l'ouverture du téléservice des pré-inscriptions. - Texte de pré-inscription (en cours) : saisir le contenu du texte d'information qui va s'afficher pendant que le téléservice des pré-inscriptions est ouvert au public. - Texte de pré-inscription (après fermeture) : saisir le contenu du texte d'information qui va s'afficher après la fermeture du téléservice des pré-inscriptions. - Site web de présentation : renseigner éventuellement l'url du site où il est possible de consulter la présentation de l'enseignement proposé par l'établissement (schéma pédagogique, disciplines proposées, règlement intérieur, etc.). Ce dernier est généralement le site web de l'établissement ou de la collectivité. - Plaquette de présentation (format pdf) : permet éventuellement de mettre à disposition la plaquette de présentation de l'enseignement proposé par l'établissement au format PDF téléchargeable par les postulants. Pour importer un document, cliquer sur le bouton Importer. Dans la fenêtre d'import, cliquer sur le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier à importer. Puis, cliquer sur le bouton Charger. La présence d'un fichier importé active automatiquement le bouton Aperçu. Cliquer sur le bouton Aperçu afin de vérifier le document disponible pour le téléchargement par les postulants. - URL de retour : saisir l'url du site sur lequel sera redirigé le postulant après validation de la saisie de son dossier de pré-inscription. Par exemple, si le candidat est sorti du site de l'établissement pour effectuer sa préinscription en ligne, il revient automatiquement sur le site de l'établissement lorsqu'il a terminé. 2.2 Onglet Choix Cet onglet permet de paramétrer : le texte d'accompagnement. les choix proposés de pré-inscription. Dernière mise à jour : 09/11/2011 Page 3/13
- Texte d'accompagnement : saisir le texte concernant le choix possible. Par exemple, «Parmi les choix proposés, veuillez sélectionner 2 souhaits par ordre de préférence.» - Type de choix : permet de définir le choix, soit à partir des classes ou des cours de l'établissement, soit à partir de libellés personnalisés. Liste des classes : si le choix est à partir des classes, sélectionner le bouton radio. Puis, cliquer sur le bouton Paramétrer la liste. Dans la fenêtre qui s'ouvre et présente la liste des classes de l'établissement, cliquer sur la boîte à cocher de celles à présenter ou sur le bouton Tout sélectionner pour proposer l'ensemble des classes. Puis, cliquer sur le bouton Enregistrer. Note : pour désélectionner une classe, cliquer sur la boîte à cocher correspondante. Liste des cours : si le choix est à partir des cours, sélectionner le bouton radio. Puis, cliquer sur le bouton Paramétrer la liste. Dans la fenêtre qui s'ouvre et présente la liste des cours de l'établissement, cliquer sur la boîte à cocher de celles à présenter ou sur le bouton Tout sélectionner pour proposer l'ensemble des cours. Puis, cliquer sur le bouton Enregistrer. Note : pour désélectionner un cours, cliquer sur la boîte à cocher correspondante. Dernière mise à jour : 09/11/2011 Page 4/13
Liste modifiable : si le choix est une liste indépendante des disciplines gérées dans imuse, sélectionner le bouton radio. Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisir dans la zone de texte le libellé (par exemple, Musique), puis cliquer sur le bouton Ajouter. Quand vous cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionner le rang, rang 1 pour le premier niveau ou rang 2 pour une indentation après avoir sélectionné un libellé de rang 1 (par exemple Danse en rang 1, puis classique en rang 2, puis contemporain en rang 2). Note : le type de choix n'est plus modifiable dès que des dossiers ont été déposés. - Nombre de choix : saisir le chiffre correspondant au nombre de choix possible laissé au candidat suivant un ordre de préférence (par exemple 2). - Ajouter un champ de texte libre : si la boîte est cochée, la zone de texte est activée pour permettre la saisie de texte libre. - Description du champ de texte libre : permet de saisir le contenu d'un texte explicatif sur la possibilité pour le candidat de saisir du texte libre. Par exemple, «Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir des informations complémentaires dans cette zone de texte libre». 2.3 Onglet Confirmation Cet onglet permet de paramétrer les éléments de confirmation de la demande de pré-inscription pour valider le dossier. Note : les dossiers non validés par les postulants sont également visibles dans le sas de sécurité Pré-inscription par le personnel administratif de l'établissement. Dernière mise à jour : 09/11/2011 Page 5/13
- Date de début et Date de fin : saisir les dates de la période de confirmation de la demande. Note : passé le délai, les postulants ne pourront plus confirmer leur dossier. - Message de confirmation : saisir le contenu du message de confirmation. Par exemple : «Nous vous informons que votre demande de confirmation a bien été prise en compte. Vous ne pouvez plus modifier votre dossier.» 2.4 Onglet Email Cet onglet permet de paramétrer : l'url qui va permettre aux postulants de retourner sur leur dossier sans avoir à s'identifier. le contenu des mails d'accusé de réception après création, modification éventuelle et confirmation du dossier. Dernière mise à jour : 09/11/2011 Page 6/13
- URL de la télé-inscription : saisir l'url de connexion au téléservice de pré-inscription. Par exemple, «http://www.ville.fr/conservatoire/extranet/preinscription/» Cette URL va s'afficher dans les mails d'accusé de réception que les postulants vont recevoir après la création de leur dossier et après chaque opération sur leur dossier (modification et confirmation). - Expéditeur : indiquer l'adresse mail de l'expéditeur. Par exemple, «noreply@ville.fr». - Email de création du dossier Objet : saisir l'objet du mail que va recevoir le postulant après la création de son dossier en ligne. Par exemple : «Création de votre dossier de pré-inscription» Contenu : saisir le contenu du mail que va recevoir le postulant après la création de son dossier en ligne. Note : la balise <URL> est obligatoire dans le la zone Contenu car elle contient l'url du téléservice avec, en paramètre, l'identifiant et le mot de passe cryptés du postulant afin qu'il puisse retourner sur son dossier sans avoir à s'identifier à nouveau pour le consulter, le modifier et le confirmer. - Email de modification du dossier Objet : saisir l'objet du mail que va recevoir le postulant après chaque modification qu'il aura effectué en ligne sur son dossier. Contenu : saisir le contenu du mail que va recevoir le postulant après chaque modification qu'il aura effectué en ligne sur son dossier. Note : la balise <URL> est obligatoire dans le la zone Contenu car elle contient l'url du téléservice avec, en paramètre, l'identifiant et le mot de passe cryptés du postulant afin qu'il puisse retourner sur son dossier sans avoir à s'identifier à nouveau. - Email de confirmation du dossier Objet : saisir l'objet du mail que va recevoir le postulant après la confirmation de son dossier. Contenu : saisir le contenu du mail que va recevoir le postulant après la confirmation de son dossier. Note : la balise <URL> est obligatoire dans le la zone Contenu car elle contient l'url du téléservice avec, en paramètre, l'identifiant et le mot de passe cryptés du postulant afin qu'il puisse retourner sur son dossier sans avoir à s'identifier à nouveau. Dernière mise à jour : 09/11/2011 Page 7/13
III Sas de sécurité Pré-inscription Saiga Informatique Logiciel imuse Paramétrages Extranet Pré-inscription Les dossiers de pré-inscription saisis en ligne par les postulants ou saisis par le personnel administratif sont stockés dans le sas de sécurité Pré-inscription. - Accès au sas de sécurité Pré-inscription Menu Fichier Pré-inscriptions. La fenêtre présente la liste des demandes effectuées en ligne ou saisies par le personnel administratif de l'établissement avec les colonnes suivantes affichées par défaut : Nom et prénom, Civilité, Tél domicile, Age, Demande en ligne (boîte cochée si vrai), Demande confirmée (boîte cochée si vrai), Etat (indiqué automatiquement suivant l'état de traitement du dossier, Demande si le traitement du dossier est en cours, Attente si le postulant a été placé dans la liste des élèves en attente, Elève si le postulant a été placé dans la liste des élèves). Note : cette liste fonctionne comme les autres listes de l'application imuse. Il est possible de modifier les colonnes (ajouter, supprimer des champs, changer l'ordre des colonnes) et de mémoriser la liste par utilisateur. Dernière mise à jour : 09/11/2011 Page 8/13
Pour accéder au contenu d'une demande, double-cliquer sur sa ligne pour l'ouvrir et visualiser les informations. Pour la création d'une nouvelle demande par le personnel administratif, cliquer sur le bouton Ajouter de la liste Pré-inscriptions. La fiche de pré-inscription est composée de plusieurs onglets et s'ouvre sur l'onglet Responsable 1. 3.1 Onglet Responsable 1 Cet onglet permet de saisir ou de visualiser l'ensemble des coordonnées du responsable 1. 3.2 Onglet Responsable 2 Cet onglet permet éventuellement de saisir ou de visualiser l'ensemble des coordonnées du responsable 2. Cocher la boîte Activer le responsable afin d'afficher la fiche de saisie du deuxième responsable. Dernière mise à jour : 09/11/2011 Page 9/13
3.3 Onglet identité Cet onglet permet de saisir ou visualiser l'ensemble des coordonnées du postulant. 3.4 Onglet Demandes Cet onglet permet de saisir ou de visualiser les demandes du postulant. Note : le titre de l'onglet Demandes affiche le nombre de demandes effectuées par le postulant. Sélectionner dans la liste des choix la demande exprimée par le postulant afin de lui attribuer, puis cliquer sur le bouton Ajouter. La fenêtre Pré-inscription présente la date, l'heure (par défaut la date du jour et l'heure de la demande s'affiche, ces champs sont modifiables) et le numéro d'ordre de la demande (par défaut 1 pour la première, 2 pour la Dernière mise à jour : 09/11/2011 Page 10/13
seconde, etc., ce champ est modifiable). Cliquer sur le bouton Enregistrer, la demande s'affiche dans la liste Demandes. Pour confirmer un dossier de pré-inscription, cliquer sur la boîte à cocher Confirmées, l'ensemble des demandes du dossier de pré-inscription sont confirmées. Note : pour les confirmations effectuées en ligne, la boîte est automatiquement cochée. Pour supprimer une demande, sélectionner la ligne de la demande, puis cliquer sur le bouton Supprimer. 3.5 Bouton Placer de la fiche pré-inscription Le bouton Placer de la fiche pré-inscription, permet si le postulant est en état Demande de le placer soit en liste d'attente, soit dans la liste des élèves. Un message de confirmation s'affiche, cliquer sur le bouton Ok pour valider la demande de placement. Note pour les multisites avec gestion centralisée des demandes -> sélectionner dans la liste déroulante le site de rattachement administratif auquel la demande sera placée, soit en liste d'attente, soit dans la liste des élèves. Note 1 : le bouton Placer ne fonctionne pas si le postulant est en état Attente ou Elève. Note 2 : si les CP Ville de la fiche sont erronées, un message vous indique que le placement est impossible tant que les CP Ville erronés n'ont pas été corrigés. Note 3 : pour un postulant placé dans la liste des élèves en attente, ses demandes sont consultables dans le cadre Pré-inscription / Réinscription de l'onglet Classes de la fiche attente du postulant. Dernière mise à jour : 09/11/2011 Page 11/13
Note 4 : pour un postulant placé dans la liste des élèves, ses demandes sont consultables dans le cadre Préinscription / Réinscription de l'onglet Inscription de la fiche élève. 3.6 Boutons spécifiques de la liste Pré-inscription La liste Pré-inscription propose les boutons généraux (Trier Mémoriser Restaurer Ajouter Supprimer Export Rechercher Courrier emailing Recherche rapide Afficher tout) et les boutons spécifiques à cette liste : Le bouton Suivi permet d'accéder à la liste Suivi des pré-inscriptions afin d'effectuer des recherches sur les disciplines et les cours à partir des listes de sélection. Le bouton Retour à la liste des pré-inscriptions permet de revenir à la liste Pré-inscriptions avec uniquement les fiches de la sélection pour envoi de courriels et de courriers. Les boutons Trier / Mémoriser / Restaurer / Export / Rechercher / Afficher tout fonctionnent comme sur les autres listes. Dernière mise à jour : 09/11/2011 Page 12/13
Le bouton Vérifier permet de vérifier les codes postaux ville (CP Ville) avec ceux existants déjà dans la base imuse. Il liste les postulants dont les CP Ville sont erronés ou inexistants pour les modifier ou les créer. Les postulants dont les CP Ville présentent une anomalie ne pourront être intégrés dans la liste des élèves et dans la liste des attentes. Le bouton Sélectionner permet, à partir d'une sélection, de trier par ordre d'arrivée ou par ordre aléatoire les demandes, après avoir indiqué le nombre maximum de candidatures à prendre en considération. Le bouton Placer permet de placer une sélection de postulants (par exemple, tous les «piano et confirmé») en état Demande soit en liste d'attente, soit dans la liste des élèves. Un message de confirmation s'affiche, cliquer sur le bouton Ok pour valider la demande de placement. Un message de confirmation s'affiche, cliquer sur le bouton Ok pour valider la demande de placement. Note pour les multisites avec gestion centralisée des demandes -> sélectionner dans la liste déroulante le site de rattachement administratif auquel la demande sera placée, soit en liste d'attente, soit dans la liste des élèves. Note 1 : le bouton Placer ne fonctionne pas si les postulants sont en état Attente ou Elève. Note 2 : si les CP Ville sont erronés, un message vous indique que les placements sont impossibles tant que les CP Ville erronés n'ont pas été corrigés. Note 3 : pour les postulants placés dans la liste des élèves en attente, leurs demandes sont consultables dans le cadre Pré-inscription / Réinscription de l'onglet Classes de la fiche attente de chaque postulant. Note 4 : pour les postulants placés dans la liste des élèves, leurs demandes sont consultables dans le cadre Pré-inscription / Réinscription de l'onglet Inscription de la fiche élève. Le bouton RAZ permet de supprimer tous les dossiers de pré-inscription ou uniquement les dossiers de pré-inscription placés (attente ou élève). Dernière mise à jour : 09/11/2011 Page 13/13