IDENTIFIER ET ANALYSER LES MODÈLES DE LETTRE TYPE CHAPITRE 1 Présentation de l entreprise Adresse : 15, rue Lanterne, 71000 Mâcon 03.85.78.14.00 - Fax : 03.85.78.14.10 Mél. : rapidtrans@wanadoo.fr Site web : www.rapidtrans.com Effectif : 80 personnes Activité : Transport national et international Forme de l organisation : SA Le PDG de l organisation est Monsieur Franck Lambet Situation Vous réalisez une période de formation à l accueil de l organisation société de déménagement et de garde meubles. Vous assistez Nelly Guichard dans ses activités et elle vous demande plus particulièrement de l aider à rédiger et à envoyer différentes lettres types. Nous sommes le 1 er février 2011. Activité 1 Identifier les différentes lettres types Document 1 Nous avons passé une annonce dans la presse afin de recruter un nouveau chauffeur/déménageur. Nous avons reçu 180 réponses. Seules 10 candidatures ont été retenues pour les entretiens de sélection. Je souhaite envoyer un courrier de refus de candidature aux candidats qui n ont pas été sélectionnés. Travail à faire Doc. 1 Prenez connaissance du document 1 et, à l aide de la fiche outil n 1 et de vos connaissances, répondez aux questions. GEP Éditions - Reproduction interdite 1 Quel type de courrier va être envoyé aux candidats non retenus? 2 Combien faudra-t-il en envoyer? CHAPITRE 1 IDENTIFIER ET ANALYSER LES MODÈLES DE LETTRE TYPE 1
3 Quel type de courrier va être envoyé aux candidats non retenus? 4 Y aura-t-il des variables dans ce courrier? Lesquelles? 5 Quelle technique sera la mieux adaptée pour la réalisation de ce courrier? Justifiez votre réponse. Document 2 Afin de faire connaître notre nouvelle activité au plus grand nombre, j aimerai réaliser une lettre publicitaire qui pourrait être distribuée dans toutes les boîtes aux lettres du quartier (environ 5 000). Travail à faire Doc. 2 Prenez connaissance du document 2 et, à l aide de la Fiche outil n 1 et de vos connaissances, répondez aux questions. 6 Quel type de courrier va être distribué dans les boites aux lettres? 7 Combien faudra-t-il en distribuer? 8 Les lettres seront-elles nominatives? Justifiez votre réponse. 2 DOSSIER 1 GÉRER LE COURRIER, LES PLIS ET LES COLIS
9 Quel est l objectif pour une organisation d utiliser ce mode de courrier? Document 3 Chaque jour je reçois une ou deux demandes de tarifs. Les demandes concernent les tarifs «particuliers» ou «entreprises» pour nos prestations nationales ou internationales. Aujourd hui, j envoie le tarif sans courrier d accompagnement. J aimerais pouvoir répondre à chaque demande de façon personnalisée. Travail à faire Doc. 3 Prenez connaissance du document 3 et, à l aide de la Fiche outil n 1 et de vos connaissances, répondez aux questions. 10 S agit-il dans ce cas de courriers envoyés en nombre? Justifiez votre réponse. 11 Les lettres seront-elles nominatives? Justifiez votre réponse. 12 Quelles variables faudra-t-il prévoir pour personnaliser chaque demande? GEP Éditions - Reproduction interdite 9 Pourquoi est-il préférable d envoyer un courrier personnalisé pour chaque demande? CHAPITRE 1 IDENTIFIER ET ANALYSER LES MODÈLES DE LETTRE TYPE 3
Activité 2 Comparer les procédés de réalisation des lettres types Travail à faire À l aide de la Fiche outil n 1 et de vos connaissances, complétez les tableaux proposés ci-dessous. Technique proposée Avantages Inconvénients Publipostage Insertion de variables au clavier Lettres à realiser Publipostage Insertion de variables Courrier de relance aux clients qui ont une semaine de. retard pour le paiement de leur facture. r r Courrier annonçant aux clients notre promotion pour la rentrée. r r Courrier accompagnant un questionnaire adressé à tous nos fournisseurs. r r Lettre de refus pour une candidature. r r Courrier annonçant les dates de fermeture pendant l été. r r Lettre devis adressée aux personnes qui ont un projet de déménagement. r r 4 DOSSIER 1 GÉRER LE COURRIER, LES PLIS ET LES COLIS
Activité 3 L emailing Document 4 L emailing consiste à envoyer des emails simultanément à un nombre important de destinataires. Ses objectifs sont variés. Il peut s agir de : Prospecter de nouveaux clients potentiels en leur faisant découvrir les produits et les services proposés par l organisation ; Fidéliser les clients en leur proposant des offres, des promotions Créer un relationnel grâce à une newsletter (elle consiste à envoyer régulièrement des informations sur l entreprise). L emailing est un média peu coûteux et interactif. De plus, il est possible de personnaliser facilement le message selon la cible visée. L emailing nécessite d avoir des adresses emails de destinataires. Pour cela, il est indispensable de collecter par le maximum de canaux possibles les adresses email des clients en leur demandant leur accord de recevoir vos emailings. Pour prospecter, il est également possible d acheter ou de louer des adresses à des propriétaires de bases. Travail à faire Doc. 3 Nelly a entendu parler de l emailing et souhaiterait utiliser ce procédé pour l envoi de courriers publicitaires. Elle vous remet une documentation à étudier et vous demande de lui apporter des informations sur cette technique. Prenez connaissance du document 4 présentant l emailing et répondez aux questions. 1 Qu est-ce que l emailing? 2 Quel équipement est nécessaire pour utiliser l emailing? 3 Ce procédé vous parait-il facile à mettre en place? Justifiez votre réponse. 4 Pour l entreprise, quel type d emailing est envisagé? Pourquoi? GEP Éditions - Reproduction interdite 5 Dans le cas d envoi d emailings de prospection, ce procédé vous parait-il être un moyen efficace? Justifiez votre réponse. CHAPITRE 1 IDENTIFIER ET ANALYSER LES MODÈLES DE LETTRE TYPE 5
Activité 4 Préparer des lettres types Document 5 Objet : Votre déménagement PJ : un devis 15 Rue Lanterne 71000 Mâcon Monsieur Duval 1 Place Ronde 69003 LYON Mâcon, le 1 er février 2011 15 Rue Lanterne 71000 Mâcon Monsieur, Nous faisons suite à notre entretien téléphonique du 28 janvier 2011 et vous remercions de nous avoir consulté. Nous avons le plaisir de vous remettre ci-joint notre devis relatif au déménagement de votre pavillon prévu le 15 mars 2011. Nous restons à votre entière disposition pour tout renseignement complémentaire. Recevez, Monsieur, l expression de nos salutations distinguées. J. Denis Directeur Commercial Travail à faire Nelly souhaite automatiser les courriers qu elle avait l habitude de taper au cas par cas. Elle vous demande de l aider dans sa tâche. Prenez connaissance du document 5 et répondez aux questions. 1 Quel sera le procédé utilisé pour envoyer ce courrier? Justifiez votre réponse. 2 Soulignez maintenant dans cette lettre les mentions variables. 3 Attribuez à chacune des variables un nom. 4 Réécrivez la lettre en indiquant chaque variable entre guillemets. 6 DOSSIER 1 GÉRER LE COURRIER, LES PLIS ET LES COLIS
Document 6 15 Rue Lanterne 71000 Mâcon 15 Rue Lanterne 71000 Mâcon Objet : Promotion de printemps Mâcon, le 1 er février 2011 Nous avons décidé de vous faire profiter de tarifs préférentiels pendant la période du : 7 au 28 février 2011 35 % de remise sur toutes les prestations de garde meubles et 20 % de remise sur tous les contrats de déménagement signés avant le 28 mars. Ne perdez pas de temps et contactez-nous dès à présent pour profiter de cette offre exceptionnelle. Recevez l expression de nos salutations distinguées. J. Denis Directeur Commercial Document 7 Extrait du fichier prospects Titre Nom Prénom Rue CP Ville Monsieur Alix Pierre 1 Rue Cavenne 69007 Lyon Madame Archand Lucille 24 Rue Lalande 71000 Mâcon Monsieur Bondot Benoit 43 Rue Mathieu 69500 Bron Mademoiselle Constat Lise 1 Place Carnot 71500 Tournus Monsieur Denoir Yann 7 Bd de l Europe 71000 Mâcon Travail à faire Prenez connaissance des documents 6 et 7 et répondez aux questions. GEP Éditions - Reproduction interdite 5 Quel sera le procédé utilisé dans ce cas pour envoyer ce courrier? Justifiez votre réponse. CHAPITRE 1 IDENTIFIER ET ANALYSER LES MODÈLES DE LETTRE TYPE 7
6 Quelles sont les mentions manquantes dans le courrier présenté? 7 À quoi va servir le fichier prospects? 8 Réécrivez la lettre en indiquant chaque variable du fichier prospect entre guillemets. 8 DOSSIER 1 GÉRER LE COURRIER, LES PLIS ET LES COLIS