Marché public de services Cahier des clauses particulières FOURNITURE ET LIVRAISON DE TITRES RESTAURANT Appel d offres ouvert passé sous la forme d un accord-cadre mono-attributaire à bons de commande conformément aux articles 25 et 78 du décret n 2016-360 du 25/03/16 relatif aux marchés publics. DATE ET HEURE LIMITES DE REMISE DES OFFRES Le 21 octobre 2016 à 11 h Page 1 sur 7
Présentation générale VAL TOURAINE HABITAT est un organisme qui gère plus de 23 300 logements sociaux sur le département de l Indre et Loire et qui emploie 392 salariés (241 salariés administratifs et 151 employés d immeubles). VAL TOURAINE HABITAT est composé d un siège social situé 7 rue de la Milletière à TOURS et de 6 agences situées sur les communes d Amboise, Chinon, Joué les Tours, Loches, St Cyr sur Loire et St Pierre des Corps. Au 31 août 2016, le nombre de salariés bénéficiaires des titres restaurant est de 198. En 2015, VAL TOURAINE HABITAT a commandé 34 522 titres, soit une moyenne de 2 879 titres par mois. Depuis le 1 er janvier 2008, la valeur faciale du titre est de 7,90 (soit 3,16 de part salariale et 4,74 de part employeur). Les titres sont livrés et personnalisés au nom de chaque salarié sur la couverture. Article 1 : Objet de la consultation La présente consultation a pour objet d attribuer la fourniture de titres restaurant à une société spécialisée, dans le cadre de l obligation légale pour l employeur de prise en charge de la restauration de ses salariés, soit au moins 32 000 titres restaurant par an pour la période du 1 er janvier 2017 au 31 décembre 2019. Le prestataire précisera selon quelles modalités techniques les titres restaurant pourront être mis à la disposition des salariés bénéficiaires de Val Touraine Habitat : 1.1 Par l émission et la livraison de titres papiers - Fournir gratuitement le logiciel de commande des titres restaurant, assister et former les utilisateurs gratuitement, - Mettre en place la livraison par transport sécurisé pour le siège et les 6 agences réparties sur le département, - Mettre à disposition les titres restaurant (en carnets ou en planches) aux points de livraison indiqués ci-dessous 48 heures après réception de la commande de VAL TOURAINE HABITAT. Page 2 sur 7
Siège social : 7 rue de la Milletière - 37080 TOURS CEDEX 2 Agence d Amboise : 12 rue Philippe Desportes - 37400 AMBOISE Agence de Chinon : 6 & 8 Avenue Labussière - 37500 CHINON Agence de Joué Les Tours : 2 rue Pierre Laplace - 37300 JOUÉ LÈS TOURS Agence de Loches : 69 rue de Saint Jacques - 37600 LOCHES Agence de St Cyr sur Loire : 1 rue François Arago - 37540 SAINT CYR SUR LOIRE Agence de St Pierre des Corps : dans un premier temps et ce de manière provisoire au 23 rue Pierre Brossolette à SAINT PIERRE DES CORPS (37700) puis au 20 rue de l Aubrière - 37700 SAINT PIERRE DES CORPS de manière définitive. Le changement d adresse sera communiqué au titulaire en cours d exécution du marché. Ouverture des agences Du lundi au jeudi : de 08h45 à 12h00 et de 13h15 à 17h00 Le vendredi de 08h45 à 12h00 et de 13h15 à 16h00 Lorsque le délai contractuel pour le délai de livraison est dépassé, des pénalités sont appliquées sans mise en demeure préalable. Elles sont fixées à 100 par jour ouvré de retard. - Prendre en charge l assurance contre la perte ou le vol des titres jusqu à leur point d acheminement où ils seront remis contre décharge. - Remettre deux listes nominatives de contrôle de la commande livrée. 1.2 Dans le cadre de la dématérialisation du titre Le prestataire précisera les conditions dans lesquelles, conformément à la réglementation en vigueur, la dématérialisation des titres est mise en œuvre. Ni Val Touraine Habitat en tant qu employeur, ni les représentants du personnel ne souhaitent aujourd hui s engager dans la dématérialisation des titres restaurants. Toutefois, dans l hypothèse où cette demande serait formulée en cours d exécution du marché, il importe d en connaître les modalités et les conditions de mise en œuvre et de fonctionnement. Article 2 : Durée du marché Page 3 sur 7
Le présent marché est conclu pour une durée d un an à compter du 1 er janvier 2017. Il est renouvelable tacitement trois fois, pour une durée d un an, le cas échéant soit 4 ans maximum. La non-reconduction du marché ne donnera droit à aucune indemnité pour le titulaire et sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception au prestataire au plus tard un mois avant l expiration de la période en cours. Article 3 : Les demandes de titres restaurant 3.1 Modalités Elles sont exclusivement faites par la Direction des Ressources Humaines, par courriel sous forme de fichiers électroniques qui comporteront les informations suivantes : - Code client, code point de livraison, nom et prénom du salarié, valeur faciale du titre restaurant, valeur de la part employeur par titre et nombre de titres commandés par carnet. Le prestataire devra prendre en compte les éventuels changements d organisation administrative sur production d un fichier par Val Touraine Habitat. - Le prestataire informera Val Touraine Habitat, dès réception, que la commande lui est bien parvenue ainsi que, ensuite, de la date d envoi effective des titres restaurant. - Le traitement des commandes nécessite l interfaçage avec le logiciel de paye OSMOSE de Val Touraine Habitat. Dans le cas où le logiciel de paye viendrait à changer avant la fin d exécution du marché, le nouvel interfaçage sera nécessaire. 3.2 Remboursement des titres Titres expirés ou périmés Le prestataire s engage à échanger gratuitement, ou, à défaut, à rembourser, à chaque début d année, les titres restaurant inutilisés en fin de millésime. Cette disposition s entend pour toute la durée du marché, y compris en cas de non-reconduction ou à son échéance finale. Ces titres seront renvoyés par Val Touraine Habitat dans un délai d un mois à compter de leur période de validité. Le prestataire indiquera la date limite d envoi des titres expirés dans le respect des possibilités offertes par l article R.3262-12 du Code du Travail. L échange ou le remboursement interviendra dans le mois qui suit l envoi des titres renvoyés et s effectuera sans aucun frais de gestion. Page 4 sur 7
Conformément à l article 22 de l ordonnance du 27 septembre 1967 les remboursements seront à destination des œuvres sociales de VAL TOURAINE HABITAT. Rétrocession Le prestataire s engage à rembourser à Val Touraine Habitat le montant correspondant à l écart constaté entre la valeur faciale des titres commandés et les sommes effectivement payées aux commerçants, conformément au taux de rétrocession prévu par le prestataire dans son offre. Le taux de rétrocession est basé sur la contre-valeur des titres émis, utilisés, mais non réclamés pour remboursement par les commerçants (article R3262-12 et suivants du Code du Travail). Remise La remise est calculée sur le volume total annuel de titres restaurant commandés par Val Touraine Habitat. Elle est exprimée en pourcentage qui sera précisé dans l acte d engagement. Le cas échéant, le candidat qui ne proposerait pas de remise, indiquerait «NEANT» à cette même rubrique de l acte d engagement. A contrario, le candidat qui propose une remise précisera à ce même endroit de l acte d engagement, la périodicité des versements proposés. Article 4 : Prix Les prestations sont rémunérées par application de la valeur faciale des titres restaurant aux quantités réellement commandées. Un pourcentage de remise est établi, quel que soit la valeur du titre, par le prestataire en prenant en compte tous frais autres (frais de gestion, livraison, élaboration des carnets de titres restaurant etc ) à sa charge (cf. article 2 de l Acte d Engagement). Le versement de la remise se rapportant à l année N par le prestataire interviendra a minima une fois par an et au plus tard le 1er mars de l année N+1. L offre déposée devra comporter les éléments suivants : - Le montant (éventuel) net de taxes mensuel estimé ou le mode de calcul appliqué par commande. - Le montant minimum de facturation, (s il y a lieu). - La durée de garantie des tarifs. Page 5 sur 7
Article 5 : La facturation Les factures seront libellées au nom de VAL TOURAINE HABITAT, et envoyées à la Direction des Ressources Humaines 7, rue de la Milletière 37080 TOURS Cedex 2 chaque mois après la commande. VAL TOURAINE HABITAT s engage à régler le montant des factures par virements bancaires dans un délai de 30 jours. Article 6 : La présentation de l offre L offre devra contenir, hormis la tarification clairement détaillée ci-dessus, les éléments suivants : - L acte d engagement dûment complété, daté et signé, - Le cahier des clauses particulières daté et signé, - Un mémoire technique qui contiendra tous les éléments que le candidat se propose d adopter pour l exécution des prestations, notamment tous les éléments suivants : 1. Concernant les modalités de gestion des commandes et de livraison (outil de gestion, suivi des commandes, fabrication, délais de traitement de la demande, sécurisation, tri, acheminement sur sites, suivi d expédition etc.) 2. Concernant le service après vente (interlocuteur dédié, disponibilité, réactivité, statistiques, repris/échange des titres périmés ou non utilisés etc.) 3. Concernant les avantages proposés par le prestataire en direction des salariés bénéficiaires des titres restaurant et la démarche environnementale (promotions commerciales proposées, type de papier, moyens d acheminement, etc.) Article 7 : Les critères de choix Les critères de choix de l offre économiquement la plus avantageuse se fonderont sur : Qualité de l offre : 60 points 1- Modalités de gestion des commandes et de livraison : 40 points 2- Service après vente : 10 points 3- Avantages proposés par le prestataire et démarche environnementale : 10 points Prix des prestations : 40 points Page 6 sur 7
1- Taux de remise : 20 points 2- Taux de rétrocession : 10 points 3- Taux de frais de gestion : 10 points Article 8 : Remise des offres Elles doivent être adressées par courrier en recommandé avec accusé réception ou dépôt contre récépissé à : VAL TOURAINE HABITAT Service Marchés 7 rue de la Milletière 37080 TOURS CEDEX 2 avec une enveloppe mentionnant «Consultation pour la fourniture et la livraison de titres restaurant». ou par le biais de la plate-forme électronique (recommandé) : http://www.pro-marchespublics.com/accueil.htm Fait à Tours le 20/09/2016 Signature du titulaire Page 7 sur 7