«FILETS SOCIAUX DE SECURITE EN AFRIQUE DE L OUEST» REPONSES AUX QUESTIONS RELATIVES A L APPEL A PROPOSITION DE PROJETS RELATIF AUX FILETS SOCIAUX DE SECURITE EN AFRIQUE DE l OUEST QUESTIONS RECUES DU 27 FEVRIER AU 11 MARS 2015 CLOTURE DE La FOIRE AUX QUESTIONS Appel à proposition dans le cadre du Programme Régional d Appui aux Filets Nationaux de Sécurité Sociale en Afrique de l Ouest Appui Financier: Appui Technique : 1
Les porteurs de projet sont invités à consulter régulièrement la Foire aux Questions (FAQ) relative au présent appel à proposition de projet afin d y trouver des éléments de réponses aux questions adressées aux mails. TOUTE QUESTION ENVOYEE APRES LE 11 MARS 2015 NE SERA PAS REPONDUE CONFORMEMENT AUX PROCEDURES DU PRESENT APPEL A PROPOSITION DE PROJETS Question 1 La version papier de la proposition de projet doit- elle parvenir à Lomé au plus le 20 mars 2015 à 12h 00 min, ou le cachet postal de la date d envoi fait-il foi? La version électronique des mêmes documents devra être transmise au plus tard le 20 mars 2015 à 12h00 heure de Lomé (date/horaire d envoi de message email avec les documents attachés) aux adresses électroniques suivantes : apfss.araa@ecowas.int apfss.araa@gmail.com Concernant la version papier de la proposition de projet, le cachet postal de la date d envoi fait foi. Tout dossier de proposition de projet incomplet sera rejeté à l issue de la vérification de la conformité du dossier de candidature. Question 2 Dans la liste des coûts inéligibles énoncée qu entend-t-on par «Dépenses pour lesquelles un financement a initialement été accordé par un autre bailleur»? Les dépenses déjà financées par un autre bailleur doivent être spécifiées et sont inéligibles au financement par la présente subvention. Les couts éligibles de la subvention sont indiqués dans le paragraphe 3.9. Dans tous le cas, ils doivent être des coûts réels étayés par des pièces justificatives originales. Cependant, si l action est déjà cofinancée par d autres bailleurs, les coûts éligibles pour ce premier financement pourront suivre les règles du donateur, en informant l ARAA de cette situation. Question 3 Dans le cadre de cet appel à proposition sur les thématiques des «filets sociaux de sécurité» en Afrique de l Ouest, une collectivité territoriale régionale est-elle éligible? Les collectivités territoriales décentralisées, c est-à-dire les communes rurales, sont éligibles. Question 4 Quelle est la monnaie à utiliser pour l élaboration du budget demandée dans la proposition détaillée? Est-il possible d utiliser la monnaie du pays? 2
Les soumissionnaires établiront obligatoirement leur proposition en dollars américains. Cependant, ils pourraient ajouter la conversion dans la monnaie du pays d intervention s ils le considèrent nécessaire. Le budget devra être établi toutes taxes comprises (TTC), ferme et non révisable. Question 5 Le partenariat est-il obligatoire? Est-ce qu une association locale éligible peut postuler seule sans partenariat? En cas de projets mis en œuvre avec plusieurs partie prenantes, quelles documents attestant du partenariat doivent être fournis par le demandeur et ses partenaires? Le porteur de projet doit fournir une fiche de renseignement relative au demandeur (annexe F). Au cas où il y a d autres partenaires, une fiche de renseignement devra être remplie pour chaque partenaire éventuel (annexe G). Chaque partenaire devra également fournir une déclaration de partenariat signée. Le partenariat n est pas obligatoire pour les cas d une organisation locale éligible implantée et exerçant dans un des états membres de la CEDEAO. Cependant, les partenariats avec les institutions publiques nationales sont encouragés et seront évalués positivement lors de l examen des propositions. Quel que soit le nombre de partenariat, la proposition de projet sera évaluée sur la base de son caractère innovant, de son lien avec la thématique et de sa contribution à l atteinte des objectifs du présent appel à proposition. Question 6 Que signifie exactement le terme «transfert non contributif»? Les «transferts sociaux» sont des transferts de ressources (monétaires ou en nature) à caractère non contributif, réguliers et prévisibles au bénéfice des individus ou des ménages pauvres ou vulnérables. Le «caractère non contributif» fait allusion à une modalité ou régime dans laquelle le bénéficiaire final n est pas contraint d apporter une contrepartie financière personnelle directe. Question 7 Les aménagements de bas-fonds rizicoles et de périmètres maraichers au profit des ménages pauvres et très pauvres sont-ils éligibles? Un fond de roulement permettant à des boutiques d intrants d Union de producteurs de fonctionner pour approvisionner les producteurs est-il éligible? Les activités devront se fonder sur l analyse de la vulnérabilité et montrer dans quelle mesure elles peuvent contribuer à la réduire pour les populations cibles. Dans cette perspective, les activités proposées doivent prendre en compte la typologie de vulnérabilité telle qu elle est définie dans le Programme Régional d Appui aux Filets Nationaux de Sécurité Social de la 3
CEDEAO. Quelle que soit la nature des activités des propositions de projet, l évaluation et l appréciation des projets seront effectuées sur la base de leur caractère innovant et de leur contribution à la thématique du présent appel à proposition de projets. Question 8 Le budget total du projet doit-il être obligatoirement inférieur ou égal à 200.000 dollar américains? Il faut faire la distinction entre le montant du budget de l action et le montant de la subvention. En ce qui concerne la subvention octroyée par projet dans le cadre du présent appel à propositions, elle doit être comprise entre un montant minimum et le montant maximum ci-après : Projets nationaux (locaux) : Montant minimum de la subvention : 100 000 USD. Montant maximum de la subvention : 200 000 USD. Projets régionaux (couvrant plusieurs pays) : Montant minimum de la subvention : 100 000 USD. Montant maximum de la subvention : 300 000 USD. En fonction de l importance de l apport du porteur de projet en co-financement, le budget du projet peut être supérieur à 200 000 USD ou 300 000 USD (pour les projets régionaux) mais en aucun cas, le montant de la subvention ne pourra pas dépasser les limites ci-hauts indiquées. Question 9 Est-ce qu une institution parapublique de Conseil et d appui technique d un pays membre de la CEDEAO est éligible comme demandeur ou partenaire dans le cadre de cet appel à proposition? Pour cet appel à proposition, les porteurs de projets potentiels sont les acteurs non étatiques sans but lucratif (ONG nationales et locales, ONG internationales avec une présence effective dans les pays membres de la CEDEAO, Fédérations, associations, organisations de producteurs, d éleveurs, d agro-pasteurs et de l agro-industrie, Associations des femmes rurales) et les Collectivités territoriales décentralisées (communes rurales). Cependant, les partenariats avec les institutions publiques nationales (y compris les institutions parapubliques de Conseil d appui technique) sont encouragés et seront évalués positivement lors de l examen des propositions. Question 10 Quelle est la date de démarrage effectif des projets? 4
La date effective du démarrage des projets n est pas fixée. Le calendrier provisoire de l appel à proposition prévoit de terminer le processus d évaluation au mois de juillet, pour commencer la phase de contractualisation entre les organisations retenues et l organe contractante de la CEDEAO. Question 11 Dans quelle partie du document ou annexes, les informations financières relatives aux activités et rémunérations de chaque organisation partenaire devront apparaître? Toutes ces informations devront apparaitre dans l annexe C. Modèle de Budget proposé. Pour cela, une ou plusieurs colonnes et/ou lignes supplémentaires pourront être rajoutées si nécessaire pour présenter de manière claire le montage financier et la contribution de chaque donateur et/ou partenaire au budget total de l action. Question 12 Est-ce la location des véhicules peut être intégrée dans le budget? L acquisition des véhicules n est pas un coût éligible, cependant la location ponctuelle des véhicules ou d autres moyens de transports peut être considérée comme un coût éligible s il s avère indispensable pour la mise en œuvre de l action. Question 13 Quel taux de change de référence (dollars-euros) peut-on utiliser pour présenter l offre financière? Pour le présent appel à proposition les soumissionnaires établiront obligatoirement leur proposition en dollars américains. Cependant, ils pourraient ajouter la conversion dans la monnaie du pays d intervention s ils le considèrent nécessaire, en tenant compte des taux de change à la date de l élaboration du budget prévisionnel. Question 14 Une ONG implantée dans un pays de la CEDAO peut-elle présenter un projet dans autre pays de l espace CEDEAO pour cet appel à proposition? Une organisation non gouvernementale internationale ne peut soumissionner au présent appel à proposition de projet qu à travers un de ces Bureaux ou une représentation dument implantée et exerçant dans le pays membre de la CEDEAO où l action aura lieu. Cependant, une organisation internationale implantée hors du pays où l action aura lieu peut être partenaire de mise en œuvre d un projet soumis par une organisation locale éligible implantée et exerçant dans le pays en question. 5
Question 15 A quelles adresses mail faut-il envoyer les propositions? Est-il est nécessaire d envoyer les dossiers en format papier par voie postale ou directement les déposer à l Agence Régionale pour l Agriculture et l Alimentation à Lomé? La version électronique des documents demandés devra être transmise au plus tard le 20 mars 2015 à 12h00 heure de Lomé (date/horaire d envoi de message email avec les documents attachés) aux adresses électroniques suivantes : apfss.araa@ecowas.int apfss.araa@gmail.com Pour les formats papier, les notes succincte de projets et les propositions détaillées devront être remises au plus tard le 20 mars 2015 à 12h00, heure de Lomé, le cachet de la poste ou de la compagnie assurant le transport du courrier faisant foi. Il est aussi recommandé d envoyer également un CD-ROM ou une clé USB contenant les versions électroniques des documents envoyés. Ces documents doivent être transmis sous deux enveloppes séparées, une contenant (i) la note succincte de projets et les autres documents indiqués dans l annexe A «Formulaires de note succincte de projet» et l autre enveloppe contenant (ii) la proposition détaillée accompagnée des documents indiquées dans l annexe B, «formulaire de proposition détaillée». Les deux enveloppes sont ensuite mises ensembles dans une grande enveloppe principale à envoyer par voie postale à l adresse suivante : Agence Régionale pour l Agriculture et l Alimentation (ARAA), 128 Bd du 13 janvier, 01 BP 1816 Lomé-Togo. A l attention de Monsieur le Directeur Exécutif La version électronique est privilégiée pour la sélection. En cas de réception de la seule version papier d une proposition de projet par un soumissionnaire, il lui sera rappelé l obligation de soumettre une version électronique dans un délai de 3 jours à compter de la date de rappel d envoi de version électronique. L absence de version électronique après ce délai rendra la proposition irrecevable. 6