EXCEL. Isabelle Langlois

EXCEL FONCTIONS SPÉCIALISÉES Isabelle Langlois

EXCEL FONCTIONS SPÉCIALISÉES Service de l informatique et des télécommunications Université Laval

Remerciements Relecture du français par Louise Carbonneau-Grégoire Relecture technique par Louis-René Rheault Collaboration spéciale Marc Couture Avertissement Le présent document est un aide à l apprentissage qui doit idéalement être utilisé dans le cadre d une formation structurée. Il ne s agit pas d un manuel d auto-apprentissage ni d un ouvrage de référence faisant état de toutes les possibilités du produit. Toute reproduction de ce document ou d une partie de ce document, sous quelque forme que ce soit, n est autorisée que pour les membres de l Université Laval et à la conditon d indiquer clairement son origine.

TABLE DES MATIÈRES TABLE DES MATIÈRES... V CONVENTION TYPOGRAPHIQUE...IX CHAPITRE 1 : PARAMÈTRES DE CONFIGURATION... 1 1. SYMBOLE DÉCIMAL... 1 2. SÉPARATEUR DE LISTES... 1 Notes personnelles... 1 3. SYMBOLE MONÉTAIRE... 2 4. POSITION DU SYMBOLE MONÉTAIRE... 2 Notes personnelles... 2 5. FORMAT DE DATE DE SAISIE... 3 6. RÉPERTOIRE PAR DÉFAUT... 3 7. POLICE PAR DÉFAUT... 3 8. OUVERTURE D UN CLASSEUR AU DÉMARRAGE... 3 9. OUVERTURE D UN MODÈLE... 3 Notes personnelles... 4 CHAPITRE 2 : FONCTIONS AVANCÉES... 5 1. FONCTIONS MATH ET TRIGO... 5 a) arrondi(nombre;no_chiffres)... 5 b) tronque(nombre;no_chiffres)... 6 c) alea( )... 6 2. FONCTIONS DATE ET HEURE... 7 a) aujourdhui( )... 7 b) maintenant( )... 7 c) annee(numéro_de_série)... 8 3. FONCTIONS LOGIQUES... 8 a) si(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)... 8 b) et(valeur_logique1;valeur_logique2;...)... 10 Notes personnelles... 11 4. FONCTIONS STATISTIQUES... 12 a) grande.valeur(matrice;k)... 12 b) rang(nombre;référence;ordre)... 13 c) somme.si(plage;critère;somme_plage)... 14 d) frequence(tableau_données;matrice_intervalles)... 15 d) nb(valeur1;valeur2;...)... 17 e) nbval(valeur1;valeur2;...)... 17 v

5. FONCTIONS DE RECHERCHE ET DE MATRICES... 17 a) recherchev(valeur_cherchée;table_matrice;no_index_col;valeur_proche)... 17 b) produitmat(matrice1;matrice2)... 19 c) choisir(no_index;valeur1;valeur2; )... 20 d) index(tableau;no_ligne;no_col)... 21 6. FONCTIONS TEXTES... 22 a) droite(texte;no_caractères)... 22 b) stxt(texte;no_départ;no_car)... 22 c) concatener(texte1;texte2;...)... 22 d) nbcar(texte)... 23 e) rept(texte;no_fois)... 23 7. FONCTIONS DE BASE DE DONNÉES... 23 a) bdsomme(base de données;champ;critères)... 23 b) bdecartype(base de données;champ;critères)... 24 c) bdecartypep(base de données;champ;critères)... 24 d) bdlire(base de données;champ;critères)... 24 e) bdmax(base de données;champ;critères)... 24 f) bdmin(base de données;champ;critères)... 24 g) bdmoyenne(base de données;champ;critères)... 24 h) bdnb(base de données;champ;critères)... 25 i) bdnbval(base de données;champ;critères)... 25 j) bdproduit(base de données;champ;critères)... 25 k) bdvar(base de données;champ;critères)... 25 l) bdvarp(base de données;champ;critères)... 25 Notion de critères... 25 8. FONCTIONS D INFORMATION... 26 a) estvide(valeur)... 26 b) type(valeur)... 27 Notes personnelles... 27 CHAPITRE 3 : LES MACROS-FONCTIONS... 29 a) Dans une feuille macro-commande Excel 4.0... 29 b) Dans le Visual Basic (Excel 5.0 et +)... 31 Notes personnelles... 31 CHAPITRE 4 : LES FILTRES... 33 1. FILTRE AUTOMATIQUE... 33 2. FILTRE ÉLABORÉ... 35 Notes personnelles... 37 Notes personnelles... 41 vi

CHAPITRE 5 : LA GRILLE... 43 DÉFINITIONS DES PRINCIPAUX ÉLÉMENTS... 43 Notes personnelles... 43 CHAPITRE 6 : LES TABLEAUX CROISÉS... 45 1. SPÉCIFICATION DU TYPE DE DONNÉES SOURCE... 47 2. SPÉCIFICATION DE L EMPLACEMENT DES DONNÉES SOURCE... 47 3. SÉLECTION DES OPTIONS DE DESTINATION ET D AFFICHAGE (FEUILLE DE CALCUL)... 48 4. PRÉSENTATION DU TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE... 48 Notes personnelles... 50 CHAPITRE 7 : LES TABLES... 51 1. TABLE À ENTRÉE SIMPLE... 51 2. TABLE À DOUBLE ENTRÉE... 52 Notes personnelles... 53 CHAPITRE 8 : LE MODE PLAN... 55 a) Création automatique d un plan... 55 b) Création manuelle d un plan... 56 c) Suppression d'un plan... 57 Notes personnelles... 57 CHAPITRE 9 : LE SOUS-TOTAL... 59 1. SUPRESSION DES SOUS-TOTAUX... 60 2. SYNTHÈSES MULTIPLES... 60 Notes personnelles... 60 CHAPITRE 10 : TRUCS ET ASTUCES... 61 1. CALCUL BASÉ SUR LA PRÉCISION DE L'AFFICHAGE DES NOMBRES... 61 2. FORMAT NUMÉRIQUE POUR LES DÉCIMALES, ESPACES, COULEURS ET CONDITIONS... 62 Séparateurs décimaux et chiffres significatifs... 62 Séparateur des milliers... 63 Notes personnelles... 63 ANNEXE 1 : EXERCICES... 67 Exercice 1 : Salaire... 67 Notes personnelles... 67 Exercice 2 : Liste d étudiants... 68 Notes personnelles... 68 Exercice 3 : Les cotes... 69 Notes personnelles... 69 Exercice 4 : La composition d un code... 70 Notes personnelles... 70 Exercice 5 : Vendeurs par région (base de données)... 71 Notes personnelles... 71 vii

Exercice 6 : Macro-fonction... 72 Notes personnelles... 72 Exercice 7 : Les filtres... 73 Notes personnelles... 73 Exercice 8 : Tableau croisé dynamique... 74 Notes personnelles... 75 Exercice 9 : Les tables... 76 Notes personnelles... 76 Exercice 10 : Le mode plan et le sous-total... 77 ANNEXE 2 : SOLUTIONS AUX EXERCICES... 81 Solution exercice 1 : Salaire... 81 Solution exercice 2 : Liste d étudiants... 82 Solution exercice 3 : Les cotes... 83 Solution exercice 4 : La composition d un code... 84 Solution exercice 5 : Vendeurs par région... 85 Solution exercice 6 : Macro-fonction... 86 Solution exercice 7 : Les filtres... 87 Solution exercice 8 : Tableau croisé dynamique... 89 Solution exercice 9 : Les tables... 90 Solution exercice 10 : Le mode plan et le sous-total... 92 Notes personnelles... 92 viii

CONVENTION TYPOGRAPHIQUE Propose des trucs pratiques Ajoute des informations supplémentaires relatives au sujet traité Exercices ix

CHAPITRE 1 : PARAMÈTRES DE CONFIGURATION Cette partie traitera des possibilités de configuration de Microsoft Excel. La définition des paramètres, par défaut, qui concerne le format des données et la définition d'un symbole se font à partir de l'icône Paramètres régionaux du Panneau de configuration accessible à partir du menu Démarrer Paramètres. Voici les principaux paramètres que nous pouvons configurer. 1. SYMBOLE DÉCIMAL Dans l'onglet Nombre, vis-à-vis Symbole décimale, remplacer le point «.» par une virgule «,» ou vice-versa. Le point peut être plus utile si l'on saisit les nombres à partir du clavier numérique. Voir à la Figure 1 : Onglet «Nombre». 2. SÉPARATEUR DE LISTES Dans l'onglet Nombre, vis-à-vis Séparateur de listes, remplacez la virgule «,» par le point-virgule «;» ou vice-versa. Le séparateur de listes est le caractère utilisé dans les formules (exemple : =SOMME(A1:A5;C1:C5)). Voir à la Figure 1 : Onglet «Nombre». NOTES PERSONNELLES Figure 1 : Onglet «Nombre»

2 Paramètres de configuration 3. SYMBOLE MONÉTAIRE Dans l'onglet Symbole monétaire, vis-à-vis Symbole monétaire, remplacez les francs point «F» par le dollar «$». Voir à la Figure 2 : Onglet «Symbole monétaire». 4. POSITION DU SYMBOLE MONÉTAIRE Dans l'onglet Symbole monétaire, positionnez le symbole monétaire soit avant ou après dans la case position du symbole monétaire. Voir à la Figure 2 : Onglet «Symbole monétaire». NOTES PERSONNELLES Figure 2 : Onglet «Symbole monétaire»

Paramètres de configuration 3 5. FORMAT DE DATE DE SAISIE Dans l'onglet Date, choisissez, dans la case Style de date courte, le format de date qui sera privilégié lors de la saisie (exemple : aa-mm-jj). Voir à la Figure 3 : Onglet «Date». 6. RÉPERTOIRE PAR DÉFAUT Figure 3 : Onglet «Date» Le répertoire par défaut se spécifie à partir du menu Outils Options Cliquez sur l'onglet Général et entrez le chemin du répertoire dans la case Dossier par défaut. Voir à la Figure 4 : Options Onglet «Général». 7. POLICE PAR DÉFAUT La police par défaut se spécifie à partir du menu Outils Options Cliquez sur l'onglet Général et choisissez la police par défaut dans la case Police standard. Voir à la Figure 4 : Options Onglet «Général». 8. OUVERTURE D UN CLASSEUR AU DÉMARRAGE Pour ouvrir un classeur automatiquement au démarrage de Microsoft Excel, il faut sauvegarder ou déplacer le classeur dans le répertoire XLOuvrir. Généralement, lors d'une installation standard de Microsoft Excel, ce répertoire se trouve au niveau C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLOuvrir. Voir à la Figure 4 : Options Onglet «Général». 9. OUVERTURE D UN MODÈLE Pour pouvoir ouvrir un modèle personnalisé de classeur ou de feuille de calcul, il faut d'abord le sauvegarder dans le répertoire XLOuvrir sous le nom CLASS.XLT (classeur) ou

4 Paramètres de configuration FEUILLE.XLT (feuille de calcul). Les nouveaux modèles sont accessibles à l'aide du menu Fichier Nouveau. Voir à la Figure 4 : Options Onglet «Général». NOTES PERSONNELLES Figure 4 : Options Onglet «Général»

CHAPITRE 2 : FONCTIONS AVANCÉES Dans cette partie, nous explorerons quelques fonctions utiles de Microsoft Excel. Les fonctions sont classées par catégorie. 1. FONCTIONS MATH ET TRIGO a) arrondi(nombre;no_chiffres) nombre no_chiffres représente le nombre à arrondir. spécifie le nombre de chiffres auquel vous voulez arrondir nombre. Si no_chiffres est supérieur à 0 (zéro), nombre est arrondi au nombre de décimales indiqué. Si no_chiffres est égal à 0, nombre est arrondi au nombre entier le plus proche. Si no_chiffres est inférieur à 0, nombre est arrondi à gauche de la virgule. Exemples : =ARRONDI(2,15; 1) égale 2,2 =ARRONDI(12736;-1) égale 12740 =ARRONDI(12736;-3) égale 13000 Voir aussi ARRONDI.INF( ), ARRONDI.SUP( ).

6 Fonctions avancées b) tronque(nombre;no_chiffres) Tronque un nombre en supprimant la partie décimale de ce nombre de sorte que la valeur renvoyée par défaut soit un nombre entier. nombre no_chiffres représente le nombre à tronquer. représente le nombre de décimales apparaissant à droite de la virgule après que le chiffre ait été tronqué. La valeur par défaut de no_chiffres est 0 (zéro). Exemples : =TRONQUE(8,9) égale 8 =TRONQUE(-8,9) égale 8 =TRONQUE (3,149;2) égale à 3,14 Voir aussi ENT( ). c) alea( ) Renvoie un nombre aléatoire supérieur ou égal à 0 et inférieur à 1. Un nouveau nombre aléatoire est renvoyé chaque fois que la feuille de calcul est recalculée. Pour générer un nombre réel aléatoire compris entre a et b, utilisez : =ALEA( )*(b-a)+a

Fonctions avancées 7 Exemple : Pour générer un nombre aléatoire supérieur ou égal à 0 mais inférieur à 100. =ALEA( )*100 Pour générer un nombre aléatoire supérieur ou égal à 0 mais inférieur à 1000. =ALEA( )*1000 Si vous voulez utiliser ALEA pour générer un nombre aléatoire qui ne change pas chaque fois que la cellule est recalculée, vous pouvez taper =ALEA() dans la barre de formule, puis appuyer sur F9 pour transformer la formule en nombre aléatoire. 2. FONCTIONS DATE ET HEURE a) aujourdhui( ) Renvoie le numéro de série de la date du jour. Le numéro de série est le code de date et d'heure utilisé par Microsoft Excel pour les calculs de date et d'heure. Exemple : =AUJOURDHUI( ) égale 01-02-13 Cette dernière date sera remise à jour à chaque fois que vous retournez dans ce document. On peut utiliser les touches «CTRL + ;» pour obtenir la date du jour dans une cellule. Cette dernière date ne changera pas au fil des jours. b) maintenant( ) Microsoft Excel pour Windows et Microsoft Excel pour le Macintosh utilisent des systèmes de date par défaut différents. Microsoft Excel pour Windows utilise le calendrier depuis 1900, dans lequel les numéros de série correspondent aux dates comprises entre le 1 er janvier 1900 et le 31 décembre 9999.

8 Fonctions avancées Microsoft Excel pour le Macintosh utilise le calendrier depuis 1904, dans lequel les numéros de série correspondent aux dates comprises entre le 1 er janvier 1904 et le 31 décembre 9999. Vous pouvez changer le système de date en activant ou en désactivant la case à cocher «Calendrier depuis 1904». Cette case à option est dans le menu «Outils Options» sous l'onglet Calcul. Le système de date est automatiquement modifié lorsque vous ouvrez un document à partir d'une autre plate-forme. Par exemple, si vous travaillez sous Microsoft Excel pour Windows et que vous y ouvrez un document créé sous Microsoft Excel pour le Macintosh, la case à cocher «Calendrier depuis 1904» est automatiquement activée. Exemple : =MAINTENANT( ) égale 01-02-13 16:33 c) annee(numéro_de_série) Renvoie l'année correspondant à une date. L'année est donnée sous la forme d'un nombre entier dans la plage 1900-9999. numéro_de_série représente le code de date et d'heure utilisé par Microsoft Excel pour les calculs de date et d'heure. Vous pouvez taper numéro_de_série sous forme de texte, par exemple, «13-fev-2001» ou «13-2-01», plutôt que sous la forme d'un nombre. Le texte est automatiquement converti en un numéro de série. Exemples : =ANNEE("01/02/13") égale 2001 =ANNEE("00/11/14") égale 2000 =ANNEE(0,007) égale 1900 Si vous utilisez des données provenant d un système Macintosh, vous devez utiliser «Calendrier depuis 1904» que vous retrouvez dans le menu Outils Options. Voir aussi JOUR( ), MOIS( ), SECONDE( ), MINUTE( ), HEURE( ). 3. FONCTIONS LOGIQUES a) si(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)

Fonctions avancées 9 test_logique valeur_si_vrai valeur_si_faux Exemples : est toute valeur ou expression dont le résultat peut être VRAI ou FAUX. est la valeur qui est renvoyée si le test logique est VRAI. Si l'argument test_logique est VRAI et que l'argument valeur_si_vrai est omis, la fonction renvoie la valeur VRAI. L'argument valeur_si_vrai peut être une autre formule. est la valeur qui est renvoyée si le test logique est FAUX. Si l'argument test_logique est FAUX et que l'argument valeur_si_faux est omis, la fonction renvoie la valeur FAUX. L'argument valeur_si_faux peut être une autre formule. =SI(A1>10;"Bravo";"Échec") si A1=15 le résultat est "Bravo" si A1=5 le résultat est "Échec" =SI(A1>70;SI(A1<80;"B";"A"),"C") ou =SI(A1>70;SI(A1>80; "A";"B");"C") si A1=55 le résultat est "C" si A1=75 le résultat est "B" si A1=85 le résulat est "A"

10 Fonctions avancées b) et(valeur_logique1;valeur_logique2;...) valeur_logique1;valeur_logique2;... représentent les 1 à 30 conditions que vous souhaitez tester et qui peuvent être soit VRAI, soit FAUX. Renvoie VRAI si tous les arguments sont VRAI. Renvoie FAUX si au moins l'un des arguments est FAUX. Exemples : =ET(2+2=4; 2+3=5) égale VRAI Si B4 contient un nombre compris entre 1 et 100 =ET(1<B4; B4<100) égale VRAI =SI(ET(A1>70;A1<80);"B";"AUTRE")

Fonctions avancées 11 si A1=75 le résultat est "B" si A1=65 le résultat est "AUTRE" si A1=85 le résulat est "AUTRE" Exercice 1 : Salaire (Voir annexe page : 67) NOTES PERSONNELLES

12 Fonctions avancées 4. FONCTIONS STATISTIQUES a) grande.valeur(matrice;k) Renvoie la k ième plus grande valeur d'une série de données. Vous pouvez utiliser cette fonction pour sélectionner une valeur en fonction de son rang. matrice k représente la matrice ou la plage de données dans laquelle vous recherchez la k ième plus grande valeur. représente, dans la matrice ou la plage de cellules, le rang de la donnée à renvoyer, déterminé à partir de la valeur la plus grande. Exemple : Si A1 à A10 contient les nombres 3, 4, 5, 2, 3, 4, 5, 6, 4, 7 =GRANDE.VALEUR(A1:A10; 3) égale 5 Voir aussi PETITE.VALEUR( ).

Fonctions avancées 13 b) rang(nombre;référence;ordre) Renvoie le rang d'un nombre dans une liste d'arguments. Le rang d'un nombre est donné par sa taille comparée aux autres valeurs de la liste. Si vous deviez trier la liste, le rang d'un nombre serait sa position. nombre référence ordre est le nombre dont vous voulez connaître le rang. est une matrice, ou une référence à une liste de nombres. Les valeurs non numériques dans référence sont ignorées. est un numéro qui spécifie comment déterminer le rang de l'argument nombre. La fonction RANG attribue le même rang aux nombres en double. Cependant, la présence de nombres en double affecte le rang des nombres suivants. Exemples : Si A1:A5 contient les nombres 7 3,5 3,5 1 et 2 respectivement : =RANG(A2;A1:A5;1) égale 3 Si A1:A5 contient les nombres 7 3,5 3,5 1 et 2 respectivement : =RANG(A1;A1:A5) égale 1 (voir exemple ci-dessous) Les valeurs en double sont comptées. Si ordre = 0 ou si cet argument est omis, Microsoft Excel calcule le rang d'un nombre comme si la liste définie par l'argument référence était triée par ordre décroissant. Si ordre <> 0, Microsoft Excel calcule le rang d'un nombre comme si la liste définie par l'argument référence était triée par ordre croissant.

14 Fonctions avancées c) somme.si(plage;critère;somme_plage) Additionne des cellules spécifiées si elles répondent à un critère donné. plage critère somme_plage Exemple : représente la plage de cellules. représente le critère, sous forme de nombre, d'expression ou de texte, définissant les cellules à additionner. L argument critère peut être exprimé sous une des formes suivantes : «32», «>32», «pommes». représente les cellules à additionner. Les cellules comprises dans l'argument somme_plage sont additionnées si et seulement si les cellules correspondantes situées dans l'argument plage répondent au critère. Si l'argument somme_plage est omis, ce sont les cellules de l'argument plage qui sont additionnées. Si A1:A4 contient les nombres 100, 200, 300 et 400 respectivement. La plage B1:B4 contient les commissions sur ventes suivantes correspondant à ces valeurs immobilières : 7, 14, 21 et 28. =SOMME.SI(A1:A4;">160";B1:B4) égale 63

Fonctions avancées 15 d) frequence(tableau_données;matrice_intervalles) Calcule la fréquence d'apparition des valeurs dans une plage de valeurs, puis renvoie des nombres sous forme de matrice verticale. tableau_données matrice_intervalles représente une matrice de valeurs ou une référence à la série de valeurs dont vous souhaitez calculer les fréquences. Si l'argument tableau_données ne contient aucune valeur, la fonction FREQUENCE renvoie une matrice de zéros. représente une matrice d'intervalles ou une référence aux intervalles dans lesquels vous voulez regrouper les valeurs de l'argument tableau_données. La fonction FREQUENCE est tapée sous forme matricielle, c'est-à-dire qu'elle doit être terminée par les touches CTRL+MAJ+RETOUR après que vous ayez sélectionné la plage de cellules adjacentes dans laquelle vous voulez faire apparaître la distribution renvoyée. Le nombre d'éléments de la matrice renvoyée est égal au nombre d'éléments de l'argument matrice_intervalles plus 1.

16 Fonctions avancées Exemple : Soit les résultats suivants d'un test : 79, 85, 78, 85, 83, 81, 95, 88 et 97. Tapée sous forme matricielle, la fonction FREQUENCE vous permet de recenser le nombre de résultats entrant dans chaque plage de niveau de notation : 0-70, 71-79, 80-89 et 90-100. La formule suivante est tapée sous forme matricielle après que vous ayez sélectionné quatre cellules verticales (C1:C4) adjacentes à vos données. =FREQUENCE(A1:A9;B1:B3) égale {0;2;5;2} Sélection de 4 cellules matrice_intervalles + 1 Le résultat que vous obtenez à l écran est le suivant, tout en omettant pas les touches CTRL+MAJ+RETOUR. Vous remarquerez, dans votre barre de formules, vient s inscrire automatiquement avant et après la dite formule, les accolades «{ }» indiquant ainsi que ceci est une formule matricielle. Modifier une formule matricielle 1. Cliquez sur une cellule de la plage matricielle. 2. Cliquez sur la barre de formule. Lorsque la barre de formule est active, les accolades ( { } ) n'apparaissent pas dans la formule matricielle. 3. Modifiez la formule matricielle. 4. Appuyez sur CTRL+MAJ+ENTRÉE.

Fonctions avancées 17 d) nb(valeur1;valeur2;...) Détermine le nombre de cellules contenant des nombres et combien sont compris dans la liste des arguments. Utilisez NB pour obtenir le nombre d'entrées numériques d'une plage ou d'une matrice de nombres. valeur1;valeur2; représentent les 1 à 30 arguments qui peuvent contenir ou référer à différents types de données, mais seuls les nombres sont comptés. Exemple : Si A1:A4 contient les données 100, Bonjour et 400 respectivement. =NB(A1:A4) égale 2 e) nbval(valeur1;valeur2;...) Compte le nombre de cellules qui ne sont pas vides et les valeurs comprises dans la liste des arguments. Utilisez NBVAL pour compter le nombre de cellules contenant des données dans une plage ou une matrice. valeur1;valeur2; représentent les 1 à 30 arguments correspondant aux valeurs à compter. Dans ce cas, une valeur correspond à tout type d'information, y compris du texte vide (""), la seule exception étant les cellules vides. Exemple : Si A1:A4 contient les données 100, Bonjour,,et 400 respectivement. =NBVAL(A1:A4) égale 3 Exercice 2 : Liste d étudiants (voir annexe page : 68) 5. FONCTIONS DE RECHERCHE ET DE MATRICES a) recherchev(valeur_cherchée;table_matrice;no_index_col;valeur_proche) Cherche une valeur donnée dans la colonne située à l'extrême gauche d'une matrice et renvoie une valeur dans la même ligne d'une colonne que vous spécifiez dans la matrice. Utilisez la fonction RECHERCHEV plutôt que la fonction RECHERCHEH lorsque vos valeurs de comparaison se trouvent dans une colonne située à gauche des données à trouver. valeur_cherchée est la valeur à trouver dans la première colonne de la matrice. L argument valeur_cherchée peut être une valeur, une référence ou une chaîne de texte.

18 Fonctions avancées table_matrice no_index_col valeur_proche est la table de données dans laquelle est exécutée la recherche de la valeur. Utilisez une référence à une plage ou un nom de plage, par exemple Base de données ou Liste. est le numéro de la colonne de l'argument table_matrice dont la valeur correspondante doit être renvoyée. Si l argument no_index_col est égal à 1, la fonction renvoie la valeur dans la première colonne de l argument table_matrice; si l argument no_index_col est égal à 2, la valeur est renvoyée dans la deuxième colonne de l argument table_matrice, et ainsi de suite. représente une valeur logique indiquant si vous souhaitez que la fonction RECHERCHEV recherche une valeur exacte ou voisine de celle que vous avez spécifiée. Si cet argument est VRAI ou omis, une donnée proche est renvoyée. En d'autres termes, si aucune valeur exacte n'est trouvée, la valeur immédiatement inférieure à valeur_cherchée est renvoyée. Si valeur_proche est FAUX, la fonction RECHERCHEV renvoie exactement la valeur recherchée. Si aucune valeur ne correspond, la valeur d'erreur #N/A est renvoyée. Si l argument valeur_proche est VRAI, les valeurs de la première colonne de l argument table_matrice doivent être placées en ordre croissant :, -2, -1, 0, 1, 2, A-Z, FAUX, VRAI. Sinon, la fonction RECHERCHEV peut donner une valeur incorrecte. Si l argument valeur_proche est FAUX, les éléments de la table ne doivent pas nécessairement être classés. Les valeurs de la première colonne de l argument table_matrice peuvent être du texte, des nombres ou des valeurs logiques. La fonction ne fait pas de distinction entre les majuscules et les minuscules. Vous pouvez placer les valeurs en ordre croissant en choisissant dans le menu Données la commande Trier et en sélectionnant l option Croissant. Exemple : Donnez la région en fonction du code.

Fonctions avancées 19 =RECHERCHEV(B2;$E$2:$F$5;2) b) produitmat(matrice1;matrice2) Calcule le produit de deux matrices. Le résultat est une matrice comportant le même nombre de lignes que matrice1 et le même nombre de colonnes que matrice2. matrice1; matrice2; représentent les matrices dont vous souhaitez obtenir le produit. Le nombre de colonnes de l'argument matrice1 doit être identique au nombre de lignes de l'argument matrice2. Les deux matrices ne doivent contenir que des nombres. La «matrice a» résultant du produit matriciel de deux matrices (b et c) est donnée par la formule : ij n a = b k = 1 jk c kj i est le numéro de lignes et j, le numéro de colonnes.

20 Fonctions avancées Exemple : matrice1 1 2 matrice2 2 3 4 1 Calculons, maintenant, le produit matriciel de ces deux matrices comme nous le ferions sans le logiciel Excel. La règle pour un tel calcul est la suivante : (1 ère ligne X l ère colonne) + (2 è ligne X 1 ère colonne) = (1 X 2) + (2 X 1) 4 = (3 X 2) + (4 X 1) 10 Nous désirons obtenir un résultat matriciel d où l importance de se rappeler les touches : CTRL + MAJ + RETOUR.. =PRODUITMAT(A1:B2;C1:C2) c) choisir(no_index;valeur1;valeur2; ) Utilise l'argument no_index pour renvoyer une des valeurs de la liste des arguments valeur. Utilisez la fonction CHOISIR pour sélectionner l'une des 29 valeurs possibles à partir du rang donné par l'argument no_index. no_index spécifie quel argument valeur doit être sélectionné. L'argument no_index doit être un nombre compris entre 1 et 29 ou une formule ou une référence à une cellule contenant un nombre compris entre 1 et 29. Si la valeur de l'argument no_index est égale à 1, la fonction CHOISIR renvoie l'argument valeur1, si elle est égale à 2, la fonction CHOISIR renvoie l'argument valeur2, et ainsi de suite.

Fonctions avancées 21 Exemples : =CHOISIR(2;"1er";"2e";"3e";"Fini") égale "2e" d) index(tableau;no_ligne;no_col) =SOMME(A1:CHOISIR(3;A10;A20;A30)) égale SOMME(A1 :A30) Renvoie la valeur d'un élément d'une matrice ou d'un tableau, sélectionné à partir des indices de numéro de ligne et de colonne. tableau no_ligne no_col est une plage de cellules ou une constante de matrice. sélectionne la ligne de la matrice dont une valeur doit être renvoyée. Si l'argument no_ligne est omis, l'argument no_col est obligatoire. sélectionne la colonne de la matrice dont une valeur doit être renvoyée. Si l'argument no_col est omis, l'argument no_ligne est obligatoire. Si les arguments no_ligne et no_col sont tous deux utilisés, la fonction INDEX renvoie la valeur de la cellule située à l'intersection des arguments no_ligne et no_col. Si l'argument tableau comporte plus d'une ligne et plus d'une colonne et que seul l'argument no_ligne ou no_col est utilisé, la fonction INDEX renvoie une matrice des valeurs de la ligne ou de la colonne entière de l'argument matrice. Exemples : Soit la plage A1=1, B1=2, A2=3, B2=4 =INDEX(A1:B2;2;2) égale 4 =INDEX(A1:B2;0;2) égale {2,4} Exercice 3 : Les cotes (voir annexe page : 69)

22 Fonctions avancées 6. FONCTIONS TEXTES a) droite(texte;no_caractères) Renvoie le(s) dernier(s) caractère(s) à l'extrême droite d'une chaîne de texte. texte no_caractères représente la chaîne de texte contenant les caractères à extraire. spécifie le nombre de caractères à extraire. Exemple : =DROITE("Prix de vente"; 5) égale «vente» b) stxt(texte;no_départ;no_car) Renvoie un nombre donné de caractères extraits d'une chaîne de texte à partir de la position que vous avez spécifiée, en fonction du nombre de caractères spécifiés. texte no_départ no_car représente la chaîne de texte contenant les caractères à extraire. représente la position dans le texte du premier caractère à extraire. Le premier caractère de texte a un no_départ égal à 1, et ainsi de suite. indique le nombre de caractères à extraire de texte. Exemple : =STXT("Mon nom est Marc";5;3) égale «nom» c) concatener(texte1;texte2;...) Assemble plusieurs chaînes de caractères de façon à n'en former qu'une seule. texte1;texte2;... représentent les 1 à 30 éléments de texte à assembler en un élément de texte unique. L'opérateur «&» peut être utilisé à la place de la fonction. Exemples : =CONCATENER("Total ";"Valeur") égale «Total Valeur» =CONCATENER("Total";"Valeur") égale «TotalValeur» =CONCATENER("Total";" Valeur") égale «Total Valeur» ="Total"&" "&"Valeur" égale Total Valeur ="Total"&"Valeur" égale TotalValeur

Fonctions avancées 23 d) nbcar(texte) Donne la longueur d'une chaîne de caractères. texte représente le texte dont vous souhaitez connaître la longueur. Les espaces sont comptés comme étant des caractères. Exemple : =NBCAR("Paris, France") égale 13 e) rept(texte;no_fois) Répète un texte un certain nombre de fois. texte no_fois représente le texte à répéter. représente un nombre positif indiquant le nombre de fois que le texte doit être répété. Si no_fois est égal à 0 (zéro), la fonction REPT renvoie un texte vide (""). Si no_fois n'est pas un nombre entier, il est tronqué. Le résultat de la fonction REPT ne peut pas dépasser 255 caractères. Exemple : =REPT("*-"; 3) égale «*-*-*-» Exercice 4 : La composition d un code (voir annexe page : 70) 7. FONCTIONS DE BASE DE DONNÉES Microsoft Excel fournit douze fonctions de feuille de calcul pour analyser des données stockées dans des listes ou des bases de données. Chacune de ces fonctions, regroupées sous l'appellation fonctions de base de données, utilise trois arguments : base de données, champ et critères. Ces arguments font référence aux plages de feuille de calcul utilisées par la fonction. a) bdsomme(base de données;champ;critères) Additionne les valeurs contenues dans la colonne d'une liste ou d'une base de données qui répondent aux conditions spécifiées. base de données représente la plage de cellules qui constitue la base de données. Une base de données est une liste de données liées dans laquelle les lignes d'informations liées sont des enregistrements et les colonnes de données sont des champs. La première ligne de la liste contient les étiquettes de chaque colonne.

24 Fonctions avancées champ critères indique la colonne utilisée dans la fonction. Vous pouvez spécifier l'argument champ sous forme de texte en mettant l'étiquette de colonne entre guillemets, par exemple, dans "Age" ou "Rendement", ou sous forme d'un nombre représentant la position de la colonne dans la liste : 1 pour la première colonne, 2 pour la deuxième colonne et ainsi de suite. représente la plage de cellules qui contient les conditions spécifiées. Vous pouvez utiliser n'importe quelle plage comme argument critères, à condition toutefois qu'elle comprenne au moins une étiquette de colonne et au moins une cellule située sous l'étiquette de colonne pour spécifier la condition. Les onze autres fonctions disponibles pour le «bloc» base de données sont les suivantes. Nous ne ferons pas d exemples concrets pour chacune de ces fonctions mais nous y ajouterons la définition de chacunes d elles de façon à pouvoir mieux reconnaître les fonctions de base de données. b) bdecartype(base de données;champ;critères) Calcule l'écart-type d'une population sur la base d'un échantillon, en utilisant les valeurs contenues dans la colonne d'une liste ou d'une base de données qui répondent aux conditions spécifiées. c) bdecartypep(base de données;champ;critères) Calcule l'écart-type d'une population en prenant en compte toute la population et en utilisant les valeurs contenues dans la colonne d'une liste ou d'une base de données qui répondent aux conditions spécifiées. d) bdlire(base de données;champ;critères) Extrait une seule valeur répondant aux conditions spécifiées à partir d'une colonne d'une liste ou d'une base de données. e) bdmax(base de données;champ;critères) Renvoie le plus grand nombre de valeurs de la colonne d'une liste ou d'une base de données qui répondent aux conditions spécifiées. f) bdmin(base de données;champ;critères) Renvoie le plus petit nombre de valeurs d'une colonne d'une liste ou d'une base de données qui répondent aux conditions spécifiées. g) bdmoyenne(base de données;champ;critères)

Fonctions avancées 25 Fait la moyenne des valeurs contenues dans la colonne d'une liste ou d'une base de données qui répondent aux conditions spécifiées. h) bdnb(base de données;champ;critères) Compte les cellules contenues dans une colonne d'une liste ou d'une base de données qui contiennent des nombres répondant aux conditions spécifiées. i) bdnbval(base de données;champ;critères) Compte toutes les cellules non vides contenues dans une colonne d'une liste ou d'une base de données qui répondent aux conditions spécifiées. j) bdproduit(base de données;champ;critères) Multiplie les valeurs contenues dans la colonne d'une liste ou d'une base de données qui répondent aux conditions spécifiées. k) bdvar(base de données;champ;critères) Calcule la variance d'une population sur la base d'un échantillon, en utilisant les valeurs contenues dans la colonne d'une liste ou d'une base de données qui répondent aux conditions spécifiées. l) bdvarp(base de données;champ;critères) Calcule la variance d'une population en prenant en compte toute la population et en utilisant les valeurs contenues dans la colonne d'une liste ou d'une base de données qui répondent aux conditions spécifiées. NOTION DE CRITÈRES Un critère est composé de deux éléments. L'en-tête qui doit être identique à l'une des en-têtes de la liste et la donnée recherchée située dans la cellule immédiatement dessous.

26 Fonctions avancées Cependant, il faut faire une différence entre les deux types de critères composés suivants: 1. Le «ET» logique. Les personnes d'informatique ET qui ont 12 crédits. 2. Le«OU» logique. Les personnes d'informatique OU qui ont 12 crédits. 3. L'intervalle. Pour vérifier la présence d'une valeur à l'intérieur d'un intervalle, il faut créer un critère multiple comme dans le cas d'une conjonction. En voici un exemple : Exercice 5 : Vendeurs par région (voir annexe page : 71) 8. FONCTIONS D INFORMATION a) estvide(valeur) La fonction ESTVIDE renvoie la valeur logique VRAI si l'argument valeur est une référence à une cellule vide et la valeur logique FAUX dans les autres cas. valeur représente la valeur d'une cellule vide, la valeur d'erreur, la valeur de texte, la valeur de nombre, la valeur logique, la valeur de référence ou un nom s'y référant que vous voulez tester. Les arguments valeur des fonctions EST ne sont pas convertis. Par exemple, alors que dans la plupart des autres fonctions qui requièrent un nombre, la valeur de texte "19" est convertie et traitée comme étant le nombre 19. Dans la formule ESTNUM("19"), "19" n'est pas le résultat de la conversion d'une valeur de texte et la fonction ESTNUM renvoie la valeur logique FAUX. Exemple : =ESTVIDE(C1) égale FAUX

Fonctions avancées 27 b) type(valeur) Renvoie le type de valeur. Utilisez la fonction TYPE lorsque le comportement d'une autre fonction dépend du type de valeur contenu dans une cellule spécifique. valeur peut être toute valeur acceptée par Microsoft Excel, par exemple un nombre, du texte, une valeur logique, etc. Si valeur est TYPE renvoie Un nombre 1 Un texte 2 Une valeur logique 4 Une formule 8 Une valeur d erreur 16 Une matrice 64 Exemple : =TYPE("Toulon") égale 2 NOTES PERSONNELLES

28 Fonctions avancées

CHAPITRE 3 : LES MACROS-FONCTIONS Une macro-fonction est une fonction personnalisée que l'on peut créer dans le but d'effectuer un traitement donné. Il est donc possible de créer nos propres fonctions. Il y a deux manières de créer une fonction. a) Dans une feuille macro-commande Excel 4.0 Dans les macro-fonctions, on suit le principe des trois temps qui sont l'entrée, le traitement et l'affichage. L'entrée est faite par la fonction =ARGUMENT(). Le traitement est fait par une formule de Microsoft Excel. L'affichage est fait par la fonction =RETOUR(). Regardons les étapes à suivre à partir d'un exemple. Nous désirons faire une macro-fonction CONSOMMATION qui calculera la consommation de notre voiture au 100 km. Cette macro-fonction a besoin de deux paramètres essentielles soient : le nombre de litres consommés (litres) la distance parcourue (km). Voici les étapes à suivre pour créer une telle macro-fonction. 1. La macro-fonction doit être créee dans une feuille de macro-programmation (Macro MS Excel 4.0). Tapez les commandes de la macro-fonction (cellules A1:A4). Pour ce faire, vous devez cliquer sur un des onglets et avec le bouton droit de la souris, choisir, Insérer Macro MS Excel 4.0. L onglet se nomme maintenant «Macro1». Vous tapez, ensuite, les commandes telles que nous les voyons ci-dessous dans les cellules A1:A4.

30 Les macros-fonctions 2. Nommez la macro-fonction. Sélectionnez les cellules qui composent la macro-fonction et faites la commande Insertion Nom Définir Entrez le nom de la macro-fonction (consommation) et cochez le type Fonction. 3. Utilisez la macro-fonction définie dans votre feuille de calcul. Dans l'exemple ci-dessous, on voit dans la cellule A1 la nouvelle fonction créée.

Les macros-fonctions 31 b) Dans le Visual Basic (Excel 5.0 et +) Depuis, la version 5.0, un tout nouveau langage de programmation est apparu : le VISUAL BASIC. Dans le menu Outils, sélectionner Macro et Visual Basic Editor pour lancer l'éditeur de macros. Insérer au besoin un Module à l'aide de la commande Module du menu Insertion. Une fonction débute par le mot-clé Function suivi du nom de la fonction et des parenthèses ( ) et elle se termine par les mots-clés End Function. Syntaxe: Function nom_fonction () lignes de codes End Function Exemple : La nouvelle fonction est disponible dans la liste des fonctions personnalisées. Les arguments doivent être séparés par une virgule. Exercice 6 : Fonction de conversion (voir annexe page : 72) NOTES PERSONNELLES

32 Les macros-fonctions

CHAPITRE 4 : LES FILTRES Dans cette partie, nous explorerons la notion de filtre. Nous verrons comment définir un filtre ainsi qu'utiliser les fonctions de recherche et d'extraction de données. La fonction de filtre permet de trouver rapidement un sous-ensemble de données dans une liste sans avoir à les trier ou à les déplacer. Une liste est une base de données organisée en lignes dans la feuille de calcul. Le filtre permet d'afficher uniquement les lignes répondant à un critère, c'est-à-dire un ensemble de conditions de recherche. À la différence du tri, le filtrage ne réorganise pas les données de la liste. Il masque temporairement les lignes qui ne répondent pas au critère demandé. Il y a deux types de filtre. Le filtre automatique. Le filtre automatique permet d effectuer un filtrage rapide en regroupant les cellules ayant un contenu identique ou soit en utilisant un critère élémentaire (exemple : Ventes > 2000). Le filtre élaboré. Le filtre élaboré permet d'effectuer un filtrage en fonction d'un critère plus complexe. Le filtre élaboré permet aussi de copier à un autre emplacement sur la feuille le résultat de la recherche. 1. FILTRE AUTOMATIQUE Soit la liste suivante: Pour faire un filtre automatique, il s'agit de cliquer sur une cellule de la liste et de choisir dans le menu Données la commande Filtre, puis la commande Filtre automatique.

34 Les filtres Comme pour les autres fonctions de base de données, chaque colonne doit commencer par un titre (une étiquette). Microsoft Excel affiche des flèches de liste déroulante directement sur la ligne contenant les champs de la liste (comme ci-dessous). Dans la liste déroulante, il y a les choix. TOUS : PERSONNALISÉ : VIDES : NON VIDES : Pour afficher l ensemble des données. Pour une recherche personnalisée. Pour présenter les cellules vides. Pour afficher les cellules contenant des données, les autres choix donnent toutes les occurrences différentes de la base afin de rechercher celles qui sont identiques (égales) à ce choix. Dans l'exemple ci-dessous, la commande permet d'afficher tous les étudiants du département d'informatique (IFT). Les lignes visibles sont seulement celles qui respectent le critère établi. Les autres lignes ne respectant pas le critère sont masquées. Pour enlever le filtre automatique, il s'agit de choisir dans le menu Données la commande Filtre, puis la commande Filtre automatique afin de désactiver le mode de filtrage automatique. Il est possible aussi de créer un filtre automatique personnalisé. Pour ce faire, on clique sur la flèche de la liste déroulante directement sur la ligne contenant le champs sur lequel on

Les filtres 35 désire faire la recherche. On sélectionne la commande Personnalisé Par exemple, si on désire afficher les étudiants du département d'informatique (IFT) ou de chimie (CHM). 2. FILTRE ÉLABORÉ Lorsqu'il s'agit de définir un critère complexe, il faut filtrer une liste à l'aide de critères élaborés. La feuille de calcul doit contenir une plage pour définir le critère. La liste doit posséder des étiquettes de colonne distincts. Soit la liste suivante: La première chose à définir dans le cas d'un filtre élaboré, c'est la définition du critère. Un critère est composé de deux éléments. L'en-tête qui doit être identique à l'une des en-têtes de la liste. La donnée recherchée (celle-ci doit être située dans la cellule immédiatement dessous celle contenant l'en-tête de référence). En-tête Le critère ci-haut est un critère simple. Cependant, il faut faire une différence entre les deux types de critères composés suivants.

36 Les filtres 1. Le «ET» logique (exemple : les personnes qui sont du département d informatique ET qui ont 12 crédits. Seul Marc Duteuil répond au critère). 2. Le «OU» logique (exemple : les personnes qui sont du département d'informatique OU qui ont 12 crédits. Marc Duteuil, France Deschamps et Denis Pénard répondent au critère.) Note : L'intervalle Pour vérifier la présence d'une valeur à l'intérieur d'un intervalle, il faut créer un critère multiple comme dans le cas d'une conjonction. En voici un exemple. À partir d'un filtre élaboré, on peut effectuer deux tâches. - filtrer la liste sur place pour obtenir des informations sur son contenu; - extraire des données répondant à des critères spécifiques. Pour effectuer un filtre élaboré, il faut cliquer sur une cellule de la liste. Dans le menu Données, pointer sur Filtre, puis sur Filtre élaboré.

Les filtres 37 Pour filtrer la liste en masquant les lignes qui ne remplissent pas les critères, cliquer sur l'option Filtrer la liste sur place. Pour filtrer la liste en copiant dans un autre emplacement de la feuille de calcul les lignes qui remplissent les critères, cliquez sur l'option Copier vers un autre emplacement. Cliquez dans la zone Destination et spécifiez le coin supérieur gauche de la zone de collage. La zone de Destination doit contenir les adresses incluant le nom des étiquettes correspondant aux données désirées que l'on veut extraire ainsi qu'une plage suffisamment grande pour effectuer l'extraction. Il est préférable de la définir plus grande que moins pour éviter de refaire l'opération. L'option Extraction sans doublons est utile pour éliminer les enregistrements égaux et afficher qu'une seule occurrence du résultat. Dans la zone Zone de critères, tapez la référence de la plage de critères incluant les étiquettes de critère. Une liste filtrée n'affiche que les lignes contenant la valeur spécifiée. Le numéro des lignes filtrées apparaît en bleu. Les flèches de filtre automatique apparaissent également en bleu dans les colonnes où des valeurs ont été sélectionnées. NOTES PERSONNELLES

38 Les filtres Exemple : Je désire extraire de la liste suivante les noms et prénoms de toutes les personnes dont le nom commence par un «C» et qui ont travaillé entre 30 et 35 heures inclusivement. Je souhaite extraire seulement les trois étiquettes «Nom», «Prénom» et «Heure». 1. Identifiez la liste. 2. Identifiez le critère. Inscrivez le critère dans une zone libre. Ici, nous établissons notre critère dans la plage L1:M3.

Les filtres 39 3. Identifiez notre zone de destination en y indiquant les étiquettes (les titres) que nous voulons extraire. Ici, nous plaçons les étiquettes «NOM», «PRENOM» et «HEURE» à la ligne 19 du même fichier. 4. Placez votre curseur n importe où dans votre fichier et choisissez le menu Données Filtre Filtre élaboré 5. Cliquez dans la zone de critères et choisissez la plage L1:M3 tel que définit précédemment. 6. Cliquez dans la zone de critères pour revenir à la boîte de dialogue précédente «Filtre élaboré». Cliquez ici

40 Les filtres 7. Dans la boîte de dialogue «Filtre élaboré», choisissez «Copier vers un autre emplacement». 8. «Copier dans» vous permettra maintenant d identifier la zone et les étiquettes à extraire de votre base de données.

Les filtres 41 9. Cliquez sur dans la boîte de dialogue «Copier dans» et choisissez dans la boîte de dialogue «Filtre élaboré». 10. Le résultat obtenu sera le suivant. Indiquez votre critère ainsi que votre zone d extraction avant de commencer à faire la manipulation du filtre élaboré. De cette manière, vous aurez tout en «main» pour travailler. Exercice 7 : Les filtres (voir annexe page : 73) NOTES PERSONNELLES

42 Les filtres

CHAPITRE 5 : LA GRILLE Dans le menu Données, la commande Grille offre des caractéristiques avantageuses. En plus d offrir des caractéristiques de recherche, elle permet également de saisir ou d effacer de nouvelles données. La première ligne de la liste doit contenir les étiquettes de la base de données. La grille est principalement un outil de saisie. DÉFINITIONS DES PRINCIPAUX ÉLÉMENTS Nouvelle : Supprimer : Rétablir : Précédente : Suivante : Critères : Fermer : ajoute un nouvel enregistrement à la base; efface un des enregistrements; revient à la base de données complète après une recherche; recule à la donnée précédente; passe à la donnée suivante; affiche la boîte de dialogue de recherche; quitte la commande Grille; La barre de défilement permet également de passer d une donnée à l autre ou d ajouter de nouvelles données qui seront automatiquement intégrées au chiffrier. NOTES PERSONNELLES

44 La grille

CHAPITRE 6 : LES TABLEAUX CROISÉS Un tableau croisé dynamique est un tableau dans une feuille de calcul interactif permettant de faire rapidement le résumé d importantes quantités de données en utilisant les méthodes de mises en forme et de calcul de votre choix. Il est «dynamique» car il est possible d avoir différentes vues des données source. Le tableau croisé dynamique peut être mis à jour à mesure que les données sources sont modifiées. Un rapport de tableau croisé dynamique est un tableau interactif permettant de synthétiser rapidement de grandes quantités de données. Vous pouvez faire pivoter ses lignes et colonnes pour afficher diverses synthèses des données source, filtrer les données en affichant différentes pages ou afficher les détails des zones intéressantes. Quand utiliser un rapport de tableau croisé dynamique? Utilisez un rapport de tableau croisé dynamique lorsque vous voulez comparer des totaux, en particulier lorsque vous avez une longue liste de chiffres à synthétiser et que vous souhaitez comparer plusieurs faits à propos de chaque chiffre. Utilisez des rapports de tableau croisé dynamique lorsque vous voulez que Microsoft Excel effectue pour vous une opération de tri, de sous-total ou de total. Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez aisément voir comment les ventes d'articles de golf pour le troisième trimestre, dans la cellule F5, se comportent par rapport aux ventes d'articles pour un autre sport, aux ventes d'un autre trimestre ou à l'ensemble des ventes. Un rapport de tableau croisé dynamique étant interactif, vous pouvez, ainsi que d'autres utilisateurs, afficher les données de manière à voir davantage de détails ou calculer d'autres synthèses. Création d'un rapport de tableau croisé dynamique Pour créer un rapport de tableau croisé dynamique, utilisez l'assistant Tableau et graphique croisé dynamique comme guide pour repérer et spécifier les données source à analyser et créer la structure du rapport. Vous pouvez ensuite utiliser la barre d outils Tableau croisé dynamique pour organiser les données à l'intérieur de cette structure.

46 Les tableaux croisés dynamiques Types de rapports de tableau croisé dynamique Un rapport de tableau croisé dynamique par défaut ressemble à l'exemple de la page précédente. Vous pouvez également afficher un rapport de tableau croisé dynamique dans un format avec retrait, afin d'afficher tous les chiffres de synthèse du même type dans une seule colonne. Vous pouvez créer un rapport de graphique croisé dynamique pour afficher les données graphiquement. Vous pouvez également publier un rapport de tableau croisé dynamique sur le Web en l'insérant dans une liste sur une page Web. Lorsque vous publiez un rapport de tableau croisé dynamique Excel dans une liste, d'autres personnes peuvent afficher et interagir avec les données qu'il contient depuis leur navigateur Web. Voici le tableau de données suivant. La création d un tableau croisé dynamique se fait en quatre étapes. Note : Les saisies d écrans que vous verrez dans ce document sont ceux de la version Excel 2000. En ce qui concerne les versions antérieures de Microsoft Excel, les étapes 3 et 4 sont inversées. L écran que vous retrouverez à l étape 4 est également quelque peu différent dans les versions antérieures.

Les tableaux croisés dynamiques 47 1. SPÉCIFICATION DU TYPE DE DONNÉES SOURCE Ouvrir le classeur dans lequel vous souhaitez créer le tableau croisé dynamique. Si celui-ci doit être réalisé à partir d une liste ou d une base de données Microsoft Excel, cliquer sur une cellule de la liste ou de la base. Dans le menu Données, cliquer sur Rapport de tableau croisé dynamique. Suivre les instructions affichées par l Assistant Tableau croisé dynamique. 2. SPÉCIFICATION DE L EMPLACEMENT DES DONNÉES SOURCE Sélectionner les adresses correspondant à la liste ou la base de données.

48 Les tableaux croisés dynamiques 3. SÉLECTION DES OPTIONS DE DESTINATION ET D AFFICHAGE (FEUILLE DE CALCUL) Il s agit de spécifier l endroit où vous souhaitez que le tableau dynamique apparaisse. 4. PRÉSENTATION DU TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE C est l étape clé du tableau croisé dynamique. On détermine la présentation désirée. Cette présentation peut être modifiée à l aide de la souris. Il s agit de faire glisser les noms de champs situés à droite vers les zones LIGNE, COLONNE, DONNÉES ou PAGE. Il est possible d avoir plusieurs champs à la fois dans une zone.

Les tableaux croisés dynamiques 49 Au moment de vouloir mettre en forme notre tableau croisé dynamique, le bouton «Tableau croisé dynamique» permet d obtenir la fenêtre suivante et ainsi apporter les changements voulus. En cliquant sur les «Options de la table», la fenêtre suivante permet d ajouter ou modifier la structure de notre tableau croisé dynamique.

50 Les tableaux croisés dynamiques La fenêtre suivante indique le résultat obtenu. Exercice 8 : Tableau croisé dynamique (voir annexe page : 74) NOTES PERSONNELLES

CHAPITRE 7 : LES TABLES Une table de données permet de voir l incidence de la modification de certaines valeurs sur le résultat d une formule. Cette fonction peut être utile pour les calculs d intérêts, pour les remboursements de prêt. Il existe deux types de tableaux de données : les tableaux à une valeur d'entrée et les tableaux à deux valeurs d'entrée. Pour un tableau à une valeur d'entrée, vous tapez différentes valeurs pour une variable afin de voir le résultat obtenu avec une ou plusieurs formules. Pour les tableaux à deux valeurs d'entrée, vous tapez des valeurs différentes pour deux variables afin de voir le résultat obtenu avec une seule formule. 1. TABLE À ENTRÉE SIMPLE Une table à entrée simple permet d observer l incidence sur une ou plusieurs formules de la modification d une variable. Dans l exemple ci-dessous, la table de données va permettre de connaître le montant final en fonction du taux d intérêt qui est la variable. Utilisez une table de données à une variable notamment si vous souhaitez vérifier la manière dont différents taux d'intérêt affectent la remboursement mensuel d'un prêt. Voici la procédure de création d'une table de données à une variable. a) Inscrivez les valeurs de référence dans votre feuille de calcul. Dans notre exemple, il s'agit des cellules A1:B2. Les formules utilisées dans une table de données à une variable doivent faire référence à une cellule d'entrée (la cellule B2 dans l'exemple). La cellule d'entrée est la variable.

52 Les tables b) Entrez dans une colonne ou sur une ligne la liste des valeurs que vous voulez remplacer dans la cellule d'entrée (exemple : cellule A6:A19). c) Si les valeurs d'entrée sont affichées en colonne, entrez la formule dans la ligne située au-dessus de la première valeur et dans la cellule à droite de la colonne de valeurs. Dans l'exemple, c'est la cellule B5 qui contient la formule =B1+(B1*B2). Si les valeurs d'entrée sont affichées en ligne, entrez la formule dans la colonne située à gauche de la première valeur et dans la cellule en dessous de la ligne de valeurs. d) Sélectionnez la plage de cellules contenant les formules et valeurs que vous souhaitez remplacer (exemple : A5:B19) et faites la commande Table dans le menu Données. Puisqu'il s'agit d'une table de données en colonne, entrez la référence de la cellule d'entrée (B2) dans la zone Cellule d'entrée en colonne. S'il s'agit d'une table de données en ligne, entrez la référence de la cellule d'entrée dans la zone Cellule d'entrée en ligne. On ne peut pas supprimer un élément d'une table. Il faut effacer la table entièrement. La modification de la formule (exemple : cellule B5) entraîne le recalcul de toute la table. 2. TABLE À DOUBLE ENTRÉE Une table à double entrée permet d'observer l'incidence sur une formule de la modification de deux variables. Les tables de données à deux variables n'utilisent qu'une seule formule avec deux listes de valeurs d'entrée. La formule doit faire référence à deux cellules d'entrée différentes. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons deux variables : le taux d'intérêt et le nombre de jours. Une table de données à deux variables peut afficher la manière dont différents taux d'intérêt et différentes échéances de prêt affectent le remboursement d'un emprunt.

Les tables 53 Voici la procédure de création d'une table de données à deux variables: a) Inscrivez les valeurs de référence dans votre feuille de calcul. Dans notre exemple, il s'agit des cellules A1:B4. Les formules utilisées dans une table de données à une variable doivent faire référence à deux cellules d'entrée différentes (les cellules B3 et B4 dans l'exemple). b) Entrez dans la colonne et sur une ligne la liste des valeurs que vous voulez remplacer dans la cellule d'entrée (exemple : cellules A8:A13 et B7:E7). c) Entrez la formule dans la cellule située à l'intersection de la ligne et de la colonne. Dans l'exemple, c'est la cellule A7 qui contient la formule =B1+(B1*B3)/365*B4. d) Sélectionnez la plage de cellules contenant les formules et valeurs que vous souhaitez remplacer (exemple : A7:E13) et faites la commande Table dans le menu Données. Puisqu'il s'agit d'une table de données à deux variables, entrez la référence de la cellule d'entrée (B3) dans la zone Cellule d'entrée en colonne et la référence de la cellule d'entrée (B4) dans la zone Cellule d'entrée en ligne. Exercice 9 : Les tables (voir annexe page : 76) NOTES PERSONNELLES

54 Les tables

CHAPITRE 8 : LE MODE PLAN Dans un chiffrier, les informations sont parfois d'un niveau d'intérêt différent, par exemple, les données unitaires d'un tableau versus les données sommaires (les totaux, les moyennes et autres statistiques du genre). Autant il est utile pour quelqu'un de voir le détail de l'information, autant la seule information pertinente pour un autre sera les statistiques globales. Ainsi, le mode plan permet de bâtir une hiérarchie dans le chiffrier basée sur le contenu des cellules. Cette hiérarchie peut être définie pour les colonnes comme pour les lignes. Les données de feuille de calcul dans lesquelles les lignes et les colonnes de données de détail sont regroupées de manière à vous permettre de créer des rapports de synthèse. Le plan permet de faire la synthèse de tout ou partie d'une feuille de calcul. Il faut qualifier les informations, c'est-à-dire indiquer sur quel niveau les données sélectionnées seront accessibles. Il existe huit niveaux de qualification possibles. Ils sont numérotés et apparaissent au besoin dans la section plan du chiffrier. a) Création automatique d un plan Microsoft Excel peut créer automatiquement un plan à partir de données sélectionnées dans une feuille de calcul et s'appuie, pour ce faire, sur des formules et sur la direction indiquée par les références. Si les références pointent vers le haut ou vers le bas, Microsoft Excel regroupe les lignes. Si elles pointent vers la gauche ou la droite, Microsoft Excel regroupe les colonnes. Pour créer automatiquement un plan, sélectionnez les données à structurer, puis choisissez dans le menu Données la commande Grouper et créer un plan, puis la commande Plan automatique. La figure ci-dessus illustre un chiffrier dans lequel se trouvent deux niveaux hiérarchiques.

56 Le mode plan b) Création manuelle d un plan Pour qualifier une ligne ou une colonne, il faut soit hausser sa qualification, soit l'abaisser. Pour récupérer l'espace de travail, il faut masquer temporairement le secteur «Plan». Pour combler ce besoin, les icônes utilisées se trouvent sur la barre d'outils intitulée Tableau croisé dynamique. Il est possible d'utiliser les commandes Grouper ou Dissocier à partir de la commande Grouper et créer un plan du menu Outils. Dissocier le groupe Grouper Pour faire disparaître des lignes d'un degré de qualification plus élevé, il suffit de cliquer sur le bouton présent dans le secteur Plan, ce qui produira la situation illustrée à la figure cidessous. Le bouton permet de réaliser l'opération contraire.

Le mode plan 57 c) Suppression d'un plan Il est possible d'effacer une partie ou la totalité du plan. Pour effacer une partie du plan, il faut sélectionner les données qui ne doivent pas faire partie du plan, choisir dans le menu Données la commande Grouper et créer un plan, puis la commande Effacer le plan. Pour effacer l'ensemble du plan, c'est la même procédure sauf qu'il ne faut pas sélectionner de données préalablement. NOTES PERSONNELLES

58 Le mode plan

CHAPITRE 9 : LE SOUS-TOTAL Le sous-total est une application de Microsoft Excel qui génère un plan. Des statistiques à partir du nombre d occurrences d une même donnée peuvent être obtenues par la commande Sous-total. Il est important que chaque colonne possède une étiquette. Il est important de trier préalablement les informations situées dans la colonne où se trouvent les données à distinguer. Sélectionnez l'ensemble des données, choisissez dans le menu Données la commande Soustotal. Spécifiez les options dans la boîte de dialogue Sous-total pour obtenir les résultats désirés. Les statistiques s ajoutent à la base de données qui passe alors en mode plan. Grâce au mode plan, il est possible de cacher toutes les statistiques ou d avoir seulement des statistiques partielles ou globales pour toute la base de données. Il est important de remarquer que la commande Sous-total insère des lignes pour inscrire les sous-totaux désirés.

60 Le sous-total 1. SUPRESSION DES SOUS-TOTAUX Pour enlever les sous-totaux, il faut sélectionner l'ensemble des données, choisir dans le menu Données la commande Sous-total, puis cliquer sur le bouton Supprimer tout. 2. SYNTHÈSES MULTIPLES Il est possible de faire la synthèse sur plusieurs champs simultanément. Il s'agit de cocher plusieurs noms de champs dans la case Ajouter un sous-total à. De même, il est possible de répéter l'opération sous-total pour effectuer d'autres sous-totaux basés sur d'autres colonnes. Pour ce faire, il est important de ne pas cocher l'option Remplacer les sous-totaux existants pour ne pas perdre les premiers sous-totaux effectués lors des étapes précédentes. Exercice 10 : Commande sous-total (voir annexe page : 77) NOTES PERSONNELLES

CHAPITRE 10 : TRUCS ET ASTUCES 1. CALCUL BASÉ SUR LA PRÉCISION DE L'AFFICHAGE DES NOMBRES Microsoft Excel peut-il faire des erreurs de calcul? Certaines personnes le pensent puisqu'ils ne comprennent pas le mode de calcul de Microsoft Excel. Regardons un petit exemple très simple. Nous additionnons 1/3 + 1/3 qui nous donne le résultat suivant : 0,6666667. Nous réduisons le nombre de décimals à 2 pour obtenir le chiffre suivant : 0,67. Donc, 0,33 + 0,33 = 0,67. Voici la démonstration sur écran. Pour éviter ce type de résultat à l écran, nous choisirons dans le menu Outils Options sous l onglet Calcul, la case à cocher suivante : «Calcul avec la précision au format affiché». «Calcul avec la précision au format affiché» n est pas toujours conseillé. Ceci demeure relatif en fonction du type de calcul que vous devez effectuer dans votre chiffrier.

62 Trucs et astuces 2. FORMAT NUMÉRIQUE POUR LES DÉCIMALES, ESPACES, COULEURS ET CONDITIONS Utilisez les codes de format numérique pour créer un format numérique personnalisé. Séparateurs décimaux et chiffres significatifs Pour mettre en forme des fractions ou des nombres décimaux, vous devez insérer les indicateurs de position de nombres suivants dans une section. Si le nombre contient plus de décimales qu'il n'y a d'indicateurs de position dans le format, il est arrondi pour avoir autant de décimales que d'indicateurs de position. Si ce nombre est composé de plus de chiffres à gauche du séparateur décimal qu'il n'y a d'indicateurs de position, les chiffres supplémentaires sont affichés. Si le format ne contient que des symboles numériques (#) à gauche du séparateur décimal, les nombres inférieurs à 1 commencent par un séparateur décimal. # 0 (zéro)? n'affiche que les chiffres significatifs et non les zéros non significatifs. affiche les zéros non significatifs si un nombre a moins de chiffres qu'il n'y a de zéros dans le format. ajoute des espaces pour les zéros non significatifs de chaque côté du séparateur décimal en vue d'aligner les séparateurs décimaux lorsque formaté avec une police à largeur fixe telle que Courier New. Il est également possible d'utiliser? pour les fractions composées d'un nombre variable de chiffres.

Trucs et astuces 63 Affichage Utilisez ce code 1234,59 sous la forme de 1234,6 ####,# 8,9 sous la forme de 8,900 #,000,631 sous la forme de 0,6 0,# 12 sous la forme de 12,0 et 1234,568 sous la forme de 1234,57 #,0# 44,398, 102,65 et 2,8 en alignant les décimales???,??? 5,25 sous la forme de 5 1/4 et 5,3 sous la forme de 5 3/10, en alignant les barres de fractions Séparateur des milliers #???/??? Pour afficher une virgule comme séparateur des milliers ou pour afficher un nombre comme multiple d'un millier, insérez une virgule dans le format de nombre. Affichage Utilisez ce code 12000 sous la forme de 12,000 #,#### 12000 sous la forme de 12 #, 12200000 sous la forme de 12,2 0,0,, NOTES PERSONNELLES

64 Trucs et astuces

ANNEXE 1

ANNEXE 1 : EXERCICES EXERCICE 1 : SALAIRE Note : Le régime des rentes du Québec (RRQ) se calcule comme suit : 2,5% du salaire brute si le salaire est <300, 00 $. 4,0% du salaire brute si le salaire est >=300, 00 $. L impôt se calcule comme suit : De 0 à 200, 00 $, il y 20% d impôt. De 200, 00 $ à 400, 00 $, il y a 25% d impôt. 400, 00 $ et plus, il y a 40% d impôt. Le syndicat correspond à 1,6% du salaire brute avec un maximum de 15, 00 $. NOTES PERSONNELLES

68 Exercices EXERCICE 2 : LISTE D ÉTUDIANTS Note : La note finale est basée à partir de la répartition suivante. 60% pour les examens. 40% pour les travaux. NOTES PERSONNELLES

Exercices 69 EXERCICE 3 : LES COTES Note : La note finale est basée à partir de la répartition suivante. 60% pour les travaux. 40% pour les examesn. Barême : A Note > 80 Excellent B 70 <= Note < 80 Très bon C 60 <= Note < 70 Bon D 50 <= Note < 60 Passable E Note <= 50 Échec NOTES PERSONNELLES

70 Exercices EXERCICE 4 : LA COMPOSITION D UN CODE Note : Le code est composé de la façon suivante. - 2 premières lettres de l unité. - le nom de la personne avec un maximum de 8 caractères et compléter par le caractère «X» au besoin. - les 4 derniers chiffres du numéro de téléphone. - le tout en majuscule. NOTES PERSONNELLES

Exercices 71 EXERCICE 5 : VENDEURS PAR RÉGION (BASE DE DONNÉES) Note : Complétez le tableau contenant les unités vendus, la moyenne vendue, le total des ventes ainsi que la moyenne des ventes pour chacune des régions en utilisant les fonctions de base de données. NOTES PERSONNELLES

72 Exercices EXERCICE 6 : MACRO-FONCTION Créez une fonction de convertion GAL_EN_L() qui convertit des gallons en litres. 1 gallon = 4 litres NOTES PERSONNELLES

Exercices 73 EXERCICE 7 : LES FILTRES 1. Rechercher toutes les personnes du département d informatique (IFT) qui ont un salaire net >300,00$. 2. Extraire le nom, le prénom et le salaire de toutes les personnes du département d informatique (IFT) ou d administration (ADM) qui travaillent entre 30 et 35 heures. 3. Extraire le nom, le prénom de toutes les personnes dont le nom débute par un «C». 4. Extraire les noms de départements où il y a au moins une personne qui a un salaire net > 400,00$. NOTES PERSONNELLES

74 Exercices EXERCICE 8 : TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Soit le chiffrier suivant (tableau croisé.xls) Créez les tableaux croisés dynamiques suivants.

Exercices 75 NOTES PERSONNELLES

76 Exercices EXERCICE 9 : LES TABLES Créez une table qui affiche l évolution d un montant de 1000,00$ investi dans un REER sur une période de 25 ans en fonction d un taux d intérêt composé annuellement variant de 3% à 10%. Note : le taux composé annuel se calculee par la formule : (taux+1)^année*montant_initial NOTES PERSONNELLES

Exercices 77 EXERCICE 10 : LE MODE PLAN ET LE SOUS-TOTAL Effectuez la commande Sous-total sur le chiffrier ci-dessous pour obtenir le résultat illustré dans le bas.

ANNEXE 2

ANNEXE 2 : SOLUTIONS AUX EXERCICES SOLUTION EXERCICE 1 : SALAIRE

82 Solutions SOLUTION EXERCICE 2 : LISTE D ÉTUDIANTS

Solutions 83 SOLUTION EXERCICE 3 : LES COTES

84 Solutions SOLUTION EXERCICE 4 : LA COMPOSITION D UN CODE a) 1 ÈRE SOLUTION b) 2 È SOLUTION

Solutions 85 SOLUTION EXERCICE 5 : VENDEURS PAR RÉGION

86 Solutions SOLUTION EXERCICE 6 : MACRO-FONCTION

Solutions 87 SOLUTION EXERCICE 7 : LES FILTRES 1. Rechercher toutes les personnes du département d informatique (IFT) qui ont un salaire net > 300$. 2. Extraire le nom, le prénom et le salaire de toutes les personnes du département d informatique (IFT) ou d administration (ADM) qui travaillent entre 30 et 35 heures. Zone de critères : Réponse : 3. Extraire le nom, le prénom de toutes les personnes dont le nom débute par un «C». Zone de critères : Réponse :

88 Solutions 4. Extraire les noms de départements où il y a au moins une personnes qui a un salaire net > 400$. Zone de critères : Réponse :

Solutions 89 SOLUTION EXERCICE 8 : TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE Voir la reproduction à la page 74 concernant le tableau croisé dynamique.

90 Solutions SOLUTION EXERCICE 9 : LES TABLES Voici les principales étapes. 1. Complétez les informations nécessaires pour créer votre table. À la ligne 8, inscrire les taux d intérêt. 2. Dans la colonne A, inscrire les années. 3. À la cellule A8, inscrire la formule =(B3+1)^B4*B1. 4. Faites une sélection à partir de la cellule A8 jusqu à la cellule I33, choisissez Données Table 5. La fenêtre suivante apparaîtra à votre écran. Soit 6. Complétez cette fenêtre de la façon suivante. Soit

Solutions 91 7. Vous obtiendrez les résultats suivants.

92 Solutions SOLUTION EXERCICE 10 : LE MODE PLAN ET LE SOUS-TOTAL Voir à la page 77 concernant le mode plan et le sous-total. NOTES PERSONNELLES

Solutions 93