Un reporting intégré en tant qu'aide à la gestion Suivi d'un reporting basé sur les indicateurs pour atteindre les objectifs Tilia Umwelt GmbH
Sommaire 1. Que signifie gestion? 2. Que signifie gestion au moyen d'indicateurs? 3. Quelle est la situation effective de l'entreprise? 4. La situation de consigne : une gestion basée sur les indicateurs 5. Accompagnement d'une gestion basée sur les indicateurs 6. Résumé Page 2
1. Que signifie gestion? La gestion est un outil conçu pour atteindre les objectifs. Cadre Collaborateurs dirigés Missions, objectifs, succès Gestion signifie piloter et diriger pour atteindre un objectif fixé. communiquer les objectifs existants aux collaborateurs et concevoir de nouveaux objectifs conjointement avec eux. former les collaborateurs pour atteindre ces objectifs au moyen des actions appropriées. Le cadre est responsable pour la qualification et la motivation des collaborateurs. Page 3
2. Que signifie gestion au moyen d'indicateurs? Les indicateurs opérationnels fournissent aux cadres une vue d'ensemble pour savoir comment les unités de l'entreprise changent avec le temps. Les objectifs de la direction de l'entreprise sont définis par des indicateurs, et les unités concernées sont précisées. Les indicateurs assurent une transparence pour l'atteinte des objectifs fixés. Les indicateurs créent les objectifs pour les différentes unités de l'entreprise. Les indicateurs spécifiques permettent de comparer de nombreux éléments. Les chiffres de consigne sont comparés avec les chiffres réels. Lors de réunions régulières des différents unités de l'entreprise, une telle comparaison permet de déduire les mesures nécessaires à prendre. Page 4
2. Que signifie gestion au moyen d'indicateurs? 2.1 La procédure de gestion au moyen d'indicateurs Les objectifs sont définis et systématiquement associés à des indicateurs de consigne. Les mesures nécessaires à prendre afin d'atteindre les objectifs fixés sont déduites et mises en œuvre. La comparaison des chiffres de consigne aux chiffres réels permet d'adapter les mesures déjà prises, de définir de nouveaux objectifs et de déduire les actions nécessaires. L'efficacité des mesures prises est évaluée au moyen des données saisies et des indicateurs. Page 5
3. Quelle est la situation effective de l'entreprise? 3.1 Maniement des données et indicateurs existants Le volume de données et d indicateurs est recueilli de différentes manières, mais, en fin de compte, ces données et indicateurs ne sont pas toujours retenus dans leur intégralité pour atteindre les objectifs. Les données opérationnelles pour les opérations quotidiennes et les données de gestion sont relevées conjointement dans les différents systèmes. Les données opérationnelles doivent cependant être séparées des indicateurs pour pouvoir atteindre les objectifs. Afin de tenir compte des indicateurs opérationnels dans le cadre de la gestion, ceux-ci doivent d'abord être déterminés. Données opérationnelles pour une exploitation optimisée Indicateurs et données de gestion Systèmes pgi Journaux de l'entreprise Données financières Données personnelles Rapports Excel Enregistrements manuscrits Page 6
3. Quelle est la situation effective de l'entreprise? 3.2 Caractéristiques possibles de la situation effective Collecte d'une multitude de données dans une multitude de systèmes. Conservation de données redondantes, collecte multiple. Séparation insuffisante des indicateurs stratégiques des données opérationnelles. Les décisions sont motivées soit au niveau technique soit au niveau économique. Absence d'un système global qui mette en relation les données techniques et économiques et qui crée des indicateurs. Le reporting ne correspond pas à la structure de gestion. Absence d'un système transparent pour la gestion de l'entreprise et l'atteinte des objectifs. Page 7
4. La situation de consigne : une gestion basée sur les indicateurs 4.1 Généralités L'exemple d'une mise en œuvre réussie. Création d'un outil supérieur qui sépare les données stratégiques des données opérationnelles, met en relation les données qualitatives et les données techniques, crée les indicateurs technico-économiques et offre à chaque cadre un rapport personnalisé (cascade de rapports). Page 8
4. La situation de consigne : une gestion basée sur les indicateurs 4.2 Les avantages Avantages Collecte d'indicateurs choisis et de données de gestion stratégiques. Saisie de données réelles (telles que les relevés de compteurs afin d'éviter des erreurs de calcul). Les données peuvent provenir de différents systèmes. Mise en relation des données techniques et économiques. Gestion de l'entreprise et pilotage sur la base d'indicateurs technico-économiques. Transparence des décisions. Le rapport est adapté à la structure de direction. Adaptabilité facile au développement de l'entreprise. Système pgi Données financières Journaux de l'entreprise Tables Excel et enregistrements manuscrits Logiciel de reporting Page 9
4. La situation de consigne : une gestion basée sur les indicateurs 4.3 La cascade de rapports Rapport unité 1 Rapport unité 2 Rapport unité n Rapport commercial Rapport département 1 Rapport opérationnel Rapport de la direction Chaque unité de l'entreprise reçoit les données et les indicateurs nécessaires pour son pilotage. Les rapports des unités servent de base de rédaction des rapports du niveau de la direction supérieur. Une cascade de rapports est générée. Le rapport de la direction résulte des rapports inférieurs et fournit une vue d'ensemble de tous les départements. Le rapport de la direction représente l'essence des rapports individuels. Le gérant est ainsi informé sur les indicateurs principaux et les changements. Page 10
4. La situation de consigne : une gestion basée sur les indicateurs 4.4 Possibilités de visualisation La saisie des données peut se faire de différentes manières : automatiquement au moyen d'une importation *.csv à partir des journaux de l'entreprise et des systèmes pgi ou manuellement (en ligne). Un rapport peut englober un nombre quelconque d installations. Le rapport affiche les valeurs du mois en cours et des mois précédents, les valeurs de l'exercice précédent ainsi que les valeurs cumulées de l'exercice en cours et des exercices précédents. Des valeurs de consigne peuvent être saisies de manière à montrer la différence entre celles-ci et les valeurs réelles. Les relevés des compteurs peuvent être saisis afin de calculer automatiquement la consommation. Pour les rapports relatifs à plusieurs installations, les valeurs peuvent être visualisées de manière cumulée ou pondérée, de même qu'une visualisation de la valeur maximale de toutes les stations d'épuration est possible. Les indicateurs peuvent être configurés et modifiés à volonté. Toutes les données des rapports peuvent être traitées ultérieurement en les exportant sous Excel, p. ex. pour un dépouillement graphique. Chaque rapport peut être enregistré au format PDF et imprimé. Un glossaire décrit toutes les données utilisées et permet de prévenir les problèmes de compréhension. Page 11
5. Accompagnement d'une gestion basée sur les indicateurs Vue d'ensemble du procédé Tilia 1. Analyse de la situation effective de l'entreprise. Sensibilisation des cadres en vue de la gestion. Quelles données sont saisies où et dans quel but? 3. Mise en place du logiciel de reporting : Formation des collaborateurs et cadres. Suivi lors de la détermination et l'entrée des données nécessaires. 5. Discussion du budget avec la direction. Rédaction du plan de gestion annuel et des réunions de direction trimestrielles destinées à adapter ce plan. 2. Définition conjointe des objectifs et des indicateurs qui en résultent, avec les cadres. Rédaction conjointe des rapports nécessaires pour les différents niveaux de l'entreprise. 4. En collaboration avec les cadres : dépouillement des données effectives par rapport aux données de consigne et déduction des mesures nécessaires à prendre. Page 12
5. Accompagnement d'une gestion basée sur les indicateurs 5.1 Définition conjointe des objectifs Durant cette phase, Tilia se charge des missions suivantes : En collaboration avec les cadres Détermination conjointe des indicateurs (y compris les indicateurs clients ) pour les unités concernées de l'entreprise. Déduction des mesures et des objectifs. Aide à la communication des objectifs aux collaborateurs. Définition conjointe des rapports nécessaires aux différents niveaux hiérarchiques. Au niveau des différentes unités de l'entreprise Discussion et représentation des indicateurs dont les unités de l'entreprise ont besoin pour la gestion et le pilotage. Discussions et détermination sur le choix des données qui doivent être saisies dans les unités de l'entreprise. Collaboration dans le cadre des entretiens avec les collaborateurs en vue de l'atteinte des objectifs. Page 13
5. Accompagnement d'une gestion basée sur les indicateurs 5.2 Analyse de la situation effective Durant cette phase, Tilia se charge des missions suivantes : En collaboration avec les cadres Collaboration étroite avec les cadres. Analyse du mode de gestion du moment. Sensibilisation des cadres par rapport à la signification et l'importance de la gestion. Possibilités d'une gestion à l'aide d'indicateurs. Quels objectifs doivent être atteints? Quels indicateurs sont nécessaires? Définition conjointe des indicateurs afin d'atteindre les objectifs fixés. Au niveau des différentes unités de l'entreprise Quelles données sont relevées? Où les données sont-elles relevées? Quelle est la fréquence de relevé des données individuelles? Quelles données sont nécessaires pour le pilotage et l'atteinte des objectifs des différentes unités? Page 14
5. Accompagnement d'une gestion basée sur les indicateurs 5.3 Mise en place du logiciel de reporting Durant cette phase, Tilia se charge des missions suivantes : En collaboration avec les cadres Formation des cadres. Rédaction des rapports pour la hiérarchie concernée et des «rapports obligatoires» p. ex. conformément au règlement sur l'autocontrôle (EKVO),... Détermination conjointe d'un administrateur du reporting qui traite et analyse les indicateurs pour la direction de l'entreprise. Au niveau des différentes unités de l'entreprise Adaptation et personnalisation du logiciel. Création des masques de saisie du logiciel. Formation des collaborateurs. Accompagnement lors de la saisie et la détermination des données. Suivi et assistance dans le cadre de l'installation du logiciel. Création des comptes d'utilisateur et attribution des droits. Rédaction d'un descriptif de procédure pour la saisie mensuelle des données. Page 15
5. Accompagnement d'une gestion basée sur les indicateurs 5.4 Dépouillement des indicateurs Durant cette phase, Tilia se charge des missions suivantes : En collaboration avec les cadres Ateliers conjoints pour le dépouillement des premiers indicateurs, y compris rectification possible des indicateurs et des mesures prises. Comparaison des données effectives par rapport aux données de consigne. Réflexions conjointes sur les mesures à prendre. Suivi des entretiens avec les collaborateurs sur la base des résultats contenus dans les rapports. Mise en œuvre des mesures nécessaires et adaptation des indicateurs. Au niveau des différentes unités de l'entreprise Ateliers avec les collaborateurs des unités afin d'analyser les indicateurs. Intégration des propositions de solutions présentées par les collaborateurs afin d'optimiser les résultats. Assistance dans le cadre des mesures déduites pour atteindre les objectifs. Assistance en cas de questions, suggestions et problèmes. Page 16
5. Accompagnement d'une gestion basée sur les indicateurs 5.5 Discussion budgétaire Durant cette phase, Tilia se charge des missions suivantes : Avec la direction de l'entreprise sur la base des rapports basés sur les indicateurs Établissement conjoint du plan de gestion sur la base des objectifs et mesures. Mise en place d'une réunion de gestion trimestrielle entre la direction et les cadres de l'entreprise afin de mettre à jour le plan de gestion. Suivi de cette réunion au moyen du tableau de bord de reporting en tant qu'outil de gestion (déduction des mesures à prendre et des besoins d'investissements). Si nécessaire, adaptation du plan de gestion. Page 17
6. Résumé La mise en place du reporting basé sur les indicateurs n'est pas l'introduction pure et simple d'un outil, mais un procédé collaboratif intégrant les cadres et les collaborateurs. Les cadres sont familiarisés avec la signification de la gestion et sensibilisés en vue du pilotage des unités de leur entreprise. Les indicateurs technico-économiques assurent une transparence des objectifs. Grâce au reporting, les cadres sont capables de s'assurer, eux-mêmes, de l'efficacité des mesures prises. Ceci a lieu sur la base des systèmes et procédures existants et ne nécessite pas d'adaptations coûteuses. Les rapports sont flexibles et peuvent être personnalisés aux différents niveaux hiérarchiques. Le relevé des indicateurs et la comparaison des valeurs réelles aux valeurs de consigne permet de lancer un procédé d'amélioration continu. Les succès sont clairement visibles et les problèmes décelés à temps. Les réunions régulières au sein des unités et les réunions de gestion soutiennent l'efficacité du reporting basé sur les indicateurs. Page 18