FORMATION 2014 LES ASSEMBLÉES RÉDACTION DE DOCUMENTS (règles, contenu et forme) 26 février 2014 1
INTRODUCTION La formation traitera des documents à rédiger dans le cadre des assemblées, et ce, tant pour l assemblée générale annuelle, que pour les extraordinaires, celles du conseil d administration ou du comité exécutif. Nous aborderons plus particulièrement les exigences quant au contenu de ces documents, de même qu à la façon de les rédiger, avec certaines consignes de base et facilités liées au formatage de la structure de l ensemble. Le tout sera additionné de modèles dont vous pourrez ensuite vous servir pour la suite des choses. Nous parlerons donc essentiellement des demandes d assemblées, des avis de convocation, des ordres du jour, des procès-verbaux et des extraits de résolution de procès-verbaux. Bien entendu que le tout sera étudié en prenant soin de rappeler par la même occasion certaines prescriptions des règlements qui se rattachent à la transmission ou aux délais à respecter pour produire ces documents. Et pour terminer, il est important de souligner que ces documents doivent être bien classés et conservés pour une période minimum de 5 ans. Pour ce classement, un registre séparé doit être prévu, selon le type d assemblée. Espérant que cette formation vous sera utile, nous vous souhaitons donc maintenant un bon atelier. 2
TABLE DES MATIÈRES PROCÉDURE D ASSEMBLÉE (ONGLET 43 DU CAHIER DES DIRECTEURS) DOCUMENTS ET RÈGLES CONCERNANT LES ASSEMBLÉES Assemblée générale Période permise pour tenir l assemblée (*) et aide-mémoire des documents nécessaires L avis de convocation Règles (*), contenu et modèle Le procès-verbal (incluant l ordre du jour) et celui du nouveau CA Contenu, consignes et modèle Formulaire des présences Modèle Assemblées extraordinaires Règles pour tenir ces assemblées (*) La demande d assemblée (demande ou résolution)- Règles, contenu et modèle L avis de convocation Règles (*), contenu et modèle Le procès-verbal (incluant l ordre du jour) Modèle Les extraits de résolutions Règles, contenu et modèles Formulaire des présences (idem) Conseils d administration (réguliers ou spéciaux) La fréquence et les règles (*) pour en tenir L avis de convocation et de renonciation Règles (*), contenu et modèles L ordre du jour Modèle Le procès-verbal Modèle sommaire Composition, démissions et destitutions (exécutif) - Règles Les extraits de résolutions Règles, contenu et modèle Comité exécutif (procès-verbal avec l ordre du jour) Modèle Documents Word (exemples d utilisation) N.B. : (*) Les grandes règles à respecter en la matière sont résumées dans l ensemble sur un document que vous trouverez à la fin de ce recueil. 3
PROCÉDURE D ASSEMBLÉE Depuis l adoption de la nouvelle loi qui régit votre organisme de courtage, aucune modification ne peut être apportée aux règlements généraux, au code de déontologie, ainsi qu au Règlement concernant les frais de courtage durant votre assemblée générale. Vous trouverez en annexe de vos Règlements généraux, l ordre du jour conforme à cette nouvelle loi pour votre assemblée générale annuelle. Toutes modifications aux Règlements généraux, au Code de déontologie et au Règlement concernant les frais de courtage doivent s effectuer lors d une assemblée extraordinaire convoquée à cet effet. Les modifications proposées doivent être expédiées avec l avis de convocation quinze (15) jours avant la tenue de cette assemblée et l ordre du jour doit comporter uniquement sur les modifications proposées. Aucun autre sujet ne pourra être abordé. Prenez note que cette assemblée extraordinaire peut se tenir le même soir que votre assemblée générale annuelle, mais vous devez quand même effectuer deux convocations distinctes. Ces deux (2) avis de convocation peuvent être expédiés dans la même enveloppe. Vous trouverez en annexe, la partie de vos Règlements généraux traitant de ce sujet. 4
Assemblée générale annuelle Aide-mémoire La convocation Poster l avis au moins15 jours avant la date prévue de l assemblée Inclure le procès-verbal de votre dernière AGA Inclure les procès-verbaux non adoptés de vos assemblées extraordinaires Inclure l ordre du jour identique à celui de l Annexe 1 de vos règlements L assemblée États financiers vérifiés Budget adoptés par le CA Règlements généraux APPROUVÉS par la CTQ Code de déontologie APPROUVÉS par la CTQ Frais de courtage APPROUVÉS par la CTQ Règlements dans les marchés autres que publics APPROUVÉS par la CTQ Rappeler au CA le point «Rapport du conseil d administration» Bulletins de vote Tableau (si possible) 5
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Assemblée générale annuelle 20 Procès-verbal de l assemblée générale annuelle des membres, Les Transporteurs en vrac, tenue le, à, à. PRÉSENTS : ABSENTS : INVITÉS : Sous la présidence d assemblée de M., le quorum étant établi, l assemblée est déclarée régulièrement constituée. Signature (secrétaire) Adopté à, le 20 7
ITEM 1, OUVERTURE DE L ASSEMBLÉE; AGA14-1 : Il est proposé par M., appuyé par M., et résolu à l unanimité l ouverture de l assemblée à. ITEM 2, PRÉSENCES ET QUORUM ; Les membres étant présents et le quorum étant établi, l assemblée est légalement constituée. ITEM 7, RAPPORT DU VÉRIFICATEUR; Monsieur, CA, procède à la présentation des états financiers de la corporation et des résultats de son audit. On retiendra, qu à son avis, les états financiers présentés donnent, à tous les égards importants, une image fidèle de la situation financière de l association au 20. En résumé, la corporation a dégagé un excédent significatif de $ de ses entrées de fonds sur ses sorties de fonds. L excédent vient essentiellement de la hausse des cotisations des membres et des contributions des nouveaux membres. ITEM 3, ÉLECTION DU PRÉSIDENT D ASSEMBLÉE; ITEM 8, ACCEPTATION DES ÉTATS FINANCIERS; AGA14-2 Il est proposé par M., appuyé par M., et résolu à l unanimité que M., agisse comme président d assemblée. ITEM 3a, ÉLECTION D UN SECRÉTAIRE D ASSEMBLÉE; AGA14-3 Il est proposé par M., appuyé par M., et résolu à l unanimité que M., agisse comme secrétaire d assemblée. ITEM 4, LECTURE ET ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR; AGA14-4 Il est proposé par M., appuyé par M., et résolu à l unanimité, l adoption de l ordre du jour. ITEM 5, SUJETS À INSCRIRE À VARIA; AGA14-5 Il est proposé par M., appuyé par M., et résolu à l unanimité, de laisser le varia ouvert. ITEM 6, LECTURE ET ADOPTION DU PROCÈS VERBAL DE LA DERNIÈRE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE; Le directeur procède à la lecture du procès-verbal. Il invite ensuite les membres présents à cette assemblée à en valider la conformité et à l adopter. À la suite de cette lecture; AGA14-6 Il est proposé par M., appuyé par M., et résolu à l unanimité, l adoption du procès-verbal de l assemblée générale annuelle du 20, tel que lu. Après la présentation des états financiers, M., invite les membres à adresser leurs questions afin qu il puisse y répondre, après quoi; AGA14-7 Il est proposé par M., appuyé par M., et résolu à l unanimité, l adoption des états financiers de 20 vérifiés par la firme comptable. ITEM 9, LECTURE ET ADOPTION DES PRÉVISIONS BUDGÉTAIRES DE LA PROCHAINE ANNÉE; M. fait la lecture et explique le budget que le conseil d administration a adopté en 20. Celui-ci doit être adopté par la présente assemblée et peut aussi être modifié par l assemblée avant adoption. De façon générale, les entrées de fonds prévues sont moins élevées que l an dernier, ceci considérant qu il y aura moins de nouvelles réinscriptions et que la remise aux membres pour paiement rapide passerait à 15$, comparativement à 5$ en 20. Du côté des sorties de fonds, on anticipe une augmentation du temps de répartition, on revoit à la baisse le budget de formation et à la hausse les frais de déplacements des employés (présence accrue sur les chantiers cette année). Après présentation et explication du budget; AGA14-8 Il est proposé par M., appuyé par M. et résolu à l unanimité, l adoption du budget d opération pour l année 20, tel que présenté et adopté par le conseil d administration. ITEM 10, RAPPORT DU CONSEIL D ADMINISTRATION; Le président de la corporation, M., profite de ce point pour remercier les représentants de l ANCAI, de s être déplacés pour l assemblée. Il s adresse ensuite à tous les membres pour faire le bilan de la corporation pour l année 20. 8
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Documents Word (exemples d utilisation) 21
RÈGLEMENTS 22
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