Fonctions d Audio Conférence Quelles sont vos attentes lorsque vous organisez des communications en téléconférence? Quel que soit votre objectif, l association correcte des fonctions vous aidera à l atteindre. Que vous organisiez un appel informel assisté par opérateur ou une manifestation à grande échelle, l association pertinente de fonctions fournit tous les ingrédients nécessaires à une conférence réussie. PROGRAMMATION DE VOTRE CONFERENCE Réservations par téléphone gratuites Appels réguliers DIFFUSION ET ENREGISTREMENT DE VOTRE CONFERENCE Webconférence Encore CD/bande magnétique Transcription Traduction ENTREE EN CONFERENCE Appel du numéro de téléphone des participants (dial out) Entrée directe Musique d attente Tonalités d entrée et de sortie Annonce Appel des participants Organisateur/responsable arrivé en premier/ en dernier GESTION DE VOTRE CONFERENCE Conférence annexe Ligne de communication Scénario personnalisé Coupure du son d un groupe Coupure de votre propre son RECUPERATION DES DONNEES DE VOTRE CONFERENCE Sondage Session questions-réponses Liste des participants SECURISATION DE VOTRE CONFERENCE Verrouillage de conférence Mot de passe/filtrage des participants
ENTREE EN CONFERENCE Appelez le numéro de téléphone de vos participants Accordez aux participants à votre conférence un traitement de VIP. Cette fonction d appel des participants permet de faire entrer vos participants en téléconférence, sans qu ils aient à composer euxmêmes un numéro pour se joindre à la discussion. Il vous suffit de nous indiquer le nom et le numéro de téléphone de chaque participant. Un opérateur veillera à ce qu ils prennent part à votre conférence. Entrée directe Sélectionnez Direct Entry (Entrée directe) pour rejoindre rapidement une audioconférence. Cette fonction permet aux participants d entrer instantanément dans la conférence et de commencer à parler avant le début officiel de l appel. L entrée directe est conseillée pour les conférences informelles. Musique d attente Les participants sont mis sur musique d attente jusqu à l arrivée de l organisateur. Cette option confère une certaine formalité à la conférence. Tonalités d entrée et de sortie Les participants/le responsable entendent une tonalité chaque fois qu un nouveau participant entre ou sort de la conférence. Cela permet à tout le monde de savoir qu un nouveau participant vient de se joindre à la conférence ou de la quitter, sans interrompre la conversation. Annonce Un opérateur annonce le nom des participants qui se joignent à la conférence, faisant ainsi savoir à tous qui est présent. Appel des participants Un opérateur communique le nom de tous les participants qui sont entrés en conférence. Cet appel confirme que tous les participants prévus sont présents. Organisateur/responsable arrivé en premier/en dernier La fonction «Leader First» (Organisateur/ responsable arrivé en premier) crée un cadre de conférence amical, en vous laissant vous joindre à la conférence avant vos participants. Vous pouvez ainsi accueillir les participants à leur arrivée. Avec la fonction «Leader Last» (Organisateur/responsable arrivé en dernier), vous entrez en conférence une fois tout le monde arrivé et donnez ainsi un ton plus officiel à votre réunion.
PROGRAMMATION DE VOTRE CONFERENCE Réservations téléphoniques Pour réserver, il vous suffit de composer le 0870 0434167 ou le +44(0)1452 553456. Vous serez alors mis en communication avec l un de nos agents de réservation, qui vous assistera durant toute la procédure et répondra à toutes vos questions. Appel régulier Une réservation est générée automatiquement pour la durée de votre choix. La fonction Appel régulier est idéale pour les réunions d équipes et les mises à jour quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. DIFFUSION ET ENREGISTREMENT DE VOTRE CONFERENCE Conférence sur Internet Ajoutez des éléments visuels et dotez votre audioconférence de plus d interactivité. Vous pilotez votre diaporama depuis votre bureau pendant que votre assistance y accède par le biais du web. Lors de webconférences, vous pouvez collaborer sur des documents, partager des applications, sonder votre audience, naviguer sur Internet pour ne citer que quelques exemples. Encore Encore enregistre votre conférence téléphonique au format numérique pour toutes les personnes qui n ont pu y assister en direct ou qui souhaiteraient la réentendre. Cette fonction est accessible par le biais d un numéro de téléphone gratuit qui vous permet très facilement d écouter l enregistrement, 24 heures sur 24 et 7 jours 7. Extrêmement pratique, Encore vous fera gagner du temps. C est d ailleurs l une de nos fonctions les plus populaires! CD/Bande magnétique Nous saisissons le contenu de votre manifestation sur CD, cassette, microcassette ou bande DAT, pour vous faire bénéficier d un enregistrement de qualité que vous pourrez archiver. Transcription Recevez une transcription écrite des propos échangés lors de votre conférence. Les transcriptions sont utiles pour identifier certains points d un discours et certaines citations.
GESTION DE VOTRE CONFERENCE Conférence annexe Des invités présélectionnés se joignent à une discussion privée avant le début de la conférence. Cette fonction de conférence annexe vous permet de passer en revue les détails de dernière minute, les questions secondaires et autres informations privées. Ligne de communication Parlez avec un opérateur en dehors de la conférence principale pour relayer des informations en coulisses ou donner des indications d horaires. Une ligne de communication simplifie la gestion d une grande conférence. Scénario personnalisé Rédigez un message spécial pour votre déclaration de bienvenue, la session questions-réponses et/ou les conclusions. Votre scénario est ainsi lu par l opérateur lors de la conférence. Cette fonction vous offre un moyen supplémentaire de personnaliser vos conférences. Coupure du son du groupe Vous pouvez couper le son de toutes les lignes des participants en appuyant sur une touche de votre téléphone ou en donnant l instruction à votre opérateur. Cette fonction permet de réduire le bruit de fond et de limiter les interruptions lors de votre conférence. Coupure de votre propre son Les participants peuvent eux-mêmes couper le son de leur ligne téléphonique en appuyant sur une touche de leur téléphone. Cette fonction réduit le bruit de fond des portables, des téléphones à haut-parleur, etc. RECUPERATION DES DONNEES DE VOTRE CONFERENCE Sondage Un opérateur effectue une enquête auprès de tous les participants à la conférence, en répondant aux questions que vous avez préparées à l avance. Cette fonction Sondage vous permet de recueillir instantanément les réactions tout en impliquant davantage les participants. Vous recevrez ensuite un rapport récapitulant les réponses de chacun. Session questions-réponses Offrez à vos participants la possibilité de poser des questions durant la conférence. Les participants font part de leur souhait de poser une question à l aide du clavier téléphonique, pendant que l opérateur gère avec professionnalisme et méthode la liste des questions. Liste des participants Avant de joindre les participants à la conférence, un opérateur relève le nom de chacun d entre eux ainsi que deux autres éléments d informations prédéterminés. Ces renseignements vous seront communiqués par télécopie ou par courrier électronique, avec le temps de communication de chaque participant.
SECURISATION DE VOTRE CONFERENCE Verrouillage de conférence Vous pouvez empêcher des participants supplémentaires, ou l opérateur, de se joindre à la conférence en appuyant sur une touche de votre clavier téléphonique. Mot de passe/code d accès Les participants doivent fournir à l opérateur un mot ou un code prédéterminé pour entrer en conférence. Vous déterminez le mot de passe/code d accès avant le début de la conférence. Cette fonction restreint le nombre de participants et renforce la sécurité.