Coordination Activités communautaires et programme Services généraux PROGRAMME DE SOUTIEN AUX ORGANISMES COMMUNAUTAIRES INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LA REDDITION DE COMPTES Mise à jour le 5 juillet 2011
TABLE DES MATIÈRES CONTEXTE... 3 DOCUMENTS PRESCRITS POUR LA REDDITION DE COMPTES... 3 RAPPORT FINANCIER... 4 LES ÉTATS FINANCIERS ET LES SIGNATAIRES... 4 LA VENTILATION DES INFORMATIONS COMPTABLES... 5 LES APPORTS... 6 PROCÈS-VERBAL DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE... 6 SÉANCE PUBLIQUE D INFORMATION... 7 CONCLUSION... 8 2
CONTEXTE En mars 2008, l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal (Agence de Montréal) faisait parvenir, à tous les organismes communautaires admis au Programme de soutien aux organismes communautaires (PSOC), le document produit par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) intitulé La reddition de comptes dans le cadre du soutien à la mission globale. Ce document venait rappeler les exigences relatives au processus de reddition de comptes et préciser le contenu obligatoire devant être présenté dans le rapport d activités des organismes communautaires. Rappelons que l année 2008-2009 était une année de transition pour appliquer ces nouvelles exigences. Elle a permis de relever les éléments qui ont suscité le plus de questionnements de la part des organismes communautaires. L Agence de Montréal applique désormais les exigences du document La reddition de comptes dans le cadre du soutien à la mission globale, qui s avère la référence pour les organismes communautaires. Cependant, l Agence de Montréal tient à apporter des précisions à la section 4 dudit document et à faire connaître ses attentes régionales. DOCUMENTS PRESCRITS POUR LA REDDITION DE COMPTES 1 Conformément à l article 338 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS), les organismes communautaires financés dans le cadre du PSOC, dont l année financière est du 1 er avril au 31 mars, doivent déposer à l Agence de Montréal, au plus tard le 30 juin de chaque année, les documents suivants pour la reddition de comptes : le rapport d activités du dernier exercice financier complété; le rapport financier du dernier exercice financier complété; les preuves de la tenue d une assemblée générale annuelle des membres pour le dernier exercice financier complété (l avis de convocation, l ordre du jour et le procès-verbal adopté); la preuve de la tenue d une séance publique d information pour le dernier exercice financier complété (l avis de convocation, l ordre du jour ou le procès-verbal). 1 Gouvernement du Québec. (2008). La reddition de comptes dans le cadre du soutien à la mission globale du ministère de la Santé et des Services sociaux. p. 15 à 18. 3
Pour les organismes dont l année financière est différente de celle énoncée précédemment, l Agence de Montréal exigera, à compter de 2009-2010, que ces organismes lui acheminent les mêmes documents de reddition de comptes, trois mois maximum après la fin de leur exercice financier. De plus, tous les documents exigés ainsi que les correspondances doivent être rédigés en français, tel que prévu par la Charte de la langue française. RAPPORT FINANCIER 2 Dans le respect des normes comptables, voici les attentes de l Agence de Montréal relative au contenu des rapports financiers à déposer dans le cadre de la reddition de comptes. Ces précisions lui permettront de mieux comprendre la situation financière des organismes et, plus précisément, l utilisation faite de ses subventions accordées. L Agence de Montréal invite les responsables des organismes à transmettre ces informations complémentaires à leur comptable. Les états financiers et les signataires Tout organisme qui reçoit du PSOC : Une somme supérieure à 100 000 $, doit obligatoirement produire des états financiers vérifiés. Le rapport de vérification doit être signé par un comptable auditeur ou une firme comptable, incluant le matricule du comptable auditeur. Une somme entre 25 000 $ et 99 999 $, doit produire des états financiers qui ont fait l objet d un examen. Le rapport de mission d examen doit être signé par un comptable membre de l Ordre professionnel des comptables agréés du Québec (CA). 3 Une subvention de moins de 25 000 $, doit produire un rapport financier incluant le bilan et l état des résultats. Cependant, le rapport financier n a pas à être accompagné d un rapport de mission de certification et de vérification ou d un rapport de mission d examen. Dans tous les cas, le rapport financier doit être signé par deux administrateurs (membres du conseil d administration) de l organisme, préférablement par le président et le trésorier. 2 Gouvernement du Québec. (2008). La reddition de comptes dans le cadre du soutien à la mission globale du ministère de la Santé et des Services sociaux. p. 15. 3 Un comptable membre de l Ordre des comptables généraux accrédités du Québec (CGA) est aussi autorisé à produire un rapport de mission d examen ou un rapport de mission de certification et de vérification, mais à la condition qu il soit qualifié pour le faire (formation et permis de comptabilité publique requis). 4
Les organismes tributaires des exigences comptables de la Société d habitation du Québec (SHQ) doivent s assurer de déposer un rapport financier qui présente les détails de la composante non résidentielle, c est-à-dire les revenus et les dépenses liés aux activités du domaine de la santé et des services sociaux. La ventilation des informations comptables Les principaux bailleurs de fonds doivent être nommés dans le rapport à la section état des résultats ou dans les notes complémentaires. Par exemple : MSSS ou tout autre ministère, l Agence de Montréal, programmes fédéraux, programmes de la Ville de Montréal, etc. La subvention de l Agence de Montréal doit être détaillée selon les différents modes de financement, s il y a lieu. Par exemple : mission globale, ententes spécifiques et projets ponctuels (autres sources de financement de l Agence de Montréal, incluant la Direction de santé publique). En ce qui a trait aux surplus ou déficits cumulés : Les organismes communautaires peuvent avoir un surplus non affecté 4, mais celui-ci ne doit pas excéder 25 % 5 des dépenses annuelles de l organisme (basé sur le dernier exercice financier complété et sur le budget total de l organisme). Les organismes ayant un surplus accumulé non affecté supérieur à 25% de leurs dépenses annuelles doivent justifier leur surplus lors de la reddition de comptes. Cette justification doit être transmise par écrit et signée par le président du conseil d administration. Dans le cas où les justifications ne sont pas conformes à ses attentes, l Agence de Montréal se réserve le droit de questionner les organismes et de réclamer un plan d utilisation du surplus non affecté si le montant est jugé important. Dans les situations de déficit cumulé, l Agence de Montréal peut intervenir et exiger un plan de redressement. Concernant les affectations d origine interne 6 : 4 Selon le manuel de l Institut canadien des comptables agréés (chapitre 4400), le surplus accumulé non affecté est celui pour lequel aucune finalité précise n est associée. Il représente le solde de l actif net qui n a pas été investi dans les immobilisations et qui n a pas été réservé à d autres fins. 5 Selon le Cadre de financement du Programme de soutien aux organismes communautaires de la région de Montréal, Balises pour le financement à la mission globale des organismes communautaires, adopté par le conseil d administration de l Agence de Montréal le 16 février 2010, les organismes communautaires dont les surplus dépassent 25 % des dépenses annuelles ne peuvent avoir accès aux crédits de développement pour le soutien à la mission globale. 6 Les affectations ou les réserves votées par le conseil d administration font partie de l actif net (surplus) affecté. 5
Il revient à l Agence de Montréal d évaluer si celles-ci peuvent être prises en considération ou si elles doivent être ajoutées au calcul du surplus non affecté. Il importe qu elles soient très bien détaillées dans les notes complémentaires. Les sommes affectées non documentées ne seront pas reconnues par l Agence de Montréal. Elles doivent s inscrire dans un temps bien défini. Par exemple : renouvellement d équipements, achat d immobilisations, réparations majeures, déménagement, primes salariales annuelles, projet ponctuel (préciser la nature et les échéanciers de réalisation). Les affectations pour des services faisant partie intégrante de la mission de l organisme et pour des projets nécessitant un financement récurrent ne seront pas considérées par l Agence de Montréal. Par exemple : une réserve de fonctionnement, une réserve pour des augmentations annuelles de salaire, etc. Les apports Tous les apports reportés 7 doivent être accompagnés d une note complémentaire indiquant le nom du bailleur de fonds ainsi que la raison du report. La subvention à la mission globale du PSOC ne peut pas être reportée, ce qui inclut les versements reçus en fin d année, sauf dans la situation suivante 8 : Si l exercice financier de l organisme n est pas le même que celui de l Agence de Montréal (1 er avril au 31 mars) et qu une proportion de la subvention doit être reportée à l année suivante. PROCÈS-VERBAL DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE 9 7 Les apports reportés représentent des subventions non dépensées qui sont destinées à couvrir des dépenses d un exercice subséquent. 8 Ceci ne concerne pas l excédent ou l insuffisance des produits sur les charges d un exercice financier (état des résultats). 9 Gouvernement du Québec. (2008). La reddition de comptes dans le cadre du soutien à la mission globale du ministère de la Santé et des Services sociaux. p. 18. 6
Afin de témoigner du fonctionnement démocratique de l organisme et du fait que les rapports d activités et financier ont été présentés aux membres, le MSSS exige le dépôt du procès-verbal ou l extrait de procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle. L Agence de Montréal tient à préciser qu il s agit du procès-verbal qui a été adopté lors de la dernière assemblée générale annuelle. L Agence de Montréal privilégie le procès-verbal intégral plutôt qu un extrait de celui-ci. Toutefois, dans le cas d un extrait, les éléments suivants doivent obligatoirement y figurer : la liste des participants à l assemblée générale annuelle; la section sur la présentation du rapport d activités; la section sur la présentation des états financiers; la section sur l élection des administrateurs. SÉANCE PUBLIQUE D INFORMATION 10 Conformément à l article 338 de la LSSSS, tout organisme communautaire doit, au plus tard le 30 juin de chaque année ou trois mois maximum après la fin de l exercice financier, tenir une séance publique d information à laquelle sont invités à participer les utilisateurs de ses services et les usagers de services de santé ou de services sociaux qu il a desservis. Il doit alors leur présenter un rapport de ses activités et un rapport financier. L Agence de Montréal appliquera cette exigence de la façon suivante : Les organismes peuvent inviter les utilisateurs de services et les usagers passés, présents ou potentiels. Ainsi, ils ne sont pas tenus d inviter la population en général ou des personnes qui ne sont pas visées par leur mission. Dans les situations particulières où la confidentialité de la clientèle doit être préservée, les organismes pourront privilégier des moyens qui ne risquent pas de compromettre la sécurité de leur clientèle. L avis de convocation à la séance publique d information peut se faire par la voie de divers médias comme un affichage sur le babillard, dans le bulletin interne, sur le site Internet ou encore dans le journal local. La séance publique d information peut aussi prendre diverses formes, à la condition que soient présentés un rapport d activités et un rapport financier de l organisme. Par exemple : 10 Gouvernement du Québec. (2008). La reddition de comptes dans le cadre du soutien à la mission globale du ministère de la Santé et des Services sociaux. p. 18. 7
ouvrir son assemblée générale annuelle à des personnes autres que les membres. De cette façon, elle peut faire office de séance publique d information. Les preuves de la tenue de l assemblée générale annuelle devront alors démontrer qu un public élargi a été invité à y assister; tenir une séance publique d information juste avant l assemblée générale annuelle; organiser une journée «portes ouvertes». La preuve de la tenue de la séance publique d information doit démontrer qu un portrait financier ainsi qu un rapport des activités et des services réalisés au cours de la dernière année ont été présentés aux personnes présentes. CONCLUSION L Agence de Montréal souhaite que cet outil facilite le processus annuel de reddition de comptes et vous rappelle que pour toute information additionnelle les représentants des organismes communautaires peuvent contacter leur conseillère responsable. 8