Règlement numéro

CE DOCUMENT N A AUCUNE VALEUR LÉGALE CODIFICAITON ADMINISTRATIVE La présente codification administrative est effectuée afin de faciliter la lecture du règlement 697-07 et ses amendements. Seuls les règlements originaux peuvent faire preuve de leur contenu. Règlement numéro 697-07 Incluant les modifications des règlements 734-10, 741-11757, 748-12, 750-12, 757-13, 770-14 et 790-15 RÈGLEMENT CONCERNANT L ADMINISTRATION DES FINANCES ET DÉLÉGUANT À CERTAINS FONCTIONNAIRES LE POUVOIR D AUTORISER DES DÉPENSES, DE PASSER DES CONTRATS N EXCÉDANT PAS 25 000$ ET D ENGAGER DES EMPLOYÉS AU NOM DE LA VILLE 1

QU'IL SOIT STATUÉ ET ORDONNÉ PAR LE PRÉSENT RÈGLEMENT DU CONSEIL DE LA VILLE DE SAINTE-CATHERINE, ET IL EST, PAR LE PRÉSENT RÈGLEMENT, STATUÉ ET ORDONNÉ COMME SUIT: CONSIDÉRANT les articles 477, 477.1, 477.2, 73.2 et 105.4 de la Loi sur les cités et villes ; CONSIDÉRANT qu il est opportun d adopter ce règlement afin d incorporer à la logistique financière de la Ville des règles de bonnes pratiques en matière de contrôle et de suivi budgétaires ; CONSIDÉRANT qu'un avis de présentation a dûment été donné; LE CONSEIL MUNICIPAL DÉCRÈTE CE QUI SUIT: CHAPITRE I - DÉFINITIONS «Achats» : achat de matériel, achat de services (mandat). «Cadres supérieurs»: - directeur (trice) général(e); - directeur des services juridiques et greffier - directeur général adjoint et trésorier - directeur (trice) sports, culture et vie communautaire; - directeur (trice) aménagement du territoire et du développement économique; - directeur (trice) gestion des infrastructures; - directeur (trice) du service prévention des incendies; «Cadres intermédiaires» : - Chef de division génie - Chef de division travaux publics - Chef de division ressources humaines - Chef de section bibliothèque - Directeur adjoint- SSI - Coordonnateur à l aménagement - Assistante-trésorière - Chefs de section SCVC - Coordonnateur aux communications - Contremaîtres gestion infrastructures - Conseiller aux ressources humaines - Chef aux opérations - SSI «Conseil» : Conseil municipal de la Ville de Sainte-Catherine. 2

«Dépense» : Tout engagement financier à recevoir des biens ou des services pour l exécution de travaux, la fourniture de matériel ou de matériaux ou la fourniture de services, payables à même les deniers de la Ville. «Exercice» : Période comprise entre le 1er janvier et le 31 décembre d une année. «Ville» : Ville de Sainte-Catherine. CHAPITRE II - RÈGLES DE CONTRÔLE ET DE SUIVI BUDGÉTAIRES SECTION 1 ARTICLE 1.1 Règles de contrôle et de suivi budgétaires Le présent règlement établit les règles de contrôle et de suivi budgétaires que tous les fonctionnaires et employés concernés de la Ville doivent suivre. Plus spécifiquement, il établit les règles de responsabilité et de fonctionnement requises pour que toute dépense à être engagée ou effectuée par un fonctionnaire ou un employé de la Ville, y compris l engagement d un salarié et l acquisition d immobilisations, soit dûment autorisée après vérification de la disponibilité des crédits nécessaires. Le présent règlement s applique à toute affectation de crédits imputable aux activités financières ou aux activités d investissement de l exercice courant que le conseil peut être amené à adopter par résolution ou règlement. ARTICLE 1.2 Règles de suivi et de reddition de comptes Le présent règlement établit aussi les règles de suivi et de reddition de comptes budgétaires que le trésorier et les cadres supérieurs de la Ville doivent suivre. SECTION 2 ARTICLE 2.1 PRINCIPES DU CONTRÔLE ET DU SUIVI BUDGÉTAIRES Approbation par le conseil Les crédits nécessaires aux activités financières et aux activités d investissement de la Ville doivent être approuvés par le conseil préalablement à leur affectation à la réalisation des dépenses qui y sont reliées. Cette approbation de crédits revêt la forme d un vote des crédits exprimé selon l un des moyens suivants : 3

- l adoption par le conseil du budget annuel ou d un budget supplémentaire; - l adoption par le conseil d un règlement d emprunt; - l adoption par le conseil d une résolution ou d un règlement par lequel des crédits sont affectés à partir de revenus excédentaires, du surplus accumulé, de réserves financières ou de fonds réservés. ARTICLE 2.2 Autorisation des dépenses Pour pouvoir être effectuée ou engagée, toute dépense doit être dûment autorisée par le conseil, le cadre supérieur, le cadre intermédiaire et le trésorier conformément au règlement de délégation en vigueur, après vérification de la disponibilité des crédits nécessaires. ARTICLE 2.3 Responsabilité d application Tout fonctionnaire ou employé de la Ville est responsable d appliquer et de respecter le présent règlement en ce qui le concerne. Tout responsable d activité budgétaire doit observer le présent règlement lorsqu il autorise une dépense relevant de sa responsabilité avant qu elle ne soit engagée ou effectuée. Il ne peut autoriser que les dépenses relevant de sa compétence et n engager les crédits prévus à son budget que pour les fins auxquelles ils sont affectés. SECTION 3 ARTICLE 3.1 MODALITÉS GÉNÉRALES DU CONTRÔLE ET DU SUIVI BUDGÉTAIRES Système comptable Pour vérifier la disponibilité des crédits préalablement à l autorisation d une dépense, les cadres supérieurs et les cadres intermédiaires concernés s appuient sur le système comptable en vigueur à la Ville. Il en est de même pour le trésorier, le cadre supérieur ou le cadre intermédiaire le cas échéant, lorsque l un ou l autre doit autoriser une dépense ou soumettre une dépense pour autorisation au conseil conformément au règlement de délégation en vigueur. 4

ARTICLE 3.2 Insuffisance de crédits Si la vérification des crédits disponibles démontre une insuffisance de crédits, le trésorier ou le cadre supérieur le cas échéant, doit suivre les instructions décrétées ci-après à la section 6. ARTICLE 3.3 Autorisation de dépenses (article remplacé par art. 1 règl.757-13) Un fonctionnaire ou employé qui n est pas un responsable d activité budgétaire ne peut autoriser lui-même quelque dépense que ce soit. Il peut toutefois engager ou effectuer une dépense, qui a été dûment autorisée au préalable, s il en a reçu le mandat ou si sa description de tâches le prévoit; Si, à des fins urgentes, un fonctionnaire ou employé doit encourir une dépense sans autorisation, il doit en aviser après coup le cadre supérieur responsable de l activité budgétaire concernée dans le meilleur délai et lui remettre les relevés, factures ou reçus en cause; Nonobstant l article 9 du présent règlement, toute modification à un contrat de construction de plus de 100 000$ entraînant une dépense additionnelle est traitée de la façon suivante : i) Le directeur du Service Gestion des Infrastructures peut autoriser une dépense égale ou inférieure à 15 000 $; ii) iii) Le directeur du Service Gestion des Infrastructures, le trésorier et le directeur général autorise une dépense entre 15 001 $ et 25 000 $; Le conseil autorise ou ratifie toute dépense égale ou supérieure à 25 000$; Chacune de ces dépenses doit faire l objet d une vérification de la disponibilité des crédits budgétaires suffisants par le directeur du Service Gestion des infrastructures; Lors des paiements relatifs au contrat, le directeur du Service Gestion des infrastructures dresse une liste de l ensemble des dépenses additionnelles liées au contrat et en fait rapport au directeur général.» 5

ARTICLE 3.4 Maintien à jour du règlement Le directeur général est responsable du maintien à jour du présent règlement. Il doit présenter au Conseil pour adoption, s il y a lieu, tout projet de modification dudit règlement qui s avérerait nécessaire pour l adapter à de nouvelles circonstances ou à un changement législatif l affectant. Le directeur général, de concert avec le trésorier, est responsable de l implantation de contrôles internes adéquats afin de maintenir et d assurer l application et le respect du règlement par tous les fonctionnaires et employés de la Ville. SECTION 4 ARTICLE 4.1 ENGAGEMENTS S ÉTENDANT AU-DELÀ DE L EXERCICE COURANT Vérification de crédits exercice courant Toute autorisation d un engagement de dépenses qui s étend au-delà de l exercice courant doit au préalable faire l objet d une vérification des crédits disponibles pour la partie imputable dans l exercice courant. ARTICLE 4.2 Budget Dépenses engagées antérieurement pour les budgets futurs Lors de la préparation du budget de chaque exercice, chaque cadre supérieur doit s assurer que son budget couvre les dépenses engagées antérieurement qui doivent être imputées aux activités financières de l exercice et dont il est responsable. Le trésorier de la Ville doit s assurer que les crédits nécessaires à ces dépenses sont correctement pourvus au budget. SECTION 5 DÉPENSES PARTICULIÈRES ARTICLE 5.1 Dépenses particulières Certaines dépenses sont de natures particulières, telles : - les dépenses d électricité, de chauffage et de télécommunication, lesquelles sont payées sur la réception de facture; - les dépenses inhérentes à l application des conventions collectives ou reliées aux conditions de travail et traitement de base; 6

- les engagements relatifs aux avantages futurs; - les quotes-parts des régies intermunicipales et des organismes supra municipaux. Lors de la préparation du budget de chaque exercice, chaque cadre supérieur concerné doit s assurer que son budget couvre les dépenses particulières dont il est responsable. Le trésorier de la municipalité doit s assurer que les crédits nécessaires à ces dépenses particulières sont correctement pourvus au budget. ARTICLE 5.2 Contrôle des dépenses particulières Bien que les dépenses particulières dont il est question à l article 5.1 se prêtent peu à un contrôle a priori, elles sont soumises comme toute autre dépense aux règles de suivi et de reddition de comptes budgétaires prescrites à la section 6 du règlement. ARTICLE 5.3 Situation imprévue Lorsqu une situation imprévue survient, telle la conclusion d une entente hors cour ou d une nouvelle convention collective, le trésorier doit s assurer de pourvoir aux crédits additionnels requis. Il peut procéder s il y a lieu aux virements budgétaires appropriés en accord avec le directeur général ou le conseil municipal. ARTICLE 5.4 Mesures d urgence Le greffier est autorisé à signer toute entente préalable avec différents fournisseurs ou partenaires, visant la mise en application d un plan de mesures d urgence, étant entendu qu aucune dépense relativement à ces ententes ne sera effectuée avant le déclenchement des mesures d urgence par le directeur général. Ces dépenses devront être approuvées conformément au présent règlement ou à toute disposition d une loi, le cas échéant. ARTICLE 5.5 Dépenses en situation de mesures d urgence En situation de mesures d urgence déclenchées par le directeur général, la politique d achat contenue au présent règlement continue de s appliquer à l exception de la procédure de demandes de prix prévue à l article 13. 7

ARTICLE 5.6 Autres lois applicables Les articles 5.4 et 5.5 n ont pas pour effet d empêcher l application des dispositions 573.2 de la Loi sur les cités et villes et 42 à 52 de la Loi sur la sécurité civile, le cas échéant. SECTION 6 ARTICLE 6.1 SUIVI ET REDDITION DE COMPTES BUDGÉTAIRES Suivi budgétaire Tous les cadres supérieurs doivent effectuer régulièrement un suivi de leur budget et rendre compte immédiatement à leur supérieur hiérarchique dès qu ils anticipent une variation budgétaire. Ils doivent justifier par écrit tout écart budgétaire défavorable constaté ou anticipé dans une note qu ils transmettent à leur supérieur accompagnée s il y a lieu d une demande de virement budgétaire. ARTICLE 6.2 Virements budgétaires (article remplacé par art. 1 règl. 741-11) Le trésorier est autorisé à faire des virements budgétaires en vertu des autorisations suivantes : - Virement entre 1 $ et 5 000 $ : selon l autorisation du cadre supérieur; - Virement entre 5 000,01 $ et 15 000 $: selon l autorisation du cadre supérieur et du trésorier; - Virement entre 15 000,01 $ et 24 999,99 $ : selon l autorisation du cadre supérieur, du trésorier et du directeur général; - Virement de 25 000 $ et plus : selon l autorisation du cadre supérieur, du trésorier, du directeur général et du conseil; Les virements budgétaires qui affectent les salaires, les honoraires professionnels, les immobilisations et les dépenses particulières mentionnées à l article 5.1 doivent être autorisés par le trésorier, le directeur général et par le conseil si le virement budgétaire est égal ou supérieur à 25 000 $. 8

ARTICLE 6.3 États comparatifs sur les revenus et les dépenses Comme prescrit par l article 105.4 de la Loi des cités et villes, le trésorier doit, au cours de chaque semestre, préparer et déposer deux états comparatifs sur les revenus et des dépenses de la Ville. Les états comparatifs à être déposés au cours du premier semestre doivent l être au plus tard lors d une séance générale et ordinaire tenue au mois de mai. Ceux à être déposés au cours du second semestre doivent l être lors de la dernière séance générale et ordinaire tenue au moins quatre semaines avant la séance où le budget de l exercice financier suivant doit être adopté. ARTICLE 6.4 Rapport des dépenses au Conseil Le trésorier doit préparer et déposer périodiquement au Conseil, lors d une séance régulière, un rapport des dépenses autorisées par tout fonctionnaire ou employé conformément au règlement de délégation en vigueur. ARTICLE 6.5 Anticipation de déficit Dès qu il constate que les revenus réels sont inférieurs au budget et qu il y a lieu de croire que les objectifs du budget ne seront pas atteints, le trésorier doit en faire rapport au Conseil. CHAPITRE 3 DÉLÉGATION DU POUVOIR D AUTORISER DES DÉPENSES ET DE PASSER DES CONTRATS EN CONSÉQUENCE AU NOM DE LA VILLE ARTICLE 7 : ARTICLE 8 : Les pouvoirs, privilèges et attributions conférés par le présent règlement aux cadres municipaux n ont pas pour effet de réduire, annihiler ou limiter les pouvoirs, privilèges et attributions qui leur sont par ailleurs conférés par la Loi sur les cités et villes (L.R.Q.. c. C-19). Une autorisation de dépenses accordée en vertu du présent chapitre doit, pour être valide, faire l objet d un certificat du trésorier ou de l assistant(e)-trésorier(ère), qui indique que la ville dispose de crédits suffisants pour les fins auxquelles la dépense est projetée. Un bon de commande dûment contresigné par le trésorier ou l assistant(e)-trésorier(ère) équivaut à remplacer un certificat du trésorier. ARTICLE 9 : (article remplacé par art. 2 règl. 770-14) 9

9.1 Les cadres intermédiaires(à l exception des chefs de division) sont autorisés à engager, dans leur champ de compétence, toute dépense égale ou inférieure à TROIS MILLE DOLLARS (3 000 $), à l intérieur du budget dont ils ont la responsabilité, sujet à l obtention préalable du certificat prévu à l article 8. Les chefs de division sont autorisés à engager, dans leur champ de compétence, toute dépense égale ou inférieure à SIX MILLE DOLLARS (6 000 $), à l intérieur du budget dont ils ont la responsabilité, sujet à l obtention préalable du certificat prévu à l article 8. 9.2 Les cadres supérieurs sont autorisés à engager, dans leur champ de compétence, toute dépense égale ou inférieure à DIX MILLE DOLLARS (10 000 $), à l intérieur du budget dont ils ont la responsabilité, sujet à l obtention préalable du certificat prévu à l article 8. 9.3 En l absence du cadre supérieur, le cadre intermédiaire ou le trésorier est autorisé aux fins du présent règlement à agir pour et au nom de son supérieur immédiat dans le cadre des compétences du cadre supérieur. 9.4 Les cadres supérieurs sont autorisés à engager, avec l autorisation du trésorier, dans leur champ de compétence, toute dépense entre DIX MILLE DOLLARS ET UN CENT (10 000.01$) et QUINZE MILLE DOLLARS (15 000$), à l intérieur du budget dont ils ont la responsabilité, sujet à l obtention préalable du certificat prévu à l article 8. En l absence du cadre supérieur, le cadre intermédiaire ou le trésorier est autorisé aux fins du présent règlement à agir pour et au nom de son supérieur immédiat dans le cadre des compétences du cadre supérieur.» 9.5 Le directeur général ou en son absence le directeur général adjoint, avec l autorisation du trésorier, est autorisé à engager toute dépense supérieure à QUINZE MILLE DOLLARS (15 000 $) mais inférieure à VINGT-CINQ MILLE DOLLARS (25 000$), à 10

l intérieur du budget général de la Ville, sujet à l obtention préalable du certificat prévu à l article 8. 9.6 Le directeur général ou en son absence le directeur général adjoint, avec l autorisation du trésorier, est autorisé à accorder une autorisation de dépenses nécessitées par la tenue de tout colloque, congrès, cours de formation de tout membre du personnel à l intérieur du budget général de la Ville; 9.7 Le directeur général ou en son absence le directeur général adjoint, avec l autorisation du trésorier, est de plus, autorisé à conclure, au nom de la Ville, des contrats ou ententes pour donner effet aux paragraphes 5.1 à 5.3 du présent règlement, ainsi que pour la conclusion des baux de la ville, lorsque leur durée n excède pas l exercice financier en cours et que le montant total du loyer stipulé au bail n excède pas VINGT-CINQ MILLE DOLLARS (25 000$); 9.8 Le directeur général ou en son absence le directeur général adjoint est autorisé à embaucher du personnel surnuméraire et étudiant. Cet engagement doit être entériné par résolution du conseil à la séance régulière qui suit l engagement sauf et excepté lorsque l employé à embaucher provient d une banque de personnel dûment adoptée par le conseil. 9.9 Le directeur général ou en son absence le directeur général adjoint peut autoriser le règlement de dossiers judiciarisés ou non, jusqu à concurrence du moindre du montant de la franchise prévues aux contrats d assurance ou d un maximum de 10 000 $» ARTICLE 10 : Les champs de compétence des cadres supérieurs, à l intérieur du budget dont ils ont la responsabilité, sont les suivants : 10.1 L achat ou la location de marchandises, de services ou d équipements nécessaires à la Ville; 10.2 Les dépenses d entretien, de rénovation, d amélioration et de réparation des biens meubles et immeubles de la Ville; 10.3 Les dépenses de nature périodique. 11

ARTICLE 11 : ARTICLE 12 : CHAPITRE 4 À compter du 1er janvier d une année où se tient une élection générale, ou dès qu une élection partielle doit être tenue, le greffier, en sa qualité de président d élection, peut exercer toutes les prérogatives et tous les pouvoirs conférés au directeur général par l article 9.5 du présent règlement pour les actes reliés à l exercice de ses fonctions.» (modifié par art. 3 règl. 757-13) L inclusion d une dépense autorisée en vertu du présent règlement à la liste des comptes à payer, présentée au Conseil pour approbation, constitue un rapport au sens du 5 ième alinéa de l article 477.2 de la loi. POLITIQUE D ACHATS ARTICLE 13 : Principes généraux : La politique d achat est de rigueur pour tous les cadres. Aucune dérogation aux dispositions applicables n est acceptable sans autorisation du trésorier et de la directrice générale. Aucun achat sauf ceux n excédant pas 2 000 $ (TTI) n est fait sans qu il y ait comparaison de prix. Le plus bas soumissionnaire est retenu s il ne s agit pas d un fournisseur local. Dans le cas contraire, les dispositions de l article «9» s appliquent. La fragmentation de commande est formellement interdite dans le seul but de se soustraire à la loi et/ou à la politique d achat. Il est formellement interdit d autoriser l exécution d un contrat et/ou autoriser une dépense sans avoir obtenu l autorisation requise en vertu des présentes. Les prix sont demandés sur une base forfaitaire ou unitaire, jamais les deux pour le même item. Dans le cas d un fournisseur exclusif ou unique, le cadre supérieur doit fournir par écrit les motifs justifiant sa décision au trésorier. Dans tous les cas de dépassement de coûts connus visant la remise en état du matériel, le porteur du dossier, soit cadre supérieur ou son représentant, doit aviser par écrit le trésorier dans les meilleurs délais. 12

Tout écart de prix significatif entre la facturation et le bon de commande doit être autorisé par le cadre supérieur ou le trésorier. Toute dépense supérieure à DEUX MILLE DOLLARS (2 000$) et inférieure à VINGT-CINQ MILLE DOLLARS ( 25 000 $), autre qu une dépense pour la fourniture de services professionnels, ne peut être engagée qu après demande de prix auprès d au moins deux (2) fournisseurs ou deux (2) entrepreneurs, tel que ci-après édicté : 13.1 ACHATS ENTRE 1 $ ET 2 000 $ (TTI) La procédure de demande de prix n est pas obligatoire, mais souhaitable pour les achats ou mandats n excédant pas 2 000$ (TTI). Si la demande de prix s applique : - Annexer la demande au bon de commande à produire; - Autorisation du bon de commande par le cadre supérieur ou en son absence par le trésorier; - Autorisation du bon de commande par le cadre intermédiaire permise pour les achats entre 1$ et 999$. 13.2 ACHATS ENTRE 2001 $ ET 6 000 $ (TTI) La procédure est la suivante : - Demande de prix comparatif par téléphone, télécopie ou courriel auprès d au moins deux fournisseurs ou demandes de prix semi annuelles ou annuelles pour certains achats réguliers; - Annexer demande de prix au bon de commande à produire; - Autorisation du bon de commande par le cadre supérieur et par le trésorier. 13.3 ACHATS ENTRE 6001 $ ET 15 000 $ (TTI) La procédure est la suivante : 13

- Demande de prix comparatifs par télécopieur ou courriel auprès d au moins deux fournisseurs; - Annexer la demande de prix au bon de commande à produire; - Autorisation du bon de commande par le cadre supérieur ou en son absence par le trésorier et la directrice générale. 13.4 ACHATS ENTRE 15 001 $ ET 24 999 $ (TTI) La procédure est la suivante : - Demande de prix comparatifs par écrit auprès d au moins deux fournisseurs; - Obtenir une résolution du Conseil municipal approuvant l achat ou le mandat; - Émission du bon de commande faisant référence à la résolution; - Le numéro de la résolution doit être inscrit sur le bon de commande. 13.5 HONORAIRES PROFESSIONNELS ENTRE 1 $ ET 25 000 $ (TTI) La procédure est la suivante : Les mandats d honoraires professionnels doivent être accordés en tenant compte des politiques internes et en respectant les niveaux d autorisation relatifs aux achats et mandats. ARTICLE 14 : Une priorité sera donnée au fournisseur ayant sa place d affaires à Ville de Sainte-Catherine lorsque les biens ou services offerts sont de qualité et prix égaux. De plus, dans le cas du fournisseur ayant sa place d affaires à Sainte- Catherine, la priorité devra être accordée au fournisseur local, si le montant soumis ne comporte pas un écart de 2% plus élevé et si la qualité du produit est égale ou supérieure à ce qui est demandé. 14

14.1 Il doit être tenu compte, dans le processus d approvisionnement de la Ville, lors de l achat ou de la location de biens et de services, de leur accessibilité aux personnes handicapées, le tout conformément aux exigences de la Loi assurant l exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale (L.R.Q., chapitre E-20.1).» (article ajouté par art. 3 règl. 741-11) ARTICLE 15 : ARTICLE 16: ARTICLE 17 : ARTICLE 18 : ARTICLE 19 : Avant tout achat de biens ou services, un bon de commande doit être produit qui, lorsque revêtu des autorisations prescrites au chapitre 2 du présent règlement, représente un engagement financier. Toute autorisation de dépenses doit avoir fait l objet d un bon de commande. Celui-ci doit être adressé au fournisseur ou à l entrepreneur, selon le cas, lequel bon de commande, selon la nature de la dépense et son urgence, tient lieu soit d engagement financier contracté par la Ville vis-à-vis du fournisseur ou de l entrepreneur, selon le cas, soit de confirmation de cet engagement. Un contrat octroyé par le Conseil sur la base de prix unitaires doit donner lieu à l émission d une commande dite «commande ouverte», qui précise la nature des biens ou services à commander, les modalités de livraison à demande ou au besoin, la période couverte et la limite de l engagement. Les commandes reliées au contrat ne requièrent que l autorisation des cadres supérieurs dans la mesure où elles respectent les limites budgétaires définies par le conseil. Le maire, ou en son absence le maire suppléant, et le trésorier, ou en son absence l assistant(e)-trésorier (ière), sont autorisés à signer conjointement tous les chèques tirés sur tous les comptes de banque de la Ville, ainsi que tous les billets promissions ou autres effets bancaires de la Ville. Tous les paiements faits en vertu du présent règlement doivent être préalablement autorisés par le Conseil. ARTICLE 20 : (article modifié par art. 3 règl. 770-14) Malgré l article 19, le trésorier ou l assistant(e)-trésorier (ère) est autorisé, sur approbation du Maire, à procéder à l émission de chèques en paiement des comptes suivants, préalablement à l approbation subséquente du Conseil : 15

20.1 Les salaires des employés, des élus municipaux et des fonctionnaires de la Ville; dans ces cas, l émission de chèque peut être remplacée par un transfert bancaire dans le compte de l employé, de l élu municipal ou du fonctionnaire de la Ville. 20.2 Les fonds de pension (fonds de pension et REER); 20.3 Les contributions à la source, incluant la quote-part de l employeur. Dans ces cas, l émission de chèque peut être remplacée par un transfert de salaire; 20.4 Les cotisations faites en vertu d un régime gouvernemental. Dans ces cas, l émission de chèque peut être remplacée par un transfert bancaire. 20.5 Les remboursements de dépôts temporaires et des taxes perçues en trop. Dans ces cas, l émission de chèque peut être remplacée par un transfert bancaire. 20.6 Les paiements nécessaires pour effectuer les placements de la Ville; 20.7 Les paiements en vertu d un jugement condamnant la Ville au paiement d une somme de deniers, ou en vertu des articles 247 et 249 de la loi sur la fiscalité municipale (L.R.Q., c. F-2.1); 20.8 Les paiements à échéance du service de dette aux banques et institutions bancaires; 20.9 Les quotes-parts de la Ville aux frais d opération d organismes auxquels la Ville est affiliée juridiquement, et aux bénéficiaires de contributions ou de transferts dont les échéances sont préalablement fixées; 20.10 Les paiements des factures des organismes d utilité publique pour les relevés mensuels ou périodiques de consommation d utilisation dans les cas suivants : Hydro-Québec et Bell Canada. Dans ces cas, l émission de chèque peut être remplacée par un transfert bancaire. 16

20.11 Les paiements faits en vertu d un contrat de service passé entre la Ville et un tiers, qui précise les termes de ces paiements; 20.12 Tout autre paiement permettant d obtenir les documents, objets ou services nécessaires aux opérations courantes de la Ville et dont l obtention ne peut être faite que contre paiement comptant; 20.13 Dépenses découlant de factures pour lesquelles la Ville peut bénéficier d un escompte en cas de paiement rapide à l intérieur d un délai fixé par le fournisseur, sujet à ce que ces paiements soient autorisés à la première assemblée régulière du Conseil qui suit les paiements; 20.14 Dépenses nécessitées par la tenue de tout colloque, congrès, cours de formation; 20.15 Dépenses nécessitant un paiement à l avance avant livraison de la marchandise; 20.16 Dépenses résultant de réclamations lorsque le déboursé pour la Ville équivaut à la franchise (cf. contrats d assurances) ou à un montant inférieur à la franchise, sujet cependant à ce que la responsabilité de la Ville soit admise; 20.17 Dépenses faisant l objet d un remboursement intégral à la Ville; 20.18 Les paiements des copies de contrats provenant du bureau d enregistrement destiné à facturer les droits de mutation; 20.19 Les paiements de frais de poste et remboursement de petite caisse; 20.20 Les paiements des dons et subventions entérinés par résolution du conseil; 20.21 Les paiements relatifs à la Commission Santé et Sécurité au travail; 20.22 Honoraires payés aux professeurs; 20.23 Les paiements de l immatriculation des véhicules; 17

20.24 Le paiement des frais bancaires; 20.25 Le paiement relatif à un compte de dépenses dûment autorisé, présenté par un employé de la Ville. Dans ces cas, l émission de chèque peut être remplacée par un transfert bancaire dans le compte de l employé; 20.26 Toutes les factures d un montant inférieur à 10 000$ qui ne sont pas reliées à un appel d offre sur invitations ou public. (ajouté par art. 3 règlement 770-14) CHAPITRE 5 DÉLÉGATION DU CHOIX DES SOUMISSIONNAIRES, DU CONTENU D UN APPEL D OFFRES ET EN MATIÈRE DE SERVICES PROFESSIONNELS, DES MEMBRES DU COMITÉ DE SÉLECTION ET DE LA GRILLE DE PONDÉRATION (titre modifié par art. 2 règl. 734-10) ARTICLE 21 : ARTICLE 22 : Le trésorier ou en son absence l assistant-trésorier, se fait déléguer le pouvoir de choisir les soumissionnaires invités dans le cadre d un appel d offres pouvant se tenir par voie d invitation écrite.» (article modifié par art. 4 règl. 757-13) Les cadres supérieurs et intermédiaires sont expressément habilités à convenir du contenu de tout appel d offres par voie d invitation écrite ou par soumission publique par annonce dans un journal. (article rmodifié par art. 4 règl. 734-10) En matière d appel d offres pour services professionnels, que ce soit par voie d invitation écrite ou par soumission publique, le directeur général se fait déléguer le pouvoir de procéder à la nomination de tout membre du comité de sélection chargé d analyser les offres selon le processus prescrit par la loi, et ce, dans le but de conserver la confidentialité de l identité des membres du comité de sélection. (paragraphe ajouté par art. 4 règl. 734-10) Le comité de sélection pour services professionnels sera constitué d un maximum de trois membres, composé de la façon suivante et dans cet ordre : (paragraphe ajouté par art. 4 règl. 734-10).- le cadre supérieur requérant;.- un cadre intermédiaire du même service;.- un cadre supérieur ou intermédiaire d un autre service de la municipalité, susceptible d être impliqué indirectement par le mandat; 18

.- une ou deux personnes provenant de l extérieur de l organisation municipale, au besoin. Le directeur général a le pouvoir de déterminer les critères d évaluation applicables à l analyse des soumissions en matière de services professionnels, dans le respect des paramètres prévus par la loi. (paragraphe retiré par art. 1 règl. 748-12) CHAPITRE 6 REMPLACEMENT ET ENTRÉE EN VIGUEUR ARTICLE 23 : Le présent règlement remplace le règlement numéro 682-06 et entre en vigueur conformément à la loi, le 1 er janvier 2008. (Signé) Jocelyne Bates MME JOCELYNE BATES MAIRESSE (Signé) Me Carole Cousineau ME CAROLE COUSINEAU GREFFIÈRE 19