SERVICES PROFESSIONNELS POUR LA PLANIFICATION ET LA RÉALISATION D UN PROGRAMME FONCTIONNEL TECHNIQUE PFT D UN NOUVEAU BÂTIMENT MUNICIPAL POUR LA VILLE DE CHÂTEAUGUAY SP-14-142 La Ville de Châteauguay demande des soumissions pour des services professionnels pour la planification et la réalisation d un programme fonctionnel technique (PFT) d un nouveau bâtiment municipal pour la Ville de Châteauguay. Ne seront considérées que les soumissions préparées sur les formulaires destinés à cette fin. On pourra se procurer ces formulaires à compter du 9 juin 2014 soit par courrier électronique: www.seao.ca ou en communiquant avec le service à la clientèle du «Système électronique d appel d offres (SEAO)» au 514-856-6600. Ce service est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00. Veuillez prendre note que pour obtenir ces documents des frais vous seront exigés. Les soumissions seront reçues jusqu à 14 heures le 3 juillet 2014 dans une enveloppe scellée à l adresse suivante: et y seront ouvertes le même jour, à 14 h 05. VILLE DE CHÂTEAUGUAY ÉDIFICE DES TRAVAUX PUBLICS ET DU GÉNIE DIVISION APPROVISIONNEMENTS 220, BOULEVARD INDUSTRIEL CHÂTEAUGUAY (QUÉBEC) J6J 4Z2 Le Conseil municipal n ayant aucune obligation envers les soumissionnaires, ne s engage à accepter aucune des soumissions reçues. Donné à Châteauguay, ce 7 juin 2014. Isabelle Lazure Chef de la Division approvisionnements
VILLE DE CHÂTEAUGUAY DIVISION APPROVISIONNEMENTS APPEL D OFFRES PUBLIC SP-14-142 SERVICES PROFESSIONNELS POUR LA PLANIFICATION ET LA RÉALISATION D UN PROGRAMME FONCTIONNEL TECHNIQUE (PFT) D UN NOUVEAU BÂTIMENT MUNICIPAL POUR LA VILLE DE CHÂTEAUGUAY
1. DESCRIPTION DU PROJET Dans le but premier d offrir un guichet unique et multidisciplinaire aux citoyens, la municipalité a conservé une portion de terrain sur le boulevard Maple ayant une superficie d environ 5 500 mètres carrés. Cet espace est voué à la construction d un édifice institutionnel où l on pourra éventuellement retrouver une salle du Conseil, une cour municipale, un guichet citoyen de même que d autres services municipaux tels que Permis et urbanisme, l aménagement du territoire, les finances, etc. Également, un tel immeuble serait l endroit idéal pour abriter un Centre d éducation supérieure, des locaux pour la télé communautaire ainsi que la radio communautaire CHAI-MF. 2. DESCRIPTION DU MANDAT L objectif premier de ce mandat est la planification et la réalisation d un programme fonctionnel et technique (PFT) dans le cadre du projet d un nouvel édifice municipal. Le PFT constitue l outil privilégié pour définir et formuler clairement l envergure et la portée des besoins fonctionnels, opérationnels et techniques du projet à réaliser. Dans le cadre du projet, le prestataire de services devra agir dans l intérêt du Maître de l ouvrage et sera responsable de tous les éléments requis à la réalisation du PFT. Plus particulièrement, le mandat comprendra les éléments suivants, mais sans s y limiter : a) La prise en charge de la cueillette des besoins fonctionnels, opérationnels et techniques entourant le nouvel édifice municipal qui sera érigé au 20, boulevard Maple le tout en collaboration avec le Maître de l ouvrage; b) La participation à des réunions de coordination hebdomadaire afin de recueillir et d établir les données de base pour la préparation des documents techniques dans le but de répondre aux exigences du Maître de l ouvrage. c) Le prestataire devra aussi prévoir les visites des installations existantes avec le Maître de l ouvrage afin de bien maîtriser les besoins et enjeux du présent mandat. d) La production d estimés budgétaires préliminaires du coût du projet global avant le dépôt du PFT final pour chacune des étapes. L estimé devra être construit en considérant, notamment : 1. Les coûts normés ($/m 2 ) de référence selon la méthode de classification UNIFORMAT II, ASTM-E-1557 de niveau 2; 2. Élaborer des scénarios d estimations des diverses options possibles; a) Mesures en développement durable recommandées; b) Niveaux d accréditation LEED proposés; c) Stationnement sous terrain demandé. e) Produire un échéancier de réalisation du projet de construction identifiant les PAGE 1 DE 4
principaux jalons envisagés pour la réalisation du projet. Les jalons sont définis, en général, par des livrables comme notamment l élaboration des plans et devis, l appel d offres, le début et la fin des travaux, etc. Cet échéancier servira de référence pour la planification des étapes de construction; f) Identifier les subventions financières possibles pouvant être obtenues dans le cadre de la réalisation du projet, le tout permettant au Maître de l ouvrage de réduire la facture globale du projet. Nous comprenons qu à ce stade embryonnaire, il est difficile de définir clairement les subventions admissibles. Toutefois, le prestataire devra présenter une liste, sous forme de tableau, des organismes (Hydro-Québec, Gaz Métro, etc.) des conditions d obtention ainsi que des montants budgétaires préliminaires pouvant être perçus selon les conditions d admissibilités actuelles (2014-2015). Le choix des subventions demeure la responsabilité du Maître de l ouvrage; g) Promouvoir l efficacité énergétique ainsi que le développement durable dans le processus de définition des besoins. Identifier des mesures applicables autant dans le domaine de l architecture que des disciplines de l ingénierie électromécanique, structurale et en aménagement paysager; h) L adjudicataire aura la responsabilité de la coordination de l équipe pluridisciplinaire et devra faciliter la communication entre les divers intervenants; i) Toute autre tâche connexe à l exercice du présent mandat. 3. DESCRIPTION DES BIENS LIVRABLES Dans le cadre de la réalisation des documents identifiés précédemment, l adjudicataire devra prendre en considération les éléments suivants : Les éléments livrables requis au présent mandat pour chacun des documents sont : Documents livrables en couleurs et reliés : Exécution à 50 % 3 copies papier Final 6 copies papier À chacune des étapes, prévoir aussi la remise des fichiers informatiques en format PDF ainsi qu en format modifiable.doc ou.xls. Les documents finaux devront être signés et scellés par un membre en règle d un ordre professionnel selon la discipline. 4. CONTENU DU PROGRAMME FONCTIONNEL ET TECHNIQUE Le PFT devra exprimer l ensemble des besoins fonctionnels, opérationnels et techniques du projet à réaliser et devra intégrer les principes d aménagements des guides et normes utilisés dans le réseau des services municipaux. De plus, il devra comprendre les conditions et exigences nécessaires à l intégration et à l implantation du projet sur le site retenu. Le document livrable devra inclure notamment, mais sans s y limiter : a) Les estimations budgétaires préliminaires du coût du projet global incluant les propositions identifiées dans la portée du mandat; PAGE 2 DE 4
b) La liste des subventions financières possibles pouvant être obtenue dans le cadre de la réalisation du projet; c) La programmation détaillée des besoins par local. Les fiches techniques des besoins fonctionnels devront inclure, mais sans s y limiter, les éléments suivants : 1. Identification des locaux pour chaque entité; 2. Description sommaire de la fonction ainsi que la localisation organisationnelle (organigramme fonctionnel) de l ensemble des entités; 3. Identification des liens visuels et fonctionnels recherchés; 4. Les superficies des locaux (m 2 ) selon l évaluation ergonomique des tâches et activités prévues à effectuer; 5. Identification des exigences d aménagement des locaux; 6. Les superficies du stationnement intérieur et exigences; 7. Les besoins en transport vertical et aménagement pour les personnes à mobilité réduite (ascenseur, monte-charge, etc.); 8. Évaluation du nombre d utilisateurs, employés et visiteurs; 9. Identification de la gestion du contrôle des accès et de surveillance par caméra; 10. Finition des surfaces (planchers, plafonds, murs, portes, etc.); 11. Rendement acoustique (STC-Sound transmission class) en fonction des affectations des espaces; 12. Identifier les éléments à prendre en considération pour enrayer les vibrations (systèmes électros mécaniques, éléments structuraux et autres; 13. Température ambiante et humidité relative (été et hiver) selon l ASHRAE (American Society of Heating, Refrigerating ans Air-Conditioning Engineers); 14. Services spécifiques requis en électricité, alarme intrusion, communication, audiovisuel; 15. Identification des niveaux d éclairage requis pour la fonction ainsi que le type d appareil d éclairage recommandé. Identifier les besoins en gradation ou d intensité lumineuse variable; 16. Services spécifiques requis en plomberie, protection incendie, ventilation climatisation et chauffage, etc.; 17. Liste du mobilier et de l équipement requis (mobilier intégré et mobile); 18. Identification des exigences particulières des locaux (capacité portante des planchers, fenestration, éclairage spécial, etc.); 19. Comptabilisation des superficies nettes relatives aux besoins exprimés incluant une majoration de 25% pour prendre en compte les aires communes et techniques (corridors, escaliers, salle mécanique, colonnes, etc.); 20. Favoriser une approche de développement durable dans l élaboration des besoins; 21. Identifier les codes et normes applicables selon les diverses applications (CNB, CNPI, CNP, NFPA, ASHRAE, etc.; 22. Pour les services et espaces extérieurs tels que le stationnement, identifier les niveaux d éclairage, les besoins en services électriques par exemple les bornes de recharge pour les véhicules électriques, la surveillance par caméra, les besoins en services et infrastructures publics, etc.; 23. Pour l aménagement extérieur, identifier les accès véhiculaires et la circulation piétonnière; 24. Pour les aménagements paysagers, identifier les types de végétation et d arbre, leur localisation ainsi que les quantités. d) Un tableau sommaire intégrant l ensemble des besoins spécifiques des locaux analysés dans le cadre du présent mandat. L adjudicataire devra modifier, ajuster et PAGE 3 DE 4
peaufiner le document de façon à y représenter l ensemble des besoins par local. Le document devra être présenté en format 11 X 17 relié et en couleur. 5. ÉCHÉANCIER SOMMAIRE DE RÉALISATION À titre informatif seulement, voici l échéancier sommaire de réalisation du mandat : Septembre 2014 Septembre à mi-novembre 2014 Mi-novembre 2014 Début décembre 2014 Décembre 2014 à janvier 2015 Fin janvier 2015 Octroi du mandat et réunion de démarrage Élaboration du PFT Remise du PFT à 50% d avancement pour validation Dépôt des commentaires du client Intégration des commentaires et coordination finale Dépôt du PFT final et fin du mandat PAGE 4 DE 4