AVANT-PROPOS Ces dernières années, le fort développement d un Internet à Très Haut Débit dans les entreprises s est traduit par la migration d une téléphonie dite traditionnelle à une téléphonie utilisant le protocole IP. Les perspectives offertes par la voix sur IP sont en effet beaucoup plus vastes d autant plus que la technologie est aujourd hui parfaitement maîtrisée. Cependant, cette migration ne concerne qu une partie des entreprises françaises. Certaines hésitent encore de par leur méconnaissance en termes de technologie, ou de coût qu une telle migration pourrait engendrer. Est-ce un énorme investissement? Quels sont les avantages concrets de la VoIP? Ce document vise ainsi à aider les entreprises dans leurs choix en répondant à toutes les interrogations qu elles peuvent se poser.
SOMMAIRE AVANTAGE #1 La VoIP réduit la facture Télécom des TPE/PME 06 La fin des lourds investissements Des économies sur les communications 06 07 AVANTAGE #2 La VoIP simplifie les Télécoms d entreprise 09 La convergence fixe-mobile La facture unique des services télécoms 09 10 AVANTAGE #3 La VoIP fournit une téléphonie nouvelle génération 12 La Haute Définition de la téléphonie sur IP Les services pros de la téléphonie sur IP 12 13 AVANTAGE #4 La VoIP est une technologie mature et performante 16 La garantie d une technologie fiable et sécurisée Une téléphonie performante au service de l entreprise 16 17 3
QU EST-CE QUE LA VOIP? Le terme VoIP désigne l expression «Voice over IP» ou «Voix sur Réseau IP» en français. Cette technologie permet de faire circuler la voix sur Internet grâce au protocole IP. La voix est convertie en «data», c'est-à-dire en données de communications. Cela permet de passer des appels téléphoniques en bénéficiant de la qualité et la fiabilité de l Internet Haut Débit (cuivre ou fibre optique.)! BON À SAVOIR Le terme ToIP signifie «Téléphonie sur IP». C est le moyen de communication vocale exploitant la technologie de la VoIP. L utilisation de cette technologie tend à se démocratiser chez les entreprises françaises. Les grandes entreprises sollicitent la VoIP depuis plusieurs années déjà. Très tôt, elles ont compris les enjeux de la VoIP, permettant de simplifier le travail et réaliser d importantes économies. Aujourd hui, la VoIP se démocratise chez les PME et les TPE. 4
< << << AVANTAGE #1 La VoIP réduit la facture Télécom des TPE/PME PRÉSENTATION La VoIP permet aux entreprises de bénéficier de l ensemble des services télécom en les confiant à un seul opérateur capable de gérer la téléphonie fixe, mobile et l Internet. Ainsi, le client s adresse à un seul interlocuteur dédié. Cette solution de guichet unique permet aussi de profiter d offres packagées à des tarifs plus avantageux. La VoIP réduit la facture télécom des entreprises en les affranchissant d investissements lourds et en réalisant des économies sur les communications. LA FIN DES LOURDS INVESTISSEMENTS ZÉRO INVESTISSEMENT Grâce à la téléphonie sur IP, les entreprises peuvent s affranchir d investissements lourds dans des infrastructures et équipements. De fait grâce au Centrex, le PABX ou l IPBX n est plus hébergé chez l entreprise mais chez l opérateur dans un environnement sécurisé. L entreprise passe ainsi d un modèle d achat d équipement, à un modèle de location. < ELLE S AFFRANCHIT DES CONTRATS DE MAINTENANCE et des coûts associés. L entreprise n a plus à traiter les différents sujets d exploitation et de maintenance. L opérateur VoIP prend tout en charge. Une opportunité pour l entreprise cliente de se recentrer sur son activité. moment, augmenter ou réduire le nombre de postes en services, ajouter ou supprimer des fonctionnalités. Un tel modèle permet de faire l économie d un nouveau PABX de quelques milliers d euros, nécessaire lorsqu une entreprise dépasse une certaine taille ou un certain nombre de postes en service. ELLE BÉNÉFICIE D UNE GRANDE FLEXI- BILITÉ : elle peut, selon ses besoins du 6
DES ÉCONOMIES SUR LES COMMUNICATIONS << << LA CONVERGENCE Les entreprises réalisent des économies sur les communications grâce à la convergence fixemobile. La convergence entre téléphone Fixe et téléphone mobile est une des grandes avancées permises par la VOIP. Elle est très recherchée par les entreprises du fait d un nombre de plus en plus croissant de collaborateurs équipés en téléphone mobile. La convergence permet à un téléphone mobile de se connecter à l IPBX ou au Centrex comme si un appel se faisait depuis un téléphone d entreprise. Ce qui représente un vrai potentiel d économie pour les entreprises faisant beaucoup d appels depuis les mobiles vers l international.! BON À SAVOIR La facture télécom est allégée par le faible coût des communications et la mensualisation des paiements. L utilisation du Centrex est facturée comme un service, chaque mois, en fonction de l usage. De plus, les communications «on-net» sont gratuites. Ce sont les communications internes à l entreprise. LA MUTUALISATION Outre les économies faites sur les appels entre différents sites d une même entreprise considérés comme des appels internes, la VOIP permet aussi de faire des économies grâce à la mutualisation voix/données du réseau IP inter-sites (WAN). De plus, chaque site bénéficie des mêmes services : transferts et renvois d appels malgré des localisations différentes, audioconférences à distance 7
<< AVANTAGE #2 La VoIP simplifie les Télécoms d entreprise PRÉSENTATION Outre les considérations d économies, la VoIP séduit aussi les entreprises puisqu elle simplifie grandement l usage et la gestion de tout le système de télécommunications. D une part, la VoIP permet de faire converger les différents moyens de communication utilisés par les collaborateurs de l entreprise. D autre part, l ensemble des services télécoms sont réunis dans une facture unique, simple, claire et complète. LA CONVERGENCE DES TÉLÉCOMS << CONVERGENCE FIXE - MOBILE La technologie VoIP permet aux entreprises de faire converger les moyens de communication : fixe-mobile-internet. Grâce à la convergence, les collaborateurs sont joignables sur leur téléphone fixe et sur leur appareil mobile avec un seul numéro. Concrètement, la convergence se traduit par la possibilité pour les collaborateurs de choisir d être contactés directement sur le mobile ou sur le fixe (ou les deux), et ce, en fonction des horaires. Ainsi, les collaborateurs ne manquent plus aucun appel. << RÉACTIVITÉ La convergence totale garantit un usage simplifié de tous les moyens de communications favorisant la réactivité et l efficacité des collaborateurs au profit de la performance globale de l entreprise. La convergence facilite aussi la mobilité des collaborateurs en restant connectés en tous lieux et en tout temps. La convergence est un pas de plus vers la mobilité totale. Appel Convergence 9
<< L exploitation de la technologie de la VoIP simplifie les télécoms au sein de l entreprise grâce à la convergence : un numéro de téléphone unique pour chaque utilisateur. Les collaborateurs sont joignables directement avec un numéro unique qui leur est attribué. une messagerie unique consultable sur tous les supports. Tous les messages sont directement envoyés sur les terminaux de l utilisateur, et ce, en temps réel. la possibilité de passer des appels téléphoniques depuis un ordinateur. la réception et l envoi de FAX par Email. LA FACTURATION UNIQUE DES SERVICES TÉLÉCOM LA FACTURE UNIQUE La facture unique facilite la gestion et l analyse des Télécoms de l entreprise. L ensemble des services télécom est réunis dans un seul document, avec une même date de facturation pour un règlement commun. La facture est claire, simple et complète. Les entreprises se réjouissent de pouvoir bénéficier d une nouvelle technologie (la VoIP) pour laquelle tous les services sont détaillés et rassemblés dans un seul document. 10
<< AVANTAGE #3 La VoIP fournit une téléphonie nouvelle génération PRÉSENTATION L IP a permis de transporter la voix, tous les services classiques de la téléphonie ainsi que de nouveaux services à valeur ajoutée. Si bien que désormais, on parle de Téléphonie sur IP (TOIP). Les TPE et PME peuvent ainsi accéder à un vrai choix des services pros les rendant plus compétitives et performantes. LA HAUTE DÉFINITION DE LA TÉLÉPHONIE SUR IP << Grâce à la maitrise de la technologie de la VoIP, beaucoup d entreprises ont choisi de migrer vers l IP. Elles s équipent de plus en plus deavec des terminaux IP (ou téléphone IP) offrant une qualité sonore Haute Définition des appels. Comme les grandes entreprises, les TPE et PME peuvent ainsi accéder à la téléphonie nouvelle génération. << LA QUALITÉ SONORE HD LES TÉLÉPHONES IP Les téléphones IP répondent à différents types de besoins et offrent un véritable choix en matière de configuration des solutions, tout en restant simple et rapide à configurer. Ils sont adaptés pour tout type d environnement professionnel, en mode «cloud» ou avec un standard téléphonique IP (IPBX.) Les terminaux téléphoniques sont gérés facilement grâce à un câblage unique. Les téléphones sont reliés au bureau avec un seul câble. Ceci signifie qu il n y a plus besoin de recâbler le bureau à chaque agrandissement de l entreprise.?! COMMENT FONCTIONNE LE CENTREX? Le serveur est hébergé chez l opérateur Télécom. Les différents sites de l entreprise sont reliés au serveur de l opérateur télécom. L entreprise est équipée d un routeur et de terminaux IP. Les terminaux téléphoniques sont branchés par un seul câblage. Les communications sont acheminées en données (data) via le réseau IP. Les terminaux mobiles sont connectés à l Internet mobile. Retrouvez tous ces éléments en illustration sur la page suivante 12
COMMENT FONCTIONNE LE CENTREX? communication payante communication gratuite 13
<< LES SERVICES PROS DE LA TÉLÉPHONIE SUR IP LA GESTION PROFESSIONNELLE DE LA COMMUNICATION La téléphonie sur IP munie l entreprise d outils professionnels permettant d améliorer la productivité des collaborateurs et de donner à l entreprise un modèle de gestion professionnelle de la communication, tels que le serveur vocal interactif et la messagerie d attente. La personnalisation de la téléphonie d entreprise améliore l image de marque des TPE et PME auprès de leurs clients et partenaires. En outre, connectés à un service hébergé compatible, les terminaux peuvent être intégrés à un CRM pour gérer facilement les appels entrants et sortants à partir du bureau. LE SERVEUR VOCAL INTERACTIF a vocation à accueillir l interlocuteur en l invitant à entrer directement en contact avec le service souhaité. La réception des appels est optimisée grâce à la possibilité de mettre en place des règles automatiques de renvois. Par exemple, «tapez 1 pour être mis en relation avec le service-après-vente» ; «tapez 2 pour joindre le service marketing», etc. Ainsi, l appelant est orienté vers le service dédié qui répond exactement à sa demande. La messagerie d attente réduit l impatience du client et évite aux collaborateurs de manquer des appels. LA CONFÉRENCE TÉLÉPHONIQUE permet d organiser des réunions en quelques clics. Une fonctionnalité très utile pour les TPE et PME qui ne bénéficient pas de la mobilité et du personnel dont disposent les grandes entreprises. La conf-call et la conférence vidéo se démocratisent grâce à la haute qualité et le haut débit fournit de la technologie de la VoIP. LE FAX PAR MAIL s inscrit dans la téléphonie nouvelle génération dans le sens où le service est dématérialisé. Le fax est envoyé depuis un ordinateur et adressé à l entreprise par email en format PDF. Les TPE et les PME se déchargent de la contrainte matérielle ( papier et télécopieur ). La visualisation du document peut se faire à partir de n importe quel ordinateur en consultant sa boîte mail. 14! BON À SAVOIR Quelques autres fonctionnalités : Transfert d appel Messagerie vocale sur Email Visiophonie Couplage Téléphonie-Informatique (CTI)
< LES TÉLÉPHONES IP Ci-dessous nous vous présentons un panel de téléphones IP qui répondent à l ensemble des besoins des entreprises et de leurs salariés. POUR UN USAGE DE BUREAU, le téléphone IP Panasonic KX-UT 123 offre une multitude de fonctions, dont un écran alphanumérique clair, une fonction de présentation du numéro, un journal des appels, une fonction de conférence à 3 et nombreux services. Le Panasonic KX-UT 133 est le téléphone idéal pour un usage au bureau et en salle de réunion. Il se différencie du précédent avec ses 24 touches donnant un accès instantané aux fonctions «classiques» de téléphonie, pour que le passage à l IP se fasse simplement, sans perte de fonctions ni efforts de formation. Il réunit toutes les fonctionnalités du KX-UT 123. POUR UN USAGE SANS FIL ET DISTANT, le téléphone sans fil Panasonic KX-TGP500 est adapté aux petits bureaux et sites distants. Il réunit les avantages de la VoIP et des fonctionnalités téléphoniques d entreprise et une administration Web. Un téléphone à la pointe technologique et élégant. Il est très apprécié par ses fonctionnalités à distance, telles que la consultation des messages (partout dans les locaux ou en déplacement), la notification de nouveaux messages par SMS. POUR UN USAGE HAUT DE GAMME, le téléphone SIP KX-UT670 est adapté à une utilisation plus complexe. Grâce à son écran tactile et en couleurs, il permet une personnalisation selon l utilisateur (images, photos, mise en forme des touches, raccourcis) et une multitude de fonctions additionnelles (lecture des emails, navigation sur internet, lecture vidéo en qualité HD).! BON À SAVOIR Les téléphones présentés bénéficient d une configuration prête à l emploi, rapide et automatique. L installation des terminaux téléphoniques n est plus une contrainte. 15
<< AVANTAGE #4 La VoIP est une technologie mature et performante PRÉSENTATION Existante depuis plusieurs années, la téléphonie sur IP est devenue fiable et performante. Les opérateurs télécom s accordent à dire que la VoIP est la technologie la plus mature aujourd hui, répondant aux besoins et usages en communication des PME et TPE. La VoIP gagne de plus en plus la confiance des PME et des TPE. LA GARANTIE D UNE TÉLÉPHONIE FIABLE ET SÉCURISÉE Le succès de la VoIP se traduit par la fiabilité et la stabilité du réseau IP déployé en France. LA TECHNOLOGIE DE LA VOIP RASSURE LES ENTREPRISES EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ. Dans le cas du Centrex, le système de télécommunications du client est hébergé chez l opérateur télécom dans un environnement sécurisé. L entreprise s affranchit de toute opération de maintenance et d installation. <! BON À SAVOIR Outre l excellente qualité du cuivre, la fiabilité du réseau IP est renforcée par le déploiement de la fibre optique, sur le territoire français, garantissant une grande stabilité car elle est insensible aux perturbations électromagnétiques. Lorsqu une entreprise souhaite bénéficier des solutions en téléphonie d entreprise exploitant la VoIP, il est crucial de s adresser à un prestataire spécialisé et fiable. Vivaction est l opérateur télécom des entreprises, TPE et PME depuis plus de 15 ans s engageant à : MAINTENIR UN CONTACT PERMANENT ET DÉDIÉ AVEC SES CLIENTS : Etude projet, installation, exploitation, à chaque étape nos clients sont personnellement suivis et accompagnés par le même conseiller. < 17
<< << ASSURER UNE QUALITÉ DE SERVICE IRRÉPROCHABLE : Pour simplifier les télécommunications de ses clients, Vivaction s engage au maintien d une qualité de service irréprochable. < UNE TÉLÉPHONIE PERFORMANTE AU SERVICE DE L ENTREPRISE UNE TECHNOLOGIE ÉVOLUTIVE Grâce au Centrex la téléphonie est devenue beaucoup plus flexible évolutive. L entreprise a la liberté de la moduler facilement le nombre de postes peut augmenter ou diminuer facilement tout comme les fonctionnalités, et cela en fonction des besoins, sans bouleverser toute l infrastructure. C est une vraie révolution qui rend la téléphonie plus performante et qui répond vraiment aux besoins des entreprises. UNE PLATEFORME PRODUCTIVE Les services télécoms déployés sur les réseaux IP permettent de bénéficier de la convergence (cf. page 9). Le Centrex permet aux entreprises de démultiplier leur investissement existant, dans l équipement de la téléphonie et le niveau de confort. Comme les grandes entreprises, les TPE et PME bénéficient d une plateforme productive améliorant et augmentant les applications DSI : Administration et supervision via des outils web ; Outils de travail collaboratif ; Services de conférence et visiophonie ; CRM (Customer Relationship Management) ; CTI (Couplage Téléphonie-Informatique) ; Messagerie vocale centralisée/ unifiée ; 18
La VoIP a permis d apporter de nouveaux services aux entreprises sans qu elles aient à investir massivement dans des nouvelles infrastructures. Elle a permis de répondre à des besoins concrets et de véritablement simplifier l usage des télécoms. Convergence Fixe-Mobile-Internet, Communication Unifiée, opérateur unique, télécoms évolutives telles sont les principales révolutions de la VOIP. Plus globalement, on tend aujourd hui vers une gestion unifiée de toutes les problèmatiques Réseau et Télécom d une entreprise. Les progrès d Internet (fibre optique) et de la mobilité (réseau 4G) laissent présager de nouvelles avancées, non seulement en termes de coûts mais aussi en termes de services. Cette liberté donnée aux entreprises représente une vraie révolution qui n est pas prête de s arrêter. 19