PROGRAMME ALIVE AND THRIVE - BURKINA FASO Volet : Communication de masse (Mass Media) PLAN DE SUIVI DES ACTIVITES Date de Préparation : Octobre 2015 Date de Actualisation : Juin 2016 - Non pas pour la distribution externe / Usage interne uniquement- 1
PRESENTATION DU DOCUMENT Le présent document décrit les méthodes et les outils de suivi des activités retenues pour l atteinte des objectifs du programme Alive and Thrive (A&T) relatifs au volet communication de masse. Il est mis à la disposition du responsable de suivi de le partenaire de mise an ouvre, des responsables techniques des stations radios pour collecter les données permettant à identifier à temps réels (1) la progression et l évolution de la mise en place des activités relatives à la communication de masse, (2) les lacunes et points à améliorer afin d apporter les corrections et solutions nécessaires et appropriées. Plan de suivi des indicateurs d activités A- Description Ce plan de suivi est l outil de première référence et le plus important du système de suivi. Il documente de manière synthétique les différents indicateurs (cf. annexe (cadre logique, Annexe 2)), relatifs aux activités techniques de communication de masse dans les 12 régions de Burkina Faso avec la collaboration de 27 stations radios locales. L objectif principal des activités de A&T et sont partenaires est d améliorer les connaissances, par le biais d une sensibilisation à grande échelle, relative à la promotion des pratiques optimales de l allaitement maternel au niveau des villages et des communes. Les pratiques optimales qu A&T veut véhiculer sont : l initiation (mise au sein) précoce de l allaitement maternel (dans la première heure après la naissance), ne pas donner de l eau, de tisane ou d autres liquides, donner le colostrum et l allaitement maternel exclusif jusqu à six mois. Il est attendu que les sensibilisations toucheront particulièrement les femmes enceintes et allaitantes. Pour les mettre en pratique, A&T a développé (1) 28 spots radios en rapport avec les quatre thèmes clés d A&T dans trois langues différentes (Mooré, Dioula et Fulfuldé), (2) pre-tester le 28 spots en 3 langues, (3) traduire le 28 spots en 7 langues additionnelles, (4) collaborer avec les 27 stations radios locales (déjà impliquées dans la phase 1) qui sont déjà opérationnelles dans les 12 régions pour la diffusion des spots radios et si nécessaire d autres radios proposées par le partenaire. La première phase de diffusion a commencé à partir du mois d Octobre 2015 et prendra fin en Août 2016, c est-àdire pendant 28 semaines. Chaque spot radiophonique a été diffusé pendant une semaine (7 jours sur 7) à raison de 10 diffusions par jour et par station radio locale, autrement dit, un total de 70 diffusions pour chaque spot radiophonique. La phase 2 commencera en Septembre 2016 jusqu à Avril 2017, avec la même intensité et qualité que la phase 1. Pour documenter et suivre la progression de la mise en place de ses différentes activités, A&T et ses partenaires va mettre en place une base de données «DIFFUSION» qui va être tenue à jour régulièrement. Elle inclue les rubriques suivantes (1) stations radios, (2) spots radios, (3) période, heure et nombre de diffusion. Les fiches (M1 et M2, et M2A) de suivi des diffusions des spots radios (présentée en annexe 1) constituent les principaux outils de collecte des données pour alimenter la base de données. Les fiches seront remplies quotidiennement : 2
- Fiche M1 remplie par le technicien de chaque station radio quotidiennement, - Fiche M2 suivi indépendant - Fiche M2A rapport mensuel de diffusion - Une fiche récapitulative M6 (présentée en annexe 1) sera tenue à jour par le responsable de suivi de le partenaire de mise an ouvre. B- Ressources humaines Le responsable de suivi du partnenaire de A&T, les techniciens des stations radios ainsi que les trackers indépendants sont impliqués dans les différentes étapes de collecte des données et de reportage selon le diagramme I (présenté en annexe 3) relatif en fonction des flux de données du suivi. Leurs rôles et responsabilités sont présentés comme suit : Les techniciens des stations radios vont : 1- remplir la fiche M1 quotidiennement ; 2- classer et archiver les fiches M1 (qui vont être consultées par l équipe de DMI lors de ses activités de suivi régulier) ; 3- documenter et informer l équipe de mise an ouvre les difficultés rencontrées qui sont en rapport aux diffusions des spots radios, le cas échéant ; 4- transmettre les contenus des fiches M1 à l équipe de mise an ouvre hebdomadairement (le partenaire mise an ouvre procèdera à des appels téléphoniques). Les contrôlers indépendants de terrain vont 1- remplir la fiche M2 ; 2- classer et archiver les fiches M2 (qui vont être consultées par l équipe de DMI lors de ses activités de suivi régulier) ; 3- documenter et informer l équipe de mise en ouvre les difficultés rencontrées qui sont en rapport au remplissage de la fiche M2, ou autres types de problèmes rencontrés relatifs aux activités d écoute des spots, le cas échéant ; 4- transmettre les contenus des fiches M2 à l équipe de mise en ouvre hebdomadairement (le partenaire de mise en ouvre procèdera à des appels téléphoniques). Le responsable de suivi de le partenaire mise an ouvre va : 1- mettre en place la base des données «DIFFUSION» à l aide des fiches M1 et M2 remplies par les techniciens des stations radios; 2- assurer la qualité des données, à travers les activités de supervision mensuellement ; 3- résoudre (si nécessaire) les problèmes techniques relatifs aux diffusions des spots radios et les difficultés relatives au remplissage des fiches M1 ou M2 ; 4- compiler et agréger les données mensuellement ; 5- envoyer les bases de données mises à jour à A&T mensuellement ; 6- envoyer le rapport de suivi à A&T trimestriellement, en fournissant particulièrement la fiche M6 ; 7- participer aux activités de suivi organisées par le responsable de suivi d A&T trimestriellement Les informations et documentations mensuelles doivent être transmises à A&T le 15 du mois suivant. C- Mécanisme de contrôle de qualité des données 3
Pour assurer la qualité et la fiabilité des données, le partenaire mise an ouvre met en place un système de supervision mensuelle. Les activités vont se focaliser surtout sur les examens des données et vérifier les concordances des données transmises au responsable de suivi de le partenaire mise an ouvre. Par ailleurs, le responsable de suivi de le partenaire mise an ouvre, les techniciens des stations radios et les trackers vont participer aux réunions techniques lors des activités de suivi organisées lors des descentes sur terrain du chargé du suivi et évaluation d A&T. Les réunions porteront sur l examen de l exactitude et la complétude des données reçues par A&T, le suivi des plans de diffusion de spots et la discussion des problèmes et des besoins ainsi que les solutions y relatives. Tableau 1 : Tableau récapitulatif du nombre mensuel des radios qui diffusent, le nombre de diffusions et le nombre de jours de diffusion des spots radiophoniques Numéro des spots Spot 1 Spot 2. Spot 28 Année 2016 2017 Total 8 9 10 11 12 1 2 3 4 # # # # # # # # # # Radios ayant diffusé spot 1 Nombre de diffusions Nombre de jours de diffusion Radios ayant diffusé spot 2 Nombre de diffusions Nombre de jours de diffusion. Radios ayant diffusé spot 28 Nombre de diffusions Nombre de jours de diffusion D- Calendrier des activités de suivi Le tableau 2 montres le calendrier des activités de suivi de manière générale. Les activités de suivi commenceront avec la formation initiale ou de recyclage sur le plan de suivi et l utilisation des différentes fiches de suivi. Tous les mois, le partenaire de mise en œuvre enverra à A&T les données de diffusion des radios, les données de suivi des contrôleurs indépendants de terrain ainsi que la moyenne de ces deux sources. Tous les 3 mois, le partenaire mise an ouvre présentera les données de suivi du trimestre prenant fin le mois précédent. Les rapports de suivi d'a&t seront également produits tous les 3 mois à partir du premier mois de la campagne radio. Les réunions d'examen de suivi seront organisées chaque mois pendant les trois premiers mois, ensuite chaque trimestre (après la production du rapport de suivi mensuel). Ces réunions d examens seront organisées par le partenaire de mise en œuvre. 4
Les visites de supervision seront effectuées par le responsable S&E de A&T chaque mois et ce, à partir de deuxième mois de la campagne. 5
Tableau 2 : Calendrier de mise en œuvre du plan de suivi - indicatif Date Désignation Appui au radio partnaires et trackers independents pour le remplissage des fiches de suivi Collecte des données de suivi Fourniture des données de suivi mensuel à A&T Fourniture des données de suivi trimestriel par le partenaire de mise an ouvre Rapport de suivi trimestriel d'a&t Réunion d'examen des de suivi Supervision de suivi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Etc. 6