TARIFS LOCATION DE SALLES 1
Vous souhaitez réussir vos événements? Valoriser vos dégustations? Vinexpo vous offre de multiples espaces adaptés à vos besoins : salles de conférence, salles de réunion, tasting labs ou encore tasting lounges. Pendant Vinexpo Bordeaux, bénéficiez d équipements et de services professionnels. Rejoignez-nous du 18 au 21 juin 2017. PLAN GÉNÉRAL VINEXPO BORDEAUX 2017 PALAIS DES CONGRÈS REZ-DE-CHAUSSÉE WOW! TASTING LABS AMPHITHÉÂTRES B-C 1 ER ÉTAGE ENTRÉE MEETING ROOMS Passerelle flottante CLUB LES TERRASSES RESTAURATION TRAMWAY ENTRÉE B HALL 1 HALL 3 TASTING LOUNGE 1 FORUM TASTING LOUNGE 2 ENTRÉE 2
2 SALLES DE CONFERENCE : AMPHITHEATRES D une capacité de 196 à 353 places, 2 amphithéâtres, situés au Palais des Congrès, sont disponibles pour organiser vos conférences. Durée de location : 3h30 2 créneaux horaire : 9h00-12h30 / 14h00-17h30 AMPHI B 353 places assises 3 750 HT le créneau AMPHI C 196 places assises 2 500 HT le créneau TARIF INCLUANT : Scène et son mobilier Tribune modulable et son pupitre Un écran de projection Un vidéo projecteur Fauteuils avec tablettes écritoires Cabines de traduction : 2 cabines 3 langues 3
5SALLES DE RÉUNION Au cœur du Palais des Congrès, 5 salles de 78 m² à 146 m² sont mises à votre disposition pour organiser vos événements selon la configuration de votre choix : conférence, tables en rectangle ou tables en «U».. Durée de location : 3h30 2 créneaux horaire : 9h00-12h30 / 14h00-17h30 MEETING ROOM 1 : 93 m² : 1 250 HT le créneau Configuration en conférence : 76 personnes Configuration tables en rectangle : 36 personnes Configuration tables en «U» : 36 personnes MEETING ROOM 2 : 78 m² : 1 250 HT le créneau Configuration en conférence : 62 personnes Configuration tables en rectangle : 32 personnes Configuration tables en «U» : 28 personnes MEETING ROOM 3 : 100 m² : 1 250 HT le créneau Configuration en conférence : 86 personnes Configuration tables en rectangle : 36 personnes Configuration tables en «U» : 32 personnes BAY VIEW ROOM 1 : 145 m² : 1 550 HT le créneau Configuration en conférence : 136 personnes Configuration tables en rectangle : 56 personnes Configuration tables en «U» : 52 personnes BAY VIEW ROOM 2 : 146 m² : 1 550 HT le créneau Configuration en conférence : 127 personnes Configuration tables en rectangle : 56 personnes Configuration tables en «U» : 50 personnes TARIF INCLUANT : Tables Chaises avec tablettes écritoire Un écran de projection Un vidéo projecteur 4
4TASTING LABS D une capacité de 80 à 100 places assises, ces salles du Palais des Congrès, disposées en «salle de classe», sont adaptées pour accueillir vos présentations professionnelles dans des conditions d un laboratoire de dégustation. Durée de location : 1h30 3 créneaux horaire : 9h30-11h00 / 12h30-14h00 / 15h30-17h00 TASTING LAB 1 : 80 personnes assises 3 750 HT par créneau TASTING LAB 2 : 80 personnes assises 3 750 HT par créneau TASTING LAB 3 : 80 personnes assises 3 750 HT par créneau TASTING LAB 4 : 100 personnes assises 4 650 HT par créneau TARIF INCLUANT : Tables et chaises Nappage Estrade avec table nappée et chaises Crachoirs 5 verres par personne Eau minérale Glace 5 personnels de service pour mise en place et nettoyage 5
3TASTING LOUNGES 3 espaces de 450 à 500 m² conçus pour accueillir des dégustations «debout» sont répartis dans le Hall 3. Durée de location : 8h00 1 créneau horaire : 10h00 18h00 TASTING LOUNGE 1 : 450 m² HALL 3 Capacité : 300 personnes TASTING LOUNGE 2 : 480 m² HALL 3 Capacité : 300 personnes 12 500 HT 12 500 HT FORUM : 500 m² HALL 3 Capacité : 350 personnes 13 500 HT TARIF INCLUANT : Tables et chaises Nappage Crachoirs 800 verres Eau minérale Glace 10 serveurs 6
FORMULAIRE DE RÉSERVATION DES SALLES RAISON SOCIALE :... NOM DU RESPONSABLE :... PRENOM :... ADRESSE :... CODE POSTAL :... VILLE :... PAYS :... TEL. :... E MAIL :... NOUS SOUHAITONS ORGANISER : UNE CONFÉRENCE UNE DÉGUSTATION ASSISE UNE DÉGUSTATION DEBOUT UNE PRÉSENTATION TYPE DE SALLE :... CRÉNEAU HORAIRE :... DATE :... TARIF :... N.B. La réservation effective de la salle ne sera prise en compte qu à réception de votre règlement. Déclaration de l entreprise ou de l organisme effectuant la réservation : «Nous avons pris connaissance du fait que Vinexpo fera tout son possible pour nous allouer les espaces aux dates et heures demandées. En cas d impossibilité, une alternative nous sera proposée, en fonction des disponibilités». Date : Signature : 7
RÈGLEMENT & COORDONNÉES BANCAIRES ACADEMY BORDEAUX VINEXPO 2017 La présente réservation doit être accompagnée obligatoirement du règlement de la salle. Dans le cas contraire, celle-ci ne pourra pas être acceptée. Nous avons lu le règlement de VINEXPO joint et en acceptons toutes les clauses. Tarif location de salle... HT TVA (20%)... TOTAL TVA comprise... N de TVA Intracommunautaire pour les sociétés membres de l UE :..... Non membres de l UE : merci de nous fournir une copie de votre numéro d identification fiscale (version anglaise). Sans ce document, nous serons obligés de vous facturer la TVA française de 20%. Nous avons lu le règlement de VINEXPO joint et en acceptons toutes les clauses. Nous joignons un règlement de. TTC Par chèque à l ordre de VINEXPO S.A.S Par virement bancaire (joindre l avis de virement) Date et Signature : Cachet de l entreprise : Contact : Vinexpo Academy Catherine ALLIN E-MAIL : callin@vinexpo.com TÉL : + 33 (0)5 56 56 00 19 FAX : + 33 (0)5 56 56 00 00 8
RÈGLEMENT PARTICULIER ACADEMY BORDEAUX VINEXPO 2017 LE PRÉSENT RÈGLEMENT PRÉCISE LES CONDITIONS DE PARTICIPATION ET DE LOCATION DES SALLES ET SERVICES DE L ACADEMY. ARTICLE 1 ER : ACCESSION DES ORGANISATEURS ET DES VISITEURS Les salles et services de l Academy Vinexpo sont réservés aux exposants de Vinexpo. L accès aux salles de l Academy est réservé aux visiteurs (professionnels et journalistes) du salon dûment munis de leur badge d accès au salon. ARTICLE 2 : DÉROGATIONS Vinexpo peut autoriser l organisation de dégustations et/ou conférences par des non exposants du salon. Seuls les organisateurs intervenants à titre collectif peuvent prétendre à cette dérogation. Il s agit des associations et organismes de promotion nationaux ou régionaux reconnus dans leur bassin de production. Pour obtenir cette dérogation ils devront notamment fournir la liste complète des participants à leur dégustation/conférence (châteaux/ domaines/crus ) au moins 2 mois avant l ouverture du salon. Vinexpo contrôlera, lors du salon, la conformité de cette liste avec les châteaux/domaines/crus effectivement présents à la dégustation. ARTICLE 3 : CONDITIONS DE RÉSERVATION DES SALLES ET SERVICES Pour organiser une dégustation ou une conférence chaque organisateur doit remplir le formulaire de réservation de salles dans les délais prévus. Vinexpo s engage à répondre à toute demande. Une priorité sera donnée aux exposants de Vinexpo et aux pays/régions/ bassins de production dont les participants sont exposants du salon. Dans le cas où le créneau ou la salle demandée seraient déjà occupés, Vinexpo s engage à faire une autre proposition à l organisateur dans la limite des disponibilités. 9
ARTICLE 4 : VENTE ET DÉGUSTATION Les dispositions de l article 12 du règlement particulier de Vinexpo s appliquent également aux salles de dégustation et de conférences de l Academy Vinexpo. Les organisateurs peuvent cependant librement décider d organiser leur dégustation ou conférence «sur invitation» ou en «entrée libre». Si un organisateur souhaite organiser une conférence ou une dégustation avec «entrée payante» il devra préalablement en faire la demande à Vinexpo qui statue souverainement. ARTICLE 5 : SÉCURITÉ Les organisateurs doivent se conformer aux consignes et règlements de sécurité en matière d accueil des visiteurs du salon. Ces consignes sont disponibles dans le guide technique du salon sur www.vinexpo.com. Les capacités des salles de dégustations et de conférences doivent notamment être strictement respectées de même que les consignes de Vinexpo en matière d implantation des salles. Vinexpo se réserve le droit de refuser l organisation d une conférence ou d une dégustation qui ne satisferait pas à ces exigences. De même Vinexpo se réserve le droit d interrompre une conférence ou une dégustation dont les conditions de sécurité ne seraient pas respectées. ARTICLE 6 : ANNULATION OU DÉFAILLANCE D UN ORGANISATEUR Annulation sans frais jusqu à 90 jours avant l ouverture du salon. Pour toute annulation à moins de 90 jours de l ouverture du salon, la totalité de la réservation de la salle vous sera facturée. Les pénalités en cas de règlement tardif seront calculées au taux égal à une fois et demie le taux de l intérêt légal. Aucun escompte ne sera consenti en cas de règlement anticipé. En cas de contestation, les tribunaux du siège de l organisateur sont seuls compétents, le texte en langue française du présent règlement faisant foi. 10