Finalité : Place dans le cycle du projet : Favoriser l innovation dans les actions de développement et analyser en amont les conditions et les leviers des changements qu elles visent, pour en renforcer la qualité et l impact. 1 Présentation de l étude préalable 1.1 Définition Pour monter un projet à caractère innovant et préciser les changements auxquels il va contribuer, il peut s avérer nécessaire de recourir à un appui extérieur. Ainsi, alors qu un projet est en cours d élaboration et en vue de préparer sa mise en œuvre, l étude préalable vise à approfondir l analyse des dimensions innovantes du projet, et des leviers et conditions des changements qu il vise, cela sur les plans économique, social, environnemental, institutionnel, technique Il peut s agir d étudier en amont, à travers une étude préalable, la pertinence du projet envisagé, sa faisabilité ou sa pérennité, les évolutions chez les acteurs et dans les relations entre eux. Il peut s agir également de préciser les processus d innovation attendus du projet envisagé (élaboration de solutions innovantes pour répondre à des problématiques identifiées, test de ces solutions, analyse de leurs résultats, diffusion et changement d échelle). Cela conduit à approfondir l analyse des contextes du projet envisagé, à identifier ses acteurs clé. Cette connaissance peut également permettre d établir les éléments Exemple : Étude préalable «Agir en interculturalité, collaborer pour améliorer l accompagnement des enfants et des familles autour des initiatives de santé et d éducation (Nantes, France / Rufisque, Sénégal) - Essentiel, 2016, sur l appel à propositions d études préalables lancé par le F3E en 2015)) Aspects innovants du futur projet : Mobiliser les acteurs de différents secteurs pour travailler ensemble autour d un même projet : il s agit de passer de partenariats bilatéraux entre les acteurs des deux territoires vers une dynamique plus globale autour de la petite enfance. Mobiliser des acteurs dont l international n est pas le cœur de métier voire qui n ont pas d action à l international. S inscrire dans le cadre d une coopération décentralisée entre les villes de Nantes et de Rufisque en favorisant la transversalité des services pour les décloisonner. Promouvoir les échanges métiers à métiers entre deux territoires Nord/Sud pour enrichir les pratiques de chacun. Quatre objectifs sont assignés à l étude préalable : Approfondir les attentes de chacun des acteurs par rapport aux problématiques retenues à Nantes et à Rufisque. Proposer la construction d un projet combinant de façon cohérente les différents domaines identifiés. Proposer un dispositif partenarial adapté à la dimension multi-acteur du projet, avec ses composantes collectivités, acteurs privés, acteurs associatifs : définir le cadre des partenariats et de la collaboration/concertation pour la réalisation du projet. Etudier le mode de gouvernance du projet et le système de capitalisation. d une situation de référence en début de projet qui pourra fournir une base pour son suivi-évaluation, l évaluation ultérieure de ses résultats, de ses effets ou de son impact. Avec l étude préalable, le F3E contribue ainsi à soutenir les capacités d expérimentation de ses membres. Il appuie donc des études préalables dans des champs d intervention ou des démarches innovants.
1.2 Caractéristiques Au-delà de la structure qui la porte, l étude préalable doit présenter un intérêt pour le réseau F3E (et plus globalement pour d autres acteurs de la solidarité internationale ou de la coopération décentralisée). Ceci peut se traduire notamment par le caractère novateur de l étude, lié par exemple au champ d intervention ou à la démarche utilisée. L étude préalable fournit des éléments qui permettent aux acteurs de préparer la mise en œuvre d un projet. A ce titre, elle permet la définition entre partenaires des aspects les plus stratégiques du projet, par exemple à travers l élaboration de sa logique d intervention, de sa vision et des chemins ou leviers de changement pour y tendre. Outre l amélioration de la qualité des interventions, l étude préalable permet à la structure membre et aux acteurs concernés de renforcer leurs capacités (le regard croisé membre / consultant / acteurs étant source d apprentissage). 2 Critères d éligibilité spécifiques Ces critères ne sont pas exclusifs les uns des autres. Ils font l objet d une analyse séparée et d une appréciation globale dans l étude des notes d intention d études préalables par le F3E (cf. 3.1 cidessous). 2.1 Par rapport à l outil L étude préalable n est ni une étude de marché, ni une étude d identification de partenaire(s). Elle suppose qu une idée de projet et (au moins un) partenaire soient identifiés en amont, même si elle peut faire évoluer à la fois l idée de projet et les modalités de partenariat envisagées. L étude préalable approfondit la dimension d innovation du projet, ses conditions et ses leviers, pour appréhender les différentes étapes du processus d innovation. Sont privilégiées les études préalables qui s attachent à analyser et à définir les voies possibles des changements visés à travers le projet. Un regard attentif est porté sur la cohérence du partenariat actuel et envisagé avec le projet. Celui-ci doit être en cohérence avec la politique et la stratégie de la structure membre. 2.2 Par rapport aux acteurs La structure membre doit être impliquée dans la mise en œuvre du projet qui fera suite à l étude préalable. Sont privilégiées les études préalables à des projets multi-acteurs et qui intègrent cette dimension (c est-à-dire les études préalables qui, dans leur montage et leur mise en œuvre, associent plusieurs acteurs distincts et complémentaires). Sont privilégiées des études préalables qui prévoient un travail conjoint entre partenaires sur l analyse du contexte et la conception du projet. Comme indiqué plus haut : un ou plusieurs partenaires locaux doivent être préalablement identifiés (ONG / association locale, structures d appui, promoteurs individuels, administration déconcentrée, collectivité territoriale...). Les termes de référence de l étude doivent préciser leurs nature et mode d implication, tant dans l étude que dans le projet envisagé. Selon le cas : - il(s) entretien(nen)t une relation de collaboration ancienne avec le la structure membre ; - il(s) est / sont identifié(s) comme partenaire(s) pour le projet à venir sans qu aucune relation de travail n ait été encore établie. L analyse des acteurs, de leurs positions, de leur influence et de leurs relations en rapport avec le projet sont privilégiés dans les études préalables. L analyse d autres acteurs stratégiques par rapport au projet envisagé peut faire partie de l étude préalable. - 2 -
3 Modalités spécifiques d instruction et de mise en œuvre 3.1 Instruction Pour pouvoir asseoir ses décisions d accompagnement et de cofinancement sur une analyse comparative des projets d études préalables, mieux apprécier les tendances en matière d innovation, le F3E lance un appel à proposition par an auprès de ses membres. Les structures membres intéressées y répondent par une note d intention. Les notes d intention sont examinées par le Conseil d Administration du F3E sur la base des critères d éligibilité ci-dessus qui valide, ou non, le principe d un examen plus approfondi du projet d étude préalable par le F3E. La structure membre rédige alors les termes de référence de l étude préalable, avec l accompagnement de l équipe technique du F3E. Ceux-ci sont alors présentés au Comité d Examen du F3E pour instruction. La mobilisation de l expertise externe (consultant-s) se fait par appel d offres restreint (suite en général à un appel à manifestation d intérêt auprès des consultants). Les offres reçues sont analysées par la structure membre et instruites par le Comité d examen du F3E. 3.2 Mise en œuvre et moyens mobilisés Le F3E peut accompagner une étude préalable dans son processus (élaboration des termes de référence, appel d offres et choix de l expertise externe, suivi et valorisation de l étude) sans la cofinancer. En cas de cofinancement d une étude préalable par le F3E, son accompagnement est intégré. Les demandes d accompagnement hors cofinancement du F3E pour une étude préalable n entreront pas en concurrence avec les demandes de cofinancement dans les arbitrages éventuels qui pourraient intervenir dans l examen des notes d intention par le Conseil d administration du F3E, puis dans l instruction des termes de référence par le Comité d examen du F3E (cf. 3.1 ci-dessus). La durée maximale de réalisation d une étude préalable est de un an. Un ou plusieurs consultant(s) externes sont mobilisés pour leur connaissance du secteur d activité concerné, leur capacité à accompagner des dynamiques collectives, leurs compétences méthodologiques. Ils enrichissent l étude par leur apport technique et méthodologique, et soutiennent la mise en œuvre d une démarche participative et concertée avec l ensemble des acteurs. Le plafond des honoraires pour l expertise externe est de 650 Homme/jour TTC. Les rubriques de coûts à prendre en compte pour l expertise externe sont les honoraires, les perdiems, les frais de déplacement nationaux et internationaux, les éventuels frais de visa, de communication Des ressources humaines internes à la structure membre et à son (ses) partenaire(s) doivent être mobilisées pour l étude. Le consultant externe intervient en complémentarité de cette expertise interne. Au sein de la structure membre, les personnes chargées de l étude sont celles qui seront ultérieurement chargées de la mise en œuvre du projet, ce qui favorise l appropriation de l étude. Outre les coûts d expertise (externe et interne) et si l étude le justifie, les budgets des études préalables peuvent inclure également des coûts logistiques liés à leur réalisation (frais d organisation d ateliers, déplacements afférents, frais de traduction ). Le budget global de l étude est donc composé de trois types de coûts : coûts d expertises externes, coûts logistiques liés à l étude, coûts d expertise interne (valorisation des ressources humaines de la structure membre et de ses partenaires). Le pourcentage de cofinancement apporté par le F3E s applique uniquement au total des coûts d expertise externe auxquels s ajoutent les éventuels coûts logistiques liés à l étude. Les coûts d expertise interne sont intégralement affectés à la structure membre (valorisation). Le montant de cofinancement apporté par le F3E est au maximum de 75% du budget de l étude ainsi défini. En 2016, le F3E a prévu un montant de 40.000 pour le cofinancement d études préalables, pour cofinancer a priori deux études préalables pour deux structures membres différentes, à hauteur d environ 20.000 chacune. Une contribution au fonds de péréquation du F3E est versée par la structure membre à la signature de la convention au démarrage de l étude préalable. Le montant de cette contribution (entre 1.000 et 4.000 ) varie selon le niveau de cotisation au F3E et le fait qu il s agisse d un accompagnement rapproché ou allégé du F3E (cela est à définir avec l élaboration des termes de référence complets de l étude préalable). - 3 -
4 Eléments de méthodologie 4.1 Points de repère méthodologiques De façon indicative, l étude peut se décomposer en plusieurs étapes : Analyse du contexte, recueil de données et d informations sur la thématique, sur la zone géographique Analyse des acteurs potentiellement concernés par le projet envisagé. Analyse des conditions et des leviers de l innovation et des changements visés à travers le projet envisagé. Observations de terrain, enquêtes et entretiens auprès d acteurs variés (institutionnels / opérationnels, publics / privés, pouvoirs locaux...), auprès de partenaires potentiels, d un échantillon représentatif de «bénéficiaires» Séances de travail collectives sur la conception du projet envisagé avec les partenaires identifiés. Restitution de l étude à la structure commanditaire et ses partenaires, restitution collective élargie avec les membres du F3E encouragée. 4.2 Livrables attendus Un rapport qui peut aborder les aspects suivants : - L origine du projet envisagé et ses modalités d insertion dans le milieu (cohérence), son acceptabilité sociale et institutionnelle. - L analyse des acteurs et des partenariats pour le projet envisagé. - Les innovations attendues d un point de vue technique, économique, environnemental, social et/ou institutionnel (relations entre acteurs). - La vision, les objectifs et les chemins de changement pour ancrer ces innovations. - Les modalités de transmission, de pérennisation et de viabilité de l innovation, l analyse des risques qui lui sont lié, les effets induits prévisibles (effets économiques, sociaux, institutionnels, environnementaux). - Un rappel de la méthodologie d étude, les outils utilisés, les atouts et les difficultés rencontrées. - Une synthèse du rapport, qui en présente les principaux enseignements et conclusions. 5 Bénéfice collectif et valorisation Le F3E diffuse le rapport et la synthèse de l étude décrits au 4.2, en particulier sur son site internet. Il peut être amené à les valoriser de différentes manières (ateliers d échange, analyses transversales, capitalisations ) au service du bénéfice collectif 1. Cette valorisation peut concerner des éléments d ordre méthodologique, thématique... Dans le cas de l étude préalable, le bénéfice collectif se situe notamment dans l accès pour les membres du F3E à des références autour de l innovation et du changement. Pour toutes informations complémentaires, veuillez contacter Lilian Pioch, Coordinateur des études, l.pioch@f3e.asso.fr. Consultez notre site www.f3e.asso.fr pour une présentation complète de l activité d accompagnement et de cofinancement d études du F3E, des exemples de rapports d études préalables, et des références méthodologiques sur les études et les approches orientées changement. 1 Le bénéfice collectif constitue l un des principes du F3E. Toute étude appuyée par le F3E doit alimenter le bénéfice collectif, c est-à-dire être utile au plus grand nombre possible de ses structures membres et, au delà, aux autres acteurs de la solidarité internationale et de la coopération décentralisée. - 4 -