DOSSIER de DEMANDE de SUBVENTION Année 2016 ou Saison 2016-2017 NOM DE L ASSOCIATION.................................................. DOSSIER : - à renvoyer à : HOTEL DE VILLE - Service Développement Associatif DSCDA - Place A. Raymond - 31776 COLOMIERS CEDEX ou - à déposer à : l accueil du 1 er étage (aile est) de l Hôtel de Ville : avant le 05/02/16 ou 29/04/16 pour l année 2016 avant le 05/09/16 pour la saison 2016/2017 Direction Sport Culture Développement Associatif Contact : 05.61.15.23.27 vie.associative@mairie-colomiers.fr DSCDA Développement Associatif V1 04/15 1
TYPE DE SUBVENTION DEMANDÉE : A FONCTIONNEMENT : Montant demandé :.................. sur un budget total de :............................ B PROJET : Titre et date :....................................................................... Montant demandé :................. sur un budget total de :............................ Date d'arrivée du dossier en mairie : Cadre réservé à l administration Montant et type de la subvention demandée par l ASSOCIATION : Documents à joindre à votre demande : pour une première demande : les statuts, le récépissé de déclaration en préfecture, la copie de la parution au J.O. Pour toute modification déposée en préfecture (siège social, objet, statuts) : le récépissé de déclaration, Le compte-rendu ou PV de la dernière assemblée générale, La liste des membres du bureau, La grille des tarifs pratiqués par l ASSOCIATION, Pour les associations employant du personnel, la D.A.D.S., Un RIB. Si un de ces documents venait à manquer ou une des pages était non renseignée, le dossier vous sera retourné. Pour tout renseignement, s adresser au Service de la Vie Associative : 05.61.15.23.27 ou vie.associative@mairie-colomiers.fr DSCDA Développement Associatif V1 04/15 2
IDENTIFICATION DE VOTRE ASSOCIATION Nom statutaire de l ASSOCIATION (nom figurant dans la déclaration en Préfecture) :........................................................................................ Sigle ou nom usuel :...................................................................... Objet de l ASSOCIATION :.................................................................. Déclaration en préfecture le :. /../. à la Préfecture de................................... Date de publication au Journal Officiel : /.. / Adresse du siège social :.................................................................... Code postal :............. VILLE :.......................................................... Téléphone :.....................Mobile :.................................................. Courriel :................................................................................ Adresse de correspondance, si différente :........................................................................................ L ASSOCIATION bénéficie-t-elle des services : - d un Expert-comptable? OUI - NON - d un Commissaire aux comptes? OUI - NON (obligatoire au-dessus de 153 000 ) Affiliation à une Fédération: OUI - NON Si oui, laquelle ou lesquelles :.......................... Affiliation à l U.S.C. Omnisports : OUI - NON à la F.A.C : OUI - NON autre (préciser) :....................................................... Rayonnement : Responsables : Président Communal Départemental Régional National International NOM PRENOM ADRESSE PERSO TEL PERSO MOBILE et COURRIEL Secrétaire Trésorier Correspondant Personne qui a complété ce dossier :......................................................... DSCDA Développement Associatif V1 04/15 3
1- LES INSTANCES DE FONCTIONNEMENT Existence de cette instance O / N Nombre total de membres. (indiquer le nb de membres jeunes 15-29 ans) Fréquence des réunions Commentaires éventuels (sur le fonctionnement, la participation, etc) Le conseil d administration Le bureau L assemblée générale Autres instances : à préciser (ex : commission thématique) Avez-vous rédigé un «projet associatif»? (document dissocié des statuts, en complément de ceux ci) Oui Non Possédez-vous un règlement intérieur? Oui Non DSCDA Développement Associatif V1 04/15 4
2- LES BENEVOLES 2013/2014 2014/2015 Nombre total de bénévoles actifs Nombre de bénévoles actifs jeunes (entre 15 et 29 ans) Nombre suffisant Politique formation par l association pour les bénévoles O / N O / N O / N O / N O / N O / N Mise en place temps convivialité spécifique pour les bénévoles (repas, sorties ) Si le nombre de bénévoles est insuffisant, quels sont les secteurs d activité de l association où vous constatez une carence? Si oui à la politique de formation, dans quels domaines? Si oui au temps de convivialité, lesquels? DSCDA Développement Associatif V1 04/15 5
3. L EMPLOI AU SEIN DE L ASSOCIATION Y a-t-il un ou des emploi(s) salarié(s) au sein de l association? Oui Non Si oui, merci de détailler ce ou ces emploi(s) dans le tableau suivant : Poste occupé et missions correspondantes Qualification du salarié (Brevet d Etat, Initiateur, BP JEPS etc) Type de contrat (CDD, CDI, autres) Nombre d heures / semaine Coût total du poste à l année Coût à la charge de l association Aides dont bénéficie l association pour cet emploi Si l association n a pas d emploi salarié à ce jour, envisagez-vous d en créer? Oui Non Si oui, à quelle échéance? Pour quelle fonction? Avec quel type de contrat? Avec quels financements? DSCDA Développement Associatif V1 04/15 6
4- ACTIVITÉS RÉGULIÈRES DE L ASSOCIATION Ce tableau répertorie l ensemble des activités régulières ou disciplines que met en place votre association (renouvelées d année en année), organisées sur l exercice écoulé. TYPES D ACTIVITES (ex : loisirs, compétition, discipline etc) PUBLICS AGES FREQUENCE des interventions DUREE NIVEAU DE PRATIQUE (ex : aucun, débutant, confirmé, régional, national etc) Exemple : loisirs adultes + de 40 ans 2 fois / semaine 1h30 débutants DSCDA Développement Associatif V1 04/15 7
5- RÉALISATIONS DE LA SAISON 2015/2016 OU 2015 (BILAN) : Il est important de mettre en valeur les dimensions sociales, éducatives, citoyennes, environnementales, inter-associatives, partenariales, etc, dans le souci d évaluer l impact de vos actions sur le plan local et pour l intérêt général. ACTIVITES : MANIFESTATIONS (tournoi, colloque, activités municipales, compétition exceptionnelle, loto, gala etc) FORMATIONS suivies ou mises en œuvre (éducateurs, arbitres, dirigeants etc) AUTRES (dont actions menées en faveur de personnes en situation de handicap) DSCDA Développement Associatif V1 04/15 8
6- PROJETS POUR LA SAISON 2016/2017 OU 2016 : ACTIVITES : MANIFESTATIONS (tournoi, colloque, festival, compétition exceptionnelle, loto, gala etc) FORMATIONS suivies ou mises en œuvre (éducateurs, arbitres, dirigeants etc) AUTRES (dont actions menées en faveur de personnes en situation de handicap) DSCDA Développement Associatif V1 04/15 9
7- NOMBRE D ADHERENTS : SAISON 2015/2016 OU 2015 AGE COLUMERINS EXTERIEURS TOTAL Homme Femme Homme Femme 0 5 ans 6 10 ans 11 17 ans 18 25 ans 26 39 ans 40-59 ans + de 60 ans TOTAL [Merci de faire les totaux] 8- MONTANT DES COTISATIONS : Montant des cotisations (Joindre la grille tarifaire détaillée) : Préciser les critères retenus par l ASSOCIATION : Autres informations relatives à votre association que vous souhaitez indiquer : DSCDA Développement Associatif V1 04/15 10
9- SERVICES RENDUS PAR LA VILLE AU COURS DE LA SAISON 2015/2016 ou 2015 (Hors activités régulières) Types de services Objet Lieu Nombre Estimation (cadre réservé à la VILLE) Prêts de salles spécifiques (culturelles, sportives ) Prêts de salle de réunion Prêts de matériel Communication (lots, coupes, tracts etc) Autres DSCDA Développement Associatif V1 04/15 11
10- AIDES EN NATURE SOUHAITEES POUR LA SAISON 2016/2017 OU 2016 : Afin d étudier vos demandes, merci d être le plus précis possible et de considérer qu il ne s agit que de souhaits. Attendre la confirmation des services avant d engager vos actions. Types de services DATE Objet Lieu Nombre Prêts de salles spécifiques (culturelles, sportives ) Prêts de salle de réunion Prêts de matériel Communication (lots, coupes, tracts etc) Autres DSCDA Développement Associatif V1 04/15 12
11- LES RESSOURCES FINANCIERES Les documents «BILAN FINANCIER», «RÉALISATIONS BUDGET» et «BUDGET PRÉVISIONNEL» sont à compléter Rappel : le bilan et le budget prévisionnel doivent être équilibrés (totaux égaux). La différence se retrouve au niveau du résultat de l exercice. BILAN FINANCIER au 31/12/201.. ou au 30/06/. ACTIF PASSIF IMMOBILISATIONS Constructions Mobilier Matériel Autres CAPITAUX PERMANENTS Résultat cumulé (c est le résultat excédentaire ou déficitaire des exercices précédents) Résultat de l exercice Subvention d investissement Emprunt CREANCES Autres COMPTES FINANCIERS Banque Caisse Autres AUTRES DETTES Dettes fournisseurs Dettes fiscales et sociales Autres TOTAL ACTIF TOTAL PASSIF OU Soldes de trésorerie au 31/12/ ou au 30/06/ Banque : Caisse : Livret : Autres : Le document comptable «bilan» permet d avoir une lecture précise de l état de la situation financière de votre association. Il met en évidence l état de l ensemble de vos avoirs. Si vous n en possédez pas au sein de votre association merci de renseigner les soldes de trésorerie ci-contre. DSCDA Développement Associatif V1 04/15 13
TABLEAU EXCEL : double cliquer pour entrer vos données, les totaux sont automatiques RÉALISATIONS BUDGET SAISON 2015-2016 ou ANNÉE 2015 Report trésorerie saison précédente (trésorerie exacte à la cloture du dernier exercice comptable )...... RECETTES Réalisations DEPENSES Réalisations FONCTIONNEMENT Recettes ACTIVITÉS : Dépenses ACTIVITÉS : Cotisations/Adhésions Licences / Adhésions Recettes école de sport / Ateliers Dépenses école de sport / Ateliers Recettes centre d'entrainement - Frais de déplace.(hôtel, repas, transport) Part des adhérents aux dépenses (stages, sorties, visite - Formation encadrants Prestations diverses (mise à dispo matériels Frais de déplace.compét (hôtel, repas, transport) personnels...etc) Formation hors école (à préciser) Frais arbitrage, juges, groupes Pénalités - Amendes Indemnités forfaitaires des sportifs - primes Petits équipements (ex : instruments, pharmacie, ballons ) Indemnités versés aux entraîneurs/profs/intervenants (manif) Indemnités versés aux entraîneurs/profs/interv (F.déplts) TOTAL 1 - TOTAL 1 - Manifestations: Manifestations : Recettes fête de l'asso, repas, soirées etc... Dépenses fête de l'asso, repas, réceptions, etc... Engagements (stages, tournois, concours etc. ) Dotations manifs, tournois, concours (prix, primes,etc) TOTAL 2 - TOTAL 2 - Fonctionnement: Fonctionnement : Subvention Ville de Colomiers Subvention Département Subvention Région Subvention Fédération Subvention CNDS Sponsors Mecenat Publicité Emlois aidés (CNASEA ) Salaires Divers: Divers : Ventes buvette Ventes boutique (habits, CD, objets, livres ) Charges sociales Petit équipement (ex : produits entretien) Equipements divers Fournitures administratives Affranchissements - téléphone Cadeaux Dons (ex : fleurs) Frais de publicité SACEM et assurances TOTAL 3 - TOTAL 3 - Achats buvette Achats boutique TOTAL 4 - TOTAL 4 - TOTAUX : Total 1 +..+ Total 4 - TOTAUX : Total 1 +..+ Total 4 - Excédent (si recettes >dépenses) Déficit (si Dépenses > Recettes) Financement 0 Dépenses en acquisition 0 Autofinancement Aides financières Excédent (si recettes >dépenses) INVESTISSEMENT Achat de logiciels Achat de mobilier/matériel Déficit (si Dépenses > Recettes) DSCDA Développement Associatif V1 04/15 14
[Document facultatif] RÉALISATIONS DES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE (merci de fournir une fiche explicative du mode de calcul) La Contribution Volontaire en Nature (CVN) est un acte par lequel une personne physique ou morale apporte à une autre, un travail, des biens ou d autres services, à titre GRATUIT. Elle se matérialise sous forme de : - contributions en travail : bénévolat, mise à dispo de personnes - contributions en biens : marchandises obtenues gratuitement - contributions en services : mise à dispo gratuite de locaux et de matériels, fourniture gratuite de moyens de transport Pourquoi les valoriser? Car elles donnent une image fidèle des activités et du patrimoine de l association. Comment les valoriser sur le document? Elles sont valorisées à leur valeur vénale, c.à.d. au prix qui aurait été acquitté dans des conditions normales du marché. PRODUIT Bénévolat Prestations en nature Don en nature TOTAL CHARGES Secours en nature Mise à disposition gratuite de biens Prestations Personnel bénévole TOTAL DSCDA Développement Associatif V1 04/15 15
TABLEAU EXCEL : double cliquer pour entrer vos données, les totaux sont automatiques BUDGET PREVISIONNEL SAISON 2016-2017 ou ANNÉE 2016 RECETTES Réalisations DEPENSES Réalisations FONCTIONNEMENT Recettes ACTIVITÉS : Dépenses ACTIVITÉS : Cotisations/Adhésions Licences / Adhésions Recettes école de sport / Ateliers Dépenses école de sport / Ateliers Recettes centre d'entrainement - Frais de déplace.(hôtel, repas, transport) Part des adhérents aux dépenses (stages, sorties, visite - Formation encadrants Prestations diverses (mise à dispo matériels Frais de déplace.compét (hôtel, repas, transport) personnels...etc) Formation hors école (à préciser) Frais arbitrage, juges, groupes Pénalités - Amendes Indemnités forfaitaires des sportifs - primes Petits équipements (ex : instruments, pharmacie, ballons ) Indemnités versés aux entraîneurs/profs/intervenants (manif) Indemnités versés aux entraîneurs/profs/interv (F.déplts) TOTAL 1 - TOTAL 1 - Manifestations: Manifestations : Recettes fête de l'asso, repas, soirées etc... Dépenses fête de l'asso, repas, réceptions, etc... Engagements (stages, tournois, concours etc. ) Dotations manifs, tournois, concours (prix, primes,etc) TOTAL 2 - TOTAL 2 - Fonctionnement: Fonctionnement : Subvention Ville de Colomiers Salaires Subvention Département Charges sociales Subvention Région Petit équipement (ex : produits entretien) Subvention Fédération Equipements divers Subvention CNDS Fournitures administratives Sponsors Mecenat Affranchissements - téléphone Publicité Cadeaux Dons (ex : fleurs) Emlois aidés (CNASEA ) Frais de publicité SACEM et assurances TOTAL 3 - TOTAL 3 - Divers: Divers : Ventes buvette Achats buvette Ventes boutique (habits, CD, objets, livres ) Achats boutique TOTAL 4 - TOTAL 4 - TOTAUX : Total 1 +..+ Total 4 - TOTAUX : Total 1 +..+ Total 4 - LE BUDGET PRÉVISIONNEL DOIT ETRE ÉQUILIBRÉ INVESTISSEMENT Financement 0 Dépenses en acquisition 0 Autofinancement Achat de logiciels Aides financières Achat de mobilier/matériel SIGNATURE DU PRESIDENT(E) : DSCDA Développement Associatif V1 04/15 16
[Document facultatif] ÉVALUATION PRÉVISIONNELLE DES CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES EN NATURE PRODUIT Bénévolat Prestations en nature Don en nature TOTAL CHARGES Secours en nature Mise à disposition gratuite de biens Prestations Personnel bénévole TOTAL DSCDA Développement Associatif V1 04/15 17
DECLARATION SUR L HONNEUR Je soussigné(e), Madame, Monsieur (nom, prénom)............................................... Représentant(e) légal(e) de l ASSOCIATION, en qualité de....................................... - déclare que l ASSOCIATION est en règle au regard de l ensemble des déclarations sociales et fiscales ainsi que des cotisations et des paiements afférents ; - certifie l exactitude des informations et documents annexés au dossier de demande de subvention ; - m engage à fournir à la VILLE de Colomiers tous documents complémentaires qui lui paraîtront utiles ; - prends acte du fait que toute fausse déclaration entraînerait le reversement de la subvention attribuée à l ASSOCIATION ; - prends acte que, dans le cadre du financement d un projet, la non réalisation du projet entraînerait le reversement de la subvention attribuée à l ASSOCIATION. Fait le...............................à.............................. Signature ATTENTION : - Toute fausse déclaration et passible de peines d emprisonnement et d amendes prévues par les articles 441-6 et 441-7 du Code Pénal. Le droit d accès aux informations prévues par la loi n 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés s exerce auprès du service ou de l Etablissement auprès duquel vous avez déposé votre dossier. - L article L.1611-4 du code général des, collectivités territoriales dispose que «toute association, œuvre ou entreprise ayant reçu une subvention peut être soumise au contrôle des délégués de la collectivité qui l a accordée.» DSCDA Développement Associatif V1 04/15 18