COMMENT RÉALISER UN CAHIER DES CHARGES? Vous venez de présenter votre reco et vous avez validé le lancement de votre projet avec l annonceur. Il est donc temps de statuer clairement sur les actions à mener. C est à ce stade du projet que nous passons à la rédaction du cahier des charges. Vous allez grâce à cela valider la compétence C11.3. Préparer le cahier des charges du projet. Même si très souvent vous lirez ou vous entendrez que c est l annonceur qui fournit le cahier des charges, dans la pratique, le client laisse volontiers cette tâche à l agence. J ai eu souvent à faire à des TPE ou PME, qui, n ayant pas les compétences en interne, m ont demandé de rédiger leurs cahiers des charges. Peu importe, la communication n est pas une science exacte De toute façon, ce document est un incontournable de la gestion de projet de communication, vous devez maîtriser cette compétence. Le cahier des charges a pour vocation de cadrer précisément les missions de chacun et les livrables. En cas de litige, Il fait également office de contrat devant les tribunaux compétents. Pour le contenu, je vais vous donner un plan type, mais là encore, en fonction du projet et des prestations attendues, libre à vous de le faire varier. Je vous conseille en revanche d être clair et précis.
LE CONTENU DU CAHIER DES CHARGES 1. INFORMATIONS SUR L ORGANISATION Vous pouvez reprendre les éléments de la reco que vous avez développés dans la partie «analyse de l annonceur». 2. RAPPEL DE LA DEMANDE INITIALE Ici, vous pouvez vous inspirer de ce que vous avez rédigé dans le brief, en somme, rappeler la raison pour laquelle l annonceur a contacté l agence. 3. LA STRATÉGIE DE COMMUNICATION Vous reporterez de façon synthétique les éléments de votre diagnostic, la problématique, le positionnement, les objectifs de communication et les cibles.
4. LES CONTRAINTES Il s agit de mettre en avant : Les contraintes budgétaires fixées par l annonceur. Les contraintes techniques, humaines, juridiques, graphiques (respect de la charte graphique de l annonceur, par exemple) 5. LES PRESTATIONS EFFECTUÉES PAR L AGENCE Cette partie est importante parce que vous allez détailler le travail qu effectuera l agence et vous donnerez une description précise de ce que l on appelle en gestion de projet les tâches et les livrables. Une tâche peut se définir comme ce que l on doit faire pour arriver au résultat. Un livrable est le résultat obtenu, ce qui matérialisera la prestation. Vous n oublierez pas de mentionner les services qui seront fournis en complément des prestations : coordination des prestataires et de l équipe projet, animation de l équipe projet, suivi, formation, etc. En fonction du projet de communication que vous allez mener vous devez donner un descriptif plus technique. Par exemple, si dans le projet, l agence prend en charge la création et la fabrication d un flyer, il faudra spécifier les points suivant : Le format Le type de papier Le grammage Le type d impression (offset, numérique, recto, verso, recto/verso) Le nombre de couleurs La finition
Les quantités Pour finir, je joins un planning (diagramme de GANTT) et un budget détaillé. 1. LES CLAUSES JURIDIQUES Vous développerez les conditions précises concernant : Le non-respect des délais Les modalités de paiements Les cessions de droits Vous préciserez également les tribunaux compétents en cas de litige. Une fois que vous avez terminé la rédaction du cahier des charges, vous le soumettrez pour signature à votre client. L agence le signera également et vous pourrez le diffuser à tous les membres de l équipe projet. Si vous traitez avec des prestataires externes (imprimeurs, agence web ), vous pourrez extraire du cahier des charges global, Un cahier des charges spécifique pour chacun d entre eux. L ensemble de ces cahiers des charges seront à soumettre au jury lors de votre passage à l oral pour l épreuve E6.
Bonne chance!