Article 1 Préambule REGLEMENT D UTILISATION DE LA SALLE DES FÊTES D ALLONNES AU 1 er JANVIER 2009 (Mise à jour du 1/07/2016 DCM 2016-011 du 21/01/2016) Décision du Conseil Municipal du 1 er décembre 2008 La Commune d Allonnes, propriétaire du bâtiment dénommé «Salle des Fêtes», sis 20, rue Armand Quénard, 49650 Allonnes, met à la disposition des particuliers domiciliés sur la commune et des associations ou assimilées* d Allonnes, certaines salles à titre onéreux suivant les barèmes définis cidessous. *Les associations assimilées à celles d Allonnes sont celles qui à un moment donné ont rendu un service important à la collectivité. L appréciation de cet état devra être décidée par la municipalité avant location. Article 2 Gestion Le suivi de la gestion de la Salle des Fêtes incombe au gardien, employé municipal, responsable également de l entretien et de l état des lieux des salles. Néanmoins, pour des raisons impérieuses la municipalité peut réserver tout ou partie des salles, sans préalable et sans indemnité pour les éventuels loueurs, particuliers ou associations. Dans ce cas, la caution sera restituée au loueur. Article 3 Principes des mises à disposition La Salle des Fêtes sera mise à la disposition pour des fêtes familiales, les réunions ou manifestations d origine associatives. D autre part, le loueur doit être impérativement l utilisateur et celui-ci doit être obligatoirement majeur. Aucune délégation n est permise. Dans le cas de fêtes familiales à destination de mineurs, au minimum le père ou la mère de l intéressé(e) invitant, doit être impérativement sur les lieux. De plus, dans ce cas, aucune boisson alcoolisée n est autorisée dans l enceinte de la Salle des Fêtes. Tout hébergement est interdit dans l enceinte de la Salle des Fêtes. D autre part, l interdiction de fumer dans tous les locaux de la Salle des Fêtes doit être impérativement respectée. Article 4 Locaux mis à disposition et tarification (tarifs au 1/07/2016) 4-1/ Pour les particuliers d Allonnes Pour un vin d honneur salle Boréale ou salle Oasis... 40.00 salle des Pléiades avec cuisine... 55.00 salle Galaxie... 56.00 Pour un repas salle Boréale et salle Oasis (sans cuisines des Pléiades)... 56.00 salle des Pléiades avec cuisine... 164.00 salle Galaxie... 185.00 salle Galaxie... 185.00 4-2/ Pour les entreprises d Allonnes Pour une réunion salle Oasis... 54.00 salle Boréale... 77.00 salle des Pléiades sans cuisine... 164.00 salle Galaxie... 328.00
Pour un vin d honneur salle Boréale... 88.00 salle des Pléiades avec cuisine... 185.00 salle Galaxie... 361.00 Pour un repas salle Boréale... 110.00 salle des Pléiades avec cuisine... 218.00 salle Galaxie... 437.00 salle Boréale... 110.00 salle des Pléiades avec cuisines... 218.00 salle Galaxie... 437.00 4-3/ Pour les entreprises hors commune d Allonnes Pour une réunion salle Oasis... 71.00 salle Boréale... 99.00 salle des Pléiades sans cuisine... 213.00 salle Galaxie... 426.00 Pour un vin d honneur salle Boréale... 114.00 salle des Pléiades avec cuisine... 243.00 salle Galaxie... 418.00 Pour un repas salle Boréale... 142.00 salle des Pléiades avec cuisine... 285.00 salle Galaxie... 569.00 salle Boréale... 142.00 salle des Pléiades avec cuisines... 285.00 salle Galaxie... 569.00 4-4/ Pour les Associations d Allonnes ou Assimilées* Pour un vin d honneur salle Boréale ou salle Oasis... 23.00 salle des Pléiades avec cuisine... 29.00 salle Galaxie... 39.00 Pour un repas salle Boréale et salle Oasis (sans cuisines des Pléiades)... 39.00 salle des Pléiades avec cuisine... 115.00 salle Galaxie... 153.00 salle Galaxie... 153.00 4-5/ Pour les Associations extérieures à la commune d Allonnes ayant un but non lucratif salle Galaxie pour un bal... 487.00 salle Galaxie pour un repas... 487.00 4-6/ Mises à disposition sur plusieurs jours La location d une salle pour plusieurs jours de suite par un particulier ou une association est tarifée suivant le barème ci-après : - 1 er jour : 100 % du tarif - 2 ème jour et jours suivants : 50 % du tarif par jour
4-7/ Cas particuliers de mises à disposition, selon disponibilités 4-7-1/ Association du foyer rural Mise à disposition gratuite de toutes les salles du bâtiment de la Salle des Fêtes, sans limite pour celles du rez de chaussée et dans la limite d une gratuité par section et par an, hormis la section théâtre de l association, pour la salle galaxie et les Pléiades. Pour la section théâtre de l association du foyer rural mise à disposition gratuite de la salle Galaxie, dans la limite de cinq représentations annuelles. Le Conseil d Administration de l association du foyer rural a la charge de comptabiliser les demandes de mises à disposition à titre gratuit de l association. Les mises à dispositions concernant la soirée du téléthon, la soirée du marché de Noël et le spectacle de Noël pour les enfants des écoles d Allonnes ne sont pas comptabilisées dans l énumération cidessus et feront l objet d une demande particulière, au coup par coup, auprès de la municipalité. 4-7-2/ Association Club Sportif Allonnais et bureau omnisports chaussée et dans la limite d une gratuité par section et par an pour la salle Galaxie et Les Pléiades. Le responsable de la gestion de la Salle des Fêtes a la charge de comptabiliser les demandes de mises à disposition à titre gratuit de l association. 4-7-3/ Association des commerçants et artisans d Allonnes chaussée et dans la limite de deux gratuités annuelles pour la salle Galaxie et Les Pléiades. 4-7-4/ Associations de parents d élèves des écoles d Allonnes et sapeurs pompiers chaussée et dans la limite de deux gratuités annuelles pour la salle Galaxie et Les Pléiades. 4-7-5/Autres associations d Allonnes, non énumérée ci-dessus. chaussée, hormis Les Pléiades. Gratuité accordée dans la limite d une mise à disposition annuelle des Pléiades ou de la salle Galaxie. Article 5 Capacité d accueil des salles Pour des raisons de sécurité, la capacité maximale des salles est définie comme de la façon suivante : Salle Boréale - Vin d honneur - 90 personnes - Repas ou réunion - 70 personnes - Repas avec danse - 40 personnes Salle Les Pléiades - Vin d honneur - 250 personnes - Repas ou réunion - 200 personnes - Repas avec danse - 120 personnes Salle Oasis - Vin d honneur - 40 personnes - Repas ou réunion - 30 personnes Salle Galaxie - Vin d honneur - 500 personnes - Repas ou réunion - 400 personnes - Repas avec danse - 320 personnes L utilisateur ne devra en aucun cas admettre dans la salle considérée un nombre supérieur de personnes. Dans le cas contraire sa responsabilité sera engagée si un accident se produisait.
Article 6 Caution (dépôt à J 30 jours) Une caution de 400 libellée à l ordre du Trésor Public sera exigée pour toute location par un particulier ou une association assimilée ou extérieure à la commune d Allonnes. Cette caution, non encaissée sera restituée lors de l état des lieux sortant. Dans le cas contraire, dégradations volontaires ou fortuites, perte de matériels, non respect des règles d hygiène, la caution sera encaissée et servira à couvrir partiellement ou intégralement les frais de réparation ou de remplacement. En cas de dépassement du montant de la caution pour une remise en état, une facture complémentaire sera éditée. L éventuel trop perçu sera restitué au locataire à la réception de la facture des travaux de remise en état. La gestion des cautions est assurée par la conciergerie de la Salle des Fêtes. Article 7 Assurance (responsabilité civile «organisateur») Chaque locataire, sans exception, ayant obtenu une mise à disposition gracieuse ou onéreuse devra fournir une attestation d assurance avant l entrée dans les locaux faute de quoi la location sera annulée. Il appartient à chaque utilisateur de s assurer pour tout dommage que pourraient subir les locaux, le matériel mis à disposition ainsi que les équipements et abords extérieurs que ce soient des dommages résultants d actes involontaires ou d un comportement anormal des personnes fréquentant la salle. Article 8 Forfait chauffage A compter du 1 er juillet 2008, un forfait chauffage est institué pour la location de la salle Galaxie et de la salle Les Pléiades et à compter du 1 er juillet 2012, pour la location des salles Boréale et Oasis pendant la période de chauffe, à l occasion d un bal ou d un repas que la location soit accordée à titre gratuit ou onéreux, à un particulier ou à une association. Le forfait chauffage est comptabilisé par jour de location. - Salle Galaxie pour toute manifestation... 133 /jour - Salle Les Pléiades pour toute manifestation... 71 /jour - Salle Boréale pour un bal ou un repas... 40 /jour - Salle Oasis pour un repas... 22 /jour 8-1/ Cas particulier Reconnaissant le rôle culturel et social des représentations théâtrales au profit de la population allonnaise organisées par l association du foyer rural, un forfait spécifique est accordé pour garantir au plus grand nombre de personnes l accès à ce divertissement à prix modéré. Forfait chauffage pour 5 représentations...120 A partir de la 6 ème représentation les tarifs énumérés à l article 8 seront appliqués. D autre part, lors des répétitions, le chauffage central de la salle Galaxie ne sera pas mis en service. Article 9 - Convention L utilisation de la salle fait l objet d une convention entre la commune et l organisateur de la manifestation. Cette convention sera signée sur présentation d une pièce d identité. La réservation n est effective que lorsque la convention a été signée des deux parties. Le paiement de la location est versé après envoi de la facture par la trésorerie municipale. Les associations qui peuvent prétendre à une location à titre gracieux sont tenues également à l établissement d une convention.
Article 10 Annulation de la convention Pour des motifs exceptionnels liés à la préservation de l ordre public, ainsi qu à la préservation du bâtiment la convention pourra être annulée par la municipalité. Article 11 Réservations Aucune réservation ne sera prise en compte pour une location ayant lieu dans plus de 12 mois. Article 12 Etat des lieux L état des lieux contradictoire de rentrée s effectue en semaine à partir de 17 h 00 et le samedi à partir de 9 h 30, sur rendez-vous. Dans tous les cas, l état des lieux de sortie s effectue à partir de 9 heures, sur rendez-vous, le lendemain de la location en semaine et le lundi pour une location du week-end. La caution ne sera restituée qu à l issue de la visite de vérification de sortie effectuée en présence du locataire. D autre part, lors d un même week-end, une salle ne sera louée qu une seule fois. Article 13 Modalités pratiques Conformément à la règlementation en vigueur dans les établissements recevant du public (ERP) les appareils de cuisson alimentés avec des bouteilles de gaz sont interdits dans l enceinte du bâtiment. Par arrêté préfectoral, les nuisances sonores sont verbalisables à partir de 2 h 00 du matin. Pour le respect des riverains, aucun bruit ne devra perturber leur tranquillité après cette heure. D autre part, l organisateur devra veiller à la civilité des participants à l occasion des pauses cigarettes et de leur départ en voiture. Enfin, aucune manifestation n est admise au-delà de 4 h du matin. Aucune décoration ne doit être accrochée au plafond. Le locataire devra rendre les locaux ainsi que les sanitaires dans le plus parfait état de propreté, matériels nettoyés et rangés, déchets évacués dans les containers ou dans les sacs plastiques. D autre part, le nettoyage des extérieurs est à la charge du locataire, une attention toute particulière est à porter sur le ramassage des mégots et des bouteilles vides. Tout manquement entrainera la non restitution du chèque de caution et l intervention à titre onéreux du personnel communal. Les frais occasionnés seront déduits du montant de la caution. A son départ le locataire devra veiller à l extinction des lumières et à la fermeture des portes et fenêtres ainsi qu aux radiateurs et chaudières. L utilisation du lave vaisselle n est accordée qu aux associations, si au moins une personne en connaît le fonctionnement. Dans le cas d une location de plusieurs salles au rez de chaussée en simultané, l accès au WC est libre pour tous les loueurs et ne peut en aucun cas être monopolisé par une partie prenante. Horaires de réservation : lundi et samedi 9 h 30-11 h 30 sur rendez-vous ; mardi, jeudi, vendredi 16 h - 18 h. Tél. : 02 41 38 17 00 uniquement pendant les heures de permanences.