STRATÉGIE RÉGIONALE D EXAMEN Présentation à la Société canadienne d évaluation Charlottetown, 5 juin 2006 Daniel Gagnon, Gestionnaire int. planification et examen
Plan de la présentation Introduction Contexte et portée de Service Canada Contexte de la transformation Constats organisationnels Stratégie régionale d examen Conclusion 2
Introduction La présentation d aujourd hui s inscrit dans le thème du colloque des défis récents Transformation d une organisation Transformation de la fonction d évaluation Elle constitue une approche que Service Canada, région du Québec se donne pour supporter cette transition 3
Contexte de Service Canada Service Canada vise Un guichet unique; Un accès facile et pratique aux programmes et services du gouvernement du Canada; Une présence accrue dans les collectivités; Une façon de répondre aux besoins des citoyens par un mode et au moment qui leur convient. 4
Portée de Service Canada Service Canada : a été lancé en septembre 2005; sert l ensemble des citoyens canadiens; emploie plus de 20 000 personnes; compte 320 bureaux dans l'ensemble du pays; reçoit 14 millions de visites Web par année; répond à plus de 50 millions d'appels par année; est une entité relevant du ministère des Ressources humaines et du Développement social Canada (RHDSC) (Ministre : Diane Finley). 5
Contexte de la transformation Ministère RHDSC Prestation de service Service Canada Réorganisation des structures à l interne Imputabilité vs activités d examen Renforcement accru de l imputabilité au gouvernement fédéral (Loi sur l imputabilité) Nous avons constaté une diminution des activités d examen et de contrôle durant les dernières années. 6
Contexte de la transformation (suite) Revue de la planification stratégique et des suivis Processus de planification (arrimage aux ententes de rendement) Suivi étoffé par les résultats d examen Mise en place de la stratégie régionale d examen tenant compte des exercices nationaux (vérification interne, évaluation de programme, etc.) Une mise en oeuvre de plusieurs nouveaux projets qui demande : d examiner l implantation et les effets de ces projets; de corriger le tir au moment opportun; d assurer une transition harmonieuse. 7
Constats organisationnels Différentes activités d examens existent à Service Canada, région du Québec. Pas de compréhension commune régionale sur la définition et l application de tels exercices. L analyse de risque préalable à la réalisation d examens dans un secteur donné varie selon les directions. 8
Stratégie régionale d examen Objectif de la stratégie : doter la région d une approche systématique d examen permettant de donner l assurance à la haute gestion que : les activités (notamment à risques) sont examinées que les objectifs de l organisation sont en voie d atteinte et ce, en favorisant la correction de tir au moment opportun. 9
Résultats recherchés Engager les gestionnaires dans une démarche d amélioration continue Favoriser la rétroaction et la contribution des employés aux exercices d examen Favoriser une approche préventive à chaque étape du processus notamment en renforçant l analyse stratégique. Susciter des discussions et la prise de décisions au niveau des membres de la gestion régionale (Conseil de direction régional) Se donner une compréhension commune des approches et de la terminologie des examens (monitoring, évaluation et autoévaluation) 10
Description de l approche 1. Analyse de risque, identification : - des activités à risques - des nouveaux projets 6. Retour au CDR -discussion et repositionnement le cas échéant -mise en œuvre de plans d action 2. Élaboration - des plans d examen par secteurs d activités - du plan régional 5. Analyse des constats et des tendances : a) par secteurs d activités b) au niveau corporatif et recommandations 3. Approbation au Conseil de direction régional (CDR) - du plan d examen (incluant discussion sur les niveaux de tolérance au risque) 4. Réalisation - des examens 11
L analyse de risque Baser sur un ensemble de sources d information, telles que : le profil de risque de Service Canada; les enjeux et défis régionaux; l analyse des indicateurs de programmes, opérationnels et autres; les résultats d études ou d examens spécifiques (ex. : diagnostic, vérification, évaluation, analyse de dossiers, contrôle de la qualité, etc.); toute autre information organisationnelle pertinente. Définir / identifier les niveaux de tolérance au risque 12
Type d examen Évaluation Monitoring Autoévaluation Objectif Méthodologie Réalisé par : Colliger et analyser Entrevues et/ou systématiquement questionnaires (sondage) l information, de façon avec le personnel ponctuelle sur un projet Sondages au citoyen (ou une offre de service) Observation afin de porter un regard Analyse de données objectif sur sa mise en locales œuvre et ses effets. Examiner de manière continue et approfondie les activités d une entité locale afin de s assurer de rencontrer les objectifs et d apporter le support requis Dégager un portrait de la situation d un secteur donné ainsi que ses forces et faiblesses Entrevues et/ou questionnaires (sondage) auprès du personnel Observation et accompagnement Analyse des dossiers Questions (ou observation) généralement fermées (oui ou non) et commentaires appuyant les réponses. Secteur d activités et/ou direction régionale en collaboration avec entité indépendante Secteur d activités et/ou direction régionale en collaboration avec entité locale La gestion locale (peut se faire accompagner par un facilitateur) 13
Rôles et responsabilités Conseil de direction régional Comité d examen Autres directions corporatives Prestation de service Citoyens et collectivités Intégrité du Fonds de l Assurance-emploi Paiement (assurance-emploi, prestation de la sécurité du revenu 14
Orientations 2006-2007 Secteurs Examens Échéanciers recommandés Directions responsables Prestation de service aux citoyens et aux collectivités Projets pilotes des offres de services Monitoring (Visites d appui et d observations) Évaluations Dès le début du pilote Environ 3 à 6 mois après démarrage DGSCC Implantation/déploiement des offres de service Service de Paiement Autoévaluation Monitoring (échantillon de site et selon les besoins émergents) Entre 3 et 6 mois Après 6 mois DGSCC Projets pilotes et activités liées à la gestion horizontale (ex. : traitement virtuel des dossiers) Intégrité Activités générales d intégrité en tenant compte des deux lignes d affaires IRH Conformité dans les dossiers de subventions et contributions. Monitoring/Évaluation Dès le début du pilote DGSP Autoévaluation et monitoring Calendrier à venir DRIP Vérification par le National Calendrier à venir DGPE 15
Conclusion La stratégie mise sur : L engagement des gestionnaires et l adhésion du personnel; Des examens appropriés aux risques identifiés; Des résultats concrets permettant d influencer la prise de décision. 16
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