SUITE LOGICIELLE D'OPTIMISATION DES COÛTS D'IMPRESSION Découvrez la face cachée de votre système d'impression 1. INTRODUCTION...2 2. PRÉSENTATION...2 2.1. La société......3 3. LE PROJET...3 3.1. Naissance......3 3.2. Première phase......4 3.3. Deuxième phase......5 3.4. Troisième phase......6 3.5. Conclusion......6 4. AUTRES GAINS ATTENDUS...7 5. AUTRES FONCTIONNALITÉS...8 6. ATTRACTIVITÉ POUR LES PARTENAIRES...8 Page 1 sur 8
1. INTRODUCTION Le coût d'un parc d'impression est difficile à estimer : Les dépenses sont réparties sur plusieurs services, les budgets sont alloués séparément et les responsabilités attribuées à plusieurs autorités compétentes. Cette dispersion d'informations conduit à une sousestimation chronique du budget d'impression. Le traditionnel «coût à la page» couvre les toners et la maintenance mais occulte l'acquisition ou la location du matériel, le coût du papier et les consommations électriques. L'analyse des coûts réels est donc impossible sans un outil approprié. Et pourtant, en fonction de la taille de votre parc, plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines, de milliers d'euros d'économies sont à portée de main et nous allons vous montrer comment dans la suite de ce document. Parce que la plus grande économie est celle réalisée par la disparition d'impressions inutiles, un outil d'audit est indispensable car «on améliore pas ce qu'on ne mesure pas». Les constructeurs peuvent vous apporter des solutions d'audit de parc mais cela uniquement si tous vos périphériques (copieurs et imprimantes) sont de leurs marques. Cela revient à limiter fortement l'adéquation du périphérique au besoin. Le remplacement d'un matériel par un autre n'est pas une fin en soi. Si l'objectif est de faire baisser le budget, cela ne commence par forcément en occasionnant des dépenses. Ne serait-il pas plus judicieux de faire mieux avec l'existant avant de faire plus? Il sera alors temps de se préoccuper de diminuer le coûts des impressions légitimes. L'audit régulier et automatisé vous permettra de réaliser des économies dès la première année et d'apprécier également les améliorations sur le moyen/long terme. 2. PRÉSENTATION Interview d'alexis Rochereuil, fondateur et directeur technique de la société ANTESIS : «Pour avoir été, dans une autre vie, directeur informatique d'une grosse PME de 700 personnes pendant une dizaine d'années, j'ai longtemps cherché un moyen de collecter les données de mes périphériques d'impression. J'avais l'intuition que cela me coûtait très cher mais sans outil pour réaliser un audit, c'était irréalisable en un temps raisonnable. Et je peux avouer aujourd'hui que mes budgets prévisionnels à 5 ans tenaient plus du spiritisme que de la projection.» Page 2 sur 8
2.1. LA SOCIÉTÉ ANTESIS est une jeune entreprise française. Nos logiciels sont développés en Bourgogne à proximité de Mâcon. Bien que la société soit récente, notre équipe de développement est composée de gens très expérimentés. Nous totalisons une expérience de développement cumulée de près de 40 années et comptons à notre actif le développement de plus de cinquante logiciels différents. Le chef de projet est un ancien MIAGiste avec une spécialité business intelligence (informatique décisionnelle) Bien que nous soyons polyvalents, nous avons cultivé une compétence très rare en France : L'interrogation des périphériques d'impression. Dans ce cadre, nous avons conçu un logiciel destiné aux distributeurs de photocopieurs : hyper-print. Le portail web client associé à la suite logicielle distributeur a été adopté par de nombreuses collectivités (mairie de Mâcon) et sociétés nationales (LAMBERET) et multinationales (transports ALAINE, METSO MINERALS). 3. LE PROJET 3.1. NAISSANCE Nous avons été contactés par divers organismes afin de connaître les solutions que nous pouvions proposées aux gestionnaires de grands parcs d'impression. Après maintes recherches tant en France qu'à l'étranger, force est de constater que l'offre est très restreinte et qu'aucune n'a la couverture fonctionnelle attendue. Forts d'une première expérience réussie dans un logiciel dédié aux distributeurs, nous nourrissons l'ambition de proposer aujourd'hui une solution couvrant la totalité des attentes des gestionnaires de grands parcs d'impression. Un nouveau défi technique que nous sommes prêts à relever. Car sous une apparente simplicité, les algorithmes à mettre en œuvre pour la découverte des périphériques, l'interprétation des résultats et l'exclusion des valeurs absurdes sont très complexes. La somme de compétences nécessaires à la réussite d'un tel projet est très difficile à obtenir. Sans doute l'explication de l'absence de solution. Cette alchimie, nous l'avons trouvée et cultivée à travers plusieurs dizaine d'années d'expériences réussies dans des domaines et des projets très variés. Page 3 sur 8
3.2. PREMIÈRE PHASE Grâce à l'expérience acquise lors du développement d'hyper-print, nous pourrons rapidement concevoir la partie audit des périphériques d'impression (copieurs, imprimantes et traceurs) et ce quelque soit leur marque (CANON, SHARP, RICOH, BROTHER, EPSON, OCE, TOSHIBA,...) et l'environnement réseau (Mac, Windows, Linux). Elle permettra de : effectuer un reporting technique de vos équipements (modèle, localisation, version du micrologiciel, date d'achat,..) compter le nombre de pages imprimées ou photocopiées et les formats utilisés. Vous ne connaissez pas le coût de votre parc d'impression? Rassurez-vous, vous n'êtes pas seuls! En effet 70 % des organisations ne connaissent pas leur budget impression. Quelques chiffres pour l'estimer : il représente de 1 à 3 % de votre CA mais également 25 % du budget informatique il est situé entre 600 et 1 000 /an/utilisateur Plusieurs études montrent que la seule présence d'un outil d'audit génère une baisse de consommation entre 10 % et 20 %. A ce phénomène curieux, plusieurs explications : - Afficher un top 10 des plus gros consommateurs : Quel utilisateur/service prend plaisir à figurer sur cette liste? - Même si la solution ne collecte pas de données nominatives, chaque utilisateur se sent encadré. - L'affichage d'un récapitulatif des coûts financiers et environnementaux sur le point d'impression permet aux utilisateurs d'être sensibilisés. Sur la base d'un CA de 20 M, votre budget impression est compris entre 200 K et 600 K euros. Faire baisser ce budget entre 10 et 20 %, représente une économie comprise entre 20 et 120 K. La meilleure économie, est celle réalisée sur les impressions que l'on ne fait pas! Page 4 sur 8
3.3. DEUXIÈME PHASE Le monde de l'impression est contaminé par le «coût à la page». Quid donc des investissements, du coût du papier, des consommables et des consommations électriques. Encore quelques chiffres : Un photocopieur coûte en moyenne 20 fois plus cher qu'une imprimante jet d'encre Un photocopieur consomme 17 fois plus d'électricité par an qu'une imprimante jet d'encre 70 % des coûts environnementaux issus des impressions sont imputables au papier Pour 1 euro d'investissement, c'est entre 4 et 6 euros de fonctionnement Notre volonté est de proposer le «vrai» coût à la page tant sur le plan économique que sur le plan environnemental. Nous voulons comptabiliser les impressions recto-verso, compter le nombre de pages imprimées, analyser les consommations d'encre et de toner et relever les consommations électriques afin d'aboutir au coût d'impression exact d'une page. Il n'est pas rare de constater des écarts de coûts des consommables très importants. En consultant le comparatif établit par www.lesnumeriques.com vous constaterez que le coût des consommables pour une impression couleur varie entre 4,3 cents et 23,5 cents. En retenant une économie médiane de 10 cents par page, pour 100 imprimantes, effectuant chaque jour 100 impressions, l'économie s'élève à : 100 imprimantes x 100 pages x 220 jours x 0,1 = 220 K d'économies Il ne faut pas oublier également que moins de cartouches consommées, c'est moins d'encre, moins de recyclage et moins de transport. Les tableaux comparatifs comme ceux de lesnumeriques.com présentent une grande valeur. Néanmoins, ils ne répertorient pas tous les coûts, ne couvrent pas tous les modèles et ne seront pas forcément disponibles lorsque vous devrez changer votre matériel. Si vous aviez la chance de disposer d'un tableau comparatif du coût des périphériques d'impression, pensez-vous que vous choisiriez les périphériques les plus coûteux d'utilisation? Sans doute pas? Pour partie, ces informations devront donc être partagées entre tous les acteurs. Utilisées à des fins décisionnelles, ces informations seront d'une importance capitale dans la sélection des modèles les plus économes, les moins énergivores et les plus respectueux de l'environnement. Page 5 sur 8
3.4. TROISIÈME PHASE A plus long terme, nous serons sans doute capable de capter quel type de documents sont imprimés et comment ils sont imprimés. La connaissance des flux d'impression est déterminante dans la conception d'une politique d'impression efficace. Quelques exemples : Les emails remplacent les courriers/fax mais s'ils sont massivement imprimés, quel intérêt? Le nombre moyen de pages imprimées par impression peut être déterminant dans le choix des configurations par défaut. En effet, si votre nombre moyen de pages par impression est de 3,2, en choisissant une configuration adaptée vous pouvez économiser 75 % de papier. Une impression classique aurait consommée 4 page alors qu'une impression 2 en 1 en recto-verso, n'en consommera qu'une. 3.5. CONCLUSION A l'heure actuelle, consolider les coûts des impressions est une gageure. Le coûts sont diffus : - bien souvent partagés entre la direction financière (les photocopieurs) et l'informatique (les imprimantes et les traceurs) - les consommations électriques sont diluées dans les consommations globales - le papier encres/toners sont bien souvent noyés dans le matériel de bureau. Personne ne peut synthétiser manuellement toutes ces informations! Mais ce n'est pas une fatalité et vous pouvez aujourd'hui réaliser de très importantes économies sur votre budget impression avec un outil tel que celui que nous vous proposons. Koriane recensera pour vous tous les coûts directs et indirects : acquisition, papier, cartouches et consommation électrique. En résumé : Vous serez en mesure de superviser vos commandes de consommables. C'est moins de stock et donc moins de risques de devoir jeter des cartouches parce qu'elles sont périmées ou parce que vous n'avez plus le matériel. Un simple affichage régulier et programmé du résultat de l'audit sur le point d'impression sensibilisera vos utilisateurs aux coûts économiques et environnementaux. Maintenant informés des enjeux, ils modifieront d'eux-mêmes leurs comportements. Les données anonymes collectées auprès d'autres utilisateurs nous permettra de vous proposer un comparatif permanent du matériel. Il vous suffira de le consulter pour détecter les meilleures opportunités : en toute occasion le meilleur matériel au meilleur coût. En plus d'un effet très positif sur votre budget de votre parc d'impression, notre logiciel réduira considérablement le temps nécessaire à sa gestion. La collecte et l'analyse des données n'auront jamais été aussi simples et rapides. Page 6 sur 8
4. AUTRES GAINS ATTENDUS Détecter les machines sur/sous exploitées et d'identifier les coûts de fonctionnement insoupçonnés jusqu'alors. Sans dépenser le moindre cent, il est donc facile d'envisager un redéploiement des moyens et adapter le matériel aux usages. Permettre la négociation des tarifs d'achat des consommables des machines non couvertes par la maintenance. Vous pourrez vous basez sur votre consommation historique pour estimer les volumes consommés. Plus de consommables «à la poubelle» sans avoir jamais été utilisés : La plupart des cartouches jet d'encre et toner laser ont une date de péremption. Sans une gestion précise des stocks, vous risquez de jeter vos cartouches avant même qu'elles ne soient utilisées. Cela vous permet également une diminution substantielle de la trésorerie immobilisée pour l'achat de vos consommables. Une meilleure qualité de service rendu aux utilisateurs : Les statistiques feront apparaître des machines sous-dimensionnées. Les utilisateurs seront heureux de se voir confiés du matériel plus performant adapté à leur besoins. Gain de temps pour les administrateurs et les gestionnaires du parc : Vous connaissez les compteurs de vos machines et vous remontez facilement le temps avec l'historique. Des tâches qui prenaient quelques heures ne prennent désormais que quelques secondes. D'autres tâches, irréalisables, deviennent quant à elle possibles. Préparation des appels d'offre dans la plus parfaite indépendance vis à vis des distributeurs et constructeurs. Vérification des facturations de votre/vos prestataire(s) Vous vérifiez que votre politique volontariste vis à vis des coûts d'impression est comprise et adoptée par tous. Cette évaluation peut être menée via des indicateurs comme la baisse des pages imprimées, baisse du taux de couverture, baisse du ratio couleur/noir ou celui pages simples/recto verso. Certains utilisateurs, par peur de manquer, on l'habitude de changer les cartouches avant qu'elles ne soient complètement vides alors que ces cartouches pourraient faire encore des centaines voire des milliers de pages. C'est financièrement pénalisant et écologiquement mauvais Organisation de la collecte des cartouches et toner usagés. Tous les matériels peuvent être géolocalisés. Vous affichez la localisation de votre matériel à différentes échelles avec une fonction de zoom : plan de France, de bâtiment, d'étage, de bureau. Page 7 sur 8
5. AUTRES FONCTIONNALITÉS Centralisation des relevés de compteurs et consommation de toner. Alertes personnalisables 5 000 copies couleurs sur un périphérique 150 000 copies sur l'ensemble de votre parc Gestion multi-distributeurs Consolidation des données même sur des réseaux non interconnectés : L'architecture cloud que nous avons choisie, permet de rassembler en un point central la totalité des données de vos réseaux même si ceux-ci ne sont pas interconnectés entre eux. Compatibilité avec les imprimantes, les photocopieurs et les traceurs. Pérennité de la solution. Alors qu'il peut-être difficile, voire impossible, de comparer les données avant/après lors d'un changement de constructeur et donc de logiciel de gestion, notre solution continuera à fonctionner en utilisant les mêmes critères. Vous obtenez en quelques secondes les prévisions de facturation de vos prestataires. Une aide précieuse pour établir le montant comptable des «factures à parvenir» ou le montant des provisions. Aide à la l'optimisation des commandes de cartouches. 6. ATTRACTIVITÉ POUR LES PARTENAIRES Pour vous remercier de la confiance que vous nous accordez durant cette phase pilote, nous vous offrons l'édition «Advanced» au tarif de l'édition «Discovery» soit près de 50 % de remise. Nous mettrons également en place un support téléphonique afin dé répondre rapidement à vos questions. Et vous aurez également accès à toutes les nouveautés en avant-première. En contre-partie, nous attendons de votre part la simplification de l'accès aux machines non encore répertoriées ainsi qu'accepter d'être notre référence auprès d'organismes similaires aux vôtres et nous apporter votre contribution pour améliorer notre logiciel. Devenir partenaire du concept aujourd'hui c'est vous associez à un projet Français sans équivalent sur le marché. Vous disposerez à terme d'un outil sans aucune concurrence en terme de fonctionnalités, de simplicité d'utilisation et de pérennité. Un outil qui vous fera gagner énormément de temps et également beaucoup d'argent. Page 8 sur 8