B & H Partners Une nouvelle solution pour l accompagnement de vos projets informatiques
Un partenariat inédit Page 2 L évolution des besoins d accompagnement des chantiers informatiques des entreprises La complexité accrue des montages contractuels (opérations complexes d outsourcing, d offshoring, ) conduit à une gestion juridique des projets qui doit démarrer dès la conception de l architecture contractuelle et se poursuivre pendant toute l exécution du projet. La nécessaire gestion des risques informatiques de l entreprise requiert systématiquement le recours à une expertise juridique : le project management passe par un contrôle permanent du respect des engagements contractuels. L audit des licences ou des droits de propriété intellectuelle sur les outils informatiques nécessite également une expertise juridique. Gestion opérationnelle et gestion juridique doivent être étroitement liées : les documents de gestion opérationnelle des projets ont une valeur juridique (PAQ, RFC, ), la gestion opérationnelle d un projet détermine le respect des engagements juridiques, le mode opérationnel de gestion des licences peut ou non conduire à des actes de contrefaçon. De l évolution des besoins à l évolution des pratiques L avocat n est plus seulement un expert juridique mais est devenu un expert d un secteur d activité. C est le cas de l avocat expert en informatique. L avocat expert en informatique est inéluctablement conduit à participer à la gestion opérationnelle du projet et son rôle évolue d un avocat expert en droit de l informatique, vers un avocat gestionnaire de projets informatiques. La gestion de projets informatiques est très consommatrice de temps et le coût de gestion d un projet informatique par un avocat expert du droit de l informatique peut rapidement devenir disproportionné pour l entreprise. Une réponse appropriée aux besoins des entreprises par un partenariat inédit Il n est pas question de renoncer à la complémentarité des expertises en droit de l informatique et en gestion des projets : le besoin est réel et la complémentarité est la clé du succès. La solution consiste donc en un partenariat entre un consultant en informatique ayant une formation et une expérience juridique qui gère au quotidien le projet, assure l interface avec l avocat expert en droit de l informatique et permet donc que ce dernier n intervienne que sur les points qui requièrent réellement son intervention. C est l objectif du partenariat B&H Partners / Bird & Bird qui permet de satisfaire ce besoin en associant la compétence d un consultant disposant d une solide formation et d une expérience juridique confirmée et d avocats seniors en droit de l informatique.
Un partenariat inédit Page 3 Notre expérience nous conduit à penser que la gestion du projet pourra s organiser en 80% de temps passé par le consultant informatique et 20% par l avocat expert en informatique, ce qui permet de nous engager sur un taux journalier de 1.200 euros H.T.. Sans ce partenariat et sur la base du taux horaire moyen d un avocat senior en droit de l informatique de 300 euros de l heure, le coût journalier d une telle prestation pour l avocat serait de l ordre de 2.400 euros H.T..
Prestataires de services Prêt de main d œuvre illicite/marchandage Page 4 L intervention de prestataires de services informatiques est aujourd hui banalisée. Gage de souplesse, elle est toutefois susceptible d exposer l entreprise à différents risques d ordre pénal et civil. Il est dès lors impératif de vérifier que l intervention de prestataires extérieurs ne se fait pas dans des conditions telles que se trouveraient caractérisés en particulier les délits de prêt de main d œuvre ou de marchandage. Constitue le délit de prêt de main-d œuvre illicite l opération à but lucratif ayant pour objet exclusif de fournir de manière lucrative de la main d œuvre à une autre entreprise en dehors du statut d entreprise de travail temporaire. A cet égard, il peut être utile de faire réaliser à intervalles réguliers des audits pour vérifier tout particulièrement : la nature des prestations fournies, l intervention des prestataires extérieurs devant avoir pour objet une tâche spécifique et bien définie prise en charge de façon indépendante avec une obligation de résultat; le maintien du lien de subordination entre le prestataire de services et son employeur ou l absence de subordination s agissant de travailleurs indépendants, ceci s appréciant de manière factuelle au-delà des stipulations formelles du contrat; le caractère forfaitaire de la rémunération, fixée indépendamment du nombre d heures travaillées. Afin de réaliser de tels audits et de préconiser le cas échéant les solutions opérationnelles qui écartent ce risque, sans perturber la réalisation des projets informatiques, nous avons mis en place une équipe d experts opérationnels et juridiques, familiers du management des risques associés aux projets informatiques et pouvant ainsi aider efficacement les entreprises qui recourent à de nombreux prestataires informatiques.
La négociation de contrat Page 5 Les projets informatiques, quels qu ils soient, impliquent désormais la mise en œuvre de relations contractuelles complexes et nécessitent pour l entreprise de maîtriser sur la durée un ensemble de cocontractants. L entreprise doit ainsi : s assurer de la bonne compréhension de ses besoins ou de son offre. définir un cadre contractuel adapté à l opération envisagée et à ses contraintes et objectifs rédiger et/ou analyser les documents contractuels et opérationnels en découlant en s assurant de la cohérence des uns vis-à-vis des autres négocier et adapter le set contractuel et opérationnel en conséquence. valider la faisabilité des engagements souscrits au sein même de son organisation le tout au regard des propres contraintes et objectifs de ses cocontractants. L importance de la qualité des documents formant le cadre contractuel dans le succès ou l échec du projet est aujourd hui une évidence pour tous. Pourtant, la difficulté que peut rencontrer l entreprise à maîtriser la phase précontractuelle aux vues de l ensemble des autres tâches opérationnelles à mener en parallèle est également une évidence. Pour maîtriser les risques inhérents à cette phase de contractualisation du projet, le recours à une équipe d experts, maîtrisant à la fois les aspects opérationnels et juridiques d un projet informatique, apparaît comme un gage pour l entreprise de conclure un contrat conforme aux engagements qu elle accepte de prendre ou qu elle attend de voir respecter, engagements compréhensibles par ses cocontractants en assumant les risques résiduels inhérents à tout projet de manière éclairée.
L audit des licences Page 6 L activité des entreprises nécessite la mise en œuvre de nombreux logiciels. Ces logiciels sont, soit les logiciels dits «sur étagère» (logiciels bureautique, antivirus, ), qui ne donnent pas lieu, la plupart du temps, à la négociation de contrats ad hoc, soit des logiciels plus complexes (type ERP), ou métiers, qui donnent lieu à de véritables projets et à la signature de contrats ad hoc. Dans les deux cas, l entreprise bénéficie du droit d utiliser les logiciels pour un périmètre délimité (nombre de postes, nombre d utilisateurs journée, simultanés, ). Compte tenu de la multiplicité des logiciels, chacun pouvant avoir un critère d utilisation différent, et du nombre d évènements impactant la vie d une entreprise qui peuvent avoir un impact sur le périmètre d utilisation (arrivée ou départ de salariés, fusion-acquisition, scission, ), il devient particulièrement difficile pour une entreprise de s assurer au jour le jour de sa conformité aux contrats de licence. Pourtant, toute violation du contrat de licence peut constituer un acte de contrefaçon, et est donc passible de sanctions pénales et civiles. Surtout c est un formidable levier de négociation pour l éditeur de logiciels si en procédant à un audit, il s aperçoit que son client n utilise pas son logiciel conformément aux accords souscrits. Afin de maîtriser un tel risque, il est utile d anticiper et de faire réaliser régulièrement un audit recensant les logiciels utilisés par l entreprise avec, pour chacun, le périmètre des droits concédés, et confirmant la conformité de l utilisation desdits logiciels avec le périmètre des droits accordés. Un tel audit permettra, soit de confirmer la conformité de l utilisation des logiciels par rapport aux droits acquis, soit de permettre à l entreprise de procéder aux régularisations nécessaires et ainsi, d éviter les conséquences de tout audit qui pourrait être lancé par un éditeur.
Le «Contract Management» Page 7 La réussite d un projet informatique, au-delà de la réponse technique au besoin de l entreprise, repose aussi sur la capacité des parties à maintenir le projet dans le budget et le calendrier contractuels, ainsi qu à coordonner leurs obligations respectives parfois interdépendantes. Une conduite de projet par un suivi contractuel et juridique relève dès lors des bonnes pratiques de la gestion de risque. En effet, si le Contrat bien construit, clair et précis sur le contenu des obligations et les droits des Parties, mais aussi traduisant l équilibre économique de l opération joue le rôle de «règle du jeu», cette règle doit encore être mise en œuvre, respectée, et même parfois faire l objet d évolution pour appréhender une situation nouvelle. Or, l expérience montre que les entreprises investissent beaucoup de temps et de moyens à établir la documentation contractuelle, puis délaissent proportionnellement la gestion contractuelle une fois le contrat signé. Fréquemment, l erreur de jugement consiste à considérer que le suivi contractuel rigoureux cristallise la relation client/fournisseur et que le recours au contrat doit se faire en dernier ressort. Les projets mènent alors parfois une vie opérationnelle parallèle à la vie contractuelle initialement envisagée ce qui conduit souvent les Parties à des situations de crise voire de contentieux qu elles se trouvent incapables de résoudre elles-mêmes, puisqu elles ont renoncé à appliquer les règles convenues. C est d ailleurs l expérience du précontentieux et du contentieux informatique qui démontre qu un projet bien géré d un point de vue juridique permet d éviter la crise et facilite justement l aboutissement du projet, car les Parties se donnent ainsi les chances, soit de rester dans la ligne contractuelle tracée par leur volonté d origine, soit de constater la nécessité de la faire évoluer et ainsi de maintenir l équilibre qui fonde leurs intérêts respectifs. Former les équipes opérationnelles aux éléments clés du Contrat, au respect des règles de gouvernance et de communication (suivi des comptes-rendus de comités de pilotages par exemple), au respect des procédures de changement, gestion documentaire, suivi des délais (application des pénalités) et du budget, leur apprendre à anticiper les crises et à les gérer telles sont les fonctions majeures des équipes de «Contract Management», au sein desquelles le juriste joue un rôle de tout premier plan.
Contacts Page 8 B&H PARTNERS Christelle Fort christelle.fort@partners.fr BIRD & BIRD Frédérique Dupuis-Toubol Frederique.dupuis.toubol@twobirds.com Stéphane Lemarchand Stephane.lemarchand@twobirds.com B&H PARTNERS B&H Partners SAS est une société de conseil créée en janvier 2009 par 3 associés possédant une expérience de plus de 20 ans dans la gestion et la direction de projets informatiques. B & H Partners intervient soit sous forme d'audits ponctuels pour aider ses clients à mesurer l'équilibre de leurs relations contractuelles soit pour apporter son soutien au responsable concerné permettant ainsi de gérer la mise en place puis le pilotage de ces relations contractuelles comme un projet à part entière, dans le but d'obtenir le meilleur équilibre possible entre les enjeux de l'entreprise et ses contraintes. Pour mener à bien ses missions B & H Partners s'appuie sur des intervenants expérimentés en architecture contractuelle et disposant d'une expérience opérationnelle de terrain acquise comme DSI, DAF, Directeur de Production, Directeur de grand projet d'erp, www.bhpartners.fr/ BIRD & BIRD Cabinet international de plus de 600 avocats, présent dans la plupart des grandes métropoles européennes ainsi qu en Asie, Bird & Bird allie une solide expertise dans la plupart des domaines du droit des affaires à une connaissance opérationnelle de nombreux secteurs économiques. Le cabinet est reconnu en France, comme au niveau international, comme l un des leaders incontesté sur les secteurs des communications électroniques, des technologies de l information, du e-commerce, de la propriété intellectuelle, de l aviation, des sciences de la vie, de l énergie ou encore des médias. En France, Bird & Bird est implanté à Paris et Lyon. Il rassemble plus de 85 avocats, dont 21 associés, sur ses deux bureaux. www.twobirds.com