DSN. Cahier de consignes n 3

DSN Cahier de consignes n 3

SOMMAIRE I. LA DÉCLARATION DES FRAIS PROFESSIONNELS EN DSN 3 A. Rappel 3 B. L impact dans vos pratiques actuelles 4 C. Exemples concrets de la mise en application de cette règle 5 II. LA SUSPENSION DU CONTRAT DE TRAVAIL 8 A. Alerte 8 B. L impact dans vos pratiques actuelles 9 C. La solution à mettre en œuvre 9 III. LA RÉINTÉGRATION SOCIALE 11 A. Rappel 11 B. L impact dans vos pratiques actuelles 11 C. Exemples concrets de la mise en application de cette règle 12 IV. LES INDEMNITÉS DE FIN DE CONTRAT ET ATTESTATION PÔLE EMPLOI 15 A. Rappel 15 B. L impact dans vos pratiques actuelles 16 C. La solution à mettre en œuvre 17 V. RETOUR SUR LA GESTION DES RAPPELS DE COTISATIONS EN DSN 18 A. Rappel 18 B. La solution à mettre en œuvre Erreur! Signet non défini. 1

Avant-propos La DSN est un projet conséquent qui oblige à modifier certaines pratiques. ADP vous accompagne dans ces changements, notamment au travers de cahiers de consignes qui reprennent des points de difficulté pour permettre d effectuer une déclaration conforme à la norme DSN. Au mois de Mai 2015, nous avons communiqué un premier cahier de consignes recensant les «bonnes pratiques» à mettre en place dans le cadre de la DSN. Dans un deuxième cahier de consignes (diffusée en octobre 2015 dernier), nous avons abordé des points de difficulté de gestion, non pas en raison de mauvaises pratiques, mais en raison d évolutions rendues nécessaires dans nos réglementaires suite aux dernières précisions que nous avons pu obtenir de la part des organismes. Nous profitons de ce troisième cahier de consignes pour aborder avec vous des points complémentaires à mettre en œuvre ainsi qu un rappel sur des points précédemment abordés. NB : la périodicité des exemples indiqués dans le document est à adapter pour les entreprises pratiquant le décalage de paie. 2

I. La déclaration des frais professionnels A. Rappel A ce jour, les frais professionnels sont des données exploitées essentiellement par l administration fiscale et déclarées par l employeur une fois par an par l intermédiaire de la DADSU. Le calcul de l'impôt sur le revenu tient compte des frais professionnels (transport, nourriture...). Chaque salarié a donc le choix entre une déduction forfaitaire de 10% et la déduction de ses frais pour leur montant réel. La DSN étant une déclaration mensuelle et remplaçant, à terme la DADSU, les frais professionnels sont attendus mensuellement dans le bloc 54 Autre élément de revenu brut : 07 - Frais professionnels remboursés au forfait 08 - Frais professionnels pris en charge par l'employeur 09 - Frais professionnels remboursés au réel 3

B. L impact dans vos pratiques actuelles Sur le site DSN.info, vous pouvez lire l information suivante : «toutefois, si vous ne disposez de ces éléments qu'annuellement vous pouvez continuer sur cette pratique». Il s agit ici d une tolérance temporaire qui permet d alimenter le bloc 54 des éléments relatifs aux frais professionnels sur la seule DSN mensuelle de décembre. Dans ce cas seront renseignés en décembre les frais relatifs à l année sociale complète. Si la pratique annuelle peut temporairement perdurer, quelques difficultés vont tout de même apparaitre notamment au regard des frais de décembre qui ne sont pas toujours connus au moment de la DSN de décembre. En effet, la DADSU se terminant au 31 janvier de l année suivante, les entreprises avaient le temps de rassembler les informations de fin décembre pour la «déclaration finale». Cela peut s avérer plus complexe en DSN. Dans la mesure où la doctrine fiscale veut que le contribuable soit imposé sur les sommes perçues sur l année, que les frais soient déclarés régulièrement ou globalement en fin d année, il faut tenir compte de la période de remboursement. Si les sommes sont perçues en décembre ou avant : - Elles doivent être déclarées en décembre au plus tard pour être prises en compte dans les pré-imprimés fiscaux - Si elles sont déclarées en janvier de l année suivante, elles doivent être rattachées à l année précédente. 4

Nous vous rappelons par ailleurs que la règle éditée par les URSSAF est de déclarer en DSN les frais professionnels le mois où ces derniers sont remboursés. Or, que les frais soient payés en paie ou pas, c est la paie qui alimente la DSN. Par ailleurs, la tolérance annuelle est temporaire, il est donc vivement conseillé de commencer dès que possible à déclarer les frais professionnels dans la DSN régulièrement tout au long de l année. Nous vous invitons donc à prendre contact avec vos services clients afin de mettre en place une solution conforme aux attendus de l administration. C. Exemples concrets de la mise en application de cette règle Un salarié effectue le 18 décembre 2015 un déplacement dans le cadre de son travail. A ce titre il a besoin : - D un billet de train pour 180 A/R remboursé au frais réel. - D une nuit d hôtel pour 84 remboursée au frais réel. - 2 repas du midi et un repas du soir mais il n a le justificatif que du repas du soir (35 ). Les deux repas du midi seront donc remboursés au forfait de 18,10 par repas soit 36,20 pour les deux. Nous recensons trois possibilités pour traiter ce cas de figure : 5

1. Le salarié est remboursé pour ses frais avant la fin de la paie de décembre ce qui permet de déclarer les frais dans la DSN de décembre. Structure Intitulé Valeur S20.G00.05.005 Date du mois principal déclaré 01-12-2015 S21.G00.54.001 Type 07 - Frais professionnels remboursés au forfait S21.G00.54.002 Montant 36,20 S21.G00.54.003 Date de début de période de rattachement 01-12-2015 S21.G00.54.004 Date de fin de période de rattachement 31-12-2015 S21.G00.54.001 Type 09 - Frais professionnels remboursés au réel S21.G00.54.002 Montant 299,00 S21.G00.54.003 Date de début de période de rattachement 01-12-2015 S21.G00.54.004 Date de fin de période de rattachement 31-12-2015 2. Le salarié est remboursé pour ses frais avant le 31 décembre 2015 mais trop tard pour la DSN de décembre. Ils seront donc déclarés en DSN de janvier avec une période de rattachement à décembre 2015. Structure Intitulé Valeur S20.G00.05.005 Date du mois principal déclaré 01-01-2016 S21.G00.54.001 Type 07 - Frais professionnels remboursés au forfait S21.G00.54.002 Montant 36,20 S21.G00.54.003 Date de début de période de rattachement 01-12-2015 S21.G00.54.004 Date de fin de période de rattachement 31-12-2015 S21.G00.54.001 Type 09 - Frais professionnels remboursés au réel S21.G00.54.002 Montant 299,00 S21.G00.54.003 Date de début de période de rattachement 01-12-2015 S21.G00.54.004 Date de fin de période de rattachement 31-12-2015 6

3. Le salarié est remboursé pour ses frais après le 31 décembre 2015. Dans ce cas ils seront déclarés dans la DSN du mois de remboursement (dans notre exemple janvier) et pris en compte dans la déclaration fiscale de l année de versement. Structure Intitulé Valeur S20.G00.05.005 Date du mois principal déclaré 01-01-2016 S21.G00.54.001 Type 07 - Frais professionnels remboursés au forfait S21.G00.54.002 Montant 36,20 S21.G00.54.003 Date de début de période de rattachement 01-01-2016 S21.G00.54.004 Date de fin de période de rattachement 31-01-2016 S21.G00.54.001 Type 09 - Frais professionnels remboursés au réel S21.G00.54.002 Montant 299,00 S21.G00.54.003 Date de début de période de rattachement 01-01-2016 S21.G00.54.004 Date de fin de période de rattachement 31-01-2016 7

II. La suspension du contrat de travail A. Alerte Nous avions abordé lors du premier cahier de consignes la suspension de contrat et la nécessité dès la Phase1 de déclarer les dates de début et de fin de suspension sur chaque DSN mensuelle. Le fait que la DSN remplace un certain nombre de déclaratifs nous oblige à revenir sur ce point afin d apporter quelques précisions. En effet, la suspension du contrat de travail est un terme générique qui vise de nombreuses absences, plus ou moins longues. S il est certain que la suspension du contrat ne met pas fin à la prise en compte du salarié dans le calcul des effectifs, il n en reste pas moins que la suspension n a pas toujours les mêmes effets sur le contrat de travail (droit à ancienneté, à congé, à la continuité des garanties conventionnelles maladie ). Or, actuellement, la suspension de contrat de travail est gérée de deux manières différentes : - Soit la paie est produite tous les mois avec une absence non rémunérée ce qui est la bonne pratique ; - Soit la paie est simplement suspendue (type de paie interdiction de paie) ce qui provoque des anomalies en DSN. 8

B. L impact dans vos pratiques actuelles Afin de s assurer de la bonne prise en compte de ces salariés dans les différentes structures de la DSN, nous allons, dans les mois à venir, vous accompagner pour stopper cette pratique de l interdiction de paie. Nous vous rappelons qu à terme, l URSSAF va calculer elle-même les effectifs. C. La solution à mettre en œuvre La norme DSN précise que le salarié, dès lors qu il est présent à l effectif, doit être présent dans la déclaration mensuelle. Certains contrôles rendent obligatoire la présence d informations, notamment au regard de la rémunération, de la durée du travail ou du contrat. Ainsi, un salarié en suspension de contrat doit avoir les éléments suivants renseignés : Structure Intitulé Valeur S21.G00.40.007 Nature du contrat 01 - Contrat de travail à durée indéterminée S21.G00.40.009 Numéro du contrat 2859052008 S21.G00.40.011 Unité de mesure de la quotité de travail 10 - heure S21.G00.40.012 Quotité de travail de référence de l'entreprise pour la catégorie de salarié 151,67 S21.G00.40.013 Quotité de travail du contrat 151,67 S21.G00.51.011 Type 001-Rémunération brute non plafonnée S21.G00.51.013 Montant 00,00 S21.G00.51.001 Date de début de période de paie 01-03-2015 S21.G00.51.002 Date de fin de période de paie 31-03-2015 S21.G00.51.009 Date de début de contrat 01-05-2008 S21.G00.51.010 Numéros de contrat 2859052008 9

002-Salaire brut soumis à S21.G00.51.011 Type contribution d Assurance chômage S21.G00.51.013 Montant 00,00 S21.G00.51.001 Date de début de période de paie 01-03-2015 S21.G00.51.002 Date de fin de période de paie 31-03-2015 S21.G00.51.011 Type 003- Salaire rétabli reconstitué S21.G00.51.013 Montant Selon cas * S21.G00.51.001 Date de début de période de paie 01-03-2015 S21.G00.51.002 Date de fin de période de paie 31-03-2015 S21.G00.51.011 Type 010- Salaire de base S21.G00.51.013 Montant 1 950,00 S21.G00.51.001 Date de début de période de paie 01-03-2015 S21.G00.51.002 Date de fin de période de paie 31-03-2015 S21.G00.53.001 Type 02 - Durée d'absence non rémunérée S21.G00.53.002 Mesure 151,67 S21.G00.53.003 Unité de mesure 10- Heure S21.G00.65.001 Motif de suspension 501 - Congé divers non rémunéré S21.G00.65.002 Date de début de la suspension 09-02-2015 S21.G00.65.003 Date de fin de la suspension 09-08-2015 * La circulaire DSS 2015/179 précise qu il convient de distinguer les motifs de suspension. Ainsi, le salaire rétabli, le sera dans certains cas avec les éléments du mois (c est notamment le cas d un congé sans solde) et, dans d autres cas, valorisé avec le salaire rétabli précédant le départ en suspension (c est notamment le cas pour un départ en congé parental d éducation). 10

III. La réintégration sociale A. Rappel Les contributions patronales de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire sont exonérées de cotisations de Sécurité Sociale, sous réserve du respect d un certain nombre de conditions. Pour calculer les seuils de déclenchement de la réintégration sociale, les paramètres de calcul font référence au plafond de Sécurité Sociale qui peut donc être calculé en régularisation progressive ou en régularisation annuelle. Les deux modalités de calcul sont acceptées et acceptables. Toutefois la DSN est une déclaration mensuelle des données sociales. Cette déclaration mensuelle met fin au TRA (Tableau Récapitulatif Annuel) et à la possibilité de régulariser «globalement» une situation particulière. Il convient désormais, en cas de régularisation annuelle, de rattacher la régularisation à une période particulière. B. L impact dans vos pratiques actuelles Lorsque la réintégration sociale est paramétrée en régularisation annuelle, dans les systèmes d informations, les contributions patronales de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire sont mensuellement soumises à CSG et au forfait social. 11

En fin d année, au moment de la régularisation annuelle en cas de dépassement du seuil d exonération, le forfait social est remboursé au profit de la soumission totale des sommes excédant le seuil. Ce remboursement du forfait social doit être rattaché à une période, ce qui peut s avérer complexe si le dépassement du seuil a été effectué courant de l année. Cette complexité doit inciter fortement les entreprises à effectuer ce calcul en régularisation progressive et non en régularisation annuelle. C. Exemples concrets de la mise en application de cette règle Voici un extrait de bulletin de paie du mois de décembre, au moment du calcul de la réintégration sociale si cette dernière est paramétrée en régularisation annuelle. Pour les besoins de l exemple : - La rémunération annuelle est de 78 000 soit 6 500 par mois - Le plafond annuel de SS de 2016 est de 38 616 soit 3 218 par mois - La contribution patronale de prévoyance est de 250,20 par mois soit 3 002,40 par an - La contribution patronale de frais de santé est de 82 par mois soit 984 pour l année. Le seuil de réintégration sociale prévoyance du salarié est de : - 6% du PASS du salarié - + 1,5% de la rémunération soumise à cotisations Le total ainsi obtenu ne peut pas excéder 12% du montant du PASS du salarié. 12

Le seuil est donc de : 6% x 38 616 + 1,5% de 78 000 = 3 486,96 Le montant des cotisations s élevant à 3 986,40, le seuil est dépassé et nous devons réintégrer 499,44. Base Taux Montant Salaire de base 151,67 6 500,00 Réintégration sociale prévoyance 499,44 (Excédent social) BRUT 6 999,44 Assiette plafonnée 3 218,00 Assiette déplafonnée 6 999,44 Assiette CSG 6 500,00 x 98,25% + 250,20 + 82 = 6 718,45 Assiette forfait social prévoyance 20% 250,20 + 82,00 499,44 = - 167,24 Vous ne pouvez pas déclarer d assiette négative sur ce CTP sur la période de décembre si vous n avez pas d autres salariés concernés par le forfait social à 20% pour compenser. En effet, la DSN n accepte pas d assiette négative sauf si elle est rattachée à une période antérieure. Pour votre information, il a été demandé de pouvoir déclarer des assiettes négatives dans ce cas de figure. La DSS est en réflexion sur les conditions et impacts de cette acceptation d assiette globalement négative. 13

Vous devez donc procéder ainsi : Structure Intitulé Valeur S21.G00.22.003 Date de début de période de rattachement 01-11-2016 S21.G00.22.004 Date de fin de période de rattachement 30-11-2016 S21.G00.22.005 Montant total de cotisations -13,38 S21.G00.23.001 Code de cotisation (CTP) 479 forfait social 8% S21.G00.23.002 Qualifiant d'assiette 920 autre assiette S21.G00.23.004 Montant d'assiette -167,24 Si la résolution semble simple dans ce cas, elle l est beaucoup moins lorsque le seuil a été dépassé bien avant le mois de novembre. En effet, si la DSN accepte les négatifs sur une période de rattachement précédente, elle contrôle tout de même que la valeur déclarée à l époque moins la valeur retirée ne conduit pas à un montant négatif. Ainsi, dans le cas où le montant du forfait social remboursé est supérieur au montant déclaré sur le mois antérieur, il convient de l étaler dans le temps (Cf. le cahier de consigne n 2 pour un exemple de mode opératoire) afin de s assurer de ne pas avoir un montant négatif sur un mois donné. 14

IV. Les indemnités de fin de contrat et l attestation Pôle Emploi A. Rappel Tout employeur doit, au terme du contrat de travail, délivrer aux salariés une attestation d assurance chômage (attestation rematérialisée dite AER) leur permettant d exercer leurs droits à l assurance chômage (c. trav. art. R. 1234-9 et R. 1234-10). La DSN mensuelle et le signalement fin de contrat de travail remplaceront à terme l Attestation Pôle Emploi (APE). Les informations déclarées dans les DSN mensuelles antérieures au départ d un salarié seront utilisées pour matérialiser l attestation et transmettre les informations nécessaires à Pôle Emploi pour l étude des droits de l ancien salarié. L'indemnisation n'est pas immédiate, elle commence au terme du délai d attente de 7 jours et des différés d indemnisation : - Le délai d'attente de 7 jours est systématiquement appliqué, sauf s il a été appliqué lors d une prise en charge intervenue dans les 12 mois précédents. - Le différé congés payés est calculé en fonction des indemnités compensatrices de congés payés. - Le différé spécifique est calculé en fonction des indemnités de rupture versées par l employeur, pour la part excédant le minimum prévu par la loi. Ainsi les indemnités de fin de contrat et les ICCP : - Doivent figurer dans le bloc 52 Prime, gratification et indemnité - Ne pas être ajoutées au bloc 51 - Salaire brut soumis à contributions d Assurance chômage. 15

B. L impact dans vos pratiques actuelles A la demande de Pôle Emploi qui a constaté certaines dérives, il convient de revenir à une pratique conforme à la législation. Exemple : Base Taux Montant Salaire de base 151,67 18,00 2 730,06 ICCP 2 730,06 10,00 273,00 Indemnité de fin de contrat 3 003,06 10,00 300,31 BRUT 3 303,37 La DSN étant le reflet de la paie, la bonne pratique est de déclarer en DSN ceci : Structure Intitulé Valeur S21.G00.51.011 Type 001 Rémunération brute non plafonnée S21.G00.51.013 Montant 3 303,37 S21.G00.51.011 Type 002 Salaire brut soumis à contribution d Assurance chômage S21.G00.51.013 Montant 2 730,06 S21.G00.52.001 Type 011 Indemnité légale de fin de CDD S21.G00.52.002 Montant 300,31 S21.G00.52.001 Type 020 Indemnité compensatrice de congés payés S21.G00.52.002 Montant 273,00 16

Une seconde pratique constatée par Pôle Emploi chez certains employeurs consiste, à déclarer les ICCP et des indemnités de fin de contrat dans la rémunération brute soumise à contribution d Assurance chômage. Ainsi la DSN se présente de la manière suivante : Structure Intitulé Valeur S21.G00.51.011 Type 001 Rémunération brute non plafonnée S21.G00.51.013 Montant 3 303,37 S21.G00.51.011 Type 002 Salaire brut soumis à contribution d Assurance chômage S21.G00.51.013 Montant 3 303,37 Nous constatons, dans cette seconde présentation non conforme, l absence de déclaration du bloc 52. Celui-ci servant au calcul de différé d indemnisation par Pôle Emploi, l ancien salarié sera pris en charge plus tôt, contrairement à la règlementation Pôle Emploi. C. La solution à mettre en œuvre Pôle Emploi rappelle que procéder par regroupement et ne pas identifier clairement dans le bloc 52 les différentes indemnités, est considéré par l administration comme une fraude. Ainsi, il est nécessaire de s assurer de la conformité de la destination de ces rubriques de paie en DSN. 17

V. Retour sur la gestion des rappels de cotisations en DSN A. Rappel Lors du cahier de consigne n 2 nous avions abordé la gestion des rappels en DSN en distinguant plusieurs cas de figures : - La correction d un taux AT ou versement transport (les seuls taux demandés en DSN Phase 2). - L erreur de taux sauf AT ou versement transport qui conduit à un changement de CTP. - La régularisation de cotisations. Nous avions abordé à cette occasion la méthodologie à adopter et préconisé de faire les modifications relatives aux changements de taux par l annulation et la réécriture des CTP concernés. Exemple du taux AT qui change en mars avec une date d application à janvier : Le taux AT à appliquer depuis janvier est de 1.60 %. Il a été appliqué 1,20 % en janvier et février. L assiette déclarée sur chacun des 3 mois est de 4 500. 18

S21.G00.20.001 Identifiant OPS SIRET de l URSSAF S21.G00.20.004 Montant du versement 18,00 S21.G00.20.005 Date de début de période de rattachement 01-01-2015 S21.G00.20.006 Date de fin de période de rattachement 31-01-2015 S21.G00.22.003 Date de début de période de rattachement 01-01-2015 S21.G00.22.004 Date de fin de période de rattachement 31-01-2015 S21.G00.22.005 Montant total de cotisations 18,00 S21.G00.23.001 Code de cotisation (CTP) 100 Cas général S21.G00.23.002 Qualifiant d'assiette 920 autre assiette S21.G00.23.003 Taux de cotisation 1,20 S21.G00.23.004 Montant d'assiette -4 500,00 S21.G00.23.001 Code de cotisation (CTP) 100 Cas général S21.G00.23.002 Qualifiant d'assiette 920 autre assiette S21.G00.23.003 Taux de cotisation 1,60 S21.G00.23.004 Montant d'assiette 4 500,00 S21.G00.20.001 Identifiant OPS SIRET de l URSSAF S21.G00.20.004 Montant du versement 18,00 S21.G00.20.005 Date de début de période de rattachement 01-02-2015 S21.G00.20.006 Date de fin de période de rattachement 28-02-2015 S21.G00.22.003 Date de début de période de rattachement 01-02-2015 S21.G00.22.004 Date de fin de période de rattachement 28-02-2015 S21.G00.22.005 Montant total de cotisations 18,00 S21.G00.23.001 Code de cotisation (CTP) 100 Cas général S21.G00.23.002 Qualifiant d'assiette 920 autre assiette S21.G00.23.003 Taux de cotisation 1,20 S21.G00.23.004 Montant d'assiette -4 500,00 S21.G00.23.001 Code de cotisation (CTP) 100 Cas général S21.G00.23.002 Qualifiant d'assiette 920 autre assiette S21.G00.23.003 Taux de cotisation 1,60 S21.G00.23.004 Montant d'assiette 4 500,00 19

S21.G00.20.001 Identifiant OPS SIRET de l URSSAF S21.G00.20.004 Montant du versement xxxx,xx S21.G00.20.005 Date de début de période de rattachement 01-03-2015 S21.G00.20.006 Date de fin de période de rattachement 31-03-2015 S21.G00.22.003 Date de début de période de rattachement 01-03-2015 S21.G00.22.004 Date de fin de période de rattachement 31-03-2015 S21.G00.22.005 Montant total de cotisations Xxxxx,xx S21.G00.23.001 Code de cotisation (CTP) 100 Cas général S21.G00.23.002 Qualifiant d'assiette 920 autre assiette S21.G00.23.003 Taux de cotisation 1,60 S21.G00.23.004 Montant d'assiette 4 500,00 S21.G00.23.001 Code de cotisation (CTP) 100 Cas général S21.G00.23.002 Qualifiant d'assiette 921 Assiette plafonnée S21.G00.23.004 Montant d'assiette 3 170,00 S21.G00.78.001 Code de base assujettie 02 Assiette brute plafonnée S21.G00.78.004 Montant de base assujettie 3 170,00 S21.G00.78.001 Code de base assujettie 03 Assiette brute déplafonnée S21.G00.78.004 Montant de base assujettie 4 500,00 20

Dans le Guide ACOSS publié le 29 octobre 2015, il est préconisé de gérer ce point en bilatéral avec l URSSAF. Cela signifie qu elle n attend pas la déclaration de la régularisation sur les mois de janvier et février. Il est donc question d une préconisation différente de celle donnée au début du déploiement de la DSN Phase2. Il faut bien comprendre les impacts de cette nouvelle préconisation. En effet, la gestion en bilatéral est effectivement plus rapide et certainement plus simple que la gestion rétroactive de la déclaration mensuelle. Néanmoins, elle crée un écart entre la paie, la comptabilité et le déclaratif. En effet, une fois traité l écart en bilatéral avec l URSSAF, régulariser la paie et la comptabilité ne devrait pas avoir d impacts en DSN car cette démarche fait doublon. Ce point est en discussion avec l administration afin de permettre aux entreprises de ne pas avoir de distorsion avec leur comptabilité. 21