Déclaration fiscale de frais en Confrérie En qualité de Confrérie membre du Conseil Français des Confréries, Fédération Officielle, il vous est possible de faire don à votre confrérie des frais de déplacements et de chapitre, conformément au BO des Impôts 13L-5-04 n 164 du 19 octobre 2004 dans le cadre d une procédure de rescrit. Vous êtes libres d utiliser cette facilité, si vous le souhaitez et sous votre propre responsabilité. Pour déduire de vos impôts, les frais engagés par vous-même en Confrérie, il faut faire don à votre Confrérie des sommes engagées pour des sorties en chapitres ou réunions de votre Ambassade ou Académie. Les membres d une confrérie adhérente au Conseil Français qui ne se font pas rembourser leurs frais de déplacements et de chapitre et qui abandonnent à leur Confrérie ces sommes peuvent ainsi obtenir en contrepartie un reçu fiscal.. Vous pouvez déduire les frais kilométriques (au tarif association de 0.274 e le km), les péages, les frais de chapitre, et les nuits d hôtels sur place, dans une mesure raisonnable. Vous devrez renvoyer à votre Trésorier de Confrérie une fiche de décompte qu il vous fournira. (DOCUMENT 1 en annexe) et suivre la procédure décrite ci-après Pages 2 et 3. Le Trésorier et le Président vous délivreront alors un formulaire conforme Cerfa que vous devrez joindre à votre déclaration d impôts. Nous attirons votre attention sur la rigueur à apporter à cette déduction. Le Trésorier et le Président de votre Confrérie s engagent eux aussi pour vous dans cette procédure, alors il est souhaitable de rester dans le raisonnable. Mais n attendez pas la dernière minute pour accomplir cette formalité. Nous avons œuvré pour que vous puissiez bénéficier de cette possibilité. Chacun est libre d en user mais de n en point abuser. 1
Dons aux œuvres et associations déductibles de vos impôts Nous vous donnons ci-dessous la marche à suivre détaillée. Cette procédure doit être suivie scrupuleusement au sein de votre confrérie.: Il s agit de remplir un reçu fiscal délivré pour les membres d une confrérie adhérente au Conseil Français qui ne se font pas rembourser leurs frais de déplacements et de chapitre et qui abandonnent ces sommes à leur confrérie Nous attirons l attention des Confrères, Trésoriers et Présidents/Grand Maîtres sur le sérieux de cette procédure. PROCEDURE A SUIVRE : (Vous avez conservé les invitations aux Chapitres et Réunions ainsi que tous les justificatifs). 1-Rassembler les invitations des chapitres auxquels vous avez participé, ajouter votre nom et signer. 2-Joindre les justificatifs de dépenses : ticket d autoroute, billets de train, note d hôtels, (exclure les notes de restaurants trop aléatoires en regard des tarifs imposées par les services fiscaux). 3-Justifier le kilométrage domicile/lieu du chapitre sans exagérer, se référer à Internet pour être sûr du kilométrage réel. 4-Remplir la fiche de décompte des frais que vous aura fournie votre trésorier de confrérie. 5-Calculer les frais kilométrique à 0.274 le kilomètre (dernier chiffre connu). Ce chiffre figure sur les notices de vos feuilles de déclaration de revenus. 6-Dater le document à la date du 30 décembre de l année précédant votre déclaration. Exemple : 30 décembre 2006 pour la déclaration rédigée en 2007. 7-Ecrire à la main la mention suivante en bas de page: «Je soussigné (Nom, Prénom, fonction ou membre de la confrérie) certifie renoncer aux remboursements de frais cidessus et les laisser à la Confrérie (nom de la confrérie) en tant que don». 8-Signer la fiche et la dater. 9-Adresser le tout à votre Trésorier ou Président qui vous ferons parvenir en retour un reçu fiscal normalisé - voir page ci après (Document Cerfa N 11580*01 10-Noter le total des sommes (certifiées par le Trésorier et le President) dans la case appropriée, dater, signer et joindre à votre declaration. Cette procédure est peut-être fastidieuse mais pas forcément inintéressante. Attention, vous engagez votre responsabilité fiscale en ne respectant pas ces quelques règles simples ou en fraudant sur la réalité de vos sorties et de vos dépenses. Les services fiscaux pourront toujours vérifier l exactitude de vos déclarations. Nous vous conseillons d exclure les frais de restaurants en cours de route, car les services fiscaux ont des barèmes précis et cela ne pourra que générer des contrôles. 2
La fiche de décompte des frais, est un document standard interne et non contractuel mais efficace qui sert déjà dans d autres associations. Vous devrez également utiliser un des deux formulaires Cerfa à votre choix : - Pour le grand formulaire, vous devez cocher la case Oeuvre ou organisme d intérêt général - - Sur le petit formulaire, tout est coché. Vous n avez plus qu à remplir les cases d identification et la case du versement. N oubliez pas de dater vos documents au 30 décembre de l année précédant la déclaration de revenus. Le Conseil Français des Confréries qui s est beaucoup penché sur la question des frais engagés en Confrérie vous soumet cette possibilité. Nous avons rassemblé dans le paquet ci-joint des documents que vous devrez photocopier pour les remettre aux membres de votre confrérie qui le souhaitent. Apportez le plus grand sérieux à ces formalités. Comme pour le vin : à utiliser avec discernement et modération! 3
DOCUMENT 1 - Fiche de décompte de frais M.. le Adresse... Au Grand Maître de la Confrérie Décomptes des frais engagés dans le cadre d une activité bénévoles Période allant du 1 er janvier 20..au 31 décembre 20. Chapitres honorés par la Confrérie Date Chapitre de..lieu KM aller retour Autres déplacements (AG, Conseil d Administration..) Date Type de réunion..lieu KM aller retour soit au total..km au tarif de 0,274 = Autres frais : (péages parking, hôtels, ) Date Type de frais et lieu Montants Total des autres frais Arrêté le présent compte à la somme de Emargement daté L intéressé date Le Trésorier date Le Président date 4
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