PROCEDURE D ENREGISTREMENT COMPTABLE RECETTE DEPENSE A l usage de chaque collaborateur du cabinet DM CONSULTANTS & Associé et pour une communication active avec le client. Cette procédure est celle de Madame ou Monsieur : Mise en place le / / Elle doit être classée dans le dossier permanent chez le client et dans le dossier permanent au cabinet.
DM CONSULTANTS Procédure Enregistrement Recette - Dépense Page 2 sur 27 SOMMAIRE I Points administratifs 3 PAGES II Organisation de l enregistrement des recettes 5 1 Objectif 5 2 Organisation 5 3 Réception d un règlement 6 III Enregistrement des dépenses 7 IV Autres documents 10 V Classement des informations chez le client 10 1 Dans le dossier «Trésorerie» 10 2 Dans le dossier «Permanent» 11 VI Relations Cabinet-Client 11 1 Compte rendu de visite 11 2 La lettre à l Avocat et les chiffres clés, tableau de bord 12 VII Classement des informations au cabinet 12 Liste des annexes : Annexe 1 Mentions obligatoires à reporter sur une facture Annexe 2 Sanctions pénales concernant le délit de fraude fiscale Annexe 3 Courrier à envoyer au client en cas de désordre ou de récidive Annexe 4 Compte rendu de visite Annexe 5 Tableaux de bord Annexe 6 Présentation des missions de conseil du Cabinet DM CONSULTANTS & Associés
DM CONSULTANTS Procédure Enregistrement Recette - Dépense Page 3 sur 27 I - Points administratifs Conditions préalables à respecter par les clients avant de débuter la mission. Lettre de mission signée. La lettre de mission explique et précise l intérêt et les limites contractuelles ainsi que le rôle de chacune des parties Cabinet et Client : Estimation des volumes, Rappel des clauses relatives à la préparation des pièces, Renseignements relatifs au client. Ordre de prélèvement retourné. Le client autorise donc le cabinet à prélever ses honoraires via prélèvement bancaire. Cela clarifie les relations financières entre le client et le cabinet et évite les relances toujours mal vécues, les erreurs de montants (ex : règlement HT) Les pratiques du cabinet sont les suivantes (à titre d exemple) : Les prestations du mois de janvier qui sont en fait effectuées en février. Elles sont facturées au début du mois de janvier et prélevées le 20 de ce même mois. Objections du client sur le prélèvement :
DM CONSULTANTS Procédure Enregistrement Recette - Dépense Page 4 sur 27 II - Organisation de l enregistrement des recettes 1 L objectif est : - d assurer la sécurité fiscale des enregistrements, - de permettre au client d établir lui-même un suivi du compte Clients ou des honoraires à encaisser. Le client étant organisé selon une comptabilité Recettes - Dépenses, il n a pas en tête le montant des honoraires facturés et non encaissés. 2 Organisation Le client émet un ou deux exemplaires des factures ou notes d honoraires au client, auxquels il faut rajouter autant d exemplaires dans : - la cote administrative ouverte dans le dossier recette du client, - le chrono (outil de classement par ordre chronologique), - le classeur des factures ou des notes d honoraires à encaisser. (Sont mentionnées en Annexe 1, les mentions obligatoires à reporter sur une facture) Ce qui fait au total 3 exemplaires de chaque facture à conserver, en plus de ceux expédiés au client. L absence de facturation ou de présentation de facture est assimilée par la loi à un délit de fraude fiscale. (cf. Annexe 2 : Sanctions pénales concernant le délit de fraude fiscale) A quoi sert le Chrono? Il est le reflet du respect formel des conditions de la facturation : il démontre l organisation dans la démarche de l établissement d une facturation, il permet de retrouver une facture sans difficultés, car il est souvent accompagné d un cahier de facturation (instrument de pilotage du client). Remarque : Le chrono est un excellent moyen de recouper cet instrument.
DM CONSULTANTS Procédure Enregistrement Recette - Dépense Page 5 sur 27 3 - Réception d un règlement 3-1 La première étape consiste à prendre le classeur des factures à encaisser, puis de joindre à la facture concernée par le règlement, le justificatif de règlement (avis de virement, remise de chèques). Si le règlement est partiel ou la TVA omise (par exemple), il convient de photocopier le justificatif, de l annoter des informations relatives au règlement partiel, et de répéter cette opération jusqu à ce que la facture soit entièrement soldée. 3-2 Les factures encaissées accompagnées de la remise de chèque ou de l avis de virement sont à ranger provisoirement dans le pré-classeur Le Capitis à l onglet «Ventes & Recettes». Intervient ensuite l enregistrement de ces pièces comptables par le collaborateur du cabinet. 3-3 Après saisie par le collaborateur, il convient de classer la facture dans le classeur Le Capitis, à l intercalaire Relevés d opérations diverses et pièces justificatives, onglet Bordereaux de remises en banque ou Avis de crédit, selon le mode de paiement. Avantages de cette méthode : - elle est simple, - efficace pour la plupart des clients, - utile dans le cadre de la sécurité fiscale (factures jointes aux règlements) et évite les problèmes (distinction entre export et les différents taux de TVA). Objections du client sur le traitement des encaissements : Dominique MOREL DM CONSULTANTS & ASSOCIES Pour en savoir plus, n hésitez pas à nous contacter : Mail : dm.consultants@dm-consultants.fr Tél : 01 44 70 65 35 http://dm-consultants.fr/contact/