BOOK Technique Ce book technique a pour but de vous donner les indications relatives aux différents développements concernant votre participation en tant qu exposant. Il regroupe l ensemble des informations nécessaires au bon déroulement de votre Forum ainsi que toutes les spécificités liées aux différents documents à remettre. Vous aurez constamment besoin de vos codes pour vous connecter. Nous vpus conseillons de les noter. Identifiant :.. Mot de passe :..
DEADLINES Inscription catalogue en ligne Eléments texte pour le Visitor s Guide Réservation du Matériel supplémentaire pour stand Réserver des Badges supplémentaires Réservation Badges exposants Contenu Sac/ Goodies Envoyer Inscription cocktail Envoyer Bon de livraison goodies Envoyer Bon de livraison stand Livraison des goodies sur lieu du Forum Livraison matériel Stand sur le lieu du Forum Prendre Rendez vous avec les visiteurs ASAP (mise en ligne automatique) 2 février 2010 10 mars 2010 19 mars 2010 19 mars 2010 19 mars 2010 22 mars 2010 26 mars 2010 26 mars 6 avril de 8h à 12h 6 et 7 avril Jusqu au Forum A saisir en ligne sur le site A saisir en ligne + envoi visuels par mail Envoyer le Bon de commande Envoyer Bon de commande A saisir en ligne sur le site Envoyer la fiche Goodies Envoyer le bon d inscription Envoyer le Bon de livraison Envoyer le bon de livraison Livraison sur place Livraison sur place avec feuille livraison collée sur carton(s) En ligne sur le site http://forumlicence.kazachok.com/exposants.php Beaucoup d éléments techniques sont à réaliser via le site Internet, Merci de respecter les différentes dates et documents à nous remettre! Votre contact : Christelle Bourasseau : + 33 (0)1 55 95 00 21 / cb@kazachok.com
1. Organiser votre participation au Forum 1.1 A faire en ligne sur votre espace exposant Inscription au Catalogue en ligne... p.04 Présence dans le Visitor s Guide..p.05 Prise de Rendez-vous...p.06 Organisation de votre Pitch..p.07 1.2 Vos badges et places pour vos VIP Badges exposants / Tarif Réduit.p.08 Cocktail de fin de journée le 8 avril...p.09 1.3 Organiser la logistique Stand Equipé clé en main..p.10 Options supplémentaires stand... p.11 Goodies sac visiteur.p.12 Livraisons / Montage p.13 2. La Communication 2.1 Communiqués dédiés et la NL...p.14 2.2 Kit Media...p.14 2.3 RP et stand Presse...p.15 3. Annexes Bon de Commande options suppl. stand...p.17 Bon de livraison matériel pour votre stand.p.18 Feuille à coller sur vos cartons pour votre stand..p.19 Fiche Goodies (réserver votre espace goodies)...p.20 Bon de livraison Goodies..... p.21 Livraisons /Accès.....p.22 Bon réservation cocktail... p.23 Plan de l espace propriétés. p.24 Planning de la journée.. p.25
1. Organiser votre participation au Forum A faire en ligne sur votre espace exposant 1.1) Catalogue en ligne Saisissez en ligne les infos qui apparaitront sur le site du Forum. http://forumlicence.kazachok.com/exposants.php - Connectez-vous sur votre espace exposant : - Cliquez sur l onglet M inscrire au catalogue en ligne. - Lorsque vous cliquez sur l onglet pour la 1 ère fois, vous devez créer votre fiche société. - Ces données sont modifiables à tout moment. - Saisissez les infos concernant votre société : nom, adresse, contacts, - Saisissez la description de votre société - Description limitée à 450 caractères, espaces compris par langue - Vous devez saisir votre description en français et en anglais - Insérez votre logo - En basse définition 72dpi, en jpg ou gif, pod - Poids maximum : 100ko. - Le logo sera automatiquement redimensionné sur une base de 5cm de largeur. Attention, les infos saisies sont automatiquement mises en ligne Ces informations seront visibles en ligne sur deux parties du site : - en accès libre sur les pages du site (sans accès à vos coordonnées) - sur l espace visiteur pour les participants au Forum avec accès à vos coordonnées pour que les participants puissent vous contacter afin de prendre un RDV.
1. Organiser votre participation au Forum A faire en ligne sur votre espace exposant Présence dans le Visitor s Guide Le Visitor s Guide sera remis à tous les visiteurs. Il contient - le plan du Forum, - le programme de conférences, - les horaires de Pitches - les coordonnées et la mise en avant des propriétés - Les sociétés sont listées par ordre alphabétique - Le contenu est en version bilingue Anglais/ Français Texte à saisir en ligne : http://forumlicence.kazachok.com/exposants.php - Connectez vous sur votre espace exposant - Cliquez sur l onglet Mon Visitor s Guide - Saisissez le descriptif Société - Saisissez le descriptif des propriétés -Le nombre de caractères alloué dépend de votre package : Platinium 1 page Gold ½page Logo, Nom société, coordonnées Silver ¼page Description société : 250 caractères espaces compris 1,2,3, 4, 5 ou 6 propriétés présentées Réparties en 2 100 caractères espaces compris Logo société + 1 image par propriété 1 ou 2 propriétés présentées Réparties en 1050 caractères espaces compris Visuels à fournir en HD 300dpi Logo société + 1 image par propriété 1 propriété présentée en 525 caractères espaces compris Logo société + 1 image Les visuels en 300dpi sont à envoyer à cb@kazachok.com
1. Organiser votre participation au Forum A faire en ligne sur votre espace exposant Prise de Rendez-vous Nouveauté Forum 2010! Prenez Rendez-vous avec les visiteurs du Forum en amont de l évènement Connectez vous sur votre Espace Exposant http://forumlicence.kazachok.com/exposants.php - Cliquez sur l onglet Prise de Rendez-vous, (pour accéder au listing inscrits) - Sélectionnez le secteur d activité qui vous intéresse et affinez votre recherche -Cliquez sur le contact souhaité et accèdez à ses informations personnelles Visitez régulièrement le listing des participants afin d organiser au mieux vos 2 journées et programmez des rendez-vous.
1. Organiser votre participation au Forum A faire en ligne sur votre espace exposant Organisation de votre Pitch Inscriptions des visiteurs à votre Pitch : - Les participants font une demande sur le site du Forum pour assister à votre pitch - Une alerte email vous est envoyée à chaque demande - Vous devez confirmer ou refuser la présence du contact dans votre espace exposant - Les coordonnées des demandeurs sont consultables dans l onglet Prise de Rendez-vous - Vous avez accès à la liste des inscrits jusqu au vendredi 3 avril Organisation logistique de votre Pitch : - Capacité identique pour les deux salles de Pitchs : 40 personnes Equipements inclus dans la salle et à votre disposition : - une table orateur et deux chaises - un écran -un vidéoprojecteur / son Afin d éviter tout problème de compatibilité de logiciel, Merci de venir avec votre ordinateur portable =>Pas d ordinateur prévu sur place. Nous vous demandons de respecter parfaitement le timing afin de conserver les temps de préparation pour chaque intervenant. Merci de vous présenter 15 min avant votre présentation devant la salle. Un test de votre présentation sera effectuée la veille pendant l installation de votre stand. Le planning des tests vous sera transmis la semaine avant le Forum.
1. Organiser votre participation au Forum 1.2) Vos badges et places pour vos VIP Badges Exposants En ligne : http://forumlicence.kazachok.com/exposants.php -Connectez vous sur votre Espace Exposant -Cliquez sur l onglet Badges merci de compléter le formulaire Badges Exposants avant le 19 mars 2010. Partenaire Silver Partenaire Gold Partenaire Platinium 3 Badges Exposants 6 Badges Exposants. 9 Badges Exposants Ces badges peuvent être utilisés pour votre équipe ou être remis à un prospect Tarif Réduits invités/vip Invitez vos VIP : En tant qu exposant, vous pouvez acheter des places à un tarif réduit pour les offrir à vos licenciés, prospects ou personnes de votre équipe. Entrée à 190 ht au lieu de 290 ht donnant accès au Forum pour deux jours et au cocktail. En ligne : http://forumlicence.kazachok.com/exposants.php - Connectez vous sur votre Espace Exposant - Cliquez sur l onglet Mon Forum - Sélectionnez Acheter des Badges pour vos VIP dans le tableau - Complétez et envoyez nous le bon de commande Toute personne déjà inscrite au Forum ne pourra bénéficier de ce tarif,
1. Organiser votre participation au Forum 1.2) Vos badges et places pour vos VIP Le cocktail de fin de journée le 8 avril Nouveauté 2010 : Cocktail de 18h30 à 21h, le Jeudi 8 avril. Merci de nous confirmer la présence de votre staff à ce cocktail à l aide du bon de commande en annexe avant le 22 mars. Si vous souhaitez convier quelques personnes supplémentaires uniquement au cocktail, vous pouvez réserver de 1 à 10 entrées Cocktail au tarif de 99 ht l unité. Complétez le Bon de commande en annexe. Cette offre ouvre l accès au Forum le 8 avril uniquement de 16h à la fin du cocktail
1. Organiser votre participation au Forum 1.3) Organiser la logistique Stand Equipé clé en main Silver : 3 x 3 m Fond : 3 cloisons de 2,4 de haut x1m de large Côté: 3 cloisons de 2,4 de haut x1m de large Gold : 3 x 4 m Fond : 4 cloisons de 2,4 de haut x1m de large Côtés : 3 cloisons de 2,4 de haut x1m de large Visuels bientôt disponible Platinium: 3 x 5 m + 3 x 3m Fond : 5 cloisons de 2,4 de haut x1m de large Bureau : 3 x 3 m (cloisons hautes de 2.4x1m) Au choix pour la séparation entre le stand et le bureau : -Pas de cloison, - 2 cloisons basses + un passage de 1 m - 2 cloisons hautes + un rideau masquant l ouverture de 1 m Compris dans le stand clé en main: - Une table ronde - Une table rectangulaire (comptoir) -3 chaises - Une prise électrique (3kw) - Une moquette (plastique à retirer par vos soins à la fin du montage) - Une signalétique/enseigne accrochée à votre stand avec votre nom de société et votre numéro de stand (installée par Stand +) - En +, pour les stands platinium, (le bureau) : - une table rectangulaire -3 chaises -Eclairage
1. Organiser votre participation au Forum 1.3) Organiser la logistique Options supplémentaires stand Merci de compléter le Bon de Commande, en annexe et de nous le retourner avant le 10 mars Etagère droite : 45 ht l unité Dimension : 0.3 m de profondeur et 1 m de largeur Etagère droite positionnable sur une cloison de 2.4 m de hauteur et 1 m de large Lot de 3 spots : 50 ht le rail de 3 spots (électricité compris dans le stand clé en main) Les spots sont installés par le standiste sur votre stand.
Organiser votre participation au Forum 1.3) Organiser la logistique 1 200 sacs seront distribués. Contenu du sac : -Le Visitor sguide, Goodies Sac Visiteur - Présence titres presse partenaires -Goodies* *Pour intégrer votre goodies dans les sacs, vous devez nous faire parvenir les produits finalisés en 1 200 exemplaires Attention, le sac ne peut contenir que des petits échantillons. Gardez les grosses pièces pour les offrir directement sur votre stand. Pour des raisons de manutention et d impossibilité de stockage au préalable, les goodies sont à livrer directement à la Halle Freyssinet et uniquement le Mardi 6 Avril 2010 de 8h à 12h. Tous goodies reçus après ce créneau horaire ne seront pas insérer dans les sacs, les cartons seront à votre disposition à l espace livraison. Merci de compléter le Bon de livraison de Goodies afin de permettre à votre livreur d accéder au site.
Organiser votre participation au Forum 1.3) Organiser la logistique LIVRAISONS Livraisons / Montage Mardi 6 avril : 8h à 12h : livraison des goodies Tous goodies reçus après 12h ne seront pas insérés dans les sacs 8h à 18h : livraison pour stands exposants Mercredi 7 avril ; 8h à 16h : livraisons pour stands exposants > Vos colis livrés seront à récupérer à l espace livraison. -Renvoyer le bon de livraison chez Kazachok - Coller la feuille de livraison sur chaque colis afin que nous puissions les identifier et que vous puissiez les récupérer rapidement MONTAGE ET INSTALLATION Mercredi 7 avril : Jeudi 8 avril : 8h à 12h : Fin montage des stands par le standiste 10h à 18h : Ouverture aux exposants pour décoration des stands. Récupération des badges exposants au commissariat général ATTENTION : FERMETURE DE LA HALLE A 18h 7h30 : ouverture aux exposants (munis de leurs badges) 8h30 : ouverture au public DEMONTAGE Vendredi 9 avril : Enlèvement de vos produits et décorations entre 18h et 19h. Aucun carton ne pourra être conservé sur place le 9 avril. Merci de prendre vos dispositions de transporteur/coursier pour respecter ces horaires.
2. La communication 2.2 ) Les communiqués dédiés et la NL Kazachok a programmé l envoi de plusieurs communiqués sur sa base de données internationales. Les sujets suivants seront abordés afin de promouvoir le Forum et de présenter les exposants : - l espace propriétés et les exposants présents, - les pitchs (planning et invitations à s inscrire), - les rencontres professionnelles, - les conférences Nous programmons également d insérer des news dédiées au Forum dans la NL Kazachok envoyée chaque mardi. 2.3 ) Media Kit Afin de communiquer sur votre présence au Forum, nous mettons à votre disposition les éléments de notre Media KIT (bannières, Logo, bouton ) que vous pouvez personnaliser. Nous vous proposons également une lettre type afin de faire profiter vos contacts de place à tarifs préférenciels (cf. Badges/VIP). Ces éléments vous seront envoyés sur demande à Christelle : cb@kazachok.com
2. La communication 2.4 ) RP et Espace Presse En France, une attachée de presse est dédié au Forum afin de promouvoir l univers de la licence et augmenter la visibilité de l événement Caroline Weill de Self image. Nous travaillons également avec une agence de RP, Energy PR, basée à Londres et mettons en place avec elle une campagne de RP au niveau européen. Si vous avez des nouveautés / actualités ou animations que vous souhaitez annoncer, n hésitez pas à nous faire parvenir ces information (cb@kazachok.com), nous les transmettrons à nos RP. Le jour du Forum, un espace «Accueil Presse» sera réservé aux journalistes et nous vous proposons d y déposer vos dossiers de presse. Des casiers seront prévus à cet effet. Merci de nous informer de votre intention de déposer un dossier de presse afin que nous vous réservions un espace. Les dossiers de presse seront à déposer le 7 Avril dans l espace «Accueil Presse» lors de l installation de votre stand.
Annexes
BON DE COMMANDE EQUIPEMENT STAND SUPPLEMENTAIRE Deadline : 10 mars 2010 A envoyer par email cb@kazachok.com ou fax : +33 (0)1 55 64 98 26 Equipement Stand N : Société : Contact : 1) Etagères Dimensions d une étagère : 100 x 30 cm à positionner sur une cloison de 2.4m de hauteur et 1m de large. Etagère droite : 45 ht l unité Je souhaite réserver. Étagère(s) soit un montant total ht de... 2) Rails de spots Les spots sont installés par le standiste sur votre stand. Un rail de spots est composé de 3 spots Lot de 3 spots : 50 ht le rail de 3 spots Je souhaite réserver. Rail(s) de 3 spots soit un montant total ht de Montant total ht des équipements supplémentaires : Société Adresse Code postal et Ville N de TVA intra-communautaire : (Obligatoire pour la CEE) : Nom/Prénom Titre Tél. Fax : E-mail @ Montant total ht : HT Date: Signature : Cachet d entreprise
BON DE LIVRAISON Matériel pour votre stand Deadline : 26 mars 2010 A envoyer par email cb@kazachok.com ou fax : +33 (0)1 55 64 98 26 Merci de compléter et de nous envoyer ce bon de livraison. Merci de remettre un exemplaire de ce bon de livraison à votre transporteur. Stand N : Société : Contact : Téléphone : La livraison sera effectuée pour le KAZACHOK FORUM : mardi 6 avril 2010 de 8h à 18h mercredi 7 avril 2010 de 8h à 18h à la Halle Freyssinet par la société. Vos colis livrés seront à récupérer directement à votre arrivée pour l installation de votre stand à l espace livraison. Date : Signature : ATTENTION : La sécurité de la Halle Fressynet ne laissera pas entrer votre transporteur dans l enceinte de la Halle Freyssinet sans que nous lui ayons fait parvenir ce bon de livraison
FEUILLE CARTON À dupliquer et à coller sur vos cartons Vos colis livrés seront à récupérer à l espace livraison. Merci de coller cette feuille sur tous vos cartons afin que nous puissions les identifier et que vous puissiez les récupérer rapidement Adresse de livraison (cf plan fournis) LA HALLE FREYSSINET KAZACHOK FORUM 55 boulevard Vincent Auriol PARIS 13e Contact : Christelle Bourasseau 06 11 48 92 80 Société : Contact : Téléphone : Stand N : N Carton./..
Fiche réservation GOODIES Deadline : 19 mars 2010 A envoyer par email cb@kazachok.com ou fax : +33 (0)1 55 64 98 26 Merci de compléter et de nous envoyer ce formulaire afin de préparer la réception de vos goodies et de prévoir leur insertion dans les sacs. Société : Contact :.. Téléphone :.. Type de Goodies fournis et quantité: La livraison sera effectuée le mardi 6 avril 2010 de 8h à 12h directement à la Halle Freyssinet Merci de compléter le bon de livraison, de nous l envoyer et d en fournir un exemplaire à votre transporteur. Date : Signature :
BON DE LIVRAISON GOODIES Deadline : 26 mars 2010 A envoyer par email cb@kazachok.com ou fax : +33 (0)1 55 64 98 26 Merci de compléter et de nous envoyer ce bon de livraison afin de permettre à votre transporteur d accéder au site. Merci de remettre un exemplaire de ce bon de livraison à votre transporteur. Société : Contact : Téléphone : Une livraison sera effectuée pour le KAZACHOK FORUM : mardi 6 avril 2010 de 8h à 12h à la Halle Freyssinet par la société... Date : Signature : Adresse de livraison (cf plan fournis) LA HALLE FREYSSINET KAZACHOK FORUM 55 boulevard Vincent Auriol PARIS 13e Contact : Christelle Bourasseau 06 11 48 92 80 ATTENTION : La sécurité de la Halle Fressynet ne laissera pas entrer votre transporteur dans l enceinte de la Halle Freyssinet sans que nous lui ayons fait parvenir ce bon de livraison
LIVRAISON / ACCES À remettre au livreur LA HALLE FREYSSINET KAZACHOK FORUM 55 boulevard Vincent Auriol PARIS 13 e Contact : Christelle Bourasseau 06 11 48 92 80 En face de Bercy et juste derrière la Grande Bibliothèque, la Halle freyssinet est facilement accessible, et bénéficie de parkings de grande capacité. MÉTROS : QUAI DE LA GARE ou CHEVALERET Les livraisons se font au niveau du quai de déchargement situé sur le plan 55 bd V. Auriol Horaires de livraisons Mardi 6 avril : 8h à 12h : livraison des goodies (Attention tous goodies reçus après 12h ne seront pas insérés dans les sacs) 8h à 18h : livraison stands exposants / Livraison Presse Mercredi 7 avril ; 8h à 18h : livraisons stands exposants
Cocktail du 8 avril 2010 Deadline : 22 mars 2010 A envoyer par email cb@kazachok.com ou fax : +33 (0)1 55 64 98 26 Merci de compléter et de nous envoyer ce formulaire Société : Contact :.. Téléphone :.. Nombre de personne du staff présentes le soir au cocktail :. (Dans la limite du nombre de badges exposants disponibles dans votre package, ces personnes entreront avec leur badge exposant) Si vous avez besoin de badges supplémentaires, nous vous proposons un forfait Cocktail : entrée Forum à partir de 16h le 8 avril uniquement + soirée cocktail à 99. Je souhaite réserver. Badges Forfait Soirée à 99 ht. soit un montant total ht de... ht Société Adresse Code postal et Ville N de TVA intra-communautaire : (Obligatoire pour la CEE) : Nom/Prénom Titre Tél. Fax : E-mail @ Montant total ht : HT Date: Signature : Cachet d entreprise